Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại phòng thương mại và công nghiệp việt nam chi nhánh cần thơ

Dịch vụ viết đề tài trọn gói Zalo/tele : 0909232620 – teamluanvan.com

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Đánh Giá Hệ Thống Thông Tin Kế Tốn
Trong Mơi Trường
Ứng Dụng Phần Mềm Kế Tốn
Tại Phịng Thương Mại Và Cơng Nghiệp
Việt Nam Chi Nhánh Cần Thơ

Giáo Viên Hướng Dẫn:
ThS.TRƯƠNG HỊA BÌNH

Sinh viên thực hiện:
TRẦN THỊ PHÚC DUYÊN
MSSV: 4031048
Lớp: Kế toán tổng hợp-Khoá 29

Tham khảo miễn phí các tài liệu khác tại teamluanvan.com


LỜI CẢM TẠ

›
Trong khoảng thời gian học tại trường Đại học Cần Thơ, chúng tôi đã nhận
được rất nhiều sự truyền đạt về kiến thức cũng như về kinh nghiệm quý báu của
Quý Thầy Cô. Riêng bản thân tôi, tôi nhận thấy đây thật sự là khoảng thời gian
có ý nghĩa nhất trong quá trình học tập và rèn luyện của mình.

Có được kết quả như ngày hơm nay khơng phải chỉ do bản thân, mà trước
hết chính là sự quan tâm dạy dỗ, truyền đạt kiến thức cần thiết của Quý Thầy Cô
nhằm trang bị cho tôi tất cả sự cần thiết sau khi tốt nghiệp ra trường.
Tôi xin chân thành cảm ơn Quý Thầy Cô Khoa Kinh tế - Quản trị Kinh
doanh, đặc biệt tôi xin chân thành cảm ơn Thầy Trương Hịa Bình, người đã trực
tiếp hướng dẫn em hoàn thành đề tài nghiên cứu này, cùng các Thầy Cơ Bộ mơn
Kế tốn-Kiểm tốn đã giúp đỡ để tơi hồn thành ln văn “Đánh giá hệ thống
thơng tin kế tốn trong mơi trường ứng dụng phần mềm kế tốn tại Phịng
Thương mại và Cơng nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ”.
Tôi xin chân thành cảm ơn Cơ quan thực tập đã nhận và tạo điều kiện thuận
lợi cho tơi nghiên cứu đề tài của mình trong khoảng thời gian thực tập vừa qua.
Đặc biệt là các Anh Chị Phịng Tài chính Kế tốn, Viện Tin học Doanh nghiệp,
Phịng Hội viên đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn, giải đáp những thắc mắc thực tế
và cung cấp tài liệu cho tơi để tơi hồn thành đề tài. Chân thành cảm ơn các bạn
trong tập thể lớp Kế Toán-K29 đã đóng góp ý kiến cho tơi về đề tài này.
Cuối lời tơi xin kính gửi đến tồn thể Q Thầy Cô trường Đại Học Cần
Thơ, Quý Thầy Cô khoa Kinh tế Quản trị Kinh doanh, các Cô Chú và các Anh
Chị tại Phịng Tài chính Kế tốn, Viện Tin học Doanh nghiệp, Phòng Hội Viên và
Cơ quan thực tập lời chúc sức khỏe, công tác tốt. Thân chúc các bạn thành đạt
trong cuộc sống.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Sinh viên thực hiện
Trần Thị Phúc Duyên


LỜI CAM ĐOAN

›
Tôi cam đoan rằng đề tài này là do chính tơi thực hiện, các thơng tin, dữ
liệu thu thập được và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài này

không trùng với bất cứ đề tài nghiên cứu khoa học nào.
Sinh viên thực hiện
Ký tên

Trần Thị Phúc Duyên


NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

"



......................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................

...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................

Cần Thơ, ngày.......tháng.......năm


NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

"



......................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................

...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................

Cần Thơ, ngày.......tháng.......năm


NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN

"



......................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................

...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................

Cần Thơ, ngày.......tháng.......năm


MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ................................................................................ 1
U

1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU..................................................................... 1
1.1.1. Sự cần thiết của đề tài........................................................................... 1
1.1.2. Căn cứ khoa học và thực tiễn............................................................... 1
1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU.......................................................................... 2
1.2.1. Mục tiêu chung...................................................................................... 2
1.2.2. Mục tiêu cụ thể...................................................................................... 2
1.3. CÁC GIẢ THIẾT CẦN KIỂM ĐỊNH VÀ CÂU HỎI NGHIÊN CỨU..........2
1.3.1. Các giả thiết cần kiểm định.................................................................. 2
1.3.2. Câu hỏi nghiên cứu............................................................................... 2
1.4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU............................................................................. 3
1.4.1. Không gian............................................................................................ 3
1.4.2. Thời gian................................................................................................ 3
1.4.3. Đối tượng nghiên cứu........................................................................... 3
CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

U

4

2.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN............................................................................... 4
2.1.1. Khái quát hệ thống thông tin kế toán.................................................. 4
2.1.2. Những đặc điểm cơ bản tạo nên sự khác biệt giữa hệ thống thơng
tin kế tốn xử lý bằng tay và hệ thống xử lý bằng máy....................................5
2.1.3. Qui trình phân tích hệ thống kế tốn trong mơi trường xử lý bằng
máy vi tính........................................................................................................... 8
2.1.4. Chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế tốn...............................11
2.1.5. Tìm hiểu phần mềm kế toán ACSOFT.............................................. 12


2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU............................................................... 14
2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu............................................................ 14
2.2.2. Phương pháp phân tích số liệu.......................................................... 15
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG
MƠI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ACSOFT TẠI VCCI CẦN THƠ
17
3.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP...............................17
3.1.1. Giới thiệu Phịng Thương mại và Cơng nghiệp Việt Nam Chi nhánh
Cần Thơ............................................................................................................. 17
3.1.2. Cơ cấu tổ chức của VCCI Chi nhánh Cần Thơ................................ 18
3.2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI VCCI CẦN THƠ
TRONG MƠI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACSOFT......21
3.2.1. Đặc điểm hoạt động của Chi nhánh và yêu cầu thông tin đối với
HTTT KT.......................................................................................................... 21
3.2.2. Tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán...............................25
3.3. ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CỦA HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ
TỐN TẠI CHI NHÁNH............................................................................... xviii
3.3.1. Ưu điểm............................................................................................xviii
3.3.2. Nhược điểm......................................................................................... xx
3.3.3. Hiệu quả đạt được............................................................................. xxi

3.3.4. Kết quả của q trình phân tích hệ thống thơng tin kế tốn........xxii
CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG
TIN KẾ TỐN TẠI VCCI CẦN THƠ......................................................... xxiii
4.1. ĐỐI VỚI CƠNG TÁC TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TỐN....................xxiii
4.2. ĐỐI VỚI CƠNG TÁC TỔ CHỨC Q TRÌNH XỬ LÝ........................xxiii
4.3. ĐỐI VỚI CƠNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN.........................xxiii
4.4. ĐỐI VỚI CƠNG TÁC TỔ CHỨC HỆ THỐNG BÁO CÁO....................xxiv


4.5. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC KIỂM TRA, KIỂM SOÁT.................xxiv
CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ................................................. xxv
5.1. KẾT LUẬN............................................................................................... xxv
5.2. KIẾN NGHỊ.......................................................................................................................... 59
5.2.1. Đối với Nhà nước...................................................................................................... 59
5.2.2. Đối với Chi nhánh.................................................................................................... 59
TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................................... 60


DANH MỤC HÌNH

Hình 1: SƠ ĐỔ TỔ CHỨC LƯU TRỮ DỮ LIỆU TRONG KẾ TỐN TAY ..

5
Hình 2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN MÁY THEO
HỆ CƠ DỮ LIỆU ............................................................................................... 6
U

Hình 3: BIỂU ĐỒ TỶ LỆ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI
CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TẠI VIỆT NAM............................13
Hình 4: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI VCCI CHI NHÁNH CẦN THƠ ....

18
Hình 5: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG XUẤT HÓA ĐƠN
VÀ THU TIỀN............................................................................................................................. 31
Hình 6: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG TẠM ỨNG.................32
Hình 7: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG CHI BẰNG TIỀN
MẶT.................................................................................................................................................. 33
Hình 8: MÀN HÌNH NHẬP LIỆU PHIẾU THU............................................ vi
Hình 9: MÀN HÌNH IN PHIẾU THU.............................................................. vi
Hình 10: MÀN HÌNH NHẬP LIỆU HĨA ĐƠN DỊCH VỤ...........................vii
Hình 11: MÀN HÌNH CƠNG CỤ TÌM KIẾM- ĐIỀU CHỈNH DỮ LIỆU

U

.. vii

Hình 12: MÀN HÌNH MỞ SỔ QUỸ TIỀN MẶT.........................................viii
Hình 13: MÀN HÌNH IN SỔ QUỸ TIỀN MẶT............................................ viii
Hình 14: MÀN HÌNH THƠNG BÁO LỖI NHẬP SỐ CHỨNG TỪ SAI.....xvi
Hình 15: MÀN HÌNH THƠNG BÁO LỖI NGÀY KHƠNG HỢP LỆ.........xvi
Hình 16: MÀN HÌNH THƠNG BÁO LỖI SỐ TIỀN TRONG ĐỊNH
KHOẢN PHẢI >0........................................................................................... xvii
Hình 17: MÀN HÌNH THƠNG BÁO LỖI DƯ NỢ KHƠNG BẰNG DƯ CĨ
xvii


DANH MỤC BIỂU BẢNG

Bảng 1: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ DỮ LIỆU GIỮA HTTT KT XỬ LÝ
BẰNG T AY VÀ BẰNG MÁY............................................................................ 6
Bảng 2: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ LƯU TRỮ DỮ LIỆU GIỮA HTTT

KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY......................................................... 7
Bảng 3: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THÔNG TIN CUNG CẤP GIỮA
HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY............................................. 7
Bảng 4: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THAO TÁC XỬ LÝ GIỮA HTTT
KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY......................................................... 7
Bảng 5: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ KIỂM SOÁT GIỮA HTTT KT
XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY............................................................... 8
Bảng 6: MÔ TẢ NHIỆM VỤ CỦA TỪNG NHÂN VIÊN TRONG BỘ MÁY
KẾ TOÁN.......................................................................................................... 22
Bảng 7: BẢNG MÔ TẢ YÊU CẦU THÔNG TIN ĐỐI VỚI HTTT KT.......24
Bảng 8: MÔ TẢ CÁC ĐỐI TƯỢNG CẦN THEO DÕI.................................25
Bảng 9: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ TÀI KHOẢN CẤP CHI TIẾT...............26
Bảng 10: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ 2 CẤP TÀI KHOẢN CHI TIẾT..........27
Bảng 11: NHÓM TÀI KHOẢN ĐỒNG CẤP.................................................. 27
Bảng 12: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ 4 CẤP CHI TIẾT........................................... 28
Bảng 13: MƠ TẢ CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH
DOANH THU............................................................................................................................... 29
Bảng 14: MÔ TẢ CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH CHI
PHÍ.................................................................................................................................................... 30
Bảng 15: PHÂN CƠNG NHIỆM VỤ KHAI BÁO, NHẬP LIỆU, THỰC
HIỆN BÚT TOÁN TỔNG HỢP......................................................................... v
Bảng 16: HỆ THỐNG CÁC BÁO CÁO.............................................................................x


Bảng 17: CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT ........................................................ xiii
Bảng 18: BẢNG KIỂM SOÁT XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KINH TẾ .................. xiv
Bảng 19: KIỂM SỐT Q TRÌNH NHẬP LIỆU........................................ xv


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

C/O: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa.
DNVVN: Doanh nghiệp vừa và nhỏ.
DL: Dữ liệu.
ĐN: Đề nghị.
GTGT: Giá trị gia tăng.
HTTT: Hệ thống thông tin
KT: Kế tốn.
TT: Trung tâm
VCCI: Phịng Thương mại và Cơng nghiệp Việt Nam.


CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU
1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU.
1.1.1. Sự cần thiết của đề tài.
Ngày nay, sự phát triển của khoa học, kỹ thuật và công nghệ thông tin được
ứng dụng nhiều vào các lĩnh vực hoạt động của con người, trong lĩnh vực quản lý
cũng vậy. Nó góp phần làm cho con người có thể quản lý cơng việc có hiệu quả,
nhanh chóng, cung cấp thơng tin kịp thời và đáng tin cậy. Kế toán là một bộ phận
quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trị tích cực
trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động sản xuất, kinh doanh
của doanh nghiệp, nhất là trong giai đoạn hiện nay.
Điều đó địi hỏi các doanh nghiệp phải ứng dụng cơng nghệ thông tin vào
việc tổ chức thực hiện công tác kế tốn nhằm tạo ra một hệ thống thơng tin kế
toán hợp lý, được kiểm soát chặt chẽ, cung cấp thông tin trung thực, đáng tin cậy
với những kỹ thuật xử lý thơng tin kế tốn mới, góp phần vào việc gia tăng khả
năng cạnh tranh và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mình. Đây là xu hướng
phát triển phù hợp với tiến trình đổi mới của đất nước, nhất là trong giai đoạn hội

nhập kinh tế hiện nay. Vì sự cần thiết trên, nên tơi chọn đề tài luận văn tốt nghiệp
là “Đánh giá hệ thống thông tin kế tốn trong mơi trường ứng dụng phần
mềm kế tốn Acsoft tại Phịng Thương Mại và Cơng Nghiệp Việt Nam Chi
nhánh Cần Thơ” .
1.1.2. Căn cứ khoa học và thực tiễn.
Hiện nay, đã có rất nhiều doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế tốn Acsoft
vào cơng tác tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn và họ cũng đã có nhận xét đánh
giá về phần mềm này. Nhưng tại Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam
Chi nhánh Cần Thơ thì chưa tiến hành đánh giá hiệu quả của nó và phân tích sự
hữu hiệu của hệ thống thơng tin kế tốn trong hoạt động của mình. Để đáp ứng
u cầu trên, tôi đã chọn đề tài này nhằm phân tích thực trạng, đánh giá được ưu,
nhược điểm của phần mềm, cũng như hệ thống thơng tin kế tốn tại Chi nhánh.


Từ đó đề ra biện pháp để phát huy các ưu điểm và khắc phục nhược điểm nhằm
tạo ra một hệ thống thơng tin kế tốn hồn chỉnh.
1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU.
1.2.1. Mục tiêu chung.
Với vai trò là một kế tốn viên làm cơng tác tổ chức hệ thống thơng tin kế
tốn chứ khơng phải là một kỹ sư tin học viết phần mềm kế toán, nên đề tài này
được nghiên cứu nhằm nắm bắt cách thức tổ chức hệ thống tin kế toán bằng phần
mềm kế toán trong thực tế.
1.2.2. Mục tiêu cụ thể.
- Nhận biết những khác biệt giữa hệ thống kế toán xử lý bằng tay và bằng máy.

- Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế tốn trong mơi trường ứng dụng
phần mềm kế tốn.
- Hiểu rõ được thực trạng và phân tích hiệu quả của cơng tác tổ chức hệ
thống thơng tin kế tốn. Từ đó, đề xuất một số biện pháp nhằm hồn thiện hệ
thống thơng tin kế tốn, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động trong tổ chức và

quản lý của Chi nhánh.
1.3. CÁC GIẢ THIẾT CẦN KIỂM ĐỊNH VÀ CÂU HỎI NGHIÊN CỨU.
1.3.1. Các giả thiết cần kiểm định.
- Nếu thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn tại Chi nhánh đã hợp lý thì tiếp
tục duy trì hệ thống hiện hành.
- Nếu thực trạng hệ thống thông tin kế tốn tại Chi nhánh chưa hợp lý thì
phải chỉnh sửa, bổ sung hoặc tổ chức lại.
1.3.2. Câu hỏi nghiên cứu.
- Thực tế ứng dụng phần mềm kế toán vào hệ thống thơng tin kế tốn tại
Chi nhánh như thế nào?
- Hệ thống thơng tin kế tốn hữu hiệu hay chưa?
- Hệ thống thơng tin kế tốn tại Chi nhánh có ưu, nhược điểm gì?
- Biện pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn ra sao?


1.4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU.
1.4.1. Không gian.
Trong đề tài, tôi tập trung nghiên cứu và phân tích cơng tác tổ chức hệ
thống thơng tin kế tốn tại VCCI Cần Thơ trong mơi trường ứng dụng phần mềm
kế tốn Acsoft.
1.4.2. Thời gian.
- Thu thập thông tin về hệ thống thông tin kế toán từ năm 2004 đến 6 tháng
đầu năm 2007 tại đơn vị.
- Thời gian nghiên cứu: từ ngày 05 tháng 3 đến ngày 11 tháng 6 năm 2007.
1.4.3. Đối tượng nghiên cứu.
- Đặc điểm hoạt động của Chi nhánh.
- Các yêu cầu thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán.
- Các đối tượng kế toán cần theo dõi.
- Hệ thống tài khoản sử dụng.
- Cách thức tổ chức dữ liệu của hệ thơng tin kế tốn tại Chi nhánh như:

chứng từ kế tốn, q trình xử lý, bộ máy kế toán, hệ thống báo cáo, lưu trữ
chứng từ, kiểm tra, kiểm sốt trong mơi trường ứng dụng phần mềm ACsoft.


CHƯƠNG 2

PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN.
2.1.1. Khái qt hệ thống thơng tin kế tốn.
2.1.1.1. Khái niệm.
Hệ thống thơng tin kế tốn là một phân hệ chuyên môn của hệ thống thông
tin quản lý, là hệ thống thu thập, xử lý các hoạt động kinh doanh để tạo các thơng
tin hữu ích về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho người sử dụng liên quan.
2.1.1.2.Q trình ln chuyển dữ liệu thơng tin.
Dữ liệu là các sự việc, sự kiện ban đầu, các nghiệp vụ được ghi chép một
cách rời rạc, chưa được xử lý, chưa có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng. Dữ
liệu được thể hiện bằng con số, ký tự, ký hiệu, hình vẽ...
Thơng tin là dữ liệu được sắp xếp lại cho có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng.

Dữ liệu đầu vào

Ghi nhận

Xử lý

Lập báo cáo

Thông tin kết xuất

Với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế như bán hàng thu tiền, bán

chịu, phát sinh chi phí... hệ thống kế tốn sẽ xử lý nghiệp vụ như ghi nhận,
chuyển vào sổ cái và tạo ra các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị.
2.1.1.3. Các chức năng của hệ thống thơng tin kế tốn.
- Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng liên quan như:
+ Cung cấp báo cáo tài chính cho đối tượng bên ngồi doanh nghiệp.
+ Cung cấp thơng tin hữu ích cho việc lập kế hoạch.
+ Cung cấp thơng tin hữu ích cho kiểm tra, kiểm soát thực hiện kế hoạch.

+ Cung cấp thơng tin hữu ích cho việc điều hành hoạt động hàng ngày.


- Kiểm sốt.
+ Kiểm sốt tn thủ qui trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Bảo vệ tài sản vật chất, thơng tin.
+ Kiểm sốt hoạt động xử lý thơng tin nhằm đảm bảo thơng tin được xử lý
chính xác, kịp thời.
2.1.2. Những đặc điểm cơ bản tạo nên sự khác biệt giữa hệ thống thơng tin
kế tốn xử lý bằng tay và hệ thống xử lý bằng máy.
2.1.2.1. Khác biệt tổ chức lưu trữ dữ liệu trong hệ thống.
a) Khác biệt về tổ chức dữ liệu.
Tổ chức lưu trữ dữ liệu trong kế toán tay.

DL A
Phần nội dung
xử lý 1 (Vật tư,..)
DL B

DL A

Người sử
Phần nội dung

dụng

xử lý 2 (Kho,..)
DL C

DL B

Phần nội dung
DL C

xử lý 3 (Tổng hợp)

DL D

Hình 1: SƠ ĐỔ TỔ CHỨC LƯU TRỮ DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN TAY


Tổ chức dữ liệu trong kế toán máy theo hệ cơ sở dữ liệu.

Chương
trình ứng
dụng 1
Cơ sở
dữ liệu
(Database)

Hệ quản trị

Chương

cơ sở

trình ứng

dữ liệu

dụng 2

Người
sử dụng

Chương
trình ứng
dụng 3

Hình 2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN
MÁY THEO HỆ CƠ DỮ LIỆU
b) Khác biệt về dữ liệu.
Bảng 1: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ DỮ LIỆU GIỮA
HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY
Hệ thống xử lý bằng tay
-Chỉ lưu trữ dữ liệu tài chính.

Hệ thống xử lý bằng máy.
-Lưu trữ dữ liệu tài chính và dữ liệu
khơng tài chính.

-Phân tán, khơng chia xẻ.

-Tập trung, dễ dàng chia xẻ dữ liệu.

-Theo từng đối tượng kế toán đầy đủ

-Lưu trữ riêng biệt số dư theo đối

số phát sinh, số dư.

tượng kế tốn và số phát sinh theo
nghiệp vụ.

-Có thể mâu thuẫn dữ liệu.

-Không mâu thuẫn dữ liệu.


c) Khác biệt về lưu trữ dữ liệu.

Bảng 2: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ LƯU TRỮ DỮ LIỆU GIỮA HTTT
KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY
Hệ thống xử lý bằng tay

Hệ thống xử lý bằng máy

-Dữ liệu lưu trữ trong từng trang sổ,

-Dữ liệu được lưu trữ trong các tập tin

theo từng đối tượng kế toán bao gồm

dữ liệu, nhiều tập tin dữ liệu sẽ tạo nên

cả phát sinh và số dư.

cơ sở dữ liệu.

-Được thể hiện là các tài khoản trong sổ
cái hay sổ chi tiết và hình thức nhật ký.
2.1.2.2. Khác biệt về thơng tin cung cấp.

Bảng 3: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THÔNG TIN CUNG CẤP GIỮA
HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY
Hệ thống xử lý bằng tay

Hệ thống xử lý bằng máy

- Thơng tin tài chính.

- Thơng tin tài chính và khơng tài chính

- Chậm, có mâu thuẫn thơng tin.

- Nhanh chóng, khơng bị mâu thuẫn dữ
liệu, thơng tin.

- Báo cáo do người lưu trữ, xử lý dữ

- Báo cáo có thể do chính người sử dụng

liệu lập.

lập nếu được phép truy cập dữ liệu.

2.1.2.3. Khác biệt về thao tác xử lý theo hình thức nhật ký chung.

Bảng 4: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THAO TÁC XỬ LÝ
GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY.
Hệ thống kế toán tay

Hệ thống kế toán máy

-Sử dụng nhật ký chung, nhật ký đặc biệt. -Không cần sử dụng nhật ký đặc biệt.
-Có thể khai báo đối tượng ngay khi

-Cần khai báo đối tượng trước khi nhập

ghi chép, lưu trữ dữ liệu phát sinh mới

liệu, lưu trữ dữ liệu phát sinh cho đối

cho đối tượng.

tượng.


2.1.2.5. Khác nhau về kiểm soát hệ thống kế toán.

Bảng 5: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ KIỂM SOÁT GIỮA HTTT KT XỬ

LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY
Hệ thống kế toán tay

Hệ thống kế toán máy

Kiểm soát:

Kiểm soát:

- Nguồn số liệu.

- Kiểm soát chung: kiểm soát phát hiện, ngăn chặn

- Ghi chép.

rủi ro và gian lận trên toàn bộ hệ thống.

- Kiểm kê.

- Kiểm soát ứng dụng: kiểm soát ảnh hưởng tới
từng ứng dụng cụ thể gồm: kiểm soát nhập liệu,
kiểm soát xử lý dữ liệu, kiểm soát kết quả xử lý.

2.1.3. Qui trình phân tích hệ thống kế tốn trong mơi trường xử lý bằng
máy vi tính.
2.1.3.1. Ngun tắc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn.
a) Ngun tắc thiết kế hệ thống mã.
Khái niệm.
Hệ thống mã là tập hợp các ký tự theo nguyên tắc nhất định để mơ tả thơng
tin đối tượng, nhằm mục đích thuận tiện cho việc xử lý và lưu trữ.

Nguyên tắc thiết kế hệ thống mã.
- Phù hợp nhu cầu thông tin yêu cầu.
- Linh hoạt, phù hợp nhu cầu phát triển.
- Dễ sử dụng.
c) Nguyên tắc tổ chức các kiểm soát trong hệ thống kế toán.
Kiểm soát chung.
- Kiểm soát sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân trong
bộ máy kế toán.
- Kiểm soát thiết bị nhằm đảm bảo an toàn về mặt kỹ thuật và hiện vật.


- Kiểm soát được hoạt động xử lý của phần mềm và an tồn cho phần mềm.
- Kiểm sốt việc truy cập hệ thống để đảm bảo an toàn dữ liệu và chương
trình xử lý.
- Kiểm sốt an tồn lưu trữ dữ liệu.
- Có kế hoạch dự phịng giúp hệ thống hồi phục nhanh khi thiên tai, hỏa
hoạn, phá hoại xảy ra.

- Kiểm sốt nhập liệu: kiểm sốt tính hợp lệ của dữ liệu như tính có thực,
chính xác và đầy đủ...
- Kiểm soát xử lý dữ liệu: kiểm tra nhập trùng, nhập sai số liệu.
- Kiểm soát kết quả dữ liệu.
+ Đảm bảo kết quả xử lý chính xác.
+ Đảm bảo nhân viên được ủy quyền mới nhận và đọc báo cáo.
2.1.3.2. Tổng quan về phân tích hệ thống.
Phân tích hệ thống là một q trình xem xét, đánh giá hệ thống thông tin
hiện hành và môi trường của nó để xác định những khả năng cải tiến hệ thống.
Phân tích hệ thống có thể bắt đầu với ba lí do:
+ Khắc phục những nhược điểm của hệ thống hiện hành.
+ Thỏa mãn những yêu cầu mới về thông tin.

+ Bắt kịp với tiến bộ công nghệ thông tin.

- Nhằm đạt được sự hiểu biết về hệ thống hiện tại.
- Nhận dạng các vấn đề cần giải quyết.
- Nhận dạng thông tin cần thiết.
- Đưa ra các yêu cầu cho hệ thống mới.
- Thiết lập các yếu tố của hệ thống mới.
- Thiết lập mối quan hệ với người sử dụng.


2.1.3.3. Phân tích hệ thống.
Phân tích hệ thống để nhận dạng các vấn đề cần giải quyết với những mục
tiêu sau:
- Hiểu rõ về hệ thống hiện hành: tìm hiểu ứng dụng hiện có và các nguồn
lực có sẵn.
- Phát triển tốt mối quan hệ với người dùng hệ thống.
- Thu thập dữ liệu hữu ích tiềm ẩn trong hệ thống.
- Xác định bản chất của các vấn đề tồn tại đang được điều tra.
a) Nội dung phân tích hệ thống.
- Dòng dữ liệu: đội nghiên cứu tập hợp những dữ kiện về dòng dữ liệu trong
hệ thống và doanh nghiệp. Dịng dữ liệu có thể lấy mẫu từ các tài liệu, qua quan
hệ vấn đáp, hoặc từ các mẫu tin do máy tính ghi nhận. Đội nghiên cứu xác định
những nhân tố này được sử dụng trong hệ thống như thế nào và xác định dữ liệu
nào được chứa trong mỗi nhân tố, ai tạo dữ liệu và ai nhận nó.
- Sự có hiệu lực: đội nghiên cứu hệ thống đánh giá hiệu lực của hệ thống
hiện hành. Một hệ thống có hiệu lực tương xứng với những mục tiêu được ghi
nhận của nó; để đo lường được hiệu lực, trước tiên đội ngũ phải xác định rõ ràng
mục đích của hệ thống hiện hành. Sau đó, tiến hành tập hợp những dữ liệu về hệ
thống có thể được sử dụng để đo lường hiệu lực. Những dữ liệu này có thể là
những mục đích, như những mơ tả thống kê về hoạt động của hệ thống, hay

những vấn đề chủ quan như ý kiến của người dùng về tính hữu ích của hệ thống.
- Tính hiệu quả của hệ thống: Khi tập hợp dữ liệu về hệ thống hiện hành,
đội nghiên cứu tìm cách để cải thiện tính hiệu quả của hệ thống. Mặc dù tính hiệu
quả khó có thể đo lường nhưng đội nghiên cứu có thể tính tốn hiệu quả như tỉ lệ
của dữ liệu xuất và dữ liệu nhập cho hệ thống. Đôi khi việc nghiên cứu hệ thống
được tiến hành chỉ vì sự khơng hiệu quả trong hệ thống hiện hành. Điều này làm
cho sự đánh giá tính hiệu quả của đội nghiên cứu đặc biệt quan trọng.
- Kiểm soát nội bộ: Đội nghiên cứu cũng đánh giá kiểm soát nội bộ trong hệ
thống hiện hành. Kiểm sốt nội bộ là các quy trình, thủ tục do doanh nghiệp đặt
ra với mục tiêu an tồn tài sản, đảm bảo dữ liệu chính xác, tăng cường tính hiệu


quả và gắn với sự tuân thủ các chính sách của quản lý. Kiểm sốt nội bộ kém có
thể là nguyên nhân một hệ thống ghi nhận các nghiệp vụ sai và phát sinh những
báo cáo quản lý hoặc báo cáo kế tốn khơng chính xác và hữu dụng. Tính thích
hợp của kiểm sốt nội bộ ảnh hưởng đến tính hiệu quả và năng lực của hệ thống.
b) Hiệu quả q trình phân tích.
Trong suốt q trình phân tích, đội nghiên cứu hệ thống tập trung tìm hiểu
dữ liệu trong các dịng thơng tin, tính hiệu quả, năng lực và kiểm sốt nội bộ
trong hệ thống hiện hành. Thơng qua đó, xác định điểm mạnh lẫn điểm yếu của
hệ thống hiện hành. Phân tích hệ thống có thể đưa đến kết quả thiết kế và thực thi
hệ thống mới. Như vậy, những ưu điểm của hệ thống cũ sẽ được lưu giữ trong hệ
thống mới. Trong suốt giai đoạn thiết kế hệ thống, đội dự án sửa chữa những
khuyết điểm tìm ra trong q trình phân tích hệ thống.
2.1.3.4. Kết quả của phân tích hệ thống.
Phân tích hệ thống có thể có ba kết quả.
- Khơng thay đổi: vấn đề giải quyết không nghiêm trọng, các nguồn lực
không đủ đáp ứng.
- Cải tiến hệ thống hiện hành: với chi phí thấp có thể đạt được một kết quả
thỏa mãn yêu cầu.

- Thiết kế hệ thống mới: hệ thống hiện hành không thể điều chỉnh được để
giải quyết vấn đề tồn tại.
2.1.4. Chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế tốn.
- Tìm hiểu u cầu thơng tin và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.
- Xác định các loại báo cáo, chứng từ.
- Xây dựng bảng mã và các danh mục liên quan.
- Khai báo.
- Tạo thủ tục kiểm soát.


2.1.5. Tìm hiểu phần mềm kế tốn ACSOFT.
2.1.5.1. Tình hình thực tế phần mềm kế toán tại Việt Nam hiện nay.
Trong số các phần mềm ứng dụng tại Việt Nam, phần mềm kế tốn là sản
phẩm thơng dụng nhất. Theo thống kê Việt Nam hiện có hơn 130 nhà cung cấp
phần mềm kế tốn. Mỗi nhà cung cấp thường có một vài sản phẩm phù hợp với
nhu cầu và quy mô của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Thị trường phần mềm kế toán
ở Việt Nam hiện nay được phát triển tương đối tốt, chia thành các loại như sau:
- Phần mềm kế tốn do các cơng ty nước ngồi viết và nhập vào Việt Nam
như phần mềm: Solomon IV, Sun, Quickbooks...
- Phần mềm kế tốn do các cơng ty liên doanh nước ngồi hoặc các cơng ty
tư nhân (phần mềm trong nước) viết như phần mềm: Acsoft, SSP, Bravo...
- Và các phần mềm kế toán do các doanh nghiệp thuê viết hoặc tự viết.
Hệ thống kế toán xây dựng trong phần mềm thường phù hợp với chuẩn mực
kế toán và chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam. Các thay đổi thường xuyên
của Bộ Tài Chính về chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán trong nước được các
phần mềm trong nước cập nhật nhanh hơn so với các phần mềm nước ngoài;
ngoài ra việc bảo hành, bảo trì cũng nhanh chóng kịp thời hơn. Đây là ưu điểm
rất lớn của các phần mềm trong trong nước. Tuy nhiên, nhược điểm lớn của các
phần mềm sản xuất trong nước là tính chuyên dụng chưa cao, được xây dựng dựa
trên các cơng cụ lập trình thơng thường gây ra một số lỗi phần mềm, lỗi hệ thống

so với các phần mềm kế tốn nước ngồi có tính chun nghiệp cao...Mặc dù
nhận biết được các ưu điểm và nhược điểm nhưng chất lượng các phần mềm kế
toán ở Việt Nam hiện nay chưa thể đánh giá một cách cụ thể được. Vì Việt Nam
chưa có một tổ chức độc lập nào đảm nhận trách nhiệm đánh giá chất lượng của
các phần kế toán.
2.1.5.2. Thực tế ứng dụng phần mềm kế tốn tại các doanh nghiệp ở Việt
Nam.
Một cơng trình khảo sát trên 200 doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam
(Thực hiện bởi nhóm nghiên cứu của trường Đại học Kinh Tế TP. HCM do