Thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ từ thực tiễn Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng.

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI

LÊ THỊ PHƯƠNG

THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH TỔ CHỨC, KHAI THÁC
SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỪ THỰC TIỄN TRUNG
TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH CAO BẰNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHÍNH SÁCH CƠNG

HÀ NỘI, 2021


VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI

LÊ THỊ PHƯƠNG

THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH TỔ CHỨC, KHAI THÁC
SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỪ THỰC TIỄN TRUNG
TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH CAO BẰNG

Ngành: Chính sách công
Mã số: 8340402

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
TS. LÊ THỊ HẢI NAM

HÀ NỘI, 2021

LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi, các kết
quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn là trung thực, khách quan và chưa
từng dùng trong bất kỳ cơng trình nghiên cứu nào khác. Các số liệu và trích dẫn
trong luận văn đảm bảo độ chính xác cao, trung thực và đáng tin cậy.
Tơi đã hồn thành tất cả các mơn học và đã thực hiện đầy đủ tất cả các
nghĩa vụ tài chính theo quy định của Học viện Khoa học xã hội.
Tôi viết lời cam đoan này đề nghị Học viện Khoa học xã hội xem xét
cho tôi được bảo vệ luận văn của mình.
Tơi xin chân thành cảm ơn./.
TÁC GIẢ LUẬN VĂN
Lê Thị Phương


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU....................................................................................................................1
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH TỔ
CHỨC, KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ......................................7
1.1. Một số khái niệm..................................................................................................7
1.2. Vị trí, vai trị của tài liệu lưu trữ và chính sách tổ chức, khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ............................................................................................................13
1.3. Quy trình thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.......20
1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ...................................................................................................24
Chương 2: THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH TỔ CHỨC,
KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU
TRỮ LỊCH SỬ TỈNH CAO BẰNG.......................................................................27
2.1. Một số yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng..............................27

2.2. Quá trình thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng............................................................32
2.3. Kết quả thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng.................................................................41
2.4. Đánh giá chung về việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng....................................46
Chương 3: MỤC TIÊU VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC
HIỆN CHÍNH SÁCH TỔ CHỨC, KHAI THÁC SỬ DỰNG TÀI LIỆU LƯU
TRỮ Ở TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH CAO BẰNG.......................52
3.1. Mục tiêu, nhiệm vụ đổi mới công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ trong những năm tới......................................................................................52
3.2. Một số giải pháp cơ bản nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách tổ chức,
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ...............................................................................54
3.3. Một số kiến nghị.................................................................................................62
KẾT LUẬN..............................................................................................................66
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................................68


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Ký hiệu

Nghĩa của từ

BNV

Bộ Nội vụ

GVC

Giảng viên chính

PGS. TS

Phó Giáo sư, tiến sỹ

TT

Thơng tư

UBND

Ủy ban nhân dân


DANH MỤC BẢNG
Danh sách các Phông tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao
Bằng..............................................................................................................................28


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá của dân tộc, là tài sản đặc biệt của quốc
gia, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thơng tin phong phú, có độ tin cậy cao, phản
ánh một cách toàn diện, trung thực mọi mặt của đời sống xã hội, có ý nghĩa to
lớn trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.
Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ
quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các
cá nhân những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ, phục vụ các mục đích
chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích chính đáng của cơng dân.
Thực tiễn những năm gần đây cho thấy, đối với công tác này Đảng và

Nhà nước đã chỉ đạo, ban hành các chủ trương, chính sách về tổ chức, khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ và thể chế hóa thành hệ thống quy định pháp luật,
thực hiện rộng rãi khắp các tỉnh thành trong cả nước. Đồng thời, chú trọng
đầu tư nguồn nhân lực, vật lực, tài chính nhằm thực hiện hiệu quả chính sách
tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Ngồi việc thực hiện chính sách tổ
chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của trung ương, mỗi địa phương đều xây
dựng cho mình một chiến lược phát triển ngành lưu trữ nói chung cũng như việc tổ
chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, điều này tạo
nên nét đặc thù riêng biệt.
Cao Bằng là một tỉnh miền núi phía Bắc, với nguồn tài nguyên thiên nhiên đa
dạng, hệ thống di tích lịch sử, văn hóa phong phú với bề dày lịch sử truyền thống
cách mạng in đậm trong mỗi trang sử và trong tài liệu lưu trữ của tỉnh Cao Bằng. Vì
vậy, việc tổ chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng là rất quan trọng và cần thiết. Nhằm đưa
tài liệu lưu trữ ra phục vụ kịp thời các nhu cầu khác nhau của các cơ quan tổ chức,
doanh nghiệp và người dân góp phần xây dựng và phát triển nền kinh tế, văn hóa,
xã hội của tỉnh nhà.

1


Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng đang lưu giữ 22
phông tài liệu, tương đương 530 mét tài liệu. Trong đó gồm tài liệu hành
chính, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu nghiên cứu khoa học... từ năm 1949
đến năm 2008. Khối tài liệu lưu trữ ở đây chứa đựng những thơng tin phong
phú, có độ tin cậy cao, phản ánh một cách toàn diện, trung thực về quá trình
hình thành, phát triển của cơ quan, tổ chức, phản ánh cả một giai đoạn lịch sử
phát triển của tỉnh Cao Bằng qua các thời kì. Có thể nói đây là nguồn sử liệu
vơ cùng q giá và có ý nghĩa rất quan trọng cần phải được khai thác sử dụng
cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử của tỉnh cao Bằng.

Từ thực tiễn đó, tác giả chọn đề tài: “Thực hiện chính sách tổ chức,
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ từ thực tiễn Trung tâm Lưu trữ lịch sử
tỉnh Cao Bằng” làm đề tài luận văn.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Cơng tác lưu trữ nói chung và tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
nói riêng đã được quan tâm nghiên cứu. Hiện nay, tại Việt Nam có rất nhiều
cơng trình nghiên cứu về lĩnh vực này như các giáo trình về cơng tác lưu trữ,
rất nhiều bài viết được đăng trên các báo, tạp chí chuyên ngành, các luận án
tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp… như đề tài “Nghiên cứu xây
dựng một số nghiệp vụ cơ bản trong công tác lưu trữ” của ThS. Nguyễn Thị Lan
Anh, Đề tài tập trung nghiên cứu các quy định pháp luật như: Pháp lệnh Lưu trữ
quốc gia năm 2001, Nghị định 130/2004/NĐ-CP và Nghị định 131/2004/NĐ-CP
của Chính phủ từ đó xây dựng quy trình nghiệp vụ thực hiện công tác lưu trữ tại
các cơ quan trung ương và cơ quan địa phương, Đề tài nghiên cứu góp phần làm
cơ sở cho việc xây dựng dự thảo Luật Lưu trữ năm 2011. Cuốn giáo trình: “Lý

luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do tập thể các tác giả Đào Xuân Chúc,
Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên soạn do Nhà
xuất bản Đại học và giáo dục chuyên nghiệp ấn hành năm 1990. Giáo trình:
“Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” do PGS.TS. Vũ Thị Phụng chủ biên, nhà xuất

2


bản Hà Nội, năm 2006, cuốn: “Giáo trình lưu trữ” do Trường Cao đẳng Nội
vụ Hà Nội (nay là Đại học Nội vụ Hà Nội) biên soạn và cuốn “Giáo trình lý
luận và phương pháp cơng tác lưu trữ” do GVC.TS Chu Thị Hậu chủ biên,
nhà xuất bản Lao động Hà Nội, năm 2016. Trong các giáo trình trên đều có
một phần hoặc một chương nói về nghiệp vụ tổ chức, khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ dưới góc nhìn của các nhà lưu trữ. Ngồi ra đề tài nội dung về tổ

chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đã được nghiên cứu dưới nhiều góc độ
báo cáo thực tập tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ hay bài báo,… cụ thể như: Luận
văn thạc sĩ chính sách công của tác giả Trần Thị Kim Oanh về “Thực hiện
chính sách lưu trữ tại các cơ quan hành chính nhà nước thuộc thành phố Đà
Nẵng” năm 2020; Luận văn Thạc sĩ lưu trữ của tác giả Trần Thị Mai về “Tổ
chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận phục vụ công tác
quản lý nhà nước tại địa phương” (Qua khảo sát một số UBND cấp quận
thuộc thành phố Hà Nội); Đề tài: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại kho
lưu trữ văn phịng Chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của
Chính phủ” luận văn thạc sĩ lưu trữ của Nguyễn Thị Lan Hương, năm 2013…
Ngồi ra cịn một số cơng trình nghiên cứu ngành lưu trữ được biên soạn thành
cuốn “Kỷ yếu các cơng trình nghiên cứu khoa học trong ngành lưu trữ (1962 2012)” của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và Trung tâm Khoa học và Công
nghệ văn thư, lưu trữ. Kỷ yếu tập hợp tồn bộ các cơng trình nghiên cứu, các đề
tài khoa học, đề tài cơ sở của các chuyên gia đầu ngành xây dựng chính sách,
pháp luật lưu trữ, đánh giá thực trạng thực hiện công tác lưu trữ và pháp luật về
lưu trữ, Kỷ yếu có giá trị và tầm ảnh hưởng rất lớn trong ngành lưu trữ cả nước.

Tuy nhiên, chưa có nhiều cơng trình nghiên cứu nào liên quan trực tiếp
đến đề tài luận văn. Những cơng trình nêu trên chỉ tập trung nghiên cứu về
vấn đề công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung, luận giải những
vấn đề cơ bản về lý luận, thực tiễn công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
trên địa bàn, cơ quan cụ thể, phân tích thực trạng, nguyên nhân, đề xuất
những giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

3


dưới góc nhìn của chun ngành lưu trữ học. Cho đến nay chưa có cơng trình
nào nghiên cứu về thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng với chun ngành chính sách

cơng. Mặc dù vậy, nhưng các cơng trình nghiên cứu nêu trên cũng đã góp
phần làm sáng tỏ cả về lý luận và thực tiễn về công tác lưu trữ tài liệu và công
tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài
3.1. Mục tiêu của đề tài
Trên cơ sở làm rõ những vấn đề lý luận và đánh giá thực trạng thực
hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ
lịch sử tỉnh Cao Bằng, luận văn đề xuất những giải pháp cơ bản nhằm nâng
cao hiệu quả thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng trong thời gian tới.
3.2. Nhiệm vụ của đề tài
Để thực hiện mục tiêu trên, luận văn tập trung giải quyết những nhiệm
vụ sau:
Một là, khái quát các vấn đề lý luận về thực hiện chính sách cơng và
chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Hai là, nghiên cứu, đánh giá thực trạng thực hiện chính sách tổ chức,
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng.
Ba là, xây dựng các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện chính
sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử
tỉnh Cao Bằng.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Quá trình thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Về nội dung: Luận văn nghiên cứu việc tổ chức thực hiện chính sách tổ
4


chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Về thời gian: Từ năm 2012 đến nay
Về không gian: Nghiên cứu việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng.
5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu
5.1. Cơ sở lý luận
Việc nghiên cứu đề tài dựa trên phương pháp duy vật biện chứng, duy
vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin, đồng thời đứng trên quan điểm của
Đảng và Nhà nước ta về nhà nước và pháp luật. Luận văn sử dụng phương
pháp tiếp cận đa ngành và vận dụng phương pháp nghiên cứu chính sách
cơng. Với lý thuyết chính sách cơng để tiếp cận chu trình chính sách từ việc
hoạch định, xây dựng, thực hiện và đánh giá chính sách cơng có sự tham gia
của chủ thể chính sách. Lý thuyết chính sách cơng và thực tiễn thực hiện
chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
5.2. Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lênin, đề tài sử dụng
các phương pháp phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh để đánh giá và rút ra
kết luận.
Phương pháp khảo sát thực tế: Vận dụng phương pháp này khi tiến
hành khảo sát, đánh giá tình hình thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng.
Phương pháp mô tả, thống kê: Vận dụng khi tiến hành thống kê các văn
bản liên quan đến tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Trung tâm
Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng.
Phương pháp phân tích - tổng hợp: Vận dụng khi tiến hành tổng kết,
đánh giá về tình hình tổ chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng
khối tài liệu lưu trữ tại Trung tâm; đưa ra một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu

5

quả việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
6. Ý Nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1. Ý nghĩa lý luận
Luận văn góp phần hệ thống hóa cơ sở lý luận về thực hiện chính sách
tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; làm rõ các khái niệm về chính sách
tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; thực hiện chính sách tổ chức, khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
6.2. Ý nghĩa thực tiễn
Luận văn trình bày, phân tích và đánh giá thực trạng thực hiện chính
sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử
tỉnh Cao Bằng giai đoạn 2012 đến nay.
Đề xuất một số giải pháp để tăng cường và nâng cao hiệu quả thực hiện
chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ
lịch sử tỉnh Cao Bằng trong thời gian tới.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, nội dung của luận văn
có 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ.
Chương 2. Thực trạng thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng.
Chương 3. Mục tiêu, giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách
tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
Cao Bằng.

6


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH TỔ CHỨC,

KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm chính sách cơng, thực hiện chính sách cơng
1.1.1.1. Khái niệm chính sách cơng
Cùng với sự phát triển của mình, lồi người ngày càng làm chủ tự nhiên
và xã hội thông qua việc phát hiện và hành động theo những quy luật vận động
của thế giới khách quan. Chính sách cơng tồn tại tự nó cũng khơng phải là một
ngoại lệ. Nó càng ngày càng được con người nhận thức một cách sâu sắc và các
nghiên cứu về nó đã dần trở thành khoa học chính sách công, một bộ môn khoa
học độc lập tách ra khỏi chính trị học vào những năm 60 của thế kỷ 20.
Các học giả hiện nay khi bàn về khái niệm chính sách cơng có rất nhiều
cách hiểu khác nhau. Các cách hiểu đó có thể được quy định bởi quan điểm
chính trị song chủ yếu liên quan đến ý đồ giải quyết những vấn đề cụ thể tiếp
theo. Điều đó đặt ra một vấn đề là đâu là yếu tố bản chất, mang tính phổ biến
khi quan niệm về chính sách cơng. Bởi nếu chúng ta khơng giải quyết được
vấn đề ban đầu đó thì chúng ta sẽ gặp nó một cách khơng tự giác khi triển
khai những vấn đề cụ thể tiếp theo. Trên thế giới có rất nhiều quan niệm khác
nhau về chính sách cơng. Có thể kể đến một số cách hiểu tiêu biểu sau: Chính
sách cơng theo B.Guy Peter định nghĩa: “…chính sách cơng là tồn bộ các
hoạt động của Nhà nước có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến cuộc sống
của mọi công dân”; theo Charle L. Cochran and Eloise F. Malone thì: “Chính
sách cơng bao gồm các quyết định chính trị để thực hiện các chương trình
nhằm đạt được những mục tiêu xã hội”. [17]

7


Ở nước ta, cũng có nhiều quan niệm rất khác nhau về chính sách cơng.
Có thể kể đến một số định nghĩa đáng chú ý sau: Từ điển Bách khoa Việt
Nam cho rằng: "Chính sách là các chuẩn tắc cụ thể để thực hiện đường lối,

nhiệm vụ. Chính sách được thực hiện trong một thời gian nhất định, trên
những lĩnh vực cụ thể nào đó". Theo Đỗ Phú Hải, “chính sách cơng là một
tập hợp các quyết định chính trị có liên quan của Nhà nước nhằm lựa chọn
mục tiêu cụ thể và giải pháp, công cụ thực hiện giải quyết các vấn đề của xã
hội theo mục tiêu tổng thể đã xác định.”[15]
PGS.TS Nguyễn Hữu Hải quan niệm rằng: “Chính sách cơng là kết quả
ý chí chính trị của nhà nước được thể hiện bằng một tập hợp các quyết định
có liên quan với nhau, bao hàm trong đó định hướng mục tiêu và cách thức
giải quyết những vấn đề cơng trong xã hội”.[16]
Viện Chính trị học cho rằng: “…chính sách cơng là chương trình hành
động hướng đích của chủ thể nắm hoặc chi phối quyền lực công cộng”, một
tập thể các tác giả khác lại cho rằng: “Chính sách công là một tập hợp những
quyết định liên quan với nhau do nhà nước ban hành, bao gồm các mục tiêu
và giải pháp để giải quyết một vấn đề cơng nhằm đạt được các mục tiêu phát
triển”, có thể hiểu một cách chung nhất: Chính sách cơng là những quyết định
của chủ thể được trao quyền lực công nhằm giải quyết những vấn đề vì lợi ích
chung của cộng đồng. [17]
Với các cách hiểu trên, mục đích chính sách công là thúc đẩy xã hội
phát triển theo định hướng chứ không đơn giản chỉ là dừng lại ở việc giải
quyết vấn đề cơng.
Nói cách khác, chính sách cơng là cơng cụ để thực hiện mục tiêu chính
trị của Nhà nước. Ở Việt Nam, chính sách cơng là cơng cụ để thực hiện các
đường lối, chủ trương của Đảng nhằm xây dựng xã hội xã hội chủ nghĩa với
mục tiêu “dân giàu, nước mạnh, dân chủ, công bằng, văn minh”. Trong quá
trình xây dựng Chủ nghĩa xã hội, xuất hiện nhiều vấn đề mà Nhà nước cần

8


phải giải quyết bằng chính sách. Một chính sách có thể được thể chế hóa thành

các văn bản pháp luật để tạo căn cứ pháp lý cho việc thực thi, song nó cịn bao
gồm những phương án hành động khơng mang tính bắt buộc mà có tính định
hướng, kích thích phát triển. Tuy nhiên, các chính sách cơng được ban hành phải
đảm bảo phù hợp với định hướng chính trị đã được Đảng xác định.
1.1.1.2. Thực hiện chính sách cơng
Thực hiện chính sách cơng là tồn bộ q trình chuyển hóa ý chí của
chủ thể trong chính sách thành hiện thực với các đối tượng quản lý nhằm đạt
được mục tiêu định hướng của các chủ thể chính trị có thẩm quyền.
Đây là bước đưa chính sách vào thực hiện trong đời sống xã hội. Bước
này bao gồm các hoạt động như: Tuyên truyền, vận động, tổ chức nguồn lực,
phân công phối hợp các tổ chức cá nhân thực hiện, kiểm tra, đơn đốc và hiệu
đính chính sách cùng với các biện pháp hỗ trợ khác để chính sách phát huy
được vai trị trong cuộc sống. Có thể nói bước này có ý nghĩa quyết định đến
sự thành bại của một chính sách cơng.
Trong q trình thực hiện chính sách cơng thì các nguồn lực về khoa
học cơng nghệ, vật chất, tài chính và con người được vận hành có tính định
hướng để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Chủ thể thực hiện chính sách trước hết và quan trọng nhất là các cơ
quan hành chính nhà nước, bởi đây chính là các cơ quan có nhiệm vụ tổ chức
triển khai và quản lý các công việc hàng ngày của Nhà nước. Các cơ quan lập
pháp, tư pháp, các tổ chức đảng, đồn thể cũng đóng vai trị quan trọng trong
vận động và tham gia triển khai chính sách.
1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ; tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ
Tại khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011 định nghĩa: “Tài liệu lưu trữ là
tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được
lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường
hợp
9

khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là một nghiệp vụ cơ bản của
các cơ quan lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ
chức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết
từ tài liệu lưu trữ, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và
các lợi ích chính đáng của cơng dân.
Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là q trình tổ chức việc khai
thác thơng tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ để phục vụ cho yêu cầu nghiên
cứu lịch sử, yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các
cơ quan, tổ chức và các cá nhân. Biến những thông tin quá khứ chứa đựng
trong tài liệu lưu trữ thành những tư liệu bổ ích phục vụ cho sự nghiệp chính
trị, kinh tế, phát triển văn hóa, khoa học, kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử. Biến
những giá trị tiềm năng có trong tài liệu lưu trữ thành của cải vật chất trong xã
hội, nâng cao mức sống về vật chất cũng như tinh thần cho nhân dân. Đây
cũng là hoạt động quan trọng là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội, với nhân
dân và tăng cường vai trò của các lưu trữ trong xã hội, góp phần thúc đẩy các
cơng tác lưu trữ phát triển, mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho các
trung tâm lưu trữ.
1.1.3. Khái niệm chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ và thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Từ các định nghĩa nêu trên về chính sách cơng, thực hiện chính sách
cơng, tài liệu lưu trữ, tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, học viên có
thể định nghĩa chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và thực
hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:
Chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là một hợp phần
của chính sách cơng, chính sách của nhà nước về lưu trữ, là một tập hợp các
quyết định chính trị có liên quan của nhà nước nhằm giải quyết vấn đề tổ

10

chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo mục tiêu tổng thể đã xác định,
nhằm đem tài liệu lưu trữ ra phục vụ các nhu cầu sử dụng của các độc giả,
người nghiên cứu, người dân và doanh nghiệp.
Thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là quá
trình vận động, thực hiện ý chí của nhà nước trong chính sách tổ chức, khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ thành hiện thực thông qua các cơ chế quản lý,
các giải pháp với các đối tượng nhằm đạt mục tiêu đã xác định. Thực hiện
chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chính là bước đưa
chính sách này vào thực hiện trong đời sống xã hội. Bao gồm các hoạt động
như tuyên truyền, phổ biến chính sách về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ;
vận động, tổ chức các nguồn lực như con người, tài chính, cơ sở vật chất...
để thực hiện chính sách; phân cơng, phối hợp cá nhân tổ chức có liên quan
trong thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; kiểm
tra, đơn đốc và hiệu chỉnh chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ cùng với các biện pháp hỗ trợ khác để chính sách này phát huy được vai
trị trong thực tiễn. Trong q trình thực hiện chính sách đó, dùng việc triển
khai các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đóng vai trị hết sức quan
trọng. Nếu như những hình thức như tổ chức việc khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ tại phịng đọc; thơng báo giới thiệu tài liệu lưu trữ; cấp chứng thực lưu
trữ; triển lãm tài liệu lưu trữ; thông báo về những tài liệu lưu trữ có giá trị mới
phát hiện; cơng bố tài liệu lưu trữ; quản lý hoạt động khai thác và sử dụng tài
liệu lưu trữ được làm tốt thì sẽ đưa được những thông tin quá khứ chứa đựng
trong tài liệu lưu trữ thành những tư liệu bổ ích để phục vụ cho yêu cầu
nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện
hành của các cơ quan, tổ chức và các cá nhân. Đó cũng chính là thành quả của
việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

11

1.1.4. Quan điểm của Đảng, chính sách của Nhà nước về tổ chức,
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu phơng lưu trữ quốc gia và các
nguồn lực cho hoạt động lưu trữ đã được luật hóa từ năm 2011 và các văn bản
dưới luật các năm trước đó điều chỉnh, tại Điều 4 Luật Lưu trữ năm 2011 đã
nêu “chính sách của Nhà nước về lưu trữ” cụ thể như sau: (1) Bảo đảm kinh
phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an tồn, tổ chức sử dụng có
hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, (2) Tập trung hiện đại hóa
cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu
trữ, (3) Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ
chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước,
đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ,
(4) Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ.
Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ
về việc tăng cường và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về
tăng cường cơng tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan,
lưu trữ lịch sử kịp thời bảo vệ, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 24/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ
phê duyệt đề án “Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương” với mục tiêu của Đề án là hỗ trợ kinh phí cho các
tỉnh xây dựng, cải tạo kho lưu trữ và mua sắm trang thiết bị chuyên dụng
nhằm bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Ngày 27 tháng 6 năm 2012, Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số
579/QĐ-BNV Phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020,
tầm nhìn đến năm 2030, với mục tiêu tổng quát: Quản lý thống nhất công tác
văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước; bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy

12


giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ
quốc; Định hướng sự phát triển của công tác văn thư, lưu trữ đến năm 2020
nhằm góp phần cung cấp thơng tin làm căn cứ để các cơ quan quản lý nhà
nước xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tư
phát triển đúng định hướng của Đảng và Nhà nước, góp phần thực hiện thành
cơng Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội giai đoạn 2011 - 2020; Tạo cơ sở
pháp lý hoàn chỉnh, đầy đủ để quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;
làm căn cứ cho các cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước xây dựng kế
hoạch hàng năm, xây dựng và phê duyệt các dự án đầu tư phát triển về lĩnh
vực văn thư, lưu trữ, tạo chủ động trong việc huy động, sử dụng có hiệu quả
các nguồn lực cho hoạt động lưu trữ. Đây chính là căn cứ pháp lý để các cấp
xây dựng và thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
trong phạm vi bộ, ngành cơ quan trung ương, địa phương trong cả nước.
1.2. Vị trí, vai trị của tài liệu lưu trữ và chính sách tổ chức, khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1.2.1. Vị trí, vai trị của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có vị trí và vai trị rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh
vực của đời sống xã hội. Vì vậy, Đảng và Nhà nước ta, đặc biệt là Chủ tịch
Hồ Chí Minh ln đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ
và tài liệu lưu trữ. Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ
Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ
Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về cơng tác
cơng văn, giấy tờ, trong đó, Người đã chỉ rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt
về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá “tài liệu lưu trữ là tài sản quý
báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh
nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác và phương châm chính
sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do

13


đó, việc lưu trữ cơng văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng”. Xác
định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và
sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng 9 năm 2007, Thủ tướng
Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg về Ngày truyền thống của
ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là “Ngày Lưu trữ
Việt Nam”. Do vậy, để bảo vệ an tồn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
lịch sử, đây là nhiệm vụ rất quan trọng đối với các Trung tâm Lưu trữ lịch sử,
nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử; với tầm quan trọng
và giá trị đặc biệt đó, tài liệu lưu trữ phải được lựa chọn, sắp xếp và bảo quản
theo quy định của Luật Lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ của mỗi địa phương đều phản ánh tồn bộ lịch sử hình
thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hố, xã hội của địa
phương đó. Các tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng đã và
đang góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc nói
chung, việc phát triển về mọi mặt kinh tế - xã hội của tỉnh Cao Bằng nói riêng.
Tài liệu lưu trữ có vị trí và vai trò quan trọng trong việc phục vụ nghiên
cứu, nghiên cứu phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ trên tất cả các lĩnh
vực kinh tế - xã hội của các địa phương trong cả nước. Có thể nói, đối với lĩnh
vực khoa học: tài liệu lưu trữ cũng có những giá trị đặc biệt, vì tính kế thừa
trong nghiên cứu khoa học là một yêu cầu bắt buộc. Hầu hết các đề tài nghiên
cứu khoa học trên từng lĩnh vực cụ thể, đều phải tìm hiểu về tình hình và
những kết quả nghiên cứu có liên quan của những người đi trước. Vì thế các
đề tài nghiên cứu khoa học, sau khi được ứng dụng vào thực tiễn đều được
lưu lại và trở thành tài liệu tham khảo cho các đề tài nghiên cứu tiếp theo.
Tài liệu lưu trữ có vị trí và vai trị quan trọng đối với lĩnh vực kinh
tế: Các thông tin trong tài liệu lưu trữ thường xuyên được khai thác và sử

dụng để phục vụ cho việc xây dựng các đề tài, dự án, đề án, kế hoạch phát

14