Luận văn quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại ủy ban nhân dân tỉnh tây ninh

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài “Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư
tại UBND tỉnh Tây Ninh” là kết quả của quá trình học tập và nghiên cứu
nghiêm túc của chính bản thân tơi, đồng thời được sự hướng dẫn khoa học của
cô hướng dẫn TS Nguyễn Thị Thủy - Học viện Hành chính Quốc gia.
Các trích dẫn, số liệu nêu trong luận văn là hồn tồn trung thực, có
nguồn gốc rõ ràng, khơng sao chép ngun văn bất kỳ cơng trình nghiên cứu
khoa học nào của những người đi trước.

Tác giả

Vũ Thị Thanh Tâm


LỜI CẢM ƠN
Tôi xin được gửi lời cảm ơn trân trọng và sâu sắc nhất đến giáo viên
hướng dẫn của tôi là TS. Nguyễn Thị Thủy – người đã tận tình giúp đỡ,
hướng dẫn cho tơi trong suốt q trình nghiên cứu và thực hiện đề tài này.
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo công tác tại Học
viện Hành chính Quốc Gia đã truyền dạy những kiến thức quý báu, tạo điều
kiện giúp đỡ tôi trong quá trình học tập tại Học viện và truyền đạt những
kinh nghiệm cho luận văn hoàn thành được thuận lợi.
Đồng thời tôi xin gửi lời cảm ơn Lãnh đạo UBND tỉnh, Văn phịng
Đồn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh Tây Ninh, Sở Nội vụ tỉnh Tây Ninh và
Phịng Hành chính – Tổ chức đã giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi để tơi hồn
thành Luận văn và tơi cũng xin gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo Sở Ngoại vụ đã
tạo điều kiện thuận lợi để tơi tham gia và hồn thành khóa học một cách tốt
nhất.
Trân trọng cảm ơn!

Tp. Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 5 năm 2020

Tác giả

Vũ Thị Thanh Tâm


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

STT

Viết tắt

Viết đầy đủ

1

UBND

Uỷ ban nhân dân

2

ĐBQH

Đại biểu Quốc hội

3

HĐND

Hội đồng nhân dân

4

QLNN

Quản lý nhà nước

5

QPPL

Quy phạm pháp luật

6

CCHC

Cải cách hành chính


DANH MỤC CÁC BẢNG
1. Bảng 2.2. Thống kê trình độ chuyên môn nghiệp vụ của công chức
tại bộ phận văn thư của UBND tỉnh Tây Ninh.
2. Bảng 2.3. Kết quả khảo sát trình độ chun độ chun mơn nghiệp
vụ của công chức tại bộ phận văn thư của UBND tỉnh Tây Ninh.
3. Bảng 2.4. Kết quả khảo sát về kinh nghiệm công tác của công chức
tại bộ phận văn thư của UBND tỉnh Tây Ninh.
4. Bảng 2.5. Thống kê số lượng văn bản hành chính được ban hành tại
UBND tỉnh Tây Ninh.
5. Bảng 2.7. Thống kê số lượng văn bản QPPL ban hành tại UBND

tỉnh Tây Ninh.
6. Bảng 2.8. Thống kê số lượng văn bản QPPL sai sót về nội dung, thể
thức tại UBND tỉnh Tây Ninh.
7. Bảng 2.9. Thống kê số lượng văn bản đi, văn bản đến tại UBND
tỉnh Tây Ninh.
8. Bảng 2.10. Thống kê số lượng công chức tại bộ phận văn thư của
UBND tỉnh Tây Ninh được cử đi đào tạo, bồi dưỡng.
9. Bảng 2.11. Thống kê số lượng công chức làm công tác chuyên môn
tại UBND tỉnh Tây Ninh được cử đi đào tạo, bồi dưỡng.


DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ
1. Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư tại UBND tỉnh Tây
Ninh.
2. Hình 2.3. Biểu đồ nhận xét về kinh nghiệm công tác của công chức
tại bộ phận văn thư của UBND tỉnh TâyNinh.
3. Hình 2.5. Biểu đồ nhận xét số lượng văn bản hành chính được ban
hành tại UBND tỉnh Tây Ninh.
4. Hình 2.6. Sơ đồ quy trình soạn thảo, ký và ban hành văn bản QPPL
tại UBND tỉnh Tây Ninh.



MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Cơng tác văn thư nói chung và quản lý nhà nước đối với cơng tác văn
thư nói riêng tại UBND tỉnh Tây Ninh đã có nhiều chuyển biến tích cực,
từng bước đi vào nền nếp, đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động
quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của UBND tỉnh, góp phần quan trọng
trong việc xây dựng, nâng cao uy tín, chất lượng hoạt động của cơng tác văn

thư, hình thành một nguồn tài liệu có giá trị để giải quyết công việc trước
mắt, đồng thời tạo điều kiện tiền đề cho công tác lưu trữ tài liệu lâu dài về
sau. Tuy nhiên, QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh
vẫn tồn tại nhiều bất cập, hạn chế từ nhận thức về vị trí và tầm quan trọng
của công tác văn thư; công tác xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng
dẫn nghiệp vụ cơng tác văn thư cịn chậm so với quy định hiện hành đến đội
ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư chưa đáp ứng được yêu cầu
về chuyên môn, nghiệp vụ; tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công
tác văn thư chưa thống nhất, đồng bộ; việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác này cịn nhiều hạn chế; cơng tác đào tạo, bồi dưỡng chưa gắn
với đề án vị trí việc làm, vị trí cơng tác cũng như chưa gắn chính sách đào
tạo, bồi dưỡng, quy hoạch cán bộ, công chức và đặc biệt là trong công tác đề
bạt chức vụ đối với những cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn
thư; thanh tra, kiểm tra, khen thưởng và xử lý kỷ luật trong công tác văn thư
chưa được quan tâm thực hiện. Nguyên nhân của thực trạng trên, suy cho
cùng xuất phát từ công tác quản lý kém hiệu quả, từ việc xây dựng và ban
hành văn bản quản lý đến tổ chức chỉ đạo thực hiện, hướng dẫn nghiệp vụ
công tác văn thư, thiếu sự thống nhất, đồng bộ cũng như nhận thức của đội
ngũ quản lý và những người phụ trách trực tiếp về vai trị của cơng tác văn
thư trong giai đoạn hiện nay. Cho đến nay, mặc dù nhà nước đã ban hành
nhiều văn bản quan trọng về cơng tác văn thư, trong đó bao gồm những văn

1


bản quy định về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, tạo cơ sở pháp lý
quan trọng để UBND tỉnh tổ chức, chỉ đạo, quản lý hiệu quả công tác văn
thư. Nhưng trên thực tế, hoạt động quản lý nhà nước đối với công tác văn
thư tại UBND cấp tỉnh trong đó có UBND tỉnh Tây Ninh vẫn cịn nhiều bất
cập. Vì thế, việc hồn thiện và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước đối với

công tác văn thư tại UBND cấp tỉnh nói chung và tại UBND tỉnh Tây Ninh là
một việc làm cần thiết.
Với mong muốn đem lại cái nhìn tổng quan về hoạt động QLNN đối
với công tác văn thư tại UBND cấp tỉnh nói chung và tại UBND tỉnh Tây
Ninh nói riêng, đồng thời đánh giá lại những mặt làm được, chưa làm được,
tìm ra hạn chế và nguyên nhân chủ yếu, đưa ra giải pháp để tiếp tục thực
hiện hoạt động QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh
ngày càng tốt hơn, góp phần làm rõ hơn cơ sở lý luận và thực tiễn về QLNN
đối với cơng tác văn thư tại UBND cấp tỉnh. Vì vậy tác giả chọn đề tài
“Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh” để
thực hiện luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ chuyên ngành Quản lý cơng.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
QLNN đối với công tác văn thư không phải là hướng đề tài nghiên cứu
mới, qua nghiên cứu nhiều nguồn tài liệu, tác giả nhận thấy vấn đề này được
nhiều người nghiên cứu với nhiều hình thức khác nhau như giáo trình, đề tài
nghiên cứu khoa học, luận văn, bài viết, báo cáo khoa học. Tuy nhiên, tác giả
chỉ khái quát thành 02 nhóm như sau:
2.1. Một số luận văn Thạc sĩ
“Cơng tác văn thư, lưu trữ tại Văn phịng Tổng cục Thuế Trung
ương” của tác giả Dương Thị Hoa (2018). Luận văn phân tích những mặt đã
đạt được và những mặt cịn hạn chế trong cơng tác văn thư, lưu trữ tại Văn
phòng Tổng cục Thuế Trung ương, để từ đó đề xuất giải pháp, kiến nghị đối
với cơng tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương

2


trong thời gian tới.
“QLNN về công tác văn thư - lưu trữ tại tỉnh Thanh Hóa giai đoạn
2011- 2017” của tác giả Lê Minh Nguyệt (2018). Luận văn phân tích thực

trạng QLNN về công tác văn thư - lưu trữ tại tỉnh Thanh Hóa, chỉ ra những
ưu điểm, tồn tại, hạn chế đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả QLNN
về công tác này tại tỉnh trong thời gian tới.
“Đánh giá và đề xuất những giải pháp tổ chức công tác văn thư, lưu
trữ ở UBND cấp phường” Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học và Quản trị Văn
phòng của tác giả Nguyễn Thị Hồng (2013). Luận văn đề cập đến những hạn
chế của công tác văn thư, lưu trữ của UBND cấp phường, khảo sát thực tế tại
các phường thuộc quận Tây Hồ, Hà Nội. Qua đó, đề ra các giải pháp nhằm
hồn thiện tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ ở UBND cấp phường.
“Hồn thiện cơng tác văn thư tại Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách
hành chính” của tác giả Nguyễn Thị Hồng Vĩnh (2018). Luận văn phân tích
thực trạng cơng tác văn thư tại Bộ Nội vụ, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế tồn
tại và nguyên nhân của những hạn chế để từ đó đề xuất giải pháp nhằm hồn
thiện cơng tác văn thư tại Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính
trong giai đoạn hiện nay.
“QLNN đối với công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan chun mơn
thuộc UBND tỉnh Bình Phước” của tác giả Phạm Nguyệt Hoa (2011). Luận
văn đề cập đến thực trạng QLNN đối với công tác văn thư, lưu trữ tại UBND
tỉnh Bình Phước, phương hướng và giải pháp hồn thiện QLNN đối với công
tác văn thư, lưu trữ tại UBND tỉnh Bình Phước.
“QLNN về cơng tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường tại Thành phồ
Hồ Chí Minh” của tác giả Phạm Văn Năm (2010). Luận văn đã đề cập đến
thực trạng QLNN về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường tại Thành
phố Hồ Chí Minh, qua đó đề ra những giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác
văn thư, lưu trữ ở UBND phường trong thời gian tới.

3


“Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu

trữ Nhà nước tại địa phương - Thực trạng và giải pháp” Luận văn Thạc sĩ
khoa học chuyên ngành Lưu trữ của tác giả Vũ Thị Thanh Thủy (2013).
Luận văn đã đề cập đến thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của các địa
phương qua đó đánh giá vai trò của hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra
của Cục tại Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương.
2.2. Một số bài viết công bố trên tạp chí
“Kết quả và những vấn đề đặt ra từ Hội thảo khoa học công tác lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan - Thực trạng và giải
pháp” của Dương Thị Thu Huyền, Nguyễn Thị Kim Thu, Tạp chí Văn thư
lưu trữ Việt Nam số 10, năm 2014. Tác giả tập trung đánh giá thực trạng lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, kinh nghiệm lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan qua thực tiễn của một số cơ
quan, tổ chức. Đồng thời, đề ra các giải pháp để làm tốt công tác lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
“Đổi mới chương trình đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ đáp
ứng nhu cầu của xã hội hiện đại và cơng cuộc cải cách nền hành chính nhà
nước” của TS. Đồn Thị Hịa, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ số 10, năm 2013.
Tác giả đánh giá vai trò của công nghệ thông tin trong công cuộc cải cách
nền hành chính nhà nước và sự cần thiết đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu
trữ để đáp ứng nhu cầu của xã hội hiện đại. Qua đó, tác giả đề xuất một số
kiến nghị để các cơ sở đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ và các nhà
chuyên môn quan tâm đúng mức để sản phẩm đào tạo trong lĩnh vực văn thư,
lưu trữ phục vụ đắc lực cho cơng cuộc cải cách hành chính nhà nước và đáp
ứng nhu cầu của toàn xã hội.
“Hoàn thiện hơn nữa công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức nhà
nước trong giai đoạn hiện nay” của ThS. Hoàng Văn Thụ, ThS. Hồng Minh
Thơ, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 8, năm 2010. Bài viết đã đánh

4

giá thực trạng quản lý văn bản đi, văn bản đến từ thực tế các tỉnh phía Nam
(Quảng Ngãi trở vào), nêu nguyên nhân dẫn đến những thực trạng đó. Qua
đó, tác giả đề xuất những giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại, yếu kém
trong công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức nhà nước.
“Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ vào lưu trữ cơ quan” của ThS. Lê Thanh Hùng, Tạp chí Văn thư - Lưu
trữ Việt Nam số 8, năm 2016. Tác giả nêu lên thực trạng công tác lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Qua đó, đề xuất một số giải
pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào
Lưu trữ cơ quan trong thời gian tới.
“Một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu
trữ tỉnh Thừa Thiên Huế” của Nguyễn Tất Thắng, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ
Việt Nam số 2, năm 2016. Tác giả đã nêu ra những hạn chế, tồn tại trong
công tác văn thư tại tỉnh Thừa Thiên Huế và đề xuất giải pháp nhằm nâng
cao hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Thừa Thiên Huế.
“Quản lý văn bản đi theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV,
Thực trạng và giải pháp” của tác giả Nguyễn Thị Thủy, Tạp chí QLNN số
01, năm 2015. Tác giả đã nêu ra những tồn tại trong việc quản lý văn bản đi,
xác định nguyên nhân của những tồn tại đó và đề ra giải pháp khắc phục
những tồn tại trong việc quản lý văn bản đi của các cơ quan, tổ chức.
“Vị trí, vai trị của cơng tác văn thư - lưu trữ trong lộ trình xây dựng
Chính phủ điện tử theo Nghị quyết 36a/NQ-CP” của Nguyễn Văn Kết, Tạp
chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 1, năm 2016. Tác giả đã khái quát rõ văn
thư - lưu trữ điện tử trong giai đoạn hiện nay và nêu lên thực trạng văn thư lưu trữ điện tử. Qua đó nêu rõ vai trị của cơ quan có chức năng quản lý nhà
nước chuyên ngành trong lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử hiện nay.
“Văn thư - Lưu trữ điện tử và công tác đào tạo, bồi dưỡng trong thời
đại cách mạng công nghiệp lần thứ 4” của Nguyễn Văn Kết, Tạp chí Văn

5

thư - Lưu trữ Việt Nam số 4, năm 2018. Tác giả đã nêu lên thông tin tổng
quan về cuộc cách mạng 4.0, đồng thời chỉ ra những cơ hội và thách thức đối
với công tác đào tạo nguồn nhân lực ngành Lưu trữ học cũng như những kiến
thức cần có trong chương trình đào tạo Lưu trữ tài liệu điện tử và nghiệp vụ
công bố - giới thiệu tài liệu lưu trữ. Qua đó, tác giả đưa một số kiến nghị để
cơng tác đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao tạo ra sản phẩm tồn tại
được trong kỷ nguyên số của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0.
“Cải cách hành chính trong cơng tác xây dựng và nâng cao chất
lượng đội ngũ công chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ” của Vũ Hải
Thanh, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ số 6, năm 2013. Bài viết đưa ra những tiêu
chuẩn nghiệp vụ chức danh văn thư, lưu trữ và chế độ chính sách đối với
những người làm công tác văn thư. Xác định việc xây dựng đội ngũ công
chức, viên chức giỏi về chuyên môn, vững về tư tưởng, lập trường chính trị,
đầy đủ phẩm chất đạo đức là mục tiêu của ngành văn thư, lưu trữ vừa là
phương thức xây dựng nhà nước trong giai đoạn hiện nay.
“Yêu cầu đổi mới hoạt động QLNN về văn thư, lưu trữ Việt Nam thời
kỳ hội nhập và phát triển” của PGS.TS. Vũ Thị Phụng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 6, năm 2016. Tác giả đã khái quát việc phân định chức
năng, nhiệm vụ và hoàn thiện bộ máy QLNN về văn thư, lưu trữ ở Việt Nam
hiện nay. Đồng thời, nêu lên những thay đổi về đối tượng, phạm vi QLNN
trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ và yêu cầu đổi mới cơ quan QLNN trong lĩnh
vực văn thư, lưu trữ. Do đó, yêu cầu đặt ra là phải kiện toàn bộ máy QLNN
về văn thư, lưu trữ cho phù hợp với yêu cầu của thời kỳ hội nhập và phát
triển.
“Quản lý hồ sơ điện tử, những vấn đề lý luận cần nghiên cứu” của
PGS.TS Vũ Thị Phụng, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 1, năm 2017.
Tác giả đã khái quát vấn đề mang tính lý luận liên quan đến hồ sơ điện tử,
đây là cơ sơ, căn cứ cho việc ban hành các quy chế pháp lý liên quan đến
quản lý hồ sơ điện tử được thực thi trong thực tiễn.

6


Như vậy, đã có rất nhiều bài viết, nhiều đề tài nghiên cứu về quản lý
nhà nước đối với công tác văn thư ở những khía cạnh khác nhau. Tuy nhiên,
chưa có đề tài nào nghiên cứu về QLNN đối với cơng tác văn thư tại UBND
tỉnh Tây Ninh. Vì vậy, việc lựa chọn đề tài của tác giả đảm bảo tính mới,
khơng trùng lặp với các đề tài nghiên cứu trước. Trong q trình nghiên cứu
đề tài có tham khảo, kế thừa và phát huy những thành tựu của những cơng
trình nghiên cứu có liên quan. Những nghiên cứu này đã góp phần quan
trọng vào việc phân tích lý luận và thực tiễn về cơng tác văn thư nói chung
và QLNN đối với cơng tác văn thư nói riêng đã giúp tác giả có cái nhìn khái
qt và tiếp cận vấn đề nghiên cứu một cách có hệ thống cũng như phát hiện
những vấn đề mới cần bổ sung, nghiên cứu thêm mà những tác giả đi trước
chưa đề cập cũng như đối chiếu với tình hình thực tế tại UBND tỉnh Tây
Ninh, qua đó đề xuất những giải pháp nhằm từng bước hoàn thiện hoạt động
QLNN tại UBND tỉnh Tây Ninh.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích
Luận văn nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý về QLNN đối với công
tác văn thư của UBND cấp tỉnh; trên cơ sở đó đánh giá thực trạng QLNN đối
với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh nhằm đề ra phương hướng,
giải pháp nhằm góp phần hồn thiện QLNN đối với cơng tác văn thư tại
UBND tỉnh Tây Ninh.
3.2. Nhiệm vụ
Để đạt được mục đích nói trên, Luận văn triển khai thực hiện các
nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận và pháp lý về QLNN đối với công tác văn
thư của UBND cấp tỉnh.
- Phân tích thực trạng QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh

Tây Ninh.

7


- Đánh giá ưu điểm, hạn chế của QLNN đối với công tác văn thư tại
UBND tỉnh Tây Ninh.
- Lý giải nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế.
- Đề xuất phương hướng, giải pháp hoàn thiện QLNN đối với công tác
văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của Luận văn là QLNN đối với công tác văn thư
tại UBND tỉnh Tây Ninh.
4.2 Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: tại UBND tỉnh Tây Ninh.
- Về nội dung: Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu hoạt động QLNN
đối với công tác văn thư của UBND tỉnh Tây Ninh.
- Về thời gian: từ năm 2016 đến năm 2019.
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn
5.1. Phương pháp luận
Tác giả vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về chủ
nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để làm rõ mối quan hệ
giữa lý luận và thực tiễn của QLNN đối với công tác văn thư. Ngồi ra, tác
giả cịn dựa vào hệ thống pháp luật của nhà nước về quản lý công tác văn thư
để đánh giá QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh.
5.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể
Tác giả vận dụng kết hợp các phương pháp sau: phương pháp điều tra
xã hội học, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp
tổng hợp, phương pháp so sánh. Cụ thể như sau:

- Phương pháp điều tra xã hội học: thông qua việc phát phiếu điều tra
đến bộ phận phụ trách công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh nhằm thu
thập số liệu cụ thể liên quan đến các vấn đề nghiên cứu.
8


- Phương pháp thống kê: phương pháp này vận dụng để tổng hợp số
liệu thu thập nhằm đưa ra nhận định về thực trạng QLNN đối với công tác
văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh.
- Phương pháp so sánh: phương pháp này được vận dụng để so sánh
kết quả thực hiện QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh
so với yêu cầu thực tế đặt ra.
- Phương pháp phân tích: phương pháp này được vận dụng để phân
tích từng bộ phận, từng vấn đề của quản lý nhà nước đối với công tác văn
thư nhằm hiểu rõ bản chất của từng bộ phận, từng vấn đề đó.
- Phương pháp tổng hợp: dựa trên kết quả phân tích để liên kết các
thuộc tính, các bộ phận, các mặt vấn đề để từ đó đánh giá về mặt lý luận và
thực tiễn nhằm rút ra được bài học kinh nghiệm và đề xuất các giải pháp
hoàn thiện QLNN đối với công tác văn thư.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1. Ý nghĩa về lý luận
Luận văn hệ thống hóa những vấn đề mang tính lý luận và pháp lý đối
với công tác văn thư và QLNN đối với công tác văn thư của UBND cấp tỉnh.
Qua đó, rà sốt, khắc phục những bất cập, chồng chéo của hệ thống văn bản
chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư và vận dụng tốt hơn vào thực tiễn
hoạt động QLNN đối với công tác văn thư của UBND cấp tỉnh nói chung và
tại UBND tỉnh Tây Ninh nói riêng.
6.2. Ý nghĩa thực tiễn
Phân tích, đánh giá thực trạng QLNN đối với công tác văn thư tại
UBND tỉnh Tây Ninh trong thời gian qua. Qua đó, đề xuất một số giải pháp

để hoàn thiện và kết quả nghiên cứu của luận văn được sử dụng làm tài liệu
tham khảo trong nghiên cứu, học tập đối với học viên cao học và cho các nhà
quản lý công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh nói chung và rộng hơn là
tại các địa phương cùng cấp khác.

9


7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Danh mục tài liệu tham khảo, Phụ
lục, Luận văn bao gồm 3 chương:
- Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý nhà nước đối với
công tác văn thư của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Chương 2. Thực trạng quản lý nhà nước đối với tác văn thư tại Ủy
ban nhân dân tỉnh Tây Ninh.
- Chương 3. Một số giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước đối với
công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh.

10


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP TỈNH
1.1. Cơ sở lý luận về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm, nội dung cơ bản của công tác văn thư
1.1.1.1. Khái niệm
Thuật ngữ văn thư là từ gốc Hán, văn là văn bản, giấy tờ, thư là thư từ,
thư tín. Thuật ngữ này được sử dụng phổ biến dưới các triểu đại phong kiến
Trung Hoa và cũng khá phổ biến ở Việt Nam từ thời Nguyễn.

Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay, văn bản là
phương tiện quan trọng và cần thiết trong hoạt động quản lý, có ảnh hưởng
trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công tác của cơ quan.
Ngày nay, khái niệm văn thư khơng cịn xa lạ trong các cơ quan, tổ
chức bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện
giao tiếp chính thức với nhau. Làm các công việc như soạn thảo văn bản,
quản lý văn bản…tức là làm công tác văn thư. Văn bản đã và đang được các
cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh
tế,…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo
và điều hành các mặt cơng tác.
Cơng tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho
hoạt động quản lý, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của
các cơ quan, tổ chức.
Khái niệm công tác văn thư được giải thích trong nhiều tài liệu khác
nhau. Trong cuốn từ điển Thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước Xã hội
Chủ nghĩa xuất bản bằng tiếng Nga năm 1982 được dịch sang tiếng Việt là
công tác văn thư và cơng tác này được giải thích như sau: “tồn bộ cơng việc
về văn bản hóa (lập văn bản) trong hoạt động quản lý của các cơ quan và các
công việc để tổ chức văn bản trong các cơ quan đó”.

11


Trong cuốn từ điển Thuật ngữ do Hội đồng Lưu trữ quốc tế biên soạn,
được xuất bản bằng tiếng Anh tại Munchen, NewYork, London, Paris năm
1988, “Records management”, được dịch là cơng tác văn thư. Records
management được giải thích như sau: quản lý văn bản là một lĩnh vực quản
lý hành chính tổng hợp liên quan đến sự đạt được tinh tế và hiệu quả trong
việc tạo ra, duy trì, sử dụng và loại hủy các văn bản (toàn bộ vịng đời của
văn bản).

Ở Việt Nam, thuật ngữ cơng tác văn thư đã được sử dụng phổ biến
trong hoạt động quản lý, ban hành văn bản và chính thức được sử dụng và
giải thích trong văn bản QPPL. Một định nghĩa đang được sử dụng trong
công tác giảng dạy cho chuyên ngành văn thư, lưu trữ ở nước ta, theo đó,
cơng tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ tồn bộ cơng việc có liên quan đến
soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ
hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ
quan, tổ chức hoặc cơng tác văn thư là tồn bộ các quy trình QLNN và quản
lý nghiệp vụ cơng tác văn bản giấy tờ.
Như vậy, khái niệm “công tác văn thư” đã được đề cập trong các tài
liệu trong nước và nước ngoài. Mặc dù khái niệm chưa đồng nhất về cách
diễn đạt nhưng về nội hàm đều giải thích cơng tác văn thư là hoạt động liên
quan đến văn bản và con dấu trong cơ quan, tổ chức. Như vậy, để thống nhất
sử dụng khái niệm đã được quy định tại Điều 1, Nghị định số 30/2020/NĐCP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư: “công
tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản
lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý
và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong cơng tác văn thư”.
1.1.1.2. Nội dung cơ bản của công tác văn thư
Một là, soạn thảo, ký ban hành văn bản: việc soạn thảo và ban hành
văn bản phải đảm bảo về thể thức bao gồm: quốc hiệu và tiêu ngữ; tên cơ

12


quan, tổ chức ban hành hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và
thời gian ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung
văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu, chữ ký
của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về
phạm vi lưu hành; ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng phát hành;
địa chỉ cơ quan, tổ chức, thư điện tử, trang thơng tin điện tử, số điện thoại,

fax. Bên cạnh đó, kỹ thuật trình bày văn bản phải đảm bảo theo đúng quy
định về khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ,
vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Trong quá trình
hoạt động của các cơ quan, tổ chức, hoạt động soạn thảo và ban hành văn
bản là một nhiệm vụ quan trọng, mang tính chất thường xuyên và thực hiện
theo đúng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.
Đồng thời, trong việc ký văn bản thực hiện theo chế độ làm việc của
cơ quan tổ chức: thủ trưởng hay tập thể. Đồng thời, người ký văn bản phải
chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành và người
đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ
văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số, vị trí,
hình ảnh chữ ký số theo quy định.
Hai là, quản lý văn bản: quản lý văn bản chính là việc áp dụng các
biện pháp khoa học, nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng,
kịp thời, đảm bảo an tồn và văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày
của cơ quan, tổ chức; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử
dụng. Việc quản lý văn bản là một khâu của công tác văn thư.
Ba là, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là công việc cuối cùng
trong công tác văn thư cơ quan, việc lập hồ sơ đối với các văn bản đã giải
quyết xong ở cơ quan, tổ chức. Mặt khác, để hồ sơ lập ra có chất lượng, phải

13


đáp ứng được nội dung và yêu cầu của việc lập hồ sơ. Về nội dung, công
việc lập hồ sơ được thực hiện đầy đủ việc lập danh mục hồ sơ; mở hồ sơ; thu
thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; kết thúc hồ sơ.
Bốn là, quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật : con dấu

là thành phần khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, con dấu là thành phần
biểu thị vị trí cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước, là một trong những
yếu tố quan trọng giúp cơ quan tự nhân danh mình thực hiện các hoạt động
giao dịch, trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác. Mặt khác, trong
giai đoạn hiện nay cùng với q trình xây dựng chính phủ điện tử hình thành
thêm thiết bị lưu khóa bí mật của các cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số
các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy
sang văn bản điện tử. Vì vậy, con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật của cơ
quan, tổ chức phải được bảo quản an toàn để ngăn ngừa những hành vi phi
pháp, gây tổn hại đến trật tự xã hội, an ninh chính trị, kinh tế, quốc phịng
của đất nước, lợi ích của các cơ quan, tổ chức và công dân.
Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số
các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy
sang văn bản điện tử.
1.1.2. Nội dung quản lý nhà nước đối với công tác văn thư
1.1.2.1. Khái niệm về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư
Khái niệm quản lý nhà nước chỉ xuất hiện và tồn tại cùng với sự ra đời
và tồn tại của nhà nước. Theo nghĩa rộng, quản lý nhà nước là hoạt động tổ
chức, điều hành của cả bộ máy nhà nước, là sự tác động, tổ chức của quyền
lực nhà nước trên các phương diện lập pháp, hành pháp và tư pháp. Theo
cách hiểu này, quản lý nhà nước là hoạt động của cả ba hệ thống cơ quan nhà
nước: cơ quan lập pháp, cơ quan hành pháp, cơ quan tư pháp. Như vậy, quản
lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành
vi hoạt động của con người để chúng phát triển, đạt đến mục đích đề ra và

14


đúng ý chí của người quản lý.
Có nhiều định nghĩa về quản lý nhà nước, chẳng hạn như: QLNN là sự

tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực nhà nước đối với các quá
trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để duy trì và phát triển các
mối quan hệ xã hội và trật tự pháp luật nhằm thực hiện những chức năng,
nhiệm vụ của nhà nước trong công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo
vệ tổ quốc xã hội chủ nghĩa hoặc trong “Giáo trình Luật Hành chính Việt
Nam” của Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh, đã đưa ra về định nghĩa
QLNN như sau: “Quản lý nhà nước là sự tác động của các chủ thể mang
quyền lực nhà nước, chủ yếu bằng pháp luật, tới các đối tượng quản lý nhằm
thực hiện chức năng đối nội và đối ngoại của nhà nước” [64, tr.431].
QLNN là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, xuất hiện và tồn tại cùng
với sự xuất hiện và tồn tại của nhà nước. QLNN là hoạt động mang tính chất
quyền lực nhà nước, được sử dụng quyền lực nhà nước để điều chỉnh các
quan hệ xã hội. QLNN được xem là hoạt động thuộc chức năng của nhà
nước trong quản lý xã hội và có thể xem là hoạt động chức năng đặc biệt.
Trong thực tế QLNN được hiểu theo hai nghĩa:
Một là, theo nghĩa rộng, “QLNN là hoạt động của toàn bộ bộ máy nhà
nước từ cơ quan quyền lực nhà nước: Quốc hội và HĐND các cấp; các cơ
quan hành chính nhà nước: Chính phủ, các Bộ, UBND các cấp; cơ quan
kiểm sát”. Theo nghĩa này, QLNN bao gồm toàn bộ hoạt động của bộ máy
nhà nước, tức toàn bộ các hoạt động từ ban hành văn bản mang tính luật đến
việc chỉ đạo trực tiếp hoạt động của các đối tượng bị quản lý và vấn đề tư
pháp đối với đối tượng quản lý cần thiết của nhà nước. Nói cách khác,
QLNN bao gồm tự hoạt động lập pháp, hoạt động hành pháp đến hoạt động
tư pháp.
Hai là, theo nghĩa hẹp, “QLNN là hoạt động của riêng hệ thống cơ
quan HCNN (quản lý HCNN): Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ

15

quan thuộc Chính phủ, UBND các cấp, các sở, phịng, ban chuyên môn của
UBND”. Theo nghĩa này, QLNN chỉ bao gồm hoạt động hành pháp, đây là
hình thức hoạt động của Nhà nước được thực hiện trước hết và chủ yếu bởi
các cơ quan hành chính nhà nước, có nội dung là đảm bảo sự chấp hành luật,
pháp lệnh, nghị quyết của các cơ quan quyền lực nhà nước, nhằm tổ chức và
chỉ đạo một cách trực tiếp, thường xuyên cơng cuộc xây dựng kinh tế, văn
hóa - xã hội và hành chính - chính trị.
Tóm lại, QLNN đối với công tác văn thư là sự tác động của nhà nước
thông qua hệ thống pháp luật, bộ máy quản lý và các chế độ nghiệp vụ để
công tác văn thư phát triển theo đúng những mục tiêu đã định của nhà nước
và của toàn xã hội.
1.1.2.2. Nội dung quản lý nhà nước đối với công tác văn thư
Theo Điều 4, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020
thì cơng tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật,
đây là nguyên tắc đảm bảo việc quản lý công tác văn thư được thống nhất và
đem lại hiệu quả. Đồng thời, theo Điều 34 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư thì quản lý
nhà nước đối với công tác văn thư với 07 nội dung. Tuy nhiên, trong Luận
văn tác giả tập trung vào 06 nội dung quản lý nhà nước, cụ thể:
Thứ nhất, xây dựng, ban hành văn bản quy định, hướng dẫn về công
tác văn thư
Xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn là một nội
dung quan trọng, đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả trong q trình thực hiện
hoạt động quản lý đối với công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức. Làm tốt
nội dung này sẽ tăng cường hiệu quả QLNN về công tác văn thư, giúp cơ
quan, tổ chức thực hiện một cách thống nhất các nghiệp vụ văn thư và các
nội dung khác có liên quan, đưa công tác văn thư đi vào nền nếp, đảm bảo
cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý. Mặt khác, trong hoạt động QLNN

16

đối với công tác văn thư phải được thực hiện trong khuôn khổ của pháp luật
với hệ thống luật pháp hoàn chỉnh, theo những quy định về địa vị pháp lý,
quy mơ và thẩm quyền của nó. Nghĩa là cơ quan thực hiện chức năng quản lý
không được thực hiện hoạt động vượt quá thẩm quyền được giao, đồng thời
cũng không được buông lỏng lĩnh vực thuộc thẩm quyền. Do đó, cần có một
hệ thống các văn bản QPPL của cơ quan nhà nước có thẩm quyền để thực
hiện tốt các quy định đối với công tác này, cụ thể:
Một là, Nghị định là văn bản do Chính phủ ban hành theo thẩm quyền,
tạo cơ sở pháp lý quan trọng để quy định những vấn đề có liên quan đến
cơng tác văn thư và QLNN về công tác văn thư.
Hai là, Thông tư là văn bản do Bộ Nội vụ ban hành theo thẩm quyền
để quy định chi tiết điều, khoản, điểm được giao liên quan đến công tác văn
thư và QLNN đối với cơng tác này để giải thích, hướng dẫn và đưa ra biện
pháp thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ được giao liên quan đến công tác văn
thư.
Ba là, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan trực thuộc Bộ Nội
vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ QLNN về văn
thư trong phạm vi cả nước. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành các
văn bản hành chính thơng thường để hướng dẫn thực hiện các quy định về
công tác văn thư như công tác tập huấn, công tác trả lời, tư vấn nghiệp vụ
cho các cơ quan, tổ chức địa phương. Công tác tập huấn bao gồm nội dung
phổ biến pháp luật và tập huấn theo chuyên đề, công tác trả lời và tư vấn
nghiệp vụ cho các cơ quan, tổ chức bao gồm trả lời, tư vấn bằng văn bản và
qua điện thoại.
Bốn là, UBND cấp tỉnh theo thẩm quyền ban hành văn bản quy định
tại Luật ban hành văn bản QPPL năm 2015 và các văn bản khác có liên quan,
ban hành các văn bản QPPL như Quyết định để cụ thể hóa các điều, điểm,
khoản được giao tại văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp trên

17


liên quan đến công tác văn thư và QLNN về công tác văn thư của UBND cấp
tỉnh cũng như ban hành văn bản hành chính thơng thường, hành chính cá biệt
để chỉ đạo, hướng dẫn và định hướng nhiệm vụ cần thực hiện cho các cơ
quan, tổ chức nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả QLNN của UBND cấp tỉnh.
Năm là, Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, có
chức năng tham mưu giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng QLNN về công
tác văn thư, thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của
UBND tỉnh và theo quy định của pháp luật. Đồng thời, ban hành các văn bản
hành các văn bản hành chính thơng thường để hướng dẫn nghiệp vụ, u cầu
báo cáo và thực hiện công tác kiểm tra đối với các cơ quan, tổ chức đóng
trên địa bàn tỉnh trong việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của
UBND tỉnh có liên quan đến cơng tác văn thư, góp phần bảo đảm sự thống
nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực văn thư từ trung ương đến cơ sở.
Trong giai đoạn hệ thống pháp luật tương đối hoàn chỉnh như hiện
nay, việc xây dựng, ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác
văn thư phải đảm bảo tính khả thi, phù hợp, nhằm tạo sự thống nhất từ Trung
ương đến địa phương, tạo sự chuyển biến tích cực trong nhận thức xã hội về
vị trí, vai trị của cơng tác này cũng như giúp UBND cấp tỉnh quản lý tốt hơn
công tác văn thư, đưa nó đi vào nền nếp.
Thứ hai, xây dựng bộ máy, bố trí nhân sự làm cơng tác văn thư
- Về xây dựng bộ máy làm công tác văn thư: theo quy định cơ quan
quản lý nhà nước về công tác văn thư bao gồm Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm
trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư theo nội
dung quản lý nhà nước về công tác văn thư; Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước là một đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ có trách nhiệm trực tiếp giúp Bộ
Nội vụ thực hiện chức năng QLNN về công tác văn thư như xây dựng các

văn bản, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc thực hiện các quy định về công
tác văn thư.

18


Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 04 năm 2010 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn tổ chức văn thư, lưu trữ tại UBND các cấp, trong đó quy
định cấp tỉnh thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở
hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh; tổ
chức Văn thư, Lưu trữ cấp huyện gồm Phòng Nội vụ bố trí cơng chức
chun trách giúp Trưởng phịng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho
Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện.
Có thể thấy Thơng tư số 02/2010/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn việc
kiện toàn hệ thống tổ chức quản lý Văn thư - Lưu trữ, đây là cơ sở pháp lý để
hình thành tổ chức bộ máy cũng như bước tiến dài của tổ chức bộ máy về Văn
thư - Lưu trữ.
Trong cơ quan, bộ phận văn phịng (hoặc Phịng Hành chính) thường
là đơn vị trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan về công tác này. Vì vậy, Văn
phịng (Phịng Hành chính) là đơn vị đầu mối của cơng tác văn thư, có nhiệm
vụ đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan, chịu trách nhiệm tiếp nhận,
tổ chức xử lý, chuyển giao văn bản đến các đơn vị làm thủ tục phát hành văn
bản đi do cơ quan ban hành. Bộ phận hay người làm văn thư cơ quan thường
trực thuộc Văn phòng (Phịng Hành chính). Hiện nay, có hai hình thức tổ
chức công tác văn thư được áp dụng ở các cơ quan, tổ chức, đó là hình thức
văn thư tập trung và hình thức văn thư hỗn hợp.
Có thể thấy, bộ máy làm văn thư được kiện toàn qua thời gian và được
sự quan tâm của các cấp, các ngành, đáp ứng được yêu cầu thực hiện công
tác văn thư được hiệu lực, hiệu quả, phù hợp với quá trình cải cách hành
chính trong giai đoạn hiện nay.

- Về bố trí nhân sự làm công tác văn thư: căn cứ khối lượng công việc,
các cơ quan, tổ chức phải thành lập phịng, tổ chức văn thư hoặc bố trí người
làm văn thư. Những cơ quan khối lượng cơng việc ít có thể bố trí 01 biên chế
chun trách làm cơng tác văn thư, những cơ quan khối lượng cơng việc
nhiều có thể bố trí từ 02 biên chế văn thư chuyên trách trở lên. Số lượng biên
19