Hệ thống quản lý nhân sự - tiền lương của cửa hàng Xăng dầu

H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
MỞ ĐẦU
MỞ ĐẦU
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin trên thế giới nói chung và ở Việt
Nam nói riêng cho đến nay đã đạt đến đỉnh cao, công nghệ thông tin đã trở thành một
ngành công nghệ mũi nhọn là ngành khoa hoc kỹ thuật không thể thiếu trong việc áp
dụng vào các hoạt động xã hội như: Quản lý, kinh tế, thông tin…
Ở nước ta hiện nay, việc áp dụng vi tính hoá trong công việc quản lý tại các cơ
quan xí nghiệp đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết. Cụ thể với bài toán phân tích thiết
kế hệ thống quản lý nhân sự, tiền lương của cửa hàng Xăng dầu. Một dịp nào đó chúng
ta phải thực hiện những thao tác trên sổ sách giấy tờ với hàng ngàn con số, bảng tính…
Điều quan trọng là các thông tin luôn được cập nhật và thay đổi, như vậy người quản lý
lại phải vất vả tìm tòi, thống kê, ghi chép và tính toán, so sánh cẩn thận để báo cáo tổng
kết. Với chức năng thường xuyên thông báo cho ban lãnh đạo về các mặt công tác, tổ
chức lao động, tiền lương, thi đua, chấm công, khen thưởng kỷ luật,… điều này với vai
trò của người cửa hàng trưởng họ phải đảm bảo hàng tháng phải lập báo cáo, thống kê
gửi phòng giám đốc và tất nhiên không có sự trợ giúp của máy tính thì cuối tháng đó là
cả một vấn đề đối với một cửa hàng trưởng đó là tìm tòi, tính toán, số liệu được cập
nhật và ghi so sánh trong vòng một tháng để thống kê báo cáo một cách chi tiết về tình
hình hoạt động của cửa hàng, đó chỉ là thông tin một phía của cửa hàng, còn ban lãnh
đạo họ biết thông tin quá lâu, trong thời đại hiện nay thông tin rất quan trọng trong nền
kinh tế thì trường, rất có thể các cửa hàng phải báo cáo thường xuyên, hàng tuần, thậm
chí hàng ngày cho ban lãnh đạo, nếu không có máy tính, với sự ghi chép và lập báo cáo
đi lại như hiện nay thì thật mất thời gian mà cũng không có gì bảo đảm thông tin được
cập nhật có sai sót hay không.
Với điều kiện hiện nay việc tin học hoá là rất phổ biến và thực sự có ích cho quá
trình trao đổi thông tin, sự chỉ đạo của ban lãnh đạo và báo cáo của các cửa hàng thường
xuyên hơn, chỉ bằng cú nhấn chuột là mọi thông tin được gửi đi và quá trình tìm kiếm
thông tin được rõ ràng, nhanh chóng và chính xác hơn. Ở đây em chỉ khảo sát hệ thống
và xây dưng mô hình nghiệp vụ về quản lý nhân sự/ tiền lương cho một cửa hàng Xăng

dầu để giúp người có nhiệm vụ báo cáo, thống kê hàng tháng hiểu rõ hơn về hệ thống
quản lý này.
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 1 / 63
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
CHƯƠNG I
CHƯƠNG I
KHẢO SÁT HỆ THỐNG
KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1. Giới thiệu tổ chức hệ thống
1. Giới thiệu tổ chức hệ thống
Chương trình quản lý nhân sự, tiền lương gồm 2 chức năng chính:
1.1 Quản lý nhân sự
- Cập nhật lý lịch nhân viên: Dùng để cập nhật nhân viên mới vào trong tệp tin
NHANVIEN của hệ thống, trong đó có lương cơ bản, phụ cấp nếu có.
- Xem lý lịch nhân viên theo mã số nhân viên: Cho phép được xem lý lịch của
bất kỳ nhân viên trong của hàng theo mã số cửa hàng của nhân viên đang theo làm việc.
- Điều chỉnh lý lịch nhân viên: Dùng để điều chỉnh thông tin về hồ sơ lý lịch
nhân viên cửa hàng.
- Xoá nhân viên: Trong trường hợp nhân viên trong cửa hàng thôi việc hoặc có
bất cứ lý do gì thì xoá khỏi tệp tin NHANVIEN.
1.2 Quản lý tiền lương của cửa hàng
Các cửa hàng hiện nay sau một ngày bán hàng ( sau giờ làm việc của nhân viên,
làm theo ca) cửa hàng trưởng hoặc nhân viên chuyên trách sẽ ghi nhận nhân viên nào
vắng mặt, sau đó cập nhật vào file BANGCC ngày hôm đó, dựa vào file này lãnh đạo có
thể điều chỉnh kịp thời các sự kiện sảy ra.
Chương trình gồm có:
- Nhập số chấm công hàng ngày của từng nhân viên trong của hàng
- Thay đổi số liệu chấm công
- Tính lương nhân viên theo quy định

- Thống kê lương của cửa hàng trong tháng
+ Nhập số liệu chấm công: Dùng để nhập số liệu làm việc trong một tháng của
từng nhân viên bao gồm:
o Tổng số ngày làm việc trong một tháng
o Số ngày làm thêm, số ngày nghỉ có phép và không phép
o Tiền thưởng, tiền phạt
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 2 / 63
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
+ Thay đổi số liệu chấm công: Thay đổi số liệu ngày công ngày làm thêm của
nhân viên khi có sự thay đổi.
+ Tính lương nhân viên (đây là chức năng quan trọng) dùng để tính lương cho
nhân viên trong cửa hàng.
2. Phân tích hiện trạng hệ thống
2. Phân tích hiện trạng hệ thống
Cơ cấu làm việc:
Có thể chia cơ cấu làm việc của cửa hàng ra làm 3 công đoạn chính:
- Quản lý hồ sơ nhân viên: cập nhật, điều chỉnh hồ sơ nhân viên
- Quản lý chấm công: cập nhật điều chỉnh kết quả chấm công hàng tháng
- Quản lý lương: tính lương và lập báo cáo lương
2.1. Quản lý hồ sơ nhân viên
Nhân viên khi vào làm việc tại cửa hàng đều do công ty cử xuống làm việc (bán
hàng), sau khi được cửa hàng trưởng xác nhận và thu hồ sơ nhận làm việc, nhân viên đó
sẽ được cập nhật vào file NHANVIEN trong hệ thống và được hưởng mọi quyền lợi
như những nhân viên khác trong cửa hàng có cùng chức vụ và trách nhiệm.
2.2. Quản lý chấm công
Công việc chấm công hàng ngày được cửa hàng trưởng thống kê trực tiếp thực
hiện và ghi vào file BANGCC trong hệ thống. Sau đó tổng hợp lại vào cuối mỗi tháng
để làm cơ sở tính lương cuối tháng, xong cửa hàng trưởng sẽ chuyển giao cho phòng kế
toán.

Sau khi nhận được bảng chấm công, nhân viên tiền lương của phòng kế toán sẽ
thực hiện kiểm tra đối chiếu, xem số lượng báo công có đúng không, nếu không đúng
thì gửi trả lại phòng hành chính tiến hành điều chỉnh lại.
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 3 / 63
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
Một trong các mẫu biểu quan trọng trong hệ thống đó là: bảng chấm công:
2.3. Quản lý lương
Mỗi tháng nhân viên kế toán phải tiến hành cập nhật tổng số ngày làm việc quy
định trong tháng trước khi tiến hành tính lương, cập nhật những khoản khấu trừ lương
của nhân viên (như các khoản tiền phạt, tiền nộp bảo hiểm…)
Mẫu biểu quan trọng Bảng lương nhân viên có dạng sau:
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 4 / 63
XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ XD VÀ CƠ KHÍ
CỬA HÀNG XĂNG DẦU Số:…...
BẢNG CHẤM CÔNG
Tháng:…….Năm:……..
STT Họ và tên
Mã số
chức vụ
Nghỉ
Có
phép
Không
phép
Ngày làm
thêm
Xếp loại
(A, B, C …)
1

2
3
4
5
6
…
Cửa hàng trưởng:
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
Một mẫu báo cáo cũng không thể thiếu để từ đó ban giám đốc có thể chỉnh số
lượng nhân viên, tiền lương cho nhân viên đó là một biểu Báo cáo doanh thu.
Mẫu biểu có dạng:
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 5 / 63
XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ XD VÀ CƠ KHÍ
CỬA HÀNG XĂNG DẦU Số:…...
BẢNG LƯƠNG NHÂN VIÊN

Ngày:….tháng:…. năm:….
Mã
NV
Họ và tên
Lương
cơ bản
Phụ cấp
chức vụ
Bảo hiểm
xã hội
Bảo hiểm
y tế
Thưởng Phạt

Lương
thực lĩnh
1
2
3
….
Cửa hàng trưởng:
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
2.4. Quản lý thưởng, phạt
- Đối với những tháng cửa hàng có thưởng cho các nhân viên trong các dịp lễ tết,
tổng kết quỹ …, cửa hàng trưởng phải triệu tập các nhân viên để bình bầu xếp loại lao
động theo bậc A, B, C để làm cơ sở tính thưởng cho nhân viên.
- Tuỳ vào tình hình kinh doanh của cửa hàng
- Hàng quý nếu có nhân viên có thành tích tốt trong công việc cũng sẽ được
thưởng.
- Hàng tháng nếu nhân viên không thực hiện đúng quy định của cửa hàng thì sẽ
có mức phạt hợp lý.
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 6 / 63
XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ XD VÀ CƠ KHÍ
CỬA HÀNG XĂNG DẦU Số:…...
BÁO CÁO DOANH THU
Tháng:……..
STT Mã quầy Tổng tiền thu được
1
2
3
…
Tổng cộng :
Kế toán trưởng: Cửa hàng trưởng:

H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 7 / 63
XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ XD VÀ CƠ KHÍ
CỬA HÀNG XĂNG DẦU
MỰC THƯỞNG PHẠT
Tháng:….
STT Loại Mức thưởng Mức phạt
1 A A
2 B B
3 C C
4 D D
5 O Không Không
…
Cửa hàng trưởng:
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
3. Mô hình nghiệp vụ
3. Mô hình nghiệp vụ
3.1. Sơ đồ ngữ cảnh
HỆ THỐNG QUẢN LÝ
NHÂN SỰ TIỀN
LƯƠNG
NHÂN VIÊN
GIÁM ĐỐC
PHÒNG TỔ CHỨC
PHÒNG KỄ TOÁN
Cập nhật hồ sơ
nhân viên
Trả lời yêu cầu

Y
ê
u

c
ầ
u

b
á
o

c
á
o
Báo cáo
tổng hợp
chấm công
Quản
lý
chấm
công
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 8 / 63
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
3.2. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ
Quản lý nhân sự
tiền lương
1.Quản lý nhân sự
2.Quản lý tiền lương

Tiền thưởng phạt
4.Báo cáo thống kê3.Tra cứu tìm kiếm
1.1.Thêm nhân
viên mới
1.2. Hiệu chỉnh
nhân viên
1.3. Xem TT
nhân viên
2.1.Chấm công
nhân viên
2.2.Quản lý
lương
3.1. Tra cứu theo
lương
4.1.Theo ngày
2.3.Quản lý
thưởng phạt
3.2.Tra cứu theo
lý lịch
4.4.Báo cáo
lương
4.3.Theo tháng
4.2.Theo tuần
4.5.Báo cáo
thưởng phạt
Sơ đồ chức năng quản lý nhân sự tiền lương của cửa hàng Xăng dầu
* Giải thích các chức năng:
1.1 Thêm mới nhân viên: cập nhật thông tin một nhân viên mới
1.2 Hiệu chỉnh nhân viên: điều chỉnh các thông tin của nhân viên (như tăng
lương, thay đổi chức vụ,…)

Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 9 / 63
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
1.3 Xem thông tin về nhân viên: thống kê báo cáo các thông tin về nhân viên
trong cửa hàng.
2.1 Chấm công nhân viên: tiến hành chấm công từng nhân viên theo tháng.
2.2 Quản lý lương: tính lương hàng tháng cho mỗi nhân viên.
2.3 Quản lý thưởng phạt: báo cáo nhân viên có thành tích tốt hoặc không thực
hiện tốt để tính lương cuối tháng cho mỗi nhân viên.
3.1 Tra cứu theo lương.
3.2 Tra cứu theo lý lịch.
4.1 Theo ngày.
4.2 Theo tuần.
4.3 Theo tháng.
4.4 Báo cáo lương và ngày công nhân viên:
+ Báo cáo lương: báo cáo chi tiết về lương của từng nhân viên như lương
cơ bản, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, tiền thưởng, phạt và số tiền nhân viên đó
thực lĩnh.
+ Báo cáo ngày công: báo cáo chi tiết về ngày công nhân viên
4.5 Báo cáo thưởng phạt:
* Ý nghĩa của mô hình:
- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là công cụ mô hình phân tích đầu tiên.
- Xác định phạm vi hệ thống được nghiên cứu.
- Cung cấp các thành phần cho việc khảo sát và phân tích tiếp.
- Mô hình được xây dựng dần cùng với tiến trình khảo sát chi tiết giúp cho việc
định hướng hoạt động khảo sát.
- Cho phép xác định phạm vi các chức năng hay miền cần nghiên cứu của tổ
chức.
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 10 / 63
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă

D uầ
- Cho phép xác định vị trí của mỗi công việc trong toàn hệ thống, tránh trùng
lặp, giúp phát hiện các chức năng còn thiếu.
- Là cơ sở để thiết kế cấu trúc hệ thống chương trình của hệ thống sau này.
* Từ điển dữ liệu
Dựa vào sự khảo sát và mô hình nghiệp vụ xác định các thực thể sau:
a, NHANVIEN (nhân viên)
Thực thể - thuộc tính Ghi chú
MaNV Mã nhân viên
Maquay Mã quầy
MaBL Mã bậc lương
MaCV Mã chức vụ
Hoten Họ tên nhân viên
SoDT Số điện thoại
Diachi Địa chỉ
Thuongtru Thường trú
Ngaysinh Ngày sinh
Noisinh Nơi sinh
Gioitinh Giới tính
NgayVL Ngày vào làm
TDVH Trình độ văn hoá
Quequan Quê quán
MLCB Mức lương cơ bản
Anh Ảnh
b, BANGCC (bảng chấm công)
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 11 / 63
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
Được phát sinh trong khi các nhân viên làm việc để tiện theo dõi công việc của
nhân viên hàng ngày phải có sự theo dõi chấm công cho mỗi nhân viên, để dựa vào đó

tính lương thưởng cho nhân viên.
c, LUONG (lương)
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 12 / 63
Thực thể - thuộc tính Ghi chú
MaNV Mã số nhân viên
NgayC Số ngày làm việc
Ngayphep Số ngày nghỉ phép
NghiL Ngày nghỉ lương
GioLT Số giờ làm thêm
Nghi Nghỉ không lương
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
Bảng được phát sinh trong lúc thiết kế chương trình nhằm mục đích lưu thông tin
về tính lương của các nhân viên trong từng tháng, để có số liệu tiện cho việc báo cáo
cuối tháng của cửa hàng trưởng.
Thực thể - thuộc tính Ghi chú
MaNV Mã số nhân viên
Tamung Lương tạm ứng
LuongC Lương chính
PCSH Phụ cấp sinh hoạt
PCCV Phụ cấp chức vụ
PCTN Phụ cấp thâm niên
LLThem Lương làm thêm
Tluong Tổng lương
BHXH Bảo hiểm xã hội
BHYT Bảo hiểm y tế
Thue Thuế TN phải nộp
Lthang Lương cuối tháng
d, CHUCVU (chức vụ)
Thực thể - thuộc tính Ghi chú

MaCV Mã chức vụ
TenCV Tên chức vụ
HSCV Hệ số chức vụ
e, BACLUONG ( bậc lương)
Thực thể - thuộc tính Ghi chú
MaBL Mã bậc lương
HeSo Hệ số bậc lương
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 13 / 63
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
3.3. Ma trận thực thể - chức năng
Các thực thể
a. Danh sách nhân viên
b. Chấm công nhân viên
c. Lương nhân viên
d. Báo cáo doanh thu
e. Thưởng, phạt
Chức năng
a b c d e
Quản lý nhân sự
C C R U
Quản lý tiền lương
U C
Tra cứu tìm kiếm
R R
Báo cáo thống kê
C
Kết luận: Phân tích ma trận cho thấy, tất cả các chức năng và hồ sơ đều cần thiết
cho việc phân tích và thiết kế tiếp tục sau này (không chức năng nào hoặc hồ sơ nào
phải loại bỏ).

CHƯƠNG II
CHƯƠNG II
CƠ SỞ LÝ LUẬN - PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH
VÀ THIẾT KẾ HƯỚNG CẤU TRÚC
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 14 / 63
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
1. Cách tiếp cận hệ thống và các khái niệm cơ bản
1. Cách tiếp cận hệ thống và các khái niệm cơ bản
- Tiếp cận hệ thống là một phương pháp khoa học và biện chứng trong nghiên
cứu và giải quyết các vấn đề kinh tế xã hội (KT_XH). Yêu cầu chủ yếu nhất của phương
pháp này là phải xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó cùng với các hệ thống
bên ngoài.
- Hệ thống (HT)
+ HT là một tập hợp bao gồm nhiều phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn
nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung.
+ HT là một tổ chức vận hành theo một mục đích xác định gồm nhiều thành
phần trong mối quan hệ với nhau.
+ HT bao gồm tập hợp các phần tử, tập hợp các mối quan hệ giữa các phần
tử, tạo thành một thể thống nhất để có được những chức năng hay mục tiêu của HT.
+ HT là tập hợp các phần tử có quan hệ qua lại với nhau
+ Nhiều HT còn bao hàm hai thành phần đặc biệt là thành phần phản hồi và
thành phần kiểm soát.
+ HT mở là HT có tác động qua lại với các HT khác thuộc môi trường.
+ Nếu một HT có khả năng thay đổi bản thân mình hay thay đổi môi trường
để tồn tại thì nó được gọi là HT thích nghi.
- Hệ thống thông tin (HTTT) là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của
nó cũng như liên hệ của nó với các hệ thống khác là liên hệ thông tin. HTTT được xác
định như một tập hợp các thành phần ( thông tin, phương pháp xử lý thông tin, con
người và phương tiện) được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ và khai thác thông tin hỗ

trợ việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức.
- HTTT quản lý là HTTT được phát triển và sử dụng có hiệu quả trong một tổ
chức. Một HTTT được xem là hiệu quả nếu nó giúp hoàn thành được mục tiêu của
những con người hay tổ chức sử dụng nó.
2. Quy trình phát triển một HTTT
2. Quy trình phát triển một HTTT
Phát triển HTTT là tập hợp các hoạt động tạo sản phẩm là HTTT.
Về cơ bản, quy trình phát triển gồm các công đoạn sau: lập kế hoạch dự án, phân
tích HT, thiết kế HT, thiết lập các chương trình và thử nghiệm, cài đặt và chuyển đổi
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 15 / 63
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
HT, vận hành và bảo trì. Các bước được thực hiện lần lượt, nhưng ở một vài bước có
thể lặp lại và cũng có thể quay lại từ đầu. Tuỳ thuộc vào mỗi phương pháp được sử
dụng, thời gian thực hiện các bước có thể dài, ngắn khác nhau và sự gối đầu hay lặp lại
cũng khác nhau.
2.1. Lập kế hoạch dự án
Ý nghĩa:
- Quyết định việc có thể xây dựng HTTT hay không?
- Là một yêu cầu bắt buộc để tiến hành những bước sau, không có dự án thì cũng
không có việc xây dựng HTTT.
Mục tiêu: trình được dự thảo xây dừng HTTT khả thi.
Nội dung
Bao gồm các công việc phải thực hiện sau:
- Xác định mục tiêu( mục tiêu chiến lựơc và trứơc mắt).
- Xác định các nhân tố quyết định thành công.
- Phân tích phạm vi, ràng buộc( ảnh hưởng đến thời gian và nguồn lực).
- Xác định các vấn đề có tác động và ảnh hưởng đến các yếu tố đạt mục tiêu, lý
do.
- Xác định các nguồn lực ( nhân lực, vật lực, tài lực, …).

- Lựa chọn các giải pháp hợp lý để đạt mục tiêu.
Yêu cầu
- Làm rõ HT trong tương lai đáp ứng nhu cầu gì ( chú ý đến các nhu cầu trước
mắt, trong tương lai, tường minh, tiềm ẩn).
- Các nội dung trên có sức thuyết phục: đúng, đủ, đáng tin, khả thi đủ để lãnh đạo
thông qua.
2.2. Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống là việc sử dụng các phương pháp và công cụ để nhận thức và
hiểu biết được hệ thống, tìm các giải pháp giải quyết các vấn đề phức tạp nảy sinh trong
HT đang được nghiên cứu.
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 16 / 63
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
Trước khi phân tích cần phải nắm vững cách thức và phương pháp luận để đi đến
hiểu biết đúng đối tượng nghiên cứu (được xem như một HT). Tổng thể cách thức và
phương pháp luận đó được gọi là cách tiếp cận HT. Thông thường, tiếp cận hệ thống
dựa trên những quan điểm nhất định. Chẳng hạn tiếp cận từ cái chung đến cái riêng, từ
trên xuống dưới…
Ý nghĩa của quy trình phân tích hệ thống: là công việc trung tâm khi xây dựng
HTTT: đi sâu vào bản chất và chi tiết của HT.
Mục tiêu: xác định nhu cầu thông tin (cho dữ liệu và xử lý trong tương lai).
Nội dung: gồm các quy trình phân tích sau đây:
a, Nghiên cứu hiện trạng: nhằm hiểu rõ tình trạng hoạt động của hệ thống cũ và xử
lý.
b, Xây dựng mô hình HT: dựa vào kết quả điều tra để lên một mô hình nghiệp vụ của
hệ thông để làm rõ mô hình thông tin và mô hình hoạt động của hệ thống.
c, Nghiên cứu tính khả thi: việc nghiên cứu tính khả thi có tầm quan trọng đặc biệt,
nó liên quan đến việc lựa chọn giải pháp vì thực chất là tìm ra một điểm cân bằng giữa
nhu cầu và khả năng giải quyết vấn đề.
d, Lập hồ sơ nhiệm vụ (cho từng vị trí công tác):

Hồ sơ bao gồm:
+ Các chức năng HT cần đạt được.
+ Các xử lý.
+ Các thủ tục (quy tắc quản lý, tổ chức, kỹ thuật).
+ Các giao diện.
2.3. Thiết kế hệ thống
Ý nghĩa: thiết kế hệ thống cũng là giai đoạn trung tâm và cho một phương án
tổng thể hay một mô hình đầy đủ về HTTT trong tương lai.
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 17 / 63
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
Mục đích: đạt được các đặc tả về hình thức và cấu trúc HT, môi trường mà trong
đó HT hoạt động, nhằm hiện thực hoá các kết quả phân tích và đưa ra được quyết định
về việc cài đặt hệ thống đó như thế nào?
Nội dung:
a, Thiết kế logic: gồm các thành phần của HT và liên kết giữa chúng. Kết quả sẽ thu
được các mô hình khái niệm dữ liệu và xử lý.
b, Thiết kế vật lý: là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành thiết kế kỹ thuật
của HT.
Yêu cầu: đảm bảo hệ thống thoả mãn những yêu cầu đã phân tích và dung hoà
với khả năng thực tế.
2.4. Thiết lập các chương trình và kiểm nghiệm
Ý nghĩa: thể hiện kết quả phân tích và thiết kế, đây chính là giai đoạn thi công.
Mục tiêu: xây dựng được phần mềm đáp ứng được các yêu cầu đặt ra.
Nội dung:
- Chọn phần mềm hạ tầng (hệ điều hành, hệ quản trị CSDL, ngôn ngữ lập trình).
- Chọn các phần mềm đóng gói.
- Chuyển các đặc tả thiết kế thành các phần mềm (các chương trình) cho máy
tính.
- Kiểm tra, thử nghiệm các Module chức năng, HT con, cả HT.

Yêu cầu:
- Chuyển tải mọi kết quả phân tích thiết kế hệ thống trên giấy thành phần mềm
chạy được trên máy tính.
- Cho sản phẩm đúng và hợp lệ.
2.5. Cài đặt và chuyển đổi hệ thống
Ý nghĩa: làm thay đổi và nâng cao chất lượng hoạt động của tổ chức.
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 18 / 63
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
Mục tiêu: chuyển đổi toàn bộ hoạt động của tổ chức từ cũ sang mới (đưa hệ
thống mới vào sử dụng).
Nội dung: chuyển đổi dữ liệu, đào tạo và sắp xếp đội ngũ cán bộ làm việc trên hệ
thống mới.
Yêu cầu: hệ thống mới hoạt động tốt và đem lại hiệu quả cao hơn hệ thống cũ.
2.6. Vận hành và bảo trì
Ý nghĩa: duy trì hoạt động của hệ thống
Mục tiêu: đáp ứng các mục tiêu đặt ra ban đầu
Nội dung:
- Đề xuất những sửa đổi, cải tiến bổ sung.
- Tiến hành những sửa đổi, bổ sung về phần cứng, phần mềm.
- Kiểm tra tính đáp ứng những yêu cầu vốn có và yêu cầu mới hoặc cải tiến hiệu
quả xử lý của hệ thống (bảo trì).
Yêu cầu: hệ thống luôn sẵn sàng và các hoạt động không bị gián đoạn.
3. Các mô hình sử dụng
3. Các mô hình sử dụng
- Mô hình phân cấp chức năng nghiệp vụ.
- Mô hình luồng dữ liệu.
- Mô hình thực thể - mối quan hệ (ERD).
- Mô hình quan hệ.
3.1. Mô hình phân cấp chức năng nghiệp vụ (BFD)

Xác định chức năng nghiệp vụ được tiến hành sau khi có sơ đồ tổ chức. Để xác
định nhu cầu thông tin của tổ chức, ta phải biến tổ chức hiện thời đang và sẽ thực hiện
công việc gì, xử lý cái gì? Từ đó xác định được các dữ liệu, thông tin gì cần và làm thế
nào để có chúng?
3.1.1. Mô tả mô hình
* Định nghĩa:
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 19 / 63
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
Mô hình chức năng nghiệp vụ là một sơ đồ phân rã có thứ bậc một cách đơn giản
các chức năng của tổ chức.
* Khái niệm và kí hiệu sử dụng:
- Chức năng nghiệp vụ được hiểu là các công việc mà tổ chức cần thực hiện trong
hoạt động của nó. Còn khái niệm chức năng ở đây được hiểu là khái niệm logic (gắn với
mức khái niệm), tức là chỉ nói đến công việc cần làm và mối quan hệ phân mức (mức
tổng hợp và mức chi tiết).
- Các ký hiệu sử dụng:
+ Hình chữ nhật có tên chỉ chức năng ở bên trong.
+ Đường thẳng gấp khúc để nối các chức năng ở mức trên và các chức năng ở
mức trực tiếp thuộc nó.
3.1.2. Cách biểu diễn mô hình
* Kỹ thuật phân mức trong mô hình
CÁC TƯ TƯỞNG TRONG QUÁ TRÌNH PHÂN MỨC
- Cách tiếp cận Top-down (từ trên xuống dưới) được sử dụng.
- Quá trình triển khai theo hình cây.
- Phân rã theo nhiều cấp (không lớn hơn 9).
- Phân rã được thực hiện theo nguyên tắc sau:
+ Một chức năng ở trên được phân rã thành các chức năng chi tiết ở mức thấp hơn.
+ Mỗi chức năng được phân rã từ một chức năng ở mức trên phải là một bộ phận
đảm bảo thực hiện chức năng ở trên đã phân rã ra nó.

+ Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực hiện
được toàn bộ các chức năng ở mức trên phân rã ra chúng. Đảm bảo mối quan hệ liên
tiếp là quan hệ bao hàm (cha/con).
Chức năng ở gốc có nhiệm vụ tổng quát của hệ thống.
CÁC BƯỚC PHÂN RÃ
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 20 / 63
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
- Triển khai theo cây phân cấp: triển khai cây phân cấp từ gốc đến ngọn, lần lượt qua
các tầng (mỗi tầng là một mức mô tả của hệ thống, bao gồm một tập hợp chức năng).
- Sắp xếp các chức năng thuộc các mức:
+ Không nên phân rã quá 6 mức
+ Sơ đồ cần bố trí cân đối, rõ ràng
+ Quan trọng về yếu tố thẩm mỹ
- Đặt tên chức năng
+ Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các chức năng khác nhau tên phải khác
nhau.
+ Tên dùng ở dạng động từ - bổ ngữ.
+ Tên của mỗi chức năng (Mỗi nút một cây)
+ Tên chức năng cần biểu thị sát nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực
hiện.
Ví dụ: tên chức năng “Nhập hàng” sát hơn tên “Ghi chép việc nhập hàng”
3.2. Mô hình luồng dữ liệu
3.2.1. Khái niệm sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu là một công cụ mô tả dòng thông tin nghiệp vụ nối kết giữa các
chức năng trong một phạm vi được xét.
3.2.2. Khái niệm và ký hiệu sử dụng
a) Tiến trình (hoặc chức năng): có thể là một hay vài chức năng thể hiện một
chuỗi hoạt động nào đó của tổ chức.
- Tiến trình có thể chia làm hai loại:

+ Tiến trình có thể làm chuyển hoá hay tác động lên các dữ liệu nào đó (vào sổ
chứng từ, đọc xem các nhà cung cấp, …)
+ Tiến trình chỉ làm thay đổi hay tác động lên các thực thể vật chất, không tác
động lên dữ liệu liên quan.
- Người ta mô tả tiến trình bằng một hình vuông góc tròn bên trong có ghi tên
của tiến trình.
- Tên tiến trình thường là động từ - bổ ngữ
b) Luồng dữ liệu
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 21 / 63
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
- Luồng dữ liệu là các dữ liệu đi vào hoặc đi ra khỏi một tiến trình hay đối tượng
khác hay nói cách khác là tuyến truyền dẫn thông tin vào/ra khỏi một chức năng nào đó.
c) Kho dữ liệu
Kho dữ liệu mô tả các dữ liệu cần được cất dữ trong một thời gian nhất định để
một hoặc nhiều tiến trình hay tác nhân có thể truy cập đến nó.
Ký hiệu sử dụng là một hình chữ nhật/ hình trụ, bên trong có ghi tên của dữ liệu
được cất giữ.
Kho dữ liệu được truy cập và sử dụng thể hiện bằng mũi tên đi vào hoặc đi ra khỏi
nó.
d) Tác nhân ngoài
Tác nhân ngoài là một người, một nhóm người hay một tổ chức ở bên ngoài hệ
thống nhưng có quan hệ thông tin với hệ thống. Người ta dùng hình vuông để biểu diễn
tác nhân ngoài, tên của nó là một danh từ.
* Lưu ý:
Khi xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu cần chú ý những điểm sau:
+ Không vẽ 2 tác nhân ngoài trao đổi trực tiếp với nhau.
+ Không có trao đổi trực tiếp giữa 2 kho dữ liệu mà không qua chức năng xử lý.
+ Vì kho dữ liệu đã có tên, cho nên luồng thông tin ra vào kho không cần tên.
+ Vì lí do trình bày nên các tác nhân ngoài, kho dữ liệu có thể được vẽ ở nhiều nơi

cho dễ đọc, dễ hiểu.
+ Đối với một kho dữ liệu phải có ít nhất một luồng thông tin vào và một luồng
thông tin ra.
3.3. Mô hình khái niệm dữ liệu
Các khái niệm cơ bản
* Thực thể (entity)
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 22 / 63
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
Thực thể là khái niệm mô tả một lớp các đối tượng có các đặc trưng chung mà
một tổ chức hệ thống quan tâm. Thực thể phải tồn tại, cần được lựa chọn có lợi cho
quản lý và phải phân biệt được.
* Thuộc tính (attribute)
- Thuộc tính là đặc trưng chung, vốn có của lớp đối tượng mà ta quan tâm. Nó là
giá trị để mô tả một đặc trưng nào đó của một thực thể.
- Giá trị: thuộc một miền
- Bao gồm: tên gọi, định danh, mô tả, lặp (đa trị).
* Thuộc tính tên gọi, thuộc tính định danh, thuộc tính mô tả
- Thuộc tính tên gọi (naming)
+ Có giá trị là tên của các bản thể, dùng phân biệt bản thể.
+ Cho phép nhận biết sự tồn tại của một thực thể.
+ Thường có chữ “tên”.
- Thuộc tính định danh (indentifier)
Thuộc tính định danh có đặc trưng sau:
+ Giá trị của nó cho phép ta phân biệt các bản thể khác nhau.
+ Gồm một hay nhiều thuộc tính của thực thể.
+ Có sẵn hoặc được thêm vào, mô tả trong hình Elip có gạch dưới.
+ Có thể có nhiều định danh
- Thuộc tính mô tả (description)
Là thuộc tính, không phải là tên goi hay định danh.

- Biểu diễn
Trong mô hình, mỗi thuộc tính được mô tả bằng hình Elip có tên bên trong và nối
với thực thể bằng một đoạn thẳng.
3.4. Mô hình quan hệ
a) Định nghĩa
Một quan hệ là một bảng dữ liệu hai chiều. Mỗi quan hệ (hay bảng) gồm một tập
hữu hạn các cột được đặt tên và một số tuỳ ý các dòng không có tên.
Một quan hệ mô tả một lớp các đối tượng trong thực tế có những thuộc tính chung
mà ta gọi là thực thể. Mỗi cột trong quan hệ tương ứng với một thuộc tính của thực thể
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 23 / 63
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
này và cũng gọi là thuộc tính của quan hệ. Mỗi dòng của quan hệ chứa các giá trị dữ
liệu của đối tượng cụ thể thuộc thực thể mà quan hệ này mô tả.
Thuộc tính lặp của một quan hệ là những thuộc tính có giá trị khác nhau trên một
số dòng (số dòng lướn hơn 1), mà ở những dòng này, các giá trị của các thuộc tính còn
lại hoàn toàn giống nhau.
b) Các đặc trưng của một quan hệ
Một quan hệ là một bảng dữ liệu hai chiều. Nhưng không phải mọi bảng hai
chiều đều là quan hệ.
Một bảng là quan hệ nếu nó có tính chất sau:
- Giá trị đưa vào một cột đơn nhất: giá trị đưa vào chỗ tương giao của một dòng và
một cột đơn nhất.
- Các giá trị đưa vào một cột phải thuộc cùng một miền dữ liệu.
- Mỗi dòng là duy nhất trong bảng, tức là không có hai dòng của bảng đồng nhất.
- Thứ tự các cột là không quan trọng: các cột của quan hệ có thể đổi chỗ cho nhau.
Các cột được xác định bằng tên của nó mà không phải bằng vị trí trong bảng.
- Thứ tự các dọng alf không quan trong: cũng như cột, các dòng có thể đổi chỗ cho
nhau.
c) Các quan hệ có cấu trúc tốt

Một quan hệ có cấu trúc tốt là quan hệ chứa số dư thừa ít nhất và cho phép
người sử dụng thêm, xoá hay sửa đổi những dòng trong bảng mà không gây ra lỗi hoặc
sự không nhất quán trong bảng.
d) Khoá dự tuyển, khoá chính và khoá ngoại lai
Khoá dự tuyển (candidate) của một quan hệ là một nhóm thuôc tính mà các giá
trị của nó xác định duy nhất mỗi dòng trong quan hệ. Khoá dự tuyển cần thoả mãn các
tính chất sau:
+ Xác đinh duy nhất: giá trị của khoả xác định duy nhất mỗi dòng. Tinh chất
này cho thấy: các thuộc tính không phải là khoá phụ thuộc hàm vào khoá.
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 24 / 63
H t h n g q u n l ý n h â n s - t i n l n g c a c a h n g X n gàệ ố ả ự ề ươ ủ ử ă
D uầ
+ Không dư thừa: khi xoá đi bất kỳ thuộc tính nào của khoá đều phá huỷ tính
xác định duy nhất của khoá (khoá tối tiểu)
Khoá chính (primary key) là một khoá dự tuyển được chọn làm khoá của quan
hệ.
Khoá ngoại lai (foreign key) của 1 quan hệ là một nhóm thuộc tính trong quan
hệ đó và là khoá chính trong một quan hệ khác.
e) Chuẩn hoá (Normalization)
Chuẩn hoá là một quá trình chuyển một cấu trúc dữ liệu phức tạp thành các cấu
trúc dữ liệu tốt và đơn giản hơn.
Chuẩn hoá thường được hoàn thành sau một số bước, mỗi bước sẽ nhận các
quan hệ tương ứng với một dạng chuẩn. Dạng chuẩn được các quan hệ tương ứng với
một dạng chuẩn.
Chuẩn hoá dựa trên cơ sở phân tích các phụ thuộc hàm.
* Các dạng chuẩn cơ bản
Có 3 dạng chuẩn cơ bản là:
- Chuẩn 1 (First normal form: 1NF): một quan hệ đạt chuẩn 1 nếu nó không
chứa các thuộc tính lặp.
- Chuẩn 2 (Second normal form: 2NF): phụ thuộc hoàn toàn vào khoá. Một

quan hệ đạt chuẩn 2 nếu thoả mãn 2 điều kiện sau:
+ Nó đã ở dạng chuẩn 1.
+ Không tồn tại thuộc tính ngoài khoá mà phụ thuộc vào một phần của khoá.
- Chuẩn 3 (Third normal form: 3NF): phụ thuộc trực tiếp vào khoá.
Một quan hệ đạt chuẩn 3 nếu:
+ Nó đã ở dạng chuẩn 2.
+ Không tồn tại thuộc tính ngoài khoá mà phụ thuộc bắc cầu vào khoá (qua một
thuộc tính gọi là thuộc tính cầu, cũng là thuộc tính ngoài khoá).
Nguyễn Thị Phương - 503101 Trang 25 / 63