ĐỒ án môn học QUẢN lí KHÁCH sạn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM

ĐỒ ÁN MƠN HỌC

QUẢN LÍ KHÁCH SẠN

Sinh viên thực hiện : PHẠM THANH TÍN
MSSV: 1511060758

Lớp:15DTH04

NGƠ THỐNG LĨNH
MSSV: 1511060218

TP. Hồ Chí Minh, 2018

LỜI MỞ ĐẦU

Lớp:15DTH03


2

Ngày nay, khơng ai cịn ghi ngờ gì về vai trị của thơng tin đối với đời sống xã
hội. Sự nắm bắt được nhu cầu thực tế xã hội, những thơng tin chính xác, nhanh chóng là
nhu cầu chính của con người trong mọi mặt vận động của xã hội, dưới mọi quy mơ
ngày càng đóng vai trị cốt yếu trong việc quản lí điều hành.
Nhờ vào tin học , chúng ta có thể quản lý mọi lĩnh vực một cách nhanh chóng
như Quản lý khách sạn, Quản lý sinh viên, Quản lý vật tư, Quản lý thư viện, Quản lý
bản hàng, Quản Lý nhận sự mà trước kia khi tin học chưa được phổ biến thì các cơng

việc này đã làm chúng ta mất rất nhiều thời gian và cơng sức. Sự phát triển nhanh chóng
của máy tính đã làm thay đổi cục diện của lĩnh vực quản lý. Các phần mềm linh hoạt và
thơng minh đó đã giúp chúng ta cho công việc quản lý thuận tiện, nhanh chóng trong
việc thơng kê , tìm kiếm , tính tốn , thông báo kịp thời những thông tin cần thiết giảm
nhẹ không gian lưu trữ , thay thế cho việc làm thủ công với hiệu quả thap lại cồng kềnh
Để thực hiện một phần mềm hay dự án thì giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống thơng
tin là giai đoạn quan trọng nhất để thực hiện một phần mềm Mơ hình để phát triển phần
mềm dựa theo mơ hình vòng đời ( lập và tăng dần ), mỗi vòng đời có 4 giai đoạn: Sơ
bộ, chi tiết, xây dựng và chuyển giao. Công cụ cơ bản để phát triển phần mềm là sử
dụng ngơn ngữ mơ hình hóa để đặc tả xây dựng và làm tài liệu các vật phẩm trong quá
trình xây dựng hệ thống phần mềm. Trong đó UML là ngơn ngữ được sử dụng phổ biến
nhất. Do nhu cầu du lịch , công tác nghỉ dường ngày càng tăng cao ở nước ta vì vậy
nhóm chúng em mang đến đề tài Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn.
Đây là một đề tài mang tính thực tế nhưng với kinh nghiệm chưa nhiều và kiến
thực có hạn nên khó tránh khỏi sai sót Em mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp và
chỉ bào của các thầy có các bạn bè để đề tài được hoàn thiện hơn .
Chúng em xin chân thành cảm ơn !

Mụ c Lục
3

I. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG :.......................................................................
II. MÔ TẢ HỆ THỐNG......................................................................................................


1.Tổ Chức.................................................................................................
2. Nhiệm Vụ...............................................................................................................

2.1. Bộ phận đón tiếp...........................................................................

2.2. Bộ phận buồng phịng...................................................................

2.3. Bộ phận nhà hàng.........................................................................

2.4. Bộ phận kế tốn – tài chính..........................................................
2.5. Bộ phận nhân sự............................................................................

2.6. Bộ phận kĩ thuật............................................................................

2.7. Bộ phận bảo vệ..............................................................................

2.8. Bộ phận kinh doanh tổng hợp......................................................

2.9. Bộ phận quầy hàng, bán hàng lưu niệm.....................................

2.10. Bộ phận vui chơi giải trí: thể thao, spa, massage, casino, vũ t

3.Các Nghiệp Vụ.......................................................................................

Cơng việc 1: Vai trị và chức năng của người quản lý khách sạn....

Công việc 2: Quản lý nghiệp vụ buồng..............................................

Công việc 3: Quản lý nghiệp vụ lễ tân................................................

Công việc 4: Quản lý nghiệp vụ ăn uống...........................................

Công việc 5: Quản lý nghiệp vụ kế tốn............................................

Cơng việc 6: Quản trị nhân sự............................................................

Công việc 7: Quản lý hoạt động Marketing.......................................

4.Điều Kiện...............................................................................................

5.Các Biểu Mẫu........................................................................................
III. SƠ ĐỒ USE CASE.....................................................................................................

1.Sơ đồ người quản trị toàn bộ hệ thống...................................................

2.Sơ đồ toàn bộ hệ thống..........................................................................

3.Sơ đồ của nhân viên lễ tân.....................................................................
IV. SƠ ĐỒ LỚP.................................................................................................................
V. SƠ ĐỒ ACTIVITY.......................................................................................................

1.Quản lí th phịng.................................................................................

2.Quản lí phịng.........................................................................................

3.Quản lý khách hàng...............................................................................

4.Quản lý tài khoản...................................................................................


4

5. Quản lý nhân viên............................................................................................................... 25
6. Lập hóa đơn.......................................................................................................................... 27
7. Lập báo cáo........................................................................................................................... 29

8. Quản lý tiện nghi................................................................................................................. 31
9. Quản lý dịch vụ.................................................................................................................... 33
10.

Quản lý thuê dịch vụ....................................................................................................... 35

VI . SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ....................................................................................................................... 37
1. Đăng ký trực tiếp................................................................................................................. 37
2. Đổi phòng.............................................................................................................................. 38
3. Nhận phòng........................................................................................................................... 38
4. Gia hạn Phòng...................................................................................................................... 39


5

I.

GIỚI THIỆU HỆ THỐNG :
Ngày nay, ngành công nghiệp du lịch ngày càng phát triển dẫn đến việc có rất
nhiều nhà nghỉ, khách sạn to nhỏ khách nhau mọc lên. Việt Nam cũng khơng
nằm ngồi luồng phát triển trên. Theo thống kê, ở Việt Nam có gần 10.000
khách sạn lớn nhỏ đang hoạt động, hàng năm có đến gần 10 triệu lượt khách du
lịch trong nước và ngoài nước đến Viêt Nam. Đây chắc hẳn là một con số đáng
tự hào đối với ngành du lịch hiện nay.
Lượng khách du lịch nhiều đồng nghĩa với việc các khách sạn sẽ trải qua rất
nhiều lượt đến và đi của khách. Công việc quản lý khách sạn sẽ trở nên khó
khăn hơn nếu khơng có một cơng cụ hỗ trợ nào đó giúp cho các bộ phận liên
quan và chủ khách sạn giảm thiểu công việc quản lý khách sạn và thất thốt tài
chính. Nhận thấy sự khó khăn này, Nhóm chúng em quyết định làm Phần mềm
quản lý khách sạn nho nhỏ. Với việc đưa các phần mềm quản lý khách sạn vào

sử dụng, chúng ta sẽ được :
1. Quản trị khách sạn mọi lúc mọi nơi : Người dùng có thể nắm bắt hoạt

động kinh doanh của mình mọi lúc mọi nơi thơng qua điện thoại hoặc
laptop nhờ tính năng Quản lý từ xa.
2. Quản lí tổng hợp các dịch vụ trong khách sạn : Tích hợp quản lý nhà

hàng, minibar,spa, karaoke… trong khách sạn, chuyển tiền thanh tốn
cùng hóa đơn phịng của khách.
Những ưu điểm cũng nhưu tiện ích của hệ thống :
1. Quản lí th phịng.
2. Quản lí phịng.
3. Quản lí khách hàng.
4. Quản lí tài khỗn.
5. Quản lí nhân viên.
6. Quản lí tiện nghi.
7. Lập hóa đơn
8. Lập được báo cáo.
9. Quản lí các dịch vụ khác.
Ngồi ra nó giúp chúng ta tiết kiệm được :


6


7

AI.

MÔ TẢ HỆ THỐNG.

1. Tổ Chức


8

2. Nhiệm Vụ
2.1. Bộ phận đón tiếp
Nhiệm vụ: đón tiếp, nhận, giải quyết yêu cầu của khách hàng và chuyển
thông tin của khách hàng đến các bộ phận liên quan; hướng dẫn khách,
làm thủ tục đăng ký phòng và trả phịng cho khách, thu phí nếu khách
hàng sử dụng các sản phẩm khác trong khách sạn; lưu trữ thông tin của
khách lên hệ thống, báo cáo với quản lý tình hình hoạt động; liên kết, hỗ
trợ các bộ phận khác hồn thành nhiệm vụ.

2.2. Bộ phận buồng phịng
Nhiệm vụ: chuẩn bị buồng, đảm bảo luôn ở chế độ sẵn sàng đón khách;
vệ sinh buồng phịng hàng ngày, các khu vực tiền sảnh và khu vực cơng
cộng; kiểm tra tình trạng phòng, các thiết bị, vật dụng, sản phẩm khác
trong phòng khi làm vệ sinh; nhận và giao các dịch vụ phục vụ khách,
báo cho bp lễ tân các vấn đề có liên quan; nắm được tình hình khách
th phịng.

2.3. Bộ phận nhà hàng
Nhiệm vụ: tổ chức hoạt động kinh doanh ăn uống gồm 3 hoạt động
chính: chế biến, lưu thơng và tổ chức phục vụ dịch vụ ăn uống tại khách
sạn; phục vụ ăn uống cho nhân viên khách sạn; cung cấp các dịch vụ bổ
sung như: tổ chức tiệc, buffet cho hội thảo, tổ chức tiệc theo yêu cầu của
khách.

2.4. Bộ phận kế tốn – tài chính

Nhiệm vụ: lập chứng từ trong việc hình thành và sử dụng vốn; lập
chứng từ xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận và của toàn
khách sạn; lập báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm. Quản lý và giám
sát thu, chi.

2.5. Bộ phận nhân sự
Nhiệm vụ: tổ chức, sắp xếp cán bộ, nhân viên; ban hành các thể chế,
quy chế làm việc; theo dõi, đánh giá nhân viên các bộ phận và tiếp nhận
ý kiến từ cấp trên, quản lý trực tiếp nhân viên.


9

2.6. Bộ phận kĩ thuật
Nhiệm vụ: theo dõi, bảo trì thường xuyên các thiết bị trong khách sạn;
sửa chữa các cơng cụ, thiết bị khi có u cầu của bộ phận khác; thực
hiện cơng việc trang trí sân khấu, chuẩn bị âm thanh cho hội trường khi
khách sạn có hội nghị, hội thảo hoặc khi có yêu cầu

2.7. Bộ phận bảo vệ
Nhiệm vụ: tuần tra, canh gác theo ca, luôn ở tư thế sẵn sàng khi gặp sự
cố; trông giữ xe cho khách và cho nhân viên các bộ phận khác trong
khách sạn; hỗ trợ bộ phận lễ tân trong việc hướng dẫn, chuyển hành lý
của khách vào và ra khỏi khách sạn; hỗ trợ các bộ phận khác hoàn thành
nhiệm vụ

2.8. Bộ phận kinh doanh tổng hợp
Nhiệm vụ: lên kế hoạch tìm kiếm khách hàng; tiếp thị sản phẩm; nghiên
cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh; thống kê, phân tích, đánh giá hiệu quả
kinh doanh của khách sạn; khảo sát khách hàng để góp ý với cấp trên

trong việc đổi mới, nâng cấp dịch vụ hiệu quả

2.9. Bộ phận quầy hàng, bán hàng lưu niệm
Nhiệm vụ: tìm kiếm các sản phẩm đẹp, độc đáo, chất lượng giới thiệu
đến khách hàng của khách sạn; tìm kiếm các sản phẩm riêng biệt làm
điểm nhấn cho khách sạn

2.10. Bộ phận vui chơi giải trí: thể thao, spa, massage, casino, vũ
trường...
Nhiệm vụ: tìm hiểu nhu cầu và thiết kế các chương trình phù hợp; tổ
chức các buổi tiệc, liên hoan, các trò chơi khi có yêu cầu.


10

3. Các Nghiệp Vụ
Cơng việc 1: Vai trị và chức năng của người quản lý khách sạn
1. Tổ chức và vai trò của người quản lý khách sạn nhỏ
2. Quản lý khách sạn nhỏ
3. Chức năng và công việc hàng ngày của người quản lý khách sạn nhỏ
4. Trách nhiệm của người quản lý khách sạn nhỏ trong việc kiểm sốt

nội bộ
5. Chăm sóc khách với cương vị là người quản lý khách sạn span>
6. Chăm sóc khách với cương vị là người quản lý khách sạn (kiến thức)

Công việc 2: Quản lý nghiệp vụ buồng
1. An ninh và an tồn
2. Phịng đồ vải
3. Kiểm tra tình trạng buồng

4. Bảo dưỡng

Công việc 3: Quản lý nghiệp vụ lễ tân
1. Quy trình nhận đặt buồng
2. Cơng nghệ thơng tin và lễ tân
3. Quy trình nhận và trả buồng
4. An ninh, kiểm sốt chìa khóa và đối phó với các trường hợp khẩn cấp

Công việc 4: Quản lý nghiệp vụ ăn uống
1. Xác định nhu cầu của khách
2. Các loại đồ ăn, đồ uống phục vụ trong nhà hàng và lập thực đơn
3. An toàn và vệ sinh thực phẩm
4. Chuẩn bị ca làm việc của nhà hàng
5. Các mối quan hệ công việc hiệu quả và phương pháp làm việc

Công việc 5: Quản lý nghiệp vụ kế toán
1. Hiểu biết các khái niệm cơ bản của kế toán


11

2. Thực hành kế toán và thuật ngữ kế toán
3. Hệ thống kiểm soát
4. Quản lý tiền mặt
5. Báo cáo kết quả kinh doanh
6. Lập ngân sách
7. Chi phí
8. Báo cáo cuối tháng

Công việc 6: Quản trị nhân sự

1. Giới thiệu về chức năng quản lý nhân sự
2. Tuyển dụng, thuê và sa thải nhân viên
3. Hợp đồng lao động và lương
4. Đào tạo định hướng và sổ tay nhân viên
5. Bản mô tả công việc
6. Đánh giá năng lực làm việc

Công việc 7: Quản lý hoạt động Marketing
1. Marketing là gì?
2. Cơng cụ marketing 4P
3. Cơng cụ marketing P – Sản phẩm: Định vị thị trường và đánh

giá sản phẩm
4. Công cụ marketing P – Giá
5. Công cụ marketing P – Địa điểm: Kênh phân phối và đại diện
6. Công cụ marketing P – Xúc tiến: Quảng cáo
7. Công cụ marketing P – Xúc tiến: Tìm hiểu thực tế/ Quan hệ

công chúng/ Bán hàng cá nhân
8. Nghiên cứu và thống kê


12

4. Điều Kiện
1.Hệ thống dễ truy cập
2.Hết hàng thì nhập hàng
3.Cổng thanh toán rõ ràng
4.Cung cấp bảo mật dữ liệu
5.Quản lý khách hàng

6.Trả lương nhân viên hàng tháng
7.Tổng tiền hàng tháng

5. Các Biểu Mẫu


13

BI.

SƠ ĐỒ USE CASE.
1. Sơ đồ người quản trị toàn bộ hệ thống


14

2. Sơ đồ toàn bộ hệ thống


15

3. Sơ đồ của nhân viên lễ tân


16

IV. SƠ ĐỒ LỚP.


17

V. SƠ ĐỒ ACTIVITY.
1. Quản lí th phịng

Đặc tả:
- Tóm tắt: Mơ tả quy trình th – trả phịng của khách sạn.
- Dịng sự kiện chính.
● Ca sử dụng này được sử dụng khi có khách th phịng.
● Nhân viên lễ tân kiểm tra danh sách các phòng trống trong khách sạn.
● Khách hàng lựa chon phòng muốn thuê.
● Nhân viên lễ tân lựa chọn chức năng “lập phiếu thuê”.
● Khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin để nhân viên lễ tân điền đầy đủ thông tin
vào phiêu thuê: Họ tên KH, địa chỉ, số CMND, số ĐT,..
● Nhân viên lễ tân lưu phiếu thuê, in và sao lưu, giao cho khách một bản.
● Nếu đồng ý, khách hàng nhận phiếu thuê, nhân viên lễ tân cử người đưa khách
hàng đi nhận phòng.


18

● Nếu khơng dồng ý, khách hàng có quyền u cầu đổi phịng hoặc khơng th
phịng nữa.
- Dịng sự kiện phụ:
● Nếu có sai sót trong khi nhập thơng tin về ngày thuê và ngày trả.
VD: Ngày thuê sau ngày trả, hệ thống sẽ hiện thông báo cho nhân viên biết.
● Nếu thơng tin nhập vào chính xác, sau khi nhân viên lựa chon “cập nhật”, thông
tin về phiếu thuê sẽ được lưu vào trong bảng CSDL.


19

2. Quản lí phịng

Đặc tả:
Tóm tắt: Ca sử dụng được sử dụng để quản lý phòng trong khách sạn.
Dòng sự kiện chính:
● Nhân viên đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản của mình, lựa chọn từng chức

năng


20

● Nếu lựa chọn thêm hoặc sửa thơng tin phịng, sau khi nhập hoặc điều chỉnh đầy

đủ thông tin về phòng cần điều chỉnh (Hoặc thêm), nhân viên click vào “cập
nhật”, thơng tin về phịng trong khách sạn tự động được thêm vào CSDL.
● Nếu nhân viên lựa chọn xóa thì u cầu nhân viên nhập chánh xác mã phịng cần
xóa, sau đó xác nhận, thơng tin về phịng đó sẽ được xóa khỏi CSDLcuar hệ
thống
Dịng sự kiện phụ:
● Nếu có sai sót trong q trình nhập (số phịng, loại ,giá ...) , hỆ thơng có hiện
thơng báo cho nhân viên biết .(Vd như sửa hoặc xóa , khi nhập mã phịng , mà
phịng đó lại khơng tồn tại thì hiện thơng báo cho nhân viên biết)
●
Nếu trong q trình nhập thơng tin phịng , nếu thiếu thơng tin cần thiết
thì hiện thơng báo cho nhân viên biết .


21

3. Quản lý khách hàng

Đặc tả:
Tóm tắt : Ca sử dụng này được sử dụng để quản lý thông tin về khách thuê phòng,
sử dụng dịch vụ của khách sạn .
- Dịng sự kiện chính :
● Ca sử dụng này được dùng khi muốn thêm khách hàng , hoặc có sự thay đổi về

thông tin của khách hàng , hoặc xóa thơng tin , tìm kiếm thơng tin khách hàng.
● Nhân viên lễ tân đăng nhập vào hệ thống bằng tài quản của mình, lựa chọn từng


22

chức năng phù hợp với yêu cầu : thêm, sửa , xóa , tìm kiếm.
● Nếu thêm hoặc sửa, sau khi nhập đầy đủ thơng tin về khách th phịng , nhân
viên lễ tân nhẫn “Cập nhật”, thông tin về nhân viên sẽ được cập nhật vào bảng
CSDLL.
● Nếu lựa chọn xóa , yêu cầu nhân viên lễ tân nhập chính xác mã khách hàng, sau
đó lựa chọn xóa, thơng tin về khách hàng đó sẽ được xóa bỏ khỏi bàng CSDL,.
● Nếu lựa chọn tìm kiếm, yêu cầu nhân viên lễ tân nhập chính xác thơng tin về mã
KH, sau đó chọn “Tìm kiếm”, hệ thống sẽ đưa ra thơng tin về khách hàng đó .
- Dịng sự kiện phụ :
● Nếu như nhân viên chọn thêm khách hàng thì khơng cần nhập vào mã khách
hàng vì mã khách hàng tự tăng .
● Trong quá trình nhập , nếu có lỗi về khâu nhập họ tên, số CMTND, SĐT... thì hệ
thống sẽ hiện thơng báo lỗi cho người nhập biết .
● Hoặc khi đăng nhập có sai sót về tên truy cập hoặc mật khẩu , hệ thống cũng hiện
thông báo cho người dùng biết .

23

4. Quản lý tài khoản

Đặc tả:
- Tóm tắt : Ca sử dụng được người quản trị dùng đề quản lý nhân viên trong khách

sạn .
- Dịng sự kiện chính :
● Ca sử dụng này được dùng khi muốn thêm tài khoản , hoặc có sự thay đơi về

thơng tin của tài khoản ,xem thơng tin hoặc xóa thơng tin tài khoản nhân viên cần
quản lý .
● Người quản trị đăng nhập vào hệ thống băng tài quản của mình với quyền admin,
lựa chọn từng chức năng phù hợp Với yêu cầu : thêm, sửa , xóa , tìm kiếm .


24

● Nếu thêm hoặc sửa , sau khi nhập đầy đủ thông tin về tài khoản cần cấp phát

hoặc sửa , người quản trị nhắn “Cập nhật” , thông tin về tài khoản nhân viên sẽ
được cập nhật vào bảng CSDL.
● Nếu xóa tài khoản, yêu cầu người quản trị nhập đúng thơng tin về tài khoản cần
xóa, người quản trị xác nhận, thơng tin về tài khoản đó sẽ được xóa bỏ khỏi
CSDL..
● Người quán trị có thể xem chỉ tiết về tài khoản , về quyền hạn, nhân viên đó ...
- Dịng sự kiện phụ :

● Trong q trình nhập , nếu có lỗi về khâu nhập họ tên, số CMTND, SĐT, mã
NV... thì hệ thống sẽ hiện thông báo lỗi cho người quản trị biết .
● Hoặc khi đăng nhập có sai sót về tên truy cập hoặc mật khẩu , hệ thống cũng hiện
thông báo cho người quản trị.


25

5. Quản lý nhân viên

Đặc tả:
- Tóm tắt : Giúp người quản trị khách sạn có thể quản lý nhân viên của mình.
- Dịng sự kiện chính :
● Ca sử dụng này được dùng khi muốn thêm nhân viên , hoặc có sự thay đơi về

thơng tin của nhân viên , hoặc sa thải nhân viên .
● Người quản trị đăng nhập vào hệ thống bằng tài quản củamình với quyền admin,
lựa chọn từng chức năng phù hợp VỚI yêu cầu : thêm, sửa , xóa , tìm kiếm .
● Nếu thêm hoặc sửa , sau khi nhập đầy đủ thông tin về nhân viên , người quản trị