Đề tài thực tiễn tổ chức cuộc họp tại công ty cổ phần vận tải sài gòn
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (218.74 KB, 19 trang )
lOMoARcPSD|11617700
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
BÀI THẢO LUẬN
Đề tài: Thực tiễn tổ chức cuộc họp tại
Công ty cổ phần vận tải Sài Gịn
Học phần
Nhóm
Mã lớp học phần
Giảng viên
: Quản trị HCVP
:5
:2237CEMG2431
: Bùi Thị Thu Hà
Hà Nội – 2022
MỤC LỤC
1
lOMoARcPSD|11617700
Mở đầu.......................................................................................................................... 3
1.1, Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần vận tải Sài Gòn..................................4
1.1.1, Giới thiệu khái quát về Cơng ty cổ phần vận tải Sài Gịn..............................4
1.1.2, Cơ cấu tổ chức................................................................................................4
1.2, Thực trạng công tác tổ chức cuộc họp đại hội đồng cổ đông thường niên tại
Công ty cổ phần vận tải Sài Gịn................................................................................6
1.2.1, Một số loại hình hội họp tại công ty cổ phần vận tải Sài Gịn......................6
1.2.2, Cuộc họp “Đại hội đồng cổ đơng thường niên” tại cơng ty cổ phần vận tải
Sài Gịn.....................................................................................................................7
1.2.2.1, Chuẩn bị cho cuộc họp.............................................................................7
1.2.2.2, Tiến hành cuộc họp.................................................................................12
1.2.2.3, Sau khi kết thúc cuộc họp.......................................................................14
1.3, Nhận xét............................................................................................................... 14
1.3.1, Ưu điểm.........................................................................................................14
1.3.2, Nhược điểm...................................................................................................15
1.3.3, Nguyên nhân.................................................................................................15
1.4. Một số biện pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức cuộc họp tại công ty cổ
phần vận tải sài Gòn..................................................................................................16
1.4.1, Ban hành Quy chế tổ chức hội họp để hướng dẫn, thực hiện, kiểm tra,
đánh giá công tác tổ chức hội họp của công ty......................................................16
1.4.2, Nâng cao vai trò của người lãnh đạo (Người điều hành) trong công tác tổ
chức hội họp...........................................................................................................16
1.4.3, Nâng cao nghiệp vụ của cán bộ nhân viên trong văn phịng về cơng tác tổ
chức hội họp...........................................................................................................17
1.4.4, Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cho tổ chức hội họp............................17
1.4.5, Sử dụng hình thức họp trực tuyến trong công ty.........................................18
Kết luận...................................................................................................................... 19
Mở đầu
2
lOMoARcPSD|11617700
Cuộc họp được tổ chức thường xuyên ở mỗi cơ quan, đơn vị. Cuộc họp được tổ chức
nhằm trao đổi thông tin, là phương tiện truyền đạt và quản lý của lãnh đạo tới các đối
tượng quản lý. Nếu làm tốt cơng tác tổ chức cuộc họp thì sản phẩm cuối cùng của cuộc
họp đó là đưa ra được những quyết định đúng, vừa đem lại lợi ích cho cá nhân đơn vị
tổ chức mà đồng thời lại vừa thúc đẩy xã hội phát triển. Bên cạnh đó cuộc họp cịn là
hình thức giao lưu văn hố nhằm phát huy tính dân chủ, tạo điều kiện cho mỗi người
tham gia có cơ hội đóng góp những ý kiến để thúc đẩy cơng việc ngày càng có hiệu
quả. Qua một thời gian tìm hiểu hoạt động của Cơng ty cổ phần vận tải Sài Gịn đã
giúp nhóm 5 có cái nhìn toàn diện hơn, thực tế hơn về hoạt động của một doanh
nghiệp. Đặc biệt trong công tác tổ chức cuộc họp tại Công ty về cách thức tiến hành tổ
chức và những lợi ích mà cuộc họp đem lại cho những thành công của Công ty và em
cũng thấy được vai trò của văn phòng khi tổ chức cuộc họp.
1.1, Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần vận tải Sài Gòn
3
lOMoARcPSD|11617700
1.1.1, Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần vận tải Sài Gịn
Cơng Ty Cổ Phần Vận Tải Sài Gòn (VTSG) là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ
vận chuyển hàng hóa trong và ngồi nước. Được thành lập ngày 24 tháng 05 năm
2001, tiền thân là đơn vị vận tải hành khách bằng ơ tơ, có trụ sở chính tại TP. HCM và
hơn 30 bưu cục tại các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long và miền Đông Nam Bộ. Với
hơn 20 năm hoạt động và phát triển, Vận Tải Sài Gịn xứng tầm là một trong những
cơng ty hoạt động trong lĩnh vực vận chuyển và chuyển phát hàng đầu tại miền Nam
Việt Nam. Thế mạnh của VTSG là vận chuyển hàng hóa đường bộ nội địa với đội ngũ
xe đường dài hùng hậu và xe trung chuyển nội thành đủ loại trọng tải với mức giá tốt
nhất và thời gian nhanh chóng nhất.
Triết lý kinh doanh
Với mục tiêu “Uy Tín – Chất Lượng – Nhanh Chóng - Chính Xác”, tồn thể cán
bộ cơng nhân viên Cơng Ty Cổ Phần vận tải Sài Gòn quyết tâm xây dựng một thương
hiệu vững mạnh, đáp ứng một cách tốt nhất sự tin tưởng của khách hàng. Để thực hiện
đúng với phương châm phục vụ "Chính xác với thời gian"cơng ty đã cam kết sẽ kiểm
soát chặt chẽ nhằm đảm bảo tiến độ giao hàng đúng như yêu cầu và chi phí tiết kiệm
nhất.
Các loại hình dịch vụ
-
Chuyển phát nhanh trong nước
STC EXPRESS - Chuyển phát nhanh quốc tế
Dịch vụ bốc dỡ và vận chuyển tại Cảng Quốc Tế
Mua bán ô tô, xe đầu kéo, thiết bị chuyên dùng, phụ tùng
Mua bán, cho thuê xe cần cẩu, bốc dở hàng hóa
Vận chuyển BAUXITE, ALUMINA, hóa chất, than đá
Đối với dịch vụ chuyển phát nhanh trong nước VTSG chuyên phục vụ các
phương thức giao hàng đa dạng như:
-
Giao hàng tận nơi
Giao và nhận hàng tại văn phòng
Vận chuyển hàng lẻ, hàng nguyên chuyến
Trong tương lai gần, VTSG sẽ tham gia vào lĩnh vực vận chuyển hàng hóa bằng
đường hàng khơng và đường hàng hải để đa dạng hóa dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu
cao nhất của quý khách.
1.1.2, Cơ cấu tổ chức
-
Đại hội đồng cổ đông: Bao gồm những thành viên sáng lập ra cơng ty, góp vốn
cổ phần theo điều lệ, tham dự và phát biểu trong các Đại hội đồng cổ đông và
thực hiện quyền biểu quyết trực tiếp hoặc thông qua đại diện theo ủy quyền
4
lOMoARcPSD|11617700
-
hoặc theo hình thức khác do pháp luật quy định. Mỗi cổ phần có một phiếu biểu
quyết trong các cuộc họp.
Hội đồng quản trị và ban kiểm soát: Là bộ phận do đại hội đồng cổ đơng bầu ra,
có nhiệm vụ đưa ra các quyết định quản lý quan trọng, kế hoạch chính sách phát
triển cơng ty, hoạt động dưới sự kiểm soát của Ban kiểm soát.
Ban tổng giám đốc:
Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ đạo cao nhất, chịu
trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty. Tổng giám đốc quyết
định về phương hướng sản xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức
hạch tốn cơng tác đối ngoại và có hiệu quả sử dụng vốn.
Phó tổng giám đốc: người giúp Tổng giám đốc quản lý nhân sự, quản lý giao
dịch các dự án đã hồn thiện của Cơng ty,…
Các đơn vị chính trong Cơng ty:
Phịng Hành chính - Nhân sự: tổ chức quản lý nhân sự tồn Cơng ty xây dựng
các chương trình thi đua, khen thưởng và quản lý sự thay đổi nhân sự ở các
phòng ban và các bộ phận. Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo
hiểm, phụ trách đón tiếp khách hàng. Xây dựng bảng chấm công và phương
pháp trả lương, tổ chức tuyển dụng, đào tạo nhân sự cho tồn thể Cơng ty. Xây
dựng các bảng nội quy, đề ra các chính sách về nhân sự. Tham mưu cho Tổng
giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế hoạch, phương thức quản lí tổ chức các
hoạt động nhân sự của Cơng ty.
Phịng kế hoạch tổng hợp: lập kế hoạch đầu tư, kế hoạch về tài chính và theo
dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Khảo sát thị trường, đưa ra
các đề án, kế hoạch phát triển, mở rộng kinh doanh, tăng lợi nhuận, doanh thu
cho cơng ty.
Phịng tài chính - kế tốn: Lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt động sản
xuất kinh doanh của Cơng ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các nghiệp vụ
phát sinh hàng ngày của Cơng ty. Thơng qua hạch tốn ở các khoản thu mua
xuất nhập hàng hóa… xác định kết quả kinh doanh thanh toán với khách hàng,
nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thời theo dõi cơ cấu vốn.
Phòng các dự án vận tải trong nước: chịu trách nhiệm giám sát và quản lý cũng
như lập kế hoạch cho các dự án vận tải trong nước. Theo dõi và báo cáo tiến độ
thực hiện các dự án.
Phòng các dự án vận tải quốc tế: chịu trách nhiệm giám sát và quản lý các dự án
vận tải quốc tế, lập kế hoạch và tiến hành theo dõi các dự án vận tải quốc tế.
ĐẠI HỘI
ĐỒNG CỔ
ĐÔNG
5
lOMoARcPSD|11617700
HỘI ĐỒNG
QUẢN TRỊ
BAN KIỂM
SOÁT
BAN TỔNG
GIÁM ĐỐC
P.HC - NHÂN
SỰ
P.KẾ HOẠCH
TỔNG HỢP
P.TCKT
DỰ ÁN VẬN
TẢI TRONG
NƯỚC
DỰ ÁN VẬN
TẢI QUỐC TẾ
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần vận tải Sài Gịn
1.2, Thực trạng cơng tác tổ chức cuộc họp đại hội đồng cổ đông thường niên tại
Công ty cổ phần vận tải Sài Gịn
1.2.1, Một số loại hình hội họp tại cơng ty cổ phần vận tải Sài Gịn
Hằng năm cơng ty cổ phần vận tải Sài Gịn tổ chức từ 300-400 cuộc họp lớn nhỏ
tùy theo mục đích, nội dung, tình hình, kế hoạch của ban lãnh đạo cơng ty. Phần lớn
các cuộc họp tại công ty là các cuộc họp bình thường, khơng mang tính nghi thức như
các cuộc họp giao ban, họp theo tháng, quý, năm; Họp giải quyết công việc của lãnh
đạo; Họp chuyên môn của các phịng ban... Riêng trong năm 2020, Cơng ty đã ký thư
mời họp, hội nghị do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Phó Giám đốc trong
đó Cơng ty chủ trì 330 cuộc, bình quân 0,9 cuộc họp mỗi ngày làm việc (chưa kể Chủ
tịch, Tổng giám đốc Công ty phải tham dự các cuộc họp do một số cơ quan nhà nước
và đối tác mời tham dự). Trong 06 tháng đầu năm 2020, Chủ tịch, Tổng giám đốc, Phó
Giám đốc đã tổ chức và tham gia 260 cuộc họp, bình qn 1 cuộc mỗi ngày làm việc.
Chính vì vậy cơng tác tổ chức hội họp được ban lãnh đạo và bộ phạn hành chính - văn
phịng hết sức quan tâm.
6
lOMoARcPSD|11617700
1.2.2, Cuộc họp “Đại hội đồng cổ đông thường niên” tại cơng ty cổ phần vận tải Sài
Gịn
1.2.2.1, Chuẩn bị cho cuộc họp
Theo quy định của luật doanh nghiệp, và quy định về tổ chức hội họp của công
ty, Công ty cổ cần phải tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong thời hạn
bốn tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính và có thể gia hạn nhưng không quá sáu
tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính của Cơng ty. Phịng hành chính nhân sự có
trách nhiệm giúp ban lãnh đạo tổ chức họp theo đúng chủ trương, kế hoạch mà ban
lãnh đạo đề ra. Ban Tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc triệu
tập, chủ trì, điều khiển cuộc họp trừ trường hợp ủy quyền cho người khác. Người chịu
trách nhiệm tiến hành họp có trách nhiệm chuẩn bị những phần sau đây:
A, Mục tiêu, yêu cầu tổ chức hội họp:
Họp đại hội đồng cổ đông thường niên được tổ chức theo luật doanh nghiệp trong
thời hạn bốn tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính và có thể gia hạn nhưng không
quá sáu tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính của Cơng ty. Mục tiêu chính của cuộc
họp là để thơng báo đến cổ đơng tình hình hoạt động của cơng ty trong năm vừa qua
và phương hướng nhiệm vụ năm tới thông qua các Báo cáo tài chính, kết quả hoạt
động kinh doanh, kế hoạch kinh doanh năm tới, phân phối lợi nhuận và việc lựa chọn
cơng ty kiểm tốn...
Nội dung cuộc họp. Các nội dung chính trong cuộc họp bao gồm:
-
Kế hoạch kinh doanh năm 2020 của Công ty cổ phần vận tải Sài Gòn
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2019 và kế hoạch sản xuất kinh
doanh năm 2020
Báo cáo hoạt động của Ban kiểm soát năm 2019 và kế hoạch kiểm tra giám sát
năm 2020
Thông qua Báo cáo tài chính năm 2019 của Cơng ty cổ phần vận tải Sài Gịn
được kiểm tốn bởi Cơng ty Kiểm tốn Nhà Nước Việt Nam
Phương án phân phối lợi nhuận, trích lập các quỹ và cổ tức năm 2019 và dự
kiến năm 2020.
Thông qua việc chi trả thù lao của HĐQT, BKS đã chi trong năm 2019 và kế
hoạch chi trả năm 2020
Chọn đơn vị kiểm tốn Báo cáo tài chính năm 2020
B, Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp
Xác định thành phần tham dự cuộc họp
7
lOMoARcPSD|11617700
Danh sách thành phần tham dự bao gồm: Là các Đại biểu, Khách mời, Ban lãnh
đạo và đại diện các bộ phận, đơn vị trong cơng ty (Có danh sách kèm theo). Danh sách
sẽ được chủ tọa xem xét, ký duyệt
Thông báo và giấy mời được gửi trước khi cuộc họp diễn ra 1 tuần. Bộ phận
HCNS có trách nhiệm soạn thảo và gửi giấy mời đến các cá nhân và tổ chức được mời
đến tham dự cuộc họp, danh sách các đại biểu và khách mời phải được lập và xem xét
kỹ lưỡng, tránh bị thiếu sót hoặc sai thông tin đại biểu, khách mời. Theo Điều lệ công
ty: Danh sách cổ đơng có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông thường niên được lập
dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách này được lập khi có quyết định
triệu tập phải lập xong chậm nhất ba mươi ngày trước ngày khai mạc họp Đại hội đồng
cổ đông. Việc lập danh sách khách mời được dựa theo quy định của Nhà nước: Thông
báo mời họp phải được gửi tới địa chỉ thường trú của từng cổ đông theo phương thức
bảo đảm để Cổ đông nắm được thời gian, địa điểm tổ chức hội họp. Thông báo mời
họp này phải được gửi đến tất cả cổ đơng có quyền dự họp chậm nhất 07 ngày làm
việc trước ngày khai mạc Đại hội. Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính,
mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ thường trú của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và
những yêu cầu khác đối với người dự họp.
Gửi thông báo: Thông báo được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được địa chỉ
liên lạc của cổ đông; đồng thời đăng trên trang thông tin điện tử của công ty và đăng
báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương, khi xét thấy cần thiết theo quy định
của Điều lệ công ty. Tài liệu gửi kèm thơng báo:
-
Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết
đối với từng vấn đề trong chương trình họp;
- Phiếu biểu quyết;
- Mẫu chỉ định đại diện theo ủy quyền dự họp. Trường hợp cơng ty có trang
thơng tin điện tử, việc gửi tài liệu họp theo thơng báo mời hợp có thể thay thế
bằng đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông
báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu và công ty phải gửi tài liệu
họp cho cổ đông nếu cổ đông u cầu.
Xây dựng chương trình cuộc họp
Phịng hành chính HCNS tham mưu: Nội dung chương trình Đại hội Cổ đông
thường niên
Thời gian: 8h00 ngày 20 tháng 2 năm 2020
Địa điểm: Hội trường tầng 02 - Trung tâm Hội nghị Quốc gia - Địa chỉ…
Thời
gian
Nội dung
Phụ trách thực hiện
8
lOMoARcPSD|11617700
8h - 8h30
Đón tiếp, hướng dẫn cổ đơng làm thủ Bộ phận lễ tân phối hợp với
tục ghi danh, nhận phiếu biểu quyết.
Ban kiểm tra tư cách và kiểm
phiếu
8h30
8h45
- Chương trình ca nhạc chào mừng
8h45
8h50
-
Tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu Dẫn chương trình
đến dự;
- Giới thiệu Chủ tọa Đại hội, Đoàn Chủ
tịch, Ban thư ký, Ban bầu cử;
- Thơng qua Chương trình và Quy chế
làm việc của Đại hội.
8h50 - 9h
Báo cáo kiểm tra tư cách cổ đơng.
Chủ tọa Đại hội và Đồn Chủ tịch lên
điều hành Đại hội
Ban kiểm tra tư cách và kiểm
phiếu
9h - 9h05
Báo cáo kết quả hoạt động năm 2019 và Ông Nguyễn Tuấn Mùi
định hướng hoạt động năm 2020 của
Công ty
9h059h10
Báo cáo hoạt động của HĐQT
Ơng Nguyễn Chí Chung
9h109h15
Báo cáo hoạt động của BKS
Bà Phạm Thanh Thủy
9h159h20
Báo cáo Tài chính đã kiểm tốn
Bà Nguyễn Thu Hương
9h209h25
Tờ trình xin ý kiến về việc sửa đổi, bổ Bà Dương Kim Huệ
sung điều lệ
9h259h30
Tờ trình xin ý kiến Chủ tịch Hội đồng Ông Nguyễn Thành Công
quản trị đồng thời làm Tổng Giám đốc
điều hành
9
lOMoARcPSD|11617700
9h309h35
Tờ trình xin ý kiến về việc phân phối lợi Ơng Phạm Gia Hưng
nhuận và trích lập các quỹ
9h359h40
Tờ trình xin ý kiến về việc tăng vốn điều Ông Trần Phú Q
lệ
9h409h45
Tờ trình xin ý kiến cổ đơng về việc thay Ơng Nguyễn Giang
đổi thành phần Ban Kiểm sốt
9h459h50
Tờ trình xin thơng qua cơ chế thưởng Ơng Lê Thái Thắng
cho HĐQT, Ban Điều hành và các cán bộ
nhân viên công ty
9h509h55
Tờ trình xin thơng qua mức thù lao cho Bà Dương Kim Huệ
HĐQT năm 2020
9h50- 10h Tờ trình xin Ủy quyền lựa chọn tổ chức Bà Dương Kim Huệ
kiểm soát năm 2020
10h10h20
Biểu quyết các nội dung:
Ban kiểm tra tư cách và kiểm
phiếu
10h2010h45
Hội nghị giải lao
10h4511h
Thông báo kết quả biểu quyết
11h
Thông qua nghị quyết và biên bản của Ban Thư ký
Đại hội
Bà Dương Kim Huệ
Tuyên bố bế mạc
Ban kiểm tra tư cách và kiểm
phiếu
Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho cuộc họp:
Địa điểm: Thông thường công ty thường tổ chức các cuộc họp có quy mơ lớn tại
Trung tâm hội nghị quốc gia trong đó bao gồm họp Đại Hội đồng cổ đơng thường
niên. Bộ phận Hành chính HCNS chịu trách nhiệm soạn thảo hợp đồng thuê địa điểm
và dịch vụ tổ chức hội họp và ăn uống sau đại hội trọn gói với chi phí hợp lí và trình
ban lãnh đạo duyệt và tạm ứng kinh phí tổ chức hội họp.
10
lOMoARcPSD|11617700
Trong hội trường, ngồi bục sân khấu cịn có thêm bàn của chủ tịch đoàn, chủ tọa
và bộ phận thư ký. Chuẩn bị các tấm biển ghi rõ họ tên, chức danh, chức vụ của từng
người và để vào vị trí xác định, giúp các đại biểu nhanh chóng xác định chỗ ngồi, ổn
định trật tự.
Trang trí phịng họp theo đúng nghi lễ quy định: phông nền, khăn trải bàn,...
Trang thiết bị: hệ thống ánh sáng, âm thanh cần được chuẩn bị chu đáo (Có các
phương án dự phịng khi mất điện), phơng màn chiếu, máy in, điện thoại,...
Ngồi việc thu xếp địa điểm cuộc họp, HCNS chuẩn bị thêm đồ ăn nhẹ và đồ
uống, sẵn sàng cho cuộc họp, đặc biệt là đối với những cuộc họp dự kiến kéo dài tới
hơn 2 tiếng đồng hồ.
Một số phương diện khác như: Phòng vệ sinh, nơi đậu xe, dự trữ tài liệu, hệ
thống điện....cũng được HCNS kiểm tra cẩn thận.
Chuẩn bị tài liệu
Các tài liệu làm cơ sở được chuẩn bị cho từng vấn đề trong chương trình. Nó bao
gồm mọi thông tin cần thiết để người dự họp có thể hiểu rõ quyết định về từng vấn đề
trong chương trình. Ngồi ra, các tài liệu làm cơ sở được cơng ty gửi trước ít nhất 1
tuần so với ngày diễn ra cuộc họp để mọi người dự họp có thể thu thập thêm thơng tin
hoặc phân tích thơng tin trước khi cuộc họp diễn ra. Những tài liệu mang đến cuộc
họp:
-
Chương trình họp.
Tài liệu làm cơ sở.
Văn bản ủy quyền (nếu có).
Ban Tổng giám đốc người chịu trách nhiệm điều khiển cuộc họp, cần mang theo
ít nhất một bản của một trong những tài liệu sau đây để khi cần tham khảo trong cuộc
họp:
-
Luật Doanh nghiệp.
Điều lệ công ty
Mọi thỏa thuận bằng văn bản giữa tất cả các cổ đơng về việc điều hành cơng ty
(nếu có)
- Báo cáo tài chính chi tiết, bao gồm cả năm trước và quý gần nhất của năm tiến
hành cuộc họp.
Phối hợp tổ chức cuộc họp
Trước khi diễn ra cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, lãnh đạo sẽ triệu
tập cuộc họp nội bộ trong công ty để lấy ý kiến đóng góp và triển khai phân cơng cơng
việc chuẩn bị họp Đại hội cho các bộ phận, phòng ban và các cá nhân trong công ty,
11
lOMoARcPSD|11617700
Các cá nhân có trách nhiệm phối hợp với các phịng ban, đơn vị để hồn thành tốt
nhiệm vụ được giao. (Có bản phân cơng cơng việc, dự trù kinh phí kèm theo)
Chuẩn bị kinh phí cho cuộc họp
Căn cứ vào yêu cầu của cuộc họp, HCNS lập dự tốn kinh phí, Ban lãnh đạo xét
duyệt và gửi phịng kế tốn. Giải quyết các thủ tục tạm ứng phí. Sử dụng kinh phí cuộc
họpđược theo dõi bằng sổ sách, có hóa đơn và chứng từ hợp lệ để phục vụ việc thanh
quyết toán sau khi kết thúc cuộc họp.
1.2.2.2, Tiến hành cuộc họp
Kiểm tra công tác chuẩn bị
Công tác chuẩn bị được tiến hành trước 30 phút trước khi cuộc họp Đại hội đồng
cổ đông diễn ra. Công tác kiểm tra được bộ phận hành chính nhân sự tiến hành thực
hiện. Bộ phận này sẽ tiến hành kiểm tra về địa điểm tổ chức cuộc họp, cơ sở vật chất
phục vụ cho quá trình cuộc họp diễn ra và các công tác khác như công tác chuẩn bị tài
liệu, cơng tác đón tiếp các khách mời và các đại biểu,...
Đón tiếp đại biểu
Bộ phận lễ tân đã được chỉ đinh sẽ mặc trang phục áo dài đón tiếp, đưa đón đại
biểu, chỉ dẫn để đại biểu chủ động đến vị trí đã được sắp xếp sẵn khi tham dự cuộc
họp, một số đại biểu quan trọng thì đích thân người trong ban lãnh đạo sẽ ra đón tiếp.
Bên cạnh đó, bộ phận lễ tân chịu trách nhiệm lập danh sách đại biểu, phát tài liệu,
hướng dẫn chỗ ngồi, có phịng đón tiếp dành riêng cho các khách mời quan trọng.
Điều hành chương trình cuộc họp
Dẫn chương trình cuộc họp ổn định tổ chức, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu,
và chương trình phiên họp; giới thiệu Chủ tọa Đại hội, Đoàn Chủ tịch, Ban thư ký,
Ban bầu cử; thơng qua Chương trình và Quy chế làm việc của Đại hội.
Ban kiểm tra tư cách và kiểm phiếu. Báo cáo kiểm tra tư cách cổ đông, mời Chủ
tọa Đại hội và Đoàn Chủ tịch lên điều hành Đại hội. Đại hội thông qua các báo cáo và
tờ trình, xin ý kiến đại hội. Biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đơng
Trong q trình cuộc họp diễn ra các quyết định của Đại hội đồng cổ đông được
thông qua tại cuộc họp khi được số cổ đơng đại diện ít nhất 65% tổng số phiếu biểu
quyết của tất cả cổ đông dự họp chấp thuận. Tuy nhiên, một số quyết định địi hỏi phải
có ít nhất 75% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp chấp thuận như:
-
Quyết định về loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào
bán.
Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.
Tổ chức lại, giải thể công ty.
12
Downloaded by Hei Ut ()
lOMoARcPSD|11617700
-
Đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản
được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của cơng ty.
Ghi biên bản
- Người viết biên bản: Chủ tọa cử một người làm thư ký lập biên bản họp Đại hội
đồng cổ đơng. Phó phịng HCNS phụ trách hành chính sẽ là người được cử viết
biên bản cuộc họp. Người ghi biên có trách nhiệm ghi đầy đủ các ý kiến phát
biểu, các nội dung trong cuộc họp, ý kiến của chủ tọa, diễn biến cuộc họp.
Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi vào sổ biên bản của cơng ty. Biên
bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể cả bằng tiếng nước ngồi và phải có các nội dung
chủ yếu sau đây:
-
-
-
Tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh,
nơi đăng ký kinh doanh;
Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đơng;
Chương trình và nội dung cuộc họp;
Chủ toạ và thư ký;
Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đơng về
từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh
sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu
tƣơng ứng;
Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ tổng
số phiếu tán thành, không tán thành và khơng có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên
tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
Các quyết định đã được thông qua;
Họ, tên, chữ ký của chủ toạ và thư ký.
Biên bản được lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngồi đều có hiệu lực pháp lý
như nhau và phải được lập xong và thông qua trước khi bế mạc
Gửi biên bản sau cuộc họp
-
-
Sau cuộc họp, văn phịng có trách nhiệm tổng hợp và tham mưu cho ban lãnh
đạo thông báo kết luận, chỉ đạo của chủ trì cuộc họp gửi tới các cá nhân, tổ
chức có liên quan triển khai thực hiện.
Trong vòng 15 ngày từ ngày một quyết định được thông qua tại cuộc họp Đại
hội đồng cổ đơng, các bản sao quyết nghị đó phải được gửi tới các cổ đơng có
quyền dự họp.
1.2.2.3, Sau khi kết thúc cuộc họp
-
Thu thập thông tin, tài liệu, lập hồ sơ cuộc họp:
13
Downloaded by Hei Ut ()
lOMoARcPSD|11617700
Phòng HCNS là đơn vị chịu trách nhiệm thu thập thơng tin, các văn bản, tài liệu
có liên quan, các ý kiến đóng góp của đại biểu và ý kiến của chủ tọa để lập hồ sơ cuộc
họp. Đồng thời Phịng HCNS chịu trách nhiệm hồn tất biên bản gửi đến những nơi có
liên quan trong thời gian sớm nhất; thơng báo kết quả cuộc họp; văn bản hóa các nghị
quyết, quyết định đã được thông qua và tổ chức triển khai công việc theo các quyết
định và kết luận đưa ra trong cuộc họp, bộ phận văn thư có trách nhiệm soạn thảo các
nghị quyết, quyết định theo chủ trương, ý kiến của lãnh đạo và kết quả của cuộc họp
để gửi đến các phịng ban, đơn vị có liên quan.
-
Tổng kết, rút kinh nghiệm:
Sau khi cuộc họp kết thúc, ban lãnh đạo triệu tập cuộc họp giải quyết cơng việc,
đại diện các phịng ban, đơn vị trong cơng ty ngồi lại cùng bàn luận về những việc đã
làm được và chưa làm được trong quá trình tổ chức cuộc họp, và rút kinh nghiệm ở
những lần tổ chức hội họp khác. Đồng thời, Ban lãnh đạo sẽ xác định, liệt kê những
phương hướng sắp tới là liệt kê những bước tiếp theo của cơng ty.
-
Thanh tốn, quyết tốn:
Ban tổ chức phối hợp với văn phòng và bộ phận tài chính của cơng ty phải thanh
tốn, quyết tốn tài chính, những khoản kê khai phải hợp lí và có chứng từ rõ ràng, đầy
đủ.
-
Lập hồ sơ cuộc họp:
Bộ phận lưu trữ phối hợp với bộ phận văn thư. Lập hồ sơ cuộc họp, hồ sơ cần tập
hợp đầy đủ các văn bản nhất là các văn bản quan trọng, chủ yếu; Sắp xếp thứ tự văn
bản cần theo trình tự cuộc họp; Loại bỏ những văn bản trùng, bản thảo, bản nháp ra
khỏi hồ sơ khi đã có văn bản chính thức.
1.3, Nhận xét
1.3.1, Ưu điểm
-
-
Cơng tác tổ chức hội họp tại Công ty cổ phần vận tải Sài Gòn đã thực hiện đúng
theo quy định của Nhà nước về quy trình, thủ tục, cách bài trí, sắp xếp cơ sở vật
chất. Đây là điều kiện cần thiết để các cuộc họp diễn ra thành cơng.
Lãnh đạo văn phịng có trình độ chun mơn đã chỉ đạo cơng tác tổ chức cuộc
họp tại Công ty thực hiện tốt. Đội ngũ cán bộ cơng chức của văn phịng nói
chung, của các phịng ban khác nói riêng thực hiện tương đối tốt nhiệm vụ của
mình; Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, hồ sơ liên quan đến cuộc họp; các chương
trình họp sự, bài phát biểu của lãnh đạo, bài tham luận của các đại biểu được
chuẩn bị chu đáo. Khi kết thúc cuộc họp thì đơn vị cá nhân chủ động thu thập
tài liệu, các giấy tờ có liên quan để lập hồ sơ cuộc họp.
14
Downloaded by Hei Ut ()
lOMoARcPSD|11617700
-
-
Công ty đã đầu tư các trang thiết bị hiện đại như: Máy chiếu, máy ghi âm,
micro, loa đài.... phục vụ hiệu quả cho q trình diễn ra cuộc họp.
Cơng tác chuẩn bị, công tác hoạch định đã được quan tâm, hầu như trong tồn
bộ tiến trình thì cuộc họp đều diễn ra sn sẻ và thành cơng, khơng có những
rủi ro nào ảnh hưởng lớn đến quá trình diễn ra cuộc họp.
Cơng tác dự trù kinh phí được thực hiện theo đúng kế hoạch, tiết kiệm, phù hợp
với quy mô và nội dung của cuộc họp.
Việc kiểm tra giám sát công tác tổ chức cuộc họp được diễn ra thường xuyên,
đảm bảo quá trình cuộc họp được diễn ra thuận lợi và đạt kết quả tốt nhất.
Nội dung và thời gian diễn ra cuộc họp đảm bảo đúng với nội dung và thời gian
đề ra trong kế hoạch và chương trình hoạch định trước đó.
1.3.2, Nhược điểm
-
-
-
-
Các cuộc họp cịn mang tính hình thức nhiều, khơng thể hiện được sự sáng tạo
trong cách thức tổ chức khiến những người tham dự cuộc họp cảm thấy nhàm
chán, đơn điệu; chưa có sự tương tác giữa mọi người với nhau
Trong cuộc họp cơng tác chuẩn bị cịn chưa tốt, tài liệu chỉ được phát cho đại
biểu khi được nhắc nhở, một số đại biểu không kịp đọc tham luận và không
theo dõi được nội dung cuộc họp dẫn đến hiệu quả cuộc họp chưa được cao.
Trong một số cuộc họp, chế độ thông tin báo cáo chưa kịp thời; chất lượng báo
cáo thơng tin, số liệu cịn hạn chế; việc gửi trước các tài liệu cho cuộc họp chưa
kịp thời khiến các cán bộ thuộc bộ phận tổng hợp của văn phịng tốn nhiều thời
gian sửa chữa, điện thoại đơn đốc, nhắc nhở.
Tình trạng đi họp muộn cịn diễn ra nhiều của đại biểu và cán bộ, công chức tại
công ty nói chung cịn diễn ra thường xun, ảnh hưởng nhiều đến chất lượng
cuộc họp.
1.3.3, Nguyên nhân
-
-
-
Những nhược điểm, hạn chế trong công tác tổ chức cuộc họp tại Công ty cổ
phần vận tải Sài Gòn xuất phát chủ yếu từ những nguyên nhân sau:
Nhận thức của một số các cán bộ cơ quan còn chưa thật sự sâu sắc về vai trị
của cuộc họp. Ít quan tâm đến chất lượng cuộc họp dẫ đến khơng có sự thay đổi
sáng tạo hay sự tương tác giữa các cá nhân tham gia cuộc họp.
Cơng tác chuẩn bị cho cuộc họp có khi chưa được khoa học. Ban tổ chức chưa
kiểm soát và dự phịng được các tình huống sẽ diễn ra trong cuộc họp, một số
trường hợp xung đột, mâu thuẫn quan điểm trong cuộc chưa được xử lí kịp thời,
ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp. Kỹ năng nghiệp vụ về cơng tác tổ chức hội
họp của nhân viên văn phịng cịn nhiều thiếu xót, chưa được hồn thiện chỉnh
chu.
Cơng tác chuẩn bị mặc dù đã được quan tâm nhưng chưa có được sự quan tâm
đúng mức nên dẫn đến cịn tồn đọng tình trạng khơng chuẩn bị kịp tài liệu,
15
Downloaded by Hei Ut ()
lOMoARcPSD|11617700
-
khơng đảm bảo phát hành trước cho tồn bộ các đại biểu trước khi diễn ra cuộc
họp.
Vẫn cịn tình trạng trục trặc về cơ sở vật chất phát sinh trong q trình tổ chức
mà cơ quan khơng lường trước được, bộ phận quản trị thiết bị của cơ quan chưa
thực sự chú ý tốt đến vai trò, trách nhiệm của mình.
1.4. Một số biện pháp nhằm nâng cao cơng tác tổ chức cuộc họp tại công ty cổ
phần vận tải sài Gòn
1.4.1, Ban hành Quy chế tổ chức hội họp để hướng dẫn, thực hiện, kiểm tra, đánh
giá công tác tổ chức hội họp của công ty.
Việc tiến hành xây dựng quy chế tổ chức họp là một nội dung rất quan trọng, bởi
những cơ quan xây dựng đước các quy chế đã thực hiện tốt thì cơng việc rất thuận lợi.
Ngồi ra quy chế cịn là thước đo đánh giá việc thực hiện công việc của cá nhân, tổ
chức đó. Hiện tại Cơng ty đã có nội quy, quy chế tổ chức hội họp, tuy nhiên cịn mang
tính hình thức, văn bản ban hành chính vì thế việc thực hiện chưa được nghiêm túc. Vì
thế lãnh đạo cơng ty cần xem xét, ban hành văn bản mới phù hợp với tình hình, thực
trạng tổ chức hội họp của cơng ty; Có sự giám sát thực hiện và chế tài sự phạt đối với
những cá nhân vi phạm, từ đó nâng cao ý thức, trách nhiệm của mọi người trong tổ
chức công tác hội họp và tham gia hội họp.
1.4.2, Nâng cao vai trò của người lãnh đạo (Người điều hành) trong cơng tác tổ
chức hội họp
Nâng cao vai trị của lãnh đạo trong việc chỉ đạo, chuẩn bị hội họp: trước các
cuộc họp phía lãnh đạo cần thơng báo cho tất cả các thành viên tham gia để họ chủ
động tham gia và có đủ thời gian chuẩn bị những tài liệu liên quan. Luôn theo dõi việc
tổ chức, chuẩn bị cho cuộc họp một cách chu đáo, kĩ lưỡng, có giải pháp phịng những
trường hợp xấu xảy ra, phê duyệt tài liệu trước khi bắt đầu cuộc họp.
Nâng cao vai trò của lãnh đạo trong việc điều hành cuộc họp:
-
-
-
Lựa chọn các phương pháp họp hiệu quả, tùy thuộc vào tính chất và mục đích
của mỗi cuộc họp mà lãnh đạo cần lựa chọn phương pháp điều hành cuộc họp
hiệu quả.
Lãnh đạo cần linh động xử lý các tình huống ngắt quãng, người điều hành cuộc
họp cần quyết đoán và tỉnh táo để các ý kiến đưa ra cùng các thành viên tham
dự không đi chệch mục tiêu của mình, nhanh chóng và khéo léo lái các ý kiến
của thành viên vào vấn đề của mình.
Khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến, các cuộc họp với mục đích để thảo
luận và tìm ra vấn đề để gia tăng năng lực quyết định hoặc định hướng vì vậy
việc để mọi người nêu ý kiến của mình sẽ giúp cuộc họp hiệu quả hơn. Để
khuyến khích mọi người thảo luận, nhà lãnh đạo cần: nêu rõ nội dung cần thảo
16
Downloaded by Hei Ut ()
lOMoARcPSD|11617700
luận trong cuộc họp để mọi người dễ hình dung và nắm được, ghi nhận lại và
đặt lại câu hỏi để xác định ý kiến của ai đó là đúng, ra quyết định để tóm tắt lại
vấn đề sau đó các nhà lãnh đạo cần phải đưa ra quyết định cuối cùng...
Nâng cao vai trò lãnh đạo trong việc đánh giá và kết thúc cuộc họp: khi kết thúc
cuộc họp lãnh đạo cần tổng kết lại những vấn đề đã được nêu ra trong cuộc họp, công
bố biên bản cuộc họp và phân cơng nhiệm vụ. Cùng với đó là chỉ đạo, giám sát quá
trình thực hiện kết quả cuộc họp, để mang đến hiệu quả tối ưu nhất
1.4.3, Nâng cao nghiệp vụ của cán bộ nhân viên trong văn phịng về cơng tác tổ
chức hội họp
-
-
-
Cơng tác tổ chức hội họp là một trong những nghiệp vụ quan trọng của văn
phòng, nằm trong cơ cấu các chức năng, nhiệm vụ chính của văn phịng. Vì vậy
là nhân viên văn phòng, cần học hỏi, nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của
công tác tổ chức hội họp đối với hoạt động quản lí, điều hành của cơng ty. Cơng
ty cần trau dồi kĩ năng tổ chức các cuộc họp ngày càng trở nên chuyên nghiệp,
hiệu quả và tiết kiệm hơn cho những cán bộ nhân viên trong văn phòng.
Về phía Cơng ty, Ban lãnh đạo cơng ty cần xem xét cho cán bộ nhân viên văn
phòng đi học tập và bồi dưỡng các khóa đào tạo ngắn hạn về nghiệp vụ văn
phịng nói chung và tổ chức hội họp nói riêng, nhằm nâng cao kĩ năng, chun
mơn cho các cán bộ, nhân viên trong cơng ty; bên cạnh đó tạo điều kiện giúp đỡ
để nhân viên có thể sắp xếp thời gian theo học phù hợp, vừa có thể tiếp thu
thêm kiến thức mới, vừa áp dụng đƣợc vào cơ quan, đơn vị mình, lại khơng
ảnh hưởng đến đời sống cá nhân, thoải mái tinh thần khi đi học, hiệu quả sẽ cao
hơn.
Về phía nhân viên, nâng cao nhận thức về hội họp và tầm quan trọng của việc
tổ chức các cuộc hội họp trong cơ quan, đơn vị mình đã và đang cơng tác. Từ
đó có định hướng và xây dựng kế hoạch, chuẩn bị công tác hội họp một cách
chu đáo và khoa học hơn, góp phần tạo dựng thành cơng cho cuộc họp. Ngồi
ra cần có tinh thần trách nhiệm trong việc tổ chức các cuộc hội họp, chủ động
đề xuất ý kiến, ý tưởng tổ chức hội họp; tham mưu cho lãnh đạo công ty về nội
dung hội họp, xây dựng kế hoạch, chương trình nghị sự một cách bài bản,
chuẩn bị chu đáo cho cuộc họp để đạt kết quả tốt nhất.
1.4.4, Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cho tổ chức hội họp
-
Cơ sở vật chất: Phòng họp nên được trang bị đồ nội thất tiện nghi và thường
đơn giản hơn so với các phịng có chức năng trang trí khác. Các bàn ghế dành
cho việc hội họp (gồm bàn hội nghị các loại) cần được lựa chọn kĩ lưỡng và cần
bố trí một cách hợp lí. Bố trí sử dụng các trang thiết bị, máy chiếu, máy tính,
loa, micro, nước, hoa, thẻ đại biểu,... hội trường cẩn thận, chu đáo, có các
17
Downloaded by Hei Ut ()
lOMoARcPSD|11617700
-
-
phương án dự phịng nếu trong q trình cuộc họp xảy ra trục trặc phải linh
động khắc phục được ngay.
Chuẩn bị tài liệu, các giấy tờ văn bản có liên quan đến cuộc họp, phải phát
trước 30p trước khi cuộc họp diễn ra. Tài liệu phải được chuẩn bị đầy đủ, đúng
trọng tâm của cuộc họp. Tùy vào từng nội dung, tính chất và quy mơ của cuộc
họp để chuẩn bị tài liệu cuộc họp phù hợp.
Cần phải dự trù những tình huống xấu xảy ra để có thể chuẩn bị những phương
án dự phòng, nhằm đảm bảo cho cuộc họp diễn ra một cách thuận lợi, tránh
được những tổn thất khơng đáng có.
1.4.5, Sử dụng hình thức họp trực tuyến trong cơng ty
Do tác động của tình hình dịch bệnh Covid-19 trong những năm vừa qua và thêm
vào đó cơng ty cổ phần vận tải Sài Gịn đang có nhiều dự án vận tải trong và ngồi
nước nên vì vậy về phía cơng ty có thể tiến hành các cuộc họp trực tuyến đối với các
đối tác. Việc tổ chức họp trực tuyến là rất hợp lí, tiết kiệm thời gian, kinh phí đi lại, ăn
ở và các chi phí khác. Hơn nữa, họp trực tuyến là hình thức họp khá đơn giản và dễ
dàng thực hiện. Tuy nhiên, đối với những cuộc họp thơng qua hình thức trực tuyến,
phía coong ty cũng cần có những sự chuẩn bị kỹ lưỡng về quy trình và cơng tác tổ
chức của các cuộc họp trực tuyến để có thể đảm bảo được chất lượng của các cuộc họp
được tổ chức trực tuyến ở mức cao nhất.
Kết luận
18
Downloaded by Hei Ut ()
lOMoARcPSD|11617700
Để khắc phục những mặt tồn tại và phát huy những ưu điểm trong công tác tổ
chức hội họp đi vào nề nếp và hoạt động hiệu quả nhất. Trước hết, Công ty cần phải
tăng cường chỉ đạo, hướng dẫn, ban hành quy chế tổ chức cùng với sự kiểm tra, giám
sát, chấm dứt tình trạng quản lý lỏng lẻo, gây nhiều khó khăn cho hoạt động quản lý
cũng nhƣ kiểm tra , giám sát và xử lý vi phạm khi cần thiết. Ban lãnh đạo và nhân
viên trong công ty cũng phải nâng cao ý thức, trách nhiệm trong công tác tổ chức hội
họp, ứng dụng công nghệ kĩ thuật hiện đại vào tổ chức hội họp để tiết kiệm thời gian,
kinh phí và chuyên nghiệp hơn, phù hợp với xu thế phát triển của xã hội. Trên đây là
một số đánh giá và kiến nghị mang tính chủ quan từ phía nhóm 5 trong hoạt đổng tổ
chức cuộc họp đại hội đồng cổ đông tại công ty cổ phần vận tải Sài Gịn. Thơng qua
bài thảo luận này, nhóm 5 cũng đã thấy được quy trình và trình tự để tổ chức ra một
cuộc họp, đồng thời có những hiểu biết đúng đắn nhất về vai trò và tầm quan trọng của
bộ phận hành chính nhân sự trong Cơng ty cổ phần Sài Gịn nói riêng và các tổ chức
doanh nghiệp nói chung.
19
Downloaded by Hei Ut ()
