A450 T ÌM HIỂU CHU TRÌNH TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ XÂY DỰNG CƠ BẢN

LỜI MỞ ĐẦU
Cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học và công nghệ ngày nay, nền kinh
tế thế giới đang chuyển mình từng bước đi lên mạnh mẽ. Việt Nam cũng khơng nằm ngồi
xu thế đó, nền kinh tế mở đặt ra cho nước ta nhiều yêu cầu mới. Trước sự đòi hỏi của nền
kinh tế, hoạt động kiểm tốn đã được cơng nhận ở Việt Nam với sự ra đời của các tổ chức
độc lập về kế toán kiểm toán nhằm giúp cá nhân, tổ chức nắm rõ kiến thức, tăng cường
hiểu biết về tài chính, kế toán trong bối cảnh mới. Sự ra đời của các cơng ty kiểm tốn độc
lập quốc tế và nội địa ở Việt Nam đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong việc cung
cấp dịch vụ kiểm toán và tư vấn cho những người quan tâm đến các số liệu tài chính ở Việt
Nam. Kiểm tốn đã trở thành một hoạt động chuyên sâu, một khoa học chuyên ngành.
Có nhiều cách để phân loại Kiểm tốn, một trong số đó là phân loại theo mục đích.
Với cách phân loại này, Kiểm tốn được chia ra làm ba loại, đó là Kiểm toán hoạt động,
Kiểm toán tuân thủ và Kiểm toán BCTC. Bên cạnh việc Kiểm tốn về tính trung thực, hợp
lý của BCTC; kiểm tra, đánh giá về sự hữu hiệu, hiệu quả của một bộ phận công ty hay của
tồn cơng ty, Kiểm tốn viên cần phải thật chú ý về việc Kiểm toán tuân thủ, nghĩa là kiểm
tra mức độ chấp hành quy định của công ty.
Tài sản cố định và xây dựng cơ bản đóng một vai trị rất quan trọng trong q trình
sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Vì vậy việc hạch tốn TSCĐ, trích lập chi phí
khấu hao cũng như việc kiểm sốt hệ thống nội bộ của chu trình TSCĐ và xây dựng cơ bản
là hết sức quan trọng. Hơn nữa khoản mục TSCĐ trên bảng cân đối kế toán thường chiếm
một tỷ trọng lớn nên sai sót đối với khoản mục này thường gây ảnh hưởng trọng yếu tới
báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Hiểu được tầm quan trọng đó, nhóm chúng em đã cùng
nhau tìm hiểu Chu trình TSCĐ và Xây dựng cơ bản. Tuy nhiên, do có nhiều hạn chế về
kinh nghiệm và chuyên môn nên bài viết của nhóm chúng em chắc hẳn khơng tránh khỏi
những thiếu sót, vì vậy chúng em mong được sự góp ý của Thầy và các bạn để bài viết


được hoàn thiện hơn. Chúng em xin chân thành cảm ơn Giảng viên phụ trách bộ mơn Kiểm
tốn Tiến sĩ Huỳnh Tấn Dũng và các Thầy Cô trong Khoa Kế Tốn – Kiểm tốn đã giúp
đỡ nhóm chúng em hồn thành đề tài này.

A. Tìm hiểu chung về chu trình TSCĐ và XDCB
1. Mục tiêu của chu trình TSCĐ và XDCB
(1) Xác định tài sản cố định, xây dựng cơ bản dở dang là có thực, thuộc quyền sở hữu
của doanh nghiệp, được hoạch toán và đánh giá đầy đủ, chính xác, dung niên độ và
trình bày trên BCTC phù hợp với các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
(2) Xác định và hiểu được các giao dịch và sự kiện liên quan tới chu trình KD quan
trọng;
(3) Đánh giá về mặt thiết kế và thực hiện đối với các thủ tục kiểm sốt chính của chu
trình KD này;
(4) Quyết định xem liệu có thực hiện kiểm tra hệ thống KSNB;
(5) Thiết kế các thủ tục kiểm tra cơ bản phù hợp và có hiệu quả.
2. Hiểu biết về chính sách kế tốn áp dụng cho tài sản cố định và XDCB
Phạm vi của tài sản cố định:
• Tài sản cố định hữu hình bao gồm máy móc thiết bị và nhà cửa tính cả các phương
tiện phụ, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, xe cộ, tàu bè, công cụ và dụng cụ, đất đai
vật kiến trúc .
• Tài sản cố định vơ hình bao gồm chi phí quyền sử dụng đất (vơ thời hạn), bằng phát
minh sáng chế, thương hiệu, bản quyền, nghiên cứu thành lập, nghiên cứu và phát
triển, lợi thế thương mại, và phần mềm vi tính.

Mua sắm tài sản cố định:
• Tài sản cố định được mua sắm hay tự xây dựng phải phù hợp với nhu cầu hoạt động
sản xuất kinh doanh của công ty, phù hợp với công tác quản lý của công ty, và tuân
thủ theo các quy định nội bộ về mua săm/xây dựng tài sản cố định.


Ghi chép tài sản
• Tài sản cố định được phân loại thành những nhóm chính theo sự phê chuẩn của ban
giám đốc công ty và theo đúng quy định của Chuẩn mực kế toán. Điều kiện tối thiểu
để là một tài sản cố định (hoặc các bộ phận cấu thành tài sản cố định hữu hình) là

có ngun giá là trên 30 triệu VND và thời hạn sử dụng hữu ích là trên một năm.
• Số liệu cho sự ghi nhận ban đầu của tài sản cố định phải dựa vào các hóa đơn của
nhà cung cấp và các chứng từ gốc có giá trị khác.
• Tài sản cố định phải được trích khấu hao theo Chuẩn mực kế tốn Việt Nam và theo
phương pháp khấu hao theo Chuẩn mực kế tốn Việt Nam.
• Được xác định mỗi năm thơng qua ban giám đốc và làm đúng theo Chuẩn mực kế
tốn Việt Nam.
• Tất cả những tài sản cố định xuất hiện trong sổ sách kế tốn của cơng ty phải thuộc
quyền sở hữu của công ty theo giấy chứng nhận sở hữu, chứng thư chứng nhận
quyền sở hữu, hợp đồng th tài sản…

Kiểm sốt vật chất:
• Mỗi một tài sản cố định hữu hình phải được kiểm kê theo trách nhiệm của một cá
nhân/ một bộ phận .
• Tài sản cố định hữu hình phải được giữ gìn/ đặt ở vị trí dưới điều kiện thích hợp.
• Tất cả những tài sản cố định hữu hình phải được giữ gìn với tất cả các thơng tin liên
quan trong bản đăng ký tài sản cố định.
• Tất cả các tài sản cố định hữu hình phải được dán nhãn theo số series và theo mã/
theo thẻ kho.
• Kiểm kê tài sản phải được thực hiện ít nhất một lần trong một năm vào cuối năm
cho tất cả các tài sản.
• Kết quả của việc kiểm kê phải được ghi nhận và lập báo cáo, tất cả những khác biệt
phải được điều tra và điều chỉnh đến sổ kế toán.


Sửa chữa và bảo trì sản phẩm :
• Sửa chữa và bảo trì phải được xác định một cách thích hợp và được cung cấp bởi
chứng từ gốc có giá trị.
• Tất cả những nghiệp vụ sửa chữa và bảo trì phải được báo cáo kịp thời cho bộ phận
kế tốn và được ghi chép vào sổ nhật ký chung.

• Những bảo trì chính cho máy móc thiết bị đang sử dụng phải lập kế hoạch và lập
ngân sách dựa theo định kỳ thực hiện.
• Việc dự phịng phải được dự kiến cẩn thận tuân theo các Chuẩn mực kế tốn Việt
Nam.
• Bắt đầu của một năm của bộ phận phân xưởng phải đưa ra yêu cầu về ngân sách căn
cứ theo việc tính tốn cần thiết phải sửa chữa và bảo trì.

Thanh lý tài sản cố định:
• Tài sản cố định thanh lý phải tuân thủ các quy định nội bộ của cơng ty về thanh lý
tài sản.
• Tài sản cố định thanh lý phải được ghi nhận/ loại bỏ khỏi sổ sách kế toán, thể hiện
trên sổ sách kế tốn trong kỳ thanh lý.
3. Mơ tả chu trình TSCĐ và XDCB
Chu trình của tài sản cố định bắt đầu từ thời điểm mà tài sản cố định được thu vào/ ghi
nhận bởi công ty đến thời điểm mà nó được kiểm sốt, gìn giữ, và kết thúc tại thời điểm
thanh lý/ chuyển nhượng tài sản cố định đó.

Một số quy trình liên quan đến chu trình TSCĐ và XDCB:
Quy trình ghi tăng TSCĐ:
Lưu đồ quy trình ghi tăng TSCĐ


Bộ phận có nhu cầu

Begin

01
Lập yêu cầu ghi
nhận tăng tài sản

KTT\NĐUQ

02
Phê duyệt đề
nghị

Hố đơn, hồ
sơ TSCD

Khơng duyệt
Duyệt
03
Thơng tin lại cho bộ
phận, đơn vị đề nghị

04
Khai báo
thơng tin
TSCĐ

Kế tốn TSCĐ

05
Quản lý
khấu hao
End.


Mơ tả chi tiết:
01: Sau khi kế tốn mua hàng hoàn tất thủ tục mua TSCĐ, hoặc các bộ phận khác liên

quan lập yêu cầu kế toán TSCĐ ghi tăng TSCĐ.
02: Người kiểm tra tài sản xem xét xem tài sản có đủ điều kiện là TSCĐ hay khơng để
duyệt đề nghị.
Nếu duyệt thì thực hiện bước 4.
Nếu khơng duyệt thì thực hiện bước 3.
03: Kế tốn TSCĐ thơng báo tình hình phê duyệt đề nghị ghi nhận TSCĐ cho đơn vị
đề nghị.
04: Căn cứ vào đề nghị ghi nhận TSCĐ, kế tốn TSCĐ khai báo thơng tin chi tiết về
TSCĐ như ngày tăng, nguồn vốn, giá trị, thời hạn bảo hành,…
05: Căn cứ vào quy định trích khấu hao TSCĐ, ca9n cứ vào hồ sơ TSCĐ, kế toán TSCĐ
khai báo thời gian tính khấu hao cho từng tài sản, thực hiện tính khấu hao hàng kỳ, kiểm
tra kết quả tính khâu hao hàng kì.

Quy trình ghi giảm TSCĐ do thanh lý, nhượng bán:
Lưu đồ quy trình ghi giảm TSCĐ do thanh lý, nhượng bán



Bộ phận có nhu cầu

Begin

01
Lập đề nghị thanh
lý TSCĐ

KTT\NĐUQ

02
Phê duyệt đề

nghị

Khơng duyệt
Duyệt

03
Thơng tin
lại cho bộ
phận, đơn
vị đề nghị

04
Xác nhận tình trạng
chờ thanh lý cho
TSCĐ

05
Thanh lý

06
Xác nhận tình trạng
đã thanh lý TSCĐ

Kế toán TSCĐ

07
Lập giao dịch
thanh lý TSCĐ

End.

Phiếu kế
toán


Mơ tả chi tiết:
01: Bộ phận có nhu cầu xác định TSCĐ cần thanh lý và lập đề nghị thanh lý, nhượng bán
TSCĐ.
02: người xác minh TSCĐ, phê duyệt đề nghị.
Nếu duyệt thì thực hiện bước 4.
Nếu khơng duyệt thì thực hiện bước 3.
03: Kế tốn tscđ thơng báo tình hình phê duyệt đề nghị thanh lý TSCĐ cho bộ phận, đơn
vị đề nghị.
04: Kế tốn TSCĐ xác nhận tình trạng chờ thanh lý cho TSCĐ đuợc đề nghị thanh lý trên
hệ thống.
05: Kế toán TSCĐ thực hiện thanh lý TSCĐ
06: Kế tốn TSCĐ xác định tình trạng đã thanh lý cho TSCĐ được đề nghị thanh lý trên
hệ thống để hệ thống dừng tính khấu hao tự động cho tài sản thanh lý.
07: Kế toán TSCĐ lập giao dịch thanh lý, nhượng bán TSCĐ vào hệ thống.

Quy trình điều chuyển TSCĐ
Lưu đồ quy trình điều chuyển TSCĐ


Bộ phận nhu cầu

Beg
in
01
Lập yêu cầu điều

chuyển TSCĐ

Kế toán TSCĐ Kế toán TSCĐ đơn vị điều KTT/GĐ/NĐUQ
đơn vị nhận
chuyển

Điều

chuyển

trong nội bộ công ty

Điều chuyển giữa các công ty thành viên
03
Duyệt và ra quyết
định điều chuyển

Không duyệt

Duyệt
04
Lập giao dịch giảm
tài sản, cập nhật
trạng thái vào QLTS

05
Thực hiện nhập mới
tài sản

Mô tả chi tiết:

01: Các đơn vị, phòng ban liên quan lập yêu cầu điều chuyển
Nếu điều chuyển nội bộ thực hiện bước 2
Nếu điều chuyển bên ngoài thực hiện bước 3

02
Điều chuyển giữa
các phịng ban

Phiếu kế tốn

End


02: Trên hệ thống, thực hiện điều chuyển TSCĐ giữa các phòng ban, cập nhật bộ phận sử
dụng TSCĐ mới.
03: Xem xét yêu cầu điều chuyển giữa các đơn vị và quyết định điều chuyển.
Nếu yêu cầu đuợc duyệt thì thực hiện bước 4
Nếu u cầu khơng được duyệt thì kết thúc.
04: Kế toán TSCĐ thực hiện lập giao dịch ghi giảm TSCĐ vào hệ thống đồng thời cập nhật
trạng thái vào phần quản lý tài sản.
05: Kế toán TSCĐ thực hiện tạo mới thẻ TSCĐ trong QLTS đồng thời lập giao dịch tăng
tài sản trong kế toán.

B. Thực trạng của việc kiểm sốt chu trình TSCĐ và XDCB ở công ty TNHH
ABC
1. Hiểu biết về TSCĐ và XDCB ở công ty ABC
- Trong BCTC năm 2009, TSCĐ chủ yếu của doanh nghiệp là TSCĐ hữu hình, được
phản ánh trên BCTC theo giá trị thuần (Nguyên giá – Giá trị hao mòn); tỷ trọng của
tổng tài sản cố định trong tổng tài sản của doanh nghiệp cuối năm 2009 là 35,21%.
- Trong năm 2009, công ty ABC không mua thêm hay xây dựng, trùng tu TSCĐ nào và

cũng khơng có TSCĐ thuê tài chính hay Bất động sản đầu tư.
2. Hiểu biết về chính sách kế tốn áp dụng ở công ty ABC
- Nguyên tắc gi nhận và khấu hao TSCĐ: Đánh giá TSCĐ theo nguyên tắc giá gốc.
- Khấu hao TSCĐ: khấu hao theo phương pháp đường thẳng, tỷ lệ khấu hao theo
Quyết định
206/2003/QĐ – BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài Chính Việt Nam.
- Thời gian hữu dụng của các loại TSCĐ ước tính chủ yếu như sau:
Nhà xưởng
Máy móc, thiết bị
Phương tiện truyền dẫn
Dụng cụ, thiết bị

Tỷ lệ (%)
4% – 33%
6%
25%
25% – 33%

Năm
3 – 25
18
4
3–4


TS khác
- Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao BĐS đầu tư: ghi nhận theo giá thực tế ban đầu.
- Khấu hao BĐS đầu tư theo phương pháp đường thẳng.
- Chính sách kế tốn ln được cơng ty áp dụng nhất qn.
3. Mơ tả chu trình TSCĐ và XDCB ở cơng ty ABC

- Phó Giám Đốc sản xuất thiết lập kế hoạch và dự toán ngân sách cho TSCĐ;
- Kế toán tổng hợp tiến hành mở hồ sơ chi tiết (bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ,
hợp đồng, hóa đơn mua và các chứng từ có liên quan đến từng TSCĐ) cho từng loại
Tài sản cố định để kiểm soát tài sản và phát hiện kịp thời những mất mát hay thiếu hụt
tài sản trong quá trình sử dụng.
- Định kỳ, công ty tiến hành kiểm tra TSCĐ và thiết lập các biện pháp bảo vệ TSCĐ,
chống hỏa
hoạn, trộm cắp và mua bảo hiểm cho tài sản.
- Kế toán tổng hợp, định kỳ tính khấu hao đối với từng loại TSCĐ, thời gian khấu hao
do Ban
Giám Đốc phê chuẩn trước khi áp dụng.
- Phó Giám Đốc sản xuất tiến hành xây dựng các quy định về thanh lý TSCĐ (hoặc
nhượng bán TSCĐ), mọi người trường họp đều được sự đồng ý của bộ phận có liên
quan, tiến hành thành lập hội đồng thanh lý khi có dự định phát sinh nghiệp vụ thanh
lý.
4. Những sai sót có thể xảy ra và thủ tục kiểm sốt những sai sót đó
Những sai sót có thể xảy ra
Tài sản hữu ích được ghi nhận không phải
là tài sản thực được công ty sư dụng trong
việc sản xuất hàng hóa dịch vụ hay quản lý
DN

Các thủ tục để kiểm sốt những sai sót đó
-

Hóa đơn mua tài sản phải được sử lý
bởi nhân viên độc lập với bộ phận
mua hàng, nhận hàng, thanh toán.
Trước khi thanh tốn nhân viên so

sánh hóa đơn với các đơn đặt hàng
đã phê duyệt và báo cóa nhận hàng,


-

-

-

kiểm tra tính chính xác tính tốn hóa
đơn.
Kiểm kê định kì của TSCĐ được
thực hiện và số liệu chi tiết được so
sánh cới chi tiết trong sổ chi tiết tài
khoản.
Khoản thanh tốn lớn hơn một mức
nào đó hoặc cho nhà cung cấp chưa
từng được duyệt thì bắt buộc phải
được duyệt trong từng văn bản trang
khi thực hiện.
Hệ thống không cho phép nhập
thanh tốn một hóa đơn đổi cho một
nhà cung cấp, tránh hóa đơn bị thanh
tốn hai lần.

Tài sản th tài chính được vốn hóa khi
chúng khơng đáp ứng được tiêu chuẩn của
việc vốn hóa

-

Các điều khoản của hợp đồng được
trao đổi với bộ phận kế tốn của
cơng ty, đối chiếu với tiêu chuẩn ghi
nhận tài sản thuê tài chính, được
đánh giá , phân tích bằng văn bản

Tài sản thuộc sở hữu của doanh nghiệp
hoặc tài sản đi thuê bị ghi nhận vào chi phí
như chi phí sửa chữa, chi phí th thiết bị
hoặc khơng được vốn hóa theo quy định
hoặc không được ghi nhận.

-

Tài sản phải được kiểm kê định kì.
Định kì, đối chiếu chi tiết tài sản với
sổ cái và biên bản kiểm kê tài sản.

TSCĐ đi thuê đủ tiêu chuẩn ghi nhận
TSCĐ thuê tài chính nhưng lại được phân
loại và ghi nhận vào chi phí đi thuê hoạt
động.

-

Các điều khoản của hợp đồng thuê
được trao đổi với bộ phận kế tốn
bởi cơng ty, đối chiếu với tiêu chuẩn

ghi nhận tài sản thuê tài chính, được
phân tích, đánh giá và phê chuẩn
bằng văn bản.

TSCĐ hiện đang hiện hữu tại ABC Kiểm tra chứng từ gốc của các TSCĐ đối
nhưng thực thế ABC khơng có quyền sở chiếu với sổ chi tiết và sổ Cái
hữu
Tiến hành kiểm kê quan sát thực tế TSCĐ
Trên giấy tờ thì có TSCĐ, có cả khấu hao
nhưng thực tế thì TSCĐ khơng tồn tại

Kết hợp giữa việc kiểm tra vật chất
(kiểm kê tài sản) với việc kiểm tra
chứng từ, hồ sơ pháp lý về quyền sở hữu
của tài sản để xem những tài sản cố định


thuộc sở hữu của đơn vị có được ghi
chép vào khoản mục tài sản cố định hay
không.
Chọn mẫu một số tài sản, kiểm tra xem
cách xác định nguyên giá, thời gian sử
dụng vào phương pháp tính khấu hao
mà đơn vị áp dụng có phù hợp và nhất
qn khơng