Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh

- 1 -
NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH
LỜI NÓI ĐẦU
Trong kinh doanh, đàm phán đóng một vai trò hết sức quan trọng. Đặc biệt
là trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, khi mà gần như tất cả mọi
công việc người ta đều giải quyết bằng thương lượng, trao đổi, thì đàm phán
thực sự trở thành một công viêc không thể thiếu. Đàm phán không chỉ đơn
thuần là một cuộc thương lượng giữa các bên với nhau về vấn đề mua bán, giá
cả thế nào? Chất lượng ra sao, mà đàm phán còn thể hiện những nét văn hóa
khác nhau, nó không chỉ là một phần công việc trong kinh doanh, mà là cả
một nghệ thuật.
Tuy nhiên, nghệ thuật ấy không phải chỉ có trong kinh doanh, mà chúng ta
vẫn bắt gặp những biểu hiện của nó trong cuộc sống hắng ngày, bắt gặp xung
quanh chúng ta. Thực ra tất cả chúng ta đều là những “đàm phán viên”, chúng
ta học ngôn ngữ “mặc cả” và “trao đổi” từ khi còn rất bé và tiếp tục sử dụng
chúng trong suốt cuộc đời. Chúng ta đàm phán với mọi người – những ông
chủ, bạn bè, con cái, khách hàng. Chúng ta thương lượng về mọi chuyện, về
lương bổng mà chúng ta đáng được nhận, về lương bổng mà chúng ta sẽ trả
cho người khác, về cách mà chúng ta sẽ nhận thông tin, tiền bạc, hàng hóa
hay dịch vụ mà chúng ta cần. Nói chung là chúng ta vẫn đàm phán hàng ngày,
cũng như bắt gặp nó hằng ngày trong cuộc sống, trong công việc của chúng
ta. Vậy đàm phán là gì? Và đàm phán trong kinh doanh co gì khác với đàm
phán thông thường?
Trong khuôn khổ của một đề án môn học không thể đề cập nhiều đến một
mảng đề tài rộng lớn là đàm phán, mà chỉ tập trung tìm hiểu về nghệ thuật
đàm phán trong hoạt động kinh doanh. Đề án môn học này đã được thực hiện
qua nghiên cứu nhiều tài liệu có liên quan đến đàm phán, cũng như qua tìm
hiều thực tế, đặc biệt là có sự hướng dẫn nhiệt tình của PGS-TS Nguyễn Bá
- 2 -
Dương. Em xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành tới thầy giáo Nguyễn Bá
Dương đã giúp em hoàn thành tốt đề án môn học này.

Chương I: KHÁI NIỆM CHUNG VỀ ĐÀM PHÁN
I. ĐỊNH NGHĨA
Trong hoạt động kinh doanh, các bên thường có sự khác biệt về chính
kiến, quyền lợi, thậm chí là sự khác biệt về luật pháp, tập quán, ngôn ngữ và
tư duy truyền thống khi giao dịch ngoại thương. Những sự khác biệt đó dẫn
đến xung đột. Muốn giải quyết xung đột đó, người ta phải trao đổi ý kiến với
nhau. Sự trao đổi ý kiến như thế trong quan hệ mua bán gọi là đàm phán trong
hoạt động kinh doanh.
Như vậy, có thểt định nghĩa như sau: “Đàm phán kinh doanh là sự bàn bạc,
thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên để cùng nhau nhất trí hay thỏa hiệp giải
quyết những vấn đề về lợi ích có liên quan đến các bên kinh doanh”. (Trích
giáo trình “giao dịch và đàm phán kinh doanh” NXB Thống kê)
Những vấn đề thường trở thành nội dung của một cuộc đàm phán trong kinh
doanh là:
• Tên và chủng loại hàng hóa giao dịch, mua bán.
• Đàm phán về chất lượng hàng hóa mua bán
• Đàm phán về số lượng hàng hóa mua bán
• Bao bì
• Đàm phán về giá cả hàng hóa
• Đàm phán về thời gian và địa điểm giao hàng
• Thanh toán
- 3 -
• Bảo hành
• Khiếu nại
• Phạt và bồi thường thiệt hại
• Trường hợp bất khả kháng
II. ĐẶC ĐIỂM VÀ CÁC HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN TRONG KINH
DOANH.
1. Đặc điểm:
• Đàm phán kinh doanh lấy lợi ích kinh tế đạt được là mục đích cơ

bản
• Giá cả là hạt nhân của đàm phán
• Đàm phán kinh doanh chứa đựng những xung đột của lợi ích
• Đàm phán không phải là sự lựa chọn đơn nhất “hợp tác” và “xung
đột” mà là mâu thuẫn thống nhất giữa “hợp tác” và “xung đột”
• Đàm phán không phải là thỏa mãn lợi ích của mình một cách không
hạn chế, mà là có giới hạn lợi ích nhất định
2. Các hình thức đàm phán trong kinh doanh.
Đàm phán trong kinh doanh về cơ bản được tiến hành qua ba hình thức
sau:
• Đàm phán qua thư tín
• Đàm phán qua điện thoại
• Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp.
- 4 -
III. CÁC GIAI ĐOẠN CỦA MỘT CUỘC ĐÀM PHÁN TRONG KINH
DOANH
Một cuộc đàm phán kinh doanh thường trải qua năm giai đoạn sau:
• Giai đoạn mở đầu
• Giai đoạn truyền đạt thông tin
• Giai đoạn lập luận
• Giai đoạn vô hiệu hóa lập luận của đối tác
• Giai đoạn ra quyết định
IV. VAI TRÒ CỦA ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH
Đàm phán có vai trò hết sức quan trọng, đặc biệt là trong kinh doanh. Chúng
ta có thể thỏa mãn các nhu cầu của bản than trong khi thương lượng, đàm
phán. Đàm phán giúp giới hạn những tác động và hậu quả của các bên tham
gia hoạt động kinh doanh, qua đàm phán có thể xóa bỏ được sự khác biệt giữa
các bên để tìm được tiếng nói chung.
- 5 -
Chương II : TÌM HIỂU VỀ NGHỆ THUẬT ĐÀM

PHÁN TRONG KINH DOANH
I. KHÁI QUÁT VỀ NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN TRONG KINH
DOANH:
Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh là một loại hình nghệ thuật rất
phức tạp, không chỉ đơn thuần để gọi tên như bất kỳ một loại hình nghệ thuật
nào khác. Mà nó là sự kiết hợp của rất nhiều yếu tố, trong đó yếu tố tâm lý,
tình cảm, khả năng giao tiếp, thuyết phục, độ nhạy cảm, sự sắc bén, khả năng
vận dung linh hoạt nghiệp vụ chuyên môn, kinh nghiệm thương lượng trên
thương trường và một điều rất quan trọng không thể thiếu đó là “ biết người
biết mình “. Nói về nghệ thuật đàm phán thì rất rộng lớn, không thể thâu tóm
hết được những biểu hiện tinh tế của nó, nhưng nhìn chung nó có một số nét
cơ bản sau:
1. Tách vấn đề, sự kiện ra khỏi con người, tấn công vấn đề chứ
không phải tấn công con người.
Các nhà đàm phán phải lưu tâm là khi thương lượng, đàm phán với đối
tác, cái mà chúng ta tập chung phân tích, mổ xẻ là vấn đề được đưa ra, như
vấn đề giá cả một lô hàng, hình thức thanh toán…chính vì thế cái đích cần
nhắm là sự tấn công vào chính là vấn đề, hay sự kiện được nêu ra trong cuộc
đàm phán chứ không phải là đối tác của chúng ta. Nói cách khác, cả chúng ta
và đối tác cùng săn một con mồi nhưng bằng những vũ khí, phương tiện khác
nhau và mục đích cũng có thể khác nhau nhưng đều giống nhau ở chỗ mong
muốn đạt được mục tiêu đề ra. Nói một cách ngăn gọn hơn là khi đàm phán,
- 6 -
ta phải biết tách bạch giữa vấn đề chúng ta đem ra đàm phán với đối tượng
mà chúng ta đang đàm phán, rồi tập chung tấn công vào vấn đề theo cách của
chúng ta, đối tác thì tấn công vào vấn đề theo cách của họ.
2. Thuyết phục, mềm mỏng, tránh nóng giận, không để yếu tố tâm
lý làm hỏng cuộc đàm phán:
Ông cha ta có câu:
“ Lạt mềm buộc chặt “

Yếu tố tâm lý trong đàm phán rất quan trọng, nó có ảnh hưởng không
nhỏ đến chất lượng, kết quả đàm phán. Một nhà đàm phán khôn ngoan sẽ biết
cách thuyết phục đối tác bằng những lý lẽ khôn ngoan ncuar mình, phải biết
kết hợp giữa cái lợi của mình và cái lợi của người, làm sao để họ thấy rằng họ
sẽ có lợi nếu làm ăn với chúng ta. Trong khi thương thuyết, sự mềm mỏng,
khéo léo là một phương thuốc hữu hiệu đẻ tránh những xung đột không nên
có trên bàn đàm phán hay để xoa dịu sự căng thẳng phát sinh trong quá trình “
mặc cả “. Một điều quan trọng mà nhà đàm phán nào cũng nên tránh là nóng
giận. Người ta vẫn thường nói nóng giận thì mất khôn. Có thể khéo léo chỉ ra
cho đối tác thấy rằng họ đã mắc một sai lầm và giải thích cho họ tại sao, trong
trường hợp sấu hơn, nhiều khi cần phải tìm cách tạm ngừng cuộc đàm phán,
chúng ta phải rời khỏi bàn đàm phán trước khi nổi nóng hoạc có những hành
vi, lời nói không thể kiểm soát được do quá tức giận. Nói một cách dân dã,
trong đàm phán, nhiều khi “nhu” thắng “cương”.
3. Nghệ thuật chiến tranh:
Trong đàm phán, yếu tố thuyết phục mềm mỏng là rất cần thiết, tuy
nhiên điều đó không có nghĩa là lúc nào cũng phải mềm mỏng mà tùy cơ ứng
- 7 -
biến. Đàm phán cũng có điểm như đánh nhau trên chiến trường, hay giống
như một vở kịch, cần phải có cao trào, đỉnh điểm. Nhà đàm phán phải biết
lắm bắt thời điểm để ra những đòn quyết định, thay đổi tình thế, tức là phải
biết đẩy cuộc đàm phán lên cao trào, đưa ra những điều kiện quan trọng chưa
đưa ra vì chưa đúng thời điểm, đồng thời thăm dò, lắm chắc phản ứng, động
thái của đối tác để có phương án thích hợp cho những chiêu tiếp theo.
Một điều cần chú ý ở nghệ thuật này là không phải lúc nào cũng mềm mỏng
thuyết phục, mà có lúc phải tranh thủ mọi yếu tố để giành lợi thế cho mình,
phải tranh giành với đối tác các điều kiện có lợi, cạnh tranh ngay trên bàn
đàm phán, tất nhiên là vẫn trên cơ sở thương lượng, thỏa hiệp và trên tinh
thần đối thoại chứ không đối đầu. Người ta gọi đấy là “nghệ thuật chiến tranh
trong đàm phán”.

4. Cả hai bên đàm phán đều là người chiến thắng:
Trong đàm phán, nhiều khi điều quan trọng không phải là ai thắng ai
thua, ai được ai mất mà điều quan trọng là kết quả đàm phán. Một kết quả
đàm phán tốt là cả hai bên cùng có lợi, đều đạt được mục tiêu mà mình đặt ra.
Để cả hai bên đều trở thành người chiến thắng thì cả hai bên đều phải có tinh
thần hợp tác, đàm phán trên tinh thần thỏa hiệp, tôn trọng lợi ích của nhau. Cả
hai bên đàm phán đều muốn đạt được lợi ích tối đa của mình, tuy nhiên lợi ích
ấy phải không làm tổn hại đến lợi ích của đối tác, hoặc ảnh hưởng ít nhất đến
lợi ích của đối tác.
5. Bình đẳng, tự nguyện, đôi bên cùng có lợi, tôn trọng lẫn nhau:
Sự bình đẳng trong đàm phán là rất quan trọng, là một trong những yếu
tố quyết định sự thành công của đàm phán. Bình đẳng giữa giữa hai bên tham
- 8 -
gia đàm phán, tức là cả hai bên đều có những tư cách như nhau, quyền lợi như
nhau khi bước vào bàn đàm phán.
Một yếu tố cũng không kém phần quan trọng là “tự nguyện”. Trong
đàm phán thương mại, yếu tố tự nguyện rất được coi trọng. Tự nguyện trước
hết là tự nguyện tham gia đàm phán, sau đó là tự nguyện đưa ra các điều kiện,
các lý lẽ của mình để thuyết phục hay phản bác. Tự nguyện ra quyết định, tức
là chúng ta không thể ép buộc đối tác phải thuận theo lý lẽ mà chúng ta đưa ra
khi nó chưa đủ sức thuyết phục, không thể áp đặt điều kiện của chúng ta cho
đối tác, mà phải tôn trọng sự tự nguyện. Nói chung là hai bên phải tôn trọng
sự tự nguyện của nhau, cùng đàm phán đi đến quyết định chung trên cơ sở tự
nguyện.
Cả hai bên đàm phán cần phải biết tôn trọng danh dự của nhau, cũng
như tôn trọng quyền lợi của nhau, cùng nhau đàm phán trên tinh thần đôi bên
cùng có lợi.
6. Giữ chủ động:
Sự chủ động trong đàm phán là một trong những yếu tố quan trọng
hàng đầu quyết định thắng lợi trong đàm phán. Trước hết nhà đàm phán cần

phải chuẩn bị cho mình một tâm lý vững vàng, tự tin, tức là chủ động bước
vào bàn đàm phán. Có được tâm lý chủ động ngay từ đầu sẽ giúp cho chúng
ta chủ động đưa ra các lý lẽ để thuyết phục hoặc phản bác đối phương. Giữ
được tâm lý, tư thế chủ động sẽ giúp ta chủ động phán đoán tình hình, chủ
động ra quyết định hay không, và quan trọng nhất là chủ động lắm bắt thời cơ
ký hợp đồng khi thấy thời cơ đã chín muồi.
7. Tập trung:
- 9 -
Bên cạnh yếu tố chủ động thì sự tập trung cũng rất cần thiết. Đây là
một yếu tố tâm lý rất quan trọng mà nhà đàm phán cần phải chuẩn bị ngay từ
đầu. Trong quá trình đàm phán, người tiến hành đàm phán cần phải tập chung
cao độ để theo dõi diễn biến cuộc đàm phán và để bắt kịp với tốc độ cuộc đàm
phán. Sự tập chung giúp ta phân tích vấn đề một cách chính xác và đưa ra các
luận điểm của mình một cách đầy đủ. Giữ được tập chung còn giúp ta nhìn
nhận vấn đề một cách tỉnh táo, tránh được sơ hở trong đối đáp cũng như tránh
được những cái bẫy do đối phương cố tình giăng ra để dụ chúng ta.
8. Không biến đối tác thành kẻ thù, biến kẻ thù thành đối tác:
Đàm phán khác với ra trận đánh nhau ở chỗ đối tác của chúng ta là
người sẽ bắt tay làm ăn với chúng ta nếu đàm phán thành công, chứ không
phải là kẻ thù của chúng ta.Cần xác định rõ ràng ngay từ đầu rằng đối tác
không phải là kẻ thù. Nếu đàm phán thành công thì cả hai bên sẽ cùng hợp tác
làm ăn. Nếu không thành công thì vẫn còn có cơ hội gặp nhau ở lần đàm phán
khác.
Nói tóm lại, phải coi đối tác là bạn, đàm phán với bạn chứ không phải
đàm phán với kẻ thù. Muốn làm được điều đó thì cả hai bên phải tôn trọng lẫn
nhau, đặt lợi ích của mình trong mối liên quan mật thiết với lợi ích chung của
cả hai bên, có như vậy thì mới có thể bắt tay nhau để hợp tác làm ăn được.
9. Không ra quyết định quan trọng tại bàn đàm phán song phải
quyết đoán nếu thấy thời cơ chín muồi:
Đây là nghệ thuật hết sức quan trọng trong đàm phán mà người tiến

hành đàm phán không thể không biết tới. Trên bàn đàm phán, người đàm