Trách nghiệm pháp lý trong tổ chức sự kiện

Trách nghiệm pháp lý trong tổ chức sự kiện
Để tổ chức một sự kiện, nhà tổ chức sự kiện cần quan tâm đến một loạt các vấn đề pháp lý.
Ngay từ đầu nhà tổ chức sự kiện cần phải xác định trách nhiệm pháp lý liên quan đến hoạt động
sự kiện cụ thể của mình. Hiện tại Việt Nam chưa có nhiều luật quy định về vấn đề tổ chức sự
kiện chính thức, tuy nhiên đối với tốc độ hội nhập kinh tế quốc tế nhanh như hiện nay đã tạo
điều kiện cho các nhà sự kiện nội địa hợp tác với các đối tác quốc tế. Đặc biệt đối với các nước
phát triển như Mỹ, Anh,… họ điều có những quy định pháp lý riêng về công tác tổ chức sự kiện.
Vì vậy nhà tổ chức sự kiện cần đặc biệt lưu ý đến trách nhiệm pháp lý nhằm có những định
hướng quản lý tốt nội dung chương trình sự kiện
Các yếu tố cần quan tâm:
1. Hợp đồng
Hợp đồng là một thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên. Trong đó, xác định những nghĩa vụ ,
quyền lợi cơ bản và mô tả mối quan hệ trao đổi được thực hiện giữa các bên tham gia hợp đồng
trước pháp luật. Hợp đồng có thể tồn tại dưới nhiều thể thức khác nhau: tài liệu văn bản giấy,
tài liệu kỹ thuật số ( được gửi qua email, hay trên đĩa CD- ROM), fax hoặc có thể thỏa thuận
bằng lời nói. Tuy nhiên để phòng tránh những rủi ro trong tương lai các nhà sự kiện nên thỏa
thuận bằng văn bản để tăng sự tin cậy. Song khi hợp đồng liên quan đến số tiền lớn và có trách
nhiệm quan trọng, xây dựng một hợp đồng chính thức là cần thiết. Ở nước ngồi, một số cơng
ty có ban pháp lý. Họ soạn thảo hợp đồng theo tiêu chuẩn riêng của công ty và các nhà cung cấp
chỉ đơn giản điền các thông tin vào khoảng trống định sẵn. Dưới đây là một số lưu ý trong công
tác xây dựng và quản lý hợp đồng thuê một số dịch vụ đặc biệt trong tổ chức sự kiện, bao gồm:
-

Hợp đồng thuê dịch vụ vui chơi giải trí:

Hợp đồng này thường liên quan nhiều đến việc hợp tác với các nghệ sĩ biểu diễn. Thuê một
nghệ sĩ biểu diễn có thể cần phải ký hợp đồng dài từ 20 đến 30 trang.Hợp đồng này thường bao
gồm điều khoản yêu cầu các công ty sự kiện cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho diễn viên, cũng
như lệ phí thực hiện. Nhà đại điện có thể liệt kê một tập hợp những chi phí thêm, chẳng hạn, ăn
uống, chỗ ở, vận chuyển thiết bị biểu diễn và diễn viên và hỗ trợ dàn dựng. Công ty sự kiện bỏ
qua điều này trong nhiều trường hợp sẽ đối mặt rủi ro và nguy hiểm.

Về nội dung, khác với các hợp đồng về thuê các dịch vụ thơng thường trong tất cả hợp đồng giải
trí, có một điều khoản quan trọng là điều khoản loại trừ. Nếu các hoạt động quảng cáo của
những người tham gia biểu diễn cũng được thực hiện khu vực sự kiện, sẽ có thể dễ dàng làm
giảm tính độc đáo của sự kiện. Vì thế, hợp đồng giải trí cần đưa vào hợp đồng điều khoản loại
trừ để ngăn chặn điều đó. Điều khoản này chỉ rõ là người biểu biễn không được phép biểu diễn


tại một số khu vực địa lý khi sự kiện đang diễn ra hoặc một số ngày nhất định trước và sau sự
kiện.
-

Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức

Hợp đồng thuê địa điểm sẽ có những điều khoản đặc biệt, có thể bao gồm một số yếu tố cụ thể
như sau:








-

Các khoản bồi thường tổn thất thiệt hại địa điểm.
Những yêu cầu cụ thể về nhân lực ( về nhân viên an ninh, về cung ứng dịch vụ thiết yếu (
thức ăn, đồ uống,điện, nước), dịch vụ ( y tế, chữa cháy); tiền bảo đảm ( khoản tiền,
thường là % giá thuê để dùng cho bất kỳ công việc tăng thêm nào như làm sạch và sửa
chữa hậu quả của sự kiện).

Hình phạt nếu hủy bỏ ( mơ tả hình phạt cho việc hủy sự kiện và nếu có người thuê sẽ
được hoàn lại nếu địa điểm được tái sử dụng vào cùng thời điểm); hình phạt đối với sự
kiện nếu tăng thêm thời gian tổ chức sự kiện.
Thời gian đóng, mở cửa địa điểm và những chỉ dẫn để sử dụng hiệu quả phương tiện đi
đến.
Xác nhận số vé miễn phí giành cho nhà quản lý địa điểm.
Điều khoản thêm vào hoặc thay thế ( khả năng thay đổi cơ sở vật chất bên trong của
điểm đến).
Hợp đồng tài trợ:

Ngồi những điểm chung của mọi hợp đồng đều có, một hợp đồng tài trợ phải xác định rõ các
điều khoản sau:




Các vấn đề liên quan đến chất lượng đại diện của nhà tài trợ ( thương hiệu và biển hiệu,
độc quyền và quyền từ chối cho tài trợ thêm). Hợp đồng có thể xác định logo của nhà tài
trợ được thực hiện diện trong tất cả tài liệu quảng cáo hoặc người bảo lãnh có quyền
giám sát chất lượng tài liệu quảng cáo.
Mức độ tài trợ độc quyền trong một sự kiện: tài trợ duy nhất, tài trợ miễn phí cho các
nhà tài trợ.

Cuối cùng, mơ tả quyền hiếu khách, chẳng hạn, dành số lượng vé miễn phí cho các nhà tài trợ.
-

Hợp đồng tường thuật sự kiện đài truyền hình:

Hợp đồng phát sóng có thể phức tạp do số tiền lớn liên quan đến phát sóng và sản xuất các
hàng hóa liên quan, chẳng hạn, video và ghi âm. Những điều khoản quan trọng trong hợp đồng

phát sóng, bao gồm:















Xác định rõ vùng phát sóng ( lãnh thổ hay khu vực). Công ty sự kiện phải nhận thức đầy
đủ các quyền trao cho đài truyền hình và giá trị của họ thơng qua bản danh mục vùng
phát sóng ( địa phương, khu vực, quốc tế).
Xác định quyền bảo đảm: Quan trọng nhất là điều khoản chỉ rõ rằng công ty sự kiện có
quyền ký cho tồn bộ sự kiện. Chẳng hạn, một số hội đồng địa phương, yêu cầu thêm
một khoản phí phải trả cho phát sóng từ khu vực của họ. Ngồi ra, bản quyền người biểu
diễn có thể ngăn cản mọi phát sóng khơng được phép của họ và công ty xuất bản. Biểu
diễn hài hay biểu diễn hành động đặc biệt nhạy cảm về chương trình phát sóng và ghi
âm.
Tài trợ: Lĩnh vực này có thể đặt ra các vấn đề về mức độ khác nhau của các nhà tài trợ có
liên quan. Đơi khi quyền của các nhà tài trợ và tài trợ phát sóng có thể xung đột.
Phát lại, trích dẫn và bản quyền: Những điều này xác định số lần cho phép phát sóng lại,
có hay khơng được phép thay đổi phát sóng về sự kiện hoặc trích đoạn và những tư liệu
bình luận nào có thể được sử dụng. Cơng ty sự kiện có thể ký với một đài truyền hình,

do nhận thấy rằng quyền phủ sóng sự kiện đã được bán với doanh số lớn hơn các đài
truyền hình khác. Ngồi ra, một điều khoản về bản quyền có thể hủy bỏ nhiều điều
khoản khác trong hợp đồng. Bản quyền có thể có khả năng sử dụng cho nhà tài trợ
riêng, đó là vấn đề nếu chúng cạnh tranh trực tiếp với nhà tài trợ sự kiện.
Hàng hóa: Hợp đồng có thể có một điều khoản đề cập đến các bản quyền đối với sản
phẩm riêng có từ chương trình. Quyền sở hữu và bán các băng ghi âm này có thể là một
nguồn thu lớn cho sự kiện. Thời gian gần đây, các công ty sự kiện thường bổ sung điều
khoản trong các loại hợp đồng có liên quan đến hệ thống cung cấp trong tương lai: Việc
sử dụng truyền thơng đa phương tiện CD- ROM, cáp truyền hình và Internet là tất cả các
thông tin liên lạc gần đây liên quan đến công nghệ mới tiếp tục được phát triển. Công ty
sự kiện dễ dàng bỏ qua bản quyền sự kiện khi hợp đồng về những điều khoản chưa
được biết đến, nên nhờ sự trợ giúp của các chuyên gia tư vấn pháp lý.
Tiếp xúc trực tiếp với người biểu diễn: Các yêu cầu được tiếp xúc trực tiếp với người
biểu diễn của các đài truyền hình phát sóng sự kiện cần phải là một phần của kế hoạch
hậu cần và dàn dựng sự kiện. Một đài truyền hình có thể dễ dàng phá vỡ một sự kiện
bằng cách đòi hỏi người biểu diễn đến phỏng vấn và phải là những người nổi tiếng. Điều
quan trọng là xác định mức độ tiếp cận phát thanh có thể đối với các ngơi sao.
Thanh tốn: Ngay từ đầu, thiết lập những người và các yếu tố sẽ được liệt kê trong mục
thanh toán.

2. Thương hiệu và logo


Ví dụ:
pháp luật cụ thể đã được rút ra để bảo vệ các thế vận hội thông qua biểu tượng Olympic etc.(Protection) đạo
luật 1995, đặc biệt ngăn chặn việc sử dụng các biểu tượng của họ, phương châm và liên quan lời của bất kỳ
bên nào khác mà khơng có sự cho phép của Anh Hiệp hội thế vận hội. Này bảo vệ được tăng cường để bao
gồm các trò chơi liên quan đến nhãn hiệu và các biểu tượng liên quan đến thế vận hội London 2012 và
Paralympics (London 2012, 2004a) qua London Olympic và Paralympics Games hành động năm 2006. Điều
này minh hoạ tầm quan trọng của quyền sở hữu của tổ chức sự kiện biểu tượng.

3. Các quy định, giấy phép

-

Quản trị tiếng ồn sự kiện

Theo Thông tư số 39/2010/TT-BTNMT ngày 16 tháng 12 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên
và Môi trường.
QUY CHUẨN KỸ THUẬT QUỐC GIA VỀ TIẾNG ỒN
National Technical Regulation on Noise
Giới hạn tối đa cho phép về tiếng ồn
(theo mức âm tương đương), dBA
TT

Khu vực

1

Khu vực đặc biệt(Là những khu vực trong hàng rào của các 55
cơ sở y tế, thư viện, nhà trẻ, trường học, nhà thờ, đình,
chùa và các khu vực có quy định đặc biệt khác.)

45

2

Khu vực thơng thường (khu chung cư, các nhà ở riêng lẻ 70
nằm cách biệt hoặc liền kề, khách sạn, nhà nghỉ, cơ quan
hành chính.)

55

-

Thủ tục giấy tờ cơ bản

Từ 6 giờ Từ 21 giờ
đến 21 giờ đến 6 giờ


Thông thường, các thủ tục giấy tờ cơ bản phải nộp cho cơ quan chức năng khi xin phép tổ chức
sự kiện gồm có: Đơn xin cấp phép đứng tên bởi Công ty, đơn vị xin phép; Bản sao Giấy tờ liên
quan tới việc đăng ký kinh doanh; Giấy ủy quyền từ khách hàng của Công ty cho việc xin phép tổ
chức chương trình; Hợp đồng đã ký với chủ địa điểm tổ chức sự kiện; Nội dung diễn ra trong
chương trình…
Lưu ý:






Nếu là một sự kiện liên quan tới lĩnh vực trình diễn thời trang, thơng thường bạn phải
gửi các phác thảo những trang phục tối thiểu 30 ngày trước khi chương trình chính thức
diễn ra.
Sự kiện có diễn ra các tiết mục ca nhạc thì phải có thêm giấy xác nhận đã đóng tiền tác
quyền, nếu có nghệ sĩ nước ngồi tham gia trình diễn thì phải kèm theo hộ chiếu của
người đó.
Giấy phép của Sở Cơng Thương cũng vơ cùng quan trọng khi chương trình có phần bốc

thăm trúng thưởng, khuyến mãi…Dù sự kiện của cũng cần ghi rõ có bán vé hay khơng vì
phải nộp bản maket vé bán.

Những tiêu chí trong quản trị nội dung sự kiện
Lên kế hoạch
- Mức độ khả thi của kế hoạch (tồn bộ q trình thực hiện event có đúng theo kế hoạch hay
khơng, có chỗ nào khơng thể thực hiện được, vì sao)
- Mức độ hấp dẫn của nội dung (Các hoạt động có đa dạng khơng, có gì đặc sắc khơng, có làm
cho khách thấy chán vì khơng có hoạt động gì để tham gia?)
- Thiết kế của chương trình (Màu sắc, phong cách có phù hợp đối tượng khách tham dự khơng,
thơng tin có đầy đủ chưa)
Địa điểm, giấy tờ
- Thuê địa điểm tổ chức (địa điểm thuê đã tối ưu cho việc tổ chức sự kiện đó hay chưa, có gặp
phải vấn đề nào khơng)
- Việc xin giấy phép (có sn sẻ khơng, có đúng hạn khơng)
Truyền thơng, quảng cáo
- Bài PR trên báo (có lên được các báo đã cam kết, có lên được đúng nội dung mong muốn)
- Treo bandrol, dán poster (độ phủ của bandrol, poster)


- Phát tờ rơi (sự phù hợp của địa điểm phát, tỷ lệ khách hàng biết đến chương trình qua tờ rơi)
- Rải link trên các forum, mạng xã hội (số lượt xem, số lượt phản hồi)
- Gởi mail cho khách hàng (tỷ lệ mở mail, tỷ lệ click vào link trong mail, tỷ lệ forward email cho
người khác)
Set up, trang trí
- Khơng gian tổng thể của Event
- Lắp đặt và trang trí sân khấu (mức độ thẩm mỹ, mức độ thuận tiện quan sát, décor thế nào,
backdrop thế nào)
- Lắp đặt cổng chào, khu triển lãm (nếu có)
- Sắp xếp và trang trí khu vực lễ tân, quầy bán vé (Set up quầy bán vé thuận tiện chưa? Quầy lễ

tân có dễ tìm kiếm khơng?)
- Tiện ích khác: Chỗ đậu xe, toilet (Chỗ đậu xe đã tiện lợi chưa, Toilet có thuận tiện cho khách
dùng hay khơng)
Kỹ thuật
- Lắp đặt hệ thống âm thanh ánh sáng (Âm thanh ánh sáng có thơng suốt khơng hay trục trặc,
âm thanh có tốt khơng, nghe có rõ khơng, có bị vang khơng)
- Hệ thống trình chiếu ( thiết bị trình chiếu set up đã tốt chưa, có bị ngắt giữa chừng khơng, có
bị che chắn tầm nhìn hay khơng)
- Nguồn điện
Hậu cần, thuê mua (Logistic)
- Việc sản xuất, in ấn các vật dụng thiết kế, vật phẩm quảng cáo (màu sắc đã chuẩn chưa, số
lượng, chất lượng có đạt u cầu khơng)
- Việc chuẩn bị quà tặng (quà tặng có phù hợp với đối tượng khách không, thừa thiếu ra sao)
- Tiệc và đồ uống (Có ngon miệng khơng, có phải đợi lâu để lấy đồ ăn không)
Nhân sự
- Cách làm việc của MC (Nói chuyện có lưu lốt, ứng xử có linh hoạt, có thu hút khán giả tập
trung vào chương trình khơng)


- Chương trình biểu diễn của ca sĩ, nhóm nhảy (có xuất hiện đúng với lịch trình hay khơng, biểu
diễn có hấp dẫn và nhiệt tình khơng)
- Sự có mặt của khách mời, đại diện cơng ty, khách VIP (Có ai đến trễ không, cách họ phát biểu
khai mạc, chào đón khách tham dự đã ổn chưa)
- Thái độ làm việc của PG, PB (Trang phục có đẹp và phù hợp chương trình khơng, có lịch sự,
chun nghiệp khơng, có giải quyết than phiền (nếu có) của khách tốt khơng, có nghiêm túc
khơng, có các hành vi ko chun nghiệp như cười đùa, nói chuyện, ăn uống, chống cằm… trước
mặt khách khơng, có ai quản lý họ khơng)
Tổ chức thực hiện
- Việc đón khách, đăng ký (Có người tiếp đón khơng, có chu đáo khơng, quy trình đón khách
như vậy đã hợp lý chưa, có bắt khách chờ đợi lâu khơng, có xảy ra tình trạng ùn tắc khơng)

- Việc tổ chức trị chơi (trị chơi có được khách hưởng ứng nhiều hay khơng, có góp phần truyền
tải hình ảnh khách hàng/nhà tài trợ không)
- Việc phát quà mẫu, tặng q (Tặng trước hay sau chương trình, có bị lộn xộn khơng, khách có
hài lịng khơng)
- Việc bán vé (Việc bán vé thế nào? Có dễ dàng mua vé khơng? Vấn đề vé chợ đen...)
- Việc hướng dẫn, giải đáp thắc mắc cho khách mời (Việc hướng dẫn khách tốt chưa, khách
tham dự có dễ dàng tìm được chỗ của mình khơng)
- Biện pháp thu hút khách, làm nóng tại chương trình (có hoạt động gì để đón tiếp khách)
Điều phối sự kiện, giải quyết rủi ro
- Mức độ ăn ý, chặt chẽ trong phối hợp thực hiện, việc phân bổ, điều phối nhân sự (đã hợp lý
hay chưa, có chỗ nào trục trặc)
- Chạy thử, tổng duyệt - Rehearsal
- Thời gian thực hiện (Thời gian bắt đầu Event, thời gian kết thúc Event, thời gian chạy phần khai
mạc, thời gian chạy phần giới thiệu nội dung, thời gian phần giải trí, chương trình có thơng suốt
hay khơng, có trục trặc gì xảy ra ko, có nhiều thời gian chết không)
Đánh giá chung sau Event


- Mức độ truyền tải của thông điệp, concept qua Event (qua thơng điệp, slogan, cách bài trí,
hoạt động..., và xem mọi thứ có nhất qn hay khơng, hay slogan một kiểu mà décor và nội
dung lại một phong cách khác)
- Sự ăn khớp giữa thời gian, lịch trình của kế hoạch và thực tế