NGHIÊN cứu HOẠT ĐỘNG xây DỰNG bản mô tả và bản TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC tại CÔNG TY INTERNATIONAL MATERIAL TECHNOLOGY

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA KINH TẾ
BỘ MÔN QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC

--o0o--

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
NGHIÊN CỨU HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ VÀ BẢN
TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY INTERNATIONAL
MATERIAL TECHNOLOGY

Sinh viên thực hiện : Hồ Thị Thúy Hiền
Lớp

: QLNNL

Giáo viên hướng dẫn: Võ Thành Tâm

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
NĂM 2022

1


TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA KINH TẾ
BỘ MÔN QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC

--o0o--

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP

NGHIÊN CỨU HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ VÀ BẢN
TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY INTERNATIONAL
MATERIAL TECHNOLOGY

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

2


NĂM 2022

LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và các số liệu
trong khóa luận được thực hiện tại cơ sở TNHH International Materials Technology,
không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tơi hồn tồn chịu trách nhiệm trước nhà
trường về sự cam đoan này.
TP. Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 11 năm 2022
Hiền
Hồ Thị Thúy Hiền

LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành khóa luận tốt nghiệp này, em xin gửi lời cám ơn chân thành nhất
đến các thầy giáo, cô giáo giảng dạy trong ngành của trường Đại học kinh tế Tp Hồ
Chí Minh. Đặc biệt, là thầy Võ Thành Tâm người đã trực tiếp hướng dẫn, nhiệt tình
giúp đỡ, động viên em trong suốt q trình làm khóa luận này.
Em cũng xin chân thành cám ơn đến các cô, chú, anh, chị, người hướng dẫn trực
tiếp cho em tại công ty TNHH International Materials Technology đã tạo điều kiện cho
em thực tập, điều tra, thu thập số liệu, tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài khóa
luận.
Mặc dù đã có những cố gắng song khóa luận khơng thể tránh khỏi những thiếu

sót. Kính mong q thầy giáo, cơ giáo cùng tồn thể bạn bè góp ý để đề tài được hoàn
thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn!

3


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
CNC

Máy tính điều khiển số

BHXH

Bảo hiểm xã hội

BHYT

Bảo hiểm y tế

PGĐ

Phó giám đốc

BHLĐ

Bảo hiểm lao động

PCCN

Phịng chống cháy nổ

ISO

Hệ thống quản lý chất lượng

P.KHKD

Phòng kế hoạch kinh doanh

HC – NS

Hành chính – Nhân sự

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

IMT

International Materials Technology

4


DANH SÁCH BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

5

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

6


PHIẾU ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN
v/v Sinh viên tham gia Học kỳ doanh nghiệp

1. Thông tin chung:
Tên sinh viên: HỒ THỊ THÚY HIỀN

MSSV: HCMVB120194269

Lớp: QLNNL

Thời gian thực tập từ: 08/08/2022 đến 20/11/2022
Tên doanh nghiệp thực tập: Công ty TNHH INTERNATIONAL MATERIALS
TECHNOLOGY
Tên giảng viên hướng dẫn: VÕ THÀNH TÂM
2. Đánh giá của giảng viên:
STT

Tiêu chí

Điểm chấm

1

Nhật ký thực tập

………/2

2

Báo cáo kinh nghiệm

………/6

-

Mô tả chi tiết hoạt động của doanh
nghiệp.

-

Kết quả hoạt động trong kỳ thực tập.

-

Có các đề xuất hữu ích.

3

Tính chuyên cần

………/1

4

Thái độ làm việc

………/1

Tổng điểm (10đ-max)

………/10

3. Đánh giá chung:
1

Điểm đánh giá của doanh nghiệp (40%)

2

Điểm đáng giá của GVHD (60%)
Tổng điểm (100%) /10

7

Ghi chú


Điểm chữ:
...........................................................................................................................................

Ngày ……..tháng …… năm……
Giảng viên chấm

MỤC LỤC

8


LỜI MỞ ĐẦU
1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
“

Kinh tế thế giới ngày nay phát triển hướng tới xu hướng kinh tế tri thức, một nền

kinh tế mà nơi đó các yếu tố chất xám được đóng vai trị then chốt quyết định đến sự
thành bại của mỗi cá nhân, của mỗi doanh nghiệp. Ở đó con người khơng cịn lệ thuộc
vào nguồn lực vật chất nữa mà phụ thuộc vào nguồn lực con người của quốc gia đó. Vì
thế cho nên nguồn lực con người trong bất kỳ đâu cũng đều là yếu tố không kém quan
trọng quyết định sự thành bại của cơ quan, tổ chức đó.
Hội nhập và tồn cầu hóa cũng đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp phải cần
đổi mới bản thân mình hơn nữa có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp, tập đoàn của
nước ngồi. Một doanh nghiệp được coi là có tiềm lực mạnh khi doanh nghiệp đó hội
đủ các yếu tố về tài chính, qui mơ, dây chuyền cơng nghệ, thơng tin liên lạc, thêm nữa
đó là đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản và kỹ năng cao.
Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp đều chạy theo việc đổi mới công nghệ mà
quên đi một nhiệm vụ quan trọng là phải đào tạo, phát triển đội ngũ cán bộ công nhân
viên của mình. Do đó việc thu hút và giữ chân được người lao động là một vấn đề,
nhiệm vụ trung tâm và quan trọng nhất, song song đó cần phải làm tốt công tác đào tạo
đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của con người. Để làm được điều đó cần phải làm tốt
các vấn đề liên quan đến quản trị nhân sự cho các tổ chức như các vấn đề: qui hoạch
nguồn nhân lực, làm tốt công tác tuyển dụng đào tạo, đánh giá thực hiện công việc, trả
cơng lao động hợp lý... chính là thực hiện phân tích cơng việc.

”

Qua việc mơ tả đúng cơng việc của từng chức danh sẽ góp phần nâng cao hiệu
quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Riêng ở đề tài này, tôi chọn việc xây
dựng “Nghiên cứu hoạt động xây dựng bản mô tả và bản tiêu chuẩn công việc tại
công ty International Material Technology” để làm chuyên đề tốt nghiệp. Qua đó
mong muốn đóng góp một phần nhỏ vào giải quyết những tồn tại trong công tác xây
dựng bản mô tả công việc của Công ty, giúp Cơng ty có được nguồn nhân lực chất
lượng cao, mang lại hiệu quả trong quá trình sản xuất kinh doanh.

9


2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Thông qua việc nghiên cứu về cơ sở lý luận của phân tích cơng việc để thấy rõ
được vai trị và ý nghĩa của nó trong một công ty sản xuất kinh doanh, hiểu về cách
xây dựng, tổ chức cũng như kiểm tra đánh giá công tác phân tích cơng việc trong quản
lý nguồn nhân lực.
Trên cơ sở phân tích thực trạng phân tích cơng việc cũng như tình hình xây dựng
bản mơ tả cơng việc và bản tiêu chuẩn công việc của Công ty international material
technology. Qua đó tìm ra được những tồn tại, cũng như hạn chế trong cơng tác này và
xây dựng hồn thiện bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn nhân viên tại Công ty
international material technology.
3. CÂU HỎI NGHIÊN CỨU
1. Tình trạng xây dựng bản mơ tả cơng việc và bản tiêu chuẩn công việc của
Công ty international material technology diễn ra như thế nào?
2. Những giải pháp giúp hồn thiện bản mơ tả cơng việc và bản tiêu chuẩn cơng
việc của Cơng ty international material technology là gì?
4. PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU
- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng phân tích cơng việc trong hoạt
động quản trị nguồn nhân lực tại Công ty.
- Phạm vi nghiên cứu:

+ Thời gian: Việc thu thập và nghiên cứu được thục hiện từ ngày 08/08/2022 đến
ngày 20/11/2022.
+ Phạm vi: Nghiên cứu được thực hiện trong phạm vi Công ty TNHH
International Materials Technology.
5. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Nghiên cứu lý thuyết về phân tích cơng việc.
Nghiên cứu, tham khảo tài liệu, số liệu về tình hình phân tích cơng việc qua các
năm của Công ty international material technology.

10


Tiến hành khảo sát và tham khảo ý kiến của các cán bộ quản lý liên quan đến tình
hình phân tích cơng việc tại Cơng ty.
6. KẾT CẤU ĐỀ TÀI
Kết cấu đề tài gồm 4 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận của đề tài
Chương 2: Tổng quan về tình hình của công ty International Materials Technology
Chương 3: Thực trạng xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc tại
công ty International Materials Technology
Chương 4: Giải pháp và đề xuất hồn thiện cơng tác xây dựng bản mô tả công việc và
bản tiêu chuẩn công việc tại cơng ty International Materials Technology

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI
1.1 GIỚI THIỆU
Chương 1 trình bày cơ sở lí luận của đề tài. Chương này bao gồm: (1) Khái niệm
về Bản mô tả công việc; (2) Khái niệm về Bản tiêu chuẩn công việc; (3) Khái niệm về
Phân tích cơng việc; (4) Q trình xây dựng bản mơ tả công việc và bản tiêu chuẩn
công việc; (5) Vai trị của bản mơ tả cơng việc và bản tiêu chuẩn công việc; (6) Một số
sai lầm khi viết bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

1.2 BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC
1.2.1 Khái niệm
- Bản mơ tả cơng việc là một văn bản liệt kê có hệ thống các trách nhiệm, chức
năng, bổn phận, nhiệm vụ cụ thể trong công việc; các điều kiện làm việc, quyền hạn,
lợi ích khi thực hiện cơng việc và các phẩm chất, kỹ năng cần đáp ứng của một vị trí
làm việc. Bản mô tả công việc cho chúng ta biết được nội dung cơng việc, xác định
cần phải làm gì và cần được mô tả ngắn gọn, đầy đủ thông tin, ngôn ngữ dễ hiểu.
1.2.2 Nội dung
Trong thực tế, bản mơ tả cơng việc khơng có một biểu mẫu thống nhất. Tùy thuộc
vào quy mơ, hình thức tổ chức, trình độ và mục đích của từng cơng việc khác nhau nên
11


bản mô tả công việc cũng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, bản mô tả công việc thường bao
gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
 Xác định chức danh công việc: Tên công việc cần được đặt một cách ngắn
gọn, chính xác. Những thơng tin cơ bản về vị trí công việc như: cấp bậc, mã
số, cán bộ lãnh đạo, kết quả làm việc phải báo cáo cho ai...
 Xác định chức năng và trách nhiệm công việc: Để hiểu rõ những chức năng
và trách nhiệm của vị trí cơng việc cần trả lời được câu hỏi sau: Tại sao xuất
hiện vị trí này? Vị trí này có tầm quan trọng như thế nào trong bộ phận của
doanh nghiệp? Vị trí này giúp doanh nghiệp đạt được những sự mạng và mục
đích như thế nào?
 Liệt kê các nhiệm vụ chính và phụ của cơng việc: Các nhiệm vụ cần liệt kê
theo tầm quan trọng của nó, bắt đầu từ nhiệm vụ có tính trách nhiệm cao nhất
hoặc cần nhiều thời gian nhất... Liệt kê các nhiệm vụ chính một cách đầy đủ
và cần cập nhật liên tục mang tính linh hoạt. Khi danh sách các nhiệm vụ
chính kết thúc thì nên dựa vào câu: “thực hiện các nhiệm vụ có liên quan
khác theo u cầu”. Mơ tả các nhiệm vụ riêng biệt cần rõ ràng và ngắn gọn.
 Liệt kê các mối quan hệ công tác: Nêu rõ mối quan hệ của từng ví trí cơng

việc như: quan hệ báo cáo (kết quả cơng việc thì báo cáo cho ai, báo cáo khi
nào?), quan hệ công việc (giữa người thực hiện cơng việc và những người
khác có mối liên hệ như thế nào?), quan hệ giám sát (giám sát ai? Giám sát
như thế nào?). Phần này yêu cầu phải ghi rõ trong quá trình làm việc cần tiếp
xúc và phối hợp với đối tượng nào, phòng ban nào trong hay ngoài doanh
nghiệp.
 Xác định phạm vi quyền hạn của người thực hiện công việc như: Quyền sử
dụng nguồn lực về các mặt nhân sự, tài chính, trang thiết bị; quyền ra quyết
định cần thiết liên quan đến công việc đang thực hiện hay quyền chỉ đạo,
giám sát nhân viên nào, bộ phận nào. Khi hiểu rõ được quyền hạn của vị trí
cơng việc thì mới có thể hồn thành công việc như yêu cầu được.
 Điều kiện làm việc: liệt kê bối cảnh khi thực hiện công việc như: thời gian
làm việc, thêm giờ, môi trường, tiếng ồn, rủi ro trong công việc, v.v... Điều
kiện về vật chất như: phương tiện đi lại, máy móc, thiết bị phục vụ cho công
việc.Và các điều kiện khác.
12


 Tiêu chuẩn của công việc: chỉ rõ yêu cầu về năng lực cần có khi thực hiện
cơng việc như kỹ năng, thái độ, kiến thức, sức khỏe, độ tuổi... Nêu các tiêu
chí cần đạt được trong cơng việc như sản lượng trong ngày, danh số, chất
lượng sản phẩm,...

1.3 BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
1.3.1 Khái niệm
“

Bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc là văn bản trình bày những yêu cầu về trình

độ học vấn, năng lực cá nhân và các kỹ năng phù hợp để cơng việc hồn thành đạt mục

tiêu.
.

1.3.2 Nội dung
1.3.2.1 Về chuyên môn công việc
Những yêu cầu thường được đề cập trong bản tiêu chuẩn cơng việc là:







Trình độ học vấn
Kỹ năng, kiến thức chun môn
Kinh nghiệm và đào tạo
Thái độ, hành vi ứng xử và giao tiếp
Sức khỏe, tuổi tác và sự thích ứng với môi trường là việc
Yêu cầu về đặc điểm của cá nhân có tác động tới vị trí cơng việc như hịa
đồng với mọi người, trung thực, sở thích...

Lưu ý: Các yêu cầu đặt ra nên ở mức độ thiết yếu của công việc. Một khi đưa ra
yêu cầu so với mức cần thiết cao hơn sẽ dẫn đến công tác đề bạt, tuyển dụng, tiền
lương và khen thưởng gặp khó khăn.
1.3.2.2 Tiêu chuẩn kết quả của cơng việc
Đưa tiêu chuẩn kết quả của công việc vào để đánh giá mức hồn thành cơng việc
được so sánh ở thực tế với kì vọng. Có thể hiểu cách khác, tiêu chuẩn đánh giá đó
chính là những kết quả sau khi người thực hiện cơng việc hồn thành tốt u cầu của
vị trí cơng việc.
Hầu hết các kết quả của cơng việc thường được đánh giá qua các khía cạnh:

13


 Chất lượng
 Số lượng, năng suất lao động
 Thời gian
Để đưa ra tiêu chuẩn đánh giá công việc phù hợp trước tiên cần xác định những
nhiệm vụ của vị trí cơng việc có thể đo lường được, tuy nhiên khơng nhất thiết tất cả
các cơng việc đều phải có tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc. Những nhiệm vụ có
thể đo lường được là khi có kết quả thì số liệu có thể lượng hóa hoặc đánh giá định
tính được.
Tiêu chuẩn kết quả của cơng việc đối với từng nhiệm vụ được xác định cụ thể
sau:
♣ Tiêu chuẩn về số lượng;
♣ Tiêu chuẩn về chất lượng hoặc năng suất lao động;
♣ Tiêu chuẩn về thời gian. Nên gắn những yêu cầu hoặc quy định vào các tiêu
chuẩn khó có được thược đo cụ thể.
Bản mơ tả cơng việc, bản tiêu chuẩn công việc rõ ràng, dễ hiểu, mang tính cập
nhật sẽ giúp tổ chức hoặc nhà quản lý nhân sự dễ thực hiện các chức năng quản trị
nhân sự như:
♣ Dự báo số lượng và chất lượng nhân viên;
♣ Cung cấp đầy đủ thông tin cho công tác tuyển dụng nhân sự;
♣ Xác định những kỹ năng cần phải đào tạo và phát triển;
♣ Làm căn cứ để đánh giá kết quả làm việc;
♣ Làm cơ sở xác định mức lương, thưởng.
1.4 PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC
1.4.1 Khái niệm
“

Có nhiều cách hiểu về phân tích cơng việc. Có ý kiến cho rằng phân tích cơng

việc là một q trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến
hành các nhiệm vụ trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và phẩm chất kỹ
14


năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc. Tuy nhiên, trong đề tài này
chúng ta sẽ thống nhất về khái niệm phân tích cơng việc như sau:
Phân tích cơng việc là một q trình thu thập và xử lý các thông tin về công việc
một cách có hệ thống;
Phân tích cơng việc được tiến hành nhằm xác định các nhiệm vụ thuộc phạm vi
công việc đó và các kỹ năng, năng lực, trách nhiệm cụ thể cần có để thực hiện cơng
việc đó một cách thành cơng. Một điều cần lưu ý là phân tích cơng việc chỉ tập trung
vào những thơng tin có liên quan đến cơng việc được phân tích chứ khơng phải vào
đặc điểm của các cá nhân người thực hiện công việc đó (vì đó là cơng việc của nhà
tuyển dụng, sử dụng và giữ chân nhân viên). Do đó, phân tích cơng việc chỉ tìm hiểu
tính chất cơng việc và các kỹ năng, năng lực cần thiết để thực hiện cơng việc mà
khơng phân tích đặc điểm tính cách của người thực hiện cơng việc đó. Sau khi hồn
thành việc thu thập và xử lý các thông tin về công việc, cần xây dựng hai tài liệu cơ
bản là Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc.

”

1.4.2 Xu hướng phân tích cơng việc trong q trình hội nhập
1.4.2.1 Xu hướng đa dạng hóa trong cơng việc
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp nên chú trọng và những nhu
cầu đặt ra của nhân viên. Nghiêm khắc trong q trình phân tích chức vụ sẽ mang đến
những hạn chế về sự tích cực sáng tạo và tính chủ động của nhân viên, làm giảm đi độ
hài lịng trong cơng việc của nhân viên với tổ chức. Tạo sự phong phú hóa trong cơng
việc có ý nghĩa rất quan trọng giúp nhân viên giảm cảm giác chán nản đối với cơng

việc, từ đó tăng sự hài lịng và năng suất lao động tăng.
1.4.2.2 Xu hướng đơn giản hóa trong cơng việc
Ngày nay, sự thay đổi nhanh chóng của cơng nghệ kỹ thuật, cạnh tranh tồn cầu
khá gay gắt, sự bùng nổ thơng tin, trình độ tay nghề và những yêu cầu cao từ nhân
viên, v.v... đã làm thay đổi cơng việc, hình thức tổ chức doanh nghiệp và cách thức
thực hiện công việc theo hướng sau:
- Thu hẹp ranh giới và sự khác biệt giữa từng công việc trong doanh nghiệp,
giảm bớt số lượng công việc sẽ tạo ra sự phong phú trong nội dung công việc, tạo sự
15


thách thức và thú vị cho nhân viên. Từ đó, giảm bớt các ranh giới của sự phân chia các
chức năng trong tổ chức.
- Công việc thực hiện dựa trên các quá trình tổng hợp và theo hình thức các tổ
chức đội, nhóm. Để giúp nhân viên có thể nâng cao tinh thần có trách nhiệm trong
cơng việc, tính linh hoạt thì nên đào tạo họ theo hướng mở rộng phạm vi của công việc
đang thực hiện và đa kỹ năng. Áp dụng thường xuyên hình thức “luân phiên thay đổi
công việc”, tăng cường chú trọng vào trách nhiệm của tập thể với kết quả chung hơn là
giữa cá nhân với công việc của cá nhân. Tâm lý từ chối của nhân viên: “Đó khơng phải
là việc của tơi” cũng dần được xóa bỏ.
- Cải tiến cơ cấu tổ chức và tạo sự đơn giản hóa, hồn thiện việc bố trí nguồn
nhân lực và phân cơng cơng việc. Giảm số lượng cấp bậc quản trị từ sáu hay bảy cấp
như trước đây xuống còn khoảng ba hoặc bốn cấp quản trih trong doanh nghiệp. Như
vậy, trách nhiệm quản trị sẽ được tăng lên và tầm hạ quản trị được mở rộng hơn.

1.4.3 Mối liên hệ và tầm quan trọng của phân tích cơng việc với bản mơ tả cơng
việc và bản tiêu chuẩn cơng việc
Các khái niệm “phân tích cơng việc” và “mơ tả cơng việc” có mối liên hệ rát chặt
chẽ.
Phân tích cơng việc và mơ tả cơng việc là những khái niệm có liên quan rất chặt

chẽ với nhau. Bản mô tả công việc là điều kiện tạo nên bản phân tích cơng việc.
Phân tích cơng việc

Mơ tả cơng việc

Phân tích cơng việc liên quan đến

Bản mơ tả công việc là một bản liệt kê các

việc đánh giá và phân tích tính chất

nội dung chính về nhiệm vụ, công việc,

công việc, về các nhiệm vụ, trách

trách nhiệm phải thực hiện khi thực hiện

nhiệm, kỹ năng, kiến thức và chun

một cơng việc cụ thể.

mơn cần thiết để hồn thành thành

Bản mô tả sẽ bao gồm các thông tin như

công u cầu cơng việc. Những yếu

chức danh/chỉ định, vị trí công việc, các

tố này, xác định rõ nhu cầu từng công nhiệm vụ và công việc phải thực hiện, cá

16


tiêu chuẩn cần đạt được, trách nhiệm và mức
việc cụ thể và các điều kiện kỹ năng
để người lao động phải hồn thành
cơng việc một cách thành cơng và
hiệu quả nhất.

độ quyền hạn được giao trong cơng việc,
trình độ và kỹ năng kinh nghiệm cần thiết,
để phân biệt công việc này so với công việc
khác trong công ty, môi trường làm việc và
các điều kiện cần thiết để thực hiện cơng
việc

Vậy, phân tích cơng việc và mơ tả cơng việc là những khái niệm có liên quan rất
chặt chẽ với nhau, cả hai hoạt động này đều có ảnh hưởng đến hoạt động hoạch định
nguồn nhân lực.
1.5 QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU
CHUẨN CÔNG VIỆC
1.5.1 Q trình xây dựng
Trong q trình phân tích cơng việc thường có hai nội dung chính là “bản mơ tả
cơng việc” và “bản tiêu chuẩn cơng việc”. Do đó, để tạo bản mô tả công việc và bản
tiêu chuẩn cơng việc thì phải dựa vào trình tự của hoạt động phân tích cơng việc.
Những thành viên tiến hành tham gia và q trình phân tích cơng việc thường là nhà
phân tích, cấp quản lý trực tiếp và nhân viên tham gia vào vị trí phân tích. Trong các
doanh nghiệp lớn thường có một hoặc nhiều nhà phân tích lớn, cịn các doanh nghiệp
nhỏ thì người chịu trách nhiệm cơng tác phân tích cơng việc là các cấp quản đốc.
Những cơng ty khơng có chun viên thì có thể nhờ sự giúp đỡ từ các chun viên ở

ngồi.
Nhà phân tích trước khi tham gia vào q trình phân tích nên tìm hiểu kỹ về cơng
việc bằng phương pháp xem lại hồ sơ, trị chuyện với nhân viên thực hiện cơng việc
đó, nghiên cứu sơ đồ của tổ chức... Giám đốc hoặc trưởng phịng cần giới thiệu người
chun viên phân tích làm quen với nhân viên và giải thích “tại sao lại có hoạt động
phân tích cơng việc”. Mặc dù, những thái độ của nhân viên khơng có ảnh hưởng đến
chun viên phân tích những cũng cần tạo sự tin tưởng lẫn nhau để họ cùng bắt tay hỗ

17


trợ cơng tác phân tích có kết quả tốt, nếu thất bại trong việc này sẽ làm ảnh hưởng tới
tiến trình phân tích dẫn đến trì trệ cơng việc.
Trong các doanh nghiệp sẽ khác nhau về nội dung, trình tự của việc phân tích.
Theo Dessler, q trình thực hiện phân tích cơng việc có những bước sau:

Sơ đồ 1.2. Các bước phân tích cơng việc

Bước 1: Xác định mục đích phân tích cơng việc
Trả lời câu hỏi: “Tại sao chúng ta phải phân tích cơng việc?”, “Phân tích cơng
việc sẽ được sử dụng cho mục đích gì?” trước khi bước vào hoạt động phân tích cơng
việc.
Hiểu rõ được mục đích của hoạt động phân tích cơng việc giúp chúng ta thu thập
những thơng tin nhanh và chính xác, từ đó xác định được hình thức để thu thập những
thơng tin mà mình cần và thiết kế bản mẫu để thu thập thông tin phù hợp.
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản
18


Sơ đồ tổ chức là thông tin đầu tiên và cơ bản nhất mà chúng ta cần phải thu thập.

Nó sẽ giúp ta hiểu được cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, từ đó thấy được mối quan
hệ của các cơng việc trong cơng ty. Nếu cơng ty chưa có sơ đồ tổ chức thì có thể tạo
dựng theo cơ cấu và nhu cầu của tổ chức. Cụ thể:
♣ Liệt kê tất cả các vị trí có trong doanh nghiệp theo chức vụ cơng việc;
♣ Nhóm các vị trí cơng việc có chung nhiệm vụ với nhau để tạo ra các nhóm
cơng việc;
♣ Nối các nhóm cơng việc có liên quan với nhau để chỉ ra mối quan hệ giữa các
vị trí, bộ phận như: báo cáo với ai? Chỉ đạo ai? Việc kiểm tra lại sơ đồ của tổ chức có
tầm quan trọng trong việc phát hiện được sự chưa nhất quán trong hệ thống báo cáo
của công ty. Khi các đường biểu thị không rõ ràng dẫn đến việc trao đổi các thơng tin
giữa những phịng ban gặp khó khăn. Đơi khi, cịn dẫn đến nhầm lẫn các chỉ thị ở trên
giao xuống làm cho hiệu quả chưa tốt đối với nhân viên.
Ngoài ra, chúng ta cần kiểm tra lại thơng tin về phân tích cơng việc của trước đây
như: bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn cơng việc (nếu có). Điều này giúp chúng
ta đỡ mất thời gian và không cần phải thực hiện phân tích cơng việc từ ban đầu mà chỉ
cần cập nhật lại những thơng tin cịn thiếu và lạc hậu.
Bước 3: Lựa chọn các công việc, đối tượng tiêu biểu để phân tích
Việc chọn lựa các phần đặc trưng, then chốt để thực hiện sẽ giúp tiết kiệm thời
gian và giảm bớt số lượng công việc mà ta phải làm trong phân tích cơng việc. Xác
định đối tượng để thu thập thơng tin cơng việc để phân tích. Lưu ý khi chọn người đó
là: phân tích cơng việc cần thu thập thông tin về nhu cầu tối thiểu như năng lực, kỹ
năng và kiến thức đạt để thực hiện công việc. Vì vậy, ta nên chọn những đối tượng
thực hiện cơng việc đạt ở mức yêu cầu, không nên chọn những đối tượng thực hiện
công việc ở mức quá giỏi.
Bước 4: Thu thập các thông tin về công việc
Thu thập thông tin về công việc cần áp dụng nhiều phương pháp khác nhau. Tùy
vào mức độ của yêu cầu về độ chính xác và đầy đủ của thơng tin. Ngồi ra còn dựa

19

vapf loại hình cơng việc và khả năng tài chính của cơng ty mà có thể áp dụng một hoặc
kết hợp với các phương pháp sau đây: phỏng vấn, bảng câu hỏi, quan sát...
Bước này yêu cầu:
♣ Xác định những thông tin cần thu thập về công việc;
♣ Tạo biểu mẫu để thu thập các thông tin;
♣ Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin;
♣ Tiến hành khảo sát, thu thập thơng tin phân tích.
Bước 5: Kiểm tra lại thơng tin
Chúng ta cần xem xét lại để đánh giá những thông tin đã được thu thập với
những người cũng đang thực hiện cơng việc phân tích và người quản lý. Việc kiểm tra
lại sẽ giúp chúng ta:
♣ Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thơng tin về cơng việc;
♣ Bổ sung những thơng tin cịn thiếu và điều chỉnh những thông tin sai lệch.
♣ Nhận được sự nhất trí của người thực hiện về những thơng tin và những kết
luận phân tích cơng việc.
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc
Đây là bước cuối cùng sau khi chúng ta thu thập đầy đủ các thơng tin cần thiết
của phân tích cơng việc. Bắt đầu lập bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn cơng việc
chính xác, cụ thể cho từng vị trí chức danh của cơng ty.
1.5.2 Các phương pháp thu thập thơng tin
“

Có nhiều phương pháp thu thập thơng tin để tiến hành xây dựng bản mô tả công

việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc. Tuy nhiên các nghiên cứu chỉ ra rằng khơng có
phương pháp nào thu thập đủ thơng tin cho q trình xây dựng bản mô tả công việc và
tiêu chuẩn thực hiện công việc. Vì lẽ đó, nên kết hợp vài phương pháp để thu thập
thơng
tin, nhằm có thơng tin đầy đủ hơn về tính chốt cơng việc cũng như các yếu tố về quan

hệ nội bộ, bên ngoài và các yêu cầu về môi trường của công việc. Sau đây là một số
20


phương pháp thông thường để thu thập thông tin cho q trình xây dựng bản mơ tả
cơng
việc và tiêu chuẩn thực hiện cơng việc.

”

1.5.2.1 Quan sát
“

Người phân tích quan sát nhân viên hay một số nhân viên làm việc và chép lại

công việc mà họ thực hiện, tại sao lại thực hiệc những công việc như vậy và mức độ đa
dạng của công việc. Phương pháp này thường áp dụng cho những cơng việc đơn giản,
ít
thay đổi, dễ quan sát thấy, những cơng việc khơng mang tính chất tình huống. Tuy
nhiên, phương pháp này có thể cung cấp thơng tin thiếu chính xác do hội chứng
Hawthone (khi biết mình đang được quan sát, nhân viên có thể làm việc với phương
pháp, tốc độ, cách thức, kết quả khác với khi thực hiện cơng việc trong những lúc bình
thường), điều này phản ánh rõ rệt nhất khi cán bộ phân tích vừa quan sát, vừa phỏng
vấn nhân viên thực hiện công việc.

”

Để nâng cao chất lượng thu thập thông tin, nên áp dụng:
Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật.
Quan sát theo chu kỳ của cơng việc hồn chỉnh.

Nói chuyện trực tiếp với nhân viên thực hiện công việc để tìm
hiểu

những

điều

chưa rõ hoặc bổ sung những điều bỏ sót trong quá trình quan sát.
1.5.2.2 Phỏng vấn
“

Phỏng vấn thu thập thông tin xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực

hiện cơng việc có thể thực hiện trực tiếp với từng cá nhân, với nhóm nhân viên thực
hiện cùng một công việc hoặc với cán bộ phụ trách nhân viên thực hiện cơng việc đó.
Phương pháp này được sử dụng rất hữu hiệu khi xây dựng tiêu chuẩn đánh giá năng
lực
thực hiện công việc của nhân viên, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị công
việc. Phỏng vấn cho phép phát hiện ra nhiều thông tin về các hoạt động và các mội
quan
21


hệ quan trọng trong xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc
mà
các phương pháp khác khơng thể tìm ra. Đồng thời phỏng vấn cũng cho ta cơ hội đổ
giải thích các yêu cầu và chức năng của công việc.
Nhược điểm chủ yếu của phỏng vấn là người bị phỏng vấn có thể cung cấp
thơng tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủ các câu hỏi của người phỏng vấn.
Nhân viên thường cảm thấy rằng việc xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn

thực
hiện công việc được sử dụng như màn mở đầu để thay đổi cơ cấu tổ chức, tinh giảm
biên chế, nâng cao định mức, v.v… do đó họ thường có xu hướng muốn đề cao trách
nhiệm và những khó khăn trong cơng việc của mình, ngược lại, giảm thấp mức độ và
tầm quan trọng công việc của người khác. Thêm vào đó phỏng vấn địi hỏi cán bộ thu
thập thông tin phải tốn nhiều thời gian làm với từng nhân viên.

”

Để khắc phục những nhược điểm trên thì nên chú ý:
 Tìm hiểu vị trí cơng tác trước khi phỏng vấn để đưa những câu hỏi chính xác.
 Chọn người làm việc giỏi nhất và khả năng mô tả quyền hạn, cách thức trong
công việc giỏi nhất.
 Nhanh chóng tạo mối quan hệ tốt đối với người được phỏng vấn và giải thích
cho họ hiểu tại sao có cuộc phỏng vấn này.
 Đặt câu hỏi cụ thể, rõ ràng và mang sự gợi ý sao cho người được phỏng vấn trả
lời.
 Cơ cấu các thông tin cần thu thập phải hợp lý sao cho khi phỏng vấn không sót
những thơng tin quan trọng.
 Kiểm tra lại độ chính xác của những thông tin từ người được phỏng vấn.
1.5.2.3 Nhật ký các trường hợp sai lỗi
Phương pháp này là để thống kê lại các lỗi sai, phân tích và cho
thấy được những sai sót đã tác động đến thái độ của nhân viên trong
công việc. Khi thu thập nhận thấy số lượng sai lầm lớn sẽ cho chúng
ta biết cơng việc đó u cầu như thể nào về độ chính xác. Tuy nhiên,
22


vì lượng thơng tin khơng có đầy đủ nên phương pháp này rất khó đê
hồn thành tốt.

1.5.2.4 Bảng câu hỏi
“

Đây là phương pháp được đánh giá là hữu hiệu nhất để thu thập

thơng

tin

cho

q trình xây dựng bản mơ tả cơng việc và tiêu chuẩn thực hiện
công

việc.

Bản

câu

hỏi

liệt kê đầy đủ những thông tin liên quan đến thao tác thực hiện công
vịêc,

thái

độ

làm

việc. Danh sách các thao tác thực hiện tập trung vào các nhiệm vụ
phải

hồn

thành

nên

là phương pháp tiếp cận hướng về cơng việc
Trái lại, thái độ làm việc lại tập trung vào cơng việc được hình
thành như thế nào, đó lại là cách tiếp cận theo bản thân người thực
hiện công việc. Bản câu hỏi mô tả công việc thông thường được thự
hiện theo phương pháp câu hỏi định vị mộ tả công việc, tập trung
chủ yếu vào thông tin sau:
 Thông tin đầu vào: người nhân viên nhân lệnh thực hiện công
việc

ở

đâu

và

như

thế nào.
 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơng việc đó như thế
nào.

 Thực hiện cơng việc: thể lực, kỹ năng sử dụng công việc và
thao tác.

”

1.6 VAI TRỊ CỦA BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CƠNG
VIỆC
“

Mơ tả cơng việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc rõ ràng và cập nhật sẽ vạch ra

các yêu cầu cho việc thực hiện công việc, phạm vi và mức độ của nó.

23


Mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc đúng đắn rõ giúp cho việc
tuyển dụng, thuê nhân viên bởi vì thơng qua bản u cầu về trình độ cơng việc người
quản lý có thể xác định một cách chính xác các tính chất, tiêu chuẩn đào tạo, kỹ năng
và kinh nghiệm của người xin việc cần có để hồn thành xuất sắc cơng việc. Nó cũng
giúp cho nhà quản lý có được các bản câu hỏi cần thiết khi thực hiện phỏng vấn trực
tiệp.
Mô tả công việc rất có ích cho hoạt động kế hoạch hố nguồn nhân lực bằng cách
so sánh những yêu cầu hiện có với các kỹ năng và công việc cần thiết trong tương lai.
Mặt khác nó cũng có ích trong hoạt động đào tạo và phát triển vì chất lượng của người
làm cơng việc hiện tại có thể được đem so sánh với mức lý tưởng và khoảng cách giữa
chúng sẽ được sử dụng để thiết kế chương trình đào tạo. Mơ tả công việc cũng giúp
cho việc xác định các định mức kết quả công việc, đo lường kết quả công việc so với
định mức sẽ là cơ sở cho việc đánh giá kết quả công việc một cách định kỳ.
Như vậy, bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc là công cụ cơ

bản nhất trong mọi giai đoạn quản trị nhân lực: hoạch định; đánh giá; tuyển chọn tuyển
mộ; đào tạo; phát triển; đánh giá hoàn thành cơng việc; lương bổng – phúc lợi; an tồn
và y tế; quan hệ lao động; quan hệ nhân sự và tuyển dụng bình đẳng.
Đặc biệt hơn nữa là: Bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc là
công cụ rất hữu hiệu giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập, đang cần có sự
cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản
xuất kinh doanh.

”

1.7 MỘT SỐ SAI LẦM KHI VIẾT BẢNG MÔ TẢ VÀ TIÊU CHUẨN CƠNG
VIỆC
1.7.1 Chức danh khơng chuẩn hóa, khó hiểu
Đây là điều tối kỵ mà nhân sự tuyển dụng cần phải đặc biệt lưu ý và tránh. Khi
chức danh không rõ ràng sẽ khiến cho ứng viên bị mơ hồ và khơng hình dung được
cơng việc. Như vậy, chính chúng ta đã tự hạn chế đi cơ hội tìm được người phù hợp
với vị trí đang cần tìm kiếm. Điều này vừa mất thời gian vừa gây lãng phí tiền bạc mà
lại “công cốc”.

24


1.7.2 Mô tả công việc không giống với thực tế
Mỗi cơng việc sẽ có quy trình làm việc riêng nên chỉ cần một vài chi tiết mơ tả
sai có thể dẫn đến việc làm sai lệch đi giá trị của cơng việc. Từ đó dẫn đến thiếu chính
xác, dễ gây hiểu lầm cũng như mất đi sự công bằng khi thanh tốn lương. Trong q
trình soạn thảo văn bản mơ tả, cần đảm bảo mô tả đúng theo thực tế những việc cần
phải làm, không đưa những việc hiện tại đang không thực hiện.
1.7.3 Mô tả quá chi tiết, rườm rà, dư thừa thơng tin
Nhiều người có mong muốn sử dụng bản mô tả công việc thay thế cho mọi văn

bản hướng dẫn khác nên cố gắng cho thật nhiều thông tin vào từ nội quy, quy định,
cam kết,.. Như vậy, bản mơ tả sẽ nhanh chóng bị đi sai mục đích cũng như khiến cho
nhân viên khó xác định được công việc chủ yếu họ cần làm.
Mỗi công việc, đưa ra khoảng 3-5 đầu công việc để diễn giải sẽ là hợp lý nhất mà
vẫn đảm bảo làm được rõ ý.
1.7.4 Sử dụng thuật ngữ viết tắt, khó hiểu
Đối với những lĩnh vực thuộc chuyên ngành sử dụng nhiều những thuật ngữ viết
tắt sẽ làm cho ứng viên phỏng vấn hay những nhân viên mới gặp nhiều khó khăn trong
việc tiếp cận với công việc. Cố gắng diễn đạt bằng những từ ngữ đơn giản, dễ hiểu
nhất. Điều này không những giúp các ứng viên hiểu rõ công việc mà còn giúp cho
nhân sự rút ngắn thời gian, đỡ tốn cơng để giải thích và chỉnh sửa.
1.7.5 Đưa ra những kỳ vọng xa vời thực tế
“Phóng đại” một cơng việc nào đó lên quá cao so với thực tế khơng được tương
thích sẽ có rất ít người đáp ứng được vì khơng đủ khả năng. Nhân viên sẽ cảm thấy
khó mà đáp ứng được những tiêu chuẩn và yêu cầu q nhiều cơng việc một lúc. Đơi
khi, vị trí cơng việc đó khơng địi hỏi q nhưng bản mơ tả lại vượt quá những yêu cầu
công việc.
1.7.6 Mô tả cơng việc trùng lặp
Trong bản mơ tả có những cơng đoạn lặp đi lặp lại và giữa các vị trí cơng việc bị
chóng chéo lên nhau. Từ đó, xảy ra tình trạng phân chia trách nhiệm cơng việc khơng

25