THUYẾT TRÌNH VỀ CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VINAXAD

THUYẾT TRÌNH VỀ CƠNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VINAXAD
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CƠNG TY
I. Giới thiệu cơng ty CP Quảng Cáo Và Hội Chợ Thương Mại Việt Nam
1. Lịch sử hình thành và phát triển:
- Tên Cơng ty: Cơng TY Cổ Phần Quảng Cáo Và Hội Chợ Thương Mại Việt Nam
- Tên tiếng Anh: Việt Nam National Trade Fair & Advertising Company.
- Tên viết tắt: VINEXAD
- Trụ sở chính: Số 9 Đinh Lễ, P. Tràng Tiền, Q. Hoàn Kiếm, Hà Nội
- Điện thoại : (04) 3825 5546

Fax : (04) 3825 5556

- Chi nhánh Đà Nẵng : 77 Ba Đình, Đà Nẵng
- Chi nhánh TP.HCM : 51 Đồng Khởi, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh
- Mail :
- Website : www.vinexad.com.vn
- Giấy CNĐKKD : số 0103010028 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp
lần 2 ngày 14/05/2007
- Tài khoản : 0021000000172 tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội
VINEXAD phát triển qua 2 giai đoạn chính.
Giai đoạn 1975 đến 1990, VINEXAD với tiền thân là “Công Ty Triễn Lãm Quảng Cáo
Ngoại Thương” hoạt động chủ yếu phục vụ mục đích chính trị, tuyên truyền và cổ động do
ảnh hưởng của nền kinh tế bao cấp. Thời gian này số lần tổ chức hội chợ triển lãm ít và nhỏ lẻ,
mang tính tự phát với nội dung sơ sài, công nghệ lạc hâu. Các hoạt động chủ yếu do Bộ Ngoại
Thương phân bổ. Hiệu quả hoạt động kinh doanh của cơng ty trong giai đoạn này chưa cao,
cịn trì trệ và nói chung là chưa đạt được thành tựu gì to lớn.
Giai đoạn 1991 đến nay là giai đoạn phát triển mạnh mẽ của VINEXAD với những
biến chuyển to lớn về nội dung và chất lượng sản phẩm. Nhiều máy móc thiết bị cơng nghệ
mới được đầu tư. Điểm mốc của sự nhảy vọt là giai đoạn 1991 đến nay: Quy mô hoạt động
không ngừng được mở rộng, kinh doanh phát triển mạnh mẽ, doanh số tăng nhanh và đời sống
cán bộ công nhân viên được cải thiện rõ rệt.

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng khắt khe của thị trường cũng như để nâng cao vị thế
cạnh tranh, VINEXAD đã tiếp cận và áp dụng khoa học kỹ thuật công nghệ hiện đại nhất và
trở thành một công ty có tiềm lực mạnh mẽ, chủ động trong mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh.
VINEXAD hoạt động với phương châm “Nhanh chóng- Hợp lý-Hiệu quả”.
2. Chức năng và nhiệm vụ của VINEXAD.
VINEXAD có chức năng chính là thiết kế, tổ chức, thi cơng các chương trình hội chợ
triển lãm quảng cáo thương mại. Bên cạnh đó, VINEXAD cịn có chức năng kinh doanh các
lĩnh vực phụ khác phục vụ cho dịch vụ hội chợ triển lãm như dịch vụ bán vé máy bay, dich vụ
du lịch, dịch vụ VISA…
Nhiệm vụ chính của VINEXAD là thực hiện kế hoạch kinh doanh đã được Bộ Thương
mại phê chuẩn trên nguyên tắc không ngừng mở rộng và nâng cao hiệu quả kinh doanh, thoả
mãn ngày càng đầy đủ hơn nhu cầu về dịch vụ cho xã hội, tự bù đắp thu chi, tự trang trải vốn
và làm tròn nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, tận dụng năng lực kinh doanh và ứng dụng
khoa học kỹ thuật công nghệ vào hoạt động sản xuất kinh doanh .
Là công ty quảng cáo và tổ chức hội chợ triển lãm lớn nhất Việt Nam, chúng tơi xác định
sứ mệnh của mình là:
-

Kết nối Doanh nghiệp Việt Nam với thị trường Quốc tế

-

Kết nối Doanh nghiệp nước ngoài với thị trường Việt Nam

-

Cung cấp những giải pháp Truyền thông – Quảng cáo – Sự kiện Xúc tiến thương mại

đa dạng với tiêu chí: Sáng tạo – Đẳng cấp – Hiệu quả
3.

Giá trị cốt lõi

Đẳng cấp – Tính chun nghiệp – Sự Trung thực
Chúng tơi phấn đấu hết sức mình vì Niềm tự hào của thương hiệu Vinexad.
4. Muc tiêu
Mục tiêu của công ty là:
-

Làm giàu cho chính mình

-

Hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam phát triển hơn nữa

-

Đóng góp cho xã hội

-

Hồn thành trách nhiệm Doanh nghiệp


5. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của VINEXAD.
- VINEXAD hoạt động kinh doanh trên một số lĩnh vực sau:
+ Kinh doanh dịch vụ quảng cáo thương mại.

o Kinh doanh quảng cáo làm bằng bano áp phích dừng ngồi trời và trên các
phương tiện giao thông công cộng.
o Kinh doanh quảng cáo trên các thiết bị điện tử.
o Kinh doanh quảng cáo trên các ấn phẩm như lịch, catalogue…
o Kinh doanh quảng cáo trên các tạp chí ra thường kỳ trong và ngoài nước.
+ Kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện: hội chợ triển lãm thương mại, các triển lãm
chuyên ngành, các phòng trưng bày.
+ Kinh doanh dịch vụ tiếp thị khách hàng tham dự hội chợ.
o Kinh doanh dịch vụ VISA.
o Kinh doanh dịch vụ vé máy bay, dịch vụ bảo hiểm.
o Kinh doanh dịch du lịch.
- Cũng như tất cả các sản phẩm dịch vụ khác, dịch vụ của VINEXAD cũng bao gồm dịch vụ
cơ bản và dịch vụ giá trị gia tăng.
+ Dịch vụ cơ bản của VINEXAD là quyền tham gia trưng bày tại các gian hàng hay
các khoảng không gian của hội chợ được quy về dưới dạng vất chất là gian hàng tiêu chuẩn.
Gian hàng tiêu chuẩn được VINEXAD quy định gồm gian hàng 9m 2có khung, vách
ngăn, đất thuê, thảm trải sàn, 01 bàn, 02 ghế, 02 đèn tuýp 1,2m, 01 sọt rác, 01 ổ cắm điện và
bảng ghi tên doanh nghiệp.
Gian hàng tiêu chuẩn sẽ được công ty dựng trước khi khai mạc hội chợ 2 hoặc 3 ngày.
Đối với các doanh nghiệp thuê đất trống thì việc dàn dựng gian hàng sẽ được các doanh nghiệp
tự đảm nhận nhưng phải đảm bảo chấp hành quy định bố trí, trưng bày chung của hội chợ.
Dịch vụ cơ bản của VINEXAD đưa ra được hình thành và cung cấp theo các bước
Bước 1: Thiết kế hội chợ.
Nghiên cứu thị trường⇒Đề xuất kế hoạch⇒ Đánh gía tính khả thi⇒ Quyết định
Bước 2: Chuẩn bị tổ chức
Xin giấy phép⇒ Lựa chọn khách mời⇒ Gửi thư mời kèm theo hợp đồng
Bước 3: Tổ chức
Sắp xếp, bố trí gian hàng⇒ Chuẩn bị cơ sở vật chất⇒ Bàn giao cho khách hàng
+ Dịch vụ gia tăng

Dịch vụ gia tăng VINEXAD cung cấp cho các doanh nghiệp khi họ tham gia vào hội
chợ bao gồm: tham gia các hội thảo tổ chức trong thời gian hội chợ, được cấp giấy mời, phù
hiệu, được giới thiệu miễn phí trong catalogue giới thiệu hội chợ, được bảo vệ an tồn hàng
hố trưng bày ngồi giờ mở cửa của hội chợ. Ngồi ra họ cịn được hưởng một số dịch vụ tuỳ
chọn khác nếu họ có nhu cầu như: thiết kế gian dựng hàng trưng bày đặc biệt in ấn các sản
phẩm quảng cáo, du lịch, khảo sát thị trường, vé máy bay, dịch vụ ăn ở, khách sạn…
Nhìn chung ta có thể thấy chính sách sản phẩm của cơng ty thực hiện khá tốt, ngồi
dịch vụ cơ bản, cơng ty cịn cung cấp thêm các dịch vụ gia tăng rất hợp lý nhằm hoàn thiện
hơn giá trị dịch vụ mà công ty đưa ra. Tuy nhiên để nâng cao khả năng cạnh tranh thì
VINEXAD cần tăng thêm nhiều dịch vụ gia tăng khác như dịch vụ đưa đón, dịch vụ cung cấp
đồ ăn… Bên cạnh việc hoàn thiện nâng cao chất lượng dịch vụ gia tăng như cải thiện thay mới
vách ngăn, thảm lót sàn.
6. Sơ đồ tổ chức
TỔNG GIÁM ĐỐC

PHĨ
TỔNG GIÁM ĐỐC

Phịng
tài chính
đầu tư

Vinaxad
Sài Gịn

Vinaxad
Đà Nẵng

PHĨ

TỔNG GIÁM ĐỐC

Phịng
tài chính
đầu tư

Vinaxad
Triển lãm
& sự kiện

Phịng
tài chính
đầu tư

Vinaxad
Quảng cáo

Liên doanh
Vinaxad JC
Decaux

Vinaxad
Du lịch
XTTM

Vinaxad
DVTM
& máy
văn
phòng

II. Đối tượng khách hàng:
- Đối tượng khách hàng trước tiên của công ty là các doanh nghiệp và các đối tác của bộ chủ
quản (lúc đầu là Bộ Ngoại Thương, sau hợp nhất với Bộ Nội Thương và Bộ Vật Tư thành Bộ
Thương Mại và ngày nay là Bộ Cơng Thương). Đây là nhóm khách hàng có mối quan hệ gần
gũi mà VINAEXAD không phải mất công sức nhiều để có được.
•

Là đối tác hợp tác chặt chẽ và lâu dài với các tổ chức xúc tiến thương mại lớn trên

toàn thế giới như: CCPIT (Trung Quốc), KOTRA (Hàn Quốc), MATRADE (Malayxia),
HKTDC (Hồng Kông), GTZ (Đức) , NAFED (Indonexia), TDAP (Pakistan), ITPO (Ấn Độ),
DEP (Thái Lan)….
•

Là đối tác của các nhà tổ chức triển lãm Quốc tế như: ADSALES (Hồng Kông),

CHAN CHAO (Đài Loan), COEX (Hàn Quốc), IIR Exhibition, CEMS (Singapore).
- Bên cạnh đó khách hàng tiềm năng của VINAXAD là các doanh nghiệp trogn và ngoài nước

III. Chiến lược 7 P của VINAXAD:
- Giá và sản phẩm ( Price & Product )
Với môi trường cạnh tranh gay gắt cùng với sự phát triển của nhiều công ty đối thủ thì
chiến lược giá và sản phẩm là nhóm chiến lược mang tính nền tảng trong quản trị marketing
mà VINEXAD đã định hình chiến lược. Từ việc lên ý tưởng cho đến khi hình thành một sản
phẩm hồn chỉnh, VINAXAD cam kết ln mang đến sự hài lịng về chất lượng dịch vụ với
chi phí tốt nhất cho khách hàng.
Để thực hiện chiến lược giá, công ty VINAXAD đã tạo dựng tốt các mối quan hệ với
nhà cung cấp bên ngồi để có được mức giá ổn định, hợp lý. Đồng thời cơng ty ln có mức

giá tốt đối với khách hàng thường xuyên như một hình thức cảm ơn sự trung thành của họ.
- Phân phối ( Place)
Do tính chất đặc thù của dịch vụ nên việc phân phối dịch vụ được thực hiện một cách
trực tiếp. Tổng công ty và các chi nhánh đều có chức năng tổ chức hội chợ. Tuỳ thuộc vào
từng hội chợ mà các chi nhánh tự đứng ra tổ chức trên phạm vi hoạt động của mình hoặc phải
có sự hỗ trợ của công ty. Các hội chợ triển lãm do công ty tổ chức cũng có thể có sự hỗ trợ từ
phía các chi nhánh trong việc liên hệ với các doanh nghiệp địa phương hoặc liên hệ thuê mướn
địa điểm tại địa phương.
Việc phân phối dịch vụ chủ yếu dựa vào các mối quan hệ sẵn có của cơng ty, các đơn vị
trực thuộc, các thành viên hay cộng tác viên. Có thể tóm tắt quy trình phân phối dịch vụ bởi
sơ đồ sau


Công ty

Các cộng tác viên
Các trung gian

Doanh nghiệp
Khách hàng

Các cộng tác viên hay các trung gian môi giới tuỳ thuộc vào hội chợ, vào lượng khách
tham dự mà được hưởng hoa hồng từ 5-10% doanh thu từ đơn vị đó.
Dịng thơng tin phân phối được di chuyển theo quy trình như trên. Công ty thông báo
về nội dung hội chợ cho các cộng tác viên, các trung gian, chuyển thư mời tới doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thơng tin phản hồi trực tiếp về công ty hay qua các trung gian về số lượng
gian hàng đăng ký, vị trí đăng ký và các thơng tin về hàng hố, địa chỉ giao dịch, các số liệu,
tài liệu để làm catalogue hội chợ. Nếu đơn vị tham dự có nhu cầu có thể yêu cầu công ty cung
cấp thêm các dịch vụ gia tăng nhưng họ phải tự trang trải chi phí.
Ta thấy hệ thống cung ứng dịch vụ của VINEXAD đơn giản, khơng nảy sinh nhiều mâu

thn. Tuy nhiên, nó địi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng ăn khớp giữa cơng ty và các chi
nhánh, các đơn vị. Nó địi hỏi công ty, các đơn vị trực thuộc cũng như tồn thể cán bộ cơng
nhân viên phải tạo dựng và duy trì được mối quan hệ vững chắc với các doanh nghiệp, các tổ
chức, cá nhân trong và ngoài nước.
- Xúc tiến ( Promotion)
Hoạt động quảng cáo:
Với hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm thì quảng cáo đóng vai trị
hết sức quan trọng. Nếu hoạt động quảng cáo được thực hiện tốt thì hội chợ sẽ thu hút được
nhiều doanh nghiệp tham gia, nhiều doanh nghiệp, cơng chúng đến tham quan và tìm kiếm đối
tác, ký kết hợp đồng. Điều này mang lại thành công và uy tín cho hội chợ cũng như cho nhà tổ
chức. VINEXAD đã không ngừng đổi mới, sử dụng các phương tiện quảng cáo mới, hiện đại
bên cạnh các phương tiện truyền thống để quảng cáo cho các hội chợ triển lãm mà công ty tổ
chức như: quảng cáo trên báo, tạp chí, quảng cáo trên truyền hình, quảng cáo ngồi trời ( băng
rơn, áp phích), quảng cáo trên mạng Internet, quảng cáo qua tờ rơi, tờ gấp, catalogue… Ngân
sách dành cho hoạt động này khơng cố định. Nó phụ thuộc vào từng hội chợ, từng thời điểm
Song song với việc quảng cáo cho các hội chợ mà công ty tổ chức thì cơng ty cũng tổ
chức quảng cáo cho chính mình thơng qua website: httt//w.w.w.vinexad.com.vn


Ngồi hoạt động quảng cáo thì VINEXAD cịn xúc tiến thông qua các hội nghị khách
hàng, các cuộc họp báo…
Hoạt động bán hàng trực tiếp:
Có thể nói sản phẩm của VINEXAD khơng mang tính định hình nên có thể hiểu hoạt
động bán hàng trực tiếp của công ty là dựa trên mối quan hệ trực tiếp của cán bộ công nhân
viên, của các trung gian và của công ty với các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trong và ngoài
nước để mời và chào bán các gian hàng đã được thiết kế trong từng hội chợ. Hoạt động này là
hoạt động chính tìm kiếm khách hàng cho VINEXAD. Có thể nói nó là cơng cụ xúc tiến mang
lại hiệu quả cao nhất cho VINEXAD. Công ty cần cố gắng giữ vững và phát huy hoạt động
này nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình.
Quan hệ cơng chúng:

Hoạt động này phổ biến nhất là thiết lập quan hệ với báo chí, các cơ quan ngơn luận,
đài phát thanh và truyền hình. Do có lợi thế kinh nghiệm và uy tín lâu năm trong lĩnh vực tổ
chức hội chợ triển lãm thương mại đồng thời nhận được sự hỗ trợ trực tiếp từ Bộ thương mại,
VINEXAD có mối quan hệ rất tốt với các báo, các tạp chí, các đài phát thanh truyền hình
trung ương và địa phương.
Nhờ các mối quan hệ này mà mỗi kỳ hội chợ do VINEXAD tổ chức đều được thông
báo và quảng bá rộng rãi trên khắp các phương tiện thông tin đại chúng mà cơng ty phải phải
chi phí rất ít. Nó tạo một lợi thế cạnh tranh rất mạnh mẽ cho VINEXAD.
- Con người & Hệ thống (People & Process)
Trong kinh doanh dịch vụ điển hình là kinh doanh Tổ chức sự kiện thì yếu tố con người
là hết sức quan trọng. Đây là nhóm chiến lược thể hiện tinh thần cơ bản của quản trị hiện đại ,
có thể ví đây như là “phần chìm của một tảng băng”. Con người hay Nhân sự là yếu tố quan
trọng hàng đầu trong việc hoạch định, thực thi và quản lý các chiến lược của doanh nghiệp
hướng đến xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng và các bên hữu quan.
Qui trình hệ thống hay tính chun nghiệp nhằm chuẩn hóa bộ máy hoạt động cũng như
nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Như vậy qua các hoạt động marketing trong
thời gian qua chúng ta có thể hình dung được sự chuyên nghiệp của VINAXAD
- Yếu tố hữu hình (Philosophy)

Chương 3: QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC


1. Tuyển chọn
Tùy theo nhu cầu của từng vị trí công việc mà công ty đưa ra những tiêu chuẩn, trình độ
khác nhau
Quy trình tuyển dụng

Nhu cầu
Nguồn bên ngồi
Nguồn nội bộ

Sơ tuyển
Phỏng vấn

Tuyển chọn

2. Huấn luyện và Phát triển nghề nghiệp
Thửkỹviệc
Nhằm nâng cao trình độ,
năng của CBCNV để đáp ứng nhu cầu công tác và tăng
cường hiệu quả công việc trong điều kiện phát triển của đơn vị và xã hội. Hàng năm cơng
Nhận việc chính thức

ty căn cứ vào mục tiêu kế hoạch đào tạo, sau đó cử các CBCNV đi đào tạo nâng cao
chuyên môn, tay nghề dưới nhiều hình thức khác nhau như: đào tạo tại chỗ hay cử đi học
các khóa học ngắn hạn.
3. Lương, thưởng, trợ cấp, phúc lợi
Công ty xây dựng quy chế trả lương cho người lao động trong đó tiền lương của người
lao động được trả theo năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả cơng việc.
Tiền lương bình qn, tiền thưởng, phúc lợi:
- Thu nhập bình quân CBCNV trong năm 2009 là 4.000.000 đồng /người/tháng.
- Hàng năm căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh, công ty quyết định mức thưởng cụ
thể nhưng khơng dưới 1 tháng lương bình quân trong năm.
4. Giao nhiệm vụ, giám sát, kiểm tra, điều chỉnh
Mỗi thành viên công ty đều được phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng dưới sự giám sát,
kiểm tra của các cấp trên
a. Đại hội đồng cổ đông
Gồm tất cả các cổ đơng có quyền biểu quyết và là cơ quan có thẩm quyền cao
nhất của Cơng ty, có quyền quyết định tỷ lệ trả cổ tức hàng năm; phê chuẩn báo cáo
tài chính hàng năm; bầu và bãi miễn HĐQT, BKS; quyết định bộ máy tổ chức của
công ty; bổ sung và sửa đổi điều lệ; quyết định loại và số lượng cổ phần phát hành;

sáp nhập hoặc chuyển đổi Công ty; tổ chức lại và giải thể Công ty, quyết định đầu tư
hoặc bán tài sản có giá trị từ 50% vốn điều lệ của cơng ty v.v... Đại hội đồng cổ đông


họp đại hội thường niên (một
năm một lần) và đại hội bất thường.
b. Hội đồng quản trị
HĐQT là cơ quan quản lý cơng ty, có tồn quyền nhân danh Cơng ty để
quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, lợi ích, quyền lợi của Cơng ty trừ
những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị bao gồm
05 thành viên do ĐHĐCĐ bầu hoặc miễn nhiệm.
Thành viên Hội đồng Quản trị Công ty gồm:
ƒ Ông Nguyễn Khắc Luận - Chủ tịch HĐQT
ƒ Ông Phạm Quỳnh Giang - Phó Chủ tịch HĐQT
ƒ Ông Trịnh Xuân Tuấn

- Ủy viên HĐQT

ƒ Bà Đỗ Thị Hoài

- Ủy viên HĐQT

ƒ Ông Đinh Văn Khải

- Ủy viên HĐQT

Chủ tịch Hội đồng Quản trị là đại diện theo pháp luật của Cơng ty.
c.

Ban kiểm sốt

Là cơ quan trực thuộc ĐHĐCĐ, do ĐHĐCĐ bầu ra. BKS có nhiệm vụ kiểm

tra tính trung thực, hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh
doanh của Công ty trong sổ sách báo cáo tài chính; báo cáo trước ĐHĐCĐ về tính
chính xác, trung thực, hợp pháp của việc ghi chép, lưu trữ chứng từ và lập sổ kế
toán, báo cáo tài chính, báo cáo khác của Cơng ty, về tính trung thực hợp pháp
trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của Cơng ty, về tính trung thực
chính xác của Báo cáo tài chính; kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu
tổ chức quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
Ban kiểm sốt của cơng ty gồm 3 thành viên, trưởng Ban kiểm soát do các
thành viên trong ban bầu ra. Thành viên Ban kiểm soát gồm:
ƒ Bà Huỳnh Thị Thúy Nga - Trưởng Ban kiểm sốt
ƒ Ơng Vũ Đăng Khoa

- Ủy viên

ƒ Bà Nguyễn Thị Bích Hồng
d.

- Ủy viên

Ban Giám đốc

Ban Giám đốc Công ty gồm Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc. Tổng
Giám đốc do HĐQT bầu ra. Các thành viên HĐQT được kiêm nhiệm thành viên Ban điều


hành của công ty.
Tổng Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và là người
chịu trách nhiệm trực tiếp và chủ yếu trước HĐQT, ĐHĐCĐ và pháp luật về việc thực

hiện các quyền hạn và nghĩa vụ được giao.
Phó Tổng Giám đốc được Tổng Giám đốc phân công, ủy nhiệm quản lý và điều
hành một hoặc một số lãnh vực hoạt động của Công ty. Phó Tổng Giám đốc chịu trách
nhiệm trước Tổng Giám đốc trong phạm vi được phân công, ủy nhiệm.
Các thành viên Ban Giám đốc Cơng ty gồm:
ƒ Ơng Nguyễn Khắc Luận

- Tổng Giám đốc

ƒ Ơng Trịnh Xn Tuấn

- Phó Tổng Giám đốc

ƒ Ơng Phạm Quỳnh Giang

- Phó Tổng Giám đốc

e. Các phịng quản lý chức năng
* Phịng Tài chính - Đầu tư
Là bộ phận chức năng trợ giúp Tổng Giám đốc trong các lĩnh vực cụ thể sau:
- Thu thập, xử lý thơng tin, số liệu kế tốn theo đối tượng và nội dung cơng việc kế
tốn, theo chuẩn mực và chế độ kế toán;
- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp thanh toán nợ;
kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn
ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính và kế tốn;
- Phân tích thơng tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu
quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị;
- Tham mưu cho ban Tổng Giám đốc về các dự án và kế hoạch đầu tư; Các
nhiệm vụ khác được Cán bộ lãnh đạo phân cơng.
*Phịng Quản trị - Nhân sự

Là bộ phận chức năng giúp việc cho Tổng Giám đốc trong các lĩnh vực cụ thể sau:
- Công tác tổ chức bộ máy nhân sự kinh doanh và bố trí nhân sự phù hợp với từng bộ phận
phòng - ban. Quy hoạch cán bộ, tham mưu cho Tổng Giám đốc quyết định việc đề bạt và
phân công cán bộ lãnh đạo và quản lý, tuyển dụng và đào tạo nhân sự.
- Công tác quản lý lao động, tiền lương tồn Cơng ty;
- Cơng tác hành chính và quản trị, phụ trách quản trị tòa nhà Vinexad và cung cấp dịch vụ
cho văn phòng cho thuê.
*Phòng Phát triển kinh doanh


Là bộ phận chức năng giúp việc cho Tổng Giám đốc trong các lĩnh vực cụ thể sau:
- Tư vấn cho HĐQT và Ban Tổng Giám đốc điều hành hoạch định kế hoạch kinh doanh
ngắn và dài hạn, tư vấn phát triển các hoạt động kinh doanh chính của Cơng ty.
- Thực hiện đề án phát triển thương hiệu Vinexad trong ngắn hạn và dài hạn, tổ chức công tác
truyền thơng của các sự kiện và quảng bá hình ảnh Công ty.
- Hỗ trợ hoạt động điều hành của Ban Tổng Giám đốc về lịch trình, kế hoạch cơng tác cũng
như tiếp khách ….
- Tham mưu và thực hiện chức năng pháp lý kinh doanh của Công ty: lập và sửa các Hợp
đồng kinh tế, sở hữu trí tuệ, hợp tác quốc tế, liên doanh, đầu tư,… đảm bảo đúng luật
pháp và hạn chế tranh chấp cũng như rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng.
5. Hổ trợ trong quá trình chuyển giao dịch vụ
Trước khi bắt đầu một sự kiện công ty sẽ đánh giá lại các nguồn lực mình đang có là bao
nhiêu người, dự kiến tài chính bao nhiêu, có các nguồn lực bên ngồi nào hỗ trợ.

-

6. Thương thảo và phát triển các mối quan hệ trong nội bộ công ty
Mỗi nhân viên sau khi ký hợp đồng lao động với công ty sẽ được hưởng các chế độ theo
quy định của nhà nước. Ngoài ra, cơng ty cịn tổ chức các buổi họp mặt, vui chơi vào các

-

ngày lễ trong năm nhằm duy trì và phát triển các mối quan hệ trong nội bộ công ty
Công ty sẽ thương thảo với từng cá nhân sao cho đáp ứng quyền lợi cho cả hai bên đảm
bảo hiệu quả cơng việc.
7. Xây dựng nền văn hóa của công ty
Mọi thành viên trong công ty đều nổ lực, phấn đấu vì mục tiêu chung:
“Đẳng cấp – Tính chuyên nghiệp – Sự Trung thực
Chúng tôi phấn đấu hết sức mình vì Niềm tự hào của thương hiệu Vinexad”

Là công ty quảng cáo và tổ chức hội chợ triển lãm lớn nhất Việt Nam, Công ty đã xác định sứ
mệnh của mình là:
-

Kết nối Doanh nghiệp Việt Nam với thị trường Quốc tế

-

Kết nối Doanh nghiệp nước ngoài với thị trường Việt Nam

-

Cung cấp những giải pháp Truyền thông – Quảng cáo – Sự kiện Xúc tiến thương mại
đa dạng với tiêu chí: Sáng tạo – Đẳng cấp – Hiệu quả

CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ SẢN XUẤT TRONG VIỆC TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1. Xây dựng các công việc cần thực hiện theo tiến trình:


a/ Xác định mục tiêu Tổ Chức Sự Kiện.

- Mục tiêu Tổ Chức Sự Kiện do nhà đầu từ, chủ Doanh nghiệp đưa ra.
-Mục tiêu phải đo lường được và phù hợp với chiến lược của Doanh nghiệp.
b/ Xác định nội dung Tổ Chức Sự Kiện
- Thông điệp mà khách hàng muốn truyền tải
- Đối tượng nhận thông điệp
- Khách mời.
-Thời gian.
- Địa điểm.
- Nội dung, trình tự cơ bản.
- Ngân sách.
- Cơ quan báo chí
c/ So sánh nội dung với yêu cầu
- Phải thỏa mãn được yếu tố chính quyền, tức chính quyền cho phép tổ chức.
-Thoả mãn mục tiêu của chủ đầu tư và chiến lược của Doanh nghiệp.
-Thoả mãn đối tượng nhận thông điệp event (thu hút được số lượng bao nhiêu người - Đối
tượng cụ thể tham gia, chuyển tải được hình ảnh, thơng điệp gì cho thương hiệu, cảm xúc của
người tham gia vào event thế nào…)
- Event muốn thu hút và gây ấn tượng mạnh với những người tham dự cần có những yếu tố
sáng tạo và bất ngờ.
d/ Lên chương trình.
-Lên chương trình theo mẫu.
-Chuyển chương trình cho Giám đốc duyệt.
- Dự đốn tình huống có thể xảy ra để có thể xử lý tốt các sự cố xảy ra tại event.
e/ Chuẩn bị.
-Thực hiện theo kế hoạch đề ra.
- Kiểm tra việc hoàn tất trước ngày bắt đầu.
f/ Tổ chức Sự Kiện.
g/ Lấy ý kiến phản hồi của khách hàng

2. Phân tích, lập kế họach các yếu tố cần phải có để thực hiện cơng việc:

 TÌM HIỂU KHÁCH HÀNG


- Đặc điểm cá nhân:
- Đặc điểm các cuộc họp trước đây:
- Đặc điểm địa lý của KH:
- Đặc điểm về chính sách của khách hàng cho việc tổ chức các cuộc hợp, sự kiện.
 XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH CỦA SỰ KIỆN
- Xác định mục đích của sự kiện.
Cần xác định mục đích của sự kiện sẽ tổ chức là để làm gì: Ra mắt sản phẩm, hội nghị
khách hàng, họp báo.... để có sự chuẩn bị phù hợp và chính xác cho sự kiện của mình.
- Xác định đối tuợng khách hàng mục tiêu.
Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của
những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả khách hàng tiềm năng. Một sự kiện dù
quy mô tầm cỡ đến đâu, ấn tượng đến mức nào cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai
đối tượng mục tiêu. Do đó phải xác định đúng đối tượng mục tiêu để làm việc tập trung và
mang lại hiệu quả hơn
+ Sẽ làm gì để xác định (và phát triển) số lượng (và giá trị) của những khách hàng mà sự
kiện thu hút được (kể cả những khách hàng tiềm năng) ?
+ Khách hàng của Doanh nghiệp – chủ đầu tư là những ai ?
+ Những thông điệp mà Chủ Doanh nhiệp muốn truyền tải đến khách hàng mục tiêu ?.
+ Sẽ kiểm tra kế hoạch chi tiết về các hoạt động thu hút đúng đối tượng khách hàng (mà
chủ Doanh nhiệp) cần hướng đến
- Xác định mục tiêu cần đạt đuợc.
Là mục tiêu đã đề ra và mong muốn sẽ giúp cho chủ Doanh nghiệp gặt hái sau sự kiện:
+ Gia tăng doanh số
+ Tìm kiếm khách hàng mục tiêu
+ Mở rộng thị trường
+ Mở rộng mối quan hệ.....
+ Kế hoạch và ngân sách là căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc..

 LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH
Chuẩn bị các nguồn lực: Trước khi bắt đầu một sự kiện cần đánh giá lại các nguồn lực mình
đang có như hiện có bao nhiêu người, dự kiến tài chính bao nhiêu, có các nguồn lực bên ngoài
nào hỗ trợ.
 LẬP KẾ HOẠCH CHƯƠNG TRÌNH
- Làm gì để xác định đúng đối tượng khách hàng ?
- Trước, trong, sau sự kiện, công ty cần làm gì để phát huy tác dụng của khách hàng
- Trước, trong, sau sự kiện, cơng ty cần làm gì để phát huy tác dụng của người tổ chức sự kiện
- Làm gì để thuyết phục khách hàng hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại này.
- Làm gì để tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao
tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu .
Và:
- Sau sự kiện:
+ Thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ với khách hàng
+ Thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ với các nhà cung cấp
+ Gửi phiếu thăm dò ý kiến của khách hàng về chương trình vừa qua
+ Gửi thư cảm ơn đến khách hàng
+ Họp và đánh giá ưu, nhược điểm, thiếu sót của chương trình vừa thực hiện và đánh
giá khả năng của các nhà cung cấp để có hướng điều chỉnh
 LÊN CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ
(thường phần này thì khách hàng sẽ cung cấp hoặc cơng ty tổ chức sẽ xây dựng dựa trên
yêu cầu của khách hàng)
 LỰA CHỌN VỊ TRÍ ,ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC
- Điểm điểm, vị trí phù hợp
-Nơi tổ chức cuộc họp …. : Phòng họp nào?
-Nơi tổ chức cho khách ăn sáng, ăn chính cho khách: tiệc ngồi trời, buffet…?
-Phịng nghỉ ?
-Các điểm tham quan

 QUẢN LÝ DIỄN BIẾN SỰ KIỆN


Quản lý các hoạt động bên ngoài cuộc họp:
-Chịu trách nhiệm quản lý đồn trong q trình đưa đón khách
-Tổ chức đặt phòng, đặt tiệc và các bữa ăn cho khách
-Quản lý khách trong quá trình diễn tiệc và các bữa ăn chính
-Các hoạt động tham quan của đồn
-Giám sát việc tổ chức, chuẩn bị các trang thiết bị
-Sắp xếp và ổn định vị trí chỗ ngồi cho khách
-Theo dõi và xử lý các sự cố kỹ thuật trong quá trình diễn biến sự kiện ( máy chiếu, hệ
thống ánh sáng, loa, mic )
-Cung cấp các tài liệu cần thiết trong sự kiện
-Quan sát, đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch
 ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH
- Làm phiếu hỏi ý kiến về sự hài lòng của khách hàng
- Đánh giá xem chúng ta đã làm tốt được mặt nào và mặt nào cịn hạn chế, thiếu sót
- Rút ra được bài học kinh nghiệm cho lần tổ chức sau
- So sánh các khoản chi phí thực tế so với kế hoạch dự kiến => Lợi nhuận thực tế thu
được
3. Tập trung nguồn lực và tổ chức thực hiện
a/ Tập trung nguồn lực
 Thiết lập sơ bộ về thời gian, thời lượng của chương trình
Phải dự trù trước thời lượng của một chương trình diễn ra trong thời gian bao lâu, từ đó tổng
hợp thời gian của tất cả các chương trình để thiết lập sơ bộ về thời gian tổng thể của sự kiện đó
diễn ra bao nhiêu ngày. Nhưng nên chú ý công thêm thời gian gỉai lao giữa các chương trình
và những việc xảy ra ngịai kế họach đã đặt ra.

 Thiết lập nhóm làm việc
Dựa trên kế họach đã thiết lâp mà có họach định phân chia, thiết lập nhân sự vào các nhóm

phù hợp, với cơng việc đã phân cơng trong thời gian hịan thành cơng việc thích hợp.


Ví dụ: ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp, hay những ai chuẩn bị đặt
hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng
đợt chương trình….
 Địa điểm:
- Chọn địa điểm
- Tham quan, khảo sát địa điểm
- Xem xét sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia
- Ký hợp đồng địa điểm
- Xác nhận thông tin chi tiết
- Theo dõi và hoàn tất việc lựa chọn địa điểm
 Các yêu cầu chuẩn bị về nhân sự:
- MC: Người dẫn chương trình.
- PG: Hướng dẫn, chào mừng khách mời.
- Tiếp tân tại bàn: Đón khách, nhận Namecard, xác nhận khách mời.
- Người quay phim, chụp hình.
- Người chuẩn bị trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện.
- Người xử lý các tình huống phát sinh
 Thuyết trình:
- Chọn chủ đề phù hợp cho sự kiện
- Xác định người thuyết trình
- Phác thảo bài thuyết trình
- Trang phục cho người thuyết trình
 Báo chí, các cơ quan truyền thơng:
- Mời đại diện báo chí, phóng viên báo chí
- Đại diện của đài truyền hình, phóng viên đài truyền hình
.- Khách mời đặc biệt: ca sĩ, diễn viên…

 Các yêu cầu chuẩn bị về cơ sở vật chất, tài liệu:
Bảng kế hoạch thời gian chương trình.
Nội dung bài diễn văn (Thuyết trình)
Brochure cho khách tham dự
Thư mời, thư cám ơn
+ Các đơn vị bảo trợ
+ Báo chí
+ Đài truyền hình
+ Đại biểu
+ Khách tham dự
 Thơng cáo báo chí, quảng cáo để đăng trên các báo, website tài trợ...

 Trang phục:
- Trang phục cho MC
- Trang phục cho PG


- Bangron cho PG
 Hệ thống âm thanh:
- Máy chiếu
- Nhạc chờ
- Micro: Có dây, khơng dây, dự phịng.
- Loa, ampli
 Ánh sáng:
Khảo sát địa điểm, hình ảnh trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện: Video, PowerPoint,
Flash, thiết bị điều khiển từ xa.
 Trang trí:
- Hoa trang trí tại địa điểm
- Hoa cài áo cho khách mời.

- Thẻ đeo của ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời.
- Lẵng hoa chúc mừng trang trí.
- Backdrop
- Bangron, banner chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự
- Biển biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm.
- Bàn tiếp tân
- Sắp xếp sơ đồ bàn ghế trong hội trường (Nếu có)
 Quà tặng:
- Quà đơn vị tài trợ
- Quà cho đại biểu
- Quà cho khách mời trong danh sách
- Quà cho khách vãng lai
 Loại quà tặng:
- Sản phẩm


- Voucher (Thẻ mua hàng, phiếu ưu đãi)
- Hiện kim
- Kỷ niệm chương, cờ, giấy khen
 Teabreak:
- Chọn cách phục vụ: Tập trung hoặc từng bàn.
- Nước uống:.
- Thức ăn nhẹ: Ăn nhẹ, đặt tiệc (Nếu là tiệc nơi khác thì phải có hướng dẫn chỉ đường).
 Quay phim, chụp hình:
- Chuẩn bị máy chụp hình
- Chuẩn bị máy quay phim.
 Các u cầu chuẩn bị dự phịng:
- Giao thơng, công chánh (Xin tuyến, bãi - bến đậu xe)
- Cấp cứu
- Cứu hỏa

- Cơng an
- Dân phịng
- Cơng ty bảo vệ
- Ủy ban
 Báo cáo kết quả sự kiện:
- Số lượng khách tham dự
- Các đơn vị truyền thông
- Lượng hóa các phản hồi từ các bên tham gia
- Đánh giá mức độ thành công của sự kiện
- Tác động doanh số sau sự kiện ( cụ thể và lượng hóa )
- Ngày giờ phát sóng, ngày ra báo
- Các chuyên mục khách hàng quan tâm


b/ Tổ chức thực hiện
- Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện cơng việc đặt ngồi
theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận
+ Đây là giai đoạn cực kỳ quan trọng , nó cho thấy sự chuyên nghiệp của các cơng ty
event, vì vậy lên danh sách công việc và phân công một cách rõ ràng và đưa ra những tình
huống xấu có thể xảy ra để có thể giải quyết tình huống kịp thời khi đó chương trình sẽ diễn ra
xng sẻ .
+ Trước khi diễn ra chương trình , bảo đảm rằng mọi thứ đang được ở trong tình trạng
được chuẩn bị một cách tốt nhất và tốt nhất là nên chạy thử chương trình để đảm bảo rằng
khơng có vấn đề gì phát sinh trong quá trình chạy thật.
- Tổ chức event và theo dõi event: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo cơng việc đã
được phân cơng. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng
giải quyết tại chỗ
+ Những nhân viên phụ trách chương trình phải ln túc trực tại nơi diễn ra chương
trình để theo dõi tiến độ cơng việc để kịp thời điều động nhân sự.
+ Đối với dàn dựng sân khấu phải làm trước 1 ngày và phải kiểm tra xem hệ thống âm

thanh, ánh sáng, sân khấu có đủ tiêu chuẩn cho chương trình diễn ra, để tránh tình trạng tiêu
chuẩn sân khấu khơng đủ điều kiện và có thể gây ảnh hưởng xấu đến tính mạng nhân sự trong
quá trình chạy chương trình.
+ Bộ phận hậu cần và bộ phận kỹ thuật phải luôn chuẩn bị sơ cua vật dụng cho chương
trình ví dụ như: tiệc buffet dành cho 20 người thì nên chuẩn bị cho khoảng trên 25 người vì
tránh trạng có dẫn người thân theo, hay thiếu quà cho khách… đó là điều nên tránh trong các
chương trình event và lỗi về màn hình chiếu sáng do cúp điện hay máy tính bị virus thì nên
chuẩn bị thêm một máy…Nói chung khi chạy một chương trình thì rất nhiều tình huống khơng
lường trước xảy ra nên ta càng chuẩn bị càng chi tiết sẽ hạn chế được phần nào những rủi ro
đó.
+ Lúc diễn ra chương trình , trên tay ln cầm một checklist, ln theo sát tiến độ cơng
việc của chương trình, kiểm tra xem những tình huống xấu nhất có thể xảy ra có nằm trong dự
tính hay khơng và phải bình tĩnh để giải quyết vấn đề.
+ Các trưởng nhóm phụ trách từng bộ phận trong quá trình chạy chương trình ln phải
báo cáo tình hình một cách liên tục cho người quản lý chương trình, để các bộ phận có thể