Sáng kiến kinh nghiệm THPT: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ ở trường THPT Lưu Hoàng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (559.31 KB, 24 trang )
MỤC LỤC
A. TÊN ĐỀ TÀI...................................................................................... Trang 1
B. ĐẶT VẤN ĐỀ.................................................................................... Trang 1
1. Lý do chọn đề tài............................................................................... Trang 1
2. Mục đích nghiên cứu.......................................................................... Trang 1
3. Nội dung nghiên cứu.......................................................................... Trang 1
4. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu..................................................... Trang 2
5. Phương pháp và thời gian nghiên cứu............................................... Trang 2
6. Điểm mới trong kết quả nghiên cứu................................................. Trang 2
C. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ..................................................................... Trang 3
I. Các định nghĩa, khái niệm liên quan đến tên sáng kiến..................... Trang 3
II. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện vấn đề SKKN............ Trang 3
III. Thực trạng vấn đề........................................................................... Trang 4
1. Cơ sở lý luận...................................................................................... Trang 4
2. Cơ sở thực tiễn................................................................................... Trang 4
IV. PHÂN TÍCH CÁC BIỆN PHÁP....................................................... Trang 6
1. Xây dựng ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện
cơng tác văn thư, lưu trữ........................................................................ Trang 6
1.1 Soạn thảo văn bản........................................................................... Trang 7
1.2 Quản lí cơng văn đi........................................................................... Trang 8
1.3 Quản lí cơng văn đến....................................................................... Trang 9
1.4 Quản lí hồ sơ giáo viên.................................................................... Trang 10
1.5 Quản lí hồ sơ học sinh..................................................................... Trang 10
1.6 Quản lí và sử dụng con dấu............................................................. Trang 11
1.7 Quản lí văn bản lưu trữ................................................................... Trang 12
2. Tăng cường cơng tác văn thư,lưu trữ cho đội ngũ cán bộ
giáo viên, nhân viên trong nhà trường.................................................... Trang 16
3. Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn thư, lưu trữ.......... Trang 16
4. Tăng cường đầu tư trang thiết bị và cơ sở vật chất.........................Trang 17
5. Tăng cường sử dụng, tun truyền dịch vụ cơng trực tuyến tới các
cán bộ giáo viên, nhân viên, học sinh và phụ huynh học sinh của ........ Trang
17
V. KẾT QUẢ CỦA SÁNG KIẾN........................................................... Trang 17
D. KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ ................................................................. Trang 19
Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội
1. Kết luận.............................................................................................. Trang 19
2. Kiến nghị............................................................................................ Trang 20
Trang 2 / 20
Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội
A. TÊN ĐỀ TÀI:
“Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư, lưu trữ ở
Trường THPT Lưu Hồng”.
B . ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Lý do chọn đề tài.
Ngày nay trước tình hình phát triển, đổi mới ngày càng sâu rộng, mạnh
mẽ của đất nước, các thơng tin ngày càng phát triển, sự trao đổi thơng tin,
cơng văn, văn bản, chỉ thị.... giữa các cơ quan, đơn vị, các ngành ngày càng
nhiều, riêng ngành Giáo dục và Đào tạo thì số lượng các văn bản giữa các cơ
quan trong ngành là rất lớn nên cơng tác văn thư, lưu trữ địi hỏi phải có kiến
thức nhất định để xử lý tốt các thơng tin, cơng việc một cách kịp thời và hiệu
quả.
Là một đơn vị trường học, dù ở lĩnh vực nào thì cũng cần phải có một
bộ phận tiếp nhận, xử lý thơng tin (Văn bản, Chỉ thị, Thơng tư, Thơng báo....)
của các cấp ban ngành đến đơn vị, thơng báo đến nhà trường, các đồn thể
trong nhà trường và có nhiệm vụ phản hồi (Báo cáo, thơng báo các thơng tin
trên....) q trình thực hiện, hoạt động của đơn vị đối với cấp trên, cơ quan
đơn vị chủ quản.
Cơng tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận thực hiện chức năng giúp
việc, phục vụ cho nhà trường, là nơi giao thoa, đầu mối thực hiện các hoạt
động khác của nhà trường, lưu trữ là bộ nhớ, bộ lọc của thủ trưởng cơ quan.
Các vấn đề thơng tin được nhân viên văn thư, lưu trữ thu thập sàng lọc,
nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng và ngược lại. Ngồi ra văn thư là
cầu nối giữa nhà trường với nhà trường, giữa nhà trường với các cơ quan ban
ngành khác, đặc biệt là đơn vị chủ quản cấp trên. Làm tốt cơng tác văn thư và
lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nhà trường được thơng
suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và
thúc đẩy nhanh chóng cơng cuộc cải cách hành chính hiện nay. Vì vậy mỗi cơ
quan trường học cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trị của
cơng tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm
đưa cơng tác văn thư lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp
phần tích cực nâng cao hiệu quả quản lý của nhà trường.
Qua 4 năm làm việc thực tế và vốn kiến thức được học tơi mạnh dạn
viết sáng kiến “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư,
Trang 3 / 20
Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội
lưu trữ ở trường THPT Lưu Hồng” nhằm trao đổi với với các đồng
nghiệp những kinh nghiệm mà tơi đã rút ra.
2. Mục đích nghiên cứu.
Nâng cao nhận thức trách nhiệm của cán bộ văn thư, lưu trữ về tầm
quan trọng của cơng việc mình đang làm.
Thu thập thơng tin văn bản đổi mới đưa cơng tác văn thư lưu trữ trong
trường học vào hệ thống quản lý lưu trữ, sắp xếp khoa học.
3. Nội dung nghiên cứu.
Trong q trình làm việc tơi đã xây dựng kế hoạch, quy chế văn thư lưu
trữ. Từ đó tơi đã nghiên cứu ra SKKN “Một số biện pháp nâng cao hiệu
quả cơng tác văn thư lưu trữ ở trong trường THPT Lưu Hồng”.
4. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu.
Bất kì một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng cần
phải có bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế cơng tác văn thư lưu trữ ở nhiều
đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là cơng việc sự vụ đơn
thuần, giấy tờ, khơng quan trọng nên khơng ít người đánh giá khơng đúng với
những người làm cơng tác văn thư, lưu trữ. Để văn bản đến được chuyển
giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ
gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung c ấp thơng
tin... thì những người làm cơng tác này ln nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu
đáo, miệt mài nhưng cũng khơng ít áp lực, khổ cực. Thế nhưng, những đóng
góp của họ lại chưa được ghi nhận xứng đáng và ln là những người thiệt
thịi nhất trong mỗi cơ quan, tổ chức, khen thưởng thì ít, khiển trách thì nhiều.
Đề tài này được nghiên cứu trong phạm vi Trường THPT Lưu Hồng,
thơng qua đề tài này góp phần giúp nhân viên văn phịng nói chung, nhân viên
văn thư trong các trường học hồn thành tốt nhiệm vụ của mình.
5. Phương pháp và thời gian nghiên cứu.
Nghiên cứu thực tiễn qua sách vở, qua thơng tư quy định của Bộ nội
vụ ban hành và qua q trình làm việc cơng tác tại trường.
+ Phương pháp nghiên cứu
+ Phương pháp phân tích minh họa lý luận bằng số liệu
+ Phương pháp quan sát thực tế q trình hoạt động của cơ quan
+ Phương pháp thống kê
+ Phương pháp tổng hợp
Trang 4 / 20
Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội
Thời gian nghiên cứu từ: 15/8/2016 đến 31/12/2018 (Từ năm học 2016
2017, năm học 20172018 đến hết học kỳ 1 năm học 2018 – 2019).
6. Điểm mới trong kết quả nghiên cứu:
Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của nhân viên văn phịng về cơng
tác văn thư lưu trữ.
Người làm cơng tác văn thư lưu trữ tìm kiếm văn bản đã lưu trữ một
cách thật nhanh chóng; soạn thảo văn bản đúng u cầu, chính xác, đầy đủ
nội dung để trình ký.
Đề tài dễ áp dụng, dễ thực hiện đối với mọi đối tượng, mọi nơi, khơng
địi hỏi nhân viên văn thư phải có trình độ tin học cao. Khai thác tốt năng lực
của nhân viên văn phịng trong quản lý, khai thác sử dụng văn bản đạt hiệu
quả cao.
C. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
I. Các định nghĩa, khái niệm liên quan đến tên của vấn đề sáng
kiến kinh nghiệm (SKKN).
Biện pháp: Là cách giải quyết một vấn đề cụ thể.
Cơng tác văn thư là tất cả các cơng việc có liên quan đến cơng văn
giấy tờ, bắt đầu từ khi soạn thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi
tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến khi giải quyết xong cơng việc, lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Cơng tác lưu trữ là tất cả các cơng việc có liên quan tới tổ chức quản
lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các u cầu xã hội.
“Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư, lưu trữ tại
trường THPT Lưu Hồng” là những kinh nghiệm được rút ra trong q trình
thực hiện cơng tác văn thư, lưu trữ trong nhà trường nhằm khắc phục những
khó khăn về điều kiện cơ sở vật chất, con người tại đơn vị nhà trường.
II. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện vấn đề sáng kiến.
Trong những năm gần đây cơng tác văn thư lưu trữ trong các trường
học đã được các cấp lãnh đạo cấp trên quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai
thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn:
Thơng tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Nghị định số 110/NĐCP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư.
Trang 5 / 20
Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội
Nghị định số 09/2010/NĐCP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/NĐCP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về cơng tác văn thư.
Cơng văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư
lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lí văn bản đi, văn bản đến.
Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định tại Nghị định số
58/2001/NĐCP ngày 24/8/2001 của Chính phủ.
Nghị định số 111/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia.
Hướng dẫn số 822/HDVTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục văn thư lưu
trữ về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong mơi
trường mạng.
Thơng tư số 07/2012/TTBNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về
việc hướng dẫn quản lí văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ cơ quan.
III. THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ
1. Cơ sở lý luận:
Cơng tác văn thư là cơng tác nhằm đảm bảo thơng tin văn bản, phục vụ
hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung cơng tác này
bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài
liệu khác hình thành trong q trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện
hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư.
Cịn cơng tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ
chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu
để phục vụ u cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung cơng
tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài
liệu hình thành trong q trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.
2. Cơ sở thực tiễn.
Cơng tác văn thư, lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học
những văn bản giấy tờ có giá trị được hình thành trong q trình hoạt động
của nhà trường, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
Cơng tác văn thư, lưu trữ là một cơng việc khơng thể thiếu trong nhà
trường, là sợi dây mắt xích giữa Ban giám hiệu, giáo viên và học sinh trong
suốt một thời gian dài trong việc lưu giữ hồ sơ. Đảm bảo việc báo cáo cung
Trang 6 / 20
Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội
cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thơng tin cần thiết, phục vụ
nhiệm vụ quản lý tốt hồ sơ học sinh và giáo viên.
Làm tốt cơng tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt
động của nền hành chính nhà nước được thơng suốt. Nhờ đó góp phần nâng
cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng cơng
cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà
nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trị của cơng tác
văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa cơng
tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích
cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan đơn vị.
Ý thức đầy đủ được vai trị và tầm quan trọng của cơng tác văn thư
hành chính nhà trường nên trong q trình cơng tác tơi ln tìm tịi, cải tiến
cơng tác tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong
cơng việc.
Qua thời gian cơng tác thực tế tại trường tơi đã gặp những thuận lợi và
khó khăn sau:
a. Thuận lợi:
Nhà trường có một nhân viên văn thư chun phụ trách về cơng tác
văn thư trong trường, cơng việc chuyển giao văn bản đi văn bản đến được
giải quyết kịp thời do cấp trên đưa ra. Có hệ thống mạng internet ổn định để
phục vụ cơng việc truy cập thơng tin, lấy thơng tin làm báo cáo .
Các văn bản đi và đến được làm thủ tục đăng ký nhanh chóng, tránh
tình trạng nhầm lẫn, thất lạc.
Trường đã trang bị đầy đủ các thiết bị văn phịng như máy phơ tơ, máy
in phục vụ cho cơng tác văn thư.
b. Khó khăn:
Những năm trước đây nhà trường chưa có văn thư chun trách, chủ
yếu là kiêm nhiệm chưa có chun mơn, nghiệp vụ chính vì vậy hồ sơ, cơng
văn, giấy tờ trước năm 1990 khơng được lập và bảo quản cẩn thận nên hồ sơ
thất thốt, bị rách nhiều.
Về soạn thảo văn bản: Do đặc thù của cơng việc một số giáo viên làm
cơng tác giảng dạy và kiêm nhiệm cơng tác Đồn thanh niên, cơng đồn...Để
thực hiện các cơng việc kiêm nhiệm đó họ phải tham mưu với Ban giám hiệu
soạn thảo một số văn bản để giải quyết công việc. Công tác văn thư của
trường chưa được quan tâm lắm việc triển khai hướng dẫn quý thầy cô trong
Trang 7 / 20
Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội
trường các văn bản quy định về việc soạn thảo và ban hành văn bản cịn ít. Vì
vậy văn bản ban hành cịn sai cỡ chữ, kiểu chữ, cách trình bày thậm chí nhiều
văn bản ban hành cịn thiếu một số thành phần của thể thức văn bản như nơi
nhận, tên loại và trích yếu nội dung.
Nhà trường chưa có kho lưu trữ hồ sơ, nên việc để hồ sơ vẫn cịn
nằm rải rác ở các phịng ban, tổ chun mơn.
Về quản lí cơng văn đi và đến: Những năm về trước nhà trường
chưa chưa xây dựng quy chế cơng tác văn thư lưu trữ cho cơ quan nên quy
trình quản lý cơng tác văn thư cịn bị bất cập.
+ Đăng kí văn bản đến và đi cịn viết tắt và ghi số bị trùng hoặc bỏ sót
số ký hiệu văn bản nên khó khăn khi nghiên cứu, tìm hiểu và kiểm tra.
+ Cơng văn đi lưu ở văn thư cịn thiếu và thậm chí nhiều cơng văn đi
cịn lưu bản phơ tơ khơng đúng với quy định.
Về quản lý hồ sơ giáo viên và học sinh:
+ Hồ sơ giáo viên: Nhiều hồ sơ chưa được cập nhật, bổ sung đầy đủ.
+ Hồ sơ học sinh: Việc quản lý hồ sơ học sinh vẫn cịn một số hạn chế
học bạ THCS những năm trước nhà trường chưa có kế hoạch trả cho học
sinh vì vậy khối lượng học bạ cấp 2, cấp 3 học sinh tốt nghiệp ra trường vẫn
cịn tồn đọng ở trường rất nhiều. Sổ đăng bộ khơng cập nhật rõ học sinh
chuyển đi, chuyển đến, bỏ học nên cơng tác thống kê, báo cáo gặp nhiều khó
khăn.
c. Ngun nhân:
Những năm trước đây cơng tác văn thư nhà trường chưa thực sự được
quan tâm, nhân viên phụ trách công việc văn thư là kiêm nhiệm chưa có
chun mơn, nghiệp vụ về cơng tác văn thư.
Trang thiết bị văn phịng phục vụ cơng tác văn thư hay xảy ra trục
trặc, hư hỏng như máy photo bị dính mực, kẹt giấy; máy in hay bị hư vì vậy
cơng việc văn thư hay bị trì trệ. Kinh phí đầu tư trang thiết bị và dụng cụ văn
phịng như máy vi tính, hộp, bìa hồ sơ theo quy định cịn hạn chế.
Văn thư tại trường thực hiện rất nhiều cơng việc như: Quản lí cơng
văn đi, đến, lưu trữ hồ sơ, quản lý và cấp phát học bạ, bằng tốt nghiệp, tiếp
dân, giải quyết các thủ tục hành chính, làm cơng tác thi....Cơng việc nhiều mà
lại kiêm nhiệm các cơng việc khác nên ảnh hưởng đến cơng việc chính của
mình và chế độ đãi ngộ thì rất ít.
IV. PHÂN TÍCH CÁC BIỆN PHÁP
Trang 8 / 20
Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội
Trường THPT Lưu Hồng thành lập và hoạt động được 35 năm. Để
tránh tình trạng thất thốt văn bản, giấy tờ, để bảo quản hồ sơ, tài liệu, để
nâng cao cơng tác văn thư lưu trữ của nhà trường tơi xin đưa ra một số biện
pháp sau:
1. Xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện
cơng tác văn thư, lưu trữ.
Văn bản được hiểu theo nghĩa rộng là vật mang tin được ghi bằng kí
hiệu ngơn ngữ. Với nghĩa hẹp văn bản là khái niệm dùng để chỉ cơng văn
giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan. Chính vì vậy để hoạt động
của cơ quan, đơn vị thực hiện xun suốt, nhanh chóng và đúng với quy định
của nhà nước thì phải xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn
để giải quyết cơng việc.
Nhà trường đã ban hành quy chế văn thư, lưu trữ nhằm cụ thể hóa các
quy định của nhà nước về cơng tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình
thực tế của trường giúp cho việc thực hiện, quản lý và kiểm tra tốt hơn.
Trong bản quy chế đã nêu rõ trách nhiệm quản lý, tổ chức thực hiện, quy
trình soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường, quản lý và sử dụng con dấu...
Quy trình thực hiện như sau:
1.1. Soạn thảo văn bản:
Hàng năm trong q trình giải quyết cơng việc quản lý Ban giám hiệu
đã ban hành một số văn bản như sau: Quyết định, tờ trình, cơng văn, biên bản,
thơng báo, báo cáo, giấy đi đường, giấy giới thiệu....được thể hiện qua bảng
thống kê sau:
Số lượng văn bản
Số lượng văn bản năm
Quyết định
năm 2017
78
2018
56
Cơng văn
45
54
Kế hoạch
25
31
Thơng báo, báo cáo
40
60
Tờ trình
17
20
Tên loại văn bản
Để soạn thảo và ban hành một văn bản các bộ phận chun mơn, cá
nhân và văn thư phải xác định các vấn đề sau:
Xác định tính chất, mục đích của văn bản dự định soạn:
Trang 9 / 20
Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội
+ Cán bộ soạn văn bản bắt đầu xây dựng dự thảo văn bản và xác định
ban hành văn bản để giải quyết vấn đề gì.
+ Xác định đối tượng nhân bản văn bản: văn bản soạn ra để gửi cho ai,
gửi cho cấp trên hay cấp dưới.
+ Xác định thời gian ban hành văn bản.
Xác định tên loại văn bản: Giúp cho việc soạn thảo được nhanh
chóng, chính xác với mỗi loại văn bản. Vì mỗi loại văn bản có cách thức soạn
khác nhau như cơng văn soạn khác quyết định..
Thu thập và xử lí thơng tin: Phải thu thập đầy đủ thơng tin, dữ liệu
như các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ của
cấp trên và những thơng tin từ thực tế.
Xây dựng đề cương văn bản và viết văn bản.
Trình lãnh đạo duyệt văn bản và làm thủ tục phát hành.
Cán bộ nhân viên soạn thảo văn bản chuyển văn bản cho văn thư thơng
qua hệ thống mail nhà trường. Nhân viên văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản đúng theo các quy định cảu Thơng tư số
01/2011/TTBNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
1.2. Quản lý cơng văn đi.
a. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng năm của
văn bản.
b. Đăng ký văn bản đi
c. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mức độ khẩn, mật.
Mẫu sổ đăng kí văn bản đi:
+ Tờ nội dung được trình bày trên trang khổ giấy A3 (420mmx297mm)
bao gồm 8 cột theo mẫu dưới đây:
Số,
ký
hiệu
văn
bản
(1)
Ngày
Tên loại và
tháng
trích yếu
văn
nội dung
bản
văn bản
Nơi
Đơn vị,
Người
nhận
người
ký
văn
nhận
bản
bản lưu
Số
lượng
bản
Ghi
chú
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
d. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Nhà trường chuyển phát văn bản theo đường bưu điện, mail,và trực
tiếp. Đa số cơng văn thường được gửi bằng hình thức qua địa chỉ mail cơng
Trang 10 / 20
Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội
vụ , giảm được cơng văn giấy tờ và tiết kiệm được
thời gian. Chuyển phát theo hình thức bưu điện hoặc trực tiếp phải lựa chọn
bì thư và gấp văn bản, tài liệu thẳng khơng để nhăn và cho vào bì. Khi gấp
văn bản thì khơng để trang nội dung văn bản ra bên ngồi tránh để lộ thơng tin
của văn bản. Ghi đầy đủ tên và địa chỉ cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản.
Bảng thống kê cơng văn đi của trường THPT Lưu Hồng năm 2017, năm 2018
ban hành được chuyển phát như sau:
Năm
Số lượng văn bản chuyển
Số lượng văn bản chuyển
bằng mail cơng vụ
trực tiếp và bưu điện
2017
297
60
2018
268
89
e. Lưu văn bản đi.
Các văn bản của nhà trường ban hành phải lưu ít nhất hai bản chính,
một bản lưu tại văn thư và một bản ở bộ phận chun mơn, cá nhân ban hành
văn bản để lập hồ sơ cơng việc. Tất cả các văn bản cơng văn đi cuối năm văn
thư sắp xếp và lập hồ sơ bấm lại thành tập lưu cơng văn đi để đưa vào kho
lưu trữ. Việc lưu trữ cơng văn nhà trường khơng chỉ lưu văn bản giấy mà cịn
lưu các file word và excel ở máy tính văn thư theo năm để phục vụ cho cơng
tác tra cứu văn bản tài liệu được nhanh chóng.
1.3. Quản lý cơng văn đến.
Hàng năm nhà trường nhận nhiều văn bản , tài liệu của Sở giáo dục
và Đào tạo, Cơng đồn ngành, UBND Huyện.....gửi tới để chỉ đạo thực hiện
các kế hoạch chủ trương, nhiệm vụ cơng việc và nhà trường cũng nhận
nhiều văn bản của các cơ quan và các cá nhân khác gửi đến để phối hợp, trao
đổi cơng việc. Nhà trường nhận văn bản đến chủ yếu bằng hình thức mail và
đường bưu điện.
Quy trình quản lý văn bản đến.
a. Tiếp nhận văn bản: Văn thư tiếp nhận tất cả văn bản gửi đến cơ
quan với mọi hình thức như bưu điện, trực tiếp, mail. Nhà trường tiếp nhận
văn bản đến chủ yếu là Sở giáo dục và Đào tạo Hà Nội qua hệ thống mail.
b. Phân loại và đăng ký văn bản đến:
* Phân loại văn bản đến:
Văn bản gửi đến hệ thống mail cơng vụ của trường, văn thư tiến
hành in văn bản, trường hợp cơng văn gửi bằng đường bưu điện phân loại và
bóc bì văn bản.
Trang 11 / 20
Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội
Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến: Tất cả các văn bản tài liệu cảu cơ
quan, cá nhân khác gửi tới trường đều được tập trung tại văn thư của trường
để đóng dấu và ghi số ngày tháng đến. Dấu đến được văn thư đóng dấu dưới
phần số ký hiệu của văn bản, sau đó ghi những nội dung cần thiết trong dấu
đến.
Mẫu dấu đến của trường THPT Lưu Hồng.
TRƯỜNG THPT LƯU HỒNG
CƠNG VĂN :............................
Số:.........................
Ngày........tháng.......năm..........
* Đăng ký văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến đều được văn thư nhập các thơng tin văn bản
vào sổ đăng ký cơng văn đến.
* Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:
+ Tờ nội dung: Trình bày trên trang giấy khổ A3(420mm x 297mm) theo
mẫu sau:
Ngày Số
Tác
đ ến
giả
(1)
đ ến
(2)
(3)
Số,
ký
hiệu
(4)
Tên loại
Đơn vị
Ngày
và trích
hoặc
tháng
yếu nội
người
(5)
dung
(6)
nhận
(7)
Ký
nhậ
n
(8)
Ghi
chú
(9)
c. Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền
để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải
được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Căn cứ vào ý kiến giải quyết của người có thẩm quyền, nhân viên văn
thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản đến nơi được chỉ đạo.
Việc chuyển giao văn bản phải chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn
bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển
giao văn bản.
d. Giải quyết và theo dõi, đơn đốc việc giải quyết văn bản đến
Trang 12 / 20
Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội
Sau khi nhận được văn bản đến, bộ phận, cá nhân có trách nhiệm chỉ
đạo giải quyết kịp thời theo thời hạn u cầu của lãnh đạo cơ quan, đơn vị;
theo thời hạn u cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
Trường hợp văn bản đến khơng có u cầu về thời hạn trả lời thì thời
hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị.
Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã
được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để
báo cáo lãnh đạo. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có
trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy
định.
Văn thư có trách nhiệm đơn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơ quan, đơn vị về
tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thơng báo
cho các đơn vị liên quan.
1.4. Quản lí hồ sơ giáo viên:
Hồ sơ giáo viên là một loại hồ sơ nhân sự. Trong hồ sơ tập hợp tất cả
các văn bản tài liệu liên quan đến q trình cơng tác làm việc của giáo viên.
Hồ sơ của mỗi giáo viên được lưu giữ trong một bìa bao cứng. Được
sắp xếp hồ sơ theo tổ chun mơn để cho dễ tìm kiếm và được cất trong tủ
khóa cẩn thận.
1.5. Quản lí hồ sơ học sinh:
Trường THPT Lưu Hồng thực hiện nhiệm vụ cơng tác giảng dạy học
sinh trong q trình hoạt động hồ sơ của học sinh hình thành cũng khá nhiều
phục vụ cho cơng tác quản lý q trình học tập phấn đấu của học sinh như
các hồ sơ sau: sổ đăng bộ, sổ học bạ, sổ điểm, sổ trả bằng tốt nghiệp...
Sổ đăng bộ: Văn thư đầu năm học sẽ viết đầy đủ các thơng tin lý lịch
học sinh khối 10 thi trúng tuyển vào trường. Hằng năm thường xun cập
nhật học sinh chuyển đi, chuyển đến và nghỉ học vào sổ đăng bộ đến cuối
năm duyệt với Hiệu trưởng, đóng dấu và lưu cẩn thận trong tủ hồ sơ.
Học bạ học sinh: Là một loại hồ sơ nó phản ánh kết quả của q
trình học tập của học sinh. Học bạ được sắp xếp theo từng khối, từng lớp để
trong tủ khóa cẩn thận cuối học kỳ II bàn giao cho giáo viên chủ nhiệm ghi
kết quả học tập của học sinh. Sau khi Ban giám hiệu duyệt học bạ xong giáo
viên chủ nhiệm bàn giao học bạ về văn thư kiểm tra đóng dấu và bảo quản
trong tủ đựng hồ sơ. Học bạ học sinh khi cấp phát nhà trường lập sổ và ký
nhận đầy đủ.
Trang 13 / 20
Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội
Sổ điểm: Cuối năm học sổ điểm được in từ phần mềm quản lý điểm
esam, giáo viên chủ nhiệm kiểm tra ký xác nhận điểm sau đó Ban giám hiệu
duyệt, văn thư đóng dấu và lưu để sau này dễ tra tìm thơng tin kết quả học
tập của học sinh.
Sổ cấp phát bằng tốt nghiệp: Sau khi lấy bằng tốt nghiệp THPT từ
Sở giáo dục và đào tạo Hà Nội về văn thư có trách nhiệm vào số từng học
sinh theo từng số hiệu bằng đúng quy định. Khi cấp trả bằng học sinh đến
nhận phải có giấy tờ như CMND hoặc CCCD hoặc sổ hộ khẩu ghi lại để
tiện cho việc theo dõi người nhận bằng và phải ghi rõ họ tên đầy đủ. Sổ cấp
phát bằng tốt nghiệp mỗi năm lập một cuốn và được lưu vĩnh viễn.
1.6. Quản lý và sử dụng con dấu
* Quản lý con dấu:
Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, đơn
vị trong việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị. Lãnh đạo các bộ
phận chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong việc quản
lý và sử dụng con dấu của bộ phận mình (đối với bộ phận có con dấu riêng).
Các con dấu của cơ quan, đơn vị được giao cho nhân viên văn thư
quản lý và sử dụng. Nhân viên văn thư được giao bảo quản, sử dụng con dấu
phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan, đơn vị trong việc bảo quản, sử
dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
+ Con dấu phải được bảo quản tại phịng làm việc của nhân viên văn
thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, đơn vị, phải được sự
đồng ý của người đứng đầu cơ quan, đơn vị và phải chịu trách nhiệm bảo
quản, sử dụng con dấu đúng mục đích. Con dấu phải được bảo quản an tồn
trong cũng như ngồi giờ làm việc.
+ Khơng giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn
bản của người có thẩm quyền.
Khi nét dấu bị mịn hoặc biến dạng, nhân viên văn thư phải báo cáo
người đứng đầu cơ quan đơn vị làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con
dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan đơn vị phải báo cáo cơ quan cơng an,
nơi xảy ra mất con dấu để lập biên bản.
Khi đơn vị có quyết định chia tách hoặc sáp nhập, phải nộp con dấu
cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
* Sử dụng con dấu:
Trang 14 / 20
Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội
+ Nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan,
đơn vị.
+ Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể
thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Khơng được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy
khơng có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc
đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người khơng có thẩm quyền, đóng
dấu treo hoặc giáp lai trên những văn bản khơng phải của cơ quan, đơn vị ban
hành.
1.7. Quản lý văn bản của lưu trữ:
a. Cơng tác thu thập , bổ sung tài liệu:
* Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
+ Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
+ Phối hợp với các phịng ban, cán bộ nhân viên xác định những loại hồ
sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị.
+ Hướng dẫn các bộ phận, cán bộ nhân viên chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, và
lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
+ Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài
liệu.
* Chỉnh lý tài liệu
+ Ngun tắc chỉnh lý
+ Khơng phân tán phơng lưu trữ.
+ Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hồn thiện, phục hồi hoặc lập
mới hồ sơ), phải tơn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải
quyết cơng việc.
+ Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được hoạt động của cơ
quan, đơn vị.
Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được u cầu:
+ Phân loại và lập hồ sơ hồn chỉnh.
+ Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu.
+ Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.
+ Lập cơng cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các cơng cụ tra
cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng hồ sơ, tài liệu.
+ Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
* Xác định giá trị tài liệu
Trang 15 / 20
Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội
Bộ phận lưu trữ cơ quan, đơn vị có nhiệm vụ xây dựng bảng thời hạn
bảo quản tài liệu, trình Lãnh đạo cơ quan, đơn vị ban hành sau khi có ý kiến
thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.
Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được u cầu sau:
Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời
hạn.
Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
* Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan
Chỉ thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của phịng. Hội đồng
xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho Trưởng phịng trong
việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ
đơn vị; lựa chọn tài liệu lưu trữ của đơn vị để giao nộp vào lưu trữ lịch sử
(nếu có); lựa chọn và loại hủy tài liệu hết giá trị.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu do Trưởng phịng quyết định thành
lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:
Lãnh đạo phụ trách cơng tác lưu trữ Chủ tịch Hội đồng.
Văn thư Thư ký Hội đồng.
Các TTCM, chủ tịch Cơng đồn Ủy viên.
Trong trường hợp cần thiết, Hội đồng xác định giá trị tài liệu mời
thêm người am hiểu về chun mơn hoặc lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá
trị làm ủy viên.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa
số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình Lãnh
đạo quyết định.
Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Trưởng
phịng quyết định thời hạn bảo quản tài liệu; lựa chọn tài liệu để giao nộp
vào lưu trữ đơn vị, lưu trữ cơ quan, đơn vị hoặc lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu
hết giá trị.
* Hủy tài liệu hết giá trị
Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo quy định của
Luật Lưu trữ và theo hướng dẫn của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước.
Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị
Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị
Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thơng tin trong tài
liệu và phải được lập thành biên bản.
Trang 16 / 20
Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội
Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có:
Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết
giá trị.
Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
Văn bản đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị; văn bản thẩm định, cho
ý kiến của cơ quan có thẩm quyền (nếu có)
Quyết định hủy tài liệu hết giá trị.
Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị.
Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại lưu trữ đơn vị ít
nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
* Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử (Chỉ quy định đối với
cơ quan, đơn vị thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử)
* Bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
* Bảo quản tài liệu lưu trữ
Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp vào Lưu trữ đơn vị, do các bộ phận
và cán bộ nhân viên tự bảo quản, và phải bảo đảm an tồn cho hồ sơ, tài liệu.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu
trữ đơn vị và được bảo quản trong kho lưu trữ nhà trường. Kho lưu trữ phải
được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định để
đảm bảo an tồn cho tài liệu.
Tổ trưởng Văn phịng có trách nhiệm thực hiện các quy định về bảo
quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện
các biện pháp phịng chống cháy nổ, thiên tai, phịng gian bảo mật đối với kho
lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các phương tiện, thiết bị kỹ thuật
để bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì chế độ bảo quản phù hợp với các loại
hình tài liệu lưu trữ.
Nhân viên văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm: bố trí,
sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ tài liệu trong kho được để trong hộp,
cặp, dán nhãn ghi đầy đủ thơng tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và
tra cứu; thường xun kiểm tra tình hình tài liệu trong kho lưu trữ để nắm
được tình hình số lượng, chất lượng tài liệu.
* Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Trang 17 / 20
Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội
Tất cả cán bộ, nhân viên trong, ngồi cơ quan, đơn vị và mọi cá nhân
đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích cơng vụ và các nhu
cầu riêng chính đáng.
Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích riêng, phải có đơn xin
sử dụng tài liệu, chứng minh thư hoặc hộ chiếu, và phải được Thủ trưởng cơ
quan đồng ý.
* Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Sử dụng tài liệu tại phịng đọc của Lưu trữ cơ quan, đơn vị.
Sử dụng bản chính phục vụ u cầu cơng tác.
Cấp bản sao tài liệu lưu trữ.
* Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Người đứng đầu cơ quan, đơn vị căn cứ quy định của Luật Lưu trữ và
các quy định khác của pháp luật có liên quan để quy định sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình.
Người đứng đầu cơ quan, đơn vị quyết định việc cho phép mang tài
liệu lưu trữ ra khỏi cơ quan, đơn vị để sử dụng cho mục đích cơng vụ.
* Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
Lưu trữ cơ quan, đơn vị phải có Nội quy kho lưu trữ, Nội quy phịng
đọc.
Nội quy kho lưu trữ, Nội quy phịng đọc cần có các quy định sau:
+ Thời gian phục vụ.
+ Các giấy tờ, thủ tục người sử dụng tài liệu cần xuất trình khi đến
khai thác tài liệu.
+ Những vật dụng được và khơng được mang vào phịng đọc.
+ Những quy định phải thực hiện khi nghiên cứu, khai thác tài liệu.
+ Nhân viên lưu trữ cơ quan, đơn vị phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu,
sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký người sử dụng tài liệu, để quản lý
và phục vụ việc khai thác tài liệu lưu trữ.
2. Tăng cường triển khai cơng tác văn thư, lưu trữ cho đội ngũ cán
bộ, giáo viên, nhân viên của trường.
Thực hiện cơng tác văn thư, lưu trữ tốt khơng chỉ u cầu nhân viên văn
thư phải nắm vững các kiến thức lý luận, phương pháp và nghiệp vụ tiến
hành mà địi hỏi tất cả cán bộ, giáo viên, nhân viên phải biết và nắm rõ các
quy định của nhà nước về cơng tác văn thư lưu trữ. Chính vì vậy để cho tất
cả các cán bộ, giáo viên, nhân viên nắm rõ thì nhân viên văn thư phải tham
Trang 18 / 20
Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội
mưu và kết hợp với Ban giám hiệu có phương pháp phổ biến, hướng dẫn
những văn bản mới, các quy định của nhà nước về cơng tác văn thư lưu trữ...
Nhân viên văn thư hướng dẫn q thầy cơ kiêm nhiệm cơng tác Đồn
thanh niên, cơng đồn....cách trình bày thể thức văn bản và cách lập hồ sơ
cơng việc để lưu hồ sơ.
3. Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn thư, lưu trữ.
“Cơng nghệ thơng tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các
phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại. Chủ yếu là kỹ thuật máy tính và
viễn thơng nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài
ngun thơng tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động
của con người và xã hội”. Trong thời đại cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện
nay cùng với chủ trương cải cách hành chính, ứng dụng cơng nghệ thơng tin
trong hoạt động của cơ quan đặc biệt trong cơng tác văn thư, lưu trữ trở thành
một trong những u cầu cần thiết.
Ứng dụng cơng nghệ thơng tin đã tạo ra một mơi trường làm việc khoa
học, hợp lí giữa các bộ phận, phịng ban chun mơn nhằm giải quyết các
cơng việc đơn giản, nhanh chóng, tiện lợi.
Những năm trước đây cơng tác văn thư chủ yếu là sử dụng giấy bút để
đăng kí, ghi chép vào sổ sách. Vài năm trở lại đây được sự quan tâm của Sở
giáo dục và nhà trường một số sổ sách nhà trường khơng cịn ghi bằng tay mà
thay vào đó là dùng máy tính nhập dữ liệu để cơng tác lưu trữ, bảo quản, tra
cứu một cách nhanh nhất đặc biệt hạn chế được sổ sách, tiết kiệm chi phí và
thời gian. Sau đây là ứng dụng cơng nghệ thơng tin mà nhà trường đã và đang
áp dụng:
Soạn thảo văn bản bằng phần mềm word được tập hợp và lưu vào
file cơng văn đi theo năm, ví dụ: folder CƠNG VĂN ĐI NĂM 2017, folder
CƠNG VĂN ĐI NĂM 2018...
Gửi văn bản từ trường qua các cơ quan khác đã sử dụng mail cơng vụ:
và các thơng tin hoạt động của nhà trường được
đăng trên website: c3luuhoang.edu.vn.
Hồ sơ học sinh: Nhà trường đang sử dụng phần mềm quản lí học sinh
esams, phần mềm này rất tiện ích để quản lí hồ sơ lý lịch học sinh, điểm học
sinh, q trình học tập của học sinh tại trường. Sổ điểm học sinh cuối học kỳ
được văn thư in giáo viên bộ mơn kiểm tra, ký xác nhận điểm là xong. Trước
đây giáo viên phải viết từng cột điểm vào sổ cái dễ bị sai và nhầm lẫn, việc
chỉnh sửa tốn nhiều thời gian. Hệ thống này giúp nhà trường phối hợp với
Trang 19 / 20
Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội
phụ huynh học sinh rất dễ và tiện lợi, giúp phụ huynh ở nhà cũng có thể biết
được kết quả học tập của con mình.
Hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên: Sử dụng phần mềm Pmis, Thống
kê. Phần mềm này thể hiện thơng tin và q trình cơng tác của tất cả cán bộ,
giáo viên và nhân viên trong trường.
4. Cần tăng cường đầu tư trang thiết bị và cơ sở vật chất phục
vụ cho cơng việc văn thư, lưu trữ.
Để đáp ứng những u cầu nhiệm vụ của cơng tác văn thư trong thời
kì cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa thì việc trang bị và nâng cấp các trang thiết
bị và cơ sở vật chất là cần thiết nhất. Bởi vì khi có nguồn nhân lực mà khơng
có các trang thiết bị hỗ trợ thì cơng việc hay bị trì trệ, thực hiện khơng thơng
suốt bị ứ đọng. Vì vậy cần tăng cường mua sắm và trang bị các thiết bị, cơ sở
vật chất phục vụ cơng tác văn thư, lưu trữ để nâng cao hiệu quả cơng việc.
Hiện nay, nhà trường chưa có kho đựng tài liệu lưu trữ. Hàng năm chưa chỉnh
lí tài liệu lưu trữ, do khơng có nhân viên lưu trữ.
5. Tăng cường sử dụng, tun truyền dịch vụ cơng trực tuyến tới
các cán bộ giáo viên, nhân viên, học sinh và phụ huynh học sinh của nhà
trường.
Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội đã triển khai dịch vụ cơng trực tuyến
tới các trường, các đơn vị trực thuộc, tổ chức các cuộc thi cho học sinh tìm
hiểu, nắm vững kiến thức về dịch vụ cơng trực tuyến mức độ 3, 4.
Việc thực hiện dịch vụ cơng trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian, tiền
bạc rất nhiều. Để cấp lại văn bằng chứng chỉ học sinh khơng cần thiết phải
ra tận Sở, chỉ cần ngồi trước màn hình máy tính có kết nối mạng và bằng vài
thao tác cơ bản đã có thể giải quyết xong cơng việc của mình.
V. Kết quả của sáng kiến kinh nghiệm.
Áp dụng sáng kiến vào q trình làm việc của bản thân, tơi đã thu được
một số kết quả sau:
Trong cơng việc hàng ngày được giải quyết chủ động, bản thân hình
thành được thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ trong cơng việc, xử lí cơng việc trơi chảy
khơng cịn bỡ ngỡ.
Hồ sơ, cơng văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp
ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết.
Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, khoa học, vệ sinh thường
xun khơng để tình trạng mối mọt.
Trang 20 / 20
Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội
Bài thi lưu trữ gọn gàng, ngăn nắp theo từng đợt kiểm tra.
Bảo quản tốt hồ sơ lưu.
BẢNG SO SÁNH TRƯỚC VÀ SAU KHI THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
Stt
1
2
3
4
Nội dung
Trước khi thực hiện đề
tài
+ Học bạ: Chưa sắp xếp
cẩn thận, cịn bị rách,
bong tờ giữa, sắp xếp
chưa khoa học. Chưa ghi
Quản lí hồ số, kí hiệu đầy đủ.
sơ học sinh
+ Sổ đăng bộ: chưa cập
nhật đầy đủ số học sinh
chuyển trường đi, đến,
tốt nghiệp ra trường.
+ Sổ gọi tên và ghi điểm:
Cịn chưa đóng dấu, chưa
hồn thiện đủ chữ ký
trước khi cất lưu.
+ Bằng tốt nghiệp: Cịn
tồn đọng nhiều bằng tốt
nghiệp của các năm
trước.
Quản lí hồ
sơ Giáo
viên
Quản lí
cơng văn đi
Hồ sơ của giáo viên chưa
lưu, thất lạc,
Sau khi thực hiện đề tài
+ Học bạ: sắp xếp cẩn thận, khoa
học, bọc bìa, đóng dấu đầy đủ.
Ghi số, ký hiệu trang bìa ngay đầu
năm học đầy đủ.
+ Sổ đăng bộ: Ghi chép đầy đủ,
sạch sẽ, cập nhật đủ học sinh
chuyển đến, chuyển đi và học sinh
tốt nghiệp.
+ Sổ gọi tên và ghi điểm: Sắp xếp
theo từng lớp từ thấp đến cao,
hoàn thiện đầy đủ dấu, chữ ký
trước khi cất lưu.
+ Bằng tốt nghiệp: Đã thông báo
trên các phương tiện thông tin của
huyện, xã thông báo học sinh đến
nhận bằng, số lượng tồn đọng
bằng ít.
Cuối năm thu đầy đủ hồ sơ của
giáo viên, sắp xếp theo từng tổ,
hồn thiện đầy đủ cất lưu.
Ghi số đầy đủ, sắp xếp khoa học.
Có sổ theo dõi việc chuyển giao
văn bản đi.
Chưa ghi số rõ ràng, cụ
thể từng năm, lộn xộn
trong việc sắp xếp cơng
văn đi, khơng có sổ theo
dõi chuyển phát,
Quản lí Cịn để thất lạc văn bản, Chuyển giao văn bản đến các cá
cơng văn chưa chuyển kịp thời, nhân kịp thời, nhanh chóng, có sổ
đến
chưa có sổ theo dõi giải theo dõi giải quyết cơng việc.
quyết cơng việc.
Trang 21 / 20
Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội
5
6
7
Quản lí Mẫu dấu đến chưa đúng
con dấu
chuẩn theo quy định. Dấu
đến chưa ghi phần
chuyển hồ sơ, Bảo quản
con dấu chưa tốt, dấu còn
bị tràn mực, dấu bị nhòe.
Ứng dụng Chưa lưu các văn bản
công nghệ đến, đi bằng máy tính,
thơng tin
chưa có trang web của
trường, chưa ứng dụng
công nghệ thông tin vào
việc lưu trữ văn bản đi,
đến.
Con dấu được đổi theo đúng quy
định của cơ quan có thẩm quyền.
Bảo quản tốt, vệ sinh sạch sẽ các
loại dấu. Đóng dấu đúng quy định.
Lưu trữ các văn bản đi, đến của
các cơ quan cấp trên khoa học
bằng các folder cụ thể theo từng
tên loại, theo từng đơn vị và theo
từng năm.
Cập nhật đầy đủ các thủ tục hành
chính, cơng văn, văn bản hướng
dẫn lên trang website của trường.
Dịch vụ Chưa thực hiện chế độ Thực hiện chế độ một cửa, triển
công trực một cửa, chưa áp dụng khai, áp dụng dịch vụ cơng tới
tuyến mức dịch vụ cơng .
giáo viên, học sinh. Thực hiện các
độ 3, 4
thủ tục hành chính nhanh gọn.
D. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
1. Kết luận
Qua thời gian làm cơng tác văn thư của trường THPT Lưu Hồng, trên
cơ sở vận dụng các biện pháp của đề tài đã góp phần đưa cơng tác văn thư,
lưu trữ của nhà trường đi vào nề nếp, làm việc có khoa học, góp phần tích
cực trong việc tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hồn thành tốt nhiệm
vụ được giao. Riêng bản thân tơi đã đạt được một số kết quả sau:
Các báo cáo làm kịp thời, đúng thời hạn, trình bày đúng thể thức quy
định. Hồ sơ, cơng văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn
nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tìm kiếm khi cần thiết.
Tủ đựng hồ sơ cẩn thận, sạch sẽ, phân loại cụ thể hồ sơ cơng văn đi,
cơng văn đến rõ ràng, khoa học.
Cơng việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động trong cơng việc.
Rèn luyện cho bản thân tính tỉ mỉ, cẩn thận, làm việc hiệu quả, nâng
cao tinh thần trách nhiệm.
Thường xun vệ sinh tủ hồ sơ khơng để xảy ra tình trạng mối mọt.
Cơng tác báo cáo, thống kê được thực hiện đầy đủ, đúng thời gian quy
định theo u cầu của cấp trên. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng
Trang 22 / 20
Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hồng – Huyện Ứng Hịa – Hà Nội
về mọi hoạt động của nhà trường, phục vụ cho việc kiểm ra, thanh tra, giám
sát.
2. Kiến nghị
Để người làm cơng tác văn thư, lưu trữ an tâm cơng tác. Các cấp lãnh
đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn đối với cán bộ làm cơng tác văn thư,
lưu trữ. Có quyết định hưởng chế độ phụ cấp độc hại đối với cán bộ làm
cơng tác văn thư, lưu trữ.
Cần cung cấp thêm trang thiết bị để cán bộ làm tốt cơng tác văn thư lưu
trữ
Xây dựng phịng lưu trữ, mua sắm tủ để phục vụ cơng tác lưu trữ. Phù hợp
với sự tiến bộ của khoa học trong giai đoạn hiện nay.
Cần mở các khóa đào tạo cho cán bộ văn thư, văn phịng cho các trường
học tập về chun mơn nghiệp vụ vì phần lớn các trường chủ yếu là nhân
viên làm cơng tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ.
Tơi xin chân thành cảm ơn!
XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG Hà Nội, ngày 10 tháng 03 năm 2019
ĐƠN VỊ
Tơi xin cam đoan đây là SKKN của
mình viết, khơng sao chép nội dung
của người khác.
Vũ Thị Ngà
Trang 23 / 20
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Thơng tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Nghị định số 110/NĐCP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác
văn thư.
Nghị định số 09/2010/NĐCP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/NĐCP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về cơng tác văn thư.
Cơng văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư lưu
trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lí văn bản đi, văn bản đến.
Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định tại Nghị định số
58/2001/NĐCP ngày 24/8/2001 của Chính phủ.
Nghị định số 111/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia.
Nghị định số 01/2013/NĐCP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
Hướng dẫn số 822/HDVTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục văn thư lưu
trữ về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong mơi
trường mạng.
Thơng tư số 07/2012/TTBNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc
hướng dẫn quản lí văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan.
Thơng tư số 09/2013/TTBNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội
vụ quy định chế độ báo cáo thống kê cơng tác văn thư lưu trữ, tài liệu lưu trữ.
