sáng kiến kinh nghiệm một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường PTDTNT điểu xiểng

BM02-LLKHSKKN

SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
––––––––––––––––––
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1. Họ và tên: Hoàng Thị Nhi
2. Ngày tháng năm sinh: 10/10/1987
3. Nam, nữ: Nữ
4. Địa chỉ: Ấp Nông Doanh, Xuân Định, Xuân Lộc, Đồng Nai
5. Điện thoại: 0613.721899; ĐTDĐ: 01689111964
6. Fax:

E-mail:

7. Chức vụ: Văn thư
8. Nhiệm vụ được giao: Công việc hành chính
9. Đơn vị công tác: Trường PTDTNT – THCS Điểu Xiểng
II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Cao đẳng
- Năm nhận bằng: 2010
- Chuyên ngành đào tạo: Thư ký văn phòng
III. KINH NGHIỆM KHOA HỌC
- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Văn thư
Số năm có kinh nghiệm: 04 năm
- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: không

1


MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG PTDTNT ĐIỂU XIỂNG

I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Giáo sư Sue McKemmish – Lưu trữ Quốc gia Úc đã từng nói: “ Lập Hồ sơ tốt
ngay từ khâu văn thư sẽ phục vụ tốt hơn cho cả mục đích hiện hành cũng như
mục đích trong tương lai”. Có thể nói, câu nói đó đã nói lên tất cả tầm quan trọng
của Công tác văn thư lưu trữ trong một đơn vị. Công tác văn thư lưu trữ là một
trong những lĩnh vực hoạt động quan trọng trong toàn bộ hoạt động quản lý nhà
nước, đảm bảo cung cấp mọi thông tin bằng văn bản có ảnh hưởng trực tiếp đến
hoạt động của cơ quan góp phần cải cách thủ tục hành chính nâng cao chất lượng
và hiệu quả công tác quản lý giảm tối thiểu bệnh quan liêu giấy tờ. Nó đóng vai
trò quan trọng liên quan đến mọi lĩnh vực hoạt động và sự tồn tại của mỗi cơ
quan. Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình nhằm phổ biến,
hướng dẫn, phản ánh tình hình lên cơ quan cấp trên, trao đổi phối hợp với cơ
quan hữu quan, ghi lại những sự kiện, vụ việc đã xảy ra trong quá trình hoạt động
của cơ quan. Vì vậy trong bất kỳ một cơ quan nào thì công tác Văn thư – Lưu trữ
là một lĩnh vực vô cùng quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động của một cơ
quan dù lớn hay nhỏ .
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng, chất lượng chính xác, đảm bảo nguyên tắc bí mật của Đảng, Nhà
nước và của các cơ quan tổ chức, giữ lại được đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động
của cơ quan, đơn vị. Với ý nghĩa và tác dụng to lớn đó việc quản lý công tác văn
thư lưu trữ là hết sức cần thiết đòi hỏi phải có những cán bộ văn thư có được một
trình độ, kiến thức nhất định, kết hợp với phương châm “Học đi đôi với hành”
phát huy tính sáng tạo, bồi dưỡng tính chủ động, xây dựng phong cách làm việc
của người cán bộ văn phòng có phẩm chất đạo đức tốt yêu ngành yêu nghề.
Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ
góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nhà trường được thông suốt. Nhờ đó góp
phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đ ẩy nhanh
chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan trường
học cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn
2

thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn
thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao
hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. Vì vậy, tôi chọn nghiên cứu đề tài: “ Một số
biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường PTDTNT Điểu Xiểng”
nhằm góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chất lượng
chính xác.
II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
1. Cơ sở lý luận
Công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan trọng,
thể hiện ở 4 điểm sau:
+Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các nhiệm vụ chính trị của
nhà trường. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những
bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường.
+Giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trường nâng cao hiệu suất công
việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá
nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách
có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, rút kinh nghiệm góp
phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây
cũng là những mục tiêu yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta
hiện nay.
+Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức
đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng
về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.
+Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức
và các bí mật quốc gia.
Bất kì một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải

cần có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiều
năm trước đây chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự
vụ đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công
3


tác văn thư – lưu trữ trong văn phòng các cơ quan đơn vị. Cán bộ công chức văn
phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ
chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư - lưu trữ.
Đề tài được nghiên cứu trong phạm vi trường PTDTNT Điểu Xiểng, thông qua
đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư trong các
trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công
tác văn thư phải có những kỷ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các
phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức của mỗi
loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.
Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc
tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác.
Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn
vướng mắc nêu trên.
2. Cơ sở thực tiễn
Trường PTDT nội trú Điểu Xiểng có phòng văn thư riêng, cán bộ văn thư
chuyên trách công tác lưu trữ được bố trí ,tham mưu giúp việc cho Hiệu trưởng
trong việc xây dựng ban hành văn bản, soạn thảo các văn bản, báo cáo …phục vụ
cho nhu cầu hoạt động của cơ quan. Quản lý văn bản, thống nhất chặt chẽ từ khâu
tiếp nhận, phát hành, phân loại văn bản, soạn thảo, trình ký, sao in và lưu trữ đảm
bảo yêu cầu chung của cơ quan hàng ngày chính xác, kịp thời.
Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan: Trực tiếp đóng dấu vào các văn bản
đi của cơ quan và các loại công văn, giấy tờ khác khi có chữ ký của người có
thẩm quyền và tránh nhiệm.

Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến hàng ngày của cơ quan.
Trường có đầy đủ cơ sở vật chất ,máy móc ,trang thiết bị phục vụ quá trình
soạn thảo, in sao và lưu giữ văn bản được nhanh chóng , đáp ứng kịp thời nhu cầu
công việc của cơ quan trong ngày .
Như đã trình bày ở các nội dung trên thì công tác văn thư đóng một vai trò
không nhỏ đối với việc quản lý, giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan.
Nhưng trong quá trình thực hiện vẫn gặp một số thuận lợi và khó khăn sau:
4


* Thuận lợi:
Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý.
Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của Trường.
Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dực và Đào tạo quận Ninh
Kiều và Ban giám hiệu nhà trường.
Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm đến
giáo dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường. Đội ngũ thầy cô giáo
năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức vươn lên hoàn
thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao.
Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy
học và các hoạt động khác.
*Khó khăn:
Thời gian làm việc ngắn, kinh nghiệm chưa cao, thời gian đầu còn phải
tiếp cận làm quen với công việc nên cũng gặp một ít khó khăn trong công tác và
trong xử lý vấn đề.
Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng của trường còn thiếu.
Mặc dù vậy tôi đã cố gắng khắc phục, học hỏi, rút kinh nghiệm để vượt qua hoàn
thành nhiệm vụ được giao.
Tuy nhiên vẫn còn những vấn đề khó khăn cho người làm công tác văn thư
lưu trữ là trường PTDTNT Điểu Xiểng là trường mới thành lập chưa có một

khuôn mẫu để theo làm và trường tuy cấp trung học cơ sở nhưng lại trực thuộc
Sở GD & Đ T Đồng Nai quản lý, do đó văn bản chỉ đạo soạn thảo một văn bản
đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký; Số lượng văn bản đến rất
nhiều để tìm một văn bản đã lưu một cách nhanh chóng nhất là một vấn đề không
dễ dàng. Chính những vấn đề bức xúc trên thúc đẩy tôi tìm giải pháp thực hiện
một cách nhanh chóng, hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP
1) Biện pháp 1: Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác Quản lý văn
bản
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và Internet,
việc ứng dụng các thành tựu nghiên cứu của công nghệ thông tin vào hoạt động
5


công tác quản lý hành chính nhà nước đã đem lại không ít những thành công và
hiệu quả to lớn.
Việc dần thay thế, tự động hóa, vi tính hóa các thủ tục giấy tờ văn bản theo
cách làm việc hiện hành qua đó sẽ tạo ra phong cách lãnh đạo mới, các cách thức
mới trong việc đưa ra các quyết định mang tính chiến lược đồng thời hỗ trợ nhân
viên văn thư hoàn thành tốt công việc và nhiệm vụ của mình. Hiện nay, nhà
trường đã sử dụng phần mềm Quản lý văn bản trên Edu.vn. Tất cả văn bản đi, văn
bản đến đều được cập nhật rõ ràng, dễ tìm, dễ quản lý.
- Giải pháp tối ưu cho công tác điều hành tác nghiệp, quản lý công văn
Hệ thống Quản lý văn bản trên Edu.vn nhằm giúp nhân viên Văn thư có thể
soạn thảo, nhận và gửi văn bản một cách dễ dàng nhanh chóng nhằm tăng hiệu
suất công việc trong các hoạt động quản lý hồ sơ, văn bản của mình. Thêm vào
đó, hệ thống này giúp tạo một môi trường làm việc nhất quán, đơn giản, minh
bạch cho phép các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp giải quyết công việc một cách
hiệu quả hơn.
Hệ thống Quản lý văn bản được trường xây dựng hoàn toàn trên nền tảng công

nghệ mã nguồn mở theo khuyến cáo sử dụng của Bộ Thông tin và Truyền thông,
đảm bảo tính ổn định và bảo mật cao, đảm bảo thông tin không bị tiết lộ cho
những người không có thẩm quyền, thông tin không bị thay đổi hay phá huỷ khi
vận chuyển trong môi trường mạng.
- Công cụ hiện đại tăng cường năng lực phục vụ và tổ chức trong trường
PTDTNT Điểu Xiểng.
Với Hệ thống một cửa điện tử, nhà trường hướng đến mục đích tin học hóa
các nghiệp vụ xử lý hồ sơ văn bản, giảm thiểu thời gian thụ lý hồ sơ, cung cấp
công cụ hiện đại phục vụ khai thác và cập nhật thông tin, nâng cao năng lực quản
lý.
Hệ thống đóng vai trò là một công cụ hỗ trợ nhân viên Văn thư trong quá
trình thụ lý hồ sơ nhằm nâng cao năng suất, giảm khối lượng công việc thủ công,
cung cấp thông tin chính xác kịp thời, bất cứ lúc nào. Ngoài ra, hệ thống giúp tạo
điều kiện cho lãnh đạo quản lý và giám sát tình hình xử lý hồ sơ của đơn vị, của
từng tổ chuyên môn và của từng cán bộ nhân viên thuộc đơn vị. Qua đó có thể
6


đưa ra các quyết định hợp lý và kịp thời nhằm phục vụ tốt hơn cho công việc
trường PTDTNT Điểu Xiểng. Hệ thống một cửa điện tử cũng được xây dựng
hoàn toàn trên nền tảng công nghệ mã nguồn mở, đảm bảo được tính ổn định và
bảo mật cao.
Với giải pháp kể trên, trường PTDTNT Điểu Xiểng mong muốn góp sức vào
mục tiêu chung theo hướng quản lý, nâng cao hiệu quả điều hành và đảm bảo tính
công khai, minh bạch nhằm quản lý tốt hơn.
2) Biện pháp 2: Quản lý hồ sơ nhân sự, hồ sơ học sinh trên phần mềm
- Quản lý hồ sơ học sinh:
Bất cứ một trường học nào cũng có một số lượng học sinh rất lớn, đòi hỏi
phải có một hệ thống quản lý, giám sát về tình hình học tập, hạnh kiểm, điểm,
khối, lớp..... Nếu quản lý một cách thủ công đòi hỏi phải có 1 bộ phận quản lý rất

cồng kềnh, không những vậy việc quản lý trên giấy tờ gây ra nhiều bất lợi về
việc chỉnh sửa khi sai sót. Nhưng bây giờ chúng ta đang trong thời đại mà công
nghệ số đang chứng tỏ sự tiện lợi và chiếm vai trò không thể thiếu. Do đó, nhà
trường đã quản lý học sinh trên phần mềm trường học.edu nhằm mục đích giúp
công việc văn thư nói riêng và công việc quản lý nói chung bớt vất vả, tiết kiệm
nguồn kinh phí mà hiệu quả lại cao. Sau đây là một số hình ảnh về phần mềm:
+ Giao diện phần mềm Quản lý học sinh vnedu.vn:

7


+ Quản lý Điểm học sinh:

+ Quản lý Hạnh kiểm học sinh:

8


+ Quản lý lớp học:

+ Liên hệ phụ huynh học sinh:

9


Với phần mềm quản lý học sinh vnedu.vn, nhà trường nói chung và nhân viên
Văn thư nói riêng công việc quản lý, thống kê, báo cáo một cách khoa học, nhanh
gọn và chính xác.
- Quản lý hồ sơ nhân sự:
Hồ sơ cán bộ, công chức (gọi chung là hồ sơ cán bộ) là tài liệu pháp lý phản

ảnh đầy đủ, trung thực các mặt chủ yếu về nguồn gốc, quá trình trưởng thành,
phẩm chất, năng lực, phong cách và các mối quan hệ gia đình, xã hội của người
cán bộ. Hồ sơ cán bộ là tài liệu quan trọng của Đảng, Nhà nước cũng như đối với
bất kỳ một tổ chức, đoàn thể, cơ quan nào; nó là sự phản ảnh khá trung thực của
bản thân người cán bộ, vì vậy hồ sơ cán bộ cần được quản lý chặc chẽ, khoa học
đảm bảo tốt nhất cho việc quản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả nhất.
Đối với vấn đề tổ chức và quản lý hồ sơ cán bộ phải tuân thủ theo một nguyên
tắc bất di, bất dịch là: “Mọi cán bộ khi làm việc trong cơ quan phải có hồ sơ đầy
đủ” Để đảm bảo được nguyên tắc quan trọng này chúng ta cần phải biết được
những loại tài liệu nào cần có trong một hồ sơ cán bộ:
+ Quyển lý lịch cán bộ: Theo quy định của mới nhất của Bộ nội vụ kèm theo
Quyết định số 06/2007/Q Đ/BNV ngày 18/06/2007 mỗi cán bộ phải tự khai
quyển lý lịch
+ Các bản bổ sung lý lịch: Mỗi cán bộ khi tiến hành khai lý lịch đều có một giai
10


đoạn lịch sử bản thân được chốt tương ứng với từng thời điểm nhất định, chính vì
thế việc bổ sung lý lịch theo yêu cầu của cơ quan quản lý tuỳ theo từng thời điểm
là việc làm không thể xem nhẹ. Việc này có làm thường xuyên thì việc quản lý
cán bộ mới thật sự có hiệu quả.
+ Các quyết định có liên quan đến nhân sự như: quyết định thuyên chuyển, điều
động, nâng bậc lương, đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, v…v.
+ Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ hàng năm : Đi kèm theo nó là
bản kết luận, đánh giá của cấp có thẩm quyền đối với cán bộ thuộc thẩm quyền.
+ Các tài liệu khác bao gồm như: sổ BHXH, bản sao giấy khai sinh, văn bằng,
chứng chỉ về trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, bồi dưỡng lý luận chính trị,
nghiệp vụ và tình trạng sức khoẻ.
+ Các đơn thư có liên quan đến bản thân của cá nhân cán bộ (nếu có)
Một điều cũng cần phải quan tâm đến là mọi tài liệu thuộc hồ sơ cán bộ đều phải

làm theo mẫu thống nhất do Ban Tổ chức Trung ương ban hành và hướng dẫn
thực hiện (sự thống nhất mẫu hồ sơ hiện nay đã góp phần khắc phục dần những
khuyếm khuyết trong cách quản lý hồ sơ cán bộ ).
Việc quản lý hồ sơ nhân sự không chỉ có điểm dừng ở hồ sơ lý lịch trên hồ sơ
giấy tờ, hiện nay CNTT phát triễn, việc quản lý hồ sơ và tìm kiếm một cách dễ
dàng hơn. Hiện nay nhà trường đang sử dụng phần mềm PMIS để quản lý nhân
sự. Tất cả thông tin, báo cáo định kỳ về nhân sự nhà trường đều thực hiện một
cách khoa học, chính xác. Phần mềm là công cụ hữu ích, nhanh gọn và tránh tình
trạng quan liêu giấy tờ. Sau đây, một số hình ảnh về phần mềm quản lý nhân sự
PMIS:
+ Trang chủ hệ thống quản lý nhân sự PMIS:

11


+ Hồ sơ Cán bộ, công chức:
Lý lịch của Cán bộ công chức viên chức rõ ràng, thường xuyên được truy cập
thông tin và kiểm tra.

+ Thống kê, báo cáo:
Phần mềm PMIS là công cụ thống kê báo cáo khoa học, chính xác nhất. Nhân
viên không phải mất thời gian làm thủ công, chỉ cần kiểm tra thông tin và xuất ra
Excel. Chỉ cần những thao tác nhẹ nhàng như vậy, nhà trường có thể báo cáo
nhân sự theo yêu cầu.

12


+ Mẫu báo cáo thống kê số liệu:

Như vậy, có thể nói Phần mềm quản lý cán bộ công chức, viên chức PMIS
nhà trường đang sử dụng là giải pháp tổng thể giúp việc quản lý cán bộ công
chức, viên chức quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, giảm chi phí, thời gian, công
sức, thuận tiện trọng việc tra cứu tìm kiếm hồ sơ cán bộ công chức, viên chức.
3) Biện pháp 3: Sắp xếp hồ sơ khoa học
Được sự quan tâm của Lãnh đạo trường, công việc văn thư dần được cải
thiện và đạt hiệu quả cao nhờ ứng dụng Công nghệ thông tin. Tuy nhiên, có
13


những hồ sơ, sổ sách phải lưu phằng phương pháp truyền thống nhằm đảm bảo
tính pháp lý. Do đó, việc sắp xếp hồ sơ khoa học cũng là một vấn đề cần quan
tâm để công việc văn thư đạt hiệu quả cao hơn. Sau đây có những giải pháp cơ
bản về lập Hồ sơ:
- Chọn tủ hồ sơ h nh ch nh văn ph ng:
+ Dùng tủ hồ sơ có nhiều ngăn: Với tủ có nhiều ngăn sẽ phù hợp với kích
thước của các loại hồ sơ khác nhau. Mỗi ngăn bạn sẽ có thể dán giấy bên ngoài
phân chia theo từng loại hồ sơ để dễ dàng quản lý và tìm kiếm hơn.
+ Dùng tủ hồ sơ treo trên tường: Trong văn phòng có không gian nhỏ,
chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ này vừa tiết kiệm không
gian, giá thành không quá đắt mà có thể giải quyết được khá nhiều hồ sơ khi bạn
cần lưu trữ mà không gian quá hẹp.
+Sử dụng những mẩu giấy ghi chú: Giấy note là loại giấy không được phép
thiếu đối với những người làm hành chính văn phòng. Mỗi loại giấy có kích
thước và màu sắc khác nhau, bạn có thể dùng cho từng loại hồ sơ hoặc những
ghi chú khác nhau.
- Phân loại hồ sơ:
Nếu như bạn cứ để chồng chất, lẫn lộn các loại hồ sơ mà không phân loại
thì việc lẫn, thất lạc hoặc không tìm thấy hồ sơ là điều dễ dàng gặp phải. Chúng ta
cần phải phân loại ngay từng loại hồ sơ:

+ Phân loại theo chủ đề: Nếu cùng 1 loại hồ sơ bạn cũng nên phân chia
theo từng chủ đề chi tiết để dễ quản lý và tìm kiếm: báo cáo, quảng cáo, kế
hoạch…
+ Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo
từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.
+ Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo
từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý.
- Sắp xếp hồ sơ:s
Sắp xếp hồ sơ khoa học sẽ giúp tìm kiếm khi cần một cách nhanh chóng,
tiết kiệm thời gian. Nên sắp xếp theo cách như sau:
14


+ Sắp xếp theo thời gian: chúng ta có thể sử dụng giấy ghi chú ở ngoài về
thời gian diễn ra, sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau để có thể tìm kiếm một
cách nhanh nhất.
+ Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ.
+ Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ: hồ sơ chưa
giải quyết, giải quyết xong, phản hồi…
- Lập danh mục hồ sơ:
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào
danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
+ Tạo một danh mục cụ thể, chính xác: Bạn nên tạo một danh mục cụ thể và
đưa sơ đồ đó vào máy tính. Khi cần tìm bạn có thể tra nhanh trên máy tính và
biết được hồ sơ đó nằm ở tủ tài liệu nào, ngăn số mấy.
+ Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên: Không phải đưa danh
mục xong là xong mà bạn cần phải đối chiếu, cập nhật thường xuyên khi có sự
bổ sung những hồ sơ mới.
- Lưu trữ hồ sơ:
Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh

chóng. Hãy làm 1 hồ sơ về vị trí các hồ sơ để có thể tra cứu và tìm một cách
nhanh nhất khi cần.
+ Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
+ Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn về loại hồ sơ, số thứ tự
+ Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng
chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như
vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức
năng siêu liên kết.
+ Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có
được một ổ CD-Read and Write thì tốt.
IV. HIỆU QUẢ ĐỀ TÀI
Qua thời gian thực hiện công tác văn thư lưu trữ, các biện pháp trên của đề tài
đã góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. Nâng
cao tinh thần đoàn kết, thống nhất hợp tác cộng đồng trách nhiệm trong tất cả
15


các thành viên của tổ văn phòng, phối hợp và hỗ trợ tốt cho các tổ chức đoàn thể,
trong công tác soạn thảo văn bản cũng như điều hành, chỉ đạo chuyên môn
nghiệp vụ.
Trước đây lưu trữ theo truyền thống trên giấy, do số lượng văn bản đến rất
nhiều, để tìm một văn bản đã lưu tốn nhiều thời gian. Từ đó tôi đã tìm ra cách
lưu trữ như hiện nay, lưu trên máy, sử dụng liên kết, và các công cụ tìm kiếm
như đã trình bày ở trên để tìm văn bản đã lưu, thì nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Kết quả là mọi hoạt động của trường đều thông suốt, đảm bảo thông tin tốt các
chủ trường đường lối của Đảng; chính sách pháp luật của Nhà nước, sự quản lý,
điều hành, chỉ đạo của cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức cá nhân
hoàn thành tốt nhiệm vụ, công tác báo cáo, thống kê của nhà trường được thực
hiện đầy đủ, kịp thời, chính xác đáp ứng tốt theo yêu cầu của cấp trên.
V. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG

Việc đem kinh nghiệm trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ trao đổi với các
CBQL trường học đã được sự đồng tình, nhất trí cao. Thành công trong việc
quản lý hồ sơ được thể hiện cụ thể và khá rõ nét nhất.
Vấn đề này không những thành công ở những trường Phổ thông dân tộc nội trú
mà còn áp dụng có hiệu quả ở những Trường THCS & THPT cũng như các
trường tư thục khác trong toàn tỉnh. Bước đầu đã khắc phục những khó khăn và
góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư.
Đây là những kinh nghiệm bản thân tôi đã rút ra trong quá trình công tác của
mình. Với những kinh nghiệm nêu trên, trong những năm qua ít nhiều cũng đã
giúp tôi quản lý bước đầu có hiệu quả về mặt quản lý hồ sơ ở đơn vị cấp trường
cũng như giúp cho việc quản lý hồ sơ chặt chẽ hơn, hiệu quả hơn trong khai thác
thông tin.
Tuy nhiên ai cũng biết công tác văn thư không hề đơn giản, hiện nay người làm
công tác văn thư không chỉ phải có lòng kiên trì, nhẫn nại mà còn phải biết trau
dồi kiến thức theo xu thế hiện đại hóa thì mới có thể hoàn thành công việc của
mình. Với những kinh nghiệm được rút ra và nêu trên tôi vẫn hy vọng rằng từng
ngày, từng ngày với vốn sống thực tế tôi sẽ tiếp tục bổ sung thêm những giải
pháp mới trong công tác văn thư. Với khả năng còn nhiều hạn chế, tôi chỉ xin
16


góp một chút công sức vào công cuộc đổi mới công tác văn thư lưu trữ ở các
trường học hiện nay.
VI: TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ nội vụ về việc hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật soạn thảo văn bản.
2. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ : Sửa đổi, bổ sung một số
điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư.
3. Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư lưu trữ

V/v Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
NGƯỜI THỰC HIỆN

17