tài liệu tham khảo bải giảng về tổ chức, điều hành trong lãnh đạo quản lý chuyên đề bồi dưỡng chuyên viên chính

Bài 4

TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH
TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ

TS Hồ Hương Mai


NỘI DUNG
KHÁI
NIỆM

VAI TRÒ

NỘI DUNG

PHƯƠNG
THỨC


KHÁI NIỆM
TỔ CHỨC

Danh từ: là một hệ thống gồm nhiều người cùng làm việc vì mục
đích chung trong hình thái cơ cấu ổn định
Động từ: là quá trình triển khai các chiến lược, kế hoạch
Theo nghĩa rộng: bao gồm 3 chức năng: Đảm bảo nguồn lực cho
thực hiện kế hoạch; chỉ đạo thực hiện và kiểm soát việc thực hiện
Theo nghĩa hẹp: là quá trình sắp xếp nguồn lực con người và các
nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công chiến lược, kế hoạch.
Về bản chất: là phân chia công việc, sắp xếp nguồn lực và phối

hợp hoạt động nhằm đạt mục tiêu chung.
üĐIỀU HÀNH: hướng dẫn cho mọi hoạt động chung diễn ra theo
một đường lối, chủ trương nhất định
üTổ chức, điều hành = tổ chức + điều hành


KHÁI NIỆM

Đó là tổng thể các cách
thức, phương pháp,
cơng cụ, thể lệ, chính
sách, quy định được nhà
lãnh đạo, quản lý sử
dụng trong việc tổ chức
cộng đồng người trong
đơn vị và huy động mọi
nguồn lực nhằm đạt mục
Nêu đề ra

Là việc các nhà LĐ, QL sử
dụng một cách thiết thực,
hữu hiệu các chính sách,
cơng cụ, phương pháp,
các thể chế, các quy định
để phối hợp hoạt động
của cộng đồng người
trong đơn vị, tạo động
lực, khích lệ, động viên
họ làm việc theo định
hướng đã chọn nhằm đạt

mục Nêu đã đề ra >>


NỘI DUNG
KHÁI
NIỆM

VAI TRÒ

NỘI DUNG

PHƯƠNG
THỨC


ü Nếu khơng có năng lực tổ chức thực
hiện thì mọi phẩm chất khác của lãnh
đạo đều trở nên vô nghĩa. Nó chính là
mắt xích quan trọng giữa ước muốn
và kết quả thực tế.

Larry Bossidy - Chủ tịch và Giám đốc điều
hành của tập đoàn đa quốc gia Honeywell


VAI TRỊ

1
2

Đảm bảo, duy trì hoạt động có tổ chức, có kỷ luật,
có kế hoạch
Định hướng, dẫn dắt cộng đồng đạt mục tiêu
hiệu quả nhất

3

Huy động và sử dụng mọi nguồn lực hợp lý, có
hiệu quả vào thực hiện mục tiêu

4

Khơi dậy mọi động lực, phát huy mọi sáng tạo của tập
thể và cá nhân

5

Là căn cứ, cơ sở để kiểm tra, đánh giá hoạt động lãnh
đạo, quản lý


NỘI DUNG
KHÁI
NIỆM

VAI TRÒ

NỘI DUNG

PHƯƠNG

THỨC


NỘI DUNG

1
2

Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn...cho các bộ
phận của bộ máy lãnh đạo, quản lý:
Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy lãnh đạo, quản lý:

3

Lựa chọn nhân lực và bố trí, sắp xếp hợp lý cho bộ
máy lãnh đạo, quản lý:

4

Phân cấp, phân quyền và phối hợp trong lãnh đạo, quản lý

5

Xây dựng quy chế, chính sách, các quy định liên quan trong
hoạt động lãnh đạo, quản lý


1. XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN
HẠN, TRÁCH NHIỆM CỦA BỘ MÁY
• CHỨC NĂNG : những cơng việc mà vị trí đó có thể làm

• NHIỆM VỤ: những cơng việc cần làm để đảm bảo chức năng
của vị trí cơng việc khơng bị sai lệch.
• QUYỀN HẠN: quyền tự chủ trong hành động, trong q trình
quyết định và địi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn với một vị trí
(hay chức vụ) quản lý nhất định trong tổ chức. >>
• TRÁCH NHIỆM: bổn phận phải hồn thành những hoạt động
được phân công và đạt được mục Zêu xác định (Những cơng
việc mà vị trí đó phải đảm bảo, nếu khơng đảm bảo thì sẽ chịu
hồn tồn hậu quả)


NỘI DUNG

1
2

Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn...cho các bộ
phận của bộ máy lãnh đạo, quản lý:
Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy lãnh đạo, quản lý:

3

Lựa chọn nhân lực và bố trí, sắp xếp hợp lý cho bộ
máy lãnh đạo, quản lý:

4

Phân cấp, phân quyền và phối hợp trong lãnh đạo, quản lý

5

Xây dựng quy chế, chính sách, các quy định liên quan trong
hoạt động lãnh đạo, quản lý


2. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
Cơ cấu tổ chức?
- Là khn khổ trong đó các hoạt động của tổ chức được phận
chia, các nguồn lực được sắp xếp, con người và các bộ phận
được phối hợp nhằm thực hiện các mục tiêu kế hoạch.
- Là hình thức cấu tạo bên trong của tổ chức, thể hiện mối quan
hệ giữa những con người trong tổ chức.
- Là một chỉnh thể gồm các bộ phận có chức năng, quyền hạn,
nhiệm vụ khác nhau, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, được
bố trí thành từng cấp, từng khâu, thực hiện các chức năng
nhất định nhằm đạt mục tiêu định trước


MƠ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC


PHÂN LOẠI CƠ CẤU TỔ CHỨC
+ CƠ CẤU CHÍNH THỨC VÀ CƠ CẤU PHI CHÍNH THỨC
Cơ cấu chính thức là tập hợp các bộ phận và cá nhân có mối quan hệ tương
tác, phối hợp với nhau, được chuyên môn hố, có nhiệm vụ, quyền hạn và
trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp khác nhau, thực hiện các
hoạt động của tổ chức nhằm tiến tới các mục tiêu kế hoạch.
Cơ cấu phi chính thức được tạo nên bởi các mối quan hệ phi chính thức
giữa các thành viên của tổ chức
+ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỀN VỮNG VÀ TẠM THỜI

• Cơ cấu tổ chức bền vững là cơ cấu tổ chức tồn tại trong một thời gian dài,
gắn liền với giai đoạn chiến lược của tổ chức.
• Cơ cấu tổ chức tạm thời được hình thành nhằm triển khai các kế hoạch
tác nghiệp của tổ chức.

•


CÁC LOẠI HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ

CƠ CẤU TRỰC TUYẾN

ƯU ĐIỂM:
-Đảm bảo chế độ thống nhất chỉ huy
-Thông tin trực tiếp, nhanh gọn
-Chế độ trách nhiệm rõ ràng
NHƯỢC ĐIỂM:
-Người lãnh đạo phải có kiến thức tồn diện
-Hạn chế việc sử dụng các chun gia
có trình độ
- Dễ dẫn tới cách quản lý gia trưởng


CÁC LOẠI HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ
CƠ CẤU THEO CHỨC NĂNG
ƯU ĐIỂM:
-Phản ánh logic các chức năng
-Nhiệm vụ được phân định rõ ràng
-Tuân theo nguyên tắc chuyên môn hóa
-Phát huy được sức mạnh và khả năng của đội

ngũ cán bộ theo từng chức năng
-Giảm chi phí và rút ngắn thời gian đào tạo
NHƯỢC ĐIỂM:
-Cấp dưới phải phục tùng nhiều đầu mối
-Chế độ trách nhiệm không rõ ràng
-Các quyết định được ra đôi khi bị chậm
-Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy


CÁC LOẠI HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ
CƠ CẤU TRỰC TUYẾN THAM MƯU

>>


CÁC LOẠI HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ
CƠ CẤU HỖN HỢP

>>


NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
-

-

Nguyên tắc xác định theo chức năng: từ chức năng, nhiệm vụ mà xây dựng
cơ cấu tổ chức.
Nguyên tắc tương xứng: giữa chức năng – nhiệm vụ - quyền hành - trách
nhiệm; khối lượng công việc giữa các bộ phận

Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh và đảm bảo tính tuyệt đối trong trách
nhiệm: mỗi người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người cấp trên cho
một công việc và chịu trách nhiệm trước người đó
Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc: quyết định trong phạm vi quyền hạn
của mình
Nguyên tắc linh hoạt: thích nghi, đáp ứng được với những biến động bên
trong và bên ngoài của tổ chức
Nguyên tắc cân bằng: vận dụng các nguyên tắc hay biện pháp phải cân đối


YÊU CẦU
- Số lượng cấp quản lý tối ưu

>

- Xác định rõ phạm vi, chức năng và nhiệm vụ của từng bộ
phận, tránh chồng chéo hoặc bỏ ngỏ
- Đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, các cấp,
khâu.
- Đảm bảo tính thiết thực và kinh tế
- Ổn định tương đối nhưng linh hoạt


TẦM HẠN QUẢN LÝ
Là số lượng cấp dưới trực tiếp mà nhà quản lý có thể
giám sát hiệu quả
PHÂN LOẠI:
oTầm hạn hẹp : 2-4 CẤP DƯỚI
oTầm hạn trung bình: 4-9 cấp dưới
oTầm hạn rộng: 10-20 cấp dưới

Quan hệ tầm hạn với số lượng cấp quản lý

TamHanQL =

CapQL

SLNhanVien


TẦM HẠN QUẢN LÝ


TẦM HẠN QUẢN LÝ HẸP
Lợi ích:
- Dễ bao quát và giám sát cấp dưới
- Thông - Hạn chế:
oCấp trên dễ can thiệp quá sâu vào công việc cấp dưới gần nhất
oQ nhiều cấp
oChi phí quản lý tăng
oQuan liêu hóa


TẦM HẠN QUẢN LÝ RỘNG
• Lợi ích:
•Tổ chức ít cấp hơn, giảm biên chế, giảm chi phí quản lý
• Thơng • Ra quyết định nhanh hơn.

•Hạn chế:
oQuá tải, quan liêu
oKhó giám sát
oTổ chức dễ bị phân tán bởi nhóm lợi ích
oĐịi hỏi điều kiện:Nhà quản trị có năng lực.