Luận văn tổ chức và hoạt động của văn phòng ủy ban nhân dân tỉnh kiên giang

LỜI CAM ĐOAN

Tôi tên là Võ Văn Tự, học viên lớp Cao học Quản lý cơng HC20.N10,
niên khóa 2015 - 2017.
Tơi xin cam đoan Luận văn là cơng trình nghiên cứu của riêng tơi (có
khảo cứu, kế thừa có chọn lọc, khoa học và hợp lý một số vấn đề thực tiễn). Các
số liệu trong luận văn là trung thực, được điều tra, nghiên cứu cẩn thận và tỉ mỉ,
có tính cập nhật và nguồn được trích dẫn rõ ràng.
Những kết luận khoa học của luận văn chưa từng được ai cơng bố trong
bất kỳ cơng trình khoa học nào./.

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 01 năm 2018
Tác giả

Võ Văn Tự

1


LỜI CẢM ƠN
Trong q trình học tập và hồn thành nghiên cứu Luận văn Cao học
Quản lý cơng, niên khóa 2015 - 2017, tôi nhận được sự quan tâm giảng dạy,
giúp đỡ của Ban Giám đốc, các Thầy, Cô tham gia giảng dạy và Khoa Sau Đại
học đã giúp tôi lĩnh hội những kiến thức khoa học và bổ ích của Chương trình
Cao học Quản lý cơng.
Tơi xin trân trọng cảm ơn Học viện Hành chính Quốc gia, các Phịng,
Ban, Khoa, cơ sở Học viện Hành chính tại thành phố Hồ Chí Minh, UBND tỉnh,
Ban Tổ chức Tỉnh ủy, Sở Nội vụ, Trường Chính trị tỉnh, Lãnh đạo Văn phịng
Uỷ ban nhân dân tỉnh Kiên Giang đã động viên và cung cấp, hỗ trợ thời gian và
tài liệu hữu ích cho tơi hồn thành khóa học và luận văn.
Đặc biệt trân trọng cảm ơn TS. Phạm Quang Huy, Giảng viên Cao cấp,

ngun Phó Giám đốc Học viện hành chính Quốc gia cơ sở Thành phố Hồ Chí
Minh đã trực tiếp hướng dẫn, tận tình, nghiêm túc và động viên tơi hoàn thành
nghiên cứu luận văn này.
Xin trân trọng cảm ơn!
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 01 năm 2018
Tác giả

Võ Văn Tự

2


MỤC LỤC
Trang
PHẦN MỞ ĐẦU: ................................................................................................. 6
1. Tính cấp thiết của đề tài ..................................................................................... 6
2. Tình hình nghiên cứu ......................................................................................... 8
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................... 9
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn .............................................. 10
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu .............................................. 10
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn ...................................................... 10
7. Kết cấu của luận văn ........................................................................................ 10
Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÙA VĂN
PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP TỈNH ................................................... 12
1.1. Khái niệm về tổ chức và hoạt động của văn phịng ................................. 12
1.1.1. Khái niệm .............................................................................................. 12
1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng .................................................................. 13
1.1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của văn phòng ............................ 14
1.2. Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ...................................................... 16
1.2.1. Cơ sở pháp lý ......................................................................................... 16

1.2.2. Vị trí, vai trị của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ....................... 18
1.3. Nội dung hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ............ 19
1.3.1. Chức năng của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh .......................... 19
1.3.2. Nhiệm vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ............................ 22
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG TỪ NĂM 2011 ĐẾN
NAY ..................................................................................................................... 33
2.1. Khái quát về đặc điểm tự nhiên, kinh tế - xã hội tỉnh Kiên Giang ........ 33
2.1.1. Đặc điểm tự nhiên.................................................................................. 33
2.1.2. đặc điểm kinh tế - xã hội ....................................................................... 34

3


2.2. Lịch sử hình thành và phát triển của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
Kiên Giang từ sau 30/4/1975 đến nay .............................................................. 36
2.3. Thực trạng của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang............ 39
2.3.1. Về cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự ................................................... 39
2.3.2. Hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang .............. 57
2.4. Nhận xét chung về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh Kiên Giang .......................................................................................... 68
2.4.1. Ưu điểm ................................................................................................. 68
2.4.2. Hạn chế .................................................................................................. 70
Chƣơng 3: ĐỊNH HƢỚNG VÀ NHỮNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ
CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
KIÊN GIANG TRONG THỜI GIAN TỚI ..................................................... 75
3.1. Định hƣớng hoàn thiện tổ chức bộ máy và hoạt động của Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh Kiên Giang ......................................................................... 78
3.2. Một số giải pháp để hoàn thiện hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh Kiên Giang .......................................................................................... 81

3.2.1. Giải pháp về hoàn thiện tổ chức bộ máy và quy chế làm việc của Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ................................................................................ 81
3.2.2. Giải pháp về nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, cơng chức Văn
phịng Ủy ban nhân dân tỉnh ................................................................................ 87
3.2.3. Giải pháp về tiếp tục thực hiện tốt nhiệm vụ cải cách hành chính nhà
nước ..................................................................................................................... 90
3.3. Kiến nghị...................................................................................................... 95
KẾT LUẬN......................................................................................................... 98
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................... 100

4


MỘT SỐ TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN
Ủy ban nhân dân

UBND

Liên hiệp quốc

LHQ

Hệ thống quản lý chất lượng

ISO

Công nghệ thông tin

CNTT

Dịch vụ công trực tuyến

OSI

Hạ tầng viễn thông

TII

Nguồn nhân lực

HCI

5


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài luận văn
Văn phịng là phận khơng thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ cơ
quan nào trong hệ thống cơ quan hành chính các cấp. Trong mọi hoạt động của
chính quyền các cấp, văn phịng ln giữ vai trò đặc biệt quan trọng, văn phòng
là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập, xử lý thông
tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần
bảo đảm các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Trong hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước cấp tỉnh, ―Văn phòng
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Văn phòng UBND) là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh (UBND) và là một bộ phận cơ quan chun mơn trong hệ
thống cơ quan hành chính nhà nước thống nhất do UBND tỉnh lãnh đạo‖ [16,
tr430]. Văn phòng UBND tỉnh là cơ quan chun mơn có vị trí, vai trò là cơ
quan tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh tổ chức chỉ đạo, điều hành thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước thống nhất từ tỉnh đến cơ sở.

Tùy thuộc vào mục tiêu, nhiệm vụ của mỗi giai đoạn phát triển mà cơ
quan chun mơn nói chung và cơ quan Văn phịng UBND tỉnh nói riêng được
pháp luật quy định khác nhau (kể cả vị trí, chức năng), được quy định trực tiếp
hay gián tiếp trong các văn bản quy phạm pháp luật và các quy phạm pháp luật
đó góp phần từng bước hồn thiện tổ chức và hoạt động của cơ quan Văn phòng
UBND cấp tỉnh.
Ngày 22 tháng 7 năm 2004, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số
828/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ lấy ngày 28 tháng 8 là ngày truyền
thống Văn phòng cơ quan Hành chính Nhà nước [18]. Đây là ghi nhận những
đóng góp to lớn của Văn phịng cơ quan Hành chính Nhà nước trong tham mưu
giúp việc, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo, điều hành của chính quyền các cấp.
Với tư cách là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, UBND là cơ
quan thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước, chấp hành nghị quyết
6


của Hội đồng nhân dân cùng cấp cũng như các văn bản chỉ đạo của nhà nước
cấp trên. Chính vì vậy, Văn phịng UBND tỉnh có vai trị rất quan trọng trong
việc tham mưu và giúp việc, bảo đảm hoạt động thơng suốt của UBND.
Văn phịng UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian qua đã có nhiều cố
gắng trong việc tham mưu, phục vụ cho UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trong
công tác quản lý, điều hành hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước từ
tỉnh đến cơ sở, trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ phát triển
kinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh trên địa bàn tỉnh đạt nhiều kết quả quan
trọng. Tuy nhiên, Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian quan vẫn
còn những bất cập nhất định như: tên gọi các phịng chun mơn chưa thống
nhất, cơ cấu tổ chức chưa hợp lý, chức năng nhiệm vụ vẫn chưa rõ ràng, cụ thể.
Để góp phần thực hiện tốt chủ trương của Đảng về tiếp tục đổi mới tổ
chức, hoạt động của chính quyền địa phương, nâng cao chất lượng hoạt động
của Ủy ban nhân dân các cấp, cũng như thực hiện tốt Luật Tổ chức chính quyền

địa phương, thực hiện tốt việc cải cách hành chính nhà nước nhằm xây dựng
chính quyền địa phương kiến tạo và phát triển, việc đổi mới, kiện toàn tổ chức
và hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh là việc làm cần thiết và liên tục nhằm
đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của từng giai đoạn phát triển.
Vì vậy, cần tiếp tục nghiên cứu làm sáng tỏ những vấn đề về lý luận và
thực tiễn trong tổ chức và hoạt động của Văn phịng UBND cấp tỉnh, trên cơ sở
đó đề xuất những quan điểm, giải pháp tiếp tục hoàn thiện hơn về tổ chức và
hoạt động của Văn phòng UBND cấp tỉnh nói chung và Văn phịng UBND tỉnh
Kiên Giang nói riêng trong điều kiện đổi mới và hội nhập quốc tế ở nước ta hiện
nay có ý nghĩa quan trọng cả về lý luận và thực tiễn.
Xuất phát từ thực trạng trên, việc nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của
Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh một cách có hệ thống, làm rõ những thành
tựu và hạn chế trong tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên
Giang, đề xuất các giải pháp tiếp tục đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn
7


phòng UBND tỉnh Kiên Giang, đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu lực, hiệu quả
hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang là cần thiết và cấp
bách.
Với những lý do trên, tôi chọn chủ đề: “Tổ chức và hoạt động của Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang” làm luận văn cao học của mình.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Văn phịng có vai trị rất quan trọng trong cơ cấu của bất cứ cơ quan, tổ
chức, đơn vị nào, là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Đã có rất
nhiều đề tài nghiên cứu, giáo trình giảng dạy về cơng tác hành chính văn phịng
trong các cơ quan nhà nước, tổ chức và hoạt động của các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND ở Việt Nam như:
Công tác hành chính Văn phịng trong cơ quan nhà nước‖, nhà xuất bản
chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, năm 2002 của tác giả Tạ Hữu Ánh; ―Hành chính

văn phịng trong cơ quan Nhà nước‖, nhà xuất bản Giáo dục, năm 2005 của tác
giả Lưu Kiếm Thanh (chủ biên). Cơng trình của 02 tác giả này chủ yếu tập trung
đưa ra những khung lý thuyết cơ bản về vị trí, chức năng, vai trị trong cơng tác
văn phịng của một cơ quan, tổ chức cần phải có, chưa có phân tích cụ thể ở một
văn phịng cơ quan hành chính nhà nước đặc biệt là văn phòng UBND cấp tỉnh;
Hay ―Đổi mới tổ chức và hoạt động của cơ quan chuyên môn thuộc
UBND ở Việt Nam hiện nay‖. Luận án tiến sĩ Luật, Trường Đại học luật Hà
Nội, năm 2013 của tác giả Tạ Quang Ngọc. Cơng trình của tác giả này đã phân
tích sâu về vị trí, vai trị của các cơ quan chun mơn thuộc UBND, trong đó tác
giả có đề cập đến sự khác biệt bên trong của Văn phòng UBND cấp tỉnh so với
các cơ quan chuyên mơn thuộc UBND cấp tỉnh, khác biệt về vị trí, vai trò của
Văn phòng UBND cấp tỉnh so với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp
tỉnh; tác giả chỉ phân tích khác biệt về vị trí, vai trị, chưa phân tích về hoạt động
cụ thể bên trong của Văn phòng UBND cấp tỉnh.

8


Và cịn nhiều cơng trình của các tác giả khác như: Lưu Kiếm Thanh ―Văn
phòng, văn thư và lưu trữ trong cơ quan Nhà nước‖, nhà xuất bản Khoa học và
Kỹ thuật, năm 2005. Trần Thị Thanh Hiền ―Tổ chức và hoạt động của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND ở nước ta hiện nay‖, luận văn thạc sĩ, Học viện Khoa
học xã hội, năm 2011….
Những cơng trình nghiên cứu kể trên chưa phân tích sâu về hoạt động của
Văn phịng UND cấp tỉnh, đặc biệt là khơng có cơng trình nào nghiên cứu về tổ
chức và hoạt động của Văn phịng UBND tỉnh Kiên Giang. Tuy nhiên, những
cơng trình nêu trên đã cung cấp một lượng kiến thức, thông tin lớn về hoạt động
của bộ máy nhà nước. Vì vậy, luận văn này góp phần bù đắp khoảng trống nghiên
cứu hiện hành, làm rõ thêm về cơ sở lý luận, thực tiễn và thực trạng tổ chức và
hoạt động, từ đó cung cấp những ý kiến tư vấn về việc nâng cao hiệu lực, hiệu

quả hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian tới.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn
3.1. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND cấp tỉnh.
Luận văn nghiên cứu thực trạng về tổ chức và hoạt động của Văn phịng UBND
tỉnh Kiên Giang. Tìm ra những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn
chế đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện về tổ chức và hoạt động Văn phòng
UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian tới.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục đích nói trên, luận văn có nhiệm vụ:
- Hệ thống lý luận về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND cấp
tỉnh.
- Phân tích thực trạng về tổ chức và hoạt động Văn phòng UBND Kiên
Giang. Đưa ra nhận xét, đánh giá những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân đối
với tổ chức và hoạt động Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang;
9


- Đề xuất các giải pháp để khắc phục hạn chế, phát huy những ưu điểm,
các giải pháp tối ưu nhằm hồn thiện tổ chức và hoạt động Văn phịng UBND
tỉnh Kiên Giang, góp phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã
hội ở địa phương.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh
Kiên Giang.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài tập trung vào hoàn thiện về tổ chức và hoạt
động của Văn phịng UBND tỉnh Kiên Giang trong cơng tác tham mưu, giúp
việc cho lãnh đạo UBND tỉnh từ năm 2011 đến nay.
5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn
- Phương pháp luận: Dựa trên cơ sở lý luận chủ nghĩa Mác-Lênin, tư

tưởng Hồ Chí Minh, khoa học quản lý hành chính nhà nước, quan điểm, chủ
trương của Đảng, chính sách pháp luật Nhà nước về tổ chức và hoạt của cơ quan
hành chính nhà nước.
- Phương pháp nghiên cứu: Sử dụng phương pháp phân tích, thống kê,
tổng hợp, so sánh để rút ra nhận xét và kết luận.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
- Hệ thống được cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của Văn phòng
UBND cấp tỉnh; đồng thời trên cơ sở hệ thống lý luận này Văn phịng UBND
tỉnh Kiên Giang tham khảo có thể vận dụng để hồn thiện hoạt động của Văn
phịng UBND tỉnh Kiên Giang.
- Đánh giá được thực trạng và đề ra các giải pháp để hoàn thiện tổ chức và
hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian tới.
7. Kết cấu của luận văn

10


Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội
dung của luận văn gồm 3 chương.
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND
cấp tỉnh.
Chương 2 : Thực trạng tổ chức, hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên
Giang từ năm 2011 đến nay.
Chương 3 : Định hướng và những giải pháp hoàn thiện tổ chức và hoạt
động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian tới.

11


Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
UBND CẤP TỈNH
1.1. Khái niệm về tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.1.1. Khái niệm
Khái niệm "văn phịng" có thể hiểu gồm các nội dung sau đây:
Thứ nhất, văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ
quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm
quyền chung hoặc cơ quan thẩm quyền riêng có quy mơ lớn thì thành lập văn
phịng, những cơ quan nhỏ thì có phịng hành chính.
Thứ hai, văn phịng cịn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là
địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
Thứ ba, văn phịng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có
tầm cỡ như nghị sỹ, tổng giám đốc, giám đốc…
Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức, trong đó
diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những
công việc liên quan đến công tác văn thư.
Những cách hiểu trên về "văn phòng" phản ánh nhận thức của chúng ta về
chức năng, nhiệm vụ của "văn phịng" ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những
hồn cảnh giao tiếp ngơn ngữ nhất định.
Nhìn từ gốc độ hệ thống, cơng tác văn phịng bao gồm các tác nghiệp đầu
vào và đầu ra có tính chất đặc thù nhất định. Đầu vào đó là hoạt động trợ giúp
lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thơng tin về những lĩnh
vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, hành chính, mơi trường v.v… theo các
phương án khác nhau nhằm thu được những kết quả tối ưu trong từng hoạt động
của cơ quan, tổ chức. Đầu ra là các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử
lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo u
cầu của lãnh đạo. Tồn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp cơng tác tổ
chức điều hành thông tin trong cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả khai
12

thác, sử dụng thơng tin trong q trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ
quan, tổ chức tới những mục tiêu mong đợi.
Tóm lại, văn phịng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu
thập, xử lý, tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời
đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan,
tổ chức đó [16, tr.15-18].
1.1.2. Vị trí, vai trị của văn phòng
Trong hệ thống tổ chức bộ máy của các cơ quan, tổ chức nói chung và các
cơ quan nhà nước nói riêng rất đa dạng, tùy theo địa vị pháp lý, quy mơ của cơ
quan đơn vị đó mà mỗi cơ quan có một tổ chức bộ máy tương ứng; trong mỗi cơ
cấu đó văn phịng ln là một bộ phận cấu thành được hình thành đồng thời với
sự ra đời của cơ quan, tổ chức đó.
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức, đơn vị ln có mối quan
hệ với nhau trong hệ thống cơ quan nhưng đồng thời cũng còn mối quan hệ với
các cơ quan bên ngồi, văn phịng được xem là đầu mối, cầu nối thông tin liên lạc
và là bộ phận có mối quan hệ mật thiết giữa lãnh đạo, quản lý cơ quan, đơn vị với
các tổ chức, bộ phận bên trong và bên ngoài cơ quan, tổ chức trong mọi hoạt
động.
Là bộ phận trung tâm thực hiện gắn kết các mối quan hệ trong quản lý điều
hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức, đây là hoạt động diễn ra
thường xuyên và phong phú, tỉ mỉ, phức tạp.
Là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục trong tổ
chức. Khác với các bộ phận khác, văn phịng khơng chỉ đảm nhiệm việc thu nhập,
xử lý, quản lý và cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quá
trình quản lý mà hoạt động văn phòng còn phải gắn liền với các hoạt động quản lý
của tổ chức.
Với vị trí nêu trên văn phịng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động
quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức. Văn phịng có vị trí
đặc biệt quan trọng trong bộ máy của cơ quan, tổ chức, nếu thiếu văn phịng thì cơ

13


quan, tổ chức khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành cơng việc một cách bình
thường.
Văn phịng cịn là đơn vị trực tiếp giúp lãnh đạo tổ chức, cơ quan điều hành
công việc và các hoạt động của cơ quan; đồng thời là trung tâm tổng hợp phục vụ
lãnh đạo và quản lý; văn phòng là ―bộ nhớ‖, ‗tai mắt‖ của lãnh đạo cơ quan và là
đơn vị có điều kiện làm chức năng tham mưu hơn các bộ phận khác do có đầy đủ
cơ sở dữ liệu thơng tin, có các nguồn, các kênh thơng tin khác nhau để phân tích
và xử lý tổng hợp tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
Văn phòng trong cơ quan tổ chức, đơn vị có vai trị trợ thủ đắc lực giúp cho
thủ trưởng quản lý điều hành mọi công việc của cơ quan. Làm tốt công tác hành
chánh văn phịng, có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả làm việc của cán bộ, cơng
chức và tồn cơ quan; giải phóng cho thủ trưởng tình trạng sự vụ khơng đáng có,
tập trung vào những cơng việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc
khoa học.
- Đảm bảo hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng
trong cơ quan, đơn vi; cung cấp kịp thời các thông tin trong hoạt động quản lý.
Tiếp nhận, thu thập, xử lý, phân loại, dự báo thông tin cung cấp kịp thời cho lãnh
đạo đề ra các quyết định hiệu quả, chính xác.
- Giảm bớt các thủ tục hành chính trong cơ quan giúp các hoạt động trong
cơ quan diễn ra một cách nhanh chóng, thơng suốt và giảm thiểu những hoạt động
và chi phí khơng cần thiết.
- Việc bố trí các địa điểm làm việc, cơ sở vật chất, tài chính và các phương
tiện khác có ý nghĩa rất quan trọng khi các nguồn nhân lực được bố trí hợp lý và
khoa học, giảm chi phí rất lớn cho cơ quan, đơn vị.
1.1.3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động của văn phòng
Hoạt động của văn phòng chịu tác động bởi nhiều yếu tố bên ngoài và bên
trong của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng gián tiếp đến

hoạt động của văn phòng bao gồm các yếu tố tự nhiên và xã hội; đó chính là mơi
trường hoạt động của văn phịng. Mơi trường bao gồm các điều kiện khác nhau,
14


đan xen tác động lẫn nhau, thậm chí có thể chuyển hóa cho nhau như chính trị,
kinh tế, xã hội… việc nghiên cứu mơi trường hoạt động của văn phịng nhằm tìm
ra các giải pháp tích cực nhất tác động đến yếu tố môi trường để khai thác những
ảnh hưởng tốt và hạn chế ảnh những hưởng xấu của môi trường đến hoạt động
của văn phòng. Quan trọng và trực tiếp là sự tác động của các yếu tố bên trong
quyết định hiệu quả hoạt động của văn phòng. Yếu tố bên trong cũng đa dạng
phong phú cần quan tâm toàn diện.
- Xét về yếu tố khách quan (yếu tố bên ngoài), trong mối quan hệ thực hiện
nhiệm vụ, văn phòng còn bị tác động bởi các yếu tố như: Mối quan hệ chấp hành
của văn phòng đối với lãnh đạo cơ quan, đơn vị cấp mình; với cơ quan hành chính
cấp trên; các quy định của pháp luật và các hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của
cơ quan quản lý nhà nước về chuyên ngành, lĩnh vực có liên quan. Mối quan hệ
ngang cấp, giao tiếp giữa văn phòng với các sở ngành, huyện, thị khác.
- Xét về yếu tố chủ quan (yếu tố bên trong), nhìn chung, cơng tác văn
phòng bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, nhưng cơ bản có các yếu tố sau
đây:
+ Thứ nhất, nó bị chi phối bởi cách tổ chức cơ quan, cơng sở. Cơ quan
càng có nhiều đơn vị bên trong thì cơng việc của văn phịng càng phức tạp. Nhiều
khi cơng việc văn phịng bị chi phối ngay cả trường hợp cơ quan khơng có nhiều
đơn vị, tổ chức; mà là do chức năng của đơn vị được phân định không rõ ràng.
Thực tế cho thấy, trong hệ thống bộ máy Nhà nước hiện nay, việc xác định chức
năng của từng cơ quan nhiều khi không rõ ràng làm cho cơng tác văn phịng càng
trở nên phức tạp.
+ Thứ hai, mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên
quan đến mỗi con người trong toàn thể cơ quan, đơn vị. Ở đây đòi hỏi con người

ở sự hiểu biết và phối hợp hành động, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho văn phòng
thực hiện chức năng nhiệm vụ quyền hạn của mình. Nếu cán bộ trong cơ quan
hiểu rõ và hỗ trợ cho công tác văn phịng thì cơng tác sẽ thực hiện thuận lợi;

15


ngược lại, nếu có nhiều người ở các bộ phận chun mơn khơng nắm vững hoặc
có thái độ khơng đúng mực với cơng việc, thì cơng việc sẽ gặp nhiều khó khăn.
+ Thứ ba, trong mỗi cơ quan thì quy chế hoạt động và những qui định về lề
lối làm việc ở từng bộ phận có ý nghĩa hết sức quan trọng, những quy định ấy góp
phần tạo lập và ràng buộc các bộ phận với nhau và giữa từng con người với con
người. Nếu quy chế làm việc không được xây dựng cụ thể, rõ ràng, từng con
người làm việc riêng lẻ khơng có sự hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau thì khơng thể đạt
được mục tiêu hoạt động của cơ quan, văn phịng khơng phát huy được vai trị,
chức năng của mình.
+ Thứ tư, cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng là điều kiện quan trọng
của công việc làm ảnh hưởng đến năng suất lao động trong cơ quan, cơng sở.
Thiết bị văn phịng khơng chỉ hợp lý, tiện lợi mà cịn cần đảm bảo tính thẫm mỹ.
Hiện nay, các thiết bị phục vụ hoạt động của văn phòng đã và đang được nâng
cấp, trang bị mới, nhưng nhìn chung vẫn cịn thiếu thốn, phương tiện làm việc cịn
chưa đảm bảo. Việc tin học hóa nền hành chính nói chung, việc sử dụng hiệu quả
trang thiết bị tin học nói riêng hiện nay đang được triển khai mạnh mẽ, do đó địi
hỏi năng lực, trình độ ứng dụng công nghệ thông tin của đội ngũ cán bộ, cơng
chức vào hoạt động văn phịng càng phải được nâng cao hơn nữa.
1.2. Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh
1.2.1. Cơ sở pháp lý
Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04 tháng 4 năm 2014 của Chính phủ
quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương (gọi chung là cấp tỉnh); Nghị định ghi rõ ―Văn phòng UBND

tham mưu giúp UBND cấp tỉnh về: Chương trình, kế hoạch cơng tác; tổ chức,
quản lý và cơng bố các thơng tin chính thức về hoạt động của UBND, Chủ tịch
UBND cấp tỉnh; đầu mối Cổng thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành
chính điện tử chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh; quản lý
công báo và phục vụ các hoạt động của UBND cấp tỉnh; giúp Chủ tịch UBND
cấp tỉnh, các Phó Chủ tịch UBND cấp tỉnh thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo
16


thẩm quyền; quản lý văn thư - lưu trữ và cơng tác quản trị nội bộ của Văn phịng
[3]. Trên cơ sở đó, Văn phịng Chính phủ và Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số
01/2015/TTLT-VPCP-BNV ngày 23 tháng 10 năm 2015 của Văn phịng Chính
phủ và Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương [36].
Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015, tại
Khoản 2, Điều 41, quy định về cơ cấu tổ chức của UBND cấp tỉnh; Khoản 2,
Điều 127 quy định Văn phòng UBND cấp tỉnh là cơ quan tham mưu, giúp việc,
phục vụ hoạt động của UBND cấp tỉnh [15].
Quyết định số 1730/QĐ-UBND ngày 11 tháng 7 năm 2013 của Chủ tịch
UBND tỉnh Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang [5]
Nghị định số 92/2017/NĐ-CP ngày 07 tháng 8 năm 2017 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định liên quan đến kiểm sốt thủ tục
hành chính; trong đó bổ sung chức năng kiểm sốt thủ tục hành chính; tổ chức
triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thơng trong giải quyết thủ tục
hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã [5].
Quyết định số 1940/QĐ-UBND ngày 19 tháng 8 năm 2017 của UBND tỉnh
Kiên Giang về việc tổ chức lại Phịng Kiểm sốt thủ tục hành chính thuộc Văn
phịng UBND tỉnh Kiên Giang, trong đó bổ sung chức năng kiểm sốt thủ tục
hành chính; tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông

trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết cấp tỉnh, cấp
huyện và cấp xã [26].
Đây là những cơ sở pháp lý quan trọng cho thấy Văn phòng UBND cấp
tỉnh là cơ quan có vị trí đặc biệt quan trọng trong hệ thống các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND cấp tỉnh. Là cơ quan trực tiếp tham mưu, giúp việc cho
UBND; hiệu quả hoạt động của Văn phòng UBND cấp tỉnh gắn liền và tác động
rất mạnh đến hiệu quả tổ chức, điều hành hoạt động của UBND cấp tỉnh.
17


Do tầm quan trọng như trên, vai trị, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức và các mối quan hệ cơng tác của Văn phịng UBND cấp tỉnh từ lâu đã được
pháp luật nước ta quy định cụ thể và liên tục được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp
yêu cầu, nhiệm vụ của từng giai đoạn.
1.2.2. Vị trí, vai trị của Văn phịng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
Văn phòng UBND cấp tỉnh là cơ quan quan trọng trong cấu thành bộ máy
hành chính nhà nước cấp tỉnh - UBND cấp tỉnh, có trách nhiệm thu thập, xử lý,
phân tích và tổng hợp thơng tin, xây dựng chương trình, kế hoạch phục vụ sự chỉ
đạo, điều hành của lãnh đạo UBND cấp tỉnh, đồng thời đảm bảo các điều kiện
vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND cấp tỉnh, Chủ tịch UBND cấp tỉnh.
Văn phòng UBND cấp tỉnh là cơ quan tham mưu, bộ máy giúp việc của
UBND tỉnh, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo,
quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND tỉnh, sự chỉ đạo hướng dẫn,
kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phịng Chính phủ.
Văn phịng UBND cấp tỉnh có chức năng, nhiệm vụ tương đối ổn định, trải
qua nhiều thời kỳ, trong bất cứ hoàn cảnh lịch sử nào, quy mơ tổ chức như thế nào
thì chức năng chủ yếu của Văn phòng UBND cấp tỉnh vẫn là tham mưu, tổng hợp
và đảm bảo công tác hậu cần. Các cơ quan, tổ chức nói chung, UBND cấp tỉnh
nói riêng muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì một trong những
việc quan trọng đầu tiên là phải tổ chức tốt cơng tác văn phịng.

Văn phịng UBND cấp tỉnh có vai trị quan trọng trong việc tham mưu cho
UBND tỉnh xây dựng và triển khai thực hiện các chương trình, kế hoạch cơng tác
của UBND tỉnh; có vai trị quan trọng trong việc cung cấp các cơ sở dữ liệu thông
tin đầy đủ, kịp thời phục vụ cho các hoạt động giám sát, chỉ đạo, điều hành và tổ
chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của Hội đồng nhân dân và UBND cấp
tỉnh.
Văn phòng UBND cấp tỉnh có những điểm khác biệt so với cơ quan ngang
sở khác cũng như các sở trong tổ chức cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp
18


tỉnh đó là Văn phịng UBND khơng chỉ có vị trí như một cơ quan chun mơn
mà nó cịn là bộ máy giúp việc của UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh, trong việc
thực hiện chức năng của mình Văn phịng UBND tham mưu, giúp Chủ tịch
UBND và các Phó Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành một số mặt công tác
thuộc phạm vi quản lý của UBND cấp tỉnh. Với quy định đó, thể hiện những
khác biệt về cơ cấu, tổ chức bên trong của Văn phòng UBND tỉnh cũng như khi
thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, sự phối hợp giữa Văn phòng UBND
cấp tỉnh với các cơ quan chun mơn khác, các tổ chức chính trị - xã hội ở trong
phạm vi địa bàn quản lý của UBND cấp tỉnh hiện nay [13, tr79, 80].
Văn phòng UBND cấp tỉnh có mối liên hệ hữu cơ, chặt chẽ và là cầu nối
giữa Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND tỉnh với các cơ quan chuyên môn, Ủy
ban mặt trận Tổ quốc, các hội, đoàn thể tỉnh, Hội đồng nhân dân tỉnh, UBND cấp
huyện. Nếu sự phối hợp với các cơ quan chặt chẽ sẽ tạo điều kiện thuận lợi giúp
cho UBND tỉnh trong công tác chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ chính trị và
các chỉ tiêu, nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội tại địa phương.
Do vị trí, vai trị quan trọng của văn phịng, nên trong các hoạt động của
mình các cơ quan, đơn vị cần phải thường xuyên quan tâm củng cố bộ máy tổ
chức, tạo điều kiện phát triển và nâng cao chất lượng hoạt động của văn phịng, từ
đó sẽ thúc đẩy và nâng cao chất lượng hoạt động của các sở, ban ngành tỉnh.

1.3. Nội dung hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
1.3.1. Chức năng của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
Việc xác định chức năng của văn phòng tùy thuộc vào quy mô, tổ chức của
mỗi cơ quan, đơn vị; tuy nhiên qua nghiên cứu và thực tiễn thì Văn phịng UBND
cấp tỉnh có hai chức năng chính là: tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần. Hai
chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định
sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức.
- Chức năng tham mƣu, tổng hợp:
Chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng được coi là chức năng cơ
bản nhất của Văn phòng, đây là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Nội
19


dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của cơng tác văn phịng;
cịn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ
liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Muốn có được những quyết định
đúng đắn, khoa học, người thủ trưởng không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của
mình mà cịn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các
cấp quản lý, của những người trợ giúp. Việc thu thập, phân tích và tổng hợp
những ý kiến đó thơng thường và phần lớn được thực hiện bởi văn phòng. Hoạt
động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn, vừa
mang tính chuyên sâu. Mặt khác, kết quả tham vấn ở trên phải xuất phát từ những
thông tin cả ở đầu vào, đầu ra và những thông tin trái chiều trên mọi lĩnh vực của
nhiều đối tượng mà văn phòng thu thập được. Như vậy, tham mưu cần có tổng
hợp và tổng hợp là để tham mưu. Hai nội dung này cùng nhằm một mục đích
chung nhất là trợ giúp cho thủ trưởng, lãnh đạo cơ quan có cơ sở khoa học để lựa
chọn quyết định tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan; nó có
mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách rời. Tổng hợp là cơ sở của tham
mưu; sẽ không thể tham mưu tốt, khơng thể có các biện pháp tốt nếu thơng tin
khơng có, hoặc thơng tin khơng kịp thời, khơng được xử lý, phân tích chính xác

và tổng hợp tồn diện. Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả sẽ góp phần tăng
cường cơng tác thơng tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo sẽ
được nhanh chóng hơn, đầy đủ, chính xác hơn.
- Chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất,
phương tiện, thiết bị, cơng cụ, tài chính ... Các phương tiện ấy phải được quản lý,
sắp xếp, phân phối và không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi
nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu
cần và được văn phịng được thể hiện thơng qua việc:
+ Quản lý tài chính, tài sản cơng, những cơng việc hậu cần và phục vụ
khác.

20