Bài giảng Tin học đại cương: Phần 2 - Trường ĐH Tây Nguyên

CHƯƠNG 3. MICROSOFT EXCEL
Nội dung chương này bao gồm: Giới thiệu bảng tính Microsoft Excel, quy trình lập
một bảng tính và một số thao tác cơ bản trong bảng tính như: định dạng dữ liệu, sử dụng
hàm tính toán, trang trí,… . phân tích dữ liệu với Pivot Table, biểu đồ và vẽ biểu đồ, sắp
xếp dữ liệu. trích lọc dữ liệu, định dạng và in ấn.

3.1. Tổng quan về Microsoft Excel
Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của
hãng phần mềm Microsoft. Cũng như các chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro
Pro… bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ơ được tạo bởi các dòng và cột, việc
nhập dữ liệu và lập cơng thức tính tốn trong Excel cũng có những điểm tương tự; tuy
nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng.
Khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính giúp ta dễ dàng hơn trong
việc thực hiện:
 Tính tốn đại số, phân tích dữ liệu
 Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
 Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau
 Vẽ đồ thị và các sơ đồ
 Tự động hóa các cơng việc bằng các Macro
Excel hiện nay đã phát triển 09 phiên bản kể từ năm 1993 (3.0, 95, 97, 2000, XP,
2003, 2007, 2016, 2013). Bài giảng này sử dụng phiên bản Excel 2016 trên Hệ điều hành
Windows 7 để mô tả và thực hiện các phép tính.
3.1.1. Các thao tác cơ bản với Microsoft Excel
a. Khởi động Microsoft Excel 2016
Có 2 cách để khởi động ứng dụng Excel:
 Cách 1: Start\All Programs\Microsoft Office\Microsoft Excel 2016
 Cách 2: Nhấp đúp chuột vào biểu tượng của chương trình Excel trên màn hình
Desktop.

Hình 3. 1:Biểu tượng khởi động của Excel 2016

b. Giao diện Excel 2016

71


Mở Microsoft Excel 2016, chúng ta sẽ thấy 5 thông tin và sự lựa chọn hiển thị tại
màn hình khởi động (Xem hình):
1. Các file đã mở gần đây nhất, dưới cùng nếu click chọn Open Orther Document,
bạn sẽ mở được các file Excel từ trong máy tính hoặc từ điện toán đám mây với tài
khoản One Driver của chủ sở hữu.
2. Ảnh đại diện và thông tin về chủ sở hữu.
3. Các mẫu Template do nhà sản xuất cung cấp miễn phí.
4. Tìm kiếm hoặc lựa chọn các kiểu mẫu Template miễn phí.
5. Lựa chọn Blank Worbook văn bản mới chưa có định dạng. Nếu khơng chọn các
Template do nhà cung cấp, bạn click sử dụng lựa chọn này.

Hình 3. 2: Giao diện khởi động Excel 2016

72


Giao diện Blank Workbook

Hình 3. 3: Giao diện Blank Workbook

c. Tạo một bảng tính mới
Sau khi mở Microsoft Excel 2016, có 3 cách tạo bảng tính mới
 Cách 1: Vào File\New\Blank Workbook\Create
 Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N
 Cách 3: Nhấp vào biểu tượng New

trên thanh truy cập nhanh.
Lưu ý: bảng tính mới có tên là Book_ (Trong đó, _ là số thứ tự của văn bản được mở).
Ví dụ: Book1

Hình 3. 4: Tên mặc định bảng tính mới

d. Lưu bảng tính vào ổ đĩa
Sau khi tạo bảng tính mới, chúng ta có 3 cách lưu bảng tính:
 Cách 1: Vào File\Save
 Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S
 Cách 3: Kích chuột vào biểu tượng Save
Lúc này, có 2 trường hợp xảy ra:

trên thanh truy cập nhanh.

 Trường hợp 1: Lưu lần đầu tiên
 Trường hợp 2: Lưu lần thứ 2 trở đi thì Excel sẽ lưu lại sự thay đổi của tệp
Đối với trường hợp 1, một hộp thoại Save As xuất hiện, ta làm các bước sau:
 Bước 1: Chọn nơi lưu trữ
 Bước 2: Gõ tên tài liệu
73


 Bước 3: Nhấn Save để lưu

Hình 3. 5: Các bước lưu tệp mới

Phân biệt Save và Save As:
Giống: Đối với lần lưu đầu tiên, Save và Save đều lưu một tập tin mới vào ổ đĩa
Khác: Đối với lần lưu thứ 2 trở đi

Save: Lưu thay đổi lên tệp cũ
Save As: Lưu thành 1 tệp mới với tên khác (Các bước như Hình 3.4), tệp cũ được
giữ nguyên.
e. Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa
Từ giao diện Excel 2016, có 3 cách để mở tài liệu có sẵn trong ở đĩa:
 Cách 1: Vào File\Open
 Cách 2: Ấn tổ hợp phím Ctrl + O
 Cách 3: Kích chuột vào biểu tượng Open
trên thanh truy cập nhanh.
Hộp thoại Open xuất hiện, làm theo các bước sau:
 Bước 1: Chọn nơi chứa tệp
 Bước 2: Chọn tệp cần mở
 Bước 3: Nhấn Open để mở tệp

74


Hình 3. 6: Các bước mở tệp có sẵn

Hoặc có thể nhấp đúp chuột trực tiếp lên tệp đã có sẵn trên ổ đĩa.
f. Thoát khỏi Microsoft Excel
Từ giao diện Excel 2016, có 3 cách để tắt ứng dụng này:
 Cách 1: Vào File\Exit
 Cách 2: Kích chuột vào nút Close
việc của Excel

ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm

 Cách 3: Ấn tổ hợp phím Alt + F4.
Lưu ý: Nếu chưa lưu tệp vào ổ đĩa thì một hộp thoại cảnh báo lưu trước khi thoát sẽ

xuất hiện, chọn:
 Save: Lưu tệp trước khi thoát
 Don’t Save: Thoát và khơng lưu tệp
 Cancel: Hủy lệnh thốt.

75


Hình 3. 7: Hộp thoại cảnh báo lưu trước khi thốt

3.1.2. Các thành phần của Microsoft Excel 2016
Nhìn chung, các thành phần chính của Excel 2016 tương đối giống với các phiên bản
2007 và 2013.
Cấu trúc bảng tính
Workbook: Trong Excel, một Workbook là một tập tin mà trên đó ta có thể làm việc
(tính tốn, vẽ đồ thị, …) là lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi Workbook có thể chứa nhiều sheet
(bảng tính), do vậy có thể tổ chức lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với nhau chỉ
trong một tập tin. Một workbook có thể chứa rất nhiều worksheet hay chartsheet tùy
thuộc vào bộ nhớ của máy tính đang sử dụng.
Worksheet: Cịn gọi tắt là sheet (hoặc bảng tính), là nơi lưu trữ và làm việc với dữ
liệu. Một Worksheet chứa nhiều ô (Cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng.
Worksheet được chứa trong workbook, Một worksheet bao gồm 214 (16,384) cột và 220
(1,048,576) hàng (Phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 hàng).
Cell: Ứng với mỗi cột và hàng được gọi là một Cell hay cịn gọi là một ơ. Mỗi cell
đều có tọa độ (địa chỉ) tương ứng là <tên cột><tên hàng>.
VD: D5, H30,…
Block Cell: Block cell hay địa chỉ khối được xác định bởi địa chỉ ô đầu và địa chỉ ơ
cuối, giữa chúng có dấu 2 chấm (:).
VD: A1:B6, B5:D8,…
Chartsheet: Cũng là một sheet trong workbook, tuy nhiên nó chỉ chứa một đồ thị.

Một chartsheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.
Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái bên dưới của cửa
sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác, ta chỉ việc nhấp chuột vào tên
sheet cần đến trong thanh sheet tabs.

76


Hình 3. 8: Các thành phần của Workbook

Excel 2016 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” thay cho định dạng chuẩn
trước đây là “.XLS”.
Màn hình làm việc của Excel 2016

Hình 3. 9: Màn hình làm việc của Excel 2016

Nút lệnh File chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin,
lưu tập tin,… và danh mục các tập tin đã mở trước đó.
Ta có thể túy biến thanh các lệnh truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) chứa các
lệnh mà ta hay sử dụng nhất. Nhấn vào
để mở danh mục các lệnh và
vào các
lệnh cần cho hiện lên thanh lệnh truy cập nhanh. Chọn More Commands để mở cửa sổ
điều chỉnh thanh lệnh truy cập nhanh.

77


Hình 3. 10: Các lệnh trong nút lệnh File

Hình 3. 11 Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh

78


Hình 3. 12: Hộp thoại tùy biến thanh các lệnh truy cập nhanh

Thanh công cụ Ribbon: Excel 2016 thay đổi giao diện người dùng tử việc sử dụng
các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày
ngay trên màn hình gọi là Ribbon. Có các tab Ribbon chính: Home, Insert, Page
Layout, Formulas, Data, Reviews, Views, Developer, Add-Ins.
Mỗi tab Ribbon bao gồm nhiều Nút lệnh, nhiều nút lệnh có cùng chức năng được
gom thành một Nhóm lệnh và sắp xếp hợp lý trên thanh cơng cụ. Nhấn chuột vào
phía dưới bên phải mỗi Nhóm lệnh để thêm các nút lệnh có cùng chức năng.

Hình 3. 13: Thanh công cụ Ribbon

Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc
như: Cut, Paste, Copy, Font, Alignment, chèn hay xóa dịng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm,
lọc dữ liệu,…

79


Hình 3. 14: Tab Home

Các nhóm lệnh chính:
Clipboard: Chứa các nút lệnh Copy, Paste, Cut…
Font: Chứa các nút, thanh sổ về font chữ, cỡ chữ, in đậm, in nghiêng, gạch chân,
màu chữ, vẽ khung viền…

Alignment: Các nút lệnh căn chỉnh lề, vị trí trong ơ, Gộp và tách ơ…
Number: Nhóm lệnh chỉnh định dạng kiểu số (phần trăm, tiền tệ, thêm bớt chữ số
thập phân…)
Editing: Nhóm lệnh chứa một số hàm đơn giản (Tổng, trung bình, min, max…), trích
lọc và sắp xếp dữ liệu…
Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: Bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký
hiệu,…

Hình 3. 15: Tab Insert

Các nhóm lệnh chính:
Illustrations: Các lệnh chèn Picture (Hình), Clip Art, Shapes (Các khối), Screenshot
(cắt chụp màn hình)
Charts: Các lệnh chèn biểu đồ cột, đường, hình bánh, cột ngang…
Text: Các lệnh chèn Text Box (Khối văn bản), WordArt,…
Symbols: Các lệnh chèn Equation (Công thức), Symbol (Ký tự đặc biệt)
Page Layout: Chứa các nút lệnh về hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.

Hình 3. 16: Tab Page Layout

Các nhóm lệnh chính:
Themes: Các lệnh cài đặt, chỉnh sửa nền, hiệu ứng cho bảng tính
Page Setup: Nhóm lệnh định dạng vùng làm việc: Lề giấy, kiểu giấy, cỡ giấy, vùng
in…
Sheet Options: Nhóm lệnh hiện/ẩn đường lưới, tên dòng/cột…
80


Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi cơng
thức, điều khiển việc tính tốn của Excel.

Data: Các nút lệnh thao tác đối với dữ liệu trong và ngồi Excel, các danh sách, phân
tích dữ liệu,…
Review: Các nút lệnh kiểm tra lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ơ,
các thiết lập bảo vệ bảng tính.

Hình 3. 17:Tab Review

Các nhóm lệnh chính:
Proofing: Kiểm tra lỗi chính tả
Comments: Tạo các phản hồi trên bảng tính (Chỉ hiển thị trên file đọc, khơng hiển thị
khi in)
Changes: Các thiết lập về bảo vệ (tạo mật khẩu) cho Sheet, Workbook; chia sẽ
Workbook…
View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: Phóng to, thu nhỏ, chia màn
hình,…

Hình 3. 18: Tab View

Các nhóm lệnh chính:
Workbook Views: Các lệnh về hiển thị bảng tính cho người sử dụng: Normal (bình
thường), Page Layout (theo từng trang), Full Screen (tồn màn hình)…
Show: Hiển/ẩn đường lưới, tiêu đề cột/dịng, thanh cơng thức.
Zoom: Các lệnh thay đổi kích thước hiển thị Zoom (phóng to/nhỏ), 100% (đưa về
kích cỡ chuẩn), Zoom to Selection (phóng to/nhỏ vùng chọn)…
Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên,
những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút File  Options 
Chọn Customize Ribbon  Tích vào Developer

81

Hình 3. 19: Mở chức năng Developer.

Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ
sung, các hàm bổ sung,…
Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (Shortcut Menu)
Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng (ơ, khối ơ, bảng biểu, đồ thị,
hình vẽ,…) trong bảng tính, chúng ta nhấp chuột phải lên đối tượng đó. Lập tức một
thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thơng dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối
tượng mà ta đã chọn.

Hình 3. 20: Thực đơn ngữ cảnh

3.2. Các thao tác cơ bản với bảng tính
82


3.2.1. Các kiểu dữ liệu cơ bản trong Excel
Excel dựa vào ký tự đầu tiên được gõ vào để xác định kiểu dữ liệu
a. Kiểu văn bản
Ký tự đầu tiên:
 Một ký tự chữ: A, B,…, Z, a, …
 Ký tự canh lề: ‘ (Canh trái)
Hoặc có bất kỳ ký tự chữ nào trong ơ
Các tốn tử: Phép nối chuỗi &.
Sự thể hiện:
 Nếu chiều dài của chuỗi <= độ rộng của ơ thì hiển thị theo dạng đã định
 Nếu chiều dài của chuỗi > độ rộng của ô thì : nếu ơ kế phải rỗng thì dữ liệu sẽ
hiển thị đầy đủ, ngược lại dữ liệu sẽ bị che khuất.
 Ngầm định dữ liệu kiểu chuỗi được canh trái.

Hình 3. 21: Dữ liệu kiểu chuỗi trong Excel

b. Kiểu số
Ký tự đầu tiên:
 Một ký tự số: 0, 1,…, 9
 Các ký tự: + (dương), - (âm), ( (âm), . (chấm), $ (tiền tệ), % (tỷ lệ)
Và khơng có bất kỳ ký tự chữ, ký tự đặc biệt nào trong ơ
Các tốn tử: ^ (lũy thừa), + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), % (phần trăm)
Sự thể hiện:
 Nếu chiều dài > độ rộng của ơ thì hiển thị ###### hoặc chuyển sang dạng số
khoa học. Nếu điều chỉnh độ rộng của ơ thì kết quả hiển thị bình thường.
 Mặc định dữ liệu kiểu số được canh bên phải.

83


Hình 3. 22: Dữ liệu kiểu số trong Excel

c. Kiểu thời gian
Quy ước nhập: phải nhập theo định dạng quy định trong Control Panel.
Sự thể hiện:
 Nếu chiều dài > độ rộng của ơ thì hiển thị ######
 Mặc định dữ liệu kiểu ngày tháng được canh bên phải ô.
Nếu nhập kiểu dữ liệu ngày tháng không đúng theo quy định thì dữ liệu được tự động
chuyển sang dạng chuỗi.

Hình 3. 23: Dữ liệu kiểu ngày tháng trong Excel

d. Kiểu công thức (Formula)

Ký tự đầu tiên: = (bằng) hoặc + (cộng)
Cơng thức có thể bao gồm: số, chuỗi, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, phép toán, các hàm,…
Hiển thị trong ô: Kết quả của công thức
Các phép toán:
 Phép nối chuỗi: &
 Kiểu toán số học: + , -, *, /, ^, %.
 Các phép so sánh: =, <>, <=, >=. Kết quả trả về: True hoặc False
 Các hàm quy định sẵn trong Excel
Thứ tự ưu tiên: trong ngoặc (), hàm, lũy thừa, nhân/chia, cộng/trừ, phép so sánh.

84


Hình 3. 24: Dữ liệu kiểu cơng thức trong Excel

3.2.2. Địa chỉ trong Excel
a. Nhận dạng ô và vùng (cells, range)
Địa chỉ một ô (cell) trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dịng:
<cợt><dịng>
Ví dụ: A1, B5, Cách 20, D88,…

Hình 3. 25: Địa chỉ ô B5

Một vùng (range) trong bảnh tính được xác định bằng địa chỉ của ơ ở góc trên bên
trái của vùng và địa chỉ ơ góc dưới bên phải của vùng (có dấu : phân cách). Đặc biệt địa
chỉ của cả một cột hoặc một dòng được xác định là <tên cợt>:<tên cợt> và
<số dịng>:<số dịng>
Ví dụ: Vùng A1:B5, Cách 20:E90,…
Cột A được xác định ngắn gọn là A:A
Dòng 4 có địa chỉ xác định ngắn gọn là 4:4

Ở hình 3.24, ơ hiện hành có địa chỉ là Bước 11 vì nó có tiêu đề cột là B và số dòng là
11, vùng được bao bọc bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ơ đầu tiên có địa chỉ
là H2 và ô cuối cùng của vùng là H12.

85


Hình 3. 26: Địa chỉ ơ và vùng

b. Chọn vùng
 Cách 1: Dùng chuột
Dùng chuột di chuyển ô hiên hành đến góc trên bên trái của vùng cần chọn, sau đó
nhấn giữ chuột trái kéo xuống dưới đến vị trí ô cuối cùng của vùng cần chọn và thả
chuột.

Hình 3. 27: Sử dụng chuột để chọn vùng

 Cách 2: Dùng phím
Sau khi chọn ơ đầu tiên của vùng, ta giữ phím Shift trong khi nhấn phím  và/hoặc
 để đến ô cuối cùng của vùng và thả các phím.

86


Hình 3. 28: Sử dụng phím để chọn vùng

Để chọn cả sheet hiện hành, ta nhấn <Ctrl + A> hoặc nhấn vào nút

bên cạnh

tiêu đề cột A. Để chọn cả workbook (tất cả các sheet), ta nhấn chuột phải lên thanh Sheet
Tab và chọn Select All Sheets.

Hình 3. 29: Chọn cả sheet hiện hành

c. Địa chỉ tương đối
Khi sao chép hoặc di dời cơng thức đến vị trí khác, các dòng và cột tham chiếu sẽ
thay đổi một lượng tương ứng với số dòng và số cột mà ta dời đi. Địa chỉ tương đối có
dạng <Cợt><Hàng>
Ví dụ:
Ơ A2 có công thức : = D2 + E2
Khi chép sang ô A3, công thức sẽ là: = D3 + E3
Khi chép sang ô C2, công thức sẽ là: = E3 + F3

87


Hình 3. 30: Sao chép cơng thức với địa chỉ tương đối

d. Địa chỉ tuyệt đối
Các dòng và cột tham chiếu không thay khi ta di dời hay sao chép cơng thức. Địa chỉ
tương đối có dạng $<Cợt>$<Hàng>.
Ví dụ: $A$4, $C$3:$F$10,…
Ơ C2 có cơng thức: = $A$2 + $B$2.
Khi sao chép sang ô C3, công thức sẽ là: = $A$2 + $B$2.

Hình 3. 31: Ví dụ địa chỉ tuyệt đối

e. Địa chỉ hỗn hợp
Phối hợp tham chiếu địa chỉ tương đối và tuyệt đối. có dạng: <Cợt>$<Hàng> hoặc

$<Cột><Hàng>
Ví dụ:
Ơ Cách 3: = A$3; có nghĩa là cột A tương đối và hàng 5 tuyệt đối.
Khi sao chép công thức sang ô C 4, ta được công thức: = A$3
Khi sao chép công thức sang ô D3, ta được công thức: = B$3

Hình 3. 32: Ví dụ địa chỉ hỗn hợp

 Sử dụng Phím F4 để chuyển đổi giữa các dạng Địa chỉ.
88


3.2.3. Di chuyển con trỏ ơ trong bảng tính
Sử dụng cḥt: Nhấp chuột vào ơ cần chọn
Sử dụng bàn phím:
 ↑, ↓, Enter: Lên, xuống 1 hàng.
 →, ←, Tab: Qua trái, phải 1 ô.
 PageUp: Lên 1 trang màn hình.
 PageDown: Xuống 1 trang màn hình
 Ctrl + PageUp: Sang trái 1 trang màn hình
 Ctrl + PageDown: Sang phải 1 trang màn hình
 Ctrl + Home: Về ơ A1
3.2.4. Nhập liệu
a. Nhập dữ liệu
Các ơ trong bảnh tính có thể chứa các con số, các chuỗi văn bản hay các biểu thức
tốn học. Ngồi ra bảng tính cịn có thể chứa các biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh,… các đối
tượng này không chứa trong ô mà nổi trên bề mặt bảng tính.
Cách nhập liệu
 Bước 1. Trên worksheet, chọn ô cần nhập liệu
 Bước 2. Nhập vào con số, chuỗi văn bản, ngày tháng năm hay thời gian…

 Bước 3: Nhập xong nhấn Enter (ô hiện hành chuyển xuống dưới) hoặc Tab (ô
hiện hành chuyển qua phải) hoặc nhấn chuột vào 1 ô khác để kết thúc.
Lưu ý:
 Nếu nhập các con số, ngày tháng vào ô mà Excel hiển thị ###### là do chiều
rộng cột không đủ, ta cần tăng thêm chiều rộng cột.
 Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm (.) để phân cách phần số nguyên và phần
số thập phân.
 Nếu muốn xuống dòng trong 1 ơ thì nhấn tổ hợp phím Alt + Enter

Hình 3. 33 Nhập dữ liệu trong Excel

Xuống dòng trong cùng 1 ô: Alt + Enter
89


Cách tạo chỉ số trên, chỉ số dưới: Nhập văn bản\chọn phần cần tạo chỉ số
-

Cách 1: Tab Home\ Nhóm Format\Format Cells
Cách 2: Tab Home\Alignment\Font…
Cách 3: Phím tắt Ctrl + 1

-

Cách 4: Chuột phải\ Format Cells

Superscript: Chỉ số trên
Subscript: Chỉ số dưới

Hình 3. 34: Tạo chỉ số trên

b. Xóa dữ liệu
 Bước 1: Chọn ơ hoặc khối ơ cần xóa dữ liệu
 Bước 2: Ấn phím Delete trên bàn phím
c. Chỉnh sửa dữ liệu
Có 3 cách chỉnh sửa dữ liệu trong ô
 Cách 1: Nhấp đúp vào ô cần chỉnh sửa
 Cách 2: Chọn ơ cần chỉnh sửa, nhấn phím F2
 Cách 3: Chuyển đến ô cần chỉnh sửa, nhấp chuột vào thanh cơng thức fx.
Sửa xong nhấn phím Enter hoặc Tab hoặc chọn 1 ô khác.

90


Hình 3. 35: Xóa, chỉnh sửa dữ liệu trong ơ

d. Sao chép công thức (Fill Handle)
Microsoft Excel là phần mềm chuyên về xử lý bảng tính với những đặc điểm sau:
 Tự động cập nhật ô kết quả: Công thức tại ô kết quả được thiết lập dựa vào địa
chỉ của các ơ. Vì vậy, dữ liệu các ơ thành phần có thay đổi thì ơ chưa kết quả
cũng sẽ được cập nhật theo những thay đổi đó.
 Sao chép công thức: Công thức cũng là dạng được thiết lập một lần, sau đó
được sao chép các ơ cịn lại
Để sao chép công thức, ta nhấn giữ và kéo tại Fill Handle (Mốc điền, góc dưới bên
phải ơ được chọn) về hướng cần sao chép hoặc nháy đúp chuột.

Hình 3. 36: Fill Handle trong Excel

e. Nhập số thứ tự tự động (STT)
Cách 1: Nhập 2 giá trị đầu (1, 2)\ Đánh dấu 2 ô\ Sao chép công thức

Cách 2: Nhập giá trị đầu (1)\ Giữ Ctrl + Sao chép công thức
Cách 3: Nhập giá trị đầu\Tab Home\Fill\Series..\...

91


Hình 3. 37: Nhập số thứ tự tự động

3.2.5. Thao tác với dòng và cột
a. Thay đổi chiều rộng cột
Trỏ chuột vào bên phải tiêu đề cột và kéo giữ chuột sang phải hoặc sang trái để tăng
hay giảm kích thước cột. Hoặc nhấn đúp chuột trái vào bên phải cột, Excel sẽ tự động
co giản kích thước cột phù hợp với độ dài dữ liệu được chứa trong cột.

Hình 3. 38:Thay đổi chiều rộng cột

b. Thay đổi chiều cao dòng
Trỏ chuột vào biên đáy của dòng, kéo giữ chuột lên trên hoặc xuống dưới để thay đổi
chiều cao của dòng. Hoặc nhấn đúp chuột vào biên đáy của dòng, Excel tự động co giãn
kích thước dịng phù hợp với độ cao dữ liệu chứa trong cột.

92


Hình 3. 39: Thay đổi chiều cao cột

c. Chèn thêm cột, dòng
Excel cho phép người dùng chèn thêm cột, dòng tại 1 vị trí chọn trước. Cợt thêm mới
sẽ nằm bên trái vị trí chọn trước, Dịng thêm mới sẽ nằm bên trên vị trí chọn trước. Các
bước tiến hành như sau:

 Bước 1: Chọn cả cột hoặc dòng tại vị trí cần thêm mới (nhấn chuột vào tiêu
đề của dịng hoặc cột).
 Bước 2: Chọn tab Home  Nhóm Cells  Chọn Insert. Ta cũng có thể gọi
lệnh từ thực đơn ngữ cảnh  Insert
Một cột/dòng mới sẽ xuất hiện bên trái/trên vị trí được chọn. Excel sẽ tự động đặt
tiêu đề cho cột/dòng mới chèn thêm và đặt lại tiêu đề cho những cột/dòng còn lại (những
cột/dòng đứng sau vị trí chèn sẽ tăng thêm 1 đơn vị).

93


Hình 3. 40: Chèn thêm cột vào bên trái cột C

d. Xóa bớt cột, dịng
Excel cho phép người dùng xóa bớt cột, dịng tại 1 vị trí chọn trước. Các bước tiến
hành như sau:
 Bước 1: Chọn cả cột hoặc dịng tại vị trí cần xóa (nhấn chuột vào tiêu đề của
dòng hoặc cột).
 Bước 2: Chọn tab Home  Nhóm Cells  Chọn Delete. Ta cũng có thể gọi
lệnh từ thực đơn ngữ cảnh  Delete
Các cột bên phải/dưới vị trí cột/dịng bị xóa sẽ tự động được Excel thay đổi tiêu đề
nhằm duy trì tính liên tục của thứ tự cột hoặc dòng.

94


Hình 3. 41: Xóa bớt dịng 6 của sheet

3.2.6. Thao tác với ô và vùng
a. Nối (Merge) và bỏ nối (Split) ô

Nối vùng thành một ô
Khi nối vùng (nhiều ô) thành một ơ, tất cả các ơ đều có dữ liệu thì ta phải chuyển hết
dữ liệu lên ơ ở góc trên cùng bên trái của vùng cần Merge; dữ liệu của ô này sẽ được
giữ lại trong ô mới tạo thành, cịn dữ liệu các ơ khác sẽ bị xóa. Các bước tiến hành như
sau:
 Bước 1: Chọn vùng cần nối.
 Bước 2: Chọn tab Home  nhóm Alignment  Chọn Merge & Center. Để
canh chỉnh dữ liệu trong ơ ta dùng các nút căn chỉnh trong nhóm Alignment.

Hình 3. 42: Vùng sau khi được nối tạo thành ô

95