Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin (nghề lập trình máy tính trình độ CĐTC)

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ AN GIANG

GIÁO TRÌNH

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ
HỆ THỐNG THƠNG TIN
NGHỀ: LẬP TRÌNH MÁY TÍNH
Trình độ trung cấp/cao đẳng
(Ban hành theo Quyết định số:
/QĐ-CĐN ngày tháng năm 20
của Hiệu trưởng trường Cao đẳng nghề An Giang)

Tác giả: Vương Thị Minh Nguyệt
Năm ban hành : 2017


LỜI GIỚI THIỆU
Hệ thống thông tin, cũng nhƣ các hệ thống khác, có một chu trình sống, từ khi
đƣợc hình thành, trải qua giai đoạn khai thác và sử dụng, cho đến khi đƣợc thay thế
bằng một hệ thống thông tin khác, mạnh hơn và đầy đầy đủ hơn. Quá trình xây
dựng là một trong các giai đoạn của vịng đời một hệ thống thơng tin. Qúa trình
này gồm nhiều bƣớc: nghiên cứu hiện trạng và nhu cầu, phân tích, cài đặt và thử
nghiệm. Các bƣớc này có thể thực hiện theo đúng trình tự, xong bƣớc này, thực
hiện bƣớc tiếp theo.Tuy nhiên chúng cũng có thể đƣợc thể hiện lặp nhiều lần, theo
kiểu xoáy ốc.
Giai đoạn nghiên cứu hiện trạng và nhu cầu nhằm tìm hiểu về cách thức tổ chức
thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ bên trong hệ thống thực, hoạt động của
hệ thống thông tin đang có và những yêu cầu đặt ra cho hệ thống thơng tin cần xây
dựng. Giai đoạn phân tích cần làm rõ những nhiệm vụ của hệ thống thực, nhu cầu

xử lí thơng tin của từng nhiệm vụ. Đồng thời, việc phân tích hệ thống cũng phải
chỉ ra cách thức xử dụng và lƣu trữ thông tin, phục vụ cho các nhiệm vụ của hệ
thống thực. Giai đoạn thiết kế hệ thống đƣa ra các quyết định về cài đặt các mơ
hình có đƣợc từ giai đoạn phân tích trên cơ sở xem xét các điều kiện về phần cứng,
phần mềm và các ràng buộc thực hiện khác trong hệ thống. Giai đoạn cài đặt bao
gồm xây dựng các tệp dữ liệu đã qua kiểm nghiệm thực tế, để từ đó rút ra những
nhận xét, đánh giá và tiến hành những sửa chữa, điều chỉnh cần thiết đối với hệ
thống thơng tin mới.
Giáo trình này đề cập đến việc phân tích và thiết kế một hệ thống thơng tin,
trong đó nhấn mạnh đến hệ thống thơng tin quản lí. Nội dung của giáo trình bao
gồm một số kiến thức cơ bản về hệ thống thông tin, một số kĩ thuật thiết yếu nhƣ
phân tích chức năng, phân tích dữ liệu và thiết kế chƣơng trình. Trong số nhiều
phƣơng pháp thơng dụng, tơi lựa chọn phƣơng pháp phân tích và thiết kế có cấu
trúc để trình bày trong giáo trình.
Giáo trình này gồm các nội dung chính sau:
CHƢƠNG 1: ĐẠI CƢƠNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
CHƢƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
CHƢƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
CHƢƠNG 4: THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Trong quá trình biên soạn, mặc dù đã cố gắng tham khảo nhiều tài liệu và
giáo trình khác nhƣng khơng khỏi tránh đƣợc những thiếu sót và hạn chế. Chân
thành mong đợi những nhận xét, đánh giá và góp ý để cuốn giáo trình ngày một
hồn thiện hơn.
An Giang, ngày tháng năm 20
Giáo viên biên soạn

Vƣơng Thị Minh Nguyệt
Trang 1

MỤC LỤC
Đề mục

Trang

LỜI GIỚI THIỆU .................................................................................................. 1
MỤC LỤC ............................................................................................................. 2
CHƢƠNG TRÌNH MƠN HỌC ............................................................................ 3
CHƢƠNG 1: ĐẠI CƢƠNG VỀ PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THƠNG TIN ......................................................................................................... 5
I. HỆ THỐNG THÔNG TIN ............................................................................ 5
II. CÁC BƢỚC XÂY DỰNG HỆ THỐNG THƠNG TIN ............................. 13
III. CÁC PHƢƠNG PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ .................................... 14
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP ................................................................................. 16
CHƢƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG ............................................................. 17
I. KHẢO SÁT ................................................................................................. 17
II. PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ VÀ RỦI RO ..................................................... 23
III. TƢ LIỆU HOÁ KẾT QUẢ KHẢO SÁT .................................................. 24
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP ................................................................................. 29
CHƢƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG ............................................................ 30
I. PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ - MƠ HÌNH CHỨC NĂNG ... 30
II.PHÂN TÍCH DỮ LIỆU - MƠ HÌNH DỮ LIỆU ......................................... 34
III. MƠ HÌNH LUỒNG DỮ LIỆU (DFD) ..................................................... 47
IV. CHUẨN HĨA MƠ HÌNH DỮ LIỆU ....................................................... 52
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP ................................................................................. 57
CHƢƠNG 4: THIẾT KẾ HỆ THỐNG ............................................................... 58
I. THIẾT KẾ GIAO DIỆN .............................................................................. 59
II. THIẾT KẾ DỮ LIỆU ................................................................................. 66
III. THIẾT KẾ TÀI LIỆU XUẤT ................................................................... 71
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP ................................................................................. 72

TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 73

Trang 2


CHƢƠNG TRÌNH MƠN HỌC
Tên mơn học: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN
Mã số mơn học: MH 13
Thời gian thực hiện môn học: 60 giờ (Lý thuyết: 20 giờ, bài tập: 30 giờ,
kiểm tra: 4giờ).
I. VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MƠN HỌC:
1. Vị trí: Mơn học đƣợc bố trí sau khi học sinh học xong các môn học chung
và môn kiến thức kỹ thuật cơ sở. Là môn học thuộc về khối kiến thức chun mơn
nghề.
2.Tính chất: Là mơn học chuyên môn nghề bắt buộc, kiến thức môn học này
là kiến thức nền tảng về phân tích thiết kế hệ thống thông tin, cơ sở xây dựng nên 1
hệ thông tin đầy đủ và sử dụng đƣợc trong việc tạo các ứng dụng khai thác dữ liệu.
II. MỤC TIÊU MƠN HỌC:
* Về mặt kiến thức
- Trình bày đƣợc các khái niệm về hệ thống thông tin.
- Sử dụng đƣợc phƣơng pháp Phân tích hệ thống thơng tin
- Phân tích và sử dụng đƣợc phƣơng pháp thiết kế hệ thống thông tin
* Về mặt kỹ năng: Áp dụng các phƣơng pháp Phân tích và Thiết kế vào việc
xây dựng ứng dụng thực tế.
* Về năng lực tự chủ và trách nhiệm
- Phối hợp làm việc nhóm tốt.
- Nghiêm túc trong học tập và thực hiện tốt các yêu cầu đƣợc giao.
- Luôn động não suy nghĩ, thƣờng xuyên luyện tập tƣ duy trong việc học.
III. NỘI DUNG MÔN HỌC:
Chƣơng 1: Đại cƣơng về phân tích & thiết kế hệ thống thông tin

I. Hệ thống thông tin
II. Các bƣớc xây dựng hệ thống thơng tin
III. Phƣơng pháp phân tích và thiết kế HTTT
Chƣơng 2: Khảo sát hệ thống
I. Khảo sát
II. Phân tích hiệu quả và rủi ro
III. Tƣ liệu hóa kết quả khảo sát
IV.Kiểm tra
Chƣơng 3: Phân tích hệ thống
I. Phân tích chức năng nghiệp vụ- Mơ hình chức năng
II. Mơ hình luồng dữ liệu (DFD)
III. Phân tích dữ liệu – Mơ hình dữ liệu
IV. Chuẩn hóa mơ hình dữ liệu
Trang 3


V. Kiểm tra
Chƣơng 4: Thiết kế hệ thống
I. Thiết kế dữ liệu
II. Thiết kế giao diện
III. Thiết kế Tài liệu Xuất
IV. Kiểm tra

Trang 4


CHƢƠNG 1: ĐẠI CƢƠNG VỀ PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ
HỆ THỐNG THÔNG TIN
Giới thiệu:
Chƣơng này giới thiệu các khái niệm cơ bản về hệ thống, hệ thống thông tin,

các thành phần của hệ thống thông tin, các phƣơng pháp phân tích thiết kế hệ
thống.
Mục tiêu của bài:
Nhằm trang bị cho ngƣời học các kiến thức về:
- Trình bày đƣợc ý nghĩa, vai trị của thơng tin trong thực tiễn
- Giải thích đƣợc cơ bản về hệ thống thơng tin nhằm định hƣớng cho q trình
phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin
Nội dung của bài:
I. HỆ THỐNG THƠNG TIN
1. Khái niệm về thông tin
Khái niệm thông tin (information) đƣợc sử dụng hàng ngày. Con ngƣời có nhu
cầu đọc báo, nghe đài, xem phim, đi tham quan, du lịch, tham khảo ý kiến ngƣời
khác,...để nhận đƣợc thêm thông tin mới. Thông tin mang lại cho con ngƣời sự
hiểu biết, nhận thức tốt hơn về những đối tƣợng trong đời sống xã hội, trong thiên
nhiên,...giúp cho họ thực hiện hợp lý cơng việc cần làm để đạt đƣợc mục đích tốt
nhất.
2. Hệ thống và hệ thống thông tin
a. Hệ thống
Trong các hoạt động của con ngƣời, các thuật ngữ nhƣ hệ thống triết học, hệ
thống pháp luật, hệ thống kinh tế, hệ thống thông tin đã trở nên quen thuộc. Một
cách đơn giản và vắn tắt, ta có thể hiểu: Hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật
chất nhƣ ngƣời, máy móc, thơng tin dữ liệu, các phƣơng pháp xử lý, gọi là các
phần tử của hệ thống. Trong hệ thống, các phần tử tƣơng tác với nhau và cùng hoạt
động để hƣớng tới một mục đích chung.
Các phần tử của hệ thống
Các phần tử của hệ thống là các thành phần hợp thành hệ thống và có thể rất đa
dạng. Phần tử của hệ thống có thể cụ thể nhƣ chiếc máy tính hoặc một phần mềm,
nhƣng cũng có thể trừu tƣợng, nhƣ một phƣơng pháp hoặc một quy tắc.
Trong một hệ thống, các phần tử thƣờng là phức tạp. Sự phức tạp bên trong của
mỗi phần tử đòi hỏi phải xem xét chúng nhƣ là một hệ thống. Điều này có nghiã là

hệ thống có tính phân cấp. Một hệ thống đƣợc hợp thành từ nhiều hệ thống con, và
trong các hệ thống con này lại chứa những hệ thống nhỏ hơn.
Trong một hệ thống, các phần tử có thể khác nhau về bản chất, nhƣng có thể có
một số tính chất hoặc đặc trƣng mà qua đó ta có thể quan sát và nhận biết đó là
phần tử của hệ thống. Những tính chất hoặc đặc trƣng này đƣợc gọi chung là thuộc
tính của phần tử.

Trang 5


Quan hệ giữa các phần tử
Thật khó hình dung một hệ thống chỉ gồm các phần tử rời rạc không có liên hệ
gì với nhau. Quan hệ giữa các phần tử trong hệ thống thể hiện cấu trúc của hệ
thống. Các mối quan hệ này làm cho tập hợp vật chất trở thành một thực thể hoàn
chỉnh. Nhƣ vậy ta cũng có thể hiểu rằng hệ thống đƣợc tạo nên, hay hợp nhất, từ
các thực thể khái niệm và cụ thể.
Các quan hệ trong hệ thống nói chung là rất phức tạp. Để nghiên cứu các quan
hệ giữa các phần tử trong hệ thống, ngƣời ta thƣờng chia chúng ra làm nhiều loại,
ví dụ nhƣ, quan hệ ổn định hay bất thƣờng, quan hệ lâu dài hay tạm thời, quan hệ
liên quan đến cấu trúc hay quan hệ liên quan đến hệ thống.
Mục đích của hệ thống
Mục đích của hệ thống thƣờng thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những “ cái vào ”
để biến đổi thành những “ cái ra ” nhất định. “ cái ra ” này phải phù hợp với mục
tiêu nhiệm vụ và chức năng của hệ thống. Ví dụ, một hệ thống sản xuất nhận cái
vào là các nguyên vật liệu để sản xuất, tạo thành cái ra là các thành phẩm, vật tƣ.
Mỗi một thực thể tồn tại trong hệ thống đƣợc xem nhƣ là một hệ thống con,
thƣờng có một mục đích gắn với sự tồn tại của nó. Mọi hoạt động của các phần tử
và mối liên hệ, ràng buộc giữa các phần tử của hệ thống đều hƣớng về một mục
đích chung cho tất cả các phần tử. Cũng vì nó có mục đích nhƣ vậy nên hệ thống
khác với một tập hợp các phần tử hoặc tập hợp các quan hệ.

Mơi trƣờng bên ngồi
Để phân biệt hệ thống và mơi trƣờng xung quanh, cần phải xác định giới hạn
của hệ thống(cả về vật lý và khái niệm). Với các loại hệ thống khác nhau, cách mô
tả hệ thống cũng rất phong phú và đa dạng. Có thể mơ tả hệ thống bằng các
phƣơng pháp định tính, thơng qua mơ tả các tính chất, chức năng và nhiệm vụ của
hệ thống. Cũng có thể mơ tả hệ thống bằng phƣơng pháp định lƣợng, thông qua
việc liệt kê danh sách tất cả các phần tử của hệ thống, mối quan hệ giữa các phần
tử,cùng các điểm “nối ”với mơi trƣờng bên ngồi. Việc xác định biên một cách
chính xác và hợp lý là rất cần thiết, đặc biệt có ý nghĩa đối với khâu khảo sát hệ
thống. Cần lƣu ý rằng, giới hạn của một hệ thống phụ thuộc chặt chẽ vào mục tiêu
của hệ thống đó.
Mơi trƣờng bên ngồi là tập hợp các phần tử khơng thuộc vào hệ thống nhƣng
có mối liên hệ với hệ thống: hoặc là chịu sự tác động của hệ thống, hoặc là tác
động lên hệ thống. Ví dụ, Khách hàng và Nhà cung cấp hàng là các phàn tử thuộc
mơi trƣờng bên ngồi đối với công ty X – nếu ta xem xét công ty này nhƣ một hệ
thống. Quan hệ giữa Khách hàng và Cơng ty X là mua hàng, trong khi đó quan hệ
giữa Nhà cung cấp hàng với Công ty X là cung ứng vật tƣ. Quan hệ giữa mơi
trƣờng bên ngồi và hệ thống là khá đa dạng và phức tạp. Mối quan hệ đó có thể là
sự trao đổi thơng tin, nhƣ thông tin về mặt hàng, giá cả, giao nhận, hoặc chi tiết
hợp đồng mua bán. Trong một số trƣờng hợp khác thì mối quan hệ đó lại dƣơng
nhƣ không phải là sự trao đổi thông tin theo nghiã hiểu thông thƣờng, nhƣ sự tin
cậy trong giao tiếp, uy tín trong kinh doanh, sự tin tƣởng vào chất lƣợng hàng hoá.
Trang 6


Trong một phạm vi rộng hơn thì Khách hàng, Nhà cung cấp hàng, Công ty X lại là
các phần tử trong hệ thống kinh tế của một quốc gia hoặc một khu vực.
Có thể chia hệ thống thành hai loại: các hệ thống tự nhiên và hệ thống đƣợc xây
dựng bởi con ngƣời, ví dụ nhƣ hệ thống quản lý của một nhà máy, một cơ quan,
một nhà trƣờng; hệ thống điều khiển của một xe ơtơ hoặc máy tính.

HƯ thống
Các phép biến đổi

Điều khiển
Đầu vào

Quá trình phản hồi

Đâù ra

Hỡnh 1.1. Xem xét hệ thống bao gồm cả quá trình phản hồi
b. Hệ thống thông tin
Khái niệm
Hệ thống thông tin ( Information System ) là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại
của nó là cung cấp thơng tin phục vụ cho hoạt động của con ngƣời trong một tổ
chức nào đó. Ta cịn có thể hiểu hệ thống thơng tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa
các thành phần của nó cũng nhƣ mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự
trao đổi thông tin.
Một s vớ d v h thng thụng tin
Thiết bị
đầu cuối

Kho d÷ liƯu

Computer
Processing
unit

Hình 1.2 Máy tính là một hệ thống thơng tin

Trang 7


Một máy tính là cơng cụ để xử lý thơng tin. Khi hoạt động, các thành phần của
máy tính trao đổi thơng tin với nhau. Nhƣ vậy, máy tính cũng là một hệ thống
thông tin.
Các hệ thống thông tin quản lý trong các tổ chức kinh tế- xã hội nhƣ Hệ thống
quản lý nhân sự, Hệ thống kế toán,Hệ thống quản lý lịch cơng tác là các ví dụ điển
hình về hệ thống thơng tin.
Hệ thống thơng tin có 3 chức năng chính là đƣa thơng tin vào, lƣu trữ và xử lý,
đƣa ra thơng tin.
Hệ thống thơng tin có thể nhận thông tin vào dƣới dạng:
- Các dữ liệu gốc về một chủ điểm, một sự kiện hoặc một đối tƣợng nào đó
trong hệ thống.
- Các yêu cầu xử lý hoặc cung cấp thông tin.
- Các lệnh.
Hệ thống thông tin có thể thực hiện:
- Sắp xếp dữ liệu theo một thứ tự nào đó.
- Sửa chữa, thay đổi dữ liệu trong bộ nhớ.
- Thực hiện các tính tốn tạo ra thơng tin mới.
- Thống kê, tìm kiếm các thơng tin thoả mãn một điều kiện nào đó.
Hệ thống thơng tin có thể lƣu trữ các loại thơng tin khác nhau với các cấu trúc
đa dạng, phù hợp với nhiều loại thông tin và phƣơng tiện xử lý thông tin, để phục
vụ cho các nhu cầu xử lý thông tin khác nhau.
Hệ thống thơng tin có thể đƣa dữ liệu với các khuôn dạng khác nhau ra các thiết
bị nhƣ bộ nhớ ngoaì, màn hình, máy in, thiết bị mạng, hoặc thiết bị điều khiển.
Các thành phần của hệ thống thông tin
Các thông tin tự nhiên, là các thông tin đƣợc sinh ra và thu nhận bởi con ngƣời
và một số hoạt động của con ngƣời nhƣ văn bản, hình ảnh, tiếng nói, đƣợc cấu trúc
hố sao cho phù hợp với các cơng cụ xử lý và lƣu trữ. Nói chung, các thơng tin đã

đƣợc cấu trúc hố thƣờng cơ đọng và ngắn gọn hơn so với thông tin tự nhiên. Ta
có thể chia các thơng tin này ra làm hai loại: các dữ liệu về thực trạng hoạt động
của hệ thống thực và các thông tin mô tả quy trình xử lý dữ liệu trong hệ thống.
Dữ liệu về thực trạng hoạt động của hệ thống bao gồm:
- Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội tạng của hệ thống, nhƣ dữ liệu về nhân sự,
trang thiết bị hoặc cơ sở vật chất. Nói chung các loại dữ liệu này thuộc loại
bền vững ít thay đổi.
- Các dữ liệu phản ánh các hoạt động diễn ra trong hệ thống thực, nhƣ dữ liệu
về sản xuất, mua bán, giao dịch. Các dữ liệu này thuộc loại ít bền vững,
thƣờng xuyên đƣợc thay đổi.
- Thơng tin mơ tả quy trình xử lý bao gồm:
- Các quy tắc quản lý thể hiện qua hệ thống các quy định, các mẫu biểu, các
báo cáo, các thống kê.
Trang 8


- Các thử tục xử lý, thể hiện thông qua các giải thuật phƣơng pháp và cách
thức nhằm đƣa ra các quyết định hoặc cung cấp các thông tin hỗ trợ cho việc ra
quyết định.
3. Phân loại hệ thống thông tin
Khi nói đến hệ thống thơng tin ngƣời ta thƣờng hiểu ngay rằng đó là một hệ
thống đã đƣợc tự động hoá và mọi việc đều đƣợc giải quyết trên máy tính. Trên
thực tế, trong nhiều tổ chức, lớn hoặc nhỏ vẫn tồn tại hệ thông tin nhƣ từ xƣa đền
nay nó vẫn có, trong đó phần lớn các cơng việc thuộc về hệ thông tin thông tin vẫn
đƣợc xử lý bằng phƣơng pháp thông tin truyền thống. Phần đƣợc tự động hoá(
đƣợc giải quyết nhờ sự hỗ trợ của máy tính ) khơng phải khi nào cũng giữ vai trị
quan trọng trong hệ thống nói chung và hệ thống thơng tin nói riêng.
Trong phần này chúng ta chỉ đề cập tới các hệ thống thơng tin trong đó máy tính
giữ vai trị quan trọng trong việc xử lý thơng tin. Nói cách khác, chúng ta cũng sẽ
đề cập tới các hệ thơng tin học.

Trên máy tính các thơng tin đƣợc xử lý theo nhiều phƣơng thức khác nhau. Một
số phƣơng thức xử lý thƣờng gặp nhƣ xử lý tƣơng tác (interactive processing), xử
lý giao dịch (transaction processin processing), xử lý trực tuyến (on- line
processing), xử lý theo lô ( batch processing),
xử lý phân tán (distributed
processing) và xử lý thời gian thực ( real- time processing).
Nhƣ trên đã đề cập, hệ thống thông tin là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của
nó là cung cấp thơng tin phục vụ cho hoạt động của con ngƣời trong một tổ chức
nào đó, hay nói cách khác, mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng nhƣ mối
liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là mối liên hệ thông tin. Nhƣ vậy, xét về cấu
trúc, hệ thống thông tin là phải có các thành phần cơ bản là phần cứng, phần mềm (
nói một cách ngắn gọn là các thiết bị tin học), con ngƣời, các thủ tục xử lý ( hoạt
động) và dữ liệu. Xét về chức năng, một hệ thống thơng tin có bốn chức năng
chính là cập nhật, xử lý, lƣu trữ và kết xuất thông tin.
Trong phần này, chúng ta xem xét sơ lƣợc về một số loại hệ thống tin học là hệ
thống xử lý giao dịch (Transasction Processing Sytems- TPS), hệ thống thông tin
quản lý (Management Information Sytems- MIS), hệ trợ giúp quyết định (Decision
Support Sytems- DSS), hệ chuyên gia (Expert Sytems- ES) và hệ tự động hố văn
phịng (Automated Office Sytems).
a. Hệ thống xử lý giao dịch
Hệ thống xử lý giao dịch là hệ thống thơng tin có mục tiêu là xử lý các giao dịch
và ghi lại các thông tin về giao dịch dƣới dạng các bản ghi trong hệ thống. Dữ liệu
về các giao dịch đƣợc sắp xếp vào các bản ghi và lƣu trữ trong các tệp. Các bản ghi
này sẽ đƣợc gọi lại và tính tốn, thống kê để đƣa ra các báo cáo định kỳ. Tuy
nhiên, thông tin ra của hệ thống xử lý giao dịch khơng chỉ là báo cáo định kì mà có
thể là các báo cáo theo mẫu định trƣớc. Ví dụ nhƣ in biên lai thanh toán cho khách
hàng tại quầy thu ngân trong một siêu thị. Nhƣ vậy, có thể thấy hệ thống xử lý giao
dịch là một phƣơng án sử dụng máy tính xử lý một giao dịch để thay cho cách làm
thủ công.
Trang 9

Dễ dàng nhìn thấy một nhƣợc điểm của những hệ thống xử lý thông tin một cách
tổng thể- hệ thống thơng tin quản lý
Ví dụ về hệ thống thơng tin quản lý nhƣ: Hệ thống quản lý nhân sự trong một cơ
quan, Hệ thống quản lý sinh viên trong một trƣờng đại học, Hệ thống kế toán trong
một siêu thị, Hệ thống trợ giúp công tác điều hành bay hoặc Hệ thống bán hàng
trong một công ty.
b. Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp các thơng tin cần
thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức. Thành phần chiếm vị trí
quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các
thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin về các hoạt động
diễn ra trong hệ thống .
Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất , hệ thống thông tin quản lý có thể hỗ trợ
cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý
công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin. Hệ thống thông tin quản lý có các
chức năng chính:
 Thu thập, phân tích và lƣu trữ các thơng tin một cách hệ thống.Những thơng
tin có ích đƣợc cấu trúc hố để có thể lƣu trữ và khai thác trên các phƣơng tiện tin
học.
 Thay đổi,sửa chữa, tiến hành tính tốn trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông
tin mới.
 Phân phối và cung cấp thông tin.
Chất lƣợng của hệ thống thông tin quản lý việc đánh giá thơng qua tính nhanh
chóng trong đáp ứng các nhu cầu thơng tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính
tồn vẹn, đấy đủ của thơng tin.
c. Hệ trợ giúp quyết định
Hệ trợ giúp quyết định là hệ thông tin tƣơng tác dựa trên một tập hợp hợp nhất
các phƣơng tiện xử lý thông tin để tạo ra và trình bày thơng tin nhằm mục tiêu hỗ

trợ cho nhà quản lý trong quá trình đƣa ra quyết định.
Trong một số trƣờng hợp các nhà làm phƣơng tiện có thể dựa trên kinh nghiệm
của mình để đƣa ra phƣơng án xử lý.Ví dụ nhƣ lập kế hoạch mua sắm vật tƣ cho
một công ty, điều chỉnh nhân sự cho cơ quan,lập phƣơng án vận tải hàng hoá để
cung cấp cho khách hàng.Trong một số trƣờng hợp khác, ngƣời làm quyết định
phải đƣơng đầu với những tình huống phức tạp có những yếu tố vƣợt khả năng
bình thƣờng của con ngƣời để có thể tổng hợp đúng tình hình.Ví dụ nhƣ vịêc lập
phƣơng án vận tải có nhiều thơng số (nhiều kho hàng,nhiều cửa hàng, số lƣợng
hàng hoá lớn) hoặc đi một nƣớc cờ trong một tình thế khó khăn và phức tạp. Trong
những trƣờng hợp có nhiều thơng tin phức tạp, các thông tin ảnh hƣởng lẫn nhau,
cần tới sự trợ giúp của máy tính điện tử. Đó chính là chức năng của hệ trợ giúp
quyết định.
Phần lớn các hệ trợ giúp quyêt định đƣợc xây dựng dựa trên hạt nhân là các mơ
hình đã đƣợc chọn lọc. Từ các dữ liệu đầu vào, hệ trợ giúp quyết định đƣa ra các
Trang 10


phƣơng án và đánh giá về các phƣơng án này, sắp xếp chúng theo một số tiêu
chuân nào đó. Ngƣời sử dụng dựa vào các thông tin gợi ý này để xây dựng một
phƣơng án thực hiện.
Ví dụ, ngƣời quản lý cung cấp thông tin về nhu cầu mua sắm hàng hố cho cơng
ty ở nhiều thời điểm hiện tại, thơng tin về các hợp đồng cung ứng hàng hố và các
báo giá kèm theo, thông tin về các nhà cung cấp hàng hố và lƣợng hàng có trong
cơng ty. Hệ trợ giúp quyết định phải đƣa ra đƣợc các kế hoạch mua sắm hàng hoá
khác nhau, nhƣ mỗi một mặt hàng cần mua với số lƣợng bao nhiêu và phân bổ mua
của những nhà cung cấp nào. Các phƣơng án này khác nhau chủ yếu ở chỗ phân bổ
mua của từng nhà cung cấp những mặt hàng nào và mua với số lƣợng bao nhiêu.
Việc lựa chọn nhà cung cấp có thể dựa vào tiêu chuẩn về giá cả, về chất lƣợng của
các mặt hàng hoặc sự thuận tiện của việc vận chuyển hàng hoá. Các phƣơng án này
đƣợc sắp xếp theo tiêu chuẩn về giá cả, về chất lƣợng hoặc sự thuận tiện của việc

giao nhập để ngƣời quản lý quyết định chọn phƣơng án nào.
Trong một số trƣờng hợp, khi mà thời gian dành cho việc đƣa ra các quyết định
là rất hạn chế, hệ trợ giúp quyết định trở thành hệ trợ giúp thực hiện (executive
support systems ESS) .
d. Hệ chuyên gia
Hệ chuyên gia đƣợc xây dựng dựa trên những kết quả nghiên cứu về trí tuệ nhân
tạo, một bộ môn khoa học nhằm trang bị cho máy tính khả năng lập luận, tự học,
tự hồn thiện mình và phỏng theo các giác quan của con ngƣời.
Một cách đơn giản, có thể hiểu hệ chuyên gia là một hệ thống thông tin tƣơng
tác dựa trên máy tính và hệ thống cơ sở dữ liệu về tri thức của con ngƣời, tạo ra
các đối thoại giữa ngƣời và máy tính để làm sáng tỏ vấn đề, hoặc nêu ra các lƣu ý
giúp cho ngƣời làm quyết định.
Hệ chun gia mơ phỏng q trình suy nghĩ của con ngƣời. Theo từng mức độ
chúng có thể lập luận, tự rút ra suy diễn và nêu đánh giá.
e. Hệ thống tự động hố văn phịng
Một hệ thống tự động hố văn phịng thƣờng bao gồm hai hệ thống con chính,
đó là hệ thống xử lý văn bản và hệ thống trợ giúp tính tốn.
Một hệ thống tự động hố văn phịng tích hợp có thể có các hệ thống con hỗ trợ
trao đổi thƣ từ, điện tín và hệ thống con quản lý lịch công tác, thời gian biểu của
các cán bộ nhân viên trong tổ chức .
Trong tài liệu này, nội dung của các chƣơng đều hƣớng tới hệ thống thơng tin
quản lý. Vì vậy, từ phần này trở về sau, khi nói đến hệ thống thơng tin, ta ngầm
hiểu đó là hệ thống thơng tin quản lý, hay hệ thống tin học.
4. Hệ thống thông tin tổng thể
Mỗi một tổ chức tổ chức kinh tế- xã hội, nhƣ một công ty kinh doanh, một
trƣờng đại học, một trung tâm khám chữa bệnh, một nhà máy sửa chữa ô tô, một
hệ thống quản lý ngân sách, đƣợc gọi là hệ thống thực. Có thể nói rằng mọi hệ
thống thực đều có mục tiêu là lợi ích của một cá nhân, một tập thể hay một cộng
đồng. Đặc điểm chung của các hệ thống thực này là có con ngƣời tham gia, có cơ
Trang 11

chế điều khiển, có nhu cầu xử lý thơng tin đa dạng và phức tạp.Vì vậy, mọi xử lý
thơng tin trong các hệ thống thực đều rất quan trọng bởi vì nó ảnh hƣởng tới con
ngƣời.Mọi hệ thống thực có thể đƣợc xem nhƣ một mơ hình gồm ba thành phần
hợp thành là hệ quyết định, hệ tác nghiệp và hệ thơng tin.Các thành phần này chính
là các hệ thống con của hệ thống thực.
a. Hệ quyết định
Hệ quyết định, gồm con ngƣời, phƣơng tiện và các phƣơng pháp, còn gọi là
thành phần quản lý, có chức năng điều khiển, kiểm soát các hoạt động tác nghiệp ,
hƣớng theo mục tiêu của hệ thống. Hoạt động quản lý của hệ quyết định có thể
hình dung nhƣ một dãy các thao tác: ra các quyết định và tổ chức thực hiện các
quyết định.
b. Hệ thông tin
Hệ thông tin, gồm con ngƣời, phƣơng tiện và các phƣơng pháp, có chức năng
thu thập, lƣu trữ và xử lý thông tin phục vụ cho các công tác chuyên môn nghiệp
vụ trong hệ thống.
Hệ quyết định cần có đủ các thơng tin cần thiết trƣớc khi đƣa ra một quyết định.
Hệ thơng tin có nhiệm vụ thu thập và xử lý các thông tin phức tạp, hỗn độn, thậm
chí chứa đựng nhiều mâu thuẫn, để cung cấp cho thành phần quản lý, hỗ trợ cho
việc đƣa ra các quyết định.
Các quyết định cũng cần phải đƣợc truyền đạt đến các điểm thực hiện và thông
tin về kết qủa thực hiện cũng cần đƣợc phản ánh ngƣợc lại đến hệ quyết định, nhƣ
là những thông tin cần thiết cho quyết định tiếp theo. Những nhiệm vụ truyền đạt
thông tin trao đổi giữa các thành phần của hệ thống thực hiện bởi hệ thông tin.
c. Hệ tác nghiệp
Hệ tác nghiệp, gồm có con ngƣời, phƣơng tiện và các phƣơng pháp và các quy
trình xử lý, cịn gọi là thành phần chấp hành, có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động
cơ sở của một tổ chức.
Cách phân chia các hệ thống thực thành các hệ thống con nhƣ trên cho ta một

cách nhìn, một cách tiếp cận nghiên cứu đối với hệ thống. Cũng cần phải nói rằng
trong mọi hệ thống thực khơng có sự phân chia rõ ràng giữa các phân hệ này.
Chẳng hạn, trong một tổ chức, có ngƣời vừa làm cơng tác lãnh đạo, vừa tham gia
xử lý thông tin, đồng thời cũng phải trực tiếp thực hiện những quyết định do chính
mình đƣa ra.
HƯ quyết định

Hệ thông tin

Hệ tác nghiệp
Trang 12


Hình 1.3. Ba thành phần của hệ thống thực
Cách xem xét nhƣ trên dựa vào cấu trúc tổ chức của hệ thống thực. Theo một
cách nhìn khác thì hoạt động của một hệ thống liên quan tới ba kiểu phần tử cơ bản
là các biến vào, các biến ra và các phép biến đổi các biến vào thành các biến ra.
Các biến vào đƣợc hiểu là các tác động, các ràng buộc có chọn lọc từ mơi trƣờng
bên ngồi. Các biến ra nhƣ là đáp ứng của hệ thống đối với các tác động của mơi
trƣờng. Q trình biến đổi bên trong là quá trình các nhân tố bên trong tác động lên
các biến vào làm thay đổi trạng thái của nó để tạo thành các biến ra. Có thể thấy rõ
ngay là một trong những mục đích quan trọng của việc nghiên cứu hệ thống nhằm
làm rõ các phép biến đổi của hệ thống có thể đƣợc mơ tả thông qua:
- Phép đặc tả, tức là phân biệt rõ hệ thống thành các hệ thống con thực hiện
các thao tác đơn giản.
- Phép tƣơng tự, tức là phân tích hệ thống hiện tại dựa vào việc xem xét một
hệ thống khác có chức năng tƣơng tự.
- Phép thực nghiệm, tức là chọn lựa một số đầu vào thích hợp, xem xét, phân
tích đầu ra tƣơng ứng.
Khi nghiên cứu hoạt động của một hệ thống, ngƣời ta thƣờng quan tâm tới việc

quản lý và điều hành hệ thống. Một số vấn đề sau đây thƣờng đƣợc đề cập đến khi
xem xét khả năng kiểm soát một hệ thống:
- Lựa chọn đƣợc các biến mục tiêu có lợi cho việc kiểm soát;
- Đánh giá đƣợc những sai lệch của kết quả thực tế so với biến mục tiêu và
xác định đƣợc khoảng sai lệch chấp nhận đƣợc của kết quả:
- Phân tích và biểu diễn đƣợc các phép biến đổi của hệ thống tức là mơ tả
đƣợc những gì xảy ra bên trong của hệ thống.
II. CÁC BƢỚC XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN
1. Lập kế hoạch phát triển hệ thống thông tin quản lý.
Nhiệm vụ đặt ra trong giai đoạn này là xác định đƣợc mục tiêu của hệ thống,
những thời điểm cùng kết quả cần đạt đƣợc của lịch trình khảo sát, phân tích và
thiết kế hệ thống. Trong giai đoạn này phải có đƣợc những hình dung cơ bản về hệ
thống thông tin quản lý cần xây dựng.
2. Khảo sát hệ thống.
Mục đích của khảo sát hệ thống thực là thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu
hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thống thông tin cũ trong hệ
thống thực và nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin mới. Cần phải làm rõ các yêu
cầu đặt ra đối với hệ thống thông tin cần xây dựng.
3. Phân tích hệ thống.
Xây dựng các mơ hình của hệ thống thơng tin quản lý nhƣ: sơ đồ chức năng
nghiệp vụ sơ đồ dòng dữ liệu và mơ hình dữ liệu.Trên cơ sở các kết quả khảo sát
của các hệ thống thực, cần làm rõ các mơ hình hoạt động của tổ chức và hệ thống
thơng tin.
Trang 13


4.Thiết kế hệ thống
Trong thực tế, hai giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống khơng phải là hai giai
đoạn hoàn toàn riêng rẽ. Trong giai đoạn khảo sát hệ thống, ngƣời ta đã có thể tiến
hành phân tích sơ bộ hệ thống hoặc phân tích một số hệ thống con nào đó. Căn cứ

vào kết quả phân tích này, có thể tiến hành thiết kế một số phần của hệ thống.
5. Kiểm tra, thử nghiệm hệ thống
Nói chung, với nhiều hệ thống thơng tin, việc kiểm tra tính đúng đắn của các mô
đun xử lý trong hệ thống là rất khó. Vì vậy, thơng thƣờng, ngƣời ta kiểm tra hệ
thống thông tin quản lý thông qua thử nghiệm. Việc thử nghiệm hệ thống trên một
tập hợp các dữ liệu chuẩn cũng khó thực hiện đƣợc trong thực tế, bởi vì khơng
phải hệ thống thực nào cũng có sẵn một tập hợp các dữ liệu chuẩn nhƣ vậy.
Ngƣời ta thƣờng dùng các thông tin, dữ liệu thực tế đã qua xử lý bằng các
phƣơng pháp khác để vận hành thử nghiệm hệ thống thông tin mới, rồi so sánh kết
quả tính tốn của hệ thống mới với kết quả đã xử lý theo các phƣơng pháp khác
hoặc với kết quả trên thực tế để rút ra kết luận về tính đúng đắn của các xử lý trong
hệ thống mới.
6. Nghiệm thu và cài đặt
Hệ thống đƣợc nghiệm thu trên cơ sở những tiêu chuẩn đặt ra trong kế hoạch
phát triển hệ thống ban đầu. Song song với các khâu cài đặt cũng cần phải chú ý tới
khâu huấn luyện vận hành, sử dụng hệ thống mới.
III. CÁC PHƢƠNG PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ
1. Phƣơng pháp thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc)
Đặc điểm:
- Gồm các pha (phase) : Khảo sát, thiết kế, viết lệnh, kiểm thử đơn lẻ, kiểm thử
trong hệ con, kiểm thử trong toàn hệ thống.
- Việc hoàn thiện hệ thống đƣợc thực hiện theo hƣớng “bottom-up” (từ dƣới lên)
và theo nguyên tắc tiến hành tuần tự từ pha này tới pha khác.
Nhƣợc điểm:
- Gỡ rối, sửa chữa rất khó khăn và phức tạp.
Ví dụ trong giai đoạn kiểm thử (test) nếu có lỗi nào đó xuất hiện ở giai đoạn
cuối pha kiểm thử. Lúc đó, tuỳ theo mức độ nghiêm trọng của lỗi, có thể buộc phải
sửa đổi hàng loạt các mođun. Khi một lỗi đƣợc phát hiện, khó chẩn đốn mođun
nào (trong số hàng trăm, hàng ngàn mô đun) chứa lỗi.
- Vì thực hiện theo nguyên tắc tuần tự các pha nên sau khi đã kết thúc một pha,

ngƣời ta có thể khơng cần phải bận tâm đến nó nữa à Nếu ở pha trƣớc cịn lỗi thì
các pha sau sẽ phải tiếp tục chịu ảnh hƣởng của lỗi đó. Mặt khác hầu hết các dự
án thƣờng phải tuân thủ theo một kế hoạch chung đã ấn định từ trƣớc =>kết quả sẽ
khó mà đƣợc nhƣ ý với một thời gian quy định.
Trang 14


2. Phƣơng pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấu trúc
Đặc điểm:
- Một loạt các bƣớc “bottom-up” nhƣ viết lệnh và kiểm thử đƣợc thay thế bằng
giai đoạn hoàn thiện “top-down”. Nghĩa là các modun mức cao đƣợc viết lệnh và
kiểm thử trƣớc rồi đến các modun chi tiết ở mức thấp hơn.
- Pha thiết kế cổ điển đƣợc thay bằng thiết kế có cấu trúc.
Nhƣợc điểm:
Ngƣời thiết kế nói chung liên lạc rất ít với phân tích viên hệ thống và cả hai
chẳng có liên hệ nào với ngƣời sử dụng => Q trình phân tích và thiết kế gần nhƣ
là tách ra thành hai pha độc lập.
3. Phƣơng pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc
Đặc điểm
- Phƣơng pháp này bao gồm 9 hoạt động: Khảo sát, phân tích, thiết kế, bổ sung,
tạo sinh, kiểm thử xác nhận, bảo đảm chất lƣợng, mô tả thủ tục, biến đổi cơ sở dữ
liệu, cài đặt.
- Các hoạt động có thể thực hiện song song. Chính khía cạnh không tuần tự này
mà thuật ngữ “pha” đƣợc thay thế bởi thuật ngữ “hoạt động” (“pha” chỉ một
khoảng thời gian trong một dự án trong đó chỉ có một hoạt động đƣợc tiến hành).
Mỗi hoạt động có thể cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hoạt
động trƣớc đó.
Một số phƣơng pháp phân tích có cấu trúc:
Các phƣơng pháp hƣớng chức năng
- Phƣơng pháp SADT (Structured Analysis and Design Technie) của Mỹ dựa

theo phƣơng pháp phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn.
- Nó có hệ thống trợ giúp theo kiểu đồ hoạ để biểu diễn các hệ thống và việc trao
đổi thông tin giữa các hệ con. Kỹ thuật chủ yếu của SADT là dựa trên sơ đồ luồng
dữ liệu, từ điển dữ liệu (Data Dictionnary), ngôn ngữ mô tả có cấu trúc, ma trận
chức năng. Nhƣng SADT chƣa quan tâm một cách thích đáng đối với mơ hình
chức năng của hệ thống.
- Phƣơng pháp MERISE (MEthod pour Rassembler les Idees Sans Effort) của
Pháp dựa trên các mức bất biến (cịn gọi là mức trừu tƣợng hố) của hệ thống
thơng tin nhƣ mức quan niệm, mức tổ chức, mức vật lý và có sự kết hợp với mơ
hình.
- CASE (Computer-Aided System Engineering) - phƣơng pháp phân tích và
thiết kế tự động nhờ sự trợ giúp của máy tính. Từ kinh nghiệm và nghiên cứu trong
quá trình xây dựng hệ thống, hãng Oracle đã đƣa ra một tiếp cận công nghệ mới Phƣơng pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống CASE*Method. Đây là một cách
Trang 15


tiếp cận theo hƣớng "topdown" và rất phù hợp với yêu cầu xây dựng một hệ thống
thông tin trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thƣơng mại.
Các phƣơng pháp hƣớng đối tƣợng
- Phƣơng pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) là một phƣơng
pháp đƣợc lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thực.Những phƣơng pháp
này lại yêu cầu các phần mềm phải đƣợc mã hố bằng ngơn ngữ lập trình ADA.
Do vậy phƣơng pháp này chỉ hỗ trợ cho việc thiết kế các đối tƣợng mà không hỗ
trợ cho các tính năng kế thừa và phân lớp.
- Phƣơng pháp RDD (Responsibility Driven Design) dựa trên việc mơ hình hố
hệ thống thành các lớp. Các cơng việc mà hệ thống phải thực hiện đƣợc phân tích
và chia ra cho các lớp của hệ thống. Các đối tƣợng trong các lớp của hệ thống trao
đổi các thông báo với nhau nhằm thực hiện công việc đặt ra. Phƣơng pháp RDD hỗ
trợ cho các khái niệm về lớp, đối tƣợng và kế thừa trong cách tiếp cận hƣớng đối
tƣợng.

- Phƣơng pháp OMT (Object Modelling Technique) là một phƣơng pháp đƣợc
xem là mới nhất trong cách tiếp cận hƣớng đối tƣợng. Phƣơng pháp này đã khắc
phục đƣợc một số nhƣợc điểm của các phƣơng pháp tiếp cận hƣớng đối tƣợng
trƣớc mắc phải.
Trên mặt lý thuyết ta thấy cách tiếp cận hƣớng đối tƣợng có các bƣớc phát triển
hơn so với tiếp cận hƣớng chức năng. Nhƣng trong thực tế việc phân tích và thiết
kế hệ thống theo cách tiếp cận hƣớng đối tƣợng gặp rất nhiều khó khăn vì chƣa có
nhiều các công cụ phát triển hỗ trợ cho việc thiết kế hƣớng đối tƣợng. Chính vì vậy
cách tiếp cận này vẫn chƣa đƣợc phát triển rộng rãi
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP
1. Hãy nêu những thành phần chính của hệ thống thơng tin quản lý. Nêu ví dụ
một hệ thống thơng tin quản lý trong thực tế và chỉ ra các thành phần của hệ thống
này.
2. Hãy nêu những nhiệm vụ chính của phân tích và thiết kế một hệ thống thơng
tin quản lý.
3. Hãy liệt kê các loại hệ thống thông tin theo mức độ tích hợp các phƣơng tiện
xử lý thông tin và chỉ rõ sự khác nhau giữa các loại hệ thống thông tin này.
4. Hãy liệt kê các loại hệ thống thông tin theo mục tiêu của hệ thống và chỉ rõ sự
khác nhau giữa các loại hệ thống thông tin này.
5. Hãy lựa chọn một hệ thống thực biết rõ nhất để chỉ ra các tiến trình xử lý
thơng tin trong đó. Với mỗi tiến trình hãy chỉ rõ thơng tin vào và thơng tin ra của
nó.

Trang 16


CHƢƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
Giới thiệu:
Giới thiệu các bƣớc và phƣơng pháp thực hiện trong giai đoạn khảo sát hệ
thống nhƣ: tìm hiểu hiện trạng, xác định mục tiêu, phạm vi, các giải pháp.

Mục tiêu của bài:
Nhằm trang bị cho ngƣời học các kiến thức về:
- Trình bày đƣợc mục tiêu, Nội dung cơng việc ngƣời phân tích thiết kế cần
phải thực hiện và kết quả cần đạt đƣợc của việc khảo sát hệ thống.
- Vận dụng đƣợc các phƣơng pháp khảo sát hệ thống
- Lập hồ sơ kết quả khảo sát hệ thống
Nội dung của bài:
I. KHẢO SÁT
1. Khảo sát sơ bộ
a. Mục tiêu của khảo sát hệ thống
Quá trình khảo sát hệ thống thực nhằm xác định một số vấn đề trƣớc khi bắt đầu
xây dựng, phát triển một dự án tin học. Những vấn đề quan trọng nhất cần phải xác
định rõ là:
-Nhu cầu xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, tức là, thực sự ngƣời sử
dụng muốn gì ở hệ thống?
-Những vấn đề cần làm, khơng nên, chƣa nên hay sẽ làm. Nói cách khác là xác
định các ràng buộc, hạn chế và phạm vi của dự án. Với mỗi nội dung, phải xem xét
tới sự cần thiết và tính khả thi của nó.
-Thời gian phát triển hệ thống là bao lâu. Địi hỏi xác định thời gian hoàn thành
ngay từ thời điểm đầu là khó, tuy vậy, vẫn cần đƣa ra một thời hạn dự trù để thực
hiện dự án.
-Giá thành phát triển hệ thống (tính đầy đủ các yếu tố nhân lực, vật lực, tài
chính). Điều này có nghĩa là ngay từ khi khảo sát đã phải có một hình dung sơ bộ,
thậm trí là hình dung chi tiết về giải pháp thực hiện, đáp ứng đƣợc mọi yêu cầu đặt
ra hoặc các yêu cầu quan trọng.
-Thuận lợi và khó khăn (kể cả vấn đề thị trƣờng cho sản phẩm).
Các câu trả lời - kết luận phải mang tính khách quan. Các thông tin số liệu đƣợc
đƣa ra xem xét phải chính xác, có căn cứ đáng tin cậy.
Mục tiêu của khảo sát sơ bộ là thu thập thông tin, tài liệu để có đƣợc một hình
dung tổng qt, tuy khơng thật chi tiết nhƣng tƣơng đối đầy đủ về hệ thống thực,

hệ thống thơng tin đang có và hệ thống thơng tin cần có. Việc khảo sát diễn ra trên
ba phạm vi: khảo sát về công việc, chức năng; khảo sát về thông tin dữ liệu, về
cách thức sử dụng dữ liệu; khảo sát về ngƣời sử dụng trong hệ thống.
b. Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng
Các nội dung cần khảo sát tƣơng ứng với những vấn đề cần giải quyết sao cho
phù hợp với yêu cầu của ngƣời sử dụng và qui mô của hệ thống thơng tin. Cơng
việc khảo sát có thể chia theo các nội dung chính sau:
Trang 17


Xác định các vấn đề cần giải quyết trong tổ chức và phạm vi giải quyết của
từng vấn đề
Nghiên cứu cơ cấu tổ chức cơ quan chủ quản của hệ thống thực.
Nghiên cứu chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận và sự phân cấp quyền hạn
trong điều hành, quản lý hệ thống thực.
Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, tài liệu, các chứng từ giao dịch, các
tệp, các chƣơng trình và các phƣơng tiện xử lý thông tin.
Thu thập và mô tả các qui tắc quản lý, các qui trình xử lý thơng tin trong hệ
thống.
Thu thập các nhu cầu xử lý và sử dụng thông tin.
Đánh giá, phê bình hiện trạng và đề xuất các giải pháp.
Xác định các nhóm nguời sử dụng:
Xác định các nhóm ngƣời trong tổ chức mà các cơng việc của họ có mối quan hệ
mật thiết với các hoạt động của hệ thống thơng tin. Việc xác định các nhóm nguời
sử dụng nhằm làm rõ những nguồn thông tin mà họ có thể cung cấp cũng nhƣ yêu
cầu của họ đối với hệ thống thông tin mới cần xây dựng.
c. Viết báo cáo tổng hợp:
Cần chú ý là báo cáo tổng hợp phải dựa trên những kết quả của khảo sát hiện
trạng để có đuợc thơng tin tổng qt về hệ thống nhằm giúp cho việc đƣa ra những
quyết định cho giai đoạn tiếp theo.

VÍ DỤ 1:
Trích báo cáo tổng hợp công tác khảo sát hệ thống quản lý đào tạo của trƣờng
đại học A:
..... Sinh viên đƣợc cung cấp trƣớc chƣơng trình đào tạo của nghành, bao gồm
danh sách các mơn học phải hồn thành( tƣơng ứng với số tín chỉ phải có trƣớc khi
thi tốt nghiệp) và trình tự thực hiện . Vào đầu các học kỳ, sinh viên đƣợc cung cấp
thời khoá biểu dự kiến. Căn cứ vào thời khoá biểu dự kiến, sinh viên tự đăng ký
một kế hoạch học tập với phòng đào tạo. Nếu bản đăng ký hợp lý tức là các môn
học theo đúng trình tự đào tạo, thì phịng đào tạo sẽ thực hiện nhƣ kế hoạch dự
kiến. Trong trƣờng hợp số học sinh đăng ký vào các lớp không đủ số tối thiểu thì
có thể huỷ bỏ lớp hoặc phải tách lớp nếu số sinh viên đăng ký vào một lớp quá
nhiều....
Yêu cầu: giải quyết khâu “ xử lý phiếu đăng ký của sinh viên” .Giới hạn về thời
gian thực hiện là ba ngày.
Phƣơng án đề nghị:
Với quy trình đào tạo đƣợc mơ tả nhƣ trên thì nhu cầu dùng máy tính để xử lý
thơng tin là cấp bách. Nếu trƣờng có khoảng 1000 sinh viên và mỗi sinh viên học
khoảng năm mơn học trong một học kỳ, thì phịng đào tạo sẽ phải kiểm tra tính
hợp lý trong khi đăng ký của 5000 môn học. Nếu mỗi môn học cần khoảng ba phút
để kiểm tra sổ điểm của sinh viên và đối chiếu với tiến trình lơgic kiến thức của
nghành học, thì cần khoảng 250 giờ.
Trang 18


Để thực hiện trong ba ngày cần có một tổ xử lý tin 10 ngƣời với 10 máy tính.
Sinh viên viết đăng ký theo mẫu thống nhất và nộp theo khoa chun nghành.
VÍ DỤ 2: Trích báo cáo tổng hợp công tác khảo sát hệ thống quản lý đào tạo của
trƣờng đại học B:
- Khi nhập trƣờng sinh viên nộp hồ sơ sinh viên cho phòng đào tạo và đƣợc sắp
xếp vào một lớp nào đó .

- Vào đầu mỗi học kỳ của năm học, dựa vào danh sách các lớp, chƣơng trình đào
tạo của từng nghành và thực tế giảng dạy trong các học kỳ trƣớc, phòng đào tạo lập
kế hoạch giảng dạy cho toàn trƣờng trong học kỳ.
- Căn cứ vào kế hoạch giảng dạy và danh sách giáo viên (họ tên GV, chức vụ,
học hàm, học vị, số giờ chuẩn), các khoa lập bảng phân công giảng dạy trong đó
ghi rõ nhiệm vụ của từng giáo viên ( gồm các môn học, số tiết, lớp học, sĩ số, tên
giáo viên đảm nhiệm) và gửi cho phòng đào tạo.
- Dựa vào quỹ hội trƣờng hiện có và phân cơng giảng dạy của các khoa, phịng
đào tạo xây dựng thời khoá biểu cho nhà trƣờng trong cả học kỳ.
- Cuối học kỳ, phòng đào tạo tập hợp các phiếu ghi điểm, cập nhật vào sổ điểm
chung và tình điểm trung bình trong học kỳ. Căn cứ vào điẻm trung bình này và
quy chế đào tạo, phịng đào tạo lập danh sách các sinh viên đƣợc học bổng và thi
lại.
- Sau mỗi năm học, phòng đào tạo sẽ xem xét những trƣờng hợp nghỉ học hoặc
không đủ điều kiện lên lớp để điều chỉnh lại danh sách lớp.
- Cuối năm học, phịng đào tạo thống kê theo thời khố biểu số giờ của từng bộ
mơn để từ đó thanh tốn tiền vƣợt giờ.
- Trong học kỳ cuối cùng của một khố, dựa trên điểm tồn khố để lập danh
sách sinh viên làm đồ án và thi tốt nghiệp. Khi tốt nghiệp phòng đào tạo sẽ cấp
bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp cho sinh viên.
2. Khảo sát chi tiết
Khảo sát chi tiết (detail study) là giai đoạn sau khi đã chọn giải pháp cho hệ
thống thơng tin mới. Nó đƣợc thể hiện bằng sự thỏa thuận giữa thành phần tham
gia xây dựng hệ thống thông tin về các quy tắc quản lý, kế hoạch thực hiện và
những thủ tục liên quan. Việc thỏa thuận này có thể biểu thị bằng một hợp đồng
trách nhiệm chặt chẽ giữa các bên. Trong hợp đồng (hoặc phần chi tiết hay phụ
lục) phải nêu các yêu cầu cụ thể cho từng chức năng của hệ thống, chi phí và kế
hoạch phối hợp thực hiện giữa hai bên.
a. Người sử dụng trong hệ thống.
Trong hệ thống thực, ngƣời sử dụng là các cá nhân, nhóm ngƣời mà cơng việc

của họ có mối liên hệ mật thiết với các hoạt động của hệ thống thông tin. Chất
lƣợng nguồn thông tin do ngƣời sử dụng cung cấp mang ý nghĩa quyết định. Do
vai trò, nhiệm vụ và chức năng khác nhau, dẫn đến khả năng cung cấp thơng tin và
loại thơng tin có thể cung cấp đƣợc của các nhóm ngƣời sử dụng cũng sẽ khác
nhau. Thơng thƣờng ngƣời ta phân loại ngƣời sử dụng thành các nhóm theo mức
Trang 19


độ ảnh hƣởng trong hệ thống thực: mức quản lý tầm chiến lƣợc, mức quản lý và
mức thực hiện.
Ngƣời quản lý tầm chiến lƣợc có thể cung cấp thơng tin liên quan đến chiến
lƣợc trong công tác nghiệp vụ của tổ chức. Chỉ cần một thay đổi nhỏ trong chiến
lƣợc nghiệp vụ, cũng có thể dẫn tới những thay đổi rất lớn trong những yêu cầu
đặt ra đối với hệ thống thông tin.
Ngƣời làm công tác quản lý và điều hành có thể cung cấp thơng tin chính xác về
u cầu đối với các sản phẩm của hệ thống thông tin. Nói chung, sản phẩm của hệ
thống thơng tin phải hỗ trợ cho việc ra quyết định hoặc giảm chi phí cơng tác văn
phịng, tăng ƣu thế cạnh tranh, tăng nhanh tốc độ thực hiện công tác nghiệp vụ.
Những ngƣời trực tiếp thực hiện công việc vận hành hệ thống thơng tin thƣờng
địi hỏi hệ thống thơng tin phải cung cấp nhiều khả năng để truy cập dữ liệu. Các
thao tác trên hệ thống thông tin phải mềm dẻo và dễ dàng thực hiện, nhằm đáp ứng
kịp thời các yêu cầu thông tin của ngƣời quản lý. Ngƣời sử dụng ở mức này thƣờng
địi hỏi hệ thống thơng tin phải thực sự hữu ích và dễ sử dụng, giao diện phải thân
thiện. Vì vậy, những gợi ý của ngƣời sử dụng về giao diện ngƣời – máy, hoặc trình
tự thực hiện các thao tác là rất cần thiết.
b. Tài liệu mơ tả quy trình, chức trách.
Tài liệu về quy trình, chức trách thƣờng mơ tả các quy trình thực hiện công việc
và quy định chức trách của từng bộ phận, cá nhân trong hệ thống. Đây là nguồn
cung cấp thông tin về các công tác nghiệp vụ diễn ra trong hệ thống. Cần dành sự
chú ý thích đáng đối với những tài liệu chứa thông tin về các chức năng trong tổ

chức cùng các đơn vị, cá nhân sẽ điều hành hoặc sử dụng thông tin đƣợc cung cấp
bởi các chức năng này.
Thơng tin thuộc nhóm này rất cần thiết cho việc xây dựng sơ đồ chức năng
nghiệp vụ, sơ đồ dịng dữ liệu và đặc tả tiến trình sau này.
c. Hồ sơ, thông báo, mẫu biểu.
Đây là nguồn thông tin vơ cùng quan trọng để phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu
cho hệ thống sau này. Công việc chủ yếu là thu thập và hệ thống hoá các hồ sơ,
thơng báo, mẫu biểu có liên quan đến hệ thống thơng tin cần xây dựng nhƣ: chứng
từ, hóa đơn giao dịch, phiếu thu, giấy đòi nợ, phiếu báo thi, …. Có thể phân loại
các tài liệu loại này thành các nhóm sau đây:
Văn bản, hồ sơ, thơng báo, mẫu biểu liên quan đến lĩnh vực cụ thể sẽ đƣợc ứng
dụng.
Hồ sơ, mẫu biểu có thể giúp hiểu đƣợc các dữ liệu cơ bản và dữ liệu có cấu trúc
trong hệ thống.
Mẫu biểu, thơng báo có liên quan tới mơ hình khai thác thơng tin hiện có và mơ
hình khai thác cần có.
Văn bản mơ tả phƣơng pháp, quy luật biến đổi và xử lý thông tin trong hệ
thống.
Văn bản, thông báo liên quan tới nhu cầu khai thác thông tin.
Trang 20


d. Tệp dữ liệu và chương trình máy tính.
Các tệp dữ liệu và chƣơng trình máy tính có thể đƣợc dùng để hỗ trợ xác định
chi tiết cấu trúc dữ liệu và chi tiết các tiến trình xử lý. Có thể tìm hiểu qua tài liệu
hƣớng dẫn sử dụng, hồ sơ phần mềm hoặc chạy thử chƣơng trình để hiểu rõ thêm
về hệ thống và yêu cầu mới của ngƣời sử dụng.
 Yêu cầu chung:
Thông tin dữ liệu thu thập đƣợc phải đầy đủ, có tính thực tiễn và đƣợc sắp xếp
phân loại, hệ thống hố.

Tính đầy đủ thể hiện ở chỗ các vấn đề đặt ra cần đƣợc xem xét theo mọi khía
cạnh khác nhau. Các thành phần của dữ liệu phải có tính đầy đủ trên mẫu biểu, hồ
sơ. Chẳng hạn, khi thu thập mẫu biểu “Hồ sơ sinh viên” trong một nhà trƣờng đại
học thì phải tập hợp đƣợc hồ sơ của những sinh viên đang học và đã tốt nghiệp ở
các ngành, các hệ (chính quy, tại chức). Các hồ sơ này phải đƣợc điền đầy đủ dữ
liệu ở các cột, các mục chứ không phải chỉ là mẫu hồ sơ trống.
Các mẫu biểu thu thập đƣợc phải có tính thực tiễn. Tính thực tiễn thể hiện sự
phù hợp với thực tế của chúng. Với mẫu biểu dang dùng, cần phải chú ý tới những
cột, mục khơng có dữ liệu. Chúng có thể cịn đƣợc sử dụng mà cũng có thể khơng
cịn đƣợc sử dụng. Cả hai trƣờng hợp đều cần đƣợc xử lý cẩn thận. Với mẫu biểu
mới, chƣa qua thực tế sử dụng, cần phải xem xét tính hợp lý của từng cột, mục
trong mẫu biểu.
Các tài liệu, hồ sơ thu thập đƣợc cần phải đƣợc hệ thống hố. Hồ sơ, thơng báo,
biểu mẫu trong một hệ thống thƣòng là nhiều, hỗn độn và chồng chéo thông tin.
Chúng cần đƣợc phân loại, sắp xếp theo từng nhóm thơng tin, theo từng nhóm
cơng việc, nhóm chức năng để có thể loại bỏ đƣợc sự dƣ thừa không cần thiết,
đồng thời phát hiện, bổ sung các tài liệu cịn thiếu.
Hệ thống hố hồ sơ, tài liệu cũng giúp cho việc phát hiện sự trùng lặp dữ liệu.
Việc sắp xếp, phân loại thơng tin có thể giúp xác định đƣợc những ràng buộc của
dữ liệu có liên quan tới hoạt động của hệ thống, những quan hệ và sự phụ thuộc
giữa các cột, mục dữ liệu.
Từ những kết quả đạt đƣợc trong giai đoạn khảo sát, phải hình thành đƣợc báo
cáo khảo sát nhằm cho một hình dung tƣơng đối đầy đủ về hệ thống thực và hệ
thống thơng tin đang có và hệ thống thơng tin cần có. Trong báo cáo phải có đƣợc
các nội dung: mục tiêu của hệ thống; kết quả xem xét về công việc, chức năng;
xem xét về kỹ thuật và xem xét về khả năng thực hiện.
3. Các phƣơng pháp khảo sát
a. Nghiên cứu tài liệu viết
Nghiên cứu tài liệu viết giống nhƣ quan sát hệ thống một cách gián tiếp. Thơng
qua việc nghiên cứu tài liệu viết mà có đƣợc hình dung tổng quan về hệ thống. Các

tài liệu viết cần nghiên cứu thƣờng khá đa dạng. Chúng có thể là:
Tài liệu giao dịch nhƣ hoá đơn, phiếu thanh toán, thời gian biểu, phiếu ghi điểm,
phiếu xuất, phiếu nhập.
Trang 21


Tài liệu lƣu trữ nhƣ sổ ghi chép, các tập công văn, các tệp dữ liệu, các hồ sơ cán
bộ, hồ sơ dự án.
Các tài liệu tổng hợp nhƣ báo cáo tổng kết hàng tuần, hàng tháng, báo cáo kiểm
kê hoặc bảng tổng hợp điểm của sinh viên.
Tài liệu chuẩn bị cho các buổi họp, hoặc báo cáo không định kỳ.
Tài liệu về quy định, quy chế nghiệp vụ.
b. Phương pháp quan sát
Quan sát nhằm giúp cho phân tích viên có đƣợc một bức tranh khái quát về tổ
chức cần tìm hiểu và cách thức quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động trong hệ
thống thực. Ngoài ra, trong một số trƣờng hợp, quan sát cũng có thể giúp cho phân
tích viên nắm bắt đƣợc kỹ thuật xử lý cho hệ thống mới.
Ví dụ: khi theo dõi tiến trình xếp thời khố biểu, chun gia tin học có thể học
tập, đúc rút những kinh nghiệm và tìm cách đƣa những kinh nghiệm này vào trong
các bản phân tích, thiết kế của mình, để sao cho sau này, khi làm việc với hệ thống
mới, các cán bộ xếp thời khoá biểu vẫn có thể sử dụng những kinh nghiệm đã tích
luỹ đƣợc của mình.
Thơng thƣờng, khi cảm thấy bị quan sát, ngƣời làm việc sẽ không thật sự thoải
mái và có xu hƣớng thay đổi cung cách làm việc. Vì vậy, kết quả quan sát cũng
khơng cịn hồn tồn khách quan. Việc phân tích dựa trên kết quả quan sát cũng có
thể bị sai lệch. Đây là nhƣợc điểm của phƣơng pháp này.
Hai phƣơng pháp quan sát thƣờng đƣợc sử dụng là quan sát chính thức và khơng
chính thức. Ví dụ, khi cần quan sát cách thức làm việc của các cán bộ xếp thời
khoá biểu, chuyên gia tin học có thể đề nghị cùng làm việc với nhóm cán bộ này để
từ đó có điều kiện hiểu về cơng việc đƣợc đầy đủ hơn.

c. Phương pháp phỏng vấn
Đây là phƣơng pháp rất quan trọng trong công tác khảo sát hệ thống. Q trình
phỏng vấn có thể cho những thơng tin mà việc quan sát, nghiên cứu tài liệu viết
không thể cung cấp đƣợc. Để có đƣợc chất lƣợng phỏng vấn tốt cần chú ý một số
vấn đề sau:
Xây dựng kế hoạch phỏng vấn. Điểm quan trọng nhất trong kế hoạch phỏng vấn
là mục tiêu của cuộc phỏng vấn. Ngoài ra, cần phải xác định đƣợc danh sách
những ngƣời (gắn với công việc) sẽ đƣợc phỏng vấn và kế hoạch phỏng vấn từng
ngƣời.
Chuẩn bị câu hỏi có chất lƣợng tốt, phục vụ trực tiếp cho mục đích cuộc phỏng
vấn. Câu hỏi phải phù hợp với phạm vi liên quan của vấn đề đang đƣợc quan tâm,
phù hợp với đối tƣợng đƣợc phỏng vấn. Nên sử dụng các câu hỏi trực tiếp, tránh
các câu hỏi mang tính chất gợi ý hoặc dẫn dắt. Có thể nói rằng, chất lƣợng của các
câu hỏi phỏng vấn sẽ quyết định chất lƣợng của cuộc phỏng vấn.
Thiết lập quan hệ tốt, mang tính hợp tác trong quá trình phỏng vấn.
Chuẩn bị tình huống phỏng vấn phù hợp với môi trƣờng làm việc và thời điểm
phỏng vấn.
Trang 22


Kết quả phỏng vấn phải đƣợc lƣu trong biên bản phỏng vấn và nói chung phải
có xác nhận các kết quả phỏng vấn.
d. Phương pháp sử dụng bảng hỏi, mẫu điều tra (khảo sát)
Nội dung chính của phƣơng pháp này là xây dựng hàng loạt các câu hỏi và có
thể đƣa ra các phƣơng án trả lời sẵn để ngƣời đƣợc hỏi điền câu trả lời. Vấn đề
quan trọng nhất đối với phƣơng pháp này là xây dựng đƣợc danh sách các câu hỏi
có chất lƣợng. Với mỗi câu hỏi phải có phƣơng án trả lời xác định, tránh những
câu hỏi khó trả lời hoặc câu trả lời khơng xác định. Các câu hỏi phải có tác dụng
kiểm tra về độ tin cậy của thông tin trong câu trả lời.
Trên đây chỉ là gợi ý về một số phƣơng pháp khảo sát thƣờng dùng và một số

chú ý cần thiết khi sử dụng chúng. Mọi công việc, mọi phƣơng pháp cũng đều
nhằm tới mục đích quan trọng nhất của cơng tác khảo sát hệ thống là có đƣợc mơ
tả dầy đủ về hệ thống thực và về hệ thống thông tin quản lý. Trong thực tế, có thể
áp dụng phối hợp các phƣơng pháp, tuỳ từng điều kiện cụ thể sao cho đạt hiệu quả
cao nhất.
II. PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ VÀ RỦI RO
Q trình khảo sát hệ thống có thể đƣợc chia ra thành hai giai đoạn: khảo sát sơ
bộ và khảo sát chi tiết. Trong giai đoạn khảo sát sơ bộ, mơ hình mơ tả hệ thống thƣờng là mơ hình vật lý. đƣợc thể hiện bằng ngơn ngữ tự nhiên, kết hợp với sơ đồ,
biểu đồ. Đây là loại mơ hình đơn giản và dễ hiểu, có thể dễ dàng trao đổi, thảo luận
với ngƣời sử dụng trên các mơ hình loại này. Phân tích viên có thể sử dụng các mơ
hình loại này làm tham khảo cho q trình phân tích hệ thống. Hai giai đoạn khảo
sát sơ bộ và khảo sát chi tiết khơng hồn tồn tách nhau về thời điểm thực hiện.
Chúng có thể đƣợc thực hiện xen kẽ nhau trong quá trình khảo sát.
Trong tổ chức, theo yêu cầu của ngƣời sử dụng, có thể có những cơng việc,
những mơđun cần hồn thành để đƣa vào sử dụng trƣớc. Vì vậy, các vấn đề liên
quan tới những công việc hoặc môđun này cần tiến hành khảo sát chi tiết trƣớc.
Chúng có thể đƣợc tiến hành ngay sau khi đã có hình dung sơ bộ về hệ thống thông
tin cần xây dựng.
Chẳng hạn, trong trƣờng đại học B, thời điểm đặt vấn đề xây dựng hệ thống
thông tin quản lý là tháng hai, nhà trƣờng mong muốn hoàn thành trƣớc hệ thống
quản lý tuyển sinh để có thể sử dụng từ đầu tháng tƣ. Trong trƣờng hợp này, rõ
ràng là một số phân hệ khác nhƣ hệ thống quản lý giáo viên, hệ thống quản lý thƣ
viện, quản lý vật tƣ có thể tiến hành khảo sát sau và bắt tay vào khảo sát chi tiết hệ
thống quản lý tuyển sinh càng sớm càng tốt.
Khi khảo sát để làm rõ một vấn đề nào đó, có thể bắt đầu từ tìm hiểu tổng thể,
sau đó nghiên cứu làm rõ các chi tiết. Ban đầu, một số vấn đề cịn chƣa chính xác,
về sau đƣợc chỉnh sửa để chính xác hơn. Cũng có thơng tin chƣa đầy đủ ở thời
điểm ban đầu, sau đó đƣợc bổ sung đầy đủ hơn. Có thể nêu ra một số ngun tắc
chính để xây dựng một quy trình điều tra:

Trang 23


1. Quá trình khảo sát hệ thống phải đƣợc tiến hành từ tổng thể đến chi tiết.
2. Quy trình điều tra phải đƣợc tiến hành từ trên xuống.
Do phải nắm đƣợc các thơng tin tổng thể trƣớc, sau đó mới làm rõ các chi tiết,
nên rõ ràng là khi khảo sát phải tiến hành điều tra từ trên xuống. Ngƣời ta phân biệt
ba mức từ trên xuống là mức lãnh đạo, mức quản lý và mức thừa hành. Mức độ
tổng thể và chi tiết của thông tin thu thập đƣợc cũng tƣơng ứng với các mức này.
3. Quá trình điều tra phải đƣợc thực hiện lặp nhiều lần.
Trong thực tế, các thông tin thu thập đƣợc thƣờng không đầy đủ hoặc chứa đựng
sự mâu thuẫn. Sự khơng đầy đủ có thể ở mức tổng thể hoặc chi tiết. Sự mẫu thuẫn
có thể xảy ra giữa thơng tin mức tồng thể với thơng tin mức chi tiết, cũng có thể
xuất hiện giữa các thông tin mức chi tiết. Cho dù là sự kiện nào trong các sự kiện
vừa nêu, đều cần điều tra lại để bổ sung những thơng tin cịn thiếu hoặc tìm cách
giải quyết những mâu thuẫn gặp phải.
III. TƢ LIỆU HOÁ KẾT QUẢ KHẢO SÁT
1. Mục tiêu quản lý
Một dự án có thể gắn với nhiều mục tiêu. Tuy nhiên, việc xác định đúng đắn các
mục tiêu là vơ cùng quan trọng, vì đây sẽ là cơ sở để xem xét nghiệm thu sau này.
Nói chung, mọi mục tiêu đều nhằm mang lại lợi ích cho tổ chức. Đó có thể là lợi
ích trong các cơng tác nghiệp vụ nhƣ giảm thời gian xử lý, tăng độ chính xác, độ
tin cậy, tăng mức độ bí mật của thơng tin hoặc tạo sự thuận lợi cho sự giao tiếp với
các đối tác. Đó cũng có thể là lợi ích về kinh tế nhƣ giảm biên chế, giảm chi phí
hoạt động và tăng năng suất lao động.
Cũng cần phải quan tâm tới mục tiêu khắc phục nhƣợc điểm của hệ thống thông
tin quản lý hiện tại và đáp ứng các yêu cầu mới của tổ chức.
a. Phạm vi vấn đề cần giải quyết
Danh mục các vấn dề cần giải quyết, nội dung và phạm vi giải quyết của từng
vấn dề phải đƣợc thoả thuận giữa cơ quan chủ quản và những ngƣời phát triển hệ

thống.
Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống thông tin quản lý cần xây dựng là cơ sở
chính để lập danh mục các vấn đề cần giải quyết trong hệ thống.
b. Phạm vi ảnh hưởng trong tổ chức
Tồn bộ dự án và từng cơng việc đều có ảnh hƣởng tới tổ chức và các bộ phận
trong tổ chức. Cần phải xác định rất rõ ràng ảnh hƣởng của từng công việc đến
từng bộ phận trong tổ chức, đặc biệt là những ảnh hƣởng liên quan tới nhân sự, sau
đó là các ảnh hƣởng liên quan tới tổ chức thực hiện các công việc.
c. Phạm vi về nhân lực, vật lực và tài chính.
Hạn chế về nhân lực, vật lực và tài chính là vấn đề thƣờng xuyên phải quan tâm.
Cần phải chú ý tới từng khía cạnh của các hạn chế. Ví dụ, hạn chế về nhân lực
không chỉ giới hạn về số lƣợng ngƣời tham gia vào dự án, số ngƣời tham gia vận
hành sau này, mà cịn là hạn chế về trình độ, về thời gian đào tạo sau này.

Trang 24