HƯỚNG DẪN KHAI BÁO DANH MỤC VÀ NGHIỆP VỤ MUA BÁN HÀNG TRONG OpenERP docx

GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS
w w w . g s c o m . v n



HƯỚNG DẪN KHAI BÁO DANH MỤC VÀ NGHIỆP VỤ
MUA BÁN HÀNG TRONG
Open
ERP
DECLARATION LIST OF GUIDANCE AND SALE - PURCHASE
TRANSACTIONS IN OpenERP



GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS
w w w . g s c o m . v n
MỤC LỤC
1. Khai báo danh mục (Declaration List) 3
1.1. Khai báo danh mục vật tư hàng hóa (Declaration List Of Materials & Goods) 3
1.2. Khai báo danh mục khách hàng (Declaration List Of Customers) 5
1.3. Khai báo danh mục nhà cung cấp (Declaration List Of Suppliers) 5
2. Thao tác nghiệp vụ trên các phân hệ (Business Operations on Modules) 7
2.1. Phân hệ mua hàng (Purchasing Module) 7
2.1.1. Tạo đơn mua hàng (Purchasing Order) 7
2.1.2. Nhập kho (Warehousing) 8
2.1.3. Nhập hóa đơn mua hàng (Purchasing Invoice) 9
2.2. Phân hệ bán hàng (Sales Module) 10
2.2.1. Tạo đơn đặt hàng (Sales Order) 10
2.2.2. Tạo phiếu xuất kho (Delivery Order) 12

2.2.3. Tạo hóa đơn bán hàng (Sales Invoice) 14



GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS
w w w . g s c o m . v n
1. KHAI BÁO DANH MỤC (Declaration List) :
1.1 Khai báo danh mục vật tư, hàng hóa : (Declaration List Of
Materials & Goods)
Vào Hàng hóa&Dịch vụ  Hàng hóa&Dịch vụ  , xuất hiện cửa sổ danh sách Hàng hóa&Dịch
vụ, tiếp tục Click « Mới » trên thanh công cụ, xuất hiện cửa sổ nhập liệu, khai báo các thông tin
liên quan đến từng sản phẩm hoặc dịch vụ và « Lưu ».
(Goods & Services  Goods & Services  , appear window Of Goods & Services List , Click « New »
on task bar, appear Input data window, declare the informations with regard to each product &
service and « Save ».

Những thông tin quan trọng trong cửa sổ thông tin : (Important informations in the
information window)

Tên
: tên sản phẩm (Name : Product name)

Mã
: mã sản phẩm (Code : Product code)

Loại hàng hóa, dịch vụ
: chọn Hàng hóa hoặc Hàng hóa không giới hạn hoặc Dịch vụ
(dùng để quản lý kho, nếu sản phẩm là Dịch vụ, kho sẽ không theo dõi số lượng) (Goods
& Services Type: Choose Goods or unlimited Goods or Services ( used to manage
inventory, if products are services, the inventory don’t have to keep track of quanlity)


Nhóm
: dùng để phân nhóm và theo dõi hàng hóa, dịch vụ. (Group: used to group
caterogize and keep track of goods, services)
 Phần
Giá thành và nhà cung cấp
: ( The price and Supplies)
 Giá vốn (Cost)


GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS
w w w . g s c o m . v n
 Giá bán (Price)
 PP Tính giá thành: Mặc định chọn Giá trung bình (bình quân gia quyền) (Price
methods: selete the default average price -
Lưu ý:
hiện kế toán công ty đang sử dụng phương thức tính giá trung bình, để không cần thay
đổi thông số này cho những lần sau, ta “
ghi dữ liệu mặc định
” cho giá trị này bằng cách nhấp
chuột phải và chọn “
ghi dữ liệu mặc định
”. Thao tác này trên giao diện Web Browser là Ctrl +
Chuột phải.
Notes:
The accountant now is using average price methods , we don’t need to change the
parameters for the next time, we write
“default data”
for this value by right licking and selete
“write default data”. This operation on the Web Browser interface is Ctrl + Right Clicking

.


Cửa sồ
Kế toán
: (Accouting window)

Nhập Thuế bán hàng và Thuế mua hàng : Thêm \ Chọn tỷ suất thuế \ OK
(Input Sales and Purchasing Tax: Add | Choose the Tax rate | OK

 Mỗi lần nhập xong, nhớ lưu lại, có thể bấm nút
Danh sách
trên thanh công cụ để kiểm tra sản
phẩm mình vừa nhập. (Everytime you finish, click SAVE, you can press the List button on the
toolbar to test products have entered)


GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS
w w w . g s c o m . v n


Thao tác lần lượt với từng hàng hóa và dịch vụ. (Operations by Goods and Services
respectively)

1.2 Khai báo danh mục khách hàng : (Declaration List Of Customers)

Vào
Đối tác
\
Đối tác

\
Khách hàng
\ Nhấn nút Mới trên thanh công cụ \ Khai báo các thông tin
liên quan đến từng khách hàng \ Lưu.
(Partners \ Partners \ Customers \ Press New button on the toolbar \ Declare the informations in
regard to each customer \ Save)

Những thông tin quan trọng : (Important Informations)


GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS
w w w . g s c o m . v n

Tên đối tác (Name of Partners)

Mã
: mã khách hàng (Code : Customers code)

Ngôn ngữ
: ngôn ngữ dùng để xuất các chứng từ liên quan đến đối tác được khai. (Language:
used tp output the documents related to the implementation parters)
 Phần
Thông tin chung
: Địa chỉ ; Thành Phố … (dùng để ghi hóa đơn bán hàng) (Genaral
Information Part: Address, Cities….
 Phần
kế toán
: MST (mã số thuế) (Accounting Part : Tax code)

Thao tác lần lượt với từng khách hàng. (Operations by Customers respectively)

1.3 Khai báo danh mục nhà cung cấp : (Declaration Of Suppliers)
Vào
Đối tác
\
Đối tác
\
Nhà cung cấp
\ Nhấn nút Mới trên thanh công cụ \ Khai báo các thông tin
liên quan đến từng nhà cung cấp \ Lưu.
(Partners \ Partners \ Suppliers \ Press New button on the toolbar \ Declare the informations relate
to each suppler \ Save)


Những thông tin quan trọng : (Important Informations)

Tên đối tác (Name of Partners)

Mã
: mã nhà cung cấp (Code: Supplier code)

Ngôn ngữ
: ngôn ngữ dùng để xuất các chứng từ liên quan đến đối tác được khai. (Language:
used tp output the documents related to the implementation parters)
 Phần
Thông tin chung
: Địa chỉ ; Thành Phố … (General Information Part: Address, City… )
 Phần
Kế toán

: MST : mã số thuế (Accounting Part : Tax code)

Thao tác lần lượt với từng Nhà cung cấp. (Operations by each Supplier respectively)



GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS
w w w . g s c o m . v n
Mẹo nhỏ: bạn có thể thiết lập khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác khác từ bất kỳ danh
mục đối tác nào, chỉ cần đánh dấu vào ô khách hàng hoặc/và nhà cung cấp, chương trình sẽ
tự động nhận biết.
Tips: You can set up the customers, suppliers or partners from any partner list, just only check
the customers or suppliers square, the program will recognize automatically.



GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS
w w w . g s c o m . v n
2. THAO TÁC NGHIỆP VỤ TRÊN CÁC PHÂN HỆ (Business Operations on Modules)
2.1 Phân hệ mua hàng : (Purchasing Module)
2.1.1 Tạo đơn mua hàng : (Purchasing Order)
Vào
Quản lý mua hàng
\
Tạo mới hóa đơn mua hàng
\ Khai báo các thông tin liên quan đến
đơn
mua hàng
\
Xác nhận ĐMH

(Purchasing Managemant \ renew purchasing order \ Declare the
informations relate to purchasing order / Confirm the Purchasing Order)

Khai báo các thông tin liên quan đến đơn mua hàng : (Declare the infomations relate to purchasing
order)

Mã ĐMH
: mã đơn mua hàng . (P.O Code)

Ngày tạo (Created Day)

Kho
: nếu công ty có nhiều kho thì theo dõi chi tiết. (Inventory: keep track for detail if have
many inventories)

 Phần
Đơn mua hàng
: (Purchasing Order Part)
-
Nhà cung cấp
: tham chiếu tên nhà cung cấp. (Suppliers: compare with supplier name)
- Mới : hiện ra bảng
Liên kết – Dòng đơn hàng
\ Phần
dòng đơn hàng
: khai báo các thông
tin :
Hàng hóa và Dịch vụ
;
Số lượng

;
Đơn vị tính
;
Chiết khấu
… \ OK (New: Link table –
The order line \ The order line part : declare the information : Goods and Services,
Quanlity, Unit, Discount….)
 Khi nhập xong những thông tin của Đơn mua hàng, nếu muốn xem và in đơn mua hàng thì ta
bấm vào Đơn mua hàng ở phía trên của góc bên phải \ kiểm tra lại thông tin \ Print.
(When you finish entering the information of Purchasing Order, if you want to see and print the
P.O , you can click the Purchasing order in the upper right corner \ check the information again
\ Print.)


GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS
w w w . g s c o m . v n

2.1.2 Nhập kho : (Warehousing)
Vào
Quản lý kho
\
Nhập kho
\ Chọn hóa đơn mua hàng tương ứng \ Kiểm tra lại thông tin mua
hàng \ chọn Nhập Kho \ Xác nhận lại lần nữa về lượng hàng hóa nhập kho \ Giao nhận hàng.
Warehouse Management \ Warehousing \ Choose the corresponding purchasing invoice \ Check
purchasing information again \ Choose Warehousing \ Confirm again the warehousing of goods \
Delivery and Receipt of goods
- Chọn đơn mua hàng tương ứng: (Choose the corresponding purchasing order)

Lưu ý : khi chọn đơn mua hàng để ý mục Trạng thái ( Status) của Hóa đơn tương ứng
Notes: when choosing the purchasing order, don’t forger to take notice of the Status item of
the corresponding invoice.
 Hoàn tất (Finish)
 Mở (Open)
 Nháp (Draft)
 Khi nhập xong những thông tin của Phiếu nhập kho, nếu muốn xem và in Phiếu nhập kho thì ta
bấm vào Giao Nhận ở góc bên phải \ kiểm tra lại thông tin \ Print
(When you finish entering the information of Warehousing Order, if you want to see and print
the Warehousing Order, you can click the Delivery & Receipt of Goods in the right corner \
check the information again \ Print.)




GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS
w w w . g s c o m . v n



2.1.3 Nhập hóa đơn mua hàng: (Purchasing Invoice)
Vào
Tài chính kế toán
\
Hóa đơn
\
Hóa đơn mua hàng.
Chọn hóa đơn \ Xác nhận lại các
thông tin liên quan, nhập thêm dữ liệu, kiểm duyệt và
Tạo hóa đơn.

(In Financial Accounting \ Invoice \ Purchasing Invoice. Choose Invoice \ Confirm again the
)informations relate to Purchasing invoice, enter additional data, censor and creat invoice
Chọn đơn mua hàng cần tạo hóa đơn : (Choosing the Purchasing order needed creat Invoice)


GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS
w w w . g s c o m . v n

Xác nhận lại các thông tin liên quan, và nhập các dữ liệu : (Confirm again the related informations,
and input data)


Số hóa đơn (Invoice number)

Số hiệu ( Number Sign)

Ngày ghi hóa đơn (Date of invoice)


GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS
w w w . g s c o m . v n

Tính vào kỳ (Included in period)

Diễn giải, …(Desc,….)
 Trước khi chọn
Tạo hóa đơn
, kiểm tra số tổng cộng trên hóa đơn bằng cách bấm vào
Tính
thuế

, sẽ hiện chi tiết giá chưa thuế; thuế GTGT; tổng cộng.

(Before choosing Creat Invoice, check the total on the invoice by clicking on The Tax, will
appear the price without tax in details, V.A. T, total.)

 Khi nhập xong những thông tin của Hóa đơn mua hàng, nếu muốn xem và in Hóa đơn mua
hàng thì ta bấm vào Hóa đơn ở phía trên của góc bên phải \ kiểm tra lại thông tin \ Print hóa
đơn.
(When finish entering the informations of Purchasing Invoice, if you want to see and print the
Purchasing invoice, you can click the Invoice in the upper right corner \ check the information
again \ Print.)


Thao tác lần lượt với từng nghiệp vụ mua hàng. (Operation by each Purchasing
respectively)

2.1.4 Phân hệ bán hàng/ Sales Module:
2.1.5 Tạo đơn đặt hàng/ Create Sales Order:
Vào
Quản lý bán hàng
\
Đơn đặt hàng
\ Mới \ Khai báo các thông tin liên quan đến Đơn đặt
hàng \
Xác nhận ĐĐH
Click
Sale management
\
Sales order
\ new \ Declare the informations relating to Orders \

Confirm the sales order





GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS
w w w . g s c o m . v n

Khai báo các thông tin liên quan đến Đơn đặt hàng : (Declare the informations relating to Orders)

No.
: mã đơn đặt hàng.

Số hiệu
: số hiệu của đơn đặt hàng. (Number sign)

Pro Inv No.:
Ngày đặt hàng

Pro Inv Date Priced:
Ngày tính giá đặt hàng (tạm tính)

Contract No.
: Số hợp đồng

Contract Date:
Ngày kí hợp đồng

Month Price:

tháng tính giá

Pricelist:
Bảng giá

Bank Account:
Tài khoản ngân hàng
 Phần
Đơn đặt hàng
/ Sales order part:
-
Khách hàng
: tham chiếu tên khách hàng, các thông tin liên hệ sẽ tự động được nạp
nếu đã được thiết lập trong phần Đối Tác.
Customers
: compare with the customer name, the contact information will
automatically be loaded if established in the Partnership.
- Dòng đơn đặt hàng: Tạo mới \ hiện ra bảng
Liên kết – Dòng đơn hàng
, Phần
Dòng
đơn hàng
cần nhập các thông tin :
Hàng hóa và Dịch vụ
(loại café)
; Sreen; Type
of coffee (
chuẩn café
)
;

Số lượng
;
Đơn vị tính
(Tấn),
Provisional Price (
đơn giá
tạm tính
), Lose Price (
giá trừ lùi
),
Đóng gói (Bulk, Bags),
Sales order lines: Create New\ appear links table – Order line, sales order line part
need enter the informations: Goods & Services (type of coffee);
Sreen; Type of


GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS
w w w . g s c o m . v n
coffee (
standard café
)
;
quality
;
Unit
(Tons),
Provisional Price (
estimated price
),
Lose Price (

reconciling prices
),
Packing (Bulk, Bags),

- Packaging Line: Tạo mới\ nhập thông số các gói hàng tương ứng sẽ được đóng gói
và giao. Kiểm tra lại thông tin lần nữa rồi OK.
Packging Line: Create new\ enter the corresponding package will be packed and
delivered. Check out the information again and click OK.
 Trước khi chọn
Xác nhận ĐĐH
kiểm tra số tổng cộng trên hóa đơn bằng cách bấm vào Ước
tính, sẽ hiện chi tiết giá chưa thuế; thuế GTGT; tổng cộng.

Before click
confirm Sales order,
remember to

check

the total on the invoice by clicking on
Estimates, will appear the price without tax in detail; V.A.T Tax; total.
 Khi nhập xong những thông tin của Đơn đặt hàng, nếu muốn xem và in đơn đặt hàng thì ta
bấm vào BBG/Đơn Hàng ở phía trên của góc bên phải \ kiểm tra lại thông tin \Print
 When you finish entering the information of sales invoices, if you want to see and print it, you
can click Quotation/Invoice on the upper right corner’s Invoice\ check informations again \
Print
2.1.6 Tạo phiếu xuất kho/ Delivery
Vào
Quản lý kho
\

Xuất kho
\ Chọn Đơn đặt hàng tương ứng \ Kiểm tra lại thông tin bán hàng \
Kiểm Tra hàng sẵn có \ Hoàn tất giao nhận \ Xác nhận lại lần nữa số lượng hàng hóa xuất \ Giao
nhận hàng, hoặc Xác Nhận Hàng Sẵn Có\ Hoàn Tất Giao Nhận
Click Inventory management\ output goods from inventory/ choose the corresponding Sales
Order \ check sales information again\ check available goods\ Finished delivery & receipt goods \
Confirm again the quanlity of goods output from inventory \ delivery & receipt goods, or confirm
Available Goods \ Fin.ished delivery & receipt goods
- Chọn Đơn mua hàng tương ứng/ Select the Corresponding purchase order:


GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS
w w w . g s c o m . v n


Xác nhận Đơn đặt hàng và xuất kho/ Confirm the Order and Output goods from inventory


Lưu ý : khi chọn Đơn đặt hàng để ý mục Trạng thái ( Status) của hóa đơn
Notes: When you select the Orders, you must take notice the status of invoice
 Hoàn tất
Finish
 Mở
Open


GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS
w w w . g s c o m . v n
 Nháp
Draft

 Khi nhập xong những thông tin của Phiếu xuất kho, nếu muốn xem và in Phiếu xuất kho thì ta
bấm vào Giao Nhận ở phía trên của góc bên phải \ kiểm tra lại thông tin \ Print
 When you finish entering the information of Inventory coupon, if you want to view and print it,
you can click Delivery & Receipt Goods on the upper right corner\ check information again \
Print
2.1.7 Tạo hóa đơn bán hàng/ (Sales Invoice)
Vào
Tài chính kế toán
\
Hóa đơn
\
Hóa đơn bán hàng
\
Hóa đơn bán hàng phát thảo\
Chọn hóa
đơn tương ứng \ Xác nhận lại các thông tin liên quan và nhập thêm dữ liệu \
Tạo hóa đơn.
Clich Financial
Accounting
\
invoice
\
sales invoice
\
draft sales invoice
\ select the corresponding
invoice \ Confirm the related informations and enter additional data \
create invoice
.

Chọn hóa đơn tương ứng/ select the corresponding invoice:

Xác nhận lại các thông tin liên quan, và nhập thêm các dữ liệu/ Confirm the related information and
enter additional data:



GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS
w w w . g s c o m . v n


Số hóa đơn
Number of invoice

Số hiệu
Number Sign

Ngày ghi hóa đơn
Date of Invoice

Tính vào kỳ
Of the period

Nhân viên bán hàng
(nếu có)

Sales staff (if any)

Diễn giải
Desc


Khuyến mãi
(nếu có)

Promotion (if any)
 Trước khi chọn
Tạo hóa đơn
, kiểm tra số tổng cộng trên hóa đơn bằng cách bấm vào
Tính
thuế
, sẽ hiện chi tiết giá chưa thuế; thuế GTGT; tổng cộng.

Before selecting Create invoice, check the total on the Invoice by clicking the
Calculate Tax, will
appear the price without tax in detail; V.A.T Tax; total.
 Khi nhập xong những thông tin của Hóa đơn bán hàng, nếu muốn xem và in Hóa đơn bán hàng
thì ta bấm vào Hóa đơn ở phía trên của góc bên phải \ kiểm tra lại thông tin \ Print


GENERAL SOLUTIONS Co.,Ltd – YOUR RELIABLE PARTNER IN ENTERPRISE MANAGEMENT SOLUTIONS
w w w . g s c o m . v n
When you finish entering the information of sales invoices, if you want to view sales invoice and
print it, you can click Invoice on the upper right corner’s Invoice\ check information again\
Print

Thao tác lần lượt với từng nghiệp vụ bán hàng.

Operation of each sales transaction repestively.