Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ait
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (263.56 KB, 59 trang )
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU...............................................................................................................................................4
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN AIT...........................................6
1.1
Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Ứng dụng và Phát triển Công nghệ Thông
tin AIT.......................................................................................................................................................6
1.1.1
Đặc điểm nguyên vật liệu sử dụng tại Công ty......................................................................6
1.1.2
Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty....................................................................................8
1.2
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Ứng dụng và Phát triển Cơng
nghệ Thơng tin AIT...............................................................................................................................10
1.2.1
Đặc điểm hình thành ngun vật liệu..................................................................................10
1.2.2 Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu tại kho...................................................................................11
1.2.3 Đặc điểm sử dụng nguyên vật liệu..............................................................................................12
1.3
Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Ứng dụng và Phát triển Công nghệ
Thông tin AIT.........................................................................................................................................13
1.3.1
Tổ chức quản lý khâu thu mua.............................................................................................13
1.3.2
Tổ chức quản lý khâu bảo quản tại kho...............................................................................13
1.3.3
Tổ chức quản lý khâu sử dụng.............................................................................................14
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ỨNG
DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CƠNG NGHỆ THƠNG TIN AIT...............................................................15
2.1 Kế tốn chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Ứng dụng và Phát triển Công nghệ
Thông tin AIT.........................................................................................................................................15
2.1.1 Tại kho........................................................................................................................................16
2.1.2 Tại phịng kế tốn........................................................................................................................28
2.2 Kế tốn tổng hợp ngun vật liệu tại Công ty Cổ phần Ứng dụng và Phát triển Công nghệ
Thông tin AIT.........................................................................................................................................34
28
2.2.1 Tài khoản sử dụng.......................................................................................................................34
2.2.2 Kế toán các nghiệp vụ tăng nguyên vật liệu...............................................................................34
2.2.3 Kế tốn các nghiệp vụ giảm ngun vật liệu..............................................................................36
CHƯƠNG 3: HỒN THIỆN KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ỨNG
DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN AIT...............................................................45
3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Ứng dụng và Phát
triển Cơng nghệ Thơng tin AIT và phương hướng hồn thiện..........................................................45
3.1.1 Về kế tốn chi tiết ngun vật liệu tại Cơng ty...........................................................................45
SV: Nguyễn Thị Ngọc Lý – KT2
1
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
3.1.2 Về kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Cơng ty........................................................................46
3.1.3 Phương hướng hồn thiện kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty..................................................47
3.2 Một số giải pháp hồn thiện kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty Cổ phần Ứng dụng và Phát
triển Công nghệ Thông tin AIT............................................................................................................48
3.2.1 Hồn thiện cơng tác quản lý ngun vật liệu..............................................................................48
3.2.2 Hồn thiện sổ kế tốn chi tiết......................................................................................................49
3.2.3 Hồn thiện tài khoản sử dụng.....................................................................................................52
KẾT LUẬN.................................................................................................................................................54
SV: Nguyễn Thị Ngọc Lý – KT2
2
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập chun ngành
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Trích tình hình sử dụng một số loại nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần
Ứng dụng và Phát triển Công nghệ Thông tin AIT
Bảng 1.2: Trích sổ danh điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Ứng dụng và
Phát triển Công nghệ Thông tin AIT
Biểu số 2.1: Giấy đề nghị mua vật tư
Biểu số 2.2: Hợp đồng mua bán
Bảng 2.3: Hóa đơn giá trị gia tăng
Bảng 2.4: Bảng kê mua hàng
Bảng 2.5: Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Bảng 2.6: Phiếu nhập kho
Biểu 2.7: Giấy đề nghị cấp vật tư
Biểu 2.8: Phiếu xuất kho
Biểu 2.9: Thẻ kho
Biểu 2.10: Sổ chi tiết nguyên vật liệu
Biểu 2.11: Bảng Tổng hợp nhập – xuất – tồn
Biểu 2.12: Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ
Biểu số 2.13: Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa
Biểu 2.14: Sổ Nhật ký chung
Biểu 2.15: Sổ Cái TK 152
Biểu số 2.16: Sổ cái tài khoản 621
SV: Nguyễn Thị Ngọc Lý – KT2
3
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
LỜI MỞ ĐẦU
Kinh tế thị trường luôn gắn liền với cạnh tranh gay gắt. Muốn tồn tại và phát
triển địi hỏi các doanh nghiệp phải có các chiến lược kinh doanh của mình để
chiến thắng các đối thủ. Do đó, để tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị
trường, ngoài việc nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hóa mẫu mã thì điều đặc
biệt quan trọng là phải tìm cách tiết kiệm chi phí kinh doanh nhằm hạ giá thành sản
phẩm. Để đạt được mục đích này, doanh nghiệp cần có biện pháp quản lý tốt các
chi phí đầu vào trong đó chi phí ngun vật liệu là yếu tố quan trọng nhất. Do đó,
các nhà quản trị đặc biệt coi trọng việc sử dụng công cụ kế toán, đặc biệt là kế toán
nguyên vật liệu.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng
lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm. Do vậy, cần quan tâm, quản lý chặt chẽ
có hiệu quả chi phí ngun vật liệu. Kế tốn nguyên vật liệu với chức năng chủ yếu
là thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời về
tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu, từ đó sẽ giúp các nhà quản
trị trong việc quản lý, sử dụng nguyên vật liệu sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất góp
phần tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh, hạ giá thành sản phẩm.
Xác định được tầm quan trọng của cơng tác kế tốn ngun vật liệu trong các
doanh nghiệp, sau một thời gian tìm hiều thực tế cơng tác kế tốn tại cơng ty Cổ
phần Ứng dụng và Phát triển Công nghệ Thông tin AIT, em đã lựa chọn đề tài
“HỒN THIỆN KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN
ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN AIT” làm đề tài
chuyên đề thực tập của mình.
Đề tài ngồi phần mở đầu và kết luận có ba chương:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Ứng
dụng và Phát triển Công nghệ Thông tin AIT
Chương 2: Thực trạng kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty Cổ phần Ứng dụng và
28
Phát triển Công nghệ Thông tin AIT
SV: Nguyễn Thị Ngọc Lý – KT2
4
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập chun ngành
Chương 3: Hồn thiện kế tốn ngun vật liệu tại Công ty Cổ phần Ứng dụng và
Phát triển Công nghệ Thơng tin AIT
Chun đề của em được hồn thành do sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo: GSTS Nguyễn Văn Công, cùng đơn vị thực tập. Song do trình độ cịn hạn chế, thời
gian thực tập chưa nhiều nên đề tài của em không tránh khỏi những sai sót. Em rất
mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy để chuyên đề của em hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 10 tháng 05 năm
2012
Sinh viên
Nguyễn Thị Ngọc Lý
SV: Nguyễn Thị Ngọc Lý – KT2
5
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN
VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN AIT
1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Ứng dụng và Phát triển
Công nghệ Thông tin AIT
1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu sử dụng tại Công ty
Công ty Cổ phần Ứng dụng và Phát triển Công nghệ Thông tin AIT là công ty
chun sản xuất và bn bán máy móc thiết bị điện tử, thiết bị tin học, thiết bị bưu
chính viễn thông, sản xuất và buôn bán các phần mềm. Sửa chữa, lắp ráp máy móc
thiết bị, gia cơng chế tạo chi tiết máy.
Sản xuất phần mềm: Sao chép băng đĩa (băng video, băng ghi âm, đĩa compact,
CD, VCD, DVD, tái sản xuất phần mềm. Sản xuất các thiết bị thu thanh, thu hình
(radio, ti vi, máy âmpli, video gia dụng, CD, VCD, DVD, thiết bị ghi và phát lại
âm thanh hoặc ghi hình ảnh và các sản phẩm có liên quan.
Công ty Cổ phần Ứng dụng và Phát triển Công nghệ Thơng tin có quy mơ sản
xuất đa dạng và phong phú. Cơng ty có nhiều loại sản phẩm khác nhau vì vậy
Cơng ty sử dụng một lượng ngun liệu vật liệu khá lớn. Để đảm bảo cho kế hoạch
sản xuất và quản lý nguyên liệu, công cụ dụng cụ ban lãnh đạo rất quan tâm đến
đội ngũ quản lý kế tốn ngun, vật liệu, cơng cụ dụng cụ.
Nguồn cung cấp nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty chủ yếu
được nhập từ các cơ sở sản xuất trong nước, các cửa hàng kinh doanh thiết bị điện
tử. Ngoài ra, do yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm, Cơng ty cịn nhập một số vật liệu
nước ngồi để phù hợp với yêu cầu quy định về phẩm chất, quy cách và các yêu
cầu kỹ thuật của sản phẩm. Nguyên vật liệu của Công ty bao gồm nhiều loại khác
nhau và thường xuyên biến động. Do đó, để quản lý và kế toán nguyên vật liệu một
cách tốt nhất, Công ty đã tiến hành phân loại. Dựa vào từng tiêu thức nhất định,
tính chất lý hóa của mỗi loại nguyên liệu để sắp xếp nguyên vật liệu vào mỗi loại,
SV: Nguyễn Thị Ngọc Lý – KT2
6
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập chun ngành
mỗi nhóm khác nhau. Căn cứ vào vai trị và tác dụng của mỗi loại nguyên vật liệu,
yêu cầu quản lý kế toán phân loại nguyên vật liệu như sau:
Nguyên vật liệu chính chủ yếu là: Chuột, bàn phím, nguồn, loa/ speaker.
Nguyên vật liệu phụ là các loại vật liệu làm cho sản phầm hoàn thiện như:
headphone-microphone, hộp đựng ổ cứng ngồi, gamepaid-tay cầm trị chơi…
Ngồi ra cịn có các phụ tùng thay thế: thành phẩm mua ngoài..., phế liệu thu hồi
sau q trình sản xuất.
Cơng cụ dụng cụ bao gồm các loại: quần áo bảo hộ, giầy, các thiết bị có giá trị
nhỏ…Do tính chất lý hóa của mỗi loại khác nhau nên đòi hỏi yêu cầu bảo quản
cũng khác nhau. Đối với các nguyên liệu chính như chuột, bàn phím…khi mua về
sau khi được kiểm tra chất lượng sản phẩm, chủng loại sau đó được đưa vào kho
nguyên vật liệu chính để bảo quản tránh tiếp xúc với mơi trường ẩm có thể gây
hỏng hoặc giảm chất lượng. Đối với nguyên vật liệu phụ sau khi mua về, kiểm tra
đã được Công ty cho vào kho để bảo quản tránh hư hỏng và giảm chất lượng. Dưới
đây là bảng trích tình hình sử dụng một số loại ngun vật liệu qua các năm như
sau:
Bảng 1.1: Trích tình hình sử dụng một số loại nguyên vật liệu tại Công ty Cổ
phần Ứng dụng và Phát triển Công nghệ Thơng tin AIT
STT
Tên ngun vật
Đơn vị tính
Năm 2009
Năm 2010
Năm 2011
liệu
1
Chuột
Cái
850
1250
1800
2
Bàn phím
Cái
850
1250
1800
3
Nguồn
Chiếc
530
780
984
Ngày nay, ngành Cơng nghệ thơng tin (CNTT) là một trong những ngành đang
chiếm ưu thế trong thị trường, tuy nhiên có nhiều doanh nghiệp kinh doanh cùng
ngành nghề, nên yêu cầu về chất lượng sản phẩm luôn được Công ty để cao để tăng
khả năng cạnh tranh với đối thủ của mình. Vì vậy, nguồn nguyên liệu đầu vào luôn
SV: Nguyễn Thị Ngọc Lý – KT2
7
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập chun ngành
được Cơng ty chú ý hàng đầu. Ngồi các nguồn mà Cơng ty mua trong nước, Cơng
ty cịn nhập khẩu từ nước ngoài khi thị trường trong nước khan hiếm, việc này
cũng tăng đa dạng hóa mẫu mã sản phẩm từ đó thu hút được nhiều người tiêu dùng
đến với sản phẩm Công ty.
1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Cơng ty
Trong q trình sản xuất sản phẩm, Cơng ty phải sử dụng nhiều thứ nguyên vật
liệu, tuy nhiên mỗi loại ngun vật liệu lại có những đặc tính vai trị khác nhau.
Chính vì vậy, để nâng cao hiệu quả kế toán chi tiết vật liệu phải tiến hành phân loại
vật liệu. Do đó, Cơng ty đã phân loại nguyên vật liệu thành các dạng sau:
Nguyên vật liệu chính (1521): Là những thứ nguyên liệu, vật liệu mà sau q
trình gia cơng chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm như:
chuột, bàn phím, nguồn, loa…
Nguyên vật liệu phụ (1522): Là những loại nguyên vật liệu làm cho sản phẩm
hoàn thiện hơn như: headphone- microphone, hộp đựng ổ cứng ngồi, gamepaidtay cầm trị chơi…
Phụ tùng thay thế (1523): Là các loại chi tiết, phụ tùng, thiết bị cho việc hoàn
thiện sản phẩm như: ốc vít, dây điện… Phế liệu thu hồi (1528): Là các loại vật liệu
đã loại ra trong quá trình sản xuất như: các sản phẩm khi sản xuất bị lỗi…
Tất cả các phân loại trên được thể hiện trên sổ danh điểm nguyên vật liệu sau:
Bảng 1.2: Trích sổ danh điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Ứng dụng
và Phát triển Công nghệ Thông tin AIT
SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU
TT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư
A
NGUYÊN VẬT LIỆU CHÍNH
I
NGUYÊN VẬT LIỆU CHÍNH
SV: Nguyễn Thị Ngọc Lý – KT2
Ký hiệu
Đơn vị
Ghi chú
8
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
1
2
3
4
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Chuột
C
Cái
-Chuột thường-màu trắng xanh
CT
Cái
-Chuột quang-HD838 màu đen
CQ
Cái
Bàn phím
BP
Cái
-MITUSUMI- màu trắng
MTSI-T
Cái
- SOMIC813-08 –phím đen
SM813-08
Cái
Nguồn
N
Chiếc
-Nguồn ATXP4-TAKO 450W
N-ATXP4
Chiếc
-Cáp chuyển chân nguồn từ
CCCNT
Chiếc
- Loa máy vi tính
L
Chiếc
- Loa 2 cục dùng cho phịng game L2
Chiếc
5
NGUYÊN VẬT LIỆU PHỤ
6
Headphone-microphone
HP-MP
Chiếc
- HS-36W, cho đt NOKIA, cách
H36W
Chiếc
xa 10m
7
- Hộp đựng ổ cứng ngoài/hdd box HĐOC
- USB, ổ CD, CDRW, hiệu SSK
USB-SSK
có Adapter trong
8
Hộp
Hộp
Gamepaid-tay cầm trị chơi
G
Bộ
- Tay đơi có rung, có driver
GT2
Bộ
SV: Nguyễn Thị Ngọc Lý – KT2
9
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
9
PHỤ TÙNG THAY THẾ
10
Thành phẩm mua ngoài
11
PHẾ LIỆU
12
Các phế phẩm thu hồi sau quá
Chuyên đề thực tập chun ngành
TPMN
Kg
PP
Kg
trình sản xuất
Tồn bộ những loại nguyên vật liệu trên được Công ty đưa vào kho bảo quản và sử
dụng. Việc phân loại này giúp cho Công ty quản lý vật liệu dễ dàng hơn, trên cơ sở
phân loại đó Cơng ty theo dõi số lượng của ngun vật liệu chính, vật liệu phụ …
từ đó đưa ra biện pháp tổ chức quản lý, bảo quản sử dụng tốt hơn.
1.2
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Ứng dụng và
Phát triển Công nghệ Thơng tin AIT
1.2.1 Đặc điểm hình thành ngun vật liệu
Với loại hình hoạt động đa dạng, sản xuất nhiều loại sản phẩm, do đó để đáp
ứng nhu cầu sản xuất khơng bị gián đoạn thì việc cung cấp ngun vật liệu cho q
trình sản xuất là một khâu vơ cùng quan trọng. Nguồn cung cấp nguyên vật liệu
cho Công ty chủ yếu là các cơng ty có mối quan hệ làm ăn từ trước. Bên cạnh đó,
Cơng ty cịn nhập khẩu một số nguyên vật liệu từ nước ngoài để đa dạng hóa mẫu
mã sản phẩm.
Cơng tác thu mua nguyên vật liệu dựa vào tình hình thực tế sử dụng tại Công
ty.Bộ phận cung cấp vật tư căn cứ vào kế hoạch mua hàng và hợp đồng mua hàng
đã ký kết, phiếu báo giá để tiến hành mua hàng. Khi hàng về đến nơi, nếu xét thấy
cần thiết có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nhận và đánh giá hàng mua về các
mặt số lượng, khối lượng, chất lượng và quy cách căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm,
ban kiểm nghiệm lập “biên bản kiểm nghiệm vật tư” sau đó bộ phận cung cấp háng
lập”phiếu nhập kho” trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng.
SV: Nguyễn Thị Ngọc Lý – KT2
10
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập chun ngành
Có thể tóm tắt quy trình ln chuyển ngun vật liệu nhập kho bằng sơ đồ sau:
Nhà cung
cấp
Phòng kinh doanh
Thủ kho
Phịng kế
tốn
Giám đốc
Nhu cầu mua
Ký vào hợp
Hợp đồng mua
đồng
NVL( lập, ký)
Xuất hàng
Ký vào hợp
đồng
Kiểm nhận
theo hợp
đồng
Hàng về
nhập kho
Ghi sổ
Khi xét thấy khối lượng nguyên vật liệu chính, các vật liệu phụ khác dùng cho
quá trình sản xuất sản phẩm của Công ty thấp hơn định mức của Công ty là dưới
25% nhu cầu sản xuất, khi đó Cơng ty sẽ có nhu cầu mua ngun vật liệu.
Trong cơng tác thu mua nguyên vật liệu đòi hỏi phải quản lý việc thực hiện kế
hoạch mua hàng về số lượng, khối lượng, chất lượng, quy cách, phẩm chất, chủng
loại giá mua và chi phí mua cũng như đảm bảo đúng tiến độ thời gian đáp ứng kịp
thời nhu cầu của sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp.
1.2.2 Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu tại kho
Xuất phát từ vai trò và đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất,
nguyên vật liệu cần được theo dõi và quản lý chặt chẽ về các mặt hiện vật và giá trị
ở tất cả các khâu mua sắm, dự trữ, bảo quản và sử dụng.
Công ty Cổ phần Ứng dụng và Phát triển Cơng nghệ thơng tin AIT có kho lớn
để bảo quản nguyên vật liệu. Kho hàng được trang bị đầy đủ các phương tiện đo
lường cần thiết, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện chế độ bảo quản đối với từng
SV: Nguyễn Thị Ngọc Lý – KT2
11
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát đảm bảo an toàn tài sản. Do đặc điểm
khác biệt của từng loại nguyên vật liệu như đã nói trên, Cơng ty đã có kế hoạch thu
một cách hợp lý để dự trữ đủ sản xuất và vừa đủ để hạn ché ứ đọng vốn, giảm tiền
vay ngân hàng. Công tác quản lý nguyên vật liệu được đặt ra là phải bảo quản sử
dụng tiết kiệm đạt hiệu quả tối đa.
Để cơng tác quản lý vật liệu có hiệu quả và chặt chẽ hơn, cứ 3 tháng một lần
Công ty thực hiện kiểm kê vật liệu nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng
giá trị của từng thứ vật liệu.
Như vậy, công tác quản lý nguyên vật liệu là một trong những công tác quan
trọng hàng đầu của Công ty, việc duy trì ngun vật liệu trong kho ln đáp ứng
được yêu cầu sản xuất để quá trình gia công sản phẩm không bị gián đoạn là mối
quan tâm hàng đầu của nhà quản lý.
1.2.3 Đặc điểm sử dụng nguyên vật liệu
Việc sử dụng nguyên vật liệu chủ yếu của Công ty là sử dụng cho sản xuất sản
phẩm. Khi các phịng ban có nhu cầu sử dụng vật tư, người phụ trách bộ phận sử
dụng sẽ lập phiếu xin lĩnh vật tư. Nếu vật liệu có giá trị lớn thì phải qua Giám đốc
Cơng ty ký duyệt. Nếu là vật tư xuất kho định kỳ thì khơng cần qua ký duyệt của
ban giám đốc. Sau khi ban lãnh đạo ký duyệt, bộ phận kế toán vật tư kiểm tra nếu
việc xuất vật tư là phù hợp và tại kho cịn loại vật tư đó thì chuyển giấy đề nghị cấp
vật tư cùng phiếu xuất kho xuống cho thủ kho xuất hàng. Có thể tóm tắt quy trình
ln chuyển nguyên vật liệu xuất kho bằng sơ đồ sau:
Phân xưởng
Thủ kho
Kế toán
Nhu cầu xuất
SV: Nguyễn Thị Ngọc Lý – KT2
12
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Phiếu xuất kho
(lập, ký)
1.3
Phiếu xuất kho
( ghi, ký )
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Phiếu xuất kho
( hoàn chỉnh )
Xuất hàng
Ghi sổ
Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Ứng dụng và
Phát triển Công nghệ Thông tin AIT
1.3.1 Tổ chức quản lý khâu thu mua
Ở Công ty kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xây dựng trên cơ sở định
mức tiêu hao của từng loại nguyên vật liệu. Do đó, hàng tháng căn cứ vào quy mô
sản xuất và mức tiêu hao vật liệu Công ty tiến hành thu mua nguyên vật liệu phục
vụ nhu cầu sản xuất. Phòng kế hoạch kinh doanh có trách nhiệm tham mưu cho
ban Giám đốc, nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ. Nguyên
vật liệu của Công ty tăng do mua ngồi, có nguồn gốc trong nước và nước ngồi
nên khâu thu mua nhập kho rất quan trọng, cần kiểm tra rõ nguồn gốc xuất xứ.
Thực tế tại Công ty khi mua nguyên vật liệu về đến kho, thủ kho sẽ căn cứ vào hóa
đơn người bán do cán bộ cung ứng cung cấp để kiểm nghiệm về các chỉ tiêu như
đơn vị tính, số lượng …Từ đó có thể thấy khâu thu mua nguyên vật liệu của Công
ty được quản lý rất chặt chẽ.
1.3.2 Tổ chức quản lý khâu bảo quản tại kho
NVL được nhập kho theo đúng quy định. Cơng ty bố trí thủ kho và nhân viên
bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững, thực hiện việc ghi
chép ban đầu cũng như sổ sách hạch tốn kho. Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các
loại NVL trong kho một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo việc bảo quản, kiểm tra
và nhập xuất kho NVL được thuận tiện dễ dàng. Công ty có 2 nơi: một là kho
thành phẩm, một là kho chứa các loại NVL. Ngoài việc bảo quản tốt cần kiểm tra
nghiêm ngặt việc chấp hành dự trữ tiêu hao, bảo đảm NVL ln có đủ phục vụ khi
có nhu cầu sử dụng.
SV: Nguyễn Thị Ngọc Lý – KT2
13
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Công ty xây dựng định mức dự trữ tối đa cho từng loại ngun vật liệu, từ đó
tránh tình trạng ứ đọng nguyên vật liệu gây lãng phí và tránh ứ đọng vốn. Cơng ty
có kho bảo quản ngun vật liệu có trang bị các thiết bị đo lường cần thiết, tránh
mất mát và hư hỏng do nhiệt độ của mơi trường. Những NVL có tính chất dễ bị oxi
hóa dưới nhiệt độ của mơi trường được Cơng ty bảo quản đặc biệt. Do đó, khâu
bảo quản nguyên vật liệu tại kho được Công ty rất chú trọng để đảm bảo tốt chất
lượng, số lượng của nguyên vật liệu khơng làm gián đoạn q trình sản xuất.
1.3.3 Tổ chức quản lý khâu sử dụng
Việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiêm, hợp lý trên cơ sở xác định mức chi phí
có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng
thu nhập cho Cơng ty. Do đó, Cơng ty rất chú trọng đến khâu sử dụng nguyên vật
liệu. Nguyên vật liệu của Cơng ty đều được sử dụng theo đúng mục đích u cầu
sản xuất.
Khi phịng ban nào có nhu cầu sử dụng vật tư đều phải viết giấy đề nghị cấp vật
tư gửi lên phịng kế hoạch kiểm tra, trình cấp trên phê duyệt. Khi cấp trên phê
duyệt, phòng kế hoạch chuyển cho phịng kế tốn. Kế tốn vật tư căn cứ vào định
mức sử dụng nguyên vật liệu lên kế hoạch xuất nguyên vật liệu. Thủ kho căn cứ
vào bộ chứng từ được phê duyệt tiến hành xuất kho. Việc quản lý khâu sử dụng
nguyên vật liệu được kiểm tra chặt chẽ tạo điều kiện cho việc tiết kiệm chi phí
ngun vật liệu, góp phần giảm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm tăng
doanh thu cho Công ty. Bên cạnh đó, Cơng ty xây dựng quy chế xử lý rõ ràng,
nghiêm ngặt các trường hợp nguyên vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, hao hụt, giảm
giá thành, gây mất uy tín của Cơng ty.
28
SV: Nguyễn Thị Ngọc Lý – KT2
14
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ
THƠNG TIN AIT
2.1 Kế tốn chi tiết ngun vật liệu tại Công ty Cổ phần Ứng dụng và
Phát triển Công nghệ Thông tin AIT
Căn cứ vào kế hoạch, nhu cầu sản xuất, định mức tiêu hao nguyên vật liệu,
phòng kế hoạch vật tư lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu. Sau khi nguyên vật liệu
được đưa về Công ty, thủ kho và nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng ,
chất lượng và quy cách sản phẩm đồng thời kiểm tra hóa đơn mua hàng đã hợp lệ
hay chưa. Sau đó lập phiếu nhập kho. Hàng ngày, kế toán tập hợp các chứng từ
nhập xuất kho kế toán tiến hành đối chiếu, kiểm tra, định khoản rồi đưa dữ liệu vào
máy tính để máy tính xử lý tự động. Sau khi nhập dữ liệu vào máy, kế toán nguyên
vật liệu gửi phiếu nhập kho và các hóa đơn mua, các giấy tờ liên quan cho kế toán
thanh toán để kế toán các phần hành khác ghi sổ nhật ký chung và các sổ chi tiết
như: sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, ghi sổ chi tiết phải trả người
bán nếu chưa thanh toán cho người bán.
Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất của Cơng ty bao gồm nhiều loại khác nhau,
do đó việc hạch toán nguyên vật liệu phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến
động của từng loại nguyên vật liệu về mặt giá trị và hiện vật, theo từng kho, từng
loại, và phải tiến hành đồng thời cả ở kho và phịng kế tốn trên cơ sở chứng từ
nhập kho, xuất kho. Công ty đã tổ chức hệ thống chứng từ , mở các sổ kế toán chi
tiết và lựa chọn, vận dụng phương pháp kế toán chi tiết phù hợp.Cơng ty sử dụng
28
phương pháp hạch tốn chi tiết ngun vật liệu theo phương pháp thẻ song song
nhằm tăng cường quản lý tài sản nói chung và cơng tác quản lý nguyên vật liệu nói
riêng.
SV: Nguyễn Thị Ngọc Lý – KT2
15
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Chứng từ được sử dụng tại Công ty theo chế độ kế toán ban hành, các chứng từ
kế toán về nguyên vật liệu mà Công ty sử dụng bao gồm một số chứng từ như:
- Giấy đề nghị mua vật tư
- Hợp đồng mua bán
- Giấy đề nghị cấp vật tư
- Phiếu nhập kho ( Mẫu 01 – VT)
-
Phiếu xuất kho ( Mẫu 02 – VT)
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu. ( Mẫu 07 – VT)
Sổ thẻ kế tốn chi tiết ngun vật liệu mà Cơng ty sử dụng bao gồm các sổ thẻ
chi tiết sau:
- Sổ ( thẻ) kho
- Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu,
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu.
Các chứng từ này luôn được lập kịp thời, đầy đủ, đúng quy định về mẫu
biểu, nội dung, phương pháp lập, tính hợp pháp hợp lệ của các chứng từ về
các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sịnh.
Cơng ty sử dụng phương pháp thẻ song song để quản lý nguyên vật liệu quản
lý tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu được thực hiện tại kho và phịng kế
tốn trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất. Thủ kho và kế toán nguyên vật liệu phải
tiến hành phản ánh chính xác , kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại
ngun vật liệu. Vì thế giữa kho và phịng kế tốn phải có sự phối kết hợp với nhau
để sử dụng chứng từ nhập xuất một cách hợp lý, tránh được sự ghi chép trùng lặp
không cần thiết. Việc kế tốn chi tiết ngun vật liệu tại Cơng ty được tiến hành
theo nguyên tắc: tại kho ghi chép về mặt số lượng, tại phịng kế tốn ghi chép về cả
số lượng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu. Trình tự kế tốn chi tiết của Cơng
ty tại kho và phịng kế tốn được tiến hành như sau:
SV: Nguyễn Thị Ngọc Lý – KT2
16
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
2.1.1 Tại kho
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập kho, tồn kho
của từng vật liệu theo chỉ tiêu số lượng, số liệu để ghi vảo thẻ kho được lấy từ các
chứng từ nhập xuất kho hàng ngày, mỗi chứng từ ghi một dòng. Mỗi vật liệu được
theo dõi trên dòng thẻ kho riêng và được sắp xếp theo từng loại, từng nhóm, thứ
vật liệu để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu số
liệu và phục vụ yêu cầu quản lý. Mỗi trang sổ được đánh số trang và ghi bằng danh
mục ở ngoài cho việc tiện đối chiếu sau này. Hàng ngày khi nhận được chứng từ,
ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào chứng từ. Cuối ngày sử dụng các chứng từ
đó để ghi vào số lượng nguyên vật liệu nhập, xuất vào thẻ kho và tính số lượng vật
liệu tồn để ghi vào thẻ kho.
Sau khi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp các chứng từ lập sổ giao nhận chứng từ rồi
chuyển lên phịng kế tốn theo định kỳ. Xuất phát từ yêu cầu sử dụng nguyên vật
liệu, bộ phận sản xuất viết giấy đề nghị lĩnh vật tư cho sản xuất sản phẩm, trưởng
bộ phận làm giấy đề nghị mua vật tư gửi lên phòng kinh doanh.
Biểu số 2.1: Giấy đề nghị mua vật tư
Công ty Cổ phần Ứng dụng và Phát triển CNTT
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Phương Liệt – Thanh Xuân – Hà Nội
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ
Kính gửi: Giám đốc Công ty Cổ phần Ứng dụng và Phát triển CNTT AIT
Đồng kính gửi: Phịng kinh doanh
Tên tơi là: Nguyễn Văn Huy
Bộ phận: Phân xưởng sản xuất
Đề nghị mua các loại vật liệu để tiện cho việc sản xuất sản phẩm
TT
Tên vật tư
Đơn vị tính Số lượng
1
Bàn phím MITSUMI
Cái
SV: Nguyễn Thị Ngọc Lý – KT2
Ghi chú
100
17
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Lý do : Phục vụ cho sản xuất.
BGĐ Công ty
( Ký tên)
Trưởng phòng
( Ký tên)
QĐ Phân xưởng
( Ký tên)
Thủ kho
Người đề nghị
( Ký tên)
( Ký tên)
Căn cứ vào giấy đề nghị mua vật tư, phòng kinh doanh tiến hành tìm kiếm nhà
cung cấp và lập hợp đồng mua bán.
Biểu số 2.2: Hợp đồng mua bán
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-------o0o------
Hợp đồng mua bán hàng hóa
Số: PVC0503006
Ngày: 03/3/2011
….
Xét thấy bên mua có nhu cầu mua hàng hố của bên bán, được đề cập trong
mục 2 và bên bán sẵn sàng cung cấp cho bên mua theo những điều khoản và điều
kiện được quy định trong hợp đồng sau đây. Do đó, trên cơ sở những thoả thuận và
cam kết sau khi hai bên ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá sau:
1. Đơn đặt hàng của bên mua số : PVC0503006
2. Hàng hố:Bàn phím MITSUMI Nhật Bản JIS G3303, SPTE.
Dày Rộng Dài
Stt (mm) (mm) (mm) Bộ cứng Bề mặt
1
19
123 451
SV: Nguyễn Thị Ngọc Lý – KT2
R2
Số lượng Đơn giá
(cái)
( VNĐ )
100
Thành tiền
(VNĐ)
80.500 8.050.000
18
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Cộng
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
100
GTGT 10%
Tổng cộng
VNĐ
VNĐ
100
VNĐ
8.050.000
805.000
8.855.000
Tổng giá trị hợp đồng bằng chữ là: tám triệu tám trăm năm mươi lăm nghìn
đồng
…
Để làm cơ sở pháp lý, căn cứ vào những điều khoản và điều kiện nêu trên, đại diện 2 bên tham gia
đồng ý ký hợp đồng này
Công ty Cổ phần Ứng dụng và Phát
Công ty Cổ phần Quan Đô
triển CNTT
(Bên mua)
Nguyễn Lan Anh
(Bên bán)
Trần Trung Thơng
Nhận được hóa đơn và hợp đồng, phịng kế tốn viết phiếu chi
Đơn vị: Cơng ty cổ phần Ứng dụng và Phát triển CNTT
số : 02- TT
Địa chỉ: Hà Nội
QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT
PHIẾU CHI
Ngày 03 tháng 3 năm 2011
Mẫu
Có : 111
Họ tên người nhận tiền: Cơng ty Cổ phần Quan Đơ
Địa chỉ: Hồng Mai – Hà Nội
Lý do chi: Mua vật tư cho sản xuất.
Số tiền 8.855.000đ (Viết bằng chữ): tám triệu tám trăm năm mươi lăm nghìn
đồng…………………………………………………………………………………
Kèm theo: 01 Chứng từ gốc.
SV: Nguyễn Thị Ngọc Lý – KT2
19
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): tám triệu tám trăm năm mươi lăm nghìn
đồng……………………………………………………………………………….....
Ngày 03 tháng 3 năm 2011
Thủ trưởng đơn vị
Kế tốn trưởng
(Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên)
Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Bảng 2.3: Hóa đơn giá trị gia tăng
(Ký, họ tên)
HĨA ĐƠN
Người nhận
(Ký, họ tên)
Mẫu số: 01GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ký hiệu: QD/11P
Liên 2: Giao người mua
Số: 0000016
Ngày 03…tháng3 năm 2011…
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN QUAN ĐÔ
Mã số thuế: 0101306410
Địa chỉ: Lơ 05-9B, P. Hồng Văn Thụ, Q. Hồng Mai, TP. Hà Nội, Việt Nam
Số tài khoản:
Điện thoại: 04.36341770
Fax: 04.36341797
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Lan Anh
Tên đơn vị:Công ty Cổ phần Ứng dụng và Phát triển CNTT AIT
Địa chỉ: Số 2 – K3, Đầm Trai, P. Phương Liệt, Q. Thanh Xuân, TP. Hà Nội
Số tài khoản: 711A05112436 Ngân hàng Vietinbank Chi nhánh Hà Nội
Hình thức thanh tốn: Tiền mặt
Mã số thuế: 0101426813
TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
A
B
C
1
2
3=1x2
1
Bàn phím MITSUMI
Cái
100
80.500
8.050.000
Cộng tiền hàng:
Thuế suất GTGT: 10%; Tiền thuế GTGT:
SV: Nguyễn Thị Ngọc Lý – KT2
8.050.000
805.000
20
