Giáo trình Quản trị thời gian: Phần 2

Chương 4
KIỂM SOÁT SỬ DỤNG THỜI GIAN
VÀ KHẮC PHỤC LÃNG PHÍ THỜI GIAN
Mỗi lần phân vân là mỗi lần chậm trễ và ngày tháng sẽ chỉ để nuối
tiếc những ngày đã mất. Chỉ có suy nghĩ thì tâm trí mới được hâm nóng Chỉ có bắt đầu thì cơng việc mới được hoàn thành
(Johann Wolfgang Von Goethe)

Mục tiêu của chƣơng:
Về kiến thức: Cung cấp những kiến thức cơ bản về kiểm sốt sử
dụng thời gian và khắc phục lãng phí thời gian, các giải pháp, kỹ thuật
đƣợc sử dụng để vƣợt qua những sai lầm trong sử dụng thời gian.
Về kỹ năng: Rèn luyện kỹ năng kiểm soát sử dụng thời gian, kỹ
năng lập và phân tích nhật ký làm việc, kỹ năng phát hiện các lãng phí
thời gian; Trau dồi kỹ năng và phƣơng pháp lập kế hoạch và xác định ƣu
tiên cơng việc, vƣợt qua sự trì hỗn; kỹ năng nói “khơng” tránh ơm đồm
cơng việc; rèn luyện kỹ năng kiểm sốt sự phân tán trong cơng việc; Kỹ
năng tổ chức cuộc họp hiệu quả; Kỹ năng sử dụng hịm thƣ điện tử, mạng
xã hội và cơng nghệ tối ƣu; Kỹ năng tổ chức, sắp xếp không gian làm
việc.
Về thái độ: Rèn luyện chủ động trong phát hiện lãng phí thời
gian; ý chí, thái độ tích cực để từng bƣớc giảm bớt và dẫn đến xoá bỏ sự
lãng phí thời gian, để sử dụng thời gian có hiệu suất cơng việc cao.
Tình huống dẫn nhập:
CHỮA CHÁY CƠNG VIỆC

189


Tuấn làm việc trong một công ty chuyên sản xuất và bán đồng hồ
đo điện. Anh mô tả công việc của mình giống nhƣ việc "chữa cháy". Cứ
một "khủng hoảng" vừa chấm dứt thì một "khủng hoảng" khác lại tới.

"Tơi dƣờng nhƣ khơng bao giờ có đƣợc một phút rảnh rỗi nào kể từ lúc
đặt chân đến công ty cho đến tận lúc tôi về nhà. Ban giám đốc luôn ln
muốn mọi việc phải đƣợc hồn tất từ ngày hơm qua rồi. Toàn những việc
đại loại nhƣ "ở đây lại trục trặc rồi, Tuấn ơi! Anh giải quyết việc này
đƣợc không?" hoặc "Tuấn ơi, anh kiểm tra lƣợng tồn kho giúp tôi đƣợc
không? Việc này quan trọng đấy!" Hay nhƣ "Chúng ta phải giao các mặt
hàng này cho khách vào thứ Tƣ rồi. Việc này rất khẩn, ƣu tiên hàng đầu
đấy!" Tơi có thể nói với các bạn rằng mọi việc ở đây đều thuộc loại ƣu
tiên hàng đầu". Việc vội vàng xử lý hết vụ việc này đến vụ việc khác và
đối phó với bất cứ vấn đề nào là sức ép lớn nhất về mặt thời gian và ta
thƣờng gọi đó là việc chữa cháy.
Yêu cầu:
1. Hãy xác định nguyên nhân của các cuộc "khủng hoảng" mà Tuấn
gặp phải?
2. Làm thế nào để Tuấn giải thoát đƣợc việc "chữa cháy"?
4.1. Kiểm soát sử dụng thời gian
4.1.1. Khái niệm kiểm soát sử dụng thời gian
Kiểm soát đƣợc hiểu là việc xem xét, phân tích để từ đó có đƣợc
các nhận định về những ƣu điểm, hạn chế hay những nhận xét liên quan
đến đối tƣợng, nội dung nào đó cần đƣợc kiểm soát.
Kiểm soát sử dụng thời gian được hiểu là q trình thu thập thơng
tin để phân tích cách thức sử dụng thời gian, tìm ra những sai lầm và
nguyên nhân gây ra lãng phí thời gian.
Từ khái niệm trên nhận thấy:
Một là, kiểm soát sử dụng thời gian là một q trình. Q trình
kiểm sốt cách thức sử dụng thời gian bao gồm việc xem xét về cách
190


thức phân bổ công việc, phân chia thời gian triển khai thực hiện cơng

việc dựa trên việc phân tích các thông tin liên quan trong kế hoạch sử
dụng thời gian, nhật ký cơng tác... để từ đó xác định lãng phí sử dụng
thời gian và nguyên nhân của những lãng phí này.
Hai là, mục tiêu của kiểm sốt sử dụng thời gian là giúp chỉ ra
đƣợc thực trạng và khả năng sử dụng thời gian của bản thân nhƣ thế nào,
những ƣu điểm và hạn chế trong cách sử dụng thời gian làm cơ sở tiến
hành những điều chỉnh cần thiết nhằm sử dụng thời gian một cách hợp
lý và khoa học hơn.
Ba là, kiểm soát sử dụng thời gian là quá trình diễn ra thƣờng
xuyên, liên tục bao gồm cả kiểm sốt trƣớc khi thực hiện cơng việc,
trong khi thực hiện công việc và sau khi thực hiện công việc. Việc kiểm
soát cách thức sử dụng thời gian trƣớc khi các hoạt động triển khai công
việc đƣợc diễn ra giúp tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh từ khi lên ý
tƣởng, xây dựng kế hoạch hành động nhằm có cách thức phịng ngừa
trƣớc. Kiểm sốt cách thức sử dụng thời gian trong khi thực hiện cơng
việc chính là theo dõi tiến trình triển khai kế hoạch, đặt trong bối cảnh
thực tế với những sự tác động khác nhau của môi trƣờng biến đổi không
ngừng để kịp thời phát hiện ra những sai lệch nếu có. Kiểm sốt cách
thức sử dụng thời gian sau khi thực hiện công việc là việc xem xét kết
quả thực hiện công việc cuối cùng, cung cấp các thông tin cần thiết, rút
ra bài học kinh nghiệm để điều chỉnh cho các kế hoạch sử dụng thời gian,
cách thức tổ chức sử dụng thời gian tiếp theo.
4.1.2. Vai trị của kiểm sốt sử dụng thời gian
Kiểm soát sử dụng thời gian giúp cá nhân/tổ chức chủ động điều
chỉnh kế hoạch sử dụng thời gian cho phù hợp hơn. Mặc dù các kế hoạch
chiến lƣợc, kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngày, tuần đã đƣợc xây dựng
song với sự tác động của các yếu tố mơi trƣờng và thực tế q trình triển
khai có thể phát hiện ra những bất cập trong kế hoạch. Từ đó, chúng ta có
những điều chỉnh kế hoạch một cách kịp thời.

191


Kiểm soát sử dụng thời gian là căn cứ quan trọng để điều chỉnh
hoạt động tổ chức triển khai sử dụng thời gian một cách hợp lý nhằm đạt
đƣợc mục tiêu mong muốn. Kiểm soát sử dụng thời gian sẽ giúp mỗi cá
nhân trả lời câu hỏi về tính hiệu quả trong sử dụng thời gian của mình,
phát hiện những sai lầm trong sử dụng thời gian và tìm hiểu rõ ngun
nhân của lãng phí thời gian để từ đó có những biện pháp khắc phục kịp
thời. Điều này giúp mỗi cá nhân sử dụng thời gian hiệu quả hơn và có
thời gian cân bằng cơng việc, cuộc sống và cải thiện chất lƣợng cuộc
sống, cơng việc. Qua q trình kiểm soát cách thức sử dụng thời gian,
bản thân mỗi ngƣời sẽ biết đƣợc những công việc cần trực tiếp thực hiện,
những công việc cần ủy thác để mang lại hiệu quả cao. Trên cơ sở đó,
ngƣời đƣợc ủy thác cũng có cơ hội để thực hiện cơng việc nhằm cải thiện
năng lực, mở rộng sự hiểu biết và làm giàu cơng việc bản thân.
Kiểm sốt sử dụng thời gian giúp nắm bắt các mơ hình sử dụng thời
gian tối ƣu để từ đó có những điều chỉnh cho phù hợp nhằm giảm thiểu
chi phí, lãng phí về thủ tục hành chính thơng qua việc tạo ra mơi trƣờng
làm việc chuyên nghiệp. Thời gian là nguồn lực quý giá của tổ chức và
của mỗi ngƣời, do đó kiểm sốt cách thức sử dụng thời gian giúp phát
hiện những lãng phí của bản thân và tổ chức trong quá trình làm việc, từ
đó rút kinh nghiệm và có những điều chỉnh, cải tiến trong các cơng việc
tiếp theo.
4.1.3. Kiểm sốt năng lực sử dụng thời gian
Việc xem xét, kiểm soát năng lực sử dụng thời gian của bản thân là
quan trọng và cần thiết đƣợc thực hiện bởi thơng qua đó, mỗi ngƣời có
thể quan sát, phân tích cách thức chúng ta đang sử dụng thời gian nhƣ thế
nào, phát hiện ra những hành vi, thói quen, kỹ năng có tác động cả tích
cực và tiêu cực đến năng suất cơng việc, đến mục tiêu cần hoàn thành.

Chúng ta dành phần lớn thời gian trong ngày để làm gì? Mỗi ngày thực
hiện đƣợc bao nhiêu việc trong danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện?
Cách thức chúng ta giải quyết các cơng việc của mình nhƣ học tập, họp
hành... nhƣ thế nào? Chính hoạt động nhìn lại q trình sử dụng thời
192


gian, xem xét các thói quen hàng ngày trong cơng việc và cuộc sống giúp
mỗi cá nhân kiểm soát đƣợc khả năng sử dụng thời gian của mình để có
những điều chỉnh kịp thời, tăng tính khoa học và hiệu quả của sử dụng
nguồn lực thời gian.
Mục tiêu: Mục tiêu của kiểm soát năng lực sử dụng thời gian là
nhằm đo lƣờng khả năng sử dụng thời gian của mỗi ngƣời, xem xét kết
quả các cơng việc mà ngƣời đó thực hiện đƣợc trong khoảng thời gian
nhất định với các hao phí nguồn lực khác, các kỹ năng tổ chức, triển khai
công việc và thái độ đối với công việc, cuộc sống. Kiểm soát năng lực sử
dụng thời gian đƣợc thực hiện làm cơ sở cho việc điều chỉnh kế hoạch
làm việc, cải tiến cách thức tổ chức sử dụng thời gian nhằm đạt hiệu quả
công việc cao hơn. Đồng thời đây cũng là hoạt động cần thiết để bản thân
nhìn nhận lại khả năng sử dụng thời gian của mình, tiếp tục học tập, rèn
luyện các kiến thức, kỹ năng liên quan đến quản trị thời gian để nâng cao
năng lực sử dụng thời gian của mình.
Chu kỳ: Chu kỳ là đơn vị đo thời gian, đƣợc hiểu là khoảng thời
gian giữa hai lần lặp lại liên tiếp của một sự việc, hay thời gian để kết
thúc một vòng quay, một chu trình. Trên thực tế, việc kiểm sốt năng lực
sử dụng thời gian đƣợc tiến hành liên tục, hàng ngày để có thể nhìn nhận
đƣợc chính xác khả năng sử dụng thời gian của bản thân cũng nhƣ nhanh
chóng phát hiện ra những điểm bất hợp lý để có thể có đƣợc những điều
chỉnh kịp thời, mang lại hiệu quả cao. Việc kiểm soát năng lực sử dụng
thời gian đƣợc tiến hành cuối mỗi ngày để có thể lập đƣợc kế hoạch làm

việc của ngày tiếp theo, cuối mỗi tuần, mỗi tháng để có thể xây dựng
đƣợc kế hoạch làm việc của tuần, tháng tiếp theo. Hay khi kết thúc một
dự án, một chƣơng trình, kiểm sốt năng lực sử dụng thời gian cũng cần
đƣợc thực hiện.
Tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn kiểm soát năng lực sử dụng thời gian là bộ
thƣớc đo về mức độ hiệu quả trong sử dụng thời gian để thực hiện các kế
hoạch học tập, làm việc, cuộc sống của mỗi cá nhân. Tuỳ thuộc vào vị trí
193


cơng việc, nhiệm vụ thực hiện mà có các tiêu chuẩn phù hợp để kiểm
soát năng lực sử dụng thời gian. Tiêu chuẩn kiểm soát năng lực sử dụng
thời gian bao gồm cả các tiêu chuẩn định tính và tiêu chuẩn định lƣợng.
Khi kiểm soát năng lực sử dụng thời gian hàng ngày, hàng tuần chúng ta
có thể sử dụng ít tiêu chuẩn kiểm soát hơn và tập trung vào khối lƣợng
cơng việc đƣợc hồn thành; Khi kiểm sốt năng lực sử dụng thời gian
theo quý, năm thì các tiêu chuẩn kiểm soát năng lực sử dụng thời gian
bên cạnh việc xem xét mức độ hồn thành cơng việc, hỗ trợ thực hiện
mục tiêu còn cần xem xét đến cả năng lực làm việc, sự cân bằng trong
cuộc sống cá nhân - cơng việc... Khi kiểm sốt tính hiệu quả trong sử
dụng thời gian có thể xem xét thơng qua các biểu hiện:
- Tỷ lệ thời gian phân bổ cho các cơng việc cụ thể nhƣ thế nào? Có
tn thủ theo các mơ hình tổ chức triển khai sử dụng thời gian khơng?
- Số lƣợng các cơng việc đã hồn thành trên tổng số các công việc
đã đƣợc lên kế hoạch trong một khoảng thời gian nhất định;
- Số lƣợng cơng việc bị trì hỗn, khơng triển khai theo kế hoạch;
- Số lƣợng cơng việc hồn thành chậm tiến độ;
- Kết quả thực hiện các công việc nhƣ thế nào, có đáp ứng u cầu
hay khơng, có hỗ trợ cho mục tiêu đề ra hay khơng?
- Có thực hiện đƣợc mục tiêu đề ra hay không?

- Các công việc cá nhân, gia đình của bạn diễn ra nhƣ thế nào? Bạn
có thời gian cho gia đình, cho sở thích cá nhân hay không...?
- Trạng thái cảm xúc, nguồn năng lƣợng của bản thân nhƣ thế nào?
- ....
Phương pháp: Các phƣơng pháp có thể sử dụng để kiểm sốt năng
lực sử dụng thời gian bao gồm:
Phƣơng pháp phân tích nhật ký công việc: Dựa trên nhật ký công
việc đã ghi chép lại tồn bộ các cơng việc đƣợc thực hiện cùng với thời
194


gian dành cho các cơng việc đó, tiến hành phân loại công việc, tổng hợp
và so sánh, đối chiếu với mơ hình tổ chức triển khai sử dụng thời gian để
thấy đƣợc tính hợp lý/chƣa hợp lý trong việc sử dụng thời gian, từ đó
kiểm sốt đƣợc năng lực sử dụng thời gian.
Phƣơng pháp quan sát: Tự bản thân theo dõi, ghi chép lại tiến trình
thực hiện cơng việc, hiệu quả công việc, theo dõi trạng thái năng lƣợng,
cảm xúc của bản thân để đƣa ra đƣợc nhận định về năng lực sử dụng
thời gian.
Phƣơng pháp làm bài trắc nghiệm kiểm soát năng lực: Tiến hành
trả lời các câu hỏi trong bài trắc nghiệm, tính tổng điểm và so sánh với
kết quả để biết về năng lực sử dụng thời gian của bản thân.
Nhiều tác giả đã đề xuất các câu hỏi, bài trắc nghiệm để kiểm soát
năng lực sử dụng thời gian của mỗi ngƣời. Ví dụ, trong cuốn sách Cẩm
nang kinh doanh Harvard - Quản lý thời gian (2011), của trƣờng Kinh
doanh Harvard đã đƣa ra 7 câu hỏi gợi ý để kiểm sốt xem một ngƣời có
đang chịu áp lực về thời gian hay không, bao gồm:
Câu hỏi 1: Khi vào thang máy, bạn có nhấn nút đóng cửa thay vì
chờ thang máy tự động đóng khơng
Câu hỏi 2. Bạn có thƣờng chỉnh lại đồng hồ đeo tay và treo tƣờng

để thời gian chính xác khơng?
Câu hỏi 3. Bạn có chuẩn bị hay nấu nƣớng hơn 30% bữa tối khơng?
Câu hỏi 4. Bạn có thấy mình phải làm nhiều việc ở chỗ học/làm
khơng?
Câu hỏi 5. Bạn có bận rộn đến không thể đi dạo vào buổi trƣa/tối
dù bạn biết cần làm nhƣ vậy để có một cơ thể cân đối và khỏe mạnh?
Câu hỏi 6. Bạn có ăn khi đang lái xe khơng
Câu hỏi 7. Nếu có ngƣời thông báo rằng bố của bạn đang phải đƣa
vào bệnh viện vì chứng đau ngực, ý nghĩ đầu tiên của bạn là về sức khỏe

195


của bố và việc đến bệnh viện, ý nghĩ tiếp theo có phải là về một đống
cơng việc trong kế hoạch của bạn?
Nếu câu trả lời là “Có” cho đa số các câu hỏi trên, điều đó có nghĩa
là ngƣời trả lời đang phải chịu áp lực về thời gian, cịn có những hạn chế
trong năng lực sử dụng thời gian của bản thân.
Một ví dụ khác đƣợc sử dụng để kiểm soát năng lực sử dụng thời
gian của nhà quản trị nhƣ sau:
Lần lƣợt đƣa ra lựa chọn phù hợp nhất với 32 mệnh đề sau đây với
cách thức cụ thể nhƣ sau: nếu câu trả lời là “không bao giờ hoặc hiếm
khi” đánh dấu vào ô số 1; nếu câu trả lời là “thỉnh thoảng”, đánh dấu
vào ô số 2; nếu câu trả lời là “thƣờng xuyên”, đánh dấu vào ô số 3 và nếu
câu trả lời là “ln ln”, đánh dấu vào ơ số 4. Sau đó cộng các điểm số
lại để xem tổng điểm và chiếu theo Bảng phân tích, tìm ra những lĩnh
vực cần hồn thiện.

STT

Mức độ

Mệnh đề

1

1

Tôi đến đúng giờ và chuẩn bị
cho cuộc họp

2

Trong phịng họp, tơi để đồng hồ
ở nơi có thể dễ dàng nhìn thấy

3

Những cuộc họp do tơi tổ chức
đạt mục tiêu đề ra

4

Những cuộc họp do tôi tổ chức
kết thúc đúng giờ

5

Tơi bóc thƣ ngay khi nhận
tại bàn làm việc

6

Tơi đọc lƣớt qua bất kỳ tờ báo nào có liên
quan và những bài viết trên báo

7

Tôi rút tên ra khỏi danh sách những ngƣời
mua báo đối với những tờ báo hay tạp chí

196

2

3

4


STT

Mức độ

Mệnh đề

1

mà tôi không đọc
8

Tôi đọc những bức fax ngay trong ngày
nhận nó

9

Tơi có thể hồn thành cơng việc nếu
không bị đồng nghiệp làm gián đoạn

10 Tôi xác định đƣợc là bao nhiêu lần trong
một ngày công việc của tơi có thể bị gián
đoạn
11 Tơi dành ra một khoảng thời gian nào đó
để tiếp các đồng nghiệp
12 Khi cần có những suy nghĩ mang tính
chiến lƣợc, tơi đóng cửa văn phịng làm
việc
13 Tơi thơng báo cho những ngƣời gọi điện
thoại cho tôi biết rằng tôi sẽ gọi lại để trả
lời họ và tơi thực hiện điều đó
14 Tơi hạn định một khoảng thời gian nào đó
trong ngày cho những cuộc gọi điện thoại
15 Tôi cho phép một đồng nghiệp hay thƣ ký
nhận giúp các cuộc gọi điện thoại gọi đến
16 Tôi quyết định đƣợc số cuộc gọi trong
một ngày mà tơi có thể nhận
17 Đối với những bản ghi nhớ nội bộ, tơi đọc
lƣớt qua ngay khi nhận nó
18 Sau đó tơi sẽ đọc kỹ từ đầu đến cuối bản
ghi nhớ đó

19 Số lƣợng thƣ từ tài liệu trong khay đựng
hồ sơ đƣợc tơi duy trì ở mức độ có thể xử
lý đƣợc
20 Đối với tất cả những hồ sơ, sổ sách khơng
cịn sử dụng nữa, tơi chuyển đi nơi khác

197

2

3

4


STT

Mức độ

Mệnh đề

1

và không để trên bàn làm việc của mình
21 Tơi giao bớt những cơng việc mà tơi có
thể làm đƣợc cho những đồng nghiệp
22 Tôi theo dõi công việc mà tơi đã bàn giao
23 Tơi khuyến khích các nhân viên cấp dƣới
viết những bản báo cáo không quá một
trang giấy

24 Tôi xem xét những ai đƣợc phép biết
những thông tin nội bộ
25 Tôi cân đối đƣợc khoảng thời gian dành
cho suy nghĩ và thời gian dành cho hành
động
26 Tôi liệt kê những công việc cần phải làm
trong một ngày
27 Tơi dành một khoảng thời gian nào đó cho
cơng việc mỗi ngày và khơng để nó vƣợt
qua con số này
28 Tôi cố gắng giữ liên lạc với các nhân viên
của mình
29 Tơi lƣu tâm đến những ƣu điểm của mỗi
đồng nghiệp
30 Tơi chắc rằng bản thân mình đã nắm bắt
đƣợc công nghệ thông tin mới nhất
31 Thƣ điện tử (email) đƣợc lƣu lại để tơi có
thể đọc lại sau
32 Tơi quản lý cơng việc nhà bằng máy tính

Nếu tổng số điểm trong khoảng:

198

2

3

4

32-64: Cần phải học cách sử dụng thời gian cho hữu ích hơn và
phải giảm bớt những khoảng thời gian làm việc q căng thẳng nhƣng
khơng hiệu quả.
65-95: Đã có khả năng quản lý thời gian khá hợp lý nhƣng cần phải
trau dồi hơn.
96-128: Sử dụng thời gian hiệu quả, nên tìm kiếm những phƣơng
pháp mới để làm sao cho việc thực hiện công việc của bạn đƣợc hợp lý
hơn nữa.
Một số bài kiểm tra trắc nghiệm khác đƣợc sử dụng để kiểm soát
năng lực sử dụng thời gian của mỗi ngƣời xem thêm trong Phụ lục 01.
Nhƣ vậy thông qua kiểm soát năng lực sử dụng thời gian của bản
thân giúp xác định đƣợc khả năng sử dụng thời gian và trong trƣờng hợp
cịn có những hạn chế thì địi hỏi cần có sự phân tích, kiểm sốt sử dụng
thời gian thực tế so với các mơ hình phân bổ thời gian tối ƣu để phát hiện
những lãng phí thời gian, trên cơ sở đó có các biện pháp khắc phục cho
phù hợp.
4.1.4. Kiểm soát sử dụng thời gian thực tế so với các mơ hình
phân bổ thời gian
Để kiểm sốt tình hình sử dụng thời gian và phát hiện ra những sai
lầm trong cách thức sử dụng thời gian, cần căn cứ vào việc phân chia
thời gian thực tế cho các nhóm cơng việc đã đƣợc triển khai. Thời gian
sử dụng thực tế cho các công việc đƣợc tổng hợp thơng qua hoạt động
phân tích nhật ký cơng việc. Sau đó tiến hành so sánh giữa thời gian sử
dụng thực tế với thời gian đặt ra trong kế hoạch và so sánh việc phân bổ
thời gian thực tế với mơ hình phân bổ thời gian tối ƣu đã đƣợc trình bày
chƣơng 3.
a. Phân tích nhật ký cơng việc
Nhật ký cơng việc là tài liệu ghi chép lại tồn bộ các công việc
đƣợc thực hiện trong ngày và thời gian để thực hiện mỗi cơng việc đó.

Phân tích nhật ký cơng việc giúp chúng ta nhìn nhận đƣợc thời gian thực
199


sự đã sử dụng cho từng nhóm cơng việc, kiểm sốt đƣợc tính hiệu quả
trong sử dụng thời gian đồng thời từ đó có thể chỉ ra những điểm chƣa
hợp lý khi sử dụng thời gian.
a1. Lập nhật ký công việc
Một cách quan trọng để quản lý thời gian đó là bản thân cần tự
nhận thức đƣợc mình đang sử dụng quỹ thời gian nhƣ thế nào. Chúng ta
có thể kiểm tra chính xác điều này bằng cách ghi lại chi tiết từng công
việc trong ngày. So với việc ƣớc lƣợng thời gian đã dành cho các cơng
việc thì việc ghi chép tỉ mỉ lại công việc đã làm là ƣu việt hơn.
Lợi ích của lập nhật ký cơng việc: Đầu tiên, nhật ký cơng việc giúp
có đƣợc kết quả chính xác về thời gian đã sử dụng. Nếu khơng ghi chép
lại các công việc đã làm trong một ngày, chúng ta thƣờng chỉ nhớ những
việc quan trọng mình đã làm và thời gian sử dụng một cách tƣơng đối
trong khi lại dễ bỏ sót thời gian dành cho những việc nhỏ nhƣ giải lao
uống cà phê, đọc tin tức giải trí, nói chuyện cùng bạn bè đồng nghiệp...
mà đơi khi những việc này lại tốn khá nhiều thời gian. Bên cạnh đó, nhật
ký cơng việc là cơ sở để theo dõi, kiểm sốt kết quả cơng việc và thiết
lập kế hoạch làm việc trong khoảng thời gian tiếp theo. Nhật ký cơng
việc khơng chỉ giúp ghi lại tồn bộ công việc đã làm và thời gian sử dụng
cho mỗi việc đó trong ngày mà cịn giúp khám phá và phát triển khả năng
của bản thân khi nhìn nhận mình đã làm đƣợc đến đâu, mình có thể làm
tốt hơn điều gì vào ngày tiếp sau. Ngồi ra, nhật ký cơng việc cịn giúp
ghi chép lại những ý tƣởng sáng tạo, những phát hiện mới trong quá trình
làm việc và giúp duy trì thái độ tích cực. Khi chứng kiến kết quả làm
việc mỗi ngày, các thành tích trong cơng việc ngày một tốt hơn, hiệu suất
công việc cao hơn sẽ khiến bản thân vui vẻ, tinh thần tích cực từ đó đạt

đƣợc thành cơng dễ dàng hơn.
Cơng cụ lập nhật ký công việc: Ngƣời lập nhật ký công việc có thể
sử dụng cơng cụ truyền thống hoặc sự hỗ trợ của công nghệ để ghi chép
lại một cách đầy đủ, chi tiết q trình làm việc. Với cơng cụ truyền
200


thống, cần chuẩn bị một cuốn sổ tay phù hợp cùng với bút viết để luôn
thuận tiện mang theo ngƣời. Với sự hỗ trợ của công nghệ, sổ nhật ký
công việc có thể đƣợc mở trên ứng dụng Word, Excel hoặc một số phần
mềm ứng dụng khác. Nhật ký công việc dƣới dạng bản mềm thƣờng
đƣợc ƣa chuộng hơn do dễ dàng trong quản lý, lƣu trữ và sử dụng, tuy
nhiên tuỳ vào điều kiện và sự phù hợp của mỗi cá nhân mà lựa chọn công
cụ ghi nhật ký làm việc để thuận tiện và có hiệu quả.
Để kiểm soát đƣợc cách thức sử dụng thời gian qua phân tích nhật
ký cơng việc thì nhật ký làm việc cần đƣợc ghi chép trong khoảng thời
gian đủ dài, có thể là 3 ngày hoặc tốt hơn là trong vòng một tuần để có
đủ thơng tin. Các ngày ghi nhật ký cơng việc cần là những ngày làm việc
điển hình, khơng nên là những ngày có các hoạt động đột xuất, khác
thƣờng nhƣ chuyến công tác, đi du lịch, nghỉ ngơi...
Cách thức lập nhật ký công việc: Lập nhật ký công việc đƣợc tiến
hành nhƣ sau:
(i) Thiết kế sổ nhật ký công việc. Tuỳ vào công cụ sử dụng, nhật ký
công việc có thể đƣợc thiết kế trên sổ sách truyền thống hay bằng bản
mềm. Bảng nhật ký công việc thƣờng gồm các nội dung cơ bản sau đây:
Tên ngƣời thực hiện công việc, ngày ghi chép nhật ký, thời gian bắt đầu thời gian kết thúc của công việc, tên công việc thực hiện, tổng thời gian
đã sử dụng để xử lý cho mỗi cơng việc đó, kiểm sốt kết quả/mức độ
hồn thành cơng việc, xác định mức độ ƣu tiên của công việc...
Hộp 4.1: Mẫu nhật ký công việc
Họ và tên:...…………………………

Thời
gian
STT
bắt đầu

Tên công
việc

Thời
gian sử
dụng

1.

201

Ngày:…………………….
Kết quả
công
việc

Mức độ
ƣu tiên

Ghi
chú


2.
3.

4.
...

(ii) Tiến hành ghi chép: Bắt đầu ngày mới, ghi lại lần lƣợt các công
việc đƣợc tiến hành theo thời gian bắt đầu thực hiện. Mỗi lần thay đổi
hoạt động, bắt đầu một công việc mới kể cả những việc nhỏ nhƣ dọn dẹp,
giải lao, kiểm tra tin nhắn... đều cần ghi lại, khơng đƣợc bỏ sót. Khi ghi
tên cơng việc, nên phân loại và xếp vào những mục cụ thể nhƣ email,
việc giấy tờ, kế hoạch, hội họp... để thuận lợi cho việc phân tích nhật ký
làm việc ở bƣớc tiếp theo. Khi chuyển sang làm một công việc khác, cần
tính và điền thời gian sử dụng cho cơng việc trƣớc đó, sơ lƣợc kết quả
cơng việc đạt đƣợc hoặc mơ tả tình trạng của cơng việc. Đồng thời, xác
định mức độ ƣu tiên của công việc này dựa trên các mơ hình tổ chức
triển khai sử dụng thời gian đã đƣợc giới thiệu ở trên.
Bảng 4.1: Ví dụ nhật ký cơng việc

STT

Thời
gian
bắt
đầu

Thời
gian sử
dụng
(phút)

1

8:42

Chờ máy tính
khởi động

3

2

8:45

Email: kiểm tra
và trả lời

15

3

9:00

Giải lao: uống cà phê
tán gẫu

9

Tên công việc

202

Kết quả

Mức
ƣu tiên

C

Hoàn thành

B

C


STT

Thời
gian
bắt
đầu

4

9:09

Thời
gian sử
dụng
(phút)

Tên cơng việc

Chờ họp: dọn bàn
làm việc

6

Họp: nhóm giới thiệu
sản phẩm

60

Kết quả

Mức
ƣu tiên

C

Phân tích
thêm về
khách hàng
tiềm năng

A

5

9:15

6

10:15

Giải lao: cà phê, email
cá nhân

15

C

7

10:30

Điện thoại: xác nhận
ăn trƣa

12

B

8

10:42

Điện thoại:
phòng kỹ thuật

8

B

9

10:50

Hòm thƣ điện tử:
Trả lời khách hàng

3

C

10

10:53 Internet: Xem tin tức

7

C

11

11:00

Chuẩn bị: Cuộc gặp
ăn trƣa

8

B

12

11:08

Họp: Bàn kế hoạch chia
tiền

32

C

Di chuyển: Ra ngồi
ăn trƣa

120

B

13

11:40

a2. Phân tích tình hình phân bổ và sử dụng thời gian

203


Trong tổng số 24 giờ/1 ngày, một ngƣời đi làm sẽ dành khoảng 8

giờ cho việc ngủ, 9 giờ cho việc đi lại và làm việc, 1 giờ cho việc ăn
uống, 30 phút cho việc tập thể dục, 2 giờ cho việc nghỉ trƣa và giải trí,
30 phút dành cho bạn bè, 3 giờ cho công việc làm thêm, hoặc chăm sóc
con cái, dành cho gia đình... Theo một cuộc khảo sát, 89% số ngƣời trả
lời thừa nhận họ đã lãng phí thời gian khi làm việc, trong đó 31% lãng
phí khoảng 30 phút/ngày, 31% khác lãng phí 1 giờ/ngày, 16% lãng phí
3 giờ/ngày, 2% lãng phí 4 giờ/ngày và 2% lãng phí từ 5 giờ/ngày trở
lên. Vậy chúng ta đã lãng phí bao nhiêu thời gian trong ngày? Theo
dõi hoạt động hàng ngày của bản thân giúp có cái nhìn tổng thể
khoảng thời gian dành cho các hoạt động khác nhau. Đây là bƣớc đầu
tiên
để
quản
lý
thời
gian
hiệu quả.
Việc so sánh, kiểm soát kết quả sử dụng thời gian là cần thiết và
cần đƣợc tiến hành định kỳ để có những điều chỉnh thích hợp đảm bảo
đạt đƣợc kết quả nhƣ mong muốn. Nên dành thời gian 5-10 phút mỗi
cuối ngày và 15-30 phút mỗi cuối tuần để xác định tình hình phân bổ thời
gian cho các công việc dựa trên dữ liệu từ nhật ký cơng việc. Việc kiểm
sốt hàng tuần là thời điểm tốt để rà soát lại diễn biến và tập trung vào
kết quả công việc của tuần cũng nhƣ xem xét định kỳ tiến bộ. Từ nhật ký
công việc, tiến hành phân tích tình hình phân bổ thời gian trên các khía cạnh
sau:
(i) So sánh thời gian thực hiện công việc theo kế hoạch và thời gian
thực tế triển khai cơng việc: Khi đó có thể có 3 trạng thái xảy ra là thời
gian thực tế bằng thời gian theo kế hoạch; Thời gian thực tế triển khai
công việc ngắn hơn so với thời gian theo kế hoạch; Thời gian thực tế lớn

hơn so với kế hoạch, khi đó cần phân tích ngun nhân chủ quan và
khách quan để xảy ra tình trạng làm cơ sở đƣa ra các giải pháp khắc
phục.

204


Bảng 4.2: Mẫu so sánh thời gian thực hiện công việc

Công việc

Thời
điểm bắt
đầu dự
kiến

Thời gian
sử dụng
dự kiến

Thời
điểm bắt
đầu trên
thực tế

Thời
gian kết
thúc

Ƣớc tính

có sát
thực tế
khơng
(+/- phút)

1.
2.
3.
4.
...
(ii) So sánh phân bổ thời gian sử dụng thực tế cho từng nhóm cơng
việc với các mơ hình phân bổ thời gian tối ưu: Phân chia các cơng việc
đã tiến hành thành các nhóm cơng việc theo cách tiếp cận của các mơ
hình sử dụng thời gian tối ƣu, ví dụ nhƣ nhóm cơng việc P1, P2, P3, P4
của ma trận Eisehower; nhóm cơng việc A, B, C theo ngun lý Pareto,
nhóm cơng việc theo mức độ quan trọng, nhóm cơng việc theo mức độ
xuất hiện... Sau đó tính tổng thời gian đã phân bổ cho mỗi nhóm cơng
việc và tiến hành so sánh với thời gian phân bổ của mơ hình để từ đó
phát hiện những sai lệch nếu có, chẳng hạn nhƣ đã tiêu tốn nhiều thời
gian hơn cho việc đi lại hoặc làm những nhiệm vụ thƣờng nhật, dành ít
thời gian hơn mức cần thiết cho việc lập kế hoạch hay suy nghĩ...
(iii) Kiểm sốt hiệu quả cơng việc: Ngồi việc so sánh thời gian
thực hiện, so sánh việc phân bổ thời gian, có thể kiểm sốt hiệu quả cơng
việc thơng qua trả lời các câu hỏi xác định nhƣ: Tình hình thực hiện công
việc nhƣ thế nào? Những công việc nào đã diễn ra suôn sẻ theo kế hoạch
và công việc nào có thể làm tốt hơn Có cơng việc nào đƣợc ƣu tiên mà
chƣa thực hiện và phải chuyển sang ngày hơm sau, tuần sau? Q trình
thực hiện cơng việc có đang diễn ra bám sát mục tiêu hay khơng Điều gì
205

khiến công việc diễn ra đi chệch hƣớng mục tiêu? Có tiến bộ gì trong
việc sử dụng thời gian và hiệu quả cơng việc hay khơng Do đâu mà có
tiến bộ này?...

Hộp 4.2: Câu hỏi gợi ý khi phân tích nhật ký làm việc
1. Công việc mục tiêu: Bạn đã bắt đầu mục tiêu số một của mình vào đúng thời
điểm dự kiến? Điều gì khiến bạn phân tâm khơng bắt tay vào làm việc? Lẽ ra bạn
đã có thể làm thế nào để tránh được sự xao lãng đó? Khi bị xao lãng, bạn mất bao
lâu để có thể “phục hồi” và tiếp tục công việc? Bạn đã đạt được mục tiêu chính của
mình ở mức độ nào? Những tính tốn thời gian của bạn có thích đáng khơng? Bạn
có nên điều chỉnh nó trong tương lai?
2. Năng lượng làm việc: Khoảng thời gian lâu nhất bạn tập trung vào các ưu
tiên mà không bị gián đoạn? Khoảng thời gian bạn làm việc hiệu quả nhất? Tại
sao? Khoảng thời gian bạn làm việc kém hiệu quả nhất? Tại sao?
3. Gián đoạn cơng việc: Có gián đoạn nào giá trị hơn những nhiệm vụ trong kế
hoạch của bạn không? Nếu có - và nếu chúng có khả năng lặp lại, hãy ghi thêm
chúng vào danh sách các ưu tiên. Gián đoạn nào “nặng nề” nhất? Điện thoại?...
Những người đặt yêu cầu?... Các cuộc khủng hoảng?... Tự áp đặt bản thân?
4. Các mối liên lạc: Những liên lạc theo kế hoạch của bạn có nhằm mục đích
phục vụ các ưu tiên? Các liên lạc đó có lâu hơn dự tính? Dữ liệu của bạn đã sẵn
sàng? Bạn có liên lạc với đúng người? Người đó đã sẵn sàng cho cơng việc?
5. Cơng việc giấy tờ và thư điện tử: Bạn có dành thời gian kiểm tra mail trong ô
thời gian dự tính cho các ưu tiên? Bạn có mất thời gian vào giấy tờ bởi chúng
được sắp xếp rất lộn xộn, phân loại kém hay thất thoát dữ liệu?
6. Uỷ thác: Bạn giữ cơng việc nào mà lẽ ra có thể ủy thác cho người khác?
Nguồn: Alec MacKenzie và Pacitria Nickerson, 2012

b. Phát hiện lãng phí thời gian
Q trình kiểm sốt năng lực sử dụng thời gian và kiểm sốt tình

hình sử dụng thời gian thực tế giúp phát hiện ra những sai lầm mà ngƣời
sử dụng thời gian gặp phải trong q trình thực hiện cơng việc. Những
sai lầm trong sử dụng thời gian dẫn đến sự lãng phí nguồn lực đặc biệt
hữu hạn này. Lãng phí thời gian chính là việc phân bổ, sử dụng thời gian
một cách không hợp lý và việc phân chia thời gian đó khơng mang lại
206


hiệu quả tốt nhất cho cơng việc mà cịn có thể mang đến hậu quả ngƣợc
lại.
Ví dụ bắt đầu năm học mới, một sinh viên năm thứ hai đặt mục tiêu
nâng điểm trung bình chung học tập từ 2,5/4 điểm lên 3,0/4 điểm và sau
1 năm nữa sẽ thi Toeic đạt 550 điểm. Sau đó, trong một ngày, sinh viên
này dành 2 giờ để chơi game, 1 giờ để xem phim, 2 giờ để đọc báo về tin
tức của các thần tƣợng và sử dụng mạng xã hội để giải trí và 9 giờ để ngủ
(nhiều hơn 1 giờ so với 8 giờ trung bình). Theo mơ hình Eisenhower, các
hoạt động chơi game, xem phim, đọc tin tức và sử dụng mạng xã hội để
giải trí thuộc nhóm ơ P4 khơng nên làm hoặc chỉ làm khi cịn dƣ thời
gian và chỉ chiếm tối đa 5% tổng thời gian. Còn nếu sắp xếp theo mơ
hình ABCDE thì đây là những cơng việc cần loại bỏ (mức E) hoặc nếu
cịn dƣ thời gian thì làm (mức C) bởi những việc này khơng có tác động
nào tới mục tiêu đã đƣợc đề ra. Nhƣ vậy, một ngày sinh viên này đã để
lãng phí 6 giờ và trong bốn năm đại học, số thời gian lãng phí có thể là
4x365x6 = 8760 giờ, đó chính là số giờ của một năm. Vậy một năm lãng
phí đó, bạn đã có thể cải thiện đƣợc kết quả học tập của mình, nâng cao
đƣợc trình độ ngoại ngữ...
Phát hiện sự lãng phí thời gian là việc tìm thấy những biểu hiện
của việc sử dụng thời gian khơng hữu ích.
Việc tìm ra những biểu hiện của việc sử dụng thời gian khơng hữu
ích và ngun nhân của sự lãng phí thời gian là cơ sở quan trọng để có

các biện pháp phù hợp nhằm khắc phục đƣợc sự lãng phí thời gian. Các
biểu hiện của sự lãng phí thời gian đó là: Sự trì hỗn; Ơm đồm cơng việc;
Di chuyển khơng cần thiết; Hành chính hố; Họp hành; Bị động đến từ
cấp trên và từ những ngƣời khác; Thƣ điện tử và công việc giấy tờ ....
c. Tìm ra ngun nhân lãng phí thời gian
Theo quan điểm của Alec MacKenzie và Pacitria Nickerson (2009),
nguyên nhân gây ra hiện tƣợng lãng phí thời gian đƣợc chia thành bốn
nhóm nhƣ sau:
207


Nhóm A: Mục tiêu mơ hồ; Thơng tin tồi; Quyết định bị gác lại;
Chờ thời; Thiếu tin tức; Thiếu phản ứng; Làm theo nếp cũ; Đọc quá
nhiều; Gián đoạn công tác; Điện thoại; Thiếu kế hoạch về thời gian; Hội
học; Những cô thƣ ký đẹp; Cán bộ thiếu năng lực; Thiếu phân công;
Thiếu kỷ luật bản thân; Khách khứa; Đào tạo nhân viên mới; Thiếu ƣu
tiên; Bị động theo kiểu "đột xuất".
Nhóm B: Các hội nghị định trƣớc; Hội nghị đột xuất; Thiếu ƣu tiên;
Không biết phân công; Gián đoạn cơng tác; Nhân viên khơng dùng đƣợc;
Thƣ tín lộn xộn; Thiếu kế hoạch; Ràng buộc với bên ngoài; Thiếu hệ
thống phân loại tƣ liệu; Mệt mỏi; Chờ thời cơ; Điện thoại; Những bảng
câu hỏi; Thiếu phƣơng pháp xử lý công việc sự vụ.
Nhóm C: Thƣ tín khơng có giá trị; Cơng việc giao tiếp; Hội họp vơ
ích; Thiếu tập trung; Thiếu cơng cụ quản lý; Địi hỏi về thời gian; Ngƣời
giúp việc bất lực; Nghỉ, uống cà phê; Bị động "đột xuất"; Thơng tin mù
mờ khó hiểu; Hỗn việc lại hơm sau; Thiếu nhân sự văn phịng; Sức khỏe
kém; Quan liệu và giấy tờ; Chạy theo những chƣơng trình ƣa thích;
Thiếu ƣu tiên.
Nhóm D: Tham nhiều việc một lúc; Thiếu phân công; Tán gẫu
nhiều quá; Hành động không hợp lý; Thiếu ƣu tiên; Chỉ đạo trên diện

rộng quá; Lấn quyền; Không biết cách từ chối; Thiếu kế hoạch; Quyết
định độc đốn; Hỗn việc lại hơm sau; Tinh thần sút kém; Nhầm lẫn; Bộ
phận thƣ ký tổ chức tồi; Liên lạc kém; Vui chơi tiếu lâm; Có trách nhiệm
mà khơng có quyền hạn.
Có nhiều ngun nhân sử dụng thời gian khơng tốt, dẫn đến lãng
phí thời gian nhƣng chủ yếu có thể kể đến những ngun nhân chính nhƣ
sau:
Khơng lập kế hoạch làm việc, thiếu các mục tiêu và ưu tiên thực
hiện cơng việc: Đây là ngun nhân gây lãng phí thời gian nhiều nhất
cho chúng ta trên các phƣơng diện cả về học tập, nghề nghiệp, cá nhân.
Với suy nghĩ làm tới đâu tính tới đó, bản thân khơng có mục tiêu nhất
208


định để lập kế hoạch làm việc, dẫn đến bỏ sót những cơng việc quan
trọng, thƣờng loay hoay khi làm việc và khơng biết tiếp theo phải làm gì
dẫn đến việc tiêu tốn nhiều thời gian và ảnh hƣởng tới kết quả những
cơng việc khác. Việc có lập kế hoạch nhƣng khơng có thứ tự ƣu tiên
trƣớc sau, sẽ dẫn đến làm việc theo cảm hứng, có thể trì trệ các công việc
quan trọng, ảnh hƣởng đến các kế hoạch khác khi có quá nhiều việc linh
tinh xen lẫn vào khơng có thứ tự.
Những nhiệm vụ khơng muốn làm, khơng biết bắt đầu từ đâu, sợ
thất bại, cầu toàn: Đây là những ngun nhân gây ra sự trì hỗn trong
cơng việc, làm lãng phí thời gian. Theo nghiên cứu về não bộ, sự trì hỗn
sẽ diễn ra theo 1 vịng lặp nhƣ sau (cơ chế trì hỗn): Cảm thấy khó chịu
(khi chuẩn bị làm 1 việc nào đó); Đánh lạc hƣớng - Tìm kiếm thứ khác
khiến mình bớt khó chịu (giải trí, thƣ giãn, dễ dàng. Ví dụ: Facebook,
Youtube, chơi game, đọc báo, xem phim,...); Cảm thấy dễ chịu tạm thời.
Kết quả là bạn sẽ liên tục "TRÌ HỖN" và sẽ đắm chìm vào những thứ
dễ chịu, thay vì thực hiện cơng việc đã lên kế hoạch.

Hộp 4.3: Ví dụ lãng phí thời gian do sợ thất bại,
khơng biết bắt đầu từ đâu
Nam và sếp của anh - Minh, đang dùng bữa trưa với nhau vào một ngày cuối
tháng ba. Minh bắt đầu “Phòng ta đã hoạt động rất tốt trong năm vừa rồi, nhưng
công việc cần phải tốt hơn vào năm nay theo mục tiêu chúng ta đã ấn định”. Ơng
ta tiếp tục nói rằng Ơng muốn Nam tạo ra một nhóm đặc nhiệm để tìm cách cải
thiện quy trình làm việc của phịng “Tơi muốn nhóm này tìm cách hoạt động nhanh
hơn, ít tốn kém hơn mà khơng làm giảm chất lượng. Và tơi muốn có bản báo cáo
trong ba tháng”
Nam nghĩ rằng Minh đã yêu cầu anh chỉ huy một nhóm đặc nhiệm quan trọng
của Phịng. Anh dè dặt. Những người mà anh phải tuyển vào nhóm đặc nhiệm lại
đặc biệt khơng thích anh, có thể vì anh là người mới, có thể vì anh trẻ hơn. Nam
nghĩ mình khơng thể thành cơng khi hợp tác với những người như vậy. Điều gì xảy
ra khi họ khơng hợp tác. Anh tự nhủ “có nhiều khả năng thất bại ở đây”.
Vài tuần trôi qua. Minh hỏi “Cậu đã có gì để báo cáo về việc cải thiện quy trình
làm việc chưa vậy?”. “Vẫn chưa” Nam nói “Tơi vẫn đang tổ chức mọi thứ”. Thực tế
Nam chưa làm gì cả.

209


Căn bệnh trì hỗn là một trong những yếu tố gây mất thời gian
nhất. Cách suy nghĩ là mình cịn nhiều thời gian, công việc cũng chƣa
khẩn cấp hay cho rằng “Tơi sẽ làm việc đó vào ngày mai” đã là suy nghĩ
của rất nhiều ngƣời, nó làm cho chúng ta trở nên chủ quan, ỷ lại và nếu
lặp đi lặp lại nhiều lần, vơ tình biến chúng ta trở thành những con ngƣời
chậm chạp, ì ạch, ln trễ trong các hoạt động. Khi gặp một cơng việc
khơng ƣa thích, một cơng việc q khó/q dễ hay tính khẩn cấp cơng
việc khơng q cao... chúng ta thƣờng có lối nghĩ đợi đến lúc khác, đợi
đến ngày mai khi có cảm hứng thì sẽ bắt đầu cơng việc. Vấn đề là chúng

ta đã trì hỗn hành động trong khi thụ động chờ đợi một trạng thái cảm
xúc khơng thể dự đốn đƣợc vào ngày mai. Chính sự trì hỗn nhiều lần
dẫn đến việc thiếu trách nhiệm, phung phí thời gian cho những suy nghĩ
ỷ lại, phó mặc, ngày mai hãy lo... để làm những công việc vô bổ, hoặc
những công việc khơng đúng nơi, đúng lúc. Ví dụ một sinh viên định dọn
dẹp cho phịng học của mình gọn gàng nhƣng vẫn chƣa thực hiện đƣợc.
Lên kế hoạch là sáng chủ nhật sẽ dọn phịng, nhƣng sáng thì bận đi họp
nhóm, sáng thì phải làm bài tập tiểu luận, sáng thì lại vƣớng vào học bài
kiểm tra giữa kì... Vậy là căn phòng vẫn nguyên trạng từ tuần này sang
tuần khác. Chờ khi bắt tay thực sự vào làm thì mọi thứ đã rối tinh lên.
Sự trì hỗn làm kéo dài thời gian thực hiện một cơng việc, từ đó
làm giảm khả năng phản xạ nhanh nhạy trong mọi việc, khiến năng suất
công việc giảm. Việc hẹn giờ qua giờ, ngày này qua ngày khác, đến lúc
công việc chồng chất sẽ dẫn đến choáng ngợp trƣớc sự quá tải và phải
loại bỏ những việc lặt nhặt nhƣng không kém phần quan trọng hoặc phải
giải quyết quá nhiều việc trong một khuôn thời gian ít ỏi, dẫn đến trạng
thái căng thẳng, hiệu quả làm việc không cao, kết quả không đƣợc nhƣ
mong đợi. Việc quá cầu toàn và dành quá nhiều thời gian cho từng việc
nhỏ, làm đi làm lại nhiều lần, sẵn sàng lùi kế hoạch hành động vì những
chi tiết không quá quan trọng đều ảnh hƣởng đến quỹ thời gian hữu hạn
của mỗi ngƣời và kết quả thực hiện các cơng việc khác.
Ơm đồm cơng việc, khơng biết nói “khơng”: Nếu ngƣời khác có thể
dồn cơng việc hay vấn đề lên vai bạn, họ sẽ làm. Đôi khi do quá cả nể,
210


không biết cách từ chối sự nhờ vả của ngƣời khác, sợ ngƣời khác phật ý
sẽ khiến kế hoạch của chính bản thân bị phá vỡ, tiêu tốn thời gian vào
những cơng việc khơng cần thiết và do đó khơng đủ thời gian để làm
nhiệm vụ chính của mình,... Tình huống sau đây giúp mô tả về nguyên

nhân dẫn đến sự lãng phí thời gian này.
Hộp 4.4: Ví dụ lãng phí thời gian do ơm đồm cơng việc
Thu Minh là một nhân viên rất chăm chỉ và tích cực. Cơ sẵn sàng làm bất cứ
việc gì để nhóm của cơ thực hiện được mục tiêu.
Khi Hồng Lê, trưởng nhóm nói “Ai đó nên triển khai một bản đề xuất cho giai
đoạn tới của dự án chúng ta”. Hầu hết mọi người đều cúi xuống và nhìn vào sổ
tay. Hồng Lê hỏi lại “Ai đó có thể làm được việc này hay khơng?”. Thấy khơng có
ai tình nguyện Thu Minh liền nhận lời thực hiện nhiệm vụ đó như Cơ vẫn ln làm.
Có thể dự đốn được cách xử sự của cơ và những người trong nhóm vì họ đều
biết rõ rằng nếu khơng ai chịu nhận cơng việc thì cuối cùng Thu Minh sẽ tình
nguyện nhận việc đó. Và khi cơ thực hiện cơng việc xong thì cơng việc lúc nào
cũng tốt đẹp vì cơ là người tận tuỵ. Vấn đề là ở chỗ Thu Minh gặp rắc rối trong việc
hồn tất cơng việc đúng hạn.

Các cuộc gặp gỡ khơng cần thiết, khách không mời, các cuộc điện
thoại, tin nhắn làm gián đoạn công việc: Việc tiếp xúc, dành quá nhiều
thời gian cho các cuộc gặp gỡ không cần thiết, tiếp khách không mời sẽ
ảnh hƣởng đến kế hoạch của các nhân và tổ chức, lãng phí thời gian, bị
ảnh hƣởng tâm lý trì hỗn. Biết rằng mối quan hệ với mọi ngƣời là điều
không thể thiếu trong cuộc sống thƣờng nhật, nhƣng khơng phải vì vậy
mà chúng ta nhận lời mời của tất cả mọi ngƣời. Không ai là khơng có
bạn bè, khơng có gặp gỡ giao lƣu nhƣng nếu không biết cách dừng lại,
chúng ta không chỉ tốn thời gian, tiền bạc, tốn cả sức khỏe mà lại khơng
cải thiện đƣợc gì. Vì đơi khi những cuộc gặp gỡ đó là khơng cần thiết
hoặc ngƣời khách đó làm ảnh hƣởng đến cơng việc đang diễn ra. Nhƣ
một nhóm bạn đi chơi cùng nhau, thƣờng xuyên ăn uống, tiệc tùng tiêu
tốn nhiều thời gian nhƣng lại không thu đƣợc điều gì có ích trong khi đó
chúng ta mất hẳn thời gian cho cơng việc và gia đình, ảnh hƣởng nghiêm
trọng đến sức khỏe, khơng hồn thành tốt cơng việc...
211

Khách không mời cũng là nguyên nhân gây tiêu tốn thời gian. Một
ngƣời bạn cũ, một ngƣời thân hay một ai đó quen biết bất ngờ ghé thăm,
việc tiếp đón họ là điều không thể thiếu song nếu không biết cách phân
bổ thời gian và tùy hồn cảnh mà có cách giải quyết thì mặc dù ngƣời
khách ra về trong sự niềm nở, hiếu khách của chủ nhà nhƣng phần cơng
việc dở dang mà chúng ta vẫn chƣa hồn thành theo đúng kế hoạch lại
nhiều thêm. Hay nhƣ khi đang làm việc, học tập, sinh hoạt lại có cuộc gọi
từ bạn bè, ngƣời thân và việc nói chuyện khơng có trọng tâm, tình trạng
“nấu cháo” điện thoại mƣời mấy phút thậm chí đến vài giờ đồng hồ mỗi
lần mà phần lớn khơng có giá trị nhiều trong khi cơng việc thì bị gián
đoạn. Trong thời kỳ cơng nghệ thơng tin phát triển hiện nay thì điện thoại
càng nhiều chức năng hơn, nhiều ứng dụng hơn, các trò chơi và tiện ích
giải trí và nhiều ngƣời dành quá nhiều thời gian để cầm điện thoại trong
tay, nhắn tin, nói chuyện, chơi game, lƣớt web,... và bỏ cơng việc ở phía
sau.
Cuộc họp không cần thiết/kém hiệu quả: Tổ chức các cuộc họp hay
tham gia vào việc hội họp là một phần tất yếu trong hoạt động của tổ
chức. Chúng ta có thể bỏ ra 30-50% giờ làm việc của mình cho các cuộc
họp và sẽ không phải là quá nhiều thời gian nếu nhƣ những cuộc họp đó
có hiệu quả cao và đóng góp vào việc thực hiện mục tiêu. Tuy nhiên
khoảng thời gian đó cũng sẽ là quá nhiều và lãng phí nếu nhƣ hiệu quả
của những cuộc họp này là khơng đáng kể. Những cuộc họp lãng phí thời
gian có thể kể đến nhƣ: Cuộc họp không cần thiết; Cuộc họp khơng theo
một chƣơng trình họp nào cả; Cuộc họp biến thành một buổi cãi vã, tranh
luận; Cuộc họp chỉ có một hoặc hai cá nhân nói suốt buổi; Cuộc họp
vƣợt quá thời gian đã định; Cuộc họp không đƣa ra đƣợc quyết định hay
cam kết hành động; Cuộc họp không buộc mọi ngƣời phải chịu trách
nhiệm về nhiệm vụ của họ...

Sử dụng thư điện tử (Email), mạng xã hội và công nghệ chi phối:
Đôi khi tƣởng rằng những vấn đề này không tiêu tốn quá nhiều thời gian,
song khi cộng tổng các con số lại thì thấy chúng có thể đã chiếm dụng
khá nhiều thời gian. Internet, mạng xã hội cũng là những yếu tố làm
212


chúng ta mất tập trung trong công việc. Mặc dù lợi ích của nó là khơng
thể phủ định nhƣng đó là khi biết cách sử dụng hợp lý. Cịn khơng, khi
ngồi vào máy tính làm việc, lại đồng thời lƣớt web xem tin tức, mạng xã
hội... và chúng sẽ cuốn ngƣời dùng ra khỏi suy nghĩ ban đầu là mở máy
làm việc. Đặc biệt trong giới trẻ, học sinh sinh viên... internet rất có sức
ảnh hƣởng, “mình vào diễn đàn này chút thôi rồi làm bài tiếp”, hay “chơi
game giải trí một chút cũng hay”, nhƣng 10 phút rồi nửa giờ, “thôi thêm
chút nữa cũng đƣợc”, “đang hay”, “chút nữa...” và cứ thế thời gian trôi
qua, công việc, bài vở vẫn cịn ngun, kế hoạch khơng hồn thành.
Góc học tập, làm việc, sinh hoạt không gọn gàng, lộn xộn: Điều
này sẽ làm mất thời gian cho việc tìm kiếm tài liệu trong quá trình học
tập, làm việc... Những vật làm bừa bộn văn phịng, chỗ học tập tích tụ rất
nhanh. Phòng làm việc bừa bộn, chứa đầy các tài liệu ít khi dùng tới,
ngăn kéo bàn làm việc chứa một lƣợng đáng kể những thứ không cần
thiết, bàn học/bàn làm việc bề bộn, linh tinh, giấy báo, hồ sơ, ... sẽ gây ra
sự mệt mỏi và uể oải khi phải ngồi vào học tập/làm việc và khó giữ đƣợc
tinh thần làm việc tốt, ảnh hƣởng đến hiệu quả công việc.
Xem xét về kết quả, kỹ năng, những gián đoạn trong việc sử dụng
thời gian mà bạn gặp phải để xác định các nội dung cần thực hiện để cải
thiện. Sau khi tìm đƣợc những điểm cần thay đổi có thể tiến hành điều
chỉnh lịch trình, kế hoạch làm việc theo đó để đạt đƣợc kết quả tốt hơn.
Nếu hàng ngày khơng hồn thành đƣợc nhiệm vụ cần loại bỏ một số
nhiệm vụ nhỏ nhặt để lấy chỗ cho các nhiệm vụ quan trọng nhất. Hay

nếu thời điểm làm việc hiệu quả nhất trong ngày lại dành cho những
nhiệm vụ ít quan trọng thì cần chuyển những cơng việc ít quan trọng này
sang các khung thời gian khác.
4.2. Khắc phục lãng phí thời gian
4.2.1. Khái niệm khắc phục lãng phí thời gian
Từ điển tiếng Việt đã đƣa ra định nghĩa, "khắc phục là làm cho cái
khơng hay dần dần khơng cịn nữa". Theo đó, tùy vào biểu hiện và
213