Giáo trình Quản trị thời gian

1


2


MỞ ĐẦU
Honore' de Balzac đã viết: "Thời gian là nguồn vốn q nhất của
những ai có trí thơng minh làm ra của cải".
Karl Marx cũng đã cho rằng: “Tất cả mọi vấn đề kinh tế suy cho
cùng là vấn đề tiết kiệm thời gian”.
Nói về thời gian, quan điểm của Bác Hồ là: “Ai mang vàng vứt đi là
người điên rồ. Ai mang thời giờ vứt đi là người ngu dại”.
Những nhận định nêu trên không chỉ khẳng định giá trị của thời
gian mà còn xác định rõ ràng định vị trí của "tiết kiệm thời gian" đối với
cuộc đời con ngƣời. Tiết kiệm thời gian là tiết kiệm thông minh và văn
minh nhất. Tiết kiệm thời gian chính là kết quả của quản trị thời gian hiệu
suất cao.
Bất kể là ai, làm cơng việc gì: là giám đốc điều hành, nhân viên bán
hàng, công nhân, giáo viên hay bác sĩ; là nhà quản trị cấp cao, cấp trung
hay là một trợ lý hành chính; là nhân viên thử việc, chuyên viên, tƣ vấn
viên hay chuyên gia... và ở bất kể mơi trƣờng làm việc ra sao thì quản trị
thời gian đều có giá trị phổ quát. Quản trị thời gian để thay đổi cuộc đời
bởi bản chất của quản trị thời gian là quản trị bản thân.
Giáo trình Quản trị thời gian đƣợc biên soạn theo chƣơng trình
đào tạo do Hiệu trƣởng Trƣờng Đại học Thƣơng mại phê chuẩn và đƣợc
phê duyệt làm tài liệu chính thức dùng cho giảng dạy, học tập.
Tìm hiểu các nghiên cứu trên thế giới hay ở Việt Nam cho thấy,
quản trị thời gian đƣợc xem là bộ các kỹ năng phải tôi rèn theo thời gian
(Dirk Zeller, 2015) và do đó thƣờng đƣợc các tác giả giới thiệu theo kiểu
"bí kíp" sâu chuỗi những thành cơng và thất bại của chính bản thân từ

câu chuyện cuộc đời mình. Những câu chuyện thực tiễn tuy sống động
nhƣng hàm ý khoa học còn chƣa thực rõ nét.

3


Giáo trình lựa chọn tiếp cận Quản trị thời gian theo chu trình
PDCA. Cách tiếp cận này chính là điểm mới của giáo trình so với các tài
liệu hiện hành. Theo đó, cuốn sách đã thiết lập khung lý thuyết căn bản
và chuyên sâu về quản trị thời gian với hệ thống các hoạt động bao gồm:
Lập kế hoạch sử dụng thời gian; Tổ chức triển khai kế hoạch sử dụng
thời gian; Kiểm soát sử dụng thời gian; Cải tiến sử dụng thời gian. Đặc
biệt trong giáo trình này, nguyên lý quản trị thời gian còn đƣợc cung cấp
cùng với các phƣơng pháp, mơ hình, cơng cụ quản trị thời gian hiệu quả
để mỗi cá nhân có thể lựa chọn vận hành chu trình PDCA quản trị thời
gian - quản trị bản thân một cách sáng tạo, theo cách riêng của mình
hƣớng tới mục tiêu đạt hiệu suất cao trong cơng việc, thành cơng trong
cuộc sống và góp phần cải thiện năng suất lao động, phát triển thƣơng
hiệu, văn hóa của tổ chức. Thêm nữa, quản trị thời gian ở đây đƣợc đặt
trong môi trƣờng làm việc, cuộc sống hiện đại với những đặc trƣng bận
rộn và hối hả, thông tin sẵn có, đa dạng và rộng khắp, tốc độ giao dịch
nhanh, tồn cầu và sự ra đời của cơng nghệ số... và đây cũng là một điểm
nhấn nữa của giáo trình.
Giáo trình Quản trị thời gian đƣợc biên soạn với các nội dung
đƣợc trình bày trong 6 chƣơng phản ánh rõ nét cách tiếp cận theo chu
trình PDCA. Cụ thể nhƣ sau:
Chương 1 - Khái luận về Quản trị thời gian: Giới thiệu về thời gian
và quản trị thời gian; Bản chất của quản trị thời gian. Trong chƣơng này,
thời gian đƣợc xác định là nguồn lực đặc biệt, quản trị thời gian chính là
quản trị bản thân, quyết định sự thành bại của con ngƣời và đóng góp vào

sự phát triển của tổ chức. Bên cạnh đó, trong chƣơng này chúng ta còn
nhận thấy rằng, để đạt hiệu suất cao trong cơng việc, mỗi cá nhân cần có
ý chí, thái độ tích cực và có phƣơng pháp hiệu quả - đó chính là các
ngun tắc cơ bản của quản trị thời gian. Và chu trình quản trị thời gian
cũng đƣợc sơ lƣợc ở đây.
Chương 2 - Lập kế hoạch sử dụng thời gian: Lập kế hoạch sử dụng
thời gian (Plan) nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác định mục tiêu và
4


các phƣơng thức thực hiện mục tiêu sử dụng thời gian của cá nhân đặt
trong mối liên hệ chặt chẽ với tổ chức. Mục tiêu cá nhân trong ngắn hạn,
trung hạn và dài hạn trở thành khởi điểm để xây dựng kế hoạch sử dụng
thời gian theo ngày/tuần/ tháng/ năm hoặc theo dự án hay theo chiến lƣợc
cuộc đời. Chƣơng này, cịn giới thiệu các phƣơng pháp, cơng cụ truyền
thống và hiện đại (cơng cụ số) có thể ứng dụng để lập kế hoạch sử dụng
thời gian.
Chương 3 - Tổ chức sử dụng thời gian: Tiến hành tổ chức các hoạt
động (Do) quản trị thời gian bao gồm các trọng tâm là xác lập khái niệm,
vai trị thì các mơ hình, phƣơng pháp tổ chức sử dụng thời gian nổi tiếng
trên thế giới. Với cách thực hiện hệ thống thành các quan điểm, đặc
điểm, cách thức áp dụng... các mô hình, phƣơng pháp sử dụng thời gian
dễ dàng đƣợc vận dụng trong thực tiễn.
Chương 4 - Kiểm soát sử dụng thời gian và Khắc phục lãng phí
thời gian: Ở đây đề cập tới hai hoạt động trong chu trình quản trị thời
gian bao gồm: Kiểm soát sử dụng thời gian (Check) và Tiến hành cải tiến
sử dụng thời gian (Act). Đối với "Kiểm soát sử dụng thời gian" nêu lên
khái niệm, giải thích rõ các lợi ích và hai nội dung bao gồm kiểm soát
năng lực sử dụng thời gian và kiểm soát cách thức sử dụng thời gian thực
tế so với các mơ hình, phƣơng pháp phân bổ tổ chức thời gian hiệu quả

nêu trên. Kết quả của kiểm sốt sử dụng thời gian là tìm ra những bất cập
hay những biểu hiện lãng phí trong sử dụng thời gian cho cơng việc và
ngun nhân của sự lãng phí đó. Đối với "Tiến hành cải tiến sử dụng thời
gian" với bản chất là tìm kiếm và triển khai các giải pháp để giải quyết
hay khắc phục hiện tƣợng lãng phí trong sử dụng thời gian dựa trên
nguyên tắc nguyên nhân gốc rễ ở đâu cải tiến ở đó. Theo đó, các giải
pháp nịng cốt đƣợc định hƣớng một cách bài bản, khoa học bao gồm: Kế
hoạch hóa, xác lập ƣu tiên trong sử dụng thời gian; Vƣợt qua sự trì hỗn;
Tránh đa nhiệm, ơm đồm cơng việc; Kiểm sốt gián đoạn cơng việc;
Làm chủ cuộc họp; Sử dụng hịm thƣ điện tử (email), mạng xã hội và
công nghệ tối ƣu; Sắp xếp không gian làm việc ngăn nắp.
5


Chương 5 - Ủy nhiệm, ủy quyền: Đƣợc coi là một trong những giải
pháp then chốt để đánh đổi thời gian dựa trên giá trị, nhằm khắc phục sự
lãng phí do ôm đồm công việc, đặc biệt đối với những nhà quản trị trong
tổ chức. Trong chƣơng này các thành phần đƣợc đề cập đến hết sức xúc
tích và khoa học bao gồm: Khái niệm và vai trò của ủy nhiệm, ủy quyền;
Nội dung ủy nhiệm, ủy quyền (Xác định mục tiêu và đối tƣợng ủy nhiệm,
ủy quyền; Triển khai ủy nhiệm, uỷ quyền; Kiểm soát ủy nhiệm, ủy
quyền).
Chương 6 - Cân bằng công việc và cuộc sống: Với việc khẳng định
cân bằng công việc và cuộc sống không phải là đích đến mà là một hành
trình tìm tới trạng thái lý tƣởng trong cảm nhận của con ngƣời khi phân
bổ quỹ thời gian hữu hạn cho những phần giá trị của cuộc đời. Chƣơng 6
đã lần lƣợt trả lời các câu hỏi: Cân bằng công việc và cuộc sống là gì?
Đặc trƣng của cân bằng cơng việc và cuộc sống? Nội dung của cân bằng
công việc và cuộc sống? Câu hỏi thứ ba đƣợc làm sáng tỏ với các khía
cạnh then chốt đó là: Cân bằng cơng việc với bền vững thể chất; Cân

bằng cơng việc với gia đình; Cân bằng cơng việc với cảm xúc.
Giáo trình có mục tiêu cung cấp kiến thức, rèn luyện kỹ năng
chuyên môn, đồng thời giúp ngƣời học nâng cao năng lực tự chủ, tự chịu
trách nhiệm bằng cách tự nghiên cứu, thảo luận để vận dụng nguyên lý
vào việc giải quyết các tình huống, thực hành nhuần nhuyễn các phƣơng
pháp, mơ hình, công cụ quản trị thời gian hiệu quả (trong xây dựng kế
hoạch cá nhân, tổ chức triển khai kế hoạch sử dụng thời gian, kiểm soát
sử dụng thời gian, cải tiến sử dụng thời gian). Ngoài ra, ngƣời học cũng
đƣợc trang bị các kỹ năng mềm (nhƣ: kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng
giải quyết vấn đề, kỹ năng ra quyết định, kỹ năng thuyết trình...) trong
quá trình đào tạo và tự đào tạo. Để thực hiện đƣợc mục tiêu đó, cấu trúc
trong mỗi chƣơng của giáo trình bên cạnh nội dung chính, mở đầu mỗi
chƣơng là những tình huống dẫn đề và cuối mỗi chƣơng là câu hỏi ôn
tập, nội dung thảo luận, bài tập tình huống và thực hành, tài liệu tham khảo.

6


Quản trị thời gian là một học phần thuộc khoa học quản lý, có tính
chất liên ngành và tính thực tiễn cao do đó phƣơng pháp luận cơ bản
đƣợc sử dụng nghiên cứu là phương pháp tiếp cận hệ thống để xem xét
trong mối quan hệ với các nguồn lực khác của con ngƣời và môi trƣờng
sống; phương pháp duy vật biện chứng để nhìn nhận và phân tích các sự
việc hiện tƣợng trong quá trình vận động tất yếu của nó. Học phần cũng
thực hiện kiểm sốt các sự kiện trên quan điểm duy vật lịch sử của chủ
nghĩa Mác - Lê nin, tƣ tƣởng Hồ Chí Minh và quan điểm của Đảng, Nhà
nƣớc liên quan đến quản trị thời gian.
Quản trị thời gian vừa là khoa học vừa là nghệ thuật phân bổ và
phối hợp trong sử dụng thời gian cho công việc và cuộc sống. Ở phƣơng
diện là khoa học, quản trị thời gian đƣợc hình thành từ việc tổng kết thực

tiễn với những nguyên lý đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm túc. Ở phƣơng
diện nghệ thuật, quản trị thời gian đòi hỏi mỗi cá nhân khi thực thi cần
phải "ứng vạn biến". Do đó, để giải quyết những phát sinh trong thực
tiễn, đòi hỏi các nhà quản trị thời gian phải thấu đáo, ứng phó, đổi mới...
vận dụng sáng tạo những nguyên lý quản trị. Những phƣơng pháp nghiên
cứu cụ thể rèn luyện khả năng đó là: Phương pháp nghiên cứu tình
huống; Phương pháp thực hành; Phương pháp sử dụng mơ hình ứng xử...
Giáo trình Quản trị thời gian đƣợc biên soạn do PGS.TS Nguyễn
Thị Minh Nhàn - Trƣởng khoa Quản trị nhân lực, trƣờng Đại học
Thƣơng mại chủ biên và sự tham gia của các đồng nghiệp là giảng viên
Bộ môn Quản trị nhân lực doanh nghiệp. Các chƣơng trong giáo trình
đƣợc phân cơng biên soạn nhƣ sau:
Chƣơng 1: PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn
Chƣơng 2: ThS Lại Quang Huy và PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn
Chƣơng 3: ThS Nguyễn Thị Tú Quyên và PGS.TS Nguyễn Thị
Minh Nhàn
Chƣơng 4: ThS Nguyễn Thị Tú Quyên
Chƣơng 5: PGS.TS Mai Thanh Lan
7


Chƣơng 6: ThS Trần Văn Tuệ và PGS.TS Nguyễn Thị Minh Nhàn
Trong suốt quá trình biên soạn giáo trình Quản trị thời gian, các
tác giả đã nhận đƣợc nhiều ý kiến đóng góp quý báu và những gợi ý khoa
học, trao đổi kinh nghiệm thực tiễn có giá trị của tập thể giảng viên bộ
môn Quản trị nhân lực doanh nghiệp và Hội đồng Khoa Quản trị nhân
lực, của các nhà khoa học trong và ngoài trƣờng, của các chuyên gia, của
những nhà quản trị thực tiễn... đặc biệt là của Hội đồng Khoa học - Đào
tạo trƣờng Đại học Thƣơng mại. Các tác giả xin biểu thị sự cảm ơn sâu
sắc tới các tổ chức và cá nhân nêu trên.

Giáo trình Quản trị thời gian đƣợc biên soạn là kết quả của sự
chắt lọc, kế thừa các cơng trình nghiên cứu đã có và cũng thể hiện những
quan điểm, nhận định của cá nhân các tác giả. Mặc dù đã có nhiều cố
gắng nhƣng quản trị thời gian là lĩnh vực phức tạp, đa chiều nên chắc
chắn giáo trình vẫn còn những hạn chế. Tập thể tác giả rất mong nhận
đƣợc sự góp ý của các nhà khoa học, đồng nghiệp, các chuyên gia, các
nhà quản trị, quản lý và bạn đọc để giáo trình đƣợc hồn thiện hơn, ngày
càng đáp ứng tốt cho đào tạo và nghiên cứu.
Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về Bộ mơn Quản trị nhân lực doanh
nghiệp - Khoa Quản trị nhân lực - Trƣờng Đại học Thƣơng mại.
Xin trân trọng giới thiệu!
Hà Nội, tháng 10 năm 2021
TẬP THỂ CÁC TÁC GIẢ

8


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU

13

DANH MỤC BẢNG

13

DANH MỤC HÌNH

14

DANH MỤC HỘP

16

CHƢƠNG 1: KHÁI LUẬN VỀ QUẢN TRỊ THỜI GIAN

19

1.1. Khái niệm, bản chất của quản trị thời gian

21

1.1.1. Khái niệm quản trị thời gian

21

1.1.2. Bản chất của quản trị thời gian

27

1.2. Vai trò của quản trị thời gian

34

1.2.1. Vai trò đối với cá nhân

34

1.2.2. Vai trò đối với tổ chức

39

1.3. Nguyên tắc quản trị thời gian

44

1.3.1. Phải có ý chí trong quản trị thời gian

45

1.3.2. Đảm bảo thái độ tích cực trong quản trị thời gian

48

1.3.3. Phải có phương pháp quản trị thời gian

51

1.4. Nội dung của quản trị thời gian

53

1.4.1. Lập kế hoạch sử dụng thời gian

54

1.4.2. Tổ chức sử dụng thời gian

55

1.4.3. Kiểm soát sử dụng thời gian

55

1.4.4. Khắc phục lãng phí thời gian

56

CHƢƠNG 2: LẬP KẾ HOẠCH SỬ DỤNG THỜI GIAN

73

2.1. Khái niệm và vai trò của lập kế hoạch sử dụng thời gian

74

2.1.1. Khái niệm lập kế hoạch sử dụng thời gian

75

2.1.2. Vai trò của lập kế hoạch sử dụng thời gian

80

2.2. Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian

84

2.2.1. Xác định và phân loại mục tiêu

84

2.2.2. Lập kế hoạch chiến lược

92

2.2.3. Lập kế hoạch tuần/tháng

100

9


2.2.4. Lập kế hoạch ngày/ thời gian biểu

115

2.2.5. Lập kế hoạch theo dự án

121

2.3. Công cụ lập kế hoạch sử dụng thời gian

130

2.3.1. Công cụ lập kế hoạch truyền thống

130

2.3.2. Công cụ lập kế hoạch điện tử

133

2.3.3. Lựa chọn công cụ lập kế hoạch

140

CHƢƠNG 3: TỔ CHỨC SỬ DỤNG THỜI GIAN

149

3.1. Khái niệm, vai trò của tổ chức sử dụng thời gian

151

3.1.1. Khái niệm tổ chức sử dụng thời gian

151

3.1.2. Vai trò của tổ chức sử dụng thời gian

152

3.2. Nội dung tổ chức sử dụng thời gian

153

3.2.1. Tổ chức sử dụng thời gian theo mơ hình Eisenhower

153

3.2.2. Tổ chức sử dụng thời gian theo nguyên lý Pareto 80/20

158

3.2.3. Tổ chức sử dụng thời gian theo mức độ quan trọng của công việc

164

3.2.4. Tổ chức sử dụng thời gian theo mức độ xuất hiện của công việc

167

3.2.5. Tổ chức sử dụng thời gian theo phương pháp
quả cà chua Pomodoro

170

3.2.6. Tổ chức sử dụng thời gian theo phương pháp hộp thời gian
(Timeboxing)

172

3.2.7. Tổ chức sử dụng thời gian theo phương pháp dòng chảy
(Flowtime)

174

3.2.8. Tổ chức sử dụng thời gian theo quy tắc 10 phút

176

CHƢƠNG 4: KIỂM SOÁT SỬ DỤNG THỜI GIAN VÀ KHẮC PHỤC
LÃNG PHÍ THỜI GIAN

183

4.1. Kiểm sốt sử dụng thời gian

184

4.1.1. Khái niệm kiểm soát sử dụng thời gian

184

4.1.2. Vai trị của kiểm sốt sử dụng thời gian

185

4.1.3. Kiểm sốt năng lực sử dụng thời gian

186

4.1.4. Kiểm soát sử dụng thời gian thực tế so với các mơ hình
phân bổ thời gian

193

4.2. Khắc phục lãng phí thời gian

207

4.2.1. Khái niệm khắc phục lãng phí thời gian

207

4.2.2. Vai trị của khắc phục lãng phí thời gian

208

4.2.3. Nội dung khắc phục sự lãng phí thời gian

210

10


CHƢƠNG 5: ỦY NHIỆM, UỶ QUYỀN

255

5.1. Khái niệm và vai trò của ủy nhiệm, ủy quyền

256

5.1.1. Khái niệm uỷ nhiệm, uỷ quyền

257

5.1.2. Vai trò của ủy nhiệm, ủy quyền

258

5.2. Nội dung ủy nhiệm, ủy quyền

260

5.2.1. Xác định mục tiêu và đối tượng ủy nhiệm, ủy quyền

260

5.2.2. Triển khai ủy nhiệm, uỷ quyền

268

5.2.3. Kiểm soát ủy nhiệm, ủy quyền

271

CHƢƠNG 6: CÂN BẰNG CÔNG VIỆC VÀ CUỘC SỐNG

277

6.1. Khái niệm và vai trị của cân bằng cơng việc và cuộc sống

279

6.1.1. Khái niệm cân bằng cơng việc và cuộc sống

280

6.1.2. Vai trị của cân bằng công việc và cuộc sống

283

6.2. Đặc trưng của cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân

289

6.2.1. Cân bằng công việc và cuộc sống không phải là bằng nhau

289

6.2.2. Cân bằng công việc và cuộc sống thay đổi theo thời gian

290

6.2.3. Cân bằng công việc và cuộc sống đòi hỏi sự đánh đổi

294

6.3. Nội dung cân bằng công việc và cuộc sống

295

6.3.1. Cân bằng công việc với bền vững thể chất

296

6.3.2. Cân bằng công việc với gia đình

307

6.3.3. Cân bằng cơng việc với cảm xúc

314

Phụ lục 01: BÀI KIỂM SOÁT NĂNG LỰC SỬ DỤNG THỜI GIAN

335

Phụ lục 02: BẢNG TÍNH LƢỢNG CALORRIES CỦA VIỆN DINH DƢỠNG
VIỆT NAM

340

Phụ lục 03: KẾT QUẢ PHỎNG VẤN 500 NGƢỜI HẠNH PHÚC

351

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

354

11


12

DANH MỤC BẢNG
Bảng 1.1: Một số nguyên nhân và biện pháp khắc phục
sự lãng phí thời gian

57

Bảng 2.1: Ví dụ sử dụng mơ hình chiến lược 5A

98

Bảng 2.2: Mẫu kế hoạch chiến lược sử dụng thời gian của cá nhân

99

Bảng 2.3: Ví dụ kế hoạch chiến lược sử dụng thời gian của cá nhân

99

Bảng 2.4: Mẫu kế hoạch tuần 168 (7x24)

111

Bảng 2.5: Ví dụ lịch làm việc tuần của chuyên viên đào tạo
tại doanh nghiệp

113

Bảng 2.6: Mẫu kế hoạch tháng

113

Bảng 3.1: Ví dụ cơng việc quan trọng của Giám đốc điều hành

164

Bảng 4.1: Ví dụ nhật ký cơng việc

202

Bảng 4.2: Mẫu so sánh thời gian thực hiện công việc

205

Bảng 4.3: Gợi ý cách giải quyết để sử dụng hòm thư điện tử
(email) tối ưu

243

Bảng 6.1: Tổng hợp các khái niệm về Cân bằng công việc
và cuộc sống

289

Bảng 6.2: Các chế độ dinh dưỡng ảnh hướng tới cơng việc

308

Bảng 6.3: Ví dụ lượng Calo cơ bản trong 100 gam một số thực phẩm

309

Bảng 6.4: Tập thể dục phù hợp với địa điểm

313

Bảng 6.5: Các giai đoạn của giấc ngủ

315

Bảng 6.6: Các dạng nghỉ ngơi của con người

317

Bảng 6.7: Một số hoạt động cùng với các thành viên trong gia đình

319

Bảng 6.8: Một số trạng thái cảm xúc, tác động và biện pháp điều chỉnh

327

13


DANH MỤC HÌNH
Hình 1.1: Chuỗi mắt xích hành động có hiệu suất cao

30

Hình 1.2: Ý kiến kiểm sốt ảnh hưởng của thương hiệu cá nhân

đến văn hóa tổ chức

44

Hình 1.3: Chu trình và nội dung của quản trị thời gian

54

Hình 2.1: Mơ hình chiến lược 5A trong lập kế hoạch sử dụng thời gian

97

Hình 2.2: Mơ hình kế hoạch chiến lược theo tầm quan trọng
và tính khẩn cấp

102

Hình 2.3: Ví dụ cụ thể về kế hoạch tuần ở một doanh nghiệp

117

Hình 2.4: Ví dụ về bản Kanban trong sắp xếp thời gian làm việc

127

Hình 2.5: Ví dụ về biểu đồ Gantt trong quản trị thời gian
nghiên cứu khoa học

129

Hình 2.6: Quy trình lập kế hoạch theo dự án bằng phương pháp Agile

131

Hình 2.7: Minh họa mẫu sổ tay

136

Hình 2.8: Minh họa lịch để bản

136

Hình 3.1: Tổ chức sử dụng thời gian theo mơ hình Eisenhower
(P: Priority - Sự ưu tiên)

159

Hình 3.2: Ví dụ phân chia cơng việc theo mơ hình Eisenhower

161

Hình 3.3: Tổ chức sử dụng thời gian theo nguyên lý Pareto

163

Hình 3.4: Năng lượng bản thân trong một ngày làm việc

165

Hình 3.5: Năng lượng bản thân trong một tuần làm việc

166

Hình 3.6: Mơ hình ABCDE trong tổ chức sử dụng thời gian

169

Hình 3.7: Phân phối thời gian tối ưu cho cơng việc
theo mức độ xuất hiện

173

Hình 3.8: Phân bổ thời gian theo chức năng của nhà quản trị

175

Hình 3.9: Phương pháp quả cà chua Pomodoro trong tổ chức
sử dụng thời gian

176

Hình 3.10: Quy trình tổ chức sử dụng thời gian theo quy tắc 10 phút

182

14


Hình 4.1: Danh sách cơng việc tổng thể

221

Hình 4.2: Trọng tâm để làm chủ cuộc họp

237

Hình 5.1: Các cấp độ ủy nhiệm, ủy quyền

269

Hình 5.2: Quy trình xác định đối tượng ủy nhiệm, ủy quyền

273

Hình 5.3: Ma trận kết hợp giữa mức độ đáp ứng năng lực
và động cơ, mức độ sẵn sàng của cá nhân

275

Hình 6.1: Bảng xếp hạng chỉ số 10 quốc gia hạnh phúc nhất thế giới

298

Hình 6.2: Phân bổ thời gian trong 1 ngày

299

Hình 6.3: Phân bổ thời gian trong 1 năm

299

Hình 6.4: Trạng thái mất cân bằng cơng việc và cuộc sống

306

Hình 6.5: Các yếu tố tạo nên bền vững thể chất

307

Hình 6.6: Biểu đồ cảm xúc cá nhân

326

15


DANH MỤC HỘP
Hộp 1.1: Thời gian quý báu lắm

23

Hộp 1.2: Cách trao đổi thời gian

33

Hộp 1.3: Cách sử dụng 24 giờ mỗi ngày của người ở đỉnh cao
danh vọng

35

Hộp 1.4: Tạo dựng thói quen cần ý chí

45

Hộp 1.5: Thái độ mang đến thành cơng của người Đức

50

Hộp 1.6: Thói quen nhỏ vào cuối tuần làm nên sự nghiệp vĩ đại

57

Hộp 2.1: Ví dụ mục tiêu sử dụng thời gian

87

Hộp 2.2: Sổ ghi chép kế hoạch thực hiện các công việc của cá nhân

108

Hộp 2.3: Mẫu kế hoạch tuần

115

Hộp 2.4: Ví dụ checklist - Danh sách công việc tuyển dụng nhân lực

119

Hộp 2.5: Sức hấp dẫn của kỹ thuật "phong tỏa thời gian"

118

Hộp 2.6: Ví dụ danh sách cơng việc

134

Hộp 3.1: Lưu ý khi tổ chức sử dụng thời gian
theo mô hình Eisenhower

158

Hộp 3.2: Ví dụ mảng cơng việc chính của một số vị trí

162

Hộp 3.3: Ví dụ kết quả khảo sát về cơng việc mục C

166

Hộp 3.4: Ví dụ thời gian làm việc của Giám đốc điều hành (CEO)

168

Hộp 4.1: Mẫu nhật ký công việc

201

Hộp 4.2: Câu hỏi gợi ý khi phân tích nhật ký làm việc

199

Hộp 4.3: Ví dụ lãng phí thời gian do sợ thất bại,
khơng biết bắt đầu từ đâu

203

Hộp 4.4: Ví dụ lãng phí thời gian do ơm đồm cơng việc

204

Hộp 4.5: Ví dụ nhiệm vụ chính của nhà quản lý

212

Hộp 4.6: Nếu cuộc đời là chiếc bát rỗng,
bạn sẽ bỏ cái gì vào trước tiên?

216

Hộp 4.7: Trì hỗn sự thoả mãn lại ngay

218

16


Hộp 5.1: Quy tắc 70%

262

Hộp 5.2: Những biểu hiện của hạn chế khả năng ủy quyền
của nhà quản trị

263

Hộp 5.3: Một số nội dung trao đổi với người được ủy nhiệm, ủy quyền

270

Hộp 6.1: Công thức giúp người Bắc Âu hạnh phúc

287

Hộp 6.2: Muốn đỉnh cao phải chấp nhận khiếm khuyết!

294

Hộp 6.3: G. Kingsley Ward và nguyên tắc “dạy con làm người”

312

17


18


Chương 1
KHÁI LUẬN VỀ QUẢN TRỊ THỜI GIAN
Thời gian là tiền bạc trong cuộc sống của bạn. Đó là đồng xu duy

nhất bạn có và chỉ bạn mới quyết định được sẽ sử dụng nó như thế nào.
Hãy cẩn thận để người khác khơng tiêu nó hộ bạn.
Carl Sandburg (theo Dirk Zeller, 2015)
Mục tiêu của chƣơng:
Về kiến thức: Cung cấp những kiến thức cơ bản về quản trị thời
gian bao gồm: khái niệm, bản chất của quản trị thời gian, vai trò, nguyên
tắc và nội dung của quản trị thời gian.
Về kỹ năng: Vận dụng, trau dồi đƣợc các kỹ năng tổng quát trong
quản trị thời gian bao gồm kỹ năng và phƣơng pháp lập kế hoạch, tổ
chức triển khai, kiểm soát sử dụng thời gian và khắc phục sự lãng phí
trong sử dụng thời gian.
Về thái độ: Rèn luyện ý chí, thái độ tích cực, năng lực tự chủ, tự
chịu trách nhiệm để đạt hiệu suất công việc và thành cơng trong cuộc đời.
Tình huống dẫn nhập:
CÁCH SỬ DỤNG THỜI GIAN
1. Card là giám đốc điều hành của một công ty lớn, ông trạc hơn
50 tuổi và tất nhiên ở vị trí của mình cơng việc ngày càng tăng cao và đè
nặng, đặc biệt là những yêu cầu đi lại vô cùng nhiều và phải làm việc
thêm giờ. Card rất hào hứng với chiến lƣợc đầu tƣ vào công việc để làm
cho việc đi lại của ông trở nên dễ dàng hơn: đến sân bay đúng giờ, chọn
khách sạn tốt nhất để ở, nhà hàng tốt nhất để ăn và đặc biệt là bí quyết để
dự đƣợc hai cuộc họp tại hai thành phố khác nhau trong vòng một ngày.
Nhƣng Card cũng bị thừa khá nhiều cân. Trong câu chuyện với chuyên
19


gia, ông thừa nhận, hiếm khi dành thời gian tập thể dục, hay bỏ bữa, rồi
bữa tiếp theo ăn quá nhiều và hầu nhƣ không bao giờ ngủ đủ cả. Ông
cũng hiếm khi dành hơn một ngày ở nhà trong bất kỳ tuần làm việc nào.
Vào buổi chiều đặc biệt, ông tình cờ bay về nhà sớm hơn bình thƣờng

một ngày để đƣa con gái đến nhập trƣờng đại học. Khi chuyên gia đặt
câu hỏi: "Gia đình anh nghĩ nhƣ thế nào về lịch trình đi lại của anh?".
Card suy nghĩ một chút, rồi trả lời giọng nghẹn lại và nƣớc mắt ứa ra trên
đôi mắt trong khoảnh khắc ngắn ngủi, ngay trƣớc thời gian khi con gái
rời nhà. Card nhận ra cái giá phải trả mà ông chƣa từng cho phép bản
thân mình cảm thấy trƣớc đây.
2. Chủ tịch phịng Truyền hình của Sony Pictures Entertainment là
John Weiser, 45 tuổi. Ơng ln chủ động tạo ra cho mình lối sống điều
độ. Ông đi ngủ muộn nhất vào 10 giờ tối và ln ngủ ít nhất 7 tiếng. Ơng
tâm sự: "Nếu nhƣ tơi ngủ ít hơn thì tơi thƣờng thấy khơng ổn vào hơm
sau. Trƣớc đây, có những lúc tơi khơng thể để đầu óc nghỉ ngơi đƣợc, tơi
chỉ ngủ đƣợc 4 đến 5 tiếng và lại bắt đầu công việc cầy cuốc cho hơm sau
nhƣng tơi hiểu rõ mình chỉ làm việc đƣợc 70% mà thôi".
Weiser thức dậy vào lúc 5 giờ sáng, trƣớc cả vợ con. Ơng nói "đó là
thời gian tơi dành riêng cho mình. Trong khoảng thời gian đó, tơi chăm
sóc bản thân và chuẩn bị năng lƣợng cho cả ngày phía trƣớc". Đến 5 giờ
30, ông đến phòng tập gym của Sony và lần lƣợt với bài tập tạ, cardio
trong vịng một tiếng rƣỡi. Ơng giải thích: "Tập gym sáng sớm là nền
tảng cho tơi, tơi sống nhờ nguồn năng lƣợng tích cực đạt đƣợc từ việc tập
thể dục. Đó là cách để tơi khởi động, sau khi tập xong tơi có thể tập trung
vào mọi thứ - khách hàng, các cuộc giao dịch, công ty và nhân viên của
tơi. Khi ai đó đến gặp tôi với một nụ cƣời, phong thái khỏe khoắn, hạnh
phúc và tự tin, tôi cảm thấy phấn khởi và ngƣời đó làm sáng bừng cả căn
phịng. Tơi cũng cố gắng tích cực nhƣ vậy khi bƣớc vào phịng. Ngủ đủ
và tập thể thao mang lại cho tôi năng lƣợng tốt và mọi ngƣời đáp lại
những năng lƣợng đó một cách rất rõ ràng".
Weiser cũng cố gắng xây dựng thói quen thực hiện hai lần thiền
định, mỗi lần 20 phút trong ngày làm việc. Ơng giải thích: "Từ lâu tơi đã
biết rằng mình có thể làm đƣợc nhiều việc hơn nữa nhờ thiền định. Tôi
20

đối xử với mọi ngƣời tốt hơn, tập trung hơn và làm việc hiệu quả hơn.
Trợ lý của tôi coi đó là một phiên họp mà khơng ai đƣợc phép làm phiền
tôi". Weiser hiếm khi bỏ thiền vào buổi sáng, cịn buổi chiều thì do
những u cầu cơng việc nảy sinh trong ngày, ông chỉ dành một nửa
thời gian so với buổi sáng.
Weiser cũng là một ngƣời kén ăn và ông tập trung vào những món
ăn cung cấp nguồn năng lƣợng có thể duy trì, chủ yếu là chất đạm
(protein) và carbonhydrates, ví dụ nhƣ đậu phộng. Ơng giải thích: "Con
ngƣời có hàng triệu lý do khác nhau để biện minh cho việc họ không ăn
thức ăn lành mạnh hoặc bỏ bữa. Thật điên rồ khi nghĩ rằng các loại thức
ăn lành mạnh ln có sẵn 24/7. Tơi nghĩ về việc tơi sẽ đi đâu và ăn gì
trong ngày, việc này cũng chẳng khác gì lên xe đi từ Los Angeles đến
Las Vegas và suy nghĩ trƣớc về việc dừng đâu để đổ xăng vậy. Nếu bạn
không chuẩn bị trƣớc, khi hết xăng bạn sẽ thấy mình nhƣ đứng giữa một
sa mạc khơng một bóng ngƣời".
Cách cuối cùng Weiser đảm bảo cân bằng đƣợc năng lƣợng tiêu thụ
và năng lƣợng phục hồi là về nhà đủ sớm để có thể dành thời gian cho
gia đình. Bởi vì Weiser có sự tập trung cao độ, ơng có thể làm rất nhiều
việc ở văn phịng. Ơng hầu nhƣ khơng bao giờ mang việc về nhà làm hay
đọc thƣ điện tử (email) tại nhà. Thay vào đó, ơng dành thời gian từ lúc về
nhà đến khi đi ngủ cho vợ và hai con. Ơng nói: "Tơi có thời gian cho bản
thân vào buổi sáng và thời gian buổi tối là dành cho gia đình. Sự thật là
tơi thấy đƣợc tiếp sức trong những lúc nhƣ vậy".
Nguồn: Theo Tony Schwartz và cộng sự, 2020.
Câu hỏi: Card và Weiser đã sử dụng thời gian khác nhau nhƣ thế
nào? Anh (chị) đang sử dụng thời gian gần giống cách của Card hay
Weiser?
1.1. Khái niệm, bản chất của quản trị thời gian

1.1.1. Khái niệm quản trị thời gian
"Thời gian" là một thứ rất đỗi quen thuộc với mỗi chúng ta và có
trong tất cả các ngơn ngữ của loài ngƣời. Mặc dù thời gian là hiển nhiên
21


và trực quan nhƣng để đƣa ra một định nghĩa chính xác về thời gian đến
giờ vẫn là thử thách của mọi khoa học.
Bất cứ khái niệm phổ quát nào của thời gian cũng phải dựa trên
chính sự phát triển của vũ trụ. Theo cách tiếp cận Thiên văn học, thời
gian là khái niệm mơ tả q trình tiến triển không ngừng của sự tồn tại và
các sự kiện xảy ra, kế thừa không thể đảo ngƣợc từ quá khứ, qua hiện tại
và đến tƣơng lai. Thời gian là tuyến tính (chỉ đi theo một hƣớng duy
nhất, có tính tích lũy...) và thời gian có chu kỳ, thay đổi theo nhịp điệu.
Thời gian là thƣớc đo sự thay đổi không ngừng và nhất quán của mọi thứ
xung quanh chúng ta và thƣờng là từ một vị trí cụ thể. Do sự vận động
không ngừng của thế giới vật chất từ vi mô đến vĩ mô (và kể cả trong ý
thức, nhận thức) mà trạng thái và vị trí (xét theo quan điểm động lực học)
của các vật không ngừng thay đổi, biến đổi. Chúng ln có những quan
hệ tƣơng hỗ với nhau và vì thế "vị trí và trật tự" của chúng luôn biến đổi,
không thể trở về với trạng thái hay vị trí trƣớc đó đƣợc, đó chính là trình
tự của thời gian. Các nhà triết học đúc kết rằng, thế giới vận động không
ngừng, thời gian là thuộc tính của vận động và phải đƣợc gắn với vật
chất, vật thể. Giả sử rằng nếu mọi vật trong vũ trụ đứng im, khái niệm
thời gian trở nên vô nghĩa. Các sự vật ln vận động song hành cùng
nhau, có những chuyển động có tính lặp lại, trong khi đó có những
chuyển động khó xác định vì thế để xác định thời gian ngƣời ta so sánh
một quá trình vận động với một q trình khác có tính lặp lại nhiều lần
hơn, ổn định hơn và dễ tƣởng tƣợng hơn. Ví dụ chuyển động của con
lắc (giây), sự tự quay của trái đất hay sự biến đổi của mặt trời trên bầu

trời (ngày), sự thay đổi hình dạng của mặt trăng (tháng âm lịch),... hay
đôi khi đƣợc xác định bằng quãng đƣờng mà một vật nào đó đi đƣợc, sự
biến đổi trạng thái lặp đi lặp lại của một "vật". Vật lý cũng nhƣ nhiều
ngành khoa học khác xem thời gian là một trong số những đại lƣợng cơ
bản ít ỏi, đƣợc dùng định nghĩa nhiều đại lƣợng khác. Loài ngƣời cũng
đã cố gắng xác định chính xác thời gian trong suốt tiến trình lịch sử của
mình. Theo bằng chứng khảo cổ, ngƣời Babylone và ngƣời Ai Cập bắt
đầu đo thời gian ít nhất từ 5000 năm trƣớc. Với cơng nghệ hiện hành, các
22


kĩ sƣ có thể chế tạo đồng hồ cơ khí chỉ sai một giây sau một năm mà tuổi
thọ đạt tới 12 nghìn năm. Về ngun tắc, có thể đạt độ chính xác vơ hạn,
nhƣng hấp dẫn và chuyển động làm thời gian co giãn (thuyết tƣơng đối
hẹp), nên đồng hồ nào cũng sẽ có sai số.
Bằng các phƣơng trình toán học, con ngƣời đã khai tử ảo tƣởng về
thời gian tuyệt đối. Không tồn tại thời gian tuyệt đối khách quan, thời
gian hình thành trong đầu chúng ta hay thời gian là sản phẩm của quá
trình nhận thức. Vì là sản phẩm của q trình nhận thức nên có thể mỗi
ngƣời sẽ có khái niệm thời gian khác nhau hoặc cũng có thể là khơng đƣa
ra định nghĩa đƣợc thời gian. Mặc dù, thời gian là thứ không thể nhìn
thấy, khơng thể cầm nắm nhƣng lại có giá trị to lớn và tác động sâu sắc
đến cuộc sống mỗi con ngƣời. Quỹ thời gian của con ngƣời là có hạn.
Ngƣời ta có thể làm lại một cái nhà, một con đƣờng,... nhƣng khơng thể
lấy lại đƣợc một tích tắc thời gian đã mất đi. Chính vì lẽ đó mà thời gian
còn quý hơn vàng, bạc. Tiết kiệm thời gian là tiết kiệm thông minh và
văn minh nhất.
Hộp 1.1: Thời gian quý báu lắm
Năm 1945, mở đầu bài nói chuyện tại lễ tốt nghiệp khóa V, Trường Huấn luyện
cán bộ Việt Nam, Chủ tịch Hồ Chí Minh thẳng thắn góp ý: “Trong giấy mời tới đây

nói 8 giờ bắt đầu, bây giờ là 8 giờ 10 phút rồi mà nhiều người vẫn chưa đến. Tôi
khuyên anh em phải làm việc cho đúng giờ, vì thời gian quý báu lắm”.
Một lần khác, Bác và đồng bào phải đợi một đồng chí cán bộ đến để bắt đầu
cuộc họp. Bác hỏi: "Chú đến muộn mấy phút?".
- Thưa Bác, chậm mất 10 phút ạ!
- Chú tính thế khơng đúng, 10 phút của chú phải nhân với 500 người đợi ở đây.
Năm 1953, Bác quyết định đến thăm lớp chỉnh huấn của anh em trí thức, lúc đó
đang bước vào cuộc đấu tranh tư tưởng gay go. Sắp đến giờ lên đường bỗng trời
đổ mưa xối xả. Các đồng chí làm việc bên cạnh Bác đề nghị cho hỗn đến một
buổi khác. Có đồng chí cịn đề nghị tập trung lớp học ở một địa điểm gần nơi ở của
Bác... Nhưng Bác không đồng ý: Đã hẹn thì phải đến, đến cho đúng giờ, đợi trời
tạnh thì đến bao giờ? Thà chỉ mình Bác và vài chú nữa chịu ướt còn hơn để cả lớp
phải chờ uổng công! Thế là Bác lên đường đến thăm lớp chỉnh huấn đúng lịch trình
trong tiếng reo hị sung sướng của các học viên...
Bác Hồ của chúng ta quý thời gian của mình bao nhiêu thì cũng quý thời gian
của người khác bấy nhiêu. Chính vì vậy, trong suốt cuộc đời Bác không để bất cứ

23


ai đợi mình.
Nguồn: Đồn Huyền Trang, 2018

Trong cuốn sách này chúng tôi xác định, "thời gian" là một phạm
trù đặc biệt có các đặc tính: Là một tài sản vơ giá của con ngƣời; Từ chối
tuân theo quy luật cung - cầu theo nghĩa là khi cầu tăng, cung sẽ tăng
theo để đáp ứng; Không thể mƣợn, mua bán hay trao đổi trực tiếp (tiền
bạc có thể mua đƣợc một chiếc đồng hồ để đo thời gian, nhƣng không thể
mua đƣợc thời gian)...; Thời gian là một hằng số, bất kể ai khơng phân
biệt địa vị, giới tính, nghề nghiệp, tơn giáo, tuổi tác... cũng có một quỹ

thời gian mỗi ngày là nhƣ nhau 86.400 giây, không bao giờ ngừng lại,
khơng thể đƣợc điều chỉnh nhƣng mỗi ngƣời lại có cách thức sử dụng
thời gian khác nhau để đạt đƣợc mục tiêu hay kết quả mong muốn. Mặc
dù cùng sở hữu 24 giờ một ngày, nhƣng có những ngƣời dƣờng nhƣ có
đủ thời gian để làm mọi thứ nhƣng số khác thì ln ƣớc rằng có thêm
thời gian để giải quyết mọi cơng việc; có những ngƣời thời gian chủ yếu
dành cho cơng việc vì thế có thể thành cơng ở văn phịng nhƣng lại thất
bại trong việc gia đình... Điều làm nên sự khác biệt đó chính là do cách
thức quản trị việc sử dụng thời gian của mỗi ngƣời là khác nhau, khi thời
gian đƣợc sắp xếp khoa học giúp tăng hiệu suất, chất lƣợng công việc và
giảm thiểu căng thẳng về mặt tinh thần và ngƣợc lại. Quản trị thời gian là
cách gọi ngắn gọn của Quản trị cách thức sử dụng thời gian. Theo đó,
khái niệm về quản trị thời gian đƣợc xác định nhƣ sau:
Quản trị thời gian là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, kiểm sốt và
cải tiến một cách có ý thức việc sử dụng thời gian trong một công việc cụ
thể để đạt hiệu suất.
Với khái niệm nêu trên, những điểm tập trung luận giải bao gồm:
Một là, quản trị thời gian là quá trình bao gồm các hoạt động gắn
với lập kế hoạch sử dụng thời gian, tổ chức thực hiện sử dụng thời gian,
kiểm tra sử dụng thời gian, cải tiến sử dụng thời gian để khắc phục sự cố
hay sự lãng phí thời gian. Đây chính là chu trình PDCA- Chu trình cải
24


tiến liên tục đƣợc tiến sĩ Deming giới thiệu cho ngƣời Nhật trong những
năm 1950. Nội dung các giai đoạn của chu trình PDCA gắn với thời gian
này có thể tóm tắt là:
Plan - Lập kế hoạch sử dụng thời gian, với các hoạt động: Xác định
mục tiêu, xem xét những công việc chúng ta phải làm, chúng ta muốn
làm; phạm vi, thời lƣợng mà chúng ta sẽ phải bỏ ra để hồn thành các

cơng việc đó theo đơn vị thời gian ngày, tuần, tháng hay theo dự án, theo
chiến lƣợc hay trong cuộc đời...
Do - Tổ chức sử dụng thời gian hay chính là triển khai kế hoạch sử
dụng thời gian vào thực hiện. Nội dung này triển khai là sự kết hợp các
công cụ, kỹ thuật, kỹ năng và phƣơng pháp... phân bổ và sử dụng thời
gian khi chinh phục mục tiêu thông qua việc thực hiện công việc cụ thể
theo thứ tự ƣu tiên.
Check - Kiểm soát năng lực sử dụng thời gian và kiểm tra lại kế
hoạch, kết quả thực hiện kế hoạch sử dụng thời gian. Nỗ lực này nhằm
mục đích tìm ra những bất cập hay những biểu hiện lãng phí trong sử
dụng thời gian cho công việc và nguyên nhân của sự lãng phí đó.
Act - Tiến hành cải tiến, đƣợc triển khai thông qua các biện pháp để
giải quyết hay khắc phục hiện tƣợng lãng phí trong sử dụng thời gian bắt
nguồn từ nguyên nhân gốc rễ, căn bản hƣớng tới sự cân bằng trong công
việc và cuộc sống cá nhân.
Hai là, quản trị thời gian đƣợc thực hiện một cách có ý thức hay
nói cách khác q trình quản trị thời gian tiếp cận theo chu trình Deming
là sự cải tiến liên tục và không ngừng nghỉ đối với ngƣời chủ thời gian nhà quản trị thời gian. Quá trình này song hành cùng những quyết định
sáng suốt của mỗi ngƣời về cách thức sử dụng thời gian. Quỹ thời gian
của mỗi ngƣời là nhƣ nhau, nhƣng nếu nhìn từ góc độ ý thức của mỗi
ngƣời thì khả năng tích trữ và độ dài của thời gian ở mỗi ngƣời là hoàn
toàn khác nhau. Với mỗi ngƣời việc phân bổ quỹ thời gian đó thành bao
nhiêu phần cho cơng việc, sức khỏe, gia đình, sở thích..., mỗi phần có
trọng số ra sao trong quỹ thời gian hữu hạn lại tùy thuộc vào quan điểm
25