Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán: Phần 2 - Trường ĐH Kinh tế
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.76 MB, 136 trang )
Chương 5
TỔ CHỨC THƠNG TIN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU
Chu trình doanh thu ghi nhận những nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan
đến việc bán hàng và thanh toán tiền của khách hàng. Một doanh nghiệp thiết kế
tốt chu trình doanh thu thì sẽ đảm bảo cho việc bán hàng và thanh toán của khách
hàng được thực hiện nhanh chóng, chính xác và ln được kiểm sốt.
Với mục đích giúp người đọc hiểu rõ được việc tổ chức thông tin trong chu
trình doanh thu, chương này sẽ trình bày cụ thể các nội dung:
- Mục tiêu và các chức năng chính của chu trình doanh thu.
- Tổ chức thơng tin cho các hệ thống chức năng trong chu trình doanh thu là
hệ thống bán hàng, hệ thống giao hàng, hệ thống lập hóa đơn và hệ thống theo dõi
cơng nợ và thu tiền.
- Mơ hình quan hệ cấu trúc dữ liệu trong chu trình doanh thu.
- Các hoạt động kiểm sốt đối với chu trình doanh thu
1. Giới thiệu chu trình doanh thu
Doanh thu khơng phải là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp nhưng nó lại
là điều kiện quan trọng hàng đầu đảm bảo cho doanh nghiệp tiếp tục tồn tại và
phát triển trong môi trường kinh doanh cạnh tranh. Muốn vậy doanh nghiệp phải
xác định đúng nhu cầu của khách hàng và tìm cách đáp ứng tốt nhất các nhu cầu
đó. Doanh thu của một doanh nghiệp có thể từ hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng
hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện
phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thu tiền khách hàng. Các công việc ghi
nhận, xử lí những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng diễn ra liên tục và lặp lại đối
với từng lần bán hàng và chỉ dừng lại khi doanh nghiệp ngừng hoạt động. Nếu
như doanh nghiệp thiết kế chu trình doanh thu một cách hữu hiệu với sự hỗ trợ
của công nghệ thông tin hiện đại thì sẽ đảm bảo những nghiệp vụ bán hàng và
thanh tốn của khách hàng được thực hiện nhanh chóng, chính xác và được kiểm
soát tốt.
107
Phân hệ
Nhận đơn
hàng/
Bán hàng
Phân hệ
Phát hành
hóa đơn/
Theo dõi
thanh tốn/
Nhận tiền
CHU TRÌNH
DOANH THU
Phân hệ
Quản lý
kho hàng/
Giao hàng/
Vận chuyển
Phân hệ
Tổng hợp
Hình 5.1: Các phân hệ chức năng liên quan đến chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu thường tương tự nhau giữa các loại hình doanh nghiệp,
bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến
việc bán hàng và thu tiền. Ghi nhận đúng yêu cầu đặt hàng, đáp ứng tốt nhất nhu
cầu của khách hàng và thu được tiền thanh toán của khách hàng đúng thời hạn là
mục tiêu chủ yếu của chu trình doanh thu. Hai hệ thống chức năng cơ bản tạo nên
chu trình doanh thu: (1) hệ thống xử lí bán hàng và (2) hệ thống xử lí thu tiền. Để
thực hiện hai chức năng cơ bản trên, trong doanh nghiệp thơng thường có hai bộ
phận trực tiếp tham gia thực hiện chu trình này là phịng kinh doanh và phịng kế
tốn. Trao đổi thơng tin đóng vai trị rất quan trọng để thực hiện phối hợp nhịp
nhàng và hiệu quả giữa các cá nhân trong từng bộ phận cũng như giữa hai bộ phận
với nhau.
1.1. Mục tiêu của chu trình doanh thu
Mục tiêu chủ yếu của chu trình doanh thu là phối hợp nhịp nhàng và hiệu
quả giữa các bộ phận trong việc bán hàng, theo dõi thanh toán và thu tiền của
khách hàng. Các nội dung công việc chủ yếu của chu trình doanh thu bao gồm:
- Ghi nhận đặt hàng nhanh chóng và chính xác.
108
- Kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng và lượng hàng sẵn có.
- Giao hàng hay cung cấp dịch vụ đúng thời hạn.
- Xuất hóa đơn cho khách hàng chính xác và kịp thời.
- Ghi nhận doanh thu một cách chính xác.
- Theo dõi tình hình cơng nợ và thanh toán của khách hàng.
- Thu tiền (tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng).
1.2. Chức năng của chu trình doanh thu
Các chức năng chính của chu trình doanh thu được thể hiện như ở Hình 5.2.
Hình 5.2: Các chức năng chính của chu trình doanh thu
1.2.1. Nhận đơn đặt hàng
Đây là khâu đầu tiên của chu trình doanh thu, thường được thực hiện ở bộ
phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh. Đặt hàng của khách hàng có thể được ghi
nhận bằng nhiều cách khác nhau, có thể do khách hàng điền vào một mẫu đơn đặt
hàng in sẵn hoặc khách hàng có thể gửi các yêu cầu đặt hàng qua email, gọi điện
thoại, điền vào các mẫu đơn đặt hàng trên trang web của công ti… Ngoài ra, nhân
viên bán hàng có thể đến gặp trực tiếp khách hàng để nhận được các đơn đặt hàng.
Yêu cầu của khách hàng phải được ghi nhận một cách cụ thể và chính xác về
chủng loại hàng hóa, số lượng từng mặt hàng, thời gian, địa điểm giao hàng cũng
109
như các điều kiện thanh tốn, vận chuyển hàng hóa… Đây chính là các thông tin
làm cơ sở để thực hiện các bước cơng việc tiếp theo của chu trình.
1.2.2. Kiểm tra tín dụng và tồn kho
Thơng thường mỗi khách hàng chỉ được phép mua chịu đến một giới hạn
nhất định. Do vậy, trước tiên nhân viên bán hàng cần phải kiểm tra số dư công
nợ của khách hàng hoặc sự đảm bảo tài chính của khách hàng trước khi quyết
định chấp nhận đơn đặt hàng thanh toán sau. Nếu một đơn đặt hàng được nhận từ
khách hàng thường xuyên thì thơng tin tín dụng liên quan đến khách hàng đã có
sẵn trong cơ sở dữ liệu của cơng ti. Thơng tin sẽ được tóm tắt trong bảng đánh giá
khả năng chi trả (như là: xuất sắc, tốt, không tốt) hoặc là một giới hạn tín dụng (ví
dụ khách hàng chỉ được phép nợ tối đa 50.000.000đ). Nếu một đơn đặt hàng của
một khách hàng mới hoặc trong những trường hợp đặc biệt thì nhân viên bán hàng
phải báo cáo các nhà quản lí xem xét riêng cho từng trường hợp.
Nếu lần bán chịu này sẽ làm tổng mức nợ của khách hàng lớn hơn hạn mức
tín dụng cho phép, nhân viên bán hàng sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán bớt nợ
cũ trước khi thực hiện đơn hàng mới. Có thể nhận thấy, trong khâu này bộ phận
bán hàng và bộ phận kế toán công nợ phải phối hợp chặt chẽ với nhau. Biến động
về tình hình cơng nợ của từng khách hàng phải được kế toán cập nhật kịp thời để
cung cấp thơng tin một cách nhanh chóng và chính xác giúp bộ phận bán hàng xử
lí đơn đặt hàng. Trong điều kiện hệ thống thông tin của doanh nghiệp được nối
mạng máy tính, nhân viên bán hàng sẽ được phân quyền truy cập số dư công nợ
của từng khách hàng để kiểm tra.
Trước khi chấp nhận đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng cần phải xác định
lượng hàng khách hàng yêu cầu đang có sẵn hoặc sẽ có đủ tại thời điểm giao
hàng. Do vậy bước kế tiếp nhân viên bán hàng cần thực hiện kiểm tra lượng hàng
tồn kho. Xác định hàng được đặt có thể đáp ứng hay không là một nhiệm vụ khá
phức tạp. Đối với các doanh nghiệp thương mại hoặc doanh nghiệp sản xuất hàng
loạt, nhân viên bán hàng có thể thực hiện kiểm kê thực tế số lượng hàng hiện có
trong kho. Thơng thường doanh nghiệp phải duy trì một mức tồn kho nhất định để
đảm bảo an toàn cho việc tiêu thụ. Trong trường hợp hệ thống thông tin được thiết
kế tốt, lượng hàng dự trữ có thể được giảm xuống đến mức thấp nhất và nhân viên
bán hàng được phân quyền truy cập vào dữ liệu tồn kho của các mặt hàng để xác
định lượng hàng hiện có, số lượng hàng đang trên đường về cũng như thời điểm
dự kiến hàng về đến kho. Như vậy, để thực hiện việc kiểm tra lượng tồn kho phục
vụ cho công tác bán hàng, tình hình biến động của hàng tồn kho phải được kế
110
toán hàng tồn kho cập nhật chính xác và kịp thời ngay tại mỗi thời điểm phát
sinh tăng giảm.
Nếu sản phẩm được sản xuất theo đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng phải
phối hợp thông tin với bộ phận kế hoạch và bộ phận sản xuất để xác định ngày
sản xuất hoàn thành trước khi chấp nhận đơn đặt hàng.
1.2.3. Lập lệnh bán hàng
Đơn đặt hàng sau khi được chấp nhận sẽ là cơ sở để lập lệnh bán hàng. Lệnh
bán hàng do bộ phận bán hàng lập, được in ra nhiều liên và chuyển đến các bộ
phận khác để tiếp tục thực hiện chu trình. Lệnh bán hàng thể hiện đầy đủ các
thông tin về tên các loại hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, các thơng tin về khách
hàng (tên, đơn vị), địa chỉ giao hàng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh tốn...
Thơng thường, một bản sao của lệnh bán hàng sẽ được gửi cho khách hàng như
một sự chấp nhận đơn đặt hàng và xác nhận lại các thông tin về điều kiện giao
hàng. Một liên của lệnh bán hàng được chuyển đến bộ phận chuẩn bị hàng để
chuẩn bị, đóng gói. Một liên được chuyển đến bộ phận kho để làm các thủ tục
xuất kho hàng hóa và đóng vai trị như phiếu xuất kho. Một liên được lưu giữ tại
bộ phận bán hàng để tiếp tục xử lí, theo dõi và kiểm soát toàn bộ hoạt động cho
đến khi hàng hóa được giao cho khách và thu được tiền. Các liên còn lại của lệnh
bán hàng được gửi đến bộ phận kế toán để bộ phận này biết và chuẩn bị lập hóa
đơn bán hàng, theo dõi công nợ và thu tiền bán hàng.
1.2.4. Chuẩn bị hàng
Thông tin trên lệnh bán hàng là cơ sở để bộ phận chuẩn bị hàng thực hiện
các bước công việc tiếp theo. Sau khi nhận được lệnh bán hàng, nếu hàng đã có
sẵn trong kho, bộ phận chuẩn bị hàng tiến hành chuẩn bị hàng hóa theo đúng số
lượng, chủng loại, đóng gói và làm các thủ tục để xuất hàng cho khách. Trong
trường hợp phải tiến hành sản xuất theo đơn đặt hàng hoặc phải cung ứng mới có
hàng thì cơng việc chuẩn bị hàng sẽ phức tạp hơn, địi hỏi phải có sự phối hợp
đồng bộ và hiệu quả giữa phòng kinh doanh và các bộ phận sản xuất, cung ứng
mới có thể đảm bảo việc giao hàng cho khách đúng thời hạn thỏa thuận.
1.2.5. Giao hàng
Đến ngày giao hàng, khách hàng có thể nhận hàng tại kho hoặc doanh
nghiệp chuyển hàng giao cho khách tại địa điểm chỉ định. Bộ phận giao hàng
phải lập giấy báo gửi hàng để gửi kèm với hàng hóa. Giấy báo gửi hàng có thể là
bản sao của phiếu xuất kho hoặc vận đơn. Hàng hóa có thể được vận chuyển bằng
phương tiện của doanh nghiệp hoặc thông qua các đơn vị vận tải, các dịch vụ
chuyển hàng, dịch vụ bưu điện... Vận đơn là chứng từ giao nhận hàng giữa bộ
111
phận gửi hàng và đơn vị vận tải, trong đó thể hiện đầy đủ các thông tin liên quan
đến các loại hàng hóa được gửi đi, là cơ sở để thanh toán cước phí vận chuyển và
giải quyết các tranh chấp về sự thiếu hụt, hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận
chuyển. Các chứng từ chi phí liên quan đến việc vận chuyển sẽ được tập hợp và
chuyển về phịng kế tốn để thanh tốn và theo dõi.
1.2.6. Xuất hóa đơn cho khách hàng
Sau khi hàng hóa được giao cho khách hàng, một liên của giấy báo gửi
hàng được chuyển đến bợ phận lập hóa đơn. Lúc này bộ phận lập hóa đơn đã có
đầy đủ chứng từ để chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất. Sau khi kiểm tra,
đối chiếu các chứng từ có liên quan, bộ phận này tiến hành lập hóa đơn bán hàng
ghi nhận hoạt động bán hàng. Hóa đơn bán hàng là chứng từ xác định quyền sở
hữu hàng chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua. Trên hóa
đơn ghi rõ số lượng, đơn giá của từng loại, tổng giá trị các loại hàng hóa tiêu thụ
và các điều kiện thanh toán cũng như thuế GTGT. Đây chính là chứng từ quan
trọng nhất trong hệ thống nghiệp vụ bán hàng, được lập thành nhiều liên để gửi
cho khách hàng, làm cơ sở để bộ phận kế toán bán hàng ghi nhận và hạch tốn
doanh thu, thuế GTGT, bợ phận kế toán công nợ theo dõi các khoản phải thu
khách hàng và lưu tại bộ phận lập hóa đơn.
Việc lập hóa đơn thường phải đợi đến khi hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu
của người mua để tránh trường hợp sai sót, nhầm lẫn phải sửa chữa. Trên thực tế,
khi giao hàng cho khách tại kho của doanh nghiệp thì thời điểm chuyển giao
quyền sở hữu là khi hàng vừa được giao. Trong trường hợp hàng hóa phải được
vận chuyển đến giao tại kho của khách hàng, thời điểm chuyển giao quyền sở hữu
là lúc khách hàng nhận được hàng.
1.2.7. Theo dõi các khoản phải thu của khách hàng
Các khoản phải thu được theo dõi riêng biệt cho từng khách hàng. Có hai
phương pháp tổ chức theo dõi phải thu của khách hàng: Phương pháp theo dõi
thanh toán theo từng hóa đơn và Phương pháp kết chuyển số dư.
Phương pháp theo dõi thanh tốn theo từng hóa đơn: Khách hàng sẽ thanh
tốn dứt điểm từng hóa đơn. Bộ phận kế tốn theo dõi trên sổ chi tiết cơng nợ
khách hàng các khoản phải thu, đã thu và số dư nợ chi tiết theo từng hóa đơn.
Phương pháp này cho phép theo dõi tất cả các hóa đơn chưa thanh toán và phân
tích chúng theo thời hạn nợ. Ưu điểm của phương pháp này là cung cấp thông tin
rất cụ thể, rõ ràng và hỗ trợ cho chính sách chiết khấu bán hàng nhằm khuyến
khích khách hàng thanh toán đúng hạn theo từng hóa đơn. Tuy nhiên, phương
112
pháp theo dõi thanh tốn theo từng hóa đơn địi hỏi trình độ kế tốn cao, chi phí
nhiều và chỉ có thể thực hiện được khi áp dụng tin học hóa cơng tác kế tốn.
Phương pháp kết chuyển số dư: Bộ phận kế tốn khơng theo dõi thanh tốn
chi tiết theo từng hóa đơn bán hàng mà chỉ theo dõi tổng số dư đầu kì, tổng số nợ
phát sinh trong kì, tổng số tiền đã thanh tốn và số cịn nợ của mỗi khách hàng
vào cuối kì. Phương pháp này tuy đơn giản nhưng không hỗ trợ thực hiện chính
sách chiết khấu bán hàng cũng như cung cấp thông tin về các khoản khách hàng
chậm thanh toán.
1.2.8. Nhận tiền thanh tốn
Khách hàng có thể thanh tốn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Trong
trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, bộ phận kế toán tiền mặt lập
phiếu thu và thủ quỹ tiến hành thu tiền. Phiếu thu được lập thành nhiều liên, trong
đó 1 liên giao cho khách hàng và các liên còn lại được sử dụng để hạch toán, lưu
trữ tại bộ phận kế toán. Phiếu thu là cơ sở để hạch toán vào các sổ kế toán và các
tài khoản tiền mặt. Khi khách hàng mua hàng thanh tốn ngay bằng tiền mặt,
khơng cần phải theo dõi các khoản phải thu. Trường hợp khách hàng thanh toán
bằng chuyển khoản qua ngân hàng, bộ phận kế toán tiền gửi ngân hàng căn cứ
vào giấy báo có của ngân hàng để tiến hành hạch toán vào các sổ kế toán và các
tài khoản tiền gửi ngân hàng, đồng thời thơng báo cho bộ phận kế tốn theo dõi
cơng nợ để cập nhật tình hình thanh tốn của khách hàng.
1.2.9. Các chức năng liên quan khác
Có nhiều chức năng liên quan khác trong chu trình doanh thu như: giải
quyết hàng bị trả lại và giảm giá hàng bán, thu các khoản nợ quá hạn, xử lí những
đơn đặt hàng lại, trả hoa hồng cho đại lí...
- Giải quyết hàng bị trả lại và giảm giá hàng bán: Hàng bị trả lại khi khách
hàng khơng hài lịng, trả lại tất cả hoặc một phần hàng hóa đã nhận. Giảm giá
hàng bán là sự điều chỉnh để đền bù cho khách hàng vì hàng hóa bị hư hỏng, kém
phẩm chất hay thiếu hụt... Trong trường hợp này biên bản được chuẩn bị để ghi
nhận các thỏa thuận. Tuy nhiên, chúng chỉ được lập khi có bằng chứng rằng hàng
bị trả đã được nhận lại hoặc các khoản giảm giá được các cấp thẩm quyền phê
duyệt. Các biên bản này là cơ sở để ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu và số dư
tài khoản phải thu khách hàng.
- Xử lý các khoản nợ quá hạn: Việc xử lý các khoản nợ quá hạn xảy ra
không thường xuyên và chỉ liên quan đến những khách hàng chậm trả. Nhìn
chung, quy trình này thường bắt đầu bằng việc gửi thông báo đến khách hàng về
113
khoản nợ quá hạn. Trong trường hợp khách hàng mất khả năng chi trả các khoản
nợ, doanh nghiệp phải làm các thủ tục để xử lí và hạch toán các khoản nợ khơng
địi được.
- Xử lí các đơn đặt hàng lại: Nghiệp vụ đặt hàng lại thường xảy ra khi số
lượng hàng tồn kho không đủ để giao cho khách. Đặt hàng lại được bắt đầu bằng
việc chuẩn bị mẫu đơn đặt hàng lại, trong đó thể hiện số lượng cần đặt, ngày và
địa điểm giao hàng. Mẫu phiếu này được gửi đến nhà cung cấp và thông tin đặt
hàng lại được ghi vào sổ chi tiết hàng hóa. Thơng thường, hàng đặt lại được giao
thẳng cho khách hàng và số lượng hàng đã đặt lại trên sổ được ghi giảm. Doanh
nghiệp thường chỉ xuất hóa đơn cho các mặt hàng đặt lại sau khi chúng được giao
cho khách hàng.
1.3. Mối quan hệ giữa các bợ phận trong chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu liên quan đến mối quan hệ mật thiết giữa hệ thống
thông tin bán hàng thuộc phịng kinh doanh và hệ thống thơng tin kế tốn thuộc
phịng kế tốn.
Bộ phận kinh doanh: Có chức năng xác định và thỏa mãn nhu cầu khách
hàng, thực hiện các công việc bán hàng, nghiên cứu thị trường, xây dựng kế hoạch
phát triển sản phẩm và dịch vụ, bán hàng và chăm sóc khách hàng. Mục tiêu của
phịng kinh doanh là tối đa doanh số thực hiện và tối thiểu chi phí trong hoạt động
bán hàng. Hệ thống thông tin bán hàng bao gồm con người, thiết bị và quy trình
nhằm thu thập, xử lí và cung cấp những thơng tin kịp thời và chính xác phục vụ
cho việc phối hợp giữa các cá nhân, bộ phận trong quá trình bán hàng.
Bộ phận kế tốn: Có trách nhiệm ghi nhận, xử lí, phân tích, lưu trữ các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến sự biến động của hàng hóa, doanh thu
theo từng khách hàng, từng thị trường, theo dõi công nợ theo từng khách hàng, ghi
nhận đầy đủ các khoản thuế liên quan đến quá trình tiêu thụ, tiền mặt, tiền gửi
ngân hàng, chi phí, xác định kết quả tiêu thụ…, cung cấp thông tin cho bộ phận
bán hàng và nhà quản trị các cấp thông qua các báo cáo thích hợp.
Hình 5.3 mơ tả các chức năng cũng như phân công trách nhiệm và sự phối
hợp giữa phịng kinh doanh và phịng kế tốn trong chu trình doanh thu.
114
Hình 5.3: Quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu
(1) Nhận đặt hàng
(7) Cập nhật giảm hàng tồn kho
(2) Kiểm tra tình hình cơng nợ khách hàng
(8) Lập hóa đơn
(3) Kiểm tra hàng tồn kho
(9) Theo dõi phải thu khách hàng
(4) Lập lệnh bán hàng
(10) Thu tiền
(5) Chuẩn bị hàng
(11) Hạch toán tổng hợp và lập báo cáo
(6) Giao hàng và vận chuyển hàng
2. Tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu
Hình 5.4 trình bày sơ đồ dòng dữ liệu gồm 4 nút xử lí tương ứng với 4 chức
năng cơ bản của chu trình doanh thu, đó là (1) tiếp nhận, xử lí đơn đặt hàng và lập
lệnh bán hàng, (2) chuẩn bị hàng, vận chuyển hàng và giao hàng cho khách, (3)
lập hóa đơn, theo dõi thanh toán và thu tiền và (4) phân tích tình hình tiêu thụ.
115
Khách hàng
Dữ liệu khách hàng
Đặt
hàng
Chấp
thuận
đặt hàng
Mã khách hàng
và
các dữ liệu
khác
1.0
Lệnh
bán
hàng
Kiểm tra
tín dụng
Dữ liệu đặt hàng
Dữ liệu về cơng nợ
2.0
Giao
hàng
Dữ liệu
hàng tồn kho
Chứng
từ
gửi
hàng
Hàng hóa
& phiếu gửi
hàng
Khách hàng
Hóa đơn
bán hàng
Dữ liệu gửi hàng
3.0
Lập
Hóa đơn
Dữ liệu bán hàng
4.0
Phân tích
Dữ liệu giá bán
Sổ cái
tài khoản
Các nhà
quản lí
Hình 5.4: Sơ đồ dịng dữ liệu của chu trình doanh thu
2.1. Hệ thống bán hàng
Toàn bộ quy trình xử lí bán hàng được thể hiện trên Hình 5.5 sau:
116
Hình 5.5: Quy trình xử lí bán hàng
Đơn đặt hàng được nhập vào hệ thống máy tính bởi nhân viên bán hàng.
Chương trình sẽ tự động thực hiện việc kiểm tra số lượng hàng hóa hiện có để
thực hiện đơn đặt hàng. Dữ liệu về số lượng tồn kho hiện tại của từng loại hàng
hóa được lưu trữ trên trường “Số lượng tồn kho hiện tại” trong tập tin Danh mục
hàng hóa.
Cấu trúc của tập tin này như sau:
Mã
hàng
hóa
Tên hàng
hóa
ĐVT
Giá
bán
Thuế suất
thuế
GTGT
Số lượng
tồn kho
tối thiểu
Số lượng
đặt hàng
tối ưu
Số lượng
tồn kho
hiện tại
117
Mỗi khi có sự biến động tăng hay giảm về số lượng của từng loại hàng hóa,
số liệu trên trường “Số lượng tồn kho hiện tại” của hàng hóa ngay lập tức được
cập nhật. Nếu lượng hàng có sẵn của công ti không đủ để giao cho khách, nhân
viên bán hàng phải thỏa thuận với khách về thời gian giao hàng và khai báo với hệ
thống máy tính để chuẩn bị một đơn hàng giao trễ.
Tiếp đến, chương trình tự động kiểm tra tín dụng để xác định khách hàng có
đủ điều kiện để mua chịu tiếp đơn hàng này hay khơng. Thơng tin về tình hình
cơng nợ của từng khách hàng đến thời điểm hiện tại được cập nhật theo thời gian
thực vào trường “Số dư công nợ hiện tại” trên tập tin Danh mục khách hàng.
Cấu trúc của tập tin này như sau:
Mã
khách
hang
Tên
khách
hàng
Địa chỉ
Số điện
thoại
Mã số
thuế
Hạn
mức tín
dụng
Số dư
công nợ
hiện tại
Việc kiểm tra có thể được thực hiện thơng qua việc so sánh giữa hạn mức
tín dụng trong bản ghi khách hàng với số dư hiện tại cộng với giá trị ước tính của
đơn đặt hàng. Nếu giá trị đơn đặt hàng không làm cho số dư công nợ của khách
hàng vượt quá hạn mức cho phép, đơn đặt hàng sẽ được chấp nhận và đưa vào lưu
trữ trong hồ sơ đơn đặt hàng. Nếu giá trị đơn đặt hàng vượt quá hạn mức cho
phép, nhân viên sẽ yêu cầu khách hàng thanh tốn khoản nợ cũ hoặc trình lên
trưởng phòng kinh doanh xem xét để đưa ra quyết định cuối cùng.
Nếu đơn đặt hàng được chấp nhận thì dữ liệu sẽ được lưu vào hai tập tin
Đơn đặt hàng và Chi tiết đơn đặt hàng. Trong tập tin đơn đặt hàng, các thông tin
chung trên mỗi đơn đặt hàng được ghi nhận trên một mẫu tin duy nhất. Do mỗi
đơn đặt hàng có thể liên quan đến nhiều loại hàng hóa cụ thể, do vậy các thơng tin
chi tiết về từng loại hàng hóa được ghi nhận trên tập tin chi tiết đơn đặt hàng. Mối
liên hệ giữa hai tập tin này được thiết lập thông qua trường khóa “Số đơn đặt
hàng”.
Cấu trúc của các tập tin này như sau:
Tập tin đơn đặt hàng
Số đơn
đặt hàng
Mã khách
hàng
Ngày đặt
hàng
Tập tin chi tiết đơn đặt hàng
Số đơn
đặt hàng
118
Mã hàng
hóa
Số lượng
Ngày
giao hàng
Điều kiện
thanh toán
Mã nhân viên
bán hàng
Tiếp đó chương trình cho phép in lệnh bán hàng để lưu vào hồ sơ của bộ
phận bán hàng và chuyển đến các bộ phận khác để tiếp tục thực hiện chu trình bán
hàng. Thơng thường một liên của Lệnh bán hàng được gởi đến kho để làm cơ sở
cho bộ phận quản lí kho xuất hàng (đóng vai trị như phiếu xuất kho), một liên
được chuyển đến bộ phận chuẩn bị hàng và đóng gói, một liên chuyển đến bộ
phận lập hóa đơn để bộ phận này theo dõi, chuẩn bị lập hóa đơn khi nhận được
đầy đủ các chứng từ giao hàng và một liên đóng vai trị thông báo chấp nhận đơn
đặt hàng gửi đến khách hàng.
2.2. Hệ thống giao hàng
Tại kho, sau khi nhận được lệnh bán hàng (phiếu đóng gói), bộ phận chuẩn
bị hàng tiến hành lấy hàng và đóng gói. Trong một số trường hợp, lượng hàng
thực tế tại kho không đủ để giao do bị hư hỏng, mất mát… hoặc phải thay thế
bằng các loại hàng hóa tương đương thì lệnh bán hàng có thể phải được điều
chỉnh, sửa đổi trước khi thực hiện. Quy trình điều chỉnh, sửa đổi phải quay trở lại
bộ phận bán hàng. Sau khi hàng hóa được chuẩn bị xong ở kho, nhân viên giao
hàng truy cập vào hệ thống để kiểm tra, đối chiếu và in ra phiếu giao hàng. Tại
thời điểm này, thủ tục xuất hàng ra khỏi kho đã được hoàn tất, do vậy hệ thống
cập nhật dữ liệu trên phiếu xuất kho vào các tập tin Nhật kí và Chi tiết Nhật kí để
phục vụ hạch toán tổng hợp (cấu trúc các tập tin Nhật kí và Chi tiết Nhật kí đã
được trình bày trong Chương 2), cập nhật các số liệu chi tiết về xuất kho của từng
loại hàng hóa trên tập tin Phiếu xuất kho và tập tin Chi tiết phiếu xuất kho, cập
nhật dữ liệu vào trường “Số lượng tồn kho hiện tại” của từng loại hàng hóa trên
tập tin Danh mục hàng hóa. Trong tập tin Phiếu xuất kho, các thông tin chung
trên mỗi Phiếu xuất kho được ghi nhận trên một mẫu tin duy nhất. Do mỗi phiếu
xuất kho có thể liên quan đến nhiều loại hàng hóa cụ thể, do vậy các thông tin chi
tiết về từng loại hàng hóa xuất kho được ghi nhận trên tập tin Chi tiết Phiếu xuất
kho. Mối liên hệ giữa hai tập tin này được thiết lập thơng qua trường khóa “Số
phiếu xuất”. Cấu trúc các tập tin Phiếu xuất kho và Chi tiết phiếu xuất kho như
sau:
Tập tin Phiếu xuất kho
Số phiếu
xuất
Ngày
Số phiếu
gửi hàng
Mã kho
hàng
Mã nhân viên
xuất hàng
Tập tin Chi tiết Phiếu xuất kho
Số phiếu
xuất
Mã hàng
hóa
Số lượng
Đơn giá
119
Việc cập nhật dữ liệu vào trường “Đơn giá” trên tập tin Chi tiết Phiếu xuất
kho phụ thuộc vào phương pháp hạch toán trị giá hàng xuất kho sẽ được trình bày
trong chương 7.
Hình 5.6: Quy trình xử lí giao hàng
120
Dữ liệu sau khi được cập nhật và xử lí trên các tập tin cơ sở dữ liệu như đã
được trình bày, chương trình sẽ in ra phiếu giao hàng. Một liên của phiếu giao
hàng được gửi kèm với hàng hóa để giao cho khách, một liên gửi cho bộ phận lập
hóa đơn để bộ phận này làm căn cứ lập hóa đơn, một liên giao cho bộ phận vận
chuyển cùng với vận đơn, một liên lưu tại bộ phận quản lí kho hàng. Vận đơn bao
gồm phần lớn các dữ liệu từ nghiệp vụ bán hàng, tuyến đường vận chuyển, cước
phí vận chuyển và những dữ liệu khác cần thiết cho việc chuyển hàng. Người vận
chuyển có trách nhiệm chuyển hàng tới cho khách hàng theo đúng các yêu cầu ghi
trong hợp đồng vận chuyển.
2.3. Hệ thống lập hóa đơn
Sau khi nhận được phiếu giao hàng do bộ phận giao hàng chuyển đến, nhân
viên phụ trách lập hóa đơn truy cập dữ liệu trong hệ thống để tiến hành đối chiếu,
kiểm tra số liệu nhằm đảm bảo khớp đúng số liệu giữa phiếu giao hàng, lệnh bán
hàng và đơn đặt hàng của khách hàng. Tiếp theo, chương trình sẽ truy cập vào tập
tin Danh mục hàng hóa truy xuất dữ liệu “Giá bán” để có được thơng tin về giá
và “Thuế suất GTGT” của từng loại hàng hóa. Đến thời điểm này, toàn bộ dữ liệu
liên quan đến nghiệp vụ bán hàng (số lượng và giá trị của từng mặt hàng cũng như
số thuế GTGT phải nộp) đã có đầy đủ và thống nhất. Chương trình sẽ lưu tất cả
những dữ liệu trên hóa đơn bán hàng vào các tập tin có liên quan: các thơng tin
chung được cập nhật vào các tập tin Nhật kí và Chi tiết Nhật kí để phục vụ hạch
toán tổng hợp, các số liệu chi tiết về số lượng, giá bán của từng loại hàng hóa tiêu
thụ được cập nhật trên tập tin Chi tiết hóa đơn bán hàng, các số liệu về tổng
doanh thu, thuế GTGT phải nộp của cả hóa đơn sẽ được cập nhật vào tập tin Hóa
đơn bán hàng. Trong tập tin hóa đơn bán hàng, mỗi hóa đơn bán hàng được lưu
trữ trên một mẫu tin duy nhất để xử lí và cung cấp thông tin phục vụ cho công tác
báo cáo tổng hợp doanh thu và thuế GTGT phải nộp. Mối liên hệ giữa hai tập tin
này được thiết lập thơng qua trường khóa “Số hóa đơn bán hàng”. Cấu trúc của
hai tập tin Hóa đơn bán hàng và Chi tiết Hóa đơn bán hàng như sau:
Tập tin Hóa đơn bán hàng
Số hóa đơn
bán hàng
Ngày
Số phiếu
xuất
Mã khách hàng
Doanh
thu
Thuế
GTGT
Ngày đáo
hạn thanh
tốn
Tập tin Chi tiết Hóa đơn bán hàng
Số hóa đơn
bán hàng
Mã hàng
hóa
Số lượng
Giá bán
121
Hình 5.7: Quy trình lập hóa đơn
122
2.4. Hệ thống theo dõi công nợ và thu tiền
Thông tin về lũy kế công nợ khách hàng đến thời điểm hiện tại được cập
nhật ngay vào trường “Số dư công nợ hiện tại” trên tập tin Danh mục khách
hàng để đảm bảo cung cấp thông tin nhanh, phục vụ công tác kiểm tra tín dụng
của khách hàng.
Biến động công nợ phải thu của khách hàng được kết hợp theo dõi trên tập
tin Chi tiết Nhật kí thông qua việc cập nhật mã khách hàng vào trường “Chi tiết
tài khoản Nợ” và “Chi tiết tài khoản Có”. Khi khách hàng thanh toán, căn cứ vào
các phiếu thu tiền mặt hoặc giấy báo có của ngân hàng, kế tốn kiểm tra, hiệu
chỉnh và cập nhật các chứng từ này vào các tập tin Nhật kí và Chi tiết Nhật kí. Khi
cập nhật dữ liệu công nợ vào tập tin Chi tiết Nhật kí, cần phải khai báo chi tiết các
đối tượng công nợ trên các trường “Chi tiết tài khoản Nợ” và “Chi tiết tài khoản
Có”.
Mã
chứng
từ
Số
chứng
từ
Ngày
Số
tiền
Tài khoản
Nợ
Tài khoản
Có
Chi tiết
tài khoản
Nợ
Chi tiết
tài khoản
Có
Để tính tốn, cập nhật số phát sinh và số dư công nợ của từng khách hàng
phục vụ cho công tác lập bảng tổng hợp chi tiết tình hình cơng nợ phải thu của
khách hàng, có thể tổ chức tập tin Tổng hợp phải thu (TH_PHAITHUnn). Đây là
tập tin thuộc nhóm các tập tin tồn và cấu trúc của tập tin này được trình bày trong
Chương 2. Có nhiều cách thức khác nhau để tổng hợp dữ liệu và cung cấp thông
tin về tổng số phát sinh công nợ, tổng số tiền khách hàng thanh tốn trong kì, lũy
kế cơng nợ từ đầu năm cũng như tính toán số dư công nợ đến thời điểm hiện tại.
Việc cập nhật dữ liệu trên tập tin Tổng hợp phải thu có thể được thực hiện ngay
tại mỗi thời điểm phát sinh nghiệp vụ, cũng có thể thực hiện định kì hoặc khi cần
tổng hợp, báo cáo dữ liệu.
Sau đây là ví dụ về một phương án tính tốn tổng hợp cơng nợ theo định kì
hoặc tại thời điểm có nhu cầu báo cáo bằng cách kết chuyển dữ liệu từ 3 trường
“Số tiền”, “Chi tiết tài khoản Nợ” và “Chi tiết tài khoản Có” trên tập tin Chi tiết
Nhật kí vào tập tin Tổng hợp phải thu. Nội dung của phương án có thể được trình
bày như sau: Trước tiên lọc trên tập tin Chi tiết Nhật kí những mẫu tin phát sinh
trong tháng cần tổng hợp. Quy trình kết chuyển dữ liệu được thực hiện lần lượt
bắt đầu từ mẫu tin đầu tiên đến hết mẫu tin cuối cùng trên tập tin Tổng hợp phải
thu. Tương ứng với mỗi mẫu tin trên tập tin Tổng hợp phải thu, chương trình phần
mềm chuyển sang xử lí trên tập tin Chi tiết Nhật kí bằng việc cộng giá trị trường
“Số tiền” của những mẫu tin có giá trị của trường “Chi tiết tài khoản Nợ” giống
với giá trị “Mã khách hàng” của mẫu tin đang được xử lí trên tập tin Tổng hợp
123
phải thu, sau đó cập nhật giá trị tổng số tiền này vào trường PSNO_tt của mẫu tin
hiện đang xử lí trên tập tin Tổng hợp phải thu. Tiếp theo, chương trình cộng giá trị
của trường “Số tiền” của những mẫu tin có giá trị của trường “Chi tiết tài khoản
Có” giống với giá trị “Mã khách hàng” của mẫu tin đang được xử lí trên tập tin
Tổng hợp phải thu, sau đó cập nhật giá trị tổng số tiền này vào trường PSCO_tt
của mẫu tin hiện đang xử lí trên tập tin Tổng hợp phải thu.
Quy trình xử lí tổng hợp các khoản phải thu khách hàng có thể mơ tả bằng
sơ đồ khối như Hình 5.8 sau:
Bắt đầu
Về đầu tập tin
TH_PHAITHUnn
Cộng trường SOTIEN trên tập tin
CHITIETNKnn thỏa điều kiện
CHITIET_NO = MAKH và
cập nhật giá trị này vào PSNO
Cộng trường SOTIEN trên tập tin
CHITIETNKnn
thỏa điều kiện
CHITIET_CO = MAKH và
cập nhật giá trị này vào PSCO
Xuống mẫu tin
tiếp theo trên tập tin
TH_PHAITHUnn
S
Cuối tập tin
TH_PHAITHUnn
Đ
Kết thúc
Hình 5.8: Quy trình xử lí tổng hợp cơng nợ phải thu
Để dễ hình dung về quá trình xử lí cập nhật số liệu phải thu cho từng khách
hàng (ví dụ khách hàng có mã khách hàng là ABC) trên các tập tin dữ liệu, có thể
xem ví dụ minh họa sau:
124
Tập tin Chi tiết Nhật kí
MACT
…
HĐ
HĐ
…
HĐ
HĐ
…
PT
SOCT
NGAY
SOTIEN
TKNO
TKCO
CT_TKNO
223
223
10/01/nn
10/01/nn
50.000.000
5.000.000
131
131
511
333
ABC
ABC
314
314
19/01/nn
19/01/nn
35.000.000
3.500.000
131
131
511
333
ABC
ABC
122
09/01/nn
100.000.000
111
131
CT_TKCO
ABC
Tập tin Tổng hợp phải thu
MAKH
DUNODAU
DUCODAU
PSNO_01
PSCO_01
DUNO_01
…
ABC
…
25.000.000
0
93.500.000
100.000.000
18.500.000
DUCO_01
…
Dữ liệu trên tập tin Tổng hợp phải thu là cơ sở để xử lí và báo cáo các thông
tin tổng hợp về tình hình cơng nợ của từng khách hàng.
Các thông tin chi tiết về công nợ của từng khách hàng theo từng lần giao
dịch được kết xuất từ tập tin Chi tiết Nhật kí dựa vào mã tài khoản công nợ trên
các trường Tài khoản Nợ (TKNO), Tài khoản Có (TKCO) kết hợp với mã khách
hàng trên các trường Chi tiết tài khoản Nợ (CHITIET_NO), Chi tiết tài khoản Có
(CHITIET_CO). Ví dụ, muốn kết xuất và in ra chi tiết thông tin về từng lần phát
sinh công nợ và thanh toán của khách hàng ABC trong một khoảng thời gian nào
đó (chẳng hạn trong tháng 01/nn), chỉ cần lọc trên tập tin Chi tiết Nhật kí những
mẫu tin có thỏa mãn các điều kiện: (1) TKNO hoặc TKCO có giá trị bằng mã tài
khoản phải thu khách hàng, (2) CHITIET_NO hoặc CHITIET_CO có giá trị bằng
mã khách hàng (ABC), và (3) giá trị ngày (NGAY) nằm trong khoản thời gian yêu
cầu (tháng 01/nn). Để theo dõi tình hình cơng nợ của khách hàng theo ngày đáo
hạn thanh tốn, cần xử lí kết hợp giữa hai tập tin Chi tiết Nhật kí và Hóa đơn bán
hàng để sắp xếp các mẫu tin được lọc ra của từng khách hàng theo giá trị “Ngày
đáo hạn thanh toán”.
Dựa vào dữ liệu trên các tập tin Hóa đơn bán hàng và Chi tiết Hóa đơn bán
hàng, có thể tính tốn, tổng hợp và báo cáo được tất cả các thông tin về tổng
doanh thu; thuế GTGT phải nộp; số lượng và doanh thu của từng mặt hàng, ngành
hàng; doanh thu theo từng khách hàng… Tương tự như vậy, dựa vào dữ liệu trên
125
tập tin Phiếu xuất kho và Chi tiết Phiếu xuất kho, có thể báo cáo tình hình xuất
hàng hóa tiêu thụ theo từng mặt hàng, giá vốn hàng bán theo từng mặt hàng. Đây
chính là các cơ sở số liệu để lập báo cáo tình hình và kết quả kinh doanh của từng
mặt hàng, ngành hàng, phục vụ cung cấp thơng tin trên các báo cáo kế tốn quản
trị.
Khách hàng
Ngân hàng
Tiền mặt
Giấy báo có
D
Thủ quỹ
Nhập dữ liệu
Hiển thị
kết quả
Báo cáo quỹ
Dữ liệu
hóa đơn
Tập tin
Nhật kí
Kiểm tra và
Hiệu chỉnh
dữ liệu
Dữ liệu
cơng nợ
khách hàng
Tập tin
Chi tiết Nhật kí
Báo cáo
Thu tiền
bán hàng
Phiếu thu
Phiếu thu
In vào
cuối
ngày
Kế toán trưởng
Khách hàng
K.toán công nợ
N
Hình 5.9: Quy trình thu tiền bán hàng
126
3. Mơ hình quan hệ cấu trúc dữ liệu trong chu trình doanh thu
Mối quan hệ mợt-nhiều (1:n): Nhân viên bán hàng nhận đơn đặt hàng của
khách hàng. Trong một khoảng thời gian nhất định, mỗi khách hàng có thể có một
hoặc nhiều đơn đặt hàng, nhưng mỗi đơn đặt hàng nhận được chỉ từ một khách
hàng, vì vậy mối quan hệ ở đây là một (khách hàng) và nhiều (đơn đặt hàng). Khi
đơn đặt hàng được chấp nhận và việc giao hàng đã hoàn thành, kế toán tiến hành
lập hóa đơn gửi đến khách hàng. Có thể nhận thấy, một khách hàng có thể liên
quan đến nhiều lần bán hàng, nhưng mỗi lần bán hàng chỉ liên quan đến một
khách hàng. Hơn nữa, vì đơn đặt hàng có thể được đặt hàng lại, nhiều hơn một lần
giao hàng được tạo ra từ một đơn đặt hàng. Vì vậy, ba mối quan hệ một - nhiều
xuất hiện trong Hình 5.10.
Mối quan hệ nhiều nhiều (m-n): Mỗi đơn đặt hàng và mỗi lần bán hàng có
thể liên quan đến việc bán nhiều loại sản phẩm, trong khi mỗi sản phẩm có thể
được mua bởi nhiều đơn đặt hàng. Những mối quan hệ này được đánh dấu bằng
hai cách như trên Hình 5.10: (1) đơn đặt hàng/ hàng hóa và bán hàng/ hàng hóa
trong hai hình thoi và được kí hiệu m:n giữa các thực thể trong hộp.
NV bán
hàng
Thủ quỹ
1
1
Đặt hàng
Thực
hiện
n
1
1
m
1
Khách
hàng
Nhận
bởi /từ
1
n
Nhận
tiền mặt
n
n
Được
chấp nhận
Đặt
hàng/
H hóa
VC và
lập HĐ
n
n
m
Hàng
hóa
Hàng
hóa/
BH
BH/nhận
TM
n
m
n
Bán
hàng
Gửi
vào
NH
1
Tiền gửi
ngân hàng
Hình 5.10: Biểu đồ mối quan hệ giữa các thực thể trong chu trình doanh thu
127
Mơ hình quan hệ được xác định bằng cách liên kết từ biểu đồ mối quan hệ
giữa các thực thể đến cấu trúc dữ liệu. Theo mơ hình này, có thể tổ chức dữ liệu
liên quan đến chu trình doanh thu bao gồm các tập tin như ở Bảng 5.1.
Bảng 5.1: Cấu trúc các tập tin cơ sở dữ liệu trong chu trình doanh thu
Tên tập tin (bảng)
Thuộc tính
Danh mục khách hàng
Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Số điện
thoại, Email, Mã số thuế, Hạn mức tín dụng, Số dư
cơng nợ hiện tại
Danh mục hàng hóa
Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, ĐVT, Giá bán, Thuế
suất thuế GTGT, Số lượng tồn kho tối thiểu, Số
lượng đặt hàng tối ưu, Số lượng tồn kho hiện tại
Đơn đặt hàng
Số đơn đặt hàng, Mã khách hàng, Ngày đặt hàng,
Ngày giao hàng, Điều khoản thanh toán, Mã nhân
viên bán hàng
Chi tiết đơn đặt hàng
Số đơn đặt hàng, Mã hàng hóa, Số lượng
Lệnh bán hàng
Số lệnh bán hàng, Số đơn đặt hàng, Ngày lập lệnh
bán hàng
Chi tiết lệnh bán hàng
Số lệnh bán hàng, Mã hàng hóa, Số lượng
Gửi hàng
Số phiếu gửi hàng, Số lệnh bán hàng, Ngày gửi,
Nơi nhận, Mã đơn vị vận tải, Mã nhân viên giao
hàng
Chi tiết gửi hàng
Số phiếu gửi hàng, Mã hàng hóa, Số lượng
Phiếu xuất kho
Số phiếu xuất, Ngày, Mã kho hàng, Mã nhân viên
xuất hàng
Chi tiết Phiếu xuất kho
Số phiếu xuất, Mã hàng, Số lượng, Đơn giá
Hóa đơn bán hàng
Số hóa đơn bán hàng, Ngày, Số phiếu xuất, Mã
khách hàng, Doanh thu, Thuế GTGT, Ngày đáo
hạn thanh toán
Chi tiết hóa đơn bán hàng
Số hóa đơn bán hàng, Mã hàng hóa, Số lượng, Giá
bán
Nhật kí
Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Họ tên, Đơn vị,
Diễn giải
Chi tiết nhật kí
Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Số tiền, Tài
khoản Nợ, Tài khoản Có, Chi tiết tài khoản Nợ,
Chi tiết tài khoản Có
128
Khách hàng
Khách hàng
Đặt hàng
Kiểm tra
tín dụng
Xử lí đặt hàng
1
Lập hóa đơn
Kho hàng
Dữ liệu
KH
Giao hàng
P giao hàng
Chuẩn bị
chứng từ
bán hàng
Lệnh
bán hàng
Dữ liệu
tín dụng
Lệnh
bán hàng
2
Chấp thuận
đặt hàng
Kiểm tra
tín dụng
Phiếu
xuất kho
Xuất hàng, chuyển
cho bộ phận giao
hàng và cập nhật
tồn kho
N
P xuất kho
3
Giá bán
4
Đặt hàng
Dữ liệu
tồn kho
TB gửi hàng
Lệnh
bán hàng
A
Đối chiếu và
chuẩn bị
chứng từ
Cập nhật DL
về giá và
hoàn chỉnh
hóa đơn
Thơng báo
gửi hàng
Vận đơn
P. xuất kho
P. xuất kho
5
Thơng báo
gửi hàng
Hóa đơn
bán hàng
Hóa đơn
bán hàng
Vận đơn
Chuyển
hàng cho
khách
Kiểm sốt
tồn kho
Ghi nhật kí
bán hàng
Hóa đơn
bán hàng
TB gửi hàng
Hóa đơn
bán hàng
Vận đơn
N
N
P. giao
hàng
Theo dõi phải thu
Người vận chuyển
Hình 5.11: Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu
131
129
Hình 5.12: Mối quan hệ giữa các tập tin CSDL trong chu trình doanh thu
Danh mục hàng hóa
Mã
hàng hóa
Tên
hàng hóa
ĐVT
Giá bán
Thuế suất
thuế GTGT
Số lượng tồn
kho tối thiểu
Số lượng đặt
hàng tối ưu
Đơn đặt hàng
Số đơn
đặt hàng
Mã
khách hàng
Ngày
đặt hàng
Số lượng tồn
kho hiện tại
Chi tiết đơn đặt hàng
Ngày
giao hàng
Điều kiện
thanh toán
Mã nhân viên
bán hàng
Số đơn
đặt hàng
Mã
hàng hóa
Số
lượng
Danh mục khách hàng
Mã
khách hàng
Tên
khách hàng
Địa chỉ
Số điện
thoại
Lệnh bán hàng
Số lệnh
bán hàng
Số đơn
đặt hàng
130
Hạn mức
tín dụng
Số dư công nợ
hiện tại
Chi tiết lệnh bán hàng
Ngày lập
lệnh bán
hàng
Số lệnh
bán hàng
Gửi hàng
Số phiếu
gửi hàng
Mã
số thuế
Mã
hàng hóa
Số lượng
Chi tiết gửi hàng
Số lệnh
bán hàng
Ngày gửi
Nơi nhận
Mã đơn vị
vận tải
Mã nhân viên
giao hàng
Số phiếu
gửi hàng
Mã
hàng hóa
Số lượng
Phiếu xuất kho
Số phiếu
xuất
Ngày
Chi tiết xuất kho
Số phiếu
gửi hàng
Mã
kho hàng
Mã nhân viên
xuất hàng
Ngày
Số
phiếu xuất
Số phiếu
xuất
Số
lượng
Mã
hàng hóa
Đơn
giá
Mã
kho
Hóa đơn bán hàng
Số hóa
đơn bán
hàng
Mã
khách hàng
Doanh thu
Thuế
GTGT
Ngày đáo
hạn thanh
tốn
Chi tiết hóa đơn bán hàng
Số hóa
đơn bán
hàng
Mã
hàng hóa
Số lượng
Giá bán
Nhật kí
Mã
chứng từ
Số
chứng từ
Ngày
Họ tên
Đơn vị
Diễn giải
Chi tiết nhật kí
Mã
chứng từ
Số
chứng từ
Ngày
Số tiền
Tài khoản
Nợ
Tài khoản
Có
Chi tiết
tài khoản Nợ
Chi tiết
tài khoản Có
131
