Giáo trình mô đun Công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan và tổ chức chính trị - xã hội (Nghề: Văn thư hành chính - Trình độ: Trung cấp) - Trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU
TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ – KỸ THUẬT

GIÁO TRÌNH
MƠN ĐUN: CƠNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TRONG
CƠ QUAN ĐẢNG VÀ TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI
NGHỀ: VĂN THƢ HÀNH CHÍNH
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
(Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-KTKT ngày tháng.... năm
2020 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu)

Năm 2020


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể đƣợc
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.


Mục ục
Trang
PHẦN I: CÔNG TÁC VĂN THƢ TRONG CÁC CƠ QUAN ĐẢNG VÀ CÁC
TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI ....................................................................... 2
Chƣơng I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ TRONG
CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG, TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ-XÃ HỘI ......... 2
I. Khái niệm, yêu cầu, vị trí, ý nghĩa của cơng tác văn thƣ trong cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị-xã hội.................................................................................... 2
1. Khái niệm .......................................................................................................... 2
2. Yêu cầu .............................................................................................................. 2

2.2. Chính xác ...................................................................................................... 2
2.3. Bí mật ............................................................................................................ 3
2.4. Hiện đại ........................................................................................................ 3
3. Vị trí .................................................................................................................. 3
4. Ý nghĩa .............................................................................................................. 3
II. Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thƣ cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức
chính tri-xã hội .......................................................................................................... 4
1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị ......................................................................... 5
2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ ................................................................... 5
3. Những yêu cầu khác .......................................................................................... 6
3.1. Tính bí mật .................................................................................................... 6
3.2. Tính tỉ mỉ ....................................................................................................... 6
3.3. Tính thận trọng ............................................................................................. 6
3.4. Tính ngăn nắp, gọn gàng .............................................................................. 6
3.5. Độ tin cậy...................................................................................................... 7
3.6. Tính nguyên tắc ............................................................................................ 7
3.7. Tính tế nhị ..................................................................................................... 7
III. Trách nhiệm quản lý về công tác văn thƣ ........................................................... 8
1. Cục Lƣu trữ Văn phòng trung ƣơng Đảng ........................................................ 8
2. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thƣ cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã
hội .............................................................................................................................. 8
IV. Nội dung công tác văn thƣ .................................................................................. 9
1. Soạn thảo và ban hành văn bản ......................................................................... 9
1.1. Thể thức văn bản: ......................................................................................... 9
1.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ................................................... 9
2. Quản lý văn bản: ............................................................................................. 10
2.1. Quản lý văn bản đến ................................................................................... 10
2.2. Quản lý văn bản đi ..................................................................................... 10

3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị - xã hội................................................................................ 10
3.1. Lập hồ sơ hiện hành ................................................................................... 10
3.2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành .......................................... 11
V. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ trong các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị - xã hội................................................................................ 11
1. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ ...................... 11
2. Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ của các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội ........................................................... 11
VI. Trách nhiệm thực hiện cơng tác văn thƣ trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ
chức chính trị - xã hội ............................................................................................. 11
1. Trách nhiệm của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội
................................................................................................................................. 12
2. Trách nhiệm của chánh văn phịng (hoặc trƣởng phịng hành chính)............. 12
3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức
chính trị-xã hội ........................................................................................................ 13
4. Trách nhiệm của cán bộ văn thƣ chuyên trách trong các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị-xã hội.................................................................................. 13
4.1. Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến ......................................... 13
4.2. Đối với việc quản lý văn bản đi .................................................................. 14
4.3. Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành ................. 14
4.4. Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu ................................................... 14
4.5. Ngồi những nhiệm vụ chính nói trên ........................................................ 14
CÂU HỎI ÔN TẬP ................................................................................................. 15
Chƣơng II: VĂN BẢN CỦA ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM VÀ VĂN BẢN
CỦA CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ-XÃ HỘI .................................................... 16
A. THỂ LOẠI VĂN BẢN CỦA ĐẢNG ................................................................ 16
I. Khái niệm văn bản, thể loại và hệ thống văn bản của Đảng................................ 16
1. Văn bản của Đảng ........................................................................................... 16
2. Thể loại văn bản của Đảng .............................................................................. 16

3. Hệ thống văn bản của Đảng ............................................................................ 16
II. Hệ thống văn bản của Đảng................................................................................ 16
1. Cƣơng lĩnh chính trị ........................................................................................ 16
2. Điều lệ Đảng.................................................................................................... 16
3. Chiến lƣợc ....................................................................................................... 16
4. Nghị quyết ....................................................................................................... 16
5. Quyết định ....................................................................................................... 17
6. Chỉ thị .............................................................................................................. 17
7. Kết luận ........................................................................................................... 17


8. Quy chế ........................................................................................................... 17
9. Quy định .......................................................................................................... 17
10. Thông tri ........................................................................................................ 17
11. Hƣớng dẫn ..................................................................................................... 17
12. Thông báo ...................................................................................................... 17
13. Thông cáo ...................................................................................................... 17
14. Tuyên bố ........................................................................................................ 17
15. Lời kêu gọi .................................................................................................... 18
16. Báo cáo .......................................................................................................... 18
17. Kế hoạch ........................................................................................................ 18
18. Quy hoạch ..................................................................................................... 18
19. Chƣơng trình ................................................................................................. 18
20. Đề án ............................................................................................................. 18
21. Phƣơng án...................................................................................................... 18
22. Dự án ............................................................................................................. 18
23. Tờ trình .......................................................................................................... 18
24. Cơng văn ....................................................................................................... 18
25. Biên bản......................................................................................................... 19
26. Các loại văn bản, giấy tờ hành chính ............................................................ 19

1- Giấy giới thiệu ............................................................................................... 19
2- Giấy chứng nhận ........................................................................................... 19
3- Giấy đi đường ................................................................................................ 19
4- Giấy nghỉ phép .............................................................................................. 19
5- Phiếu gửi ....................................................................................................... 19
6- Giấy mời ........................................................................................................ 19
7- Phiếu chuyển ................................................................................................. 19
8- Thư công ........................................................................................................ 19
B. THẨM QUYỀN BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA ĐẢNG .................................. 20
I. Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp trung ƣơng ........................................................ 20
1. Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng ban hành: ............................................. 20
2. Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng ban hành:.................................................. 20
3. Bộ Chính trị ban hành: .................................................................................... 20
4. Ban Bí thƣ ban hành:....................................................................................... 20
II. Các cơ quan lãnh đạo đảng cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng (gọi
chung là cấp tỉnh) .................................................................................................... 21
1. Đại hội đại biểu đảng bộ cấp tỉnh, thành phố ban hành: ................................. 21
2. Ban Chấp hành đảng bộ tỉnh, thành phố (gọi tắt là tỉnh ủy, thành ủy) ban
hành: ........................................................................................................................ 21


3. Ban Thƣờng vụ tỉnh ủy, thành ủy ban hành: ................................................... 21
III. Các cơ quan lãnh đạo đảng cấp huyện, quận, thị, thành phố thuộc tỉnh (gọi
chung là cấp ủy huyện)............................................................................................ 21
1. Đại hội đại biểu đảng bộ cấp ủy huyện ban hành: .......................................... 21
2. Ban Chấp hành Đảng bộ cấp huyện ủy ban hành: .......................................... 21
3. Ban Thƣờng vụ cấp ủy huyện ban hành: ........................................................ 22
IV. Các cơ quan lãnh đạo đảng cấp cơ sở và chi bộ ............................................... 22
1. Đại hội đảng bộ cơ sở ban hành: ..................................................................... 22
2. Ban Chấp hành đảng bộ cơ sở ban hành: ........................................................ 22

3. Ban Thƣờng vụ đảng ủy cơ sở ban hành: ....................................................... 22
4. Chi bộ cơ sở và chi bộ, đảng bộ bộ phận trực thuộc đảng ủy cơ sở ban hành:
................................................................................................................................. 22
V. Các tổ chức đảng đƣợc lập ra theo quy định của Điều lệ Đảng hoặc theo quy
định của Trung ƣơng ............................................................................................... 22
VI. Các cơ quan tham mƣu giúp việc và các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng... hoạt
động có thời hạn của cấp ủy các cấp (gọi chung cơ quan đảng). ............................ 23
VII. Các đảng đoàn, ban cán sự Đảng các cấp ban hành: ....................................... 23
C. THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA ĐẢNG ............................................................... 23
I. Khái niệm và các thành phần thể thức ................................................................. 23
1. Khái niệm ........................................................................................................ 23
2. Các thành phần thể thức .................................................................................. 23
a. Các thành phần thể thức bắt buộc ................................................................. 23
b. Các thành phần thể thức bổ sung .................................................................. 24
c. Bản chính, bản sao và các thành phần thể thức bản sao .............................. 24
II. Cách trình bày các thành phần thể thức.............................................................. 24
1. Cách trình bày các thành phần thể thức bắt buộc ........................................... 24
a. Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam" .............................................................. 24
b. Tên cơ quan ban hành văn bản ..................................................................... 25
c. Số và ký hiệu văn bản ................................................................................... 30
d. Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản ........................................ 32
đ. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản ........................................... 33
e. Phần nội dung văn bản ................................................................................. 34
g. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ................. 36
h. Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản....................................................... 46
i. Nơi nhận văn bản ........................................................................................... 46
2. Cách trình bày các thành phần thể thức bổ sung............................................. 47
2.1. Dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn ............................................................. 48
2.2. Chỉ dẫn phạm vi lưu hành, dự thảo văn bản .............................................. 48
2.3. Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành................................. 48

2.4. Thông tin liên hệ của cơ quan ban hành văn bản ...................................... 49
3. Bản sao và cách trình bày các thành phần thể thức bản sao ........................... 53
3.1. Các loại bản sao ......................................................................................... 53
3.2. Các hình thức sao ....................................................................................... 53
3.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao .............. 53
4. Phông chữ, khổ giấy, định lề trang văn bản, số trang và phụ lục ................... 56
4.1. Phông chữ ................................................................................................... 56
4.2. Khổ giấy ...................................................................................................... 56
4.3. Định lề trang văn bản ................................................................................. 56
4.4. Số trang văn bản ......................................................................................... 56
4.5. Phụ lục văn bản .......................................................................................... 57
D. VĂN BẢN CỦA CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ XÃ HỘI ................................ 57
CÂU HỎI ÔN TẬP ................................................................................................. 64
Chƣơng III: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN VÀ QUẢN LÝ, SỬ
DỤNG CON DẤU TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG, TỔ CHỨC
CHÍNH TRỊ XÃ HỘI............................................................................................ 65
I. Quản lý văn bản ................................................................................................... 65
1. Khái niệm, yêu cầu .......................................................................................... 65
1.1. Khái niệm .................................................................................................... 65
1.2. Yêu cầu ....................................................................................................... 66
2. Quản lý văn bản đến ........................................................................................ 67
2.1. Tiếp nhận văn bản đến ............................................................................... 67
2.2. Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến ...................................................... 68
2.3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến ...................................................... 71
2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến ..................... 72
3. Tổ chức quản lý văn bản đi ............................................................................. 73
3.1. Đánh máy và nhân sao văn bản ................................................................. 73
3.2. Trình ký, đóng dấu văn bản đi .................................................................... 75

3.3. Đăng ký văn bản đi ..................................................................................... 75
3.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi ......................................................................... 78
3.5. Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra, thu hồi văn bản đi .......................... 80
2. Quản lý và sử dụng con dấu ............................................................................ 81
2.1. Các loại con dấu ......................................................................................... 82
2.2. Quản lý và sử dụng con dấu ....................................................................... 82
2.3. Đóng dấu .................................................................................................... 83
CÂU HỎI ÔN TẬP ................................................................................................. 83
Chƣơng IV: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ HIỆN
HÀNH ..................................................................................................................... 85


I. LẬP HỒ SƠ ......................................................................................................... 85
1. Khái niệm ........................................................................................................ 85
1.1. Khái niệm hồ sơ .......................................................................................... 85
1.2. Khái niệm lập hồ sơ .................................................................................... 86
2. Yêu cầu ............................................................................................................ 86
2.1. Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức Đảng ............................................................................................................... 86
2.2. Tài liệu, văn kiện trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và
phải đầy đủ, hoàn chỉnh .......................................................................................... 86
2.3. Tài liệu, văn kiện trong hồ sơ phải có giá trị ............................................. 87
3. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ ..................................................................... 87
3.1. Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, nhân viên ........... 87
3.2. Giúp cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội quản lý tài liệu được
chặt chẽ.................................................................................................................... 87
3.3. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ ............................................. 87
4. Trách nhiệm lập hồ sơ ..................................................................................... 88
5. Tổ chức lập hồ sơ ............................................................................................ 88
5.1. Xây dựng danh mục hồ sơ .......................................................................... 88

5.2. Lập hồ sơ .................................................................................................... 92
II. NỘP LƢU HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ HIỆN HÀNH ........................................ 102
1. Chuẩn bị hồ sơ để giao nộp vào lƣu trữ hiện hành của cơ quan ................... 102
1.1. Trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên ...................................................... 102
1.2. Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng .................................. 102
2. Thời hạn giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành của cơ quan ........................ 102
3. Thủ tục giao nộp hồ sơ .................................................................................. 103
CÂU HỎI ÔN TẬP ............................................................................................... 104
Phần II: CÔNG TÁC LƢU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN ĐẢNG VÀ CÁC
TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI ..................................................................... 106
Chƣơng V PHÔNG LƢU TRỮ ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM ................ 106
1. Khái niệm .......................................................................................................... 106
2. Thành phần tài liệu Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam ......................... 106
3. Nguyên tắc quản lý Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam ........................ 107
4. Hệ thống các cơ quan quản lý Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam ........ 107
5. Về tổ chức lƣu trữ ............................................................................................. 108
5.1. Tổ chức lƣu trữ lịch sử của Đảng ............................................................... 108
5.2. Lƣu trữ cơ quan: ......................................................................................... 108
CÂU HỎI ÔN TẬP ............................................................................................... 108


Chƣơng VI: NỘI DUNG NGHIỆP VỤ LƢU TRỮ TRONG CƠ QUAN ĐẢNG
............................................................................................................................... 109
1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ cơ quan ................................................. 109
2. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu ....................................................................... 109
2.1. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan .............................. 109
2.2. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử ................................ 110
2.3. Trình tự, thủ tục nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan .................... 110
2.3.1. Đối với hồ sơ giấy.................................................................................. 110
2.3.2. Đối với hồ sơ điện tử ............................................................................. 113

3. Xác định giá trị tài liệu Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam ................... 114
3.1. Hội đồng Xác định giá trị tài liệu và Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài
liệu ......................................................................................................................... 114
3.1.1. Hội đồng Xác định giá trị tài liệu.......................................................... 114
3.1.2. Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu .......................................... 114
3.2. Tiêu chuẩn xác định tài liệu lƣu trữ Đảng ................................................. 115
3.2.1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu ..................................................... 115
3.2.2. Tiêu chuẩn tác giả tài liệu ..................................................................... 115
3.2.3. Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu ............................... 115
3.2.4. Tiêu chuẩn thông tin trong tài liệu ........................................................ 116
3.2.4. Tiêu chuẩn tác giả tài liệu ..................................................................... 116
3.2.5. Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu ............................... 116
3.2.6. Tiêu chuẩn thông tin trong tài liệu:....................................................... 116
3.2.7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý .................................................................. 116
3.2.8. Tiêu chuẩn mức độ hồn chỉnh của phơng............................................ 116
3.2.9. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, vật liệu và kỹ thuật chế tác, đặc điểm bề ngoài của
tài liệu .................................................................................................................... 117
3.2.10. Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu ............................................. 117
3.2.11. Tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan hình thành phơng ............................ 117
3.3. Nguyên tắc và công cụ xác định giá trị tài liệu .......................................... 117
3.3.1. Nguyên tắc ............................................................................................. 117
3.3.2. Công cụ xác định giá trị tài liệu ............................................................ 117
3.4. Các giai đoạn và nội dung xác định giá trị tài liệu..................................... 117
3.4.1. Xác định giá trị tài liệu trong quá trình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ (giai
đoạn văn thư)......................................................................................................... 117
3.4.2. Xác định giá trị tài liệu ở lưu trữ cơ quan ............................................ 118
3.4.3. Xác định giá trị tài liệu ở Lưu trữ lịch sử ............................................. 118
3.5. Tổ chức xét huỷ tài liệu .............................................................................. 118
3.5.1. Xét huỷ tài liệu tại các cơ quan, tổ chức ............................................... 118

3.5.2. Xét huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử ........................................ 132
3.6. Hủy tài liệu hết giá trị................................................................................. 132
3.6.1. Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị ...................................... 132
3.6.2. Thủ tục quyết định huỷ tài liệu hết giá trị ............................................. 133
3.6.3. Bàn giao tài liệu hết giá trị để hủy ........................................................ 133
3.6.4. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị .................................................................... 133
3.6.5. Báo cáo kết quả tiêu hủy và lập hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị ......... 133
4. Chỉnh lý tài liệu ................................................................................................. 141
4.1. Khái niệm, nguyên tắc và yêu cầu chỉnh lý tài liệu ................................... 141
4.1.1. Khái niệm ............................................................................................... 141
4.1.2. Nguyên tắc và yêu cầu chỉnh lý tài liệu ................................................. 141
4.2. Trách nhiệm đối với việc chỉnh lý tài liệu ................................................. 141
4.3. Nội dung chỉnh lý tài liệu ........................................................................... 142
4.3.1. Chuẩn bị chỉnh lý tài liệu, gồm các công việc ...................................... 142
4.3.2. Tiến hành chỉnh lý tài liệu, gồm các công việc ..................................... 153
4.3.3. Kết thúc chỉnh lý tài liệu, gồm các công việc ........................................ 165
5. Bảo quản tài liệu lƣu trữ .................................................................................... 167
5.1. Trách nhiệm bảo quản tài liệu lƣu trữ ........................................................ 167
5.2. Nguyên tắc bảo quản tài liệu lƣu trữ .......................................................... 168
5.3. Yêu cầu chung bảo quản tài liệu lƣu trữ .................................................... 168
6. Khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ ..................................................................... 169
6.1. Đối tƣợng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ ............................ 169
6.2. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ .......................... 169
6.3. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ ........................................... 170
6.4. Chế độ bảo vệ tài liệu trong kho lƣu trữ .................................................... 170
6.5. Quản lý việc sử dụng tài liệu lƣu trữ.......................................................... 171
CÂU HỎI ÔN TẬP ............................................................................................... 171
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................. 172

Công tác văn thƣ trong các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội ... 50
Phụ lục 1: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản của Đảng ........................ 50
Phụ lục 2: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao ........................................ 55
Phụ lục số 4: Hệ thống tổ chức của đảng cộng sản việt nam .................................. 59
Phụ lục số 5: MẪU DẤU ĐẾN ............................................................................... 68
Phụ lục số 6: MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN ............................................ 70
Phụ lục số 7: MẪU SỔ CHUYỂN VĂN BẢN ĐẾN ............................................... 71
Phụ lục số 8: MẪU SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN ................... 73
Phụ lục số 9: MẪU SỔ GIAO NHẬN VĂN BẢN ĐÁNH MÁY .......................... 74
Phụ lục số 10: MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI .............................................. 77
Phụ lục số 11: MẪU PHIẾU GỬI VĂN BẢN ....................................................... 78
Phụ lục số 12: MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI .................................... 79
Phụ lục số 13: MẪU SỔ THEO DÕI PHỤC VỤ KHAI THÁC, SỬ DỤNG VĂN
BẢN ĐI ................................................................................................................... 80
Phụ lục số 14: Mẫu Danh mục hồ sơ ...................................................................... 91
Phụ lục số 15: MỤC LỤC VĂN BẢN .................................................................... 98
Phụ lục số 16 ........................................................................................................... 99
Phụ lục số 17 ......................................................................................................... 101
Phụ lục số 18 ......................................................................................................... 104
Phần II: Công tác lƣu trữ trong các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội
............................................................................................................................... 120
Phụ lục 1 ................................................................................................................ 120
Phụ lục 2 ................................................................................................................ 122
Phụ lục 3 ................................................................................................................ 123
Phụ lục 4 ................................................................................................................ 125
Phụ lục 5: ............................................................................................................... 127
Phụ lục 6 ................................................................................................................ 128
Phụ lục 7 ................................................................................................................ 130
Phụ lục 8 ................................................................................................................ 135

Phụ lục 9 ................................................................................................................ 138
Phụ lục 10 .............................................................................................................. 140
PHỤ LỤC 1: Mẫu biên bản giao, nhận tài liệu ..................................................... 143
PHỤ LỤC 2: Mẫu kế hoạch chỉnh lý tài liệu ........................................................ 145
PHỤ LỤC 3: Mẫu lịch sử đơn vị hình thành phông ............................................. 146
PHỤ LỤC 4: Mẫu lịch sử phông ........................................................................... 147
PHỤ LỤC 5: Mẫu phƣơng án phân loại tài liệu .................................................... 149
PHỤ LỤC 6: Mẫu hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu ........................................... 152
PHỤ LỤC 7: Mẫu mục lục hồ sơ .......................................................................... 156


PHỤC LỤC 8: Mẫu nhãn cặp (hộp)...................................................................... 162
PHỤ LỤC 9: Mẫu biên bản giao, nhận tài liệu ..................................................... 164
PHỤ LỤC 10 Mẫu báo cáo tổng kết chỉnh lý tài liệu ........................................... 166


LỜI GIỚI THIỆU
Công tác văn thƣ gắn liền với hoạt động chỉ đạo điều hành công việc của các
cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội. Vì vậy, mơn cơng tác văn
thƣ, lƣu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng và tổ chức chính trị - xã hội đã đƣợc đƣa
vào chƣơng trình đào tạo của Trƣờng Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu trình
độ trung cấp. Đây là mơn học tự chọn trong chƣơng trình đào tạo chun ngành hành
chính - văn thƣ.
Để đáp ứng yêu cầu mục tiêu đào tạo của chƣơng trình nghề hành chính - văn
thƣ trình độ trung cấp, cần thiết phải biên soạn giáo trình cơng tác văn thƣ, lƣu trữ
trong cơ quan Đảng và tổ chức chính trị - xã hội. Bài giảng đƣợc dùng trong công
tác giảng dạy và học tập của giáo viên và học sinh, sinh viên Trƣờng Cao đẳng
Kinh tế - kỹ thuật Bạc Liêu.
Nội dung bài giảng gồm 2 phần với các chƣơng cụ thể nhƣ sau:
Phần I. Công tác văn thƣ trong các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị

- xã hội
Chương I. Những vấn đề chung về công tác văn thư trong các cơ quan Đảng và
các tổ chức chính trị - xã hội
Chương II. Văn bản của Đảng cộng sản Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã
hội.
Chương III. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong các cơ quan Đảng và
các tổ chức chính trị - xã hội
Chương IV. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ trong các cơ quan Đảng và các
tổ chức chính trị - xã hội
Phần II. Công tác ƣu trữ trong các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị
- xã hội
Chương V. Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
Chương VI. Nội dung nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan Đảng
Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song khó tránh khỏi những thiếu sót, rất mong
nhận đƣợc những ý kiến đóng góp của các bạn.
Trân trọng cảm ơn!
Bạc Liêu, ngày 01 tháng 10 năm 2018

1


Phần I
CÔNG TÁC VĂN THƢ TRONG CÁC CƠ QUAN ĐẢNG VÀ CÁC TỔ
CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI
Chƣơng I
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ TRONG CÁC CƠ
QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG, TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ-XÃ HỘI
I. Khái niệm, u cầu, vị trí, ý nghĩa của cơng tác văn thƣ trong cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội
1. Khái niệm

Công tác văn thƣ trong các cơ quan Đảng, tổ chức Đảng và các tổ chức
chính trị-xã hội bao gồm tồn bộ các cơng việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội.
2. Yêu cầu
Trong q trình thực hiện nội dung của cơng tác văn thƣ ở các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phải đảm bảo các yêu cầu dƣới đây:
2.1. Nhanh chóng
Q trình giải quyết cơng việc của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính
trị-xã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải
quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ
khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản
kịp thời, đúng ngƣời, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, khơng để sót việc,
chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải
quyết văn bản.
2.2. Chính xác
- Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc
và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nƣớc, các quy định của
Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Văn
bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các
thành phần thể thức do Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội quy định.
- Về nghiệp vụ văn thƣ: thực hiện đúng chế độ công tác văn thƣ và các khâu
nghiệp vụ cụ thể nhƣ đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn
bản...

2


2.3. Bí mật
Là u cầu quản lý đối với cơng tác văn thƣ, là biểu hiện tập trung mang tính

chính trị của công tác văn thƣ. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan,
tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng
và Nhà nƣớc. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của
Đảng, Nhà nƣớc về bảo vệ bí mật nhà nƣớc, nhƣ việc sử dụng mạng máy tính, bố trí
phịng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thƣ đúng tiêu chuẩn, ...
2.4. Hiện đại
Việc thực hiện công tác văn thƣ gắn liền với việc sử dụng các phƣơng tiện
và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa cơng tác văn thƣ là một trong những tiền
đề nhằm nâng cao năng suất, chất lƣợng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp
bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Tuy nhiên, q trình
hiện đại hóa cơng tác văn thƣ phải đƣợc tiến hành từng bƣớc, phù hợp với tổ chức, trình
độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa cơng tác văn
thƣ là nói đến việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong công tác văn thƣ và sử dụng
trang thiết bị văn phịng hiện đại.
3. Vị trí
Cơng tác văn thƣ không thể thiếu đƣợc trong hoạt động của tất cả các cơ
quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay
nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài
liệu để phổ biến các chủ trƣơng, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao
đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tƣợng xảy ra trong hoạt
động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phịng các tổ chức chính trị xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều
hành bộ máy, có chức năng thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì cơng tác
văn thƣ lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong cơng tác văn phịng.
4. Ý nghĩa
- Làm tốt cơng tác văn thƣ bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần
nâng cao năng suất, chất lƣợng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức
chính trị-xã hội và phịng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, từ việc đề ra các chủ trƣơng, chính
sách, xây dựng chƣơng trình, kế hoạch cơng tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề
xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dƣới hoặc triển khai, giải

quyết công việc... đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thơng tin
càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả
cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý đƣợc cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau,
trong đó nguồn thơng tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thơng tin từ văn bản vì
3


văn bản là phƣơng tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp
lý.
Cơng tác văn thƣ bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều ngƣời, nhiều bộ
phận. Vì vậy làm tốt cơng tác văn thƣ sẽ:
- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạo
cơng việc chính xác, hiệu quả, khơng để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy
tờ, mệnh lệnh hành chính.
- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nƣớc và cơ quan. Mọi chủ trƣơng,
đƣờng lối của Đảng và Nhà nƣớc kể cả chủ trƣơng tuyệt mật đều đƣợc phản ánh
trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nƣớc và cơ quan là rất quan
trọng; tổ chức tốt công tác văn thƣ, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối
tƣợng, khơng để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà
nƣớc và cơ quan.
- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng nhƣ của các đồng chí lãnh đạo.
Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt
động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khi cần thiết, tài
liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác lƣu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ sung thƣờng
xuyên, chủ yếu cho lƣu trữ hiện hành và lƣu trữ cấp ủy, lƣu trữ tổ chức chính trị-xã hội.
Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thƣ, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều đƣợc văn

bản hố; giải quyết xong cơng việc, tài liệu đƣợc lập hồ sơ đầy đủ, nộp lƣu vào lƣu trữ
cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lƣu trữ tiến hành các khâu nghiệp
vụ tiếp theo nhƣ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công
tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
II. Yêu cầu đối với cán bộ àm công tác văn thƣ cơ quan, tổ chức Đảng,
tổ chức chính tri-xã hội
Tính chất, nội dung cơng việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cán bộ
đƣợc bố trí làm cơng tác văn thƣ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công
chức văn thƣ theo quy định của pháp luật. Trên thực tế, ngƣời cán bộ văn thƣ các
cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản
sau:
- Yêu cầu về phẩm chất chính trị
- Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ
4


- Những yêu cầu khác
1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị
Ngƣời cán bộ văn thƣ hàng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm đƣợc
những hoạt động quan trọng của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã
hội, trong đó có cả những vấn đề có tính chất cơ mật. Vì vậy, địi hỏi đầu tiên với
ngƣời cán bộ văn thƣ là yêu cầu về phẩm chất chính trị, cụ thể là:
- Ngƣời cán bộ văn thƣ phải có lịng trung thành. Lịng trung thành ấy phải
đƣợc thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với các
cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, nơi cán bộ văn thƣ đang công tác.
- Ngƣời cán bộ văn thƣ phải tuyệt đối tin tƣởng vào đƣờng lối, chính sách
của Đảng và Nhà nƣớc, giữ vững lập trƣờng của giai cấp vơ sản trong bất cứ tình
huống nào.
- Ngƣời cán bộ văn thƣ phải ln có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp
luật của Nhà nƣớc, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của mình.

- Ngƣời cán bộ văn thƣ phải luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính
trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nƣớc, về giai cấp vô sản là nhiệm
vụ thƣờng xuyên.
2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ
Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thƣ phải đƣợc thể hiện
trên hai mặt là lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành.
Về lý luận nghiệp vụ: Ngƣời cán bộ văn thƣ phải nắm vững lý luận nghiệp
vụ về cơng tác văn thƣ, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và
điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó. Bên cạnh sự hiểu biết về chun
mơn nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ bản khác có liên quan
để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên mơn của mình. u cầu quan trọng đặt ra đối với
ngƣời cán bộ văn thƣ là không chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở trƣờng, mà cịn
phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt q trình
cơng tác, từng bƣớc rèn luyện, hồn thiện bản thân mình cùng với sự hồn thiện về
lý luận nghiệp vụ.
Về kỹ năng thực hành: Ngƣời cán bộ văn thƣ không chỉ nắm vững lý luận
nghiệp vụ mà cịn phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là thƣớc
đo năng lực thực tế của ngƣời cán bộ văn thƣ một cách trung thực, chính xác nhất.
Q trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thƣ không những giúp
cán bộ văn thƣ từng bƣớc nâng cao tay nghề mà cịn giúp nâng cao trình độ lý luận
nghiệp vụ.
5


3. Những u cầu khác
Tính chất nội dung cơng việc đòi hỏi ngƣời cán bộ văn thƣ của các cơ quan,
tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội khơng những phải có các yêu cầu cơ bản
của bất cứ lao động nào nhƣ tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn,
kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, cơng bằng... mà cịn địi hỏi phải đáp
ứng những yêu cầu dƣới đây:

3.1. Tính bí mật
Tính bí mật ở ngƣời cán bộ văn thƣ phải đƣợc thể hiện cụ thể:
- Có sự kín đáo.
- Có ý thức giữ gìn bí mật
- Bất cứ trong trƣờng hợp nào khi ra khỏi phịng làm việc khơng đƣợc để
văn bản, tài liệu trên bàn; những ghi chép có nội dung quan trọng không đƣợc vứt
vào sọt rác.
- Luôn luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật của
Đảng, bí mật của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội.
3.2. Tính tỉ mỉ
Nội dung cơng việc hằng ngày địi hỏi phải cụ thể đến từng chi tiết. Vì vậy cán
bộ văn thƣ phải có tính tỉ mỉ. Tính tỉ mỉ phải đƣợc thể hiện trên các nội dung:
- Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hồn chỉnh đến từng chi tiết nhỏ,
khơng đƣợc bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt đối với việc thống kê
và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển những lời nhắn v.v...
- Khơng đƣợc bỏ sót bất cứ cơng việc nào trong nhiệm vụ thƣờng ngày cũng
nhƣ đối với cơng việc đột xuất mới nảy sinh.
3.3. Tính thận trọng
Trƣớc khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đều phải suy xét một
cách thận trọng, đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ trong các
cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội về công tác văn thƣ; những trƣờng
hợp nghi ngờ văn bản giấy tờ giả mạo, những nghi vấn về việc sử dụng con dấu
khơng đúng quy định. Tính thận trọng sẽ giúp cán bộ văn thƣ có đƣợc những ý
kiến chắc chắn, tránh phạm phải sai lầm.
3.4. Tính ngăn nắp, gọn gàng
Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thƣờng trực đối với ngƣời cán bộ văn
thƣ. Cán bộ văn thƣ luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung công việc lại phức
tạp, nếu không gọn gàng ngăn nắp thì sẽ ảnh hƣởng khơng nhỏ đến công việc.
6

Mặt khác, phịng làm việc của văn thƣ khơng chỉ một mình cán bộ văn thƣ
làm việc mà cịn là nơi có nhiều ngƣời đến liên hệ cơng tác nhƣ xin cấp giấy giới
thiệu, tra tìm văn bản, đóng dấu giấy tờ v.v... Nếu không trật tự ngăn nắp sẽ gây ấn
tƣợng không tốt đối với cán bộ văn thƣ.
3.5. Độ tin cậy
Cán bộ văn thƣ là ngƣời tiếp xúc với văn bản, nắm đƣợc nội dung hoạt động
của cơ quan. Vì vậy ngƣời văn thƣ ln ln phải thể hiện độ tin cậy. Do có nhiều
cơng việc nên lãnh đạo không thể quan tâm và kiểm tra hết mọi công việc của văn
thƣ. Phần lớn lãnh đạo đều tin tƣởng ở văn thƣ. Vì vậy, cán bộ văn thƣ phải giữ
vững sự tin tƣởng đó để lãnh đạo có thể yên tâm làm việc.
Mặt khác, ngƣời cán bộ văn thƣ phải đƣợc đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn
và ln ln bảo đảm nghiệp vụ khơng sai sót. Điều đó làm cho cán bộ lãnh đạo
yên tâm và tin cậy cán bộ văn thƣ.
3.6. Tính nguyên tắc
Nội dung nghiệp vụ văn thƣ phải đƣợc thực hiện theo chế độ quy định của Đảng,
Nhà nƣớc và của cơ quan, trƣớc hết là các quy định của cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức
chính trị-xã hội nhƣ: chế độ bảo vệ bí mật, quy định về cơng tác văn thƣ, lƣu trữ, quy
định về quản lý và sử dụng con dấu, v.v... Dù bất cứ lúc nào và hoàn cảnh nào ngƣời
cán bộ văn thƣ phải giữ đúng nguyên tắc, không đƣợc phép thay đổi hoặc làm trái quy
định. Đặc biệt ngƣời cán bộ văn thƣ phải có ý thức rằng khơng có bất cứ một ngoại lệ
nào trong các quy định.
Trong trƣờng hợp các vấn đề đặt ra có những chi tiết khác với quy định của
Đảng, Nhà nƣớc và của cơ quan, tốt nhất phải xin ý kiến ngƣời phụ trách có thẩm
quyền, khơng đƣợc tự ý giải quyết bất cứ việc gì ngồi quy định.
3.7. Tính tế nhị
Cơng việc của ngƣời cán bộ văn thƣ tạo ra môi trƣờng tiếp xúc với nhiều đối
tƣợng khác nhau. Vì vậy ngƣời cán bộ văn thƣ phải luôn luôn thể hiện sự lễ độ,
thân mật với ngƣời khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng khơng hài lịng, sự
phân tán thiếu kiên trì, sự mệt mỏi, quá xúc cảm, kể cả thái độ suồng sã kiểu bạn

bè đối với đồng nghiệp và những ngƣời quen biết. Đặc biệt phải tránh nóng vội khi
có việc khẩn cấp hoặc phải trả lời những yêu cầu của ngƣời khác hoặc khi nghi ngờ
một điều gì đó trong cơng việc.
Tính tế nhị sẽ giúp cho cán bộ văn thƣ ngày càng chiếm đƣợc lòng tin và sự
yêu mến của bạn bè đồng nghiệp và mọi ngƣời trong cơ quan, tổ chức Đảng. Điều
đó giúp cho ngƣời cán bộ văn thƣ tạo đƣợc bầu khơng khí thoải mái trong phòng

7


làm việc của mình. Đó cũng là một trong những điều kiện để nâng cao hiệu quả
trong công việc.
III. Trách nhiệm quản ý về công tác văn thƣ
1. Cục Lƣu trữ Văn phịng trung ƣơng Đảng
Có trách nhiệm giúp Chánh văn phòng Trung ương Đảng thực hiện quản lý
nhà nước về công tác văn thư các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị xã hội. Nội dung cụ thể gồm:
- Ban hành và hƣớng dẫn thực hiện quy định về công tác văn thƣ áp dụng
trong hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội;
- Kiểm tra việc thực hiện quy định về công tác văn thƣ trong hệ thống các cơ
quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; giải quyết khiếu nại, tố cáo và
xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thƣ theo thẩm quyền;
- Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào
công tác văn thƣ trong hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức
chính trị - xã hội;
- Tổ chức tập huấn, bồi dƣỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thƣ; quản lý
công tác thi đua, khen thƣởng trong công tác văn thƣ trong hệ thống các cơ quan,
tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thƣ trong hệ thống các cơ quan, tổ
chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội.
- Các tỉnh, thành uỷ, các huyện, quận, thị uỷ thực hiện quản lý nhà nƣớc về

công tác văn thƣ các cơ quan, tổ chức Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội trong
phạm vi địa phƣơng mình.
- Mỗi cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội có trách nhiệm quản
lý công tác văn thƣ trong phạm vi cơ quan, tổ chức mình.
2. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thƣ cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính
trị - xã hội
- Mỗi cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội phải thành lập bộ
phận (phòng) văn thƣ hoặc bố trí cán bộ làm văn thƣ.
- Nhiệm vụ của văn thƣ cơ quan:
+ Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến.
+ Giúp Chánh văn phịng, trƣởng phịng hành chính theo dõi, đơn đốc việc
giải quyết văn bản đến.

8


+ Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình ngƣời có thẩm quyền duyệt, ký
ban hành.
+ Kiểm tra thể thức văn bản lần cuối trƣớc khi ban hành; ghi số, ngày tháng
và đóng dấu mức độ khẩn, mật lên văn bản.
+ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi.
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lƣu.
+ Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn
bản nội bộ; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đƣờng cho cán bộ, công chức, viên
chức.
+ Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác.
+ Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan theo định kỳ hàng năm.
IV. Nội dung công tác văn thƣ
Các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội hoạt động theo nhiệm kỳ

nên trong từng phần việc có đặc thù riêng (sẽ đƣợc trình bày cụ thể ở các chƣơng
sau)
1. Soạn thảo và ban hành văn bản
1.1. Thể thức văn bản:
- Khác với các cơ quan nhà nƣớc và các cơ quan, tổ chức khác, thể thức văn bản
của Đảng thực hiện theo Hƣớng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 3/4/2018 của Văn phòng
Trung ƣơng Đảng về thể thức văn bản của Đảng.
- Thể thức văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu
của tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương quy định. Thể thức văn bản của tổ
chức công đoàn thực hiện theo Quyết định số: 1014/QĐ-TLĐ ngày 19 tháng 8
năm 2011 Ban hành Qui định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức
cơng đoàn; thể thức văn bản của Trung ƣơng Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam
thực hiện theo Hƣớng dẫn 14/HD-ĐCT ngày 05/10/2011 của Đoàn Chủ tịch Hội
LHPN Việt Nam hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Hội
Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam; thể thức văn bản của tổ chức Đoàn thanh niên thực
hiện theo Hƣớng dẫn số Số: 29-HD/TWĐTN-VP về thể thức văn bản của Đồn
TNCS Hồ Chí Minh, ngày 29/10/2013 của Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đồn.
1.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
- Soạn thảo văn bản
+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản,
9


+ Xác định đối tƣợng giải quyết và thực hiện văn bản;
+ Chọn thể loại văn bản;
+ Thu thập và xử lý thơng tin có liên quan;
+ Xây dựng đề cƣơng văn bản và viết bản thảo;
- Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo;
- Đánh máy, nhân bản văn bản;
- Kiểm tra văn bản trƣớc khi ký ban hành;

- Ký văn bản.
- Ban hành văn bản.
2. Quản ý văn bản:
2.1. Quản lý văn bản đến
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến;
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2.2. Quản lý văn bản đi
- Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn bản và kỹ thuật
trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;
- Đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có);
- Đăng ký văn bản đi;
- Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi;
- Lƣu văn bản đi.
3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào ƣu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội
3.1. Lập hồ sơ hiện hành
- Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong các cơ quan,
tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội đối với việc lập hồ sơ hiện hành.
- Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm:
+ Mở hồ sơ;
+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong q trình theo dõi,
giải quyết cơng việc vào hồ sơ;
+ Phân định đơn vị bảo quản;
10


+ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản;
+ Biên mục hồ sơ.
3.2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành

- Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị - xã hội trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện
hành;
- Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành của cơ
quan, tổ chức;
- Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành của cơ quan, tổ
chức.
V. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ trong các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ là việc áp dụng công
nghệ tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu
quản lý văn bản đi, đến và tra tìm thơng tin trong văn bản, tài liệu đƣợc nhanh
chóng, chính xác; nâng cao năng suất, hiệu quả công tác trong cơ quan, tổ chức và
tạo môi trƣờng trao đổi thông tin thuận lợi giữa các cơ quan thông qua mạng thông
tin nội bộ và mạng thông tin quốc gia.
1. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ
- Ứng dụng công nghệ thông tin để soạn thảo, in ấn, nhân sao văn bản;
- Ứng dụng công nghệ thông tin để xử lý, quản lý, tra tìm văn bản đi, đến,
văn bản nội bộ;
- Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý, xử lý, tra tìm đơn thƣ khiếu tố;
- Ứng dụng cơng nghệ thông tin để chuyển giao văn bản.
2. Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ
của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội
- Gửi nhận văn bản;
- Thƣ tín điện tử;
- Quản lý văn bản đi;
- Quản lý văn bản đến;
- Quản lý đơn thƣ khiếu tố...
VI. Trách nhiệm thực hiện công tác văn thƣ trong các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị - xã hội

Cơng tác văn thƣ bao gồm nhiều nội dung với những mức độ phức tạp khác
nhau. Tuỳ thuộc với cƣơng vị công tác và khả năng, mỗi ngƣời trong các cơ quan,
11


tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có thể tham gia vào những nội dung nhất
định. Để cho công việc thực hiện đƣợc thuận lợi, cần phải có sự phân công, phân
nhiệm rõ ràng, cụ thể cho từng ngƣời, từng bộ phận trong các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị-xã hội.
1. Trách nhiệm của ãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính
trị-xã hội
Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm
quản lý cơng tác văn thƣ trong cơ quan, tổ chức mình và chỉ đạo nghiệp vụ công
tác văn thƣ cho cơ quan cấp dƣới và đơn vị trực thuộc.
Công tác văn thƣ của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội làm
tốt hay không tốt, trách nhiệm trƣớc hết thuộc về lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Để
thực hiện đƣợc nhiệm vụ này, lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính
trị-xã hội có thể giao cho chánh văn phịng hoặc trƣởng phịng hành chính (ở cơ
quan khơng có văn phịng) tổ chức quản lý công tác văn thƣ trong phạm vi trách
nhiệm của mình.
Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm
giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan, tổ chức; có thể giao
cho cán bộ cấp dƣới giải quyết những văn bản cần thiết, nhƣng vẫn phải chịu trách
nhiệm chung về việc giải quyết những văn bản đó. Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị-xã hội phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan, tổ
chức theo quy định của Đảng, của Nhà nƣớc và theo quy chế làm việc của cơ quan,
tổ chức mình.
Ngồi ra, tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan, tổ chức mà lãnh đạo
các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có thể làm một số cơng việc cụ
thể nhƣ xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ

quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy
định về công tác văn thƣ ở cơ quan, ở cơ quan cấp dƣới hoặc ở các đơn vị trực
thuộc.
2. Trách nhiệm của chánh văn phòng (hoặc trƣởng phịng hành chính)
Chánh văn phịng (hoặc trƣởng phịng hành chính) là ngƣời trực tiếp giúp lãnh
đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thực hiện nhiệm vụ cơng tác văn
thƣ của cơ quan, tổ chức mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thƣ ở các cơ
quan, tổ chức cấp dƣới và đơn vị trực thuộc.
Chánh văn phịng (hoặc trƣởng phịng hành chính) phải trực tiếp làm các
công việc sau:

12


- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo
cáo với lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội về những cơng
việc quan trọng.
- Ký thừa lệnh lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội
một số văn bản đƣợc lãnh đạo giao và ký những văn bản do văn phòng trực tiếp
ban hành.
- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị-xã hội.
- Xem xét thể thức văn bản trƣớc khi trình lãnh đạo ký ban hành.
- Tổ chức đánh máy, nhân sao văn bản đi.
- Trong những điều kiện cụ thể, có thể đƣợc lãnh đạo các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị-xã hội giao trách nhiệm thực hiện một số việc thuộc nhiệm
vụ của văn thƣ chuyên trách.
- Chánh văn phòng (hoặc trƣởng phòng hành chính) có thể giao cho cấp phó
hoặc cấp dƣới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn
của mình.

3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đảng,
tổ chức chính trị-xã hội
Tất cả cán bộ, cơng chức trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trịxã hội nói chung phải thực hiện đầy đủ những nội dung cơng tác văn thƣ có liên
quan đến phần việc của mình, cụ thể là:
+ Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội
+ Soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.
+ Lập hồ sơ cơng việc của mình và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ theo quy định.
+ Bảo đảm giữ gìn bí mật, an tồn văn bản.
+ Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể theo quy chế công tác văn thƣ
của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội.
4. Trách nhiệm của cán bộ văn thƣ chuyên trách trong các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội
4.1. Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
+ Nhận văn bản đến.
+ Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
+ Trình văn bản đến.
13