cách mạng khoa học kỹ thuật

Lời nói đầu

Hiện nay trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói
riêng cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật đang trên đà phát
triển do vậy đỏi hỏi người cán bộ không những chỉ biết đơn
thuần về kiến thức lý thuyết đã học mà còn phải biết áp
dụng kiến thức lý thuyết vào thực tế sản xuất nhằm đem
lại hiệu quả kinh tế cao cho xã hội. Vì vậy thực tập là một
quá trình rất quan trong trong việc đào tạo cán bộ trong
nhà trường có năng lực kỹ thuật, giúp cho sinh viên làm
quen vơí những khó khăn trong thực tế sản xuất, củng cố
hệ thống hoá những kiến thức đã học vận dụng những kiến
thức đã học vào thực tế sản xuất. Đồng thời tạo cho chính
mình một tác phong làm việc để sau khi ra trường trở
thành người cán bộ có năng lực chun mơn cao. Sau một
thời gian làm việc khẩn trương nghiêm túc bản báo cáo
của em đã được hoàn thành. Nhân dịp báo cáo tốt nghiệp
này cho phép em được bày tỏ lời biết ơn chân thành đến
nhà trường Kỹ Thuật Vạn Xuân, các thầy cô giáo bộ môn
và đặc biệt là cô giáo Phạm Minh Tâm người đã tận tình
giúp đỡ em có được bài báo cáo này.
Trong bài báo cáo này gồm có các phần chính:
Tin học văn phịng
Mạng máy tính
Internet
Bảo trì
Trong các phần đều trình bày cụ thể từng mục chính
của những phần đó cùng với những phương pháp để xử lý
thông tin. Những thao tác này rất dơn giản nhưng đảm bảo
với tốc độ nhanh chóng, gọn gàng và chính xác.
Tuy đã hết sức nỗ lực trong việc nghiên cứu và học

tập để viết thành báo cáo này. Nhưng chắc chắn sẽ thể
tránh khỏi những sai lầm thiếu sót. Em kính mong các q
thầy, cơ giáo tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em để em có thể
trở thành một sinh viên hoàn thiện hơn, khi ra trường sẽ
trở thành một người cán bộ có năng lực chun mơn cao.
Em xin chân thành cãm ơn nhà trường Kỹ Thuật Vạn
Xuân cùng các quý thầy, cô giáo bộ.

-1-


Trong gần hai thập kỷ trở lại đây, có một nghành
khoa học ứng dụng đã được phát triển với tốc độ hết sức
nhanh. Đồng thời đã tham gia đóng góp trực tiếp, tích cực
ngày càng thể hiện rõ hiệu quả thực tế đối với sự phát
triển hầu hết các lĩnh vực khoa học – kinh tế – chính trị – xã
hội trên phạm vi tồn thế giới, đó là tin học văn phòng. Bất
kỹ lĩnh vực khoa học nào của con người cần xử lý thơng tin
thì ở đó có chỗ cho tin học văn phòng phát huy tác dụng.
Đến một đấ nước phát triển ta có thể thấy ngay được
trong hoạt động hàng ngày của con người ở đó có mức độ
khác nhau nhưng cũng đều cần đến tin học văn phịng nói
chung, mà thể hiện các máy tính đa dạng phù hợp với từng
lĩnh vực cụ thể.
Tin học văn phịng là sự kết hợp giữa các máy tính với
các nguồn lực nó bao gồm các quan niệm, các phương
thức: Thu thập thông tin, xử lý thông tin, phân loại thông
tin, lưu trữ thông tin, truyền dẫn thông tin. Tất cả những
cơng việc trên nó ln ln đảm bảo thực hiện với tốc độ
hết sức nhanh chóng, gọn gàng và chính xác. Đặc biệt giữ

an tồn nhiều trường hợp phải đạt yêu cầu bảo mật cao.
Trong qúa trình một năm học tập tại trường Kỹ Thuật
Van Xuân, một tháng nghiên cứu và được về quê thực tập
trong dịp nghỉ hè của năm học thứ nhất. Trải qua những
thực tế ấy, đến nay em đã tổng kết được mốt số kinh
nghiệm và viết thành báo cáo về mục: “Tìm hiểu về tin học
văn phòng”.
Trong bản báo cáo này em đã trình bày cụ thể từng
mục của tin học văn phịng. Gồm có hai phần chính:
- Mirosoft Word.
- Microsoft Exell.
Trong các phần đều trình bày những phương pháp để
xử lý thơng tin. Những thao tác này rất dơn giản nhưng
đảm bảo với tốc độ nhanh chóng, gọn gàng và chính xác.
Tuy đã hết sức nỗ lực trong việc nghiên cứu và học
tập để viết thành báo cáo mục: “Tìm hiểu về tin học văn
phòng” này. Nhưng mới lần đầu tiên em viết báo cáo, nên
không thể tránh khỏi những sai lầm thiếu sót. Em kính
mong các q thầy, cơ giáo tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em

-2-


để em có thể trở thành một sinh viên học tập ngày một tốt
hơn.

-3-


Microsoft Word

I.

Chương I
Làm quen với Microsoft Word

Giới thiệu và khởi động chương trình.
1.
Giới thiệu chung:
Microsoft Word ( Word) là một bộ xử lý từ đặc
biệt chạy trong môi trường Windows. Ngoài các chức
năng cơ bản là một hệ xoạn thảo lý tưởng, word cịn
có nhiều chức năng phong phú khác như lập bảng
biểu, trang trí văn bản bằng các hình ảnh, tính tốn
và các phần mềm ứng dụng khác. Với một loạt các
chưng trình phụ trợ khác nữa ta có thể dễ dàng tạo ra
được một văn bản phức tạp với các hình ảnh đa dạng.
Chương trình Word tuy khơng phải là một phần
mềm chuyên dùng cho công tác chế bản nhưng nó
dường như có tất cả các đặc trưng cần thiết của phẩn
mềm chế bản.
2 . Khởi động chương trình.
Để khởi động windows ta thực hiện theo các
cách sau:
Cách 1: Kích chuột vào biêủ tượng
ở phía trên
góc phải màn hình

Cách 2: Thực hiện tuần tự theo các bước sau:

-4-


Start/ Program/ Microsoft Word. Xuất hiện màn hình:
Word

Trên màn hình soạn thảo bao gồm các thanh cơ bản sau:
- Thanh tiêu đề: Hiển thị tên nphần mềm Word và tên tệp tài liệu
đang soạn thảo.
- Thanh menu lệnh: Thanh menu dọc này chứa các menu dọc trong
các menu dọc chứa các lệnh.
- Thanh Toobar: Gồm các nút lệnh xử lý văn bản, bấm một nút thì
một lện tương ứng sẽ được thực hiện.
- Thanh định dạng: Sử dụng để chọn nhanh các lệnh định dạng về
kiểu chữ và đoạn.
II.
Các thao tác cơ bản
1.
Nhập văn bản
Văn bản nhập từ bàn phím sẽ hiện ra tại vị trí con trỏ tại cửa sổ tài
liệu, khi dòng văn bản dài quá lề phải nó sẽ tự động xuống dịng. Chỉ gõ
Enter để xuống dịng khi hết đoạn văn.
2.Di chuyển con trỏ:
Dùng các phím di chuyển con trỏ:
để qua từng ký tự.
để qua từng dòng.
Home, End tới đầu hay cuối dòng
Page up, Page Down để qua từng trang màn hình.
3. Gõ tiếng việt:

-5-


Theo ngầm định để soạn thảo văn bản, Word dùng
ngôn ngư quy định là Anh ngữ, ta phải cài các Font chữ
Việt chuẩn. Nếu đã cài font tiếng việt khi bắt đầu soạn
thảo văn bản tiếng việt, thao tác:
Mở khung Font bấm chọn một Font chữ việt( Font có chữ Vn ở
đầu).
ấn tổ hợp phím Alt+Z để bật chế độ soạn thảo tiếng việt.
Gõ văn bản chữ thường Telex. Tức là gõ theo quy tắc:
Aa=â: aw=ă; ee=ê ;o=ô ; ow=ơ; w=ư; f =dấu huyền ( ); s = dấu sắc
(/); j= dấu nặng ( ); x= dấu ngã ( ); r= dấu hỏi ( ).
Trong quá trình nhập văn bản, nếu gõ sai có thể chuyển con trỏ tới
chỗ sai gõ phím Delete hoặc Back space để xố.
4. Lưu giữ văn bản
- chọn lệnh File \ save hoặc bấm nút
có hai khả năng sảy ra:
- Nếu là văn bản soạn đầu tiên chưa đặt tên tệp, sẽ xuất hiện hộp
thoại Save as. Gõ ngay tên tệp File văn bản vào khung File name chọn
OK. Văn bản sẽ được ghi vào thư mục hiện thời.
- Nếu là văn bản trên màn hình là văn bả cũ (đã có tên) mở ra xem
sửa ghi lại sự thay đổi của tài liệu hiện thời dưới tên đã có mà khơng đưa
ra một u cầu nào cả.
5. Bắt đầu soạn thảo một văn bản mới.
Để soạn thảo một văn bản mới, ta có thể thực hiện các cách sau:
 Cách một: Chọn File, sau đó chọn lệnh New, bấm nút OK
 Cách hai: Bấm nút ( biểu tượng ở phía trái của thanh cơng cụ).
Chương trình mở thêm một cửa sổ tài liệu mới ( trang giấy trắng) sẵn sàng
nhận văn bản.

6. Mở tệp (File) văn bản đã có trên ổ đĩa.
Khi cần mở một văn bản đã được ghi vào đĩa (đã có tên tệp):
Chọn File, sau đó chọn lệnh Open hoặc bấm nút . Lúc này trên
màn hình xuất hiện thư mục My Documents. Thư mục này là thư mục
hiện thời (ngầm định trong khi cài đặt) chứa các tài liệu đã soạn trước đó.
Để mở tệp văn bản nào ta kích chuột vào File văn bản đó để chọn, bấm
chuột vào nút Open ( Cũng có thể kích đúp chuột vào File văn bản cần
chọn, thì văn bản cũng được mở ra).
7. Ra khỏi Word ( trở về Windows).
- Gõ lện Ctrl+F4 hoặc chọn lệnh File\Exit
- Nếu các tài liệu đang mở chưa được lưu giữ, không chọn No, huỷ
bỏ lệnh chọn Cancel.
- Lưu ý: Trước khi thốt khỏi Word, đóng tất cả các văn bản đã mở
ra trước đó, sau đó chọn lện File \ Exit để thốt khỏi chương trình.
-6-


Chương II: Các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản.
I. Các kỹ năng soạn thảo.
1.
Lưu giữ văn bản ( đoạn văn bản).
Lựa văn bản là thao tác nhằm chỉ định phạm vi văn bản sẽ được xý
lý (hay được gọi là bôi đen) văn bản sẽ lựa thể hịên trên nền mầu đen
tương phản. Gọi là khối văn bản. Các thao tác lựa văn bản:
- Lựa một phần dòng: Kéo kỹ tự đầu đến ký tự cuối.
- Lựa một dòng: Bấm lại đầu dòng( sát mép văn bản).
- Lựa nhiều dòng: kéo dọc theo đầu các dòng cần lựa.
- Lựa tồn bộ văn bản: Nhấn giữ phím Ctrl và bấm chuột trên vùng
cần lựa hoặc dòng tổ hợp phím Ctrl+A.
- Hoặc cách : Để con trỏ lại đầu đoạn văn . Nhấn giữ phím Shist gõ

các phím di chuyển con trỏ theo hướng đến cuối văn bản đó.
2.
Các thao tác sửa chữa văn bản.
a)
Xoá đoạn văn bản:
- Lựa đoạn văn bản cần xoá
- Gõ lệnh Delete hoặc tổ hợp phím Ctrl+X.
b) Sao chép văn bản:
- Lựa chọn (bơi đen) đoạn văn bản) cần sao chép.
- Gõ lệnh Ctrl+C hoặc nút Copy trên thanh công công cụ.
- Chuyển con trỏ đến vị trí đặt văn bản dán.
- Gõ lệnh Ctrl+V hoặc bấm nút .
c)
Di chuyển Văn bản:
- Lựa chọn (bôi đen ) đoạn văn cần di chuyển.
- Gõ lệnh Ctrl+X ( hoặc bấm nút có tên Cut trên thanh cơng cụ.
- Chuyển con trỏ tới vịt trí sẽ đặt văn bản.
- Gõ lệnh Ctrl+ V ( hoặc bấm nút Pase trên thanh cơng cụ).
 Cắt một phần cuối dịng xuống đầu dịng sau: Đặt con trỏ tại vị trí
cần cắt, gõ Enter.
 Nối dòng dưới vào cuối dòng trên: Đặt con trỏ tại đầu dịng dưới,
gõ phím Backspase.
 Đẩy dòng văn bản sang phải: Đặt cont trỏ tại đầu dịng cần đẩy,
gõ phím Tab hay ký tự trắng.
 Huỷ bỏ lệnh xử lý gần nhất: Gõ lệnh Ctrl+Z cho dù ta đã làm rất
nhiều thao tác sửa chữa lệnh này sẽ có thể đưa văn bản về trạng thái ban
đầu coi như khơng sửa.
3.Thao tác với dịng tài liệu.
Khi thực hiện lệnh File \ New sẽ mở thêm các cửa sổ tài liệu mới
(che cửa sổ mở trước) nên nên ta cần biết:

-7-


- Sắp xếp các cửa sổ tài liệu: Để làm việc đồng thời với nhiều tài
liệu đã mở ( như sao chép văn bản) cần sắp xếp chúng. Chọn lệnh
Widows \ Arange All.
Lập tức các cửa sổ tài liệu đã mở chia nhau vùng làm việc của cửa
sổ chương trình Word.
- Chuyển đổi qua lại giữa các cửa sổ tài liệu đã mở: Gõ lệnh
Ctrl+F6.
- Sao chép văn bản tài liệu này sang tài liệu khác:
+ Mở các tài liệu cần dùng.
+ Sắp xếp lại tài liệu, chuyển tới tài lỉệu có văn bản cần sao,, lựa
văn bản, gõ lệnh Ctrl+C.
+ Chuyển đổi tài liệu nhận văn bản, gõ lệnh Ctrl+V.
- Đóng cửa sổ tài liệu
Nếu cửa sổ mở nhiều sẽ đầy bộ nhớ, không tiếp tục cung việc được.
Nên cần phải đúng cả sổ gõ lệnh File \ Close.
II. Định dạng văn bản.
a)
Sử dụng thanh định dạng
- Văn bản cần định dạng.
- Bấm nút bên phải khung Font, bấm chọn một Font chữ.
Chú ý: Font việt có chữ Vn đứng trước, cịn Font có chữ H ở cuối
tên là viết chữ hoa.
- Muấn thay đổi cỡ chữ bấm B (In đậm) I (in nghiêng), U (chữ
gặch chân) sẽ thấy nút lõm xuống bấm lại nút đang lõm sẽ huỷ bỏ kiểu
chữ.

b)

Định dạng bằng Menu:

-8-


Chọn phần văn bản cần định dạng, chọn lệnh
Format \ Font sẽ xuất hiện hộp thoại Font, bấm chọn thẻ
Font:
- Nếu muốn đổi font chữ : Chọn Font chữ trong khung Font.
- Nếu muốn đổi cỡ chữ: Chọn cỡ trong khung Size.
- Nêú muốn đổi màu chữ: Mở khung Color, chọn màu.
- Nếu muốn gặch chân các chữ: Mở khung Underline, chọn một
kiểu gạch chân, chọn nose sẽ bỏ gạch chân.
- Muốn chọn các kiểu chữ đặc bịêt, chọn các mục trong khung
Effec với nghĩa như sau:
+Strikethrogh: Gạch ngang lưng chữ.
+ Small Caps: Kiểu chữ hoa nhỏ ( không chọn khi đang dungf Font
Việt).
All Caps: Kiểu chữ hoa lớn ( không chọn khi đang dùng Font
Việt).
Superscrip \ Subsript: Các dạng chỉ số trên hay dưới cuối cùng chọn
OK.
2.
Định dạng đoạn văn bản ( Paagragp).
Lựa văn bản cần địn dạng.
Chọn lệnh Format \ Paagragp. Trong hộp thoại này xuất hiện:

Chọn thẻ Indents and spacing. Xuất hiện nội dung thẻ này:

- muốn thay đổi căn lề, mở khung Aligment, chọn một kiểu căn lề.
- Trong khung Indentation:
+ Nếu muốn thay đổi khoảng cách giữa mép trái hay mép phải
đoạn văn bản đã lựa với lề trái hay lề phải, hãy thay đổi trị số trong mục
Left hay Right
-9-


+ Cần thay đổi khoảng cách đầu dòng đoạn với mépt trái đoạn,
trong khung Special, chọn Fist line và thay đổi trị số của khung By tương
ứng.
- Trong khung Spacing:
+ Thay đổi trị số mục Bofore hoặc và mục After để làm thay đổi
khoảng cách phía trước hoặc phía sau của đoạn văn bản với đoạn lân cận.
+ Muốn thay đổi khoảng cách giữa các dòng trong đoạn, mở
khung Line spacing chọn một kiểu dãn dòng ( nếu chọn kiểu At least và
thay đổi trị số mục By tương ứng sẽ đạt được một độ dãn dòng chi tiết
hơn).
Thực hiện xong mọi thay đổi chọn OK.
3.
Sao chép định dạng.
Khi có một phần văn bản có các định dạng về Font và định dạng
đoạn, muốn một doạn văn bản khác cũng có định dạng giống như vậy ta
dùng các cách sao chép định dạng như sau:
- Lựa chọn văn bản đã có định dạng nghiêng, căn giữa nó.
- Bấm tổ hợp phím Ctrl+Shift+C hay bấm nút
- Kéo lựa phần văn bản muốn nhận định dạng nghiêng, căn giữa.
*Định dạng văn bản: Đây là kiểu định dạng bằng chuột nhờ các
thanh định dạng va thước. Trên thước định dạng có mốc đánh khoảng
cách lề trái lề phải và dòng đầu đoạn, kéo mốc này đến vị trí cần thiết.

4.
Định dạng trang văn bản.
Định dạng trang văn bản nhằm thay đổi cỡ giấy và các lề thao tác:
Chọn lệnh File \ Page setup xuất hiện:

a)
nếu muốn thay đổi cỡ giấy: Bấm chọn thẻ Sapersize
- Mở khung Sapersize, chọn một trong các cỡ giấy chuẩn cần dùng
( thường là A4 hay Letter). Nếu phải in văn bản trên một cỡ giấy không

- 10 -


chuẩn ta phả khai báo chiều rộng, chiều dài cỡ giấy bằng cách thay dổi trị
số các mục Width và Height
- Trong khung Orentation có thể chọn:
+ Portrait: Để in văn bản theo chiều dài của tờ giấy, kiểu này luôn
được chọn sẵn.
+ Landscape: Để in văn bản theo chiều ngang (xoay chiều), do đó
chiều dài dịng sẽ lớn hơn, thường dùng in các biểu bảng có chiều rộng
lớn hơn chiều rộng tờ giấy thực có.
b)
Nêú muốn thay đổi lề trang: Chọn thẻ Margins, xuất hiện nội
dung của thẻ. Thay đổi trị số các mục trong thẻ với ý nghĩa sau:
- Top: Lề trên, vị trí dịng đầu tiên của trang.
- Bottom: Lề dưới, vị trí dịng cuối cùng.
- Left: Lề trái, khoảng cách tính từ mép trái tờ giấy sang phải (nơi
sẽ bắt đầu dòng văn bản).
- Right: Lề phải, khoảng cách tính từ mép trái tờ giấy về trái (nơi
kết thúc dòng văn bản).

 Thực hiện xong mọi thay đổi cần thiết mở khung Apply to, chọn
một trong các phạm vi ứng dụng cho việc định dạng với nghĩa như sau:
- This point forward: Tính từ vị trí con trỏ về cuối.
- Whole Document: áp dụng cho mọi tài liệu. Cuối cùng chọn OK.
III. Các chế độ hiển thị văn bản.
Để tăng tốc độ soạn thảo văn bản, kiểm tra hình thức văn bản…
đưa ra các chế độ hiển thị văn bản:
1.
Chế độ thông dụng.
Đây là chế độ có tốc độ soạn thảo thực tế nhanh nhất, mọi định
dạng về Font va paragragh đều thể hiện, người ta thường dùng chế độ này
để soạn thảo nội dung văn bản. cách chọn chế độ: Chọn lệnh View \
Normal
2.
Chế độ trình bày trang.
Chế độ này cho phép ta xem thấy bố cục từng phần
ăn bản trên một trang cũng như các dạng Font, Paragragh.
Nhưng tốc độ soạn thảo chậm hơn chế độ trước do vậy
người ta chỉ cần chuyển sang chế độ này khi cần kiểm tra
hình thức văn bản, ít dịng soạn thảo, cần chọn lệnh:
View \ Page Layout.
Ngồi 2 chế độ trên, Word cịn có một số cách hiển thị văn bản
khác,chúng được dùng trong trường hợp soạn thảo các văn bản đặc biệt.
NSD cịn có thể thay đổi tỷ lệ % trên thanh cơng cụ để phóng to – thu nhỏ
văn bản sao cho tiện quan sát bố cục văn bản ( tỷ lệ ngầm định là 100% bằng đúng kích thước thật).
- 11 -


Chương III. Lập bảng biểu

I.
Các thao tác xử lý và trang trí bảng biểu.
1.Lập bảng biểu rỗng.
- Đặt trỏ chuột tại vị trí ban đầu lập bảng biểu.
- Chọn lệnh Table \ Insert Table.
- Sẽ xuất hiện hộp thoại Insert Table
+ Gõ một số lượng cột của hàng của bảng ( vào khung Number of
volumns).
+ Chọn khung Number of rows để gõ lệng một số lượng hàng của
bảng.
+ Chọn OK.
 Có thể hiện, ẩn đường lưới bằng các chọn lệnh Table \ Gridllnes
2.Di chuyển con trỏ bằng bảng.
- Gõ phím Tab để chuyển lần lượt tới các ơ phía sau Shift +Tab về
phía trước. Khi con trỏ ở cuối cùng của bảng, gõ phím Tab sẽ thêm một
hàng vào cuối bảng.
- Gõ vào phím mũi tên
Để chuyển qua các hàng lân cận.
- Dùng chuột để bấm vào ô cần tới.
3.
Nhập dữ liệu
Đặt con trỏ tại ô cần nhập dữ liệu (dữ liệu có thể là số hay văn bản).
Gõ dữ liệu. Khi độ dài dòng dữ liệu lớn hơn độ rộng ơ nó sẽ tự động
xuống dịng, độ cao hàng được tăng lên. Văn bản trong ô cũng được định
dạng Font và Paragragh giống như văn bản ở ngoài ( Các cạnh trái, phải ô
giống như lề phải của trang). Một ơ có thể có một hay nhiều đoạn văn
bản; sửa chữa văn bản trong từng ô thao tác giống với văn bản thường.
Chuyển (sao chép) một văn bản thường vào trong một ô của bảng:
- Lựa văn bản cần chuyển (sao chép),
- Gõ lệnh Ctrl +X (hoặc bấm Ctrl+c khi cần sao chép),

- Chuyển con trỏ vào ô sẽ nhận văn bản, gõ lệnh Ctrl+V (Pase).
4.
Lựa các ô bảng biểu.
- Lựa ô: Bấm chuột vào mép trái ô (vị trí mà con trỏ chuột có dạng
mũi tên trắng hướng sang phải).
- Lựa cột: Bấm vào đỉnh cột (Vị trí con trỏ chuột có dạng mũi tên
màu đen hướng đầu xuống dưới).
- Lựa cả bảng: Đặt con trỏ vào bảng, gõ lệnh Alt+5 (số 5 bên phải
tắt đèn Num lock) có thể chọn lệnh Table \ Rows hoặc Table \ select
culumn
5. Thay đổi độ cao của cột độ cao dòng.
a)
Thay đổi độ rộng cột
- 12 -


Kéo rang giới phải cột sang phảim hay về trái.
- Đặt con trỏ vào cột cần thay đổi
- Chọn lệnh Table \ Cell Hieght And Width sẽ xuất hiện một hộp
thoại rồi chọn:
+ Thẻ Columns
+ Thay đổi trị số khung Width Of Columns đó bấm các nut
Previous Columns hay Next Culumn và thao tác thay đổi với các cột lân
cận.
+Nếu các ơ trong cột có độ rộng khác nhau, muốn chúng bằng
nhau trở lại, chọn nút Atuto Fit
+ Chọn OK.
b)
Thay đổi độ cao hàng
Chế độ Page Layout, có thể kéo ranh giới dưới dịng trên thước dọc

bằng bàn phím. Thao tác:
- Đặt con trỏ tại dòng cần thay đổi
- Chọn lệnh Table \ Cell height and width xuất hiện hộp thoại
- Chọn thẻ Row và
+ Khai báo độ cao trong mục At ừng với Height of row, nên chọn
At least trong Height of row
+ Muốn thay căn lề cho bảng ( trong trương hợp độ rộng của bảng
nhỏ hơn độ rộng trang), phải lựa các bảng trước khi thực hiện lệnh
( khơng lựa chỉ có tác dụng với dịng). Khai báo trị số mục Indent From
Left, hoặc bấm chọn một trong các mục Left, Center, Right.
5.
Chèn, xoá hàng cột.
- Chèn hàng: Để con trỏ trong hàng sẽ bị đẩy xuống dòng sau ( nều
cần chèn nhiều cột, phải lựa một số cột bằng đúng số cột cần chèn, tính từ
cột sẽ bị đẩy ra sa), chọn lệnh Table \ Insert Rows.
- Chèn cột: Lựa cột sẽ đẩy sang phải (nếu cần chèn nhiều cột, phải
lựa một số cột bằng đúng số cột cần chèn, tính từ cột sẽ bị đẩy ra sau),
chọn lệnh Table \ Insert Culumn.
Thêm Cột vào cuối bảng: Bấm lựa cuối dòng, chọn lệnh Table \
Insert Culunm.
- Xoá hàng,cột: Lựa hàng hoặc cột cần xoá, gõ lệnh Ctrl+ X hay
bấm chọn Table \ Delete Row hay Table \ Delete Column
6.
Gộp nhiều ô, chia một ô thành nhiều ô
- Gộp nhiều ô cùng hàng thành một ô:
+ Lựa các ô cần gộp
+ Chọn lệnh Table \ Merge Cell.
Số dịng văn bản trong ơ (cả hàng chứa ơ đó) sẽ tăng lên, xố dịng
thừa bằng cách xố dịng thơng thương.
- 13 -

- Chia ô thành nhiều ô:
+ Đặt con trỏ trong ô đó,
+ Chọn lệnh Table \Split Cells Xuất hiện hộp thoại Split Cells. Gõ
số lượng ô sẽ được chia ra trong phần Number Of Column,c họn OK.
7.
Cắt đôi bảng.
Khi cần cắt một bảng làm đôi theo chiều ngang, thao tác:
- Để con trỏ từ hàng muốn cắt sang bảng sau:
- Chọn lệnh Table \ Split Table
8.
Chuyển đổi sang dạng văn bản thường
- Chọn hàng cần đổi, xong chọn lệnh: Table \ Convert Table \ ok
9.
Trang trí bảng
- Tạo ra các đường kẻ thật sự giữa các hàng và cột cũng như mầu
nền:
Format \ Borders and Shading
a). Tạo các đường kẻ: Chọn thẻ Borders
- Trong khung Settíng
+ Nếu chỉ cần kẻ đường viền chung quanh, chọn mục Box.
+ Nếu muốn kẻ viền và các đường phân cách hàng cột chọn mục
Grid
+ Nếu cần gỡ bỏ tất cả các đường kẻ đã có của bảng, chọn mục
None
- Trong khung Style: Chọn một kiểu đường kẻ của khung Style.
- Trong khung nhìn mẫu Preview:
+ Nếu cần thay đổi một đường kẻ nào đó, bấm chọn đường kẻ.
+ Trong khung Line: Chọn một kiểu đường kẻ khác của khung

Style, hoặc chọn None đường kẻ đã có sẽ bị gỡ bỏ.
b). Tạo mầu nền: Chọn thẻ Shading
- Chọn một mầu nền trong khung Shading
- Chọn None sẽ gỡ bỏ mầu nền đã có xong chọn Ok
Chương IV: văn bản cột báo
I. Chương văn bản
Tạo một chương văn bản
Trong một văn bản dài khi cần một phần nào đó trở thành một
chương, để con trỏ ở đầu và cuối phần đó, chèn một dấu ngắt chương
bằng lệnh: Insert \ Break.
Trong hộp thoại vừa xuất hiện:
Chọn Cuntinuous, chọn Ok, một dấu ngắt Section sẽ được tạo ra ở
vị trí con (trên dấu có ghi End of Section).

- 14 -


Nếu chèn sai vị trí của dấu ngắt chương có thể đặt con trỏ vào
dấu .Gõ phím Delete xố bỏ, chèn dấu mới vào vị trí khác.
II Tạo văn bản dạng cột báo
1. Tạo văn bản dạng cột.
- Chuyển về chế độ Normal ( chọn lệnh View \ Normal).
- Soạn nội dung văn bản như hình bình thường. Khơng nên định
dạng đoạn.
- Chuyển con trỏ tới vị trí phần chia các đoạn văn bản cho mỗi cột,
chèn dấu ngắt câu bằng lệnh Insert \ Break và trong hộp thoại Break chọn
mục Culumn Break .
( Thay vì chọn lệnh có thể gõ Ctrl+ Shift+Enter). Dau ngắt cột đã
chèn có rhể xố bỏ giống như cách xoá dấu ngắt chương.
- Chuyển con trỏ tới đầu và cuối cả phần văn bản định tổ chức theo

dạng cột, chèn các dấu ngắt chương.
- Đặt con trỏ trong chương vừa tạo, chọn lệnh Format \ Columns.
Trong hộp thoại Columns vừa xuất hiện:

+ Chọn một mẫu cột báo trong khung Presetes, hoặc gõ ngay một
số chỉ số số lượng cột ( vào khung Number Of Columns). Các cột sẽ có
kích thước bằng nhau, bấm mục Equal Columns Width để bỏ dấu ‘X’ của
nó. Khai báo kích thước từngcột cũng như khoảng cách giữa các cột vào
các mục Width và Spacing tương ứng trong khung Width và Spacing.
+ Nếu cần các đường kẻ dọc phân cách cột, chọn mục lene
Between
+ Mở khung Apply to chọn This Section. Phải chọn đúng mục này.
+Chọn OK để hoàn tất thao tác với hộp thoại.
Khi dang ở chế độ Normal, các dấu ngắt cột và ngắt chương đều thể
hiện văn bản dạng cột báo sẽ viết xát lề trái ( với kích thước bằng kích

- 15 -


thước một cột) theo thứ tự và thể hiện dạng một cột, hay chuyển sang chế
độ Page Layout xem hình thức văn bản.
Muốn đổi một số lượng cột: Chuyển về chế độ Normal, chèn thêm (
Bớt) các dấu ngắt cột, để con trỏ trong phần văn bản dạng cột, chọn lại
lệnh Format \ Columns khi xuất hiện hộp thoại Columns, khai báo lại số
cột.
Nếu muốn huỷ bỏ dạng cột, chuyển về chế độ Normal, xoá bỏ tất cả
dấu ngắt chương và cột.
II. Sử dụng thanh công cụ vẽ.
Thanh công cụ Drawing dùng để vẽ các hình ảnh, trang trí thêm
cho văn bản, khả năng vẽ khi dùng thanh công cụ Drawing mạnh khơng

kém gì chương trình vẽ Paint Brush.
1.
Chuẩn bị vẽ
Mở tài liệu cần trang trí,
- Bấm nút
trên thanh cơng cụ, hoặc chọn lện View \ Toolbar
xuất hiện hộp tên các thanh công cụ, chọn Drawing, Ok. Đây là cửa sổ tài
liệu có thêm thanh cơng cụ bao gồm các nút cơng cụ như hình sau:
Muốn gỡ thanh cơng cụ, bấm lại nút Drawing lần nữa.
Tên các nút và công dụng của chúng như bảng sau ( Lần lượt từ trái
qua phải).

- 16 -


TT
1

Tên nút
Draw

2
3
4
5
6

Select Object
Free Rotate
Line

Arrow
Rectange

7
8
9
10
11
12
13
14
15

Ovanl
Tex Box
Insert
WordArt
Fill Color
Line Color
Font Color
Line Style
Dash Style
Arrow Style

16

Shadow

17

3- D

Công dụng
Chứa các lênh cơ bản của
thanh công cụ
Dùng để lựa chọn đối tượng
Quay đối tượng đã vẽ
Vẽ đường thẳng
Vẽ đường mũi tên
Vẽ hình vuong hay hình chữ
nhật
Vẽ hình trịn hay hình bầu dục
Tạo một khung văn bản
Gọi hộp thoại WordArt để
chèn hình ảnh đã có
Tơ màu nền cho đối tượng
Mâu đường kẻ
Mầu của chữ
Các kiểu đương thẳng
Các kiểu đường đứt nét
Các kiểu đường có hình mũi
tên
Độ bóng hai chiều của đối
tượng được chọn
Độ bóng ba chiều cua đối
tượng được chọn

Các hình vẽ được trải ra trên nền một tấm lưới vẽ (ẩn), khoảng cách
giữa các đường lưới sẽ quyết định độ mịn, vị trí bắt đầu của nét vẽ vị trí
tương đối của các hình có thể hiệu chỉnh lưới vẽ bằng cách:

- Bấm nút Draw, chọn Grid, sẽ xuất hiện hộp thoại tương ứng:

- 17 -


+ Nếu muốn bỏ tác dụng của lưới, bỏ chọn (boe dấu X) mục Snap
To Gird. Các đường vẽ có thể bắt đầu từ vị trí bất kỳ mịn hơn.
+ Thay đổi vị trí bắt đầu của đường lưới bằng cách đổi trị số các
mục Hozizintal và Vertical ỏigin.
2.
Vẽ các hình.
- Vẽ các đường vịng cung. Hình theo mẫu ( chọn trong
Autoshaps): Kéo từ điểm bắt đầu hướng tới điểm cuối.
- Tạo một khung văn bản: Bấm nút TexBox. Kéo trên tài liệu để
vạch vị trí và kích thức khung, khng sẽ đươc kẻ viền ngay, có thể vó cả
mầu nền.
+ Gõ và định dạng văn bản trong khung như làm với văn bản
thường có thể đưa vào khung hình ảnh, bảng.
+ HIệu chỉnh trong khung: Bấm chuột phải vào cạnh khung, chọn
lệnh Format Texbox xuất hiện hộp thoại.
+ Trang trí văn thái ngầm đinh khung có ngay đường kẻ viền, thay
đoỉo đường kẻ này bằng cách chọn thẻ Line, chọn một kiểu đường kẻ
khác mầu. Muốn tạo bóng vuốt góc trịn chọn các mục Shadow.
++ Muốn thay đổi kích thước,vị trí khung, chọn thẻ Size, đổi trị số
các mục tương ứng.
++ Cần tô mầu, chọn Fill, chọn các mục cần dùng.
3.
Các bước hiệu chỉnh các hình vẽ.
- Bấm chọn hình vẽ (đối tượng): Nhấn giữ phím Shift và bấm các
đối tượng sẽ chọn được nhiều đối tượng.

- Xoá, xoay đối tượng: Gõ phím Delete xoay: Chọn nút Free Rotate
- Di chuyển: Kéo cạnh, một đầu hoặc thân đối tượng.

- 18 -


- Định dạng đối tượng: Bấm chuột phải trên đối tượng,. Chọn lệnh
Formats Object, chọn các mục, các thẻ cần dùng.
- Đốỉ vị trí tren dưới của đối tượng: Chọn các nút Bring to font,
Send to back, Bring to Font of, Send Behind Tex.
Chương IV Trang Trí văn bản
I.
Trang trí văn bản.
1.
Chèn một ký hiệu
- Đặt con trỏ rại vị trí cần chèn
- Chọn lệnh Insert \ Symboi, xuất hiện hộp thoại Symboi:

Hộp thoại này là một bảng các ký hiệu của một nhóm ký hiệu,
muốn xem hình phóng to của ký hiệu hãy bấm chọn vào nó. Muốn chọn
một nhóm ký hiệu khác mở khung Font, chọn một nhóm khác.
+ Bấm chọn ký hiệu cần chèn
+ Bấm nút Insert, ký hiệu sẽ được chèn vào văn bản.
+ Bấm chọn nút Close để đóng hộp thoại.
Ký hiệu đã chèn có thể định dạng Font, Paragragh… giống như đã
làm với văn bản thường.
2.
Chèn các ký hiệu hoặc số vào đầu các đoạn.
Khi cần chèn đồng thời một ký hiệu (hoặc dãy số) vào đầu các đoạn
văn bản như một danh mục hàng hoá, danh sách nhân viên.. thao tác như

sau:
- lựa các đoạn cần chèn
- Chọn lệnh: Format \ Bullest and Numbering
- Xuất hiện hộp thoại:

- 19 -


3.Chèn một bức ảnh:
- Để con trỏ tại cị trí cần chèn ảnh
- Chọn lệnh Insert \ Picture \ ClipArt. Xuất hiện hộp thoại
Microsoft Clip Gallery 3.0

- Chọn ảnh cần chèn
- Kích chuột phải chọn Insert. Bức ảnh sẽ xuất hiện vào văn bản.
4.
Chèn một biểu trưng văn bản.
Trong văn bản có thể chèn vào các đối tượng được tạo ra bởi một
số chương trình khác. Thao tác:
- Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn
- Chọn lệnh Insert \ Picture \ WordArt chọn một kiểu, bấm Ok.
Trên màn hình xuât hiện của cửa sổ Edit WordArt tex, xoá dong
chữ mặc định Enter your text here và gõ vào dòng chữ dạng biểu trưng
mới.

- 20 -