BÀI TẬP LỚN MÔN PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG CÁ NHÂN 2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI
TRUNG TÂM ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI
TẠI ĐÀ NẴNG
Họ và tên: Khổng Hồng An
Mã sinh viên: 22C7137D1035

BÀI KIỂM TRA
HỌC KỲ I - NĂM HỌC 2021 – 2022
Môn thi: PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG CÁ
NHÂN 2

Lớp: 0722.FDNBD217A
Điểm

Mã đề: 07
Ngày thi:06/12/2022

Giám khảo 1

Giám khảo 2

Họ và tên: .........................................

Họ và tên: .........................................

Ghi chú

BÀI LÀM
Điều hành cuộc họp là việc chỉ đạo, điều phối diễn biến một cuộc họp từ khi bắt đầu đến lúc kết
thúc sao cho hoạt động họp đó diễn ra theo chương trình để đạt mục tiêu đã định. Người điều hành
cuộc họp là người có quyền trực tiếp chủ trì, đảm bảo cho hoạt động họp được diễn ra theo đúng

mục tiêu đã định, đưa ra ý kiến kết luận cuộc họp.
Vai trò của người điều hành cuộc họp: Đảm bảo cho cuộc họp diễn ra theo đúng mục tiêu, điều
phối và tạo điều kiện để người dự họp đóng góp ý kiến, cung cấp thơng tin hữu ích cho cuộc họp,
đưa ra quyết định khác quan, xử lý tốt các tình huống phát sinh trong cuộc họp, xây dựng bầu
khơng khí làm việc tích cực, nâng cao ý thức và trách nhiệm tập thể, tăng sự kết nối và giao lưu.
Để việc điều hành cuộc họp đạt hiệu quả người điều hành cuộc họp phải đảm bảo các yêu cầu
như:
- Bám sát mục tiêu tổ chức cuộc họp, thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề cơng việc cần
xử lý.
- Phù hợp tính chất công việc, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết.
- Đảm bảo đúng thời gian cuộc họp, trường hợp các tình huống đặc biệt phải báo cáo với
người chủ trì cuộc họp.
Trình tự tổ chức một buổi họp:
- Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp: Căn cức vào chương trình cơng tác hàng năm, hàng
tháng...của đơn vị và yêu cầu giải quyết vấn đề công việc, quản lý các bộ phận chỉ đạo xây dựng và
quyết định tổ chức cuộc họp, phân công trách nhiệm từng đơn vị. Kế hoạch tổ chức cuộc họp phải
thông báo trước cho các thành viên, đối tượng sẽ tham gia buổi họp.
- Chuẩn bị nội dung các cuộc họp: Nội dung của các cuộc họp phải được phân công cụ thể cho từng
bộ phận và chuẩn bị đầy đủ, chu đáo, đúng yêu cầu và thời gian, đối với các nội dung mà có tài liệu
dài, nhiều vấn đề liên quan thì ngồi bản chính cần chuẩn bị bản tóm tắt nội dụng
- Người điều hành cuộc họp còn phải chuẩn bị như bảng checklist, địa điểm, tổ chức vệ sinh, kiểm
tra bàn ghế, đèn điện,...
Trong quá trình diễn ra cuộc họp người điều hành cuộc họp cần nắm bắt được liệu tất cả các thành
viên tham gia cuộc họp nắm bắt rõ, đầy đủ thông tin. Điều này giúp cho người lãnh đạo truyền đạt
được mục tiêu, chiến lực một cách rõ ràng và các thành viên nắm rõ trách nhiệm của mình.
Xử lý các vấn đề tồn đọng liên quan đến bộ máy hoạt động, cách thức vận hành và tìm ra giải
pháp, phương hướng của vấn đề.
Bắt đầu cuộc họp đúng giờ, tránh sử dụng thời gian dây chung. Bởi khơng ai muốn mình lãng phí
thời gian vì phải chờ đợi. Bắt đầu cuộc họp đúng giờ giúp người điều hành một cách chuyên
nghiệp, có tính kỷ luật và biết trân trọng thời giản của mọi người,..

Kỹ năng thuyết trình cũng là một trong những kỹ năng quan trọng của người điều hành cuộc họp
bởi một người điều hành giỏi là người có thể dẫn dắt cuộc họp nhịp nhàng bằng khả năng truyền
đạt vấn đề một cách rõ ràng, rành mạch.
Kỹ năng giao tiếp có nghĩa là sự tương tác hai chiều giữa người điều hành và các bên tham gia để
khuyến khích các thành viên trao đổi trong cuộc họp thì kỹ năng lắng nghe và đặt câu hỏi cũng là
rất quan trọng . Người điều hành cần tập trung ghi lại những thông tin thảo luận, phản hồi kết quả
cho các bên tham gia.
Người điều hành cuộc họp còn phải điều phối người tham gia cuộc họp một các chuyên nghiệp
bằng cách xác định vai trò của những người tham gia như thư ký, hậu cần, đại biểu,...
Kỹ năng xử lý tình huống xung đột giữa các thành viên, hoặc thời gian cuộc họp kéo dài so với kế
hoạch ban đầu.
Kỹ năng làm thay đổi khơng khí nếu cuộc họp trở nên u ám, trầm lắng,... bởi các thành viên tham
gia không thực sự chú tâm, đóng góp vào buổi họp, người điều hành phải hành động ngay lập tức
để dập tắt tình trạng này bằng nhiều cách như tổ chức các cuộc tranh luận, giải trí,...tùy thuộc vào
tình hình đang diễn ra.
Kỹ năng kết thúc cuộc họp. Người điều hành cuộc họp không thể kết thúc cuộc họp bằng cách:
cuộc họp đã bàn xong và kết thúc, mọi người có liên quan thực hiện các nhiệm vụ liên quan. Mà
phải tóm tắt lại nội dung, thông điệp cuộc họp một cách ngắn ngọn, rõ ràng, nêu ra các vấn đề đã
đạt được và chưa đạt được. Đưa ra đánh giá, nhận xét về buổi họp ở các khía cạnh, giao phó các
nhiệm vụ cho những người có liên quan thực hiện.
Trong thực tế khi điều hành cuộc họp thường gắp rất nhiều khó khăn trong khâu chuẩn bị cũng như
trong q trình diễn ra cuộc họp, một trong những tình hướng thường gặp nhất trong đời thực như:
Xung đột trong cuộc họp: Trong những cuộc họp căng thẳng, có thể có xung đột ý kiến kiến
giữa người giam gia và người chủ trì cuộc họp với nhau, thậm chí có những thành viên nổi nóng
quát la to tiếng lúc này người điều hành, người chủ trì cần giữ thái độ bình tĩnh, khách quan, thu hút
sự chú ý của những người tham gia cuộc họp lại, lập lại trật tự một cách dứt khốt và nhẹ nhàng
nhất có thể. Đề nghị mỗi người phải tôn trọng lẫn nhau, khẳng định các ý kiến đều được thảo luận
một cách khách quan, công bằng nhất.

Thời gian họp kéo dài so với dự kiến. Thời gian cho cuộc họp dự kiến lúc đầu là 120 phút,
nhưng vì lý do chủ quan lẫn khách quan nên kéo dài tận 180 phút trong khi đó cuộc họp này cũng
không quan trọng lắm, dẫn tới ảnh hưởng tới các công việc khác của những người tham gia. Lúc
này cuộc họp khi có dấu hiệu kéo dài thời gian người điều hành, chủ trì cuộc họp phải điều chỉnh
lại nội dung cuộc họp, vấn đề ngay lập tức.
Chắc chắn các cuộc họp nào cũng có lúc nhàn chán tẻ nhạt, khô khan. Điều này sẽ khiến cho
chất lượng cuộc họp giảm sút nghiêm trọng trước tình hình này, người điều hành, chủ trì cuộc họp
cần hành động ngay lập tức cần đặt câu hỏi chuyển hướng tập trung của những người tham gia
bằng những chủ đề thường ngày nhau thể thao, xe cộ,tổ chức văn nghệ mini, giải lao.... để tạo
khơng khí mới lạ, giúp mọi người tham gia dễ nhàng tập trung vào các vấn đề tiếp theo của cuộc
họp.