Đề án tốt nghiệp nâng cao chất lượng công tác văn phòng của văn phòng học viện chính trị khu vực iii

i
MỤC LỤC
Trang
Phần 1. MỞ ĐẦU............................................................................................1
1.1. LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ ÁN.................................................................1
1.2. MỤC TIÊU CỦA ĐỀ ÁN......................................................................2
1.3. NHIỆM VỤ CỦA ĐỀ ÁN.....................................................................2
1.4. GIỚI HẠN CỦA ĐỀ ÁN.......................................................................3
Phần 2. NỘI DUNG.........................................................................................4
2.1. CÁC CĂN CỨ ĐỂ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN..............................................4
2.1.1. Cơ sở lý luận về Văn phịng và cơng tác văn phịng.......................4
2.1.2. Căn cứ chính trị, pháp lý.................................................................9
2.1.3. Nhận thức chung về Văn phịng Học viện Chính trị khu vực III (cơ
sở thực tiễn của đề án).............................................................................10
2.2. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA ĐỀ ÁN....................................................15
2.2.1. Thực trạng hoạt động của Văn phòng Học viện Chính trị khu vực III......15
2.2.2. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề án....................................................24
2.2.3. Các giải pháp để nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng trong
giai đoạn mới...........................................................................................25
2.3. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ ÁN........................................................31
2.3.1. Các nguồn lực để thực hiện đề án.................................................31
2.3.2. Kế hoạch, tiến độ thực hiện đề án.................................................31
2.3.4. Phân công trách nhiệm thực hiện đề án.........................................32
2.4. DỰ KIẾN HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ ÁN...................................................33
2.4.1. Sản phẩm của đề án.......................................................................33
2.4.2. Tác động và ý nghĩa của đề án......................................................33
Phần 3. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ.........................................................35
3.1. KẾT LUẬN..........................................................................................35
3.2. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỂ THỰC HIỆN TỐT ĐỀ ÁN NHẰM NÂNG
CAO CHẤT LƯỢNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG....................................36
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................38

1
Phần 1. MỞ ĐẦU
1.1. LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ ÁN
Văn phịng là bộ phận khơng thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ cơ
quan, tổ chức nào. Trong mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn phịng ln
giữ vai trị đặc biệt quan trọng. Văn phịng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ
quan; là nơi thu thập, xử lý thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo, đảm
bảo hậu cần và các điều kiện vật chất cho các hoạt động của cơ quan.
Quán triệt Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 30/7/2005, Quyết định số 149NQ/TW ngày 02/8/2005 của Bộ Chính trị về đổi mới, nâng cao chất lượng đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ, nghiên cứu khoa học và chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy
của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh; quyết định số 302/QĐ-HVCTQG
ngày 06/3/2006 của Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh về chức
năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Học viện Chính trị khu vực III, theo đó, thành
lập Văn phịng Học viện trên cơ sở phịng Hành chính - Tổng hợp theo Quyết định
số 776/QĐ-HVCTQG ngày 04/5/2006 của Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia
Hồ Chí Minh.
Văn phịng Học viện Chính trị khu vực III (sau đây gọi tắt là Văn phòng Học
viện) là đơn vị trực thuộc Ban Giám đốc Học viện; là bộ phận giúp việc cho Ban
Giám đốc, có chức năng tham mưu, tổng hợp, hành chính và hậu cần; thực hiện các
nhiệm vụ về xây dựng chương trình hoạt động của cơ quan; thu thập, quản lý, xử lý
và cung cấp thông tin; tham gia soạn thảo một số văn bản hành chính và thực hiện
công tác thẩm định về mặt kỹ thuật và pháp lý các văn bản ban hành của Học viện;
tổ chức giao tiếp, làm công tác đối nội, đối ngoại và các hoạt động lễ nghi, khánh
tiết; thực hiện một số cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ và phục vụ một số khâu
trong công tác hậu cần… Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, Văn phòng
phải được tổ chức xây dựng theo hướng hiện đại, tinh gọn, chuẩn hóa, quy chế hóa,
chuyên nghiệp hóa, đảm bảo tính thiết thực, hiệu quả, khơng ngừng nâng cao chất
lượng phục vụ các yêu cầu, nhiệm vụ công tác được giao.

Sau 10 năm chuyển từ phịng Hành chính - Tổng hợp thành Văn phòng Học
viện và qua nhiều lần biến động về cơ cấu tổ chức, công tác Văn phịng đã có những
thay đổi, cơ bản đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụ của Học viện. Tuy nhiên, để hoàn
thành tốt chức năng, nhiệm vụ được giao trong giai đoạn mới theo tinh thần các
nghị quyết, quyết định của Bộ Chính trị và của Giám đốc Học viện Chính trị quốc


2
gia Hồ Chí Minh, địi hỏi Văn phịng Học viện Chính trị khu vực III phải nỗ lực
phấn đấu nhiều hơn nữa, mới đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ mới. Muốn vậy, đội
ngũ cán bộ, nhân viên Văn phòng cần phải cố gắng phấn đấu vươn lên, không
ngừng trau dồi phẩm chất đạo đức, nâng cao trình độ chuyên mơn, nghiệp vụ và tính
chun nghiệp trong cơng tác, vừa hồng, vừa chuyên.
Trong thời gian vừa qua, lãnh đạo và nhiều cán bộ kỳ cựu của Văn phòng đã
nghỉ hưu, hoặc chuyển cơng tác khác nên để lại khơng ít khó khăn, hạn chế. Điều
đáng quan tâm là, cho đến nay, quy chế về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
bộ máy của Văn phòng vẫn chưa được xây dựng để làm căn cứ pháp lý cho việc xây
dựng tổ chức và hoạt động của Văn phòng nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ
được giao.
Công tác quy hoạch, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, thực hiện các chế độ,
chính sách; đầu tư cơ sở vật chất phục vụ cơng tác Văn phịng trong thời gian qua
chưa được quan tâm đúng mức nên có ảnh hưởng nhất định đến việc thực hiện
nhiệm vụ của Văn phòng hiện nay.
Với những lý do trên, việc tìm ra những giải pháp thiết thực, có tính khả thi
nhằm nâng cao chất lượng cơng tác của Văn phịng, nhất là cơng tác tham mưu,
giúp việc cho Ban Giám đốc trong quản lý, điều hành là yêu cầu bức thiết hiện nay
ở Học viện Chính trị khu vực III. Vì thế, tơi chọn vấn đề: “Nâng cao chất lượng
cơng tác văn phịng của Văn phịng Học viện Chính trị khu vực III” làm đề án tốt
nghiệp chương trình cao cấp lý luận chính trị của mình.
1.2. MỤC TIÊU CỦA ĐỀ ÁN

Làm rõ cơ sở khoa học, cơ sở thực tiễn và đưa ra các giải pháp để xây dựng
cơ chế và phương thức hoạt động nhằm nâng cao chất lượng công tác Văn phịng
Học viện Chính trị khu vực III trong giai đoạn mới.
1.3. NHIỆM VỤ CỦA ĐỀ ÁN
- Làm rõ cơ sở khoa học, lý luận, cơ sở pháp lý và những yếu tố tác động
đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ cơng tác văn phịng.
- Phân tích những chức năng, nhiệm vụ cơng tác chủ yếu của Văn phịng Học
viện Chính trị khu vực III.
- Đánh giá thực trạng các mặt cơng tác của Văn phịng Học viện Chính trị
khu vực III, những kết quả đạt được, cũng như những tồn tại, hạn chế và nguyên
nhân, làm cơ sở thực tiễn để giải quyết có hiệu quả những vấn đề đặt ra trong cơng
tác văn phịng.


3
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác Văn phịng
Học viện trong thời gian tới.
1.4. GIỚI HẠN CỦA ĐỀ ÁN
Đề án chỉ tập trung nghiên cứu những chức năng, nhiệm vụ công tác chủ yếu
và đánh giá thực trạng hoạt động của Văn phòng Học viện Chính trị khu vực III
trong giai đoạn từ 2010 - 2015, từ đó đề ra những giải pháp góp phần nâng cao chất
lượng cơng tác văn phịng của Văn phịng Học viện Chính trị khu vực III cho giai
đoạn 2016 - 2020.


4
Phần 2. NỘI DUNG
2.1. CÁC CĂN CỨ ĐỂ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
2.1.1. Cơ sở lý luận về Văn phòng và cơng tác văn phịng
2.1.1.1. Khái niệm Văn phịng

Văn phịng là một thuật ngữ được tiếp cận và hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau:
- Văn phòng là phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo (Văn phòng Giám đốc,
Văn phòng luật sư…).
- Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị; là địa điểm mà
mọi cán bộ, cơng chức hàng ngày đến đó để thực thi cơng vụ.
- Văn phịng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan nhà nước, trong
các xí nghiệp (thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn, giấy tờ của cơ quan…).
- Văn phòng còn được hiểu là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan,
đơn vị.
Từ những quan niệm khác nhau trên, chúng ta có các khái niệm về văn
phịng như sau:
“Văn phịng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và
tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời bảo đảm các
điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó” [5, tr 11 - 12].
“Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi
thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực
dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan,
đơn vị” [1, tr 10].
Hay “Văn phòng là một tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan, tổ chức có
chức năng tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo và đảm bảo hậu cần nhằm thực hiện
nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức đó” [4, tr 84].
Với những khái niệm đã nêu ở trên, chúng ta thấy rằng, trong hoạt động của
bất kỳ cơ quan, tổ chức nào thì việc tồn tại bộ phận Văn phịng là một tất yếu khách
quan. Tùy các cơ quan, tổ chức khác nhau có thể có các tên gọi khách nhau, nhưng
dù gọi theo cách nào thì các chức năng, nhiệm vụ của cơng tác văn phịng cũng phải
được thực hiện đầy đủ.
2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
Tùy theo quy mơ tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức mà
chức năng, nhiệm vụ của Văn phịng có thể khác nhau, nhưng dù như thế nào thì
Văn phịng cũng có các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau:

5
a. Chức năng
- Chức năng tham mưu, tổng hợp: Đây là chức năng cơ bản nhất của văn
phòng, là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý, điều hành. Nội dung của công
tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của cơng tác văn phịng; cịn nội dung tổng
hợp nghiêng về khía cạnh thống kê, xử lý thơng tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho
hoạt động quản lý.
- Chức năng hậu cần: Hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị nào cũng không
thể thiếu các điều kiện vật chất như: nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ… Văn
phịng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các điều kiện vật chất đó để đảm bảo sử
dụng có hiệu quả cho cơ quan, đồng thời thực hiện một số công tác nhằm phục vụ,
hỗ trợ cho cơng tác chun mơn của cơ quan. Đó là chức năng hậu cần của Văn
phịng. Quy mơ, đặc điểm của các điều kiện vật chất và công tác phục vụ hỗ trợ của
Văn phòng phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị.
- Chức năng giúp việc, điều hành: Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho
việc điều hành, quản lý của lãnh đạo cơ quan, đơn vị thông qua các cơng việc cụ thể
như: xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và tổ chức triển khai thực hiện các
chương trình, kế hoạch đó. Văn phịng cịn là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ
chức phục vụ các hội nghị, các chuyến công tác; tư vấn cho lãnh đạo về công tác
soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản
của cơ quan khi ban hành.
Ngồi ra, Văn phịng cịn giúp lãnh đạo đơn vị trong việc theo dõi, kiểm tra,
đơn đốc việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, kết luận chỉ đạo của các đơn vị
và xử lý các vướng mắc phát sinh trong thực tế.
Tóm lại, Văn phịng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thơng qua các chức
năng chủ yếu nêu trên. Các chức năng đó vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau
trong q trình hoạt động của Văn phịng ở mỗi cơ quan, đơn vị.
b. Nhiệm vụ:

Để thực hiện các chức năng trên, Văn phịng có các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Tổng hợp, xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, đơn
vị và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chương trình, kế hoạch đó.
- Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin.
- Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai
thực hiện các quyết định; tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo
lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo.


6
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định hiện hành.
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận.
- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn
thảo văn bản để đảm bảo các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thể thức, đúng thẩm
quyền theo quy định của Nhà nước.
- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vai trò cầu nối nhằm
thực hiện tốt mối liên hệ với các cơ quan, đơn vị, bộ phận trong và ngoài cơ quan và
với người dân, đồng thời giúp lãnh đạo trong các chuyến đi công tác, làm việc với
các cơ quan, ban ngành và địa phương.
- Bảo đảm cung cấp các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan theo sự
phân cấp.
- Tổ chức cơng tác bảo vệ, đảm bảo trật tự an tồn trong cơ quan.
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của Văn
phịng được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của cơng tác văn phịng. Tùy theo
lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan và yêu cầu về tổ chức bộ máy
mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, các bộ phận chủ yếu hay cơ
cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan thường bao gồm:
- Bộ phận hành chính - văn thư: có nhiệm vụ quản lý, điều hành công tác
tiếp nhận, xử lý, bảo quản, bảo mật, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan; tổ

chức công tác lễ tân, khánh tiết; quản lý, sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ
thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư.
- Bộ phận tổng hợp: có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương, đường lối, chính
sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên mơn có liên quan, tư vấn cho thủ trưởng
trong cơng tác lãnh đạo, quản lý, điều hành các hoạt động; theo dõi tổng hợp tình
hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các
phương án giải quyết.
- Bộ phận quản trị: cung cấp kịp thời, đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật
chất cho hoạt động của cơ quan; quản lý, theo dõi, sửa chữa các phương tiện vật
chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả.
- Bộ phận lưu trữ: sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của cơ
quan; phân loại, đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quy
định của ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ; khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan khi có yêu cầu.


7
- Bộ phận tài vụ (nếu cơ quan khơng có bộ phận chuyên trách): dự trù kinh
phí cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức; thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử
dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan.
- Bộ phận tổ chức nhân sự (nếu cơ quan khơng có bộ phận chun trách):
xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển dụng, bố trí, sử
dụng, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, theo dõi, đánh giá cán bộ, tổ chức công tác khen
thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ nhân sự.
- Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an và quản lý người ra
vào cơ quan; kiểm tra, đôn đốc việc chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự
trong cơ quan.
Lãnh đạo Văn phịng gồm có Chánh Văn phịng và các phó Chánh Văn
phịng. Chánh Văn phịng là người phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước thủ
trưởng cơ quan về quản lý, điều hành và kết quả hoạt động của Văn phịng. Các phó

Chánh Văn phịng là người giúp việc cho Chánh Văn phịng, được phân cơng phụ
trách một số mặt công tác cụ thể, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phịng về
những việc được phân cơng và giải quyết một số cơng việc được Chánh Văn phịng
ủy nhiệm.
2.1.1.4. Một số nhân tố tác động đến cơng tác văn phịng
Hoạt động của Văn phòng chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố, cả bên trong
lẫn bên ngoài, nhân tố khách quan và chủ quan, có ảnh hưởng đến hoạt động của
Văn phịng. Trong đó có các nhân tố chủ yếu sau:
a. Cơ cấu tổ chức, cơ chế quản lý và chế độ đối với cơng tác văn phịng
- Quy mơ và cách thức tổ chức cơ quan, công sở: quy mô cơ quan càng lớn,
càng có nhiều đơn vị, bộ phận thì hoạt động của Văn phòng càng đa dạng và phức tạp.
- Về nội quy, quy chế hoạt động, làm việc: Trong từng cơ quan, quy chế hoạt
động và những quy định về kỷ luật lao động, nền nếp sinh hoạt, làm việc ở từng bộ
phận có ý nghĩa hết sức quan trọng. Những quy định ấy góp phần tạo lập và ràng
buộc các mối quan hệ công tác giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận và
giữa con người với nhau.
- Mơi trường và khơng khí làm việc của Văn phòng: Nếu như điều kiện kỹ
thuật (trang thiết bị) có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả cơng tác của Văn
phịng thì mơi trường xã hội (khơng khí làm việc, quan hệ giữa các cá nhân…) ở
Văn phịng cũng có những tác động khơng kém. Điều này được thể hiện trước hết ở
việc phân công, phân nhiệm rõ ràng, phù hợp với năng lực, trình độ, hoàn cảnh, tâm


8
lý của từng người. Thứ hai là thái độ ứng xử giữa lãnh đạo với nhân viên và giữa
nhân viên với nhau. Chính điều này sẽ tạo khơng khí làm việc vui tươi, phấn khởi
để vượt qua những thiếu thốn về chật chất nhằm đem lại chất lượng, hiệu quả cơng
việc cao hơn.
- Cơ chế, chính sách đối với cán bộ, nhân viên Văn phịng: Văn phịng có rất
nhiều nhiệm vụ khác nhau từ đơn giản đến phức tạp, đòi hỏi đội ngũ cán bộ, cơng

chức, viên chức Văn phịng khơng chỉ có nhiệt tình, tận tụy với cơng việc, mà cịn
phải có trình độ chun mơn, kỹ thuật và tính chun nghiệp cao. Vì vậy, cần
thường xun quan tâm đến công việc của đội ngũ này để động viên, khích lệ và
khen thưởng kịp thời. Đồng thời thực hiện một số chế độ, chính sách như nâng
lương, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, đi tham quan, nghiên cứu thực
tế…; quan tâm thực hiện và vận dụng các chế độ chính sách, đảm bảo thu nhập và
tạo động lực cơng tác cho cán bộ Văn phịng hồn thành tốt nhiệm vụ.
b. Chất lượng của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức
Chất lượng của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức là nhân tố quan trọng
quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác văn phòng. Cán bộ Văn phòng,
đặc biệt là cán bộ lãnh đạo, quản lý có vai trị, vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt
động của cơ quan nói chung, và của Văn phịng nói riêng. Bởi vì, cơng việc của Văn
phịng chẳng những liên quan đến nhiệm vụ chính trị, đến chất lượng tham mưu, giúp
việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành cơng việc
chung, mà cịn ảnh hưởng trực tiếp đến các mặt hoạt động khác của cơ quan. Do đó,
địi hỏi người cán bộ làm cơng tác văn phịng phải có trình độ, kiến thức, năng lực để
đáp ứng u cầu nhiệm vụ, đồng thời phải năng động, sáng tạo và nhiệt tình; phải biết
và có khả năng phối kết hợp chặt chẽ với các đơn vị trong và ngoài cơ quan; phải có
phương pháp làm việc khoa học, phù hợp, hiệu quả và tính cẩn trọng, trách nhiệm.
Đây là đặc trưng cơ bản, là vấn đề mấu chốt của cán bộ Văn phòng nhằm đảm bảo
cho Văn phòng hoạt động một cách thông suốt, linh hoạt, không cứng nhắc và có hiệu
quả, đáp ứng kịp yêu cầu, nhiệm vụ trong tình hình mới.
c. Cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cơng tác văn phịng
Hiệu quả và chất lượng cơng tác văn phịng phụ thuộc vào các nhân tố: đội
ngũ cán bộ, môi trường, cơ chế và điều kiện vật chất… Trong đó, cơ sở vật chất kỹ
thuật và phương tiện làm việc là những điều kiện thiết yếu đảm bảo cho mọi hoạt
động của Văn phòng được tiến hành một cách thuận lợi. Do đó, việc trang bị cơ cở
vật chất kỹ thuật một cách đầy đủ, đồng bộ, phù hợp và hiện đại sẽ góp phần nâng

9
cao chất lượng, hiệu quả công tác của cán bộ, cơng chức, viên chức Văn phịng.
Điều đó cũng đồng nghĩa với việc nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phịng.
d. Tổ chức khoa học cơng tác Văn phịng
Văn phịng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị. Cơng tác văn
phịng bao gồm việc tổ chức các yếu tố vật chất và sử dụng nó theo hoạt động của
Văn phịng. Nếu các yếu tố đó được tổ chức khoa học, hợp lý sẽ đem lại những giá trị
thực tế to lớn, như: tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị; giảm lãng phí thời
gian và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt
động của đơn vị; tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị; nâng cao
năng suất lao động của đơn vị; thực hiện tiết kiệm chi phí cho cơng tác văn phịng;
giúp thủ trưởng giải phóng được các cơng việc sự vụ để tập trung xử lý những cơng
việc chính, quan trọng đảm bảo đúng pháp luật, pháp chế và kỷ cương cơng tác của
tồn cơ quan, đơn vị; giữ gìn uy tín cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan trong việc xử lý
công việc và quan hệ công tác với cấp trên, với cấp dưới, ngang cấp và nhân dân;
đảm bảo hoạt động liên tục, thống nhất, nhịp nhàng trong cơ quan, đơn vị.
Tóm lại, hoạt động của Văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Chất
lượng làm việc của Văn phòng trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các
bộ phận khác và toàn thể cơ quan. Do đó, việc tổ chức khoa học cơng tác văn phịng
có ý nghĩa thiết thực, tạo điều kiện cho cơ quan, đơn vị hoàn thành tốt các chủ
trương, kế hoạch, mục tiêu công tác đã đề ra.
2.1.2. Căn cứ chính trị, pháp lý
- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12; Luật cán bộ,
công chức ngày 13/11/2008; Luật Viên chức ngày 15/11/2010.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác
văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ Sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ quy định cơ
chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập.

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê
duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hoạt động của
cơ quan Nhà nước giai đoạn 2011 - 2015.


10
- Quyết định số 224-QĐ/TW ngày 06/01/2014 của Bộ Chính trị Ban Chấp
hành Trung ương Đảng về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Học viện
Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.
- Quyết định số 2954/QĐ-HVCTQG ngày 27/6/2014 của Giám đốc Học viện
Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Học viện Chính trị khu vực III.
2.1.3. Nhận thức chung về Văn phịng Học viện Chính trị khu vực III (cơ
sở thực tiễn của đề án)
2.1.3.1. Đặc điểm và vị trí, vai trị của Văn phịng
a. Một số nét chung về Văn phòng Học viện
Văn phòng Học viện chính trị khu vực III là đơn vị trực thuộc Ban Giám đốc
Học viện, có chức năng tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc trong tổ chức, quản
lý điều hành công việc chung của Học viện; là đầu mối tổng hợp thông tin phục vụ
công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ban Giám đốc; là đơn vị thực hiện cơng tác
hành chính, hậu cần, phục vụ cơng tác đối nội, đối ngoại của Học viện. Vì vậy, Văn
phịng có vai trị nhất định đối với các mặt hoạt động của Học viện trong việc thực
hiện nhiệm vụ chính trị được giao.
Cơng tác văn phịng thường mang tính tổng hợp, nghĩa là nó bao gồm nhiều
cơng việc khác nhau gắn kết với nhiều bộ phận khác nhau được giao cho Văn phịng
đảm nhận, thực hiện. Với tính chất cơng việc như vậy, Văn phịng được coi là “bộ
mặt” của Học viện.
b. Đặc điểm của Văn phòng Học viện

- Về tổ chức bộ máy và cán bộ Văn phịng:
Văn phịng Học viện III có cơ cấu tổ chức bộ máy gồm nhiều bộ phận chức
năng, như: Tổ Tổng hợp - Thi đua, Tổ Hành chính (Văn thư lưu trữ, nhà khách, lễ
tân khánh tiết), Tổ Bảo vệ, Tổ phục vụ Hội trường, Đội xe và Phòng Y tế.
Với một cơ cấu tổ chức bộ máy có nhiều bộ phận như trên nên cơng tác của
Văn phịng rất đa dạng và khá phức tạp, đòi hỏi những người lãnh đạo Văn phòng
và cán bộ, nhân viên thuộc các bộ phận chuyên môn phải vừa am hiểu công việc
chung để có sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và phối hợp công việc giữa các bộ phận
với nhau được chặt chẽ, sâu sát, vừa nâng cao trình độ chun mơn và tính chun
nghiệp trong cơng tác của mỗi người, mỗi bộ phận trong q trình thi hành cơng vụ.
Vì vậy, cán bộ Văn phịng Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí minh nói
chung và Học viện Chính trị khu vực III nói riêng phải đáp ứng các yêu cầu sau:


11
+ Thứ nhất, cán bộ Văn phịng phải có bản lĩnh chính trị vững vàng, tuyệt
đối trung thành với lý tưởng cách mạng của Đảng; gương mẫu về đạo đức, lối sống;
có tinh thần đồn kết, hợp tác và cầu thị; trách nhiệm, nhiệt tình và tâm huyết đối
với sự nghiệp của Đảng, Nhà nước mà mình đảm trách.
+ Thứ hai, tùy theo chức trách của từng cán bộ mà địi hỏi trình độ, kiến thức
các mặt khác nhau, nhưng đã là cán bộ Văn phòng trong hệ thống Học viện thì phải
có trình độ hiểu biết về lý luận chính trị, quan điểm, đường lối của Đảng, chính sách,
pháp luật của Nhà nước trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội
nhập quốc tế; hiểu rõ về vai trị, vị trí của sự nghiệp giáo dục đào tạo nói chung và
chức năng, nhiệm vụ đào tạo cán bộ lãnh đạo, quản lý của Học viện nói riêng.
+ Thứ ba, có trình độ chun mơn, nghiệp vụ văn phòng, đủ năng lực và sức
khỏe để làm việc có hiệu quả, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao.
- Về hoạt động của Văn phòng Học viện:
Trước hết, về thời gian làm việc, do tính chất cơng việc nên một số bộ phận
và cán bộ, nhân viên của Văn phịng Học viện khơng thể làm việc ngày 8 tiếng như

các đơn vị khác được, mà phải đi sớm, về muộn, thậm chí phải làm việc cả ngày thứ
7 và chủ nhật để phục vụ yêu cầu công tác của lãnh đạo Học viện và công tác
chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phịng.
Hai là, tính đa dạng, phức tạp của cơng tác văn phịng: Cơng tác văn phịng
mang tính tổng hợp (theo nghĩa rộng) bao gồm nhiều lĩnh vực công tác khác nhau,
như: công tác tham mưu (lãnh đạo Văn phịng), cơng tác chun mơn (tổng hợp, thi
đua, văn thư, lưu trữ, y tế…) và công tác phục vụ (lái xe, bảo vệ, phục vụ hội
trường, giảng đường…). Ngồi những cơng việc nêu trên, Văn phịng cịn phải xử
lý các mối quan hệ bên trong và bên ngoài Học viện.
Ba là, cán bộ văn phòng phải sâu sát, chặt chẽ, chu đáo, tránh nhầm lẫn, sai
sót trong cơng việc. Bất cứ một cơng việc gì trong cơng tác văn phịng, cả đối nội và
đối ngoại, cả những cơng việc phức tạp và công việc giản đơn, công việc địi hỏi
trình độ chun mơn cao cũng như những cơng việc bình thường đều phải được
thực hiện trọn vẹn, đầy đủ với tinh thần chủ động, sáng tạo, sâu sát, chặt chẽ, chu
đáo, kịp thời, tránh nhầm lẫn, sai sót. Nếu khơng như vậy thì cơng tác văn phịng sẽ
khơng phục vụ được nhiệm vụ chính trị của Học viện.
c. Vị trí, vai trị của Văn phịng Học viện
Văn phịng Học viện Chính trị khu vực III là đơn vị trực thuộc Ban Giám đốc
Học viện, được thành lập theo quyết định số 776/QĐ-HVCTQG ngày 04 tháng 5 năm


12
2006 của Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, trên cơ sở chuyển
Phịng Hành chính - Tổng hợp thành Văn phòng. Với quyết định này, Văn phịng có
vị trí tương đương với các Khoa, Ban, Trung tâm của Học viện Chính trị khu vực III,
có vị trí cao hơn so với Phịng Hành chính - Tổng hợp trước đây trong quan hệ đối
nội, đối ngoại với các đơn vị, cơ quan, địa phương trong và ngoài Học viện.
Theo đó, Văn phịng có vị trí là bộ máy giúp việc, là “bộ nhớ”, “bộ lọc” của
lãnh đạo Học viện. Các vấn đề thơng tin được Văn phịng thu thập, sàng lọc, nghiên
cứu, đề xuất, chuyển đến Ban Giám đốc Học viện và ngược lại, các ý kiến chỉ đạo

của Ban Giám đốc Học viện đều được Văn phòng truyền đạt và theo dõi, kiểm tra
việc thực hiện. Ngồi ra, Văn phịng cịn là “bộ mặt” của Học viện. Văn phòng là
đơn vị trực thuộc, là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc, có mối liên
hệ chặt chẽ với các đơn vị trong Học viện, là cầu nối giữa Ban Giám đốc với các
đơn vị trực thuộc; giữa Ban Giám đốc với cơ quản lý cấp trên và các đơn vị hữu
quan trong và ngoài hệ thống Học viện.
Cơng việc của Văn phịng rất đa dạng, liên quan đến nhiều lĩnh vực, mọi hoạt
động của Văn phòng đều xuất phát từ yêu cầu nhiệm vụ chính trị của Học viện, nếu
hệ thống cơng việc của Văn phịng hoạt động khơng tốt tất yếu sẽ ảnh hưởng đến
mọi hoạt động chung của cơ quan và uy tín của Học viện. Do đó, Văn phịng có các
vai trò cụ thể sau:
+ Một là, tổ chức, quản lý và điều hành mọi cơng việc có liên quan đến hoạt
động của Văn phòng được Ban Giám đốc Học viện giao.
+ Hai là, phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác nhằm thực hiện tốt các kế
hoạch, chủ trương công tác của Ban Giám đốc Học viện đề ra.
+ Ba là, đảm bảo an ninh trật tự, bảo vệ an toàn tài sản của cơ quan, của tập thể.
+ Bốn là, tạo mối quan hệ chặt chẽ, gắn bó với các cơ quan, đơn vị, địa
phương, nhất là những đơn vị nằm gần Học viện.
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của Văn phòng Học viện
Xuất phát từ vị trí, vai trị của Văn phịng Học viện Chính trị khu vực III
trong giai đoạn mới, Văn phịng có những chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
a. Công tác tham mưu
Công tác tham mưu là một trong những chức năng chủ yếu của Văn phòng
nhằm giúp Ban Giám đốc Học viện tổ chức, quản lý, điều hành công việc chung của
Học viện. Với chức năng này, Văn phịng chủ động đề xuất những vấn đề có liên
quan đến công tác đối nội, đối ngoại của Học viện; sự phối hợp công tác giữa Văn


13
phòng với các đơn vị khác cũng như vấn đề tổ chức, nhân sự của Văn phòng để Ban

Giám đốc xem xét ra quyết định thực hiện.
b. Công tác tổng hợp
Đề cập đến công tác tổng hợp, trước hết là nói đến việc theo dõi, thu thập,
nắm bắt thơng tin từ các đơn vị thuộc Học viện trong việc thực hiện các kế hoạch,
nhiệm vụ công tác của Ban Giám đốc giao, từ đó khái qt, đánh giá, hình thành
nên các báo cáo về tình hình hoạt động của Học viện hàng tháng, quý, 6 tháng, năm.
Đồng thời làm một số công việc khác được Ban Giám đốc giao như: soạn thảo các
văn bản, tham dự các cuộc họp do Ban Giám đốc chủ trì…
Do vậy, xét về một khía cạnh nào đó, cơng tác tổng hợp cũng có tính chất
tham mưu, nó khơng chỉ thực hiện các cơng việc được giao một cách thụ động, mà
đòi hỏi phải phát huy tính chủ động, sáng tạo trong cơng việc của những cán bộ làm
công tác này để nâng cao chất lượng công tác tổng hợp, nhất là trong việc phân tích,
đánh giá tình hình hoạt động của Học viện và của từng đơn vị một cách khách quan,
khoa học nhằm giúp Ban Giám đốc nắm được tình hình chung một cách đầy đủ,
chính xác để đề ra các kế hoạch, chủ trương công tác kịp thời, đúng đắn.
Công tác tổng hợp liên quan chặt chẽ, thường xuyên với công tác hành chính,
văn thư, lưu trữ; có quan hệ trực tiếp với Ban Giám đốc và các đơn vị trong Học
viện; đó là cơng việc của cán bộ tổng hợp, và là nhiệm vụ, trách nhiệm của lãnh đạo
Văn phòng. Việc làm tốt cơng tác tổng hợp sẽ góp phần thực hiện tốt vai trị đầu
mối thơng tin phục vụ cơng tác quản lý, chỉ đạo của Ban Giám đốc.
- Nhiệm vụ chủ yếu cơng tác tổng hợp của Văn phịng Học viện:
+ Thực hiện nhiệm vụ tổng hợp thông tin, thu thập, cập nhật, tập hợp, thống
kê, phân tích, xử lý, đánh giá các nguồn tin nội bộ và những thông tin liên quan đến
hoạt động của Học viện.
+ Ghi biên bản các cuộc họp giao ban chung, họp các khối công tác và một
số cuộc họp chuyên đề khác. Việc ghi biên bản các cuộc họp là hình thức thu thập
thông tin, phục vụ cho công tác tổng hợp nói chung, và có thể phải thực hiện văn
bản hóa nó bằng thơng báo, cơng văn chỉ đạo, điều hành của Giám đốc.
+ Chủ trì, phối hợp với các đơn vị trong việc tổng hợp, xây dựng kế hoạch,
chương trình hoạt động, lịch công tác chung của Học viện và theo dõi việc thực hiện

các nhiệm vụ công tác.
+ Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chức năng liên quan để dự thảo, biên
tập một số văn bản về sự chỉ đạo, điều hành của Giám đốc. Soạn thảo một số văn


14
bản trình lãnh đạo Học viện ký, ban hành hoặc cho Chánh Văn phòng thừa lệnh
Giám đốc ký ban hành là nhiệm vụ chính của cơng tác tổng hợp.
+ Thẩm định tính pháp lý về mặt thể thức văn bản ban hành của Học viện.
c. Cơng tác hành chính, hậu cần.
Cơng tác hành chính, hậu cần ở Học viện Chính trị khu vực III là một mảng
công tác lớn nhằm phục vụ cho nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nghiên cứu
khoa học và các hoạt động khác của Học viện. Do đó, tham gia vào mảng cơng tác
này, ngồi Văn phịng cịn có phịng Quản trị - Cơng nghệ thơng tin và phịng Kế
hoạch - Tài vụ, mỗi đơn vị chỉ thực hiện một số chức năng, nhiệm vụ nhất định do
Ban Giám đốc Học viện giao. Riêng cơng tác hành chính, hậu cần của Văn phịng
Học viện là phải làm thế nào quản lý và sử dụng tốt các tài sản, phương tiện, trang
thiết bị nhằm phục vụ tốt yêu cầu công tác của Ban Giám đốc, của các đơn vị và
việc thực hiện nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của Học viện.
Công tác hành chính, hậu cần của Văn phịng Học viện bao gồm hai mảng
cơng tác cơ bản là: cơng tác hành chính và một số khâu trong công tác hậu cần
(được phân giao cho các tổ, đội cơng tác). Nói đến cơng tác hành chính, trước hết và
trọng tâm là thực hiện nhiệm vụ làm các thủ tục hành chính, cơng tác văn thư, tiếp
đến là lưu trữ và xử lý, giải quyết các mặt trong quan hệ đối nội, đối ngoại, lễ tân,
khánh tiết. Công tác hậu cần là đa dạng, nhưng Văn phòng chỉ đảm nhận một số
khâu như: thường trực, bảo vệ an ninh trật tự Học viện; phục vụ hội trường, giảng
đường cho các lớp học, hội thảo, hội nghị, họp…; quản lý, điều hành phương tiện
giao thông phục vụ việc đi lại cho các đoàn khách và cán bộ Học viện; tổ chức và
phục vụ các buổi lễ kỷ niệm, lễ khai giảng, bế giảng, các hoạt động văn hóa, văn
nghệ của Học viện. Hiện nay, cơng tác hành chính, hậu cần của Học viện bao gồm

một số mặt công tác cụ thể sau:
- Công tác văn thư: bao gồm tất cả các cơng việc có liên quan đến văn bản,
như: tiếp nhận và xử lý công văn đến; đóng dấu, lập hồ sơ lưu và phát hành công
văn đi; thực hiện việc nhân bản các tài liệu phục vụ công tác quản lý, điều hành của
Học viện; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy công lệnh;…
- Công tác lưu trữ: là tất cả các công việc liên quan đến tổ chức thu thập,
phân loại, chỉnh lý, bảo quản, quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu để phục vụ các yêu
cầu thực hiện nhiệm vụ chính trị của Học viện. Trong đó, quan trọng là việc lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ.
- Công tác phục vụ hội trường: quản lý tài sản, cơ sở vật chất kỹ thuật của hệ
thống các giảng đường, hội trường, phịng họp, phịng hội thảo…; bố trí sắp xếp và


15
thực hiện vệ sinh các hội trường, giảng đường nhằm phục vụ cho việc giảng dạy,
học tập và làm việc của cán bộ, viên chức và học viên tại Học viện; thường xuyên
kiểm tra định kỳ và có kế hoạch đề nghị lãnh đạo Học viện để các đơn vị chức năng
thay thế các trang thiết bị đồ dùng, các trang thiết bị tại hội trường, giảng đường…
khi bị hư hỏng.
- Công tác phục vụ đi lại của Đội xe: quản lý số lượng, theo dõi chất lượng,
tình trạng kỹ thuật của các đầu xe; thực hiện lệnh điều động xe của lãnh đạo Văn
phòng, phục vụ đi lại cho các đơn vị và khách của Học viện theo quy định của Giám
đốc; xây dựng kế hoạch, dự trù kinh phí sửa chữa, duy tu, bảo dưỡng thường xuyên,
định kỳ các đầu xe…
- Công tác thường trực - bảo vệ: có nhiệm vụ bảo đảm an ninh, trật tự an tồn
trong Học viện; triển khai cơng tác kiểm tra hằng ngày, bảo vệ, giữ gìn cơ sở vật
chất, tài sản của Học viện; thực hiện công tác thường trực, theo dõi, hướng dẫn việc
ra vào cơ quan của cán bộ, viên chức, học viên và khách đến thăm, làm việc tại Học
viện; trông giữ phương tiện đi lại của cán bộ, viên chức, học viên và khách; tham
gia thực hiện cơng tác phịng, chống cháy nổ tại Học viện.

- Cơng tác lễ tân, khánh tiết và phục vụ nhà khách: có nhiệm vụ trang trí các
hội thảo, khai giảng, bế giảng, hội nghị…; đón tiếp và bố trí phịng nghỉ cho khách
đến thăm, làm việc tại Học viện; quản lý và sử dụng tốt các phương tiện hiện có;
làm tốt cơng tác vệ sinh phịng ở, đảm bảo sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp...
d. Công tác thi đua - khen thưởng: Xây dựng kế hoạch thi đua theo năm học,
kỳ, đợt thi đua; hướng dẫn các thủ tục đăng ký, theo dõi, tổng kết thành tích của
các đơn vị, cá nhân; làm tốt công tác tham mưu, giúp việc cho Hội đồng thi đua khen thưởng Học viện đánh giá sát đúng từng đối tượng, đảm bảo các tiêu chí thi
đua đã hướng dẫn trong bình xét các danh hiệu thi đua thường xuyên theo năm
học; làm các thủ tục đề nghị Hội đồng thi đua - khen thưởng các cấp tặng nhiều
Huân, Huy chương, bằng khen các loại cho các cá nhân, tập thể có thâm niên và
có nhiều thành tích xuất sắc trên các lĩnh vực cơng tác.
2.2. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA ĐỀ ÁN
2.2.1. Thực trạng hoạt động của Văn phịng Học viện
Chính trị khu vực III
2.2.1.1. Thực trạng bộ máy tổ chức, cơ chế hoạt động và đội ngũ cán bộ
Văn phòng Học viện
a. Về cơ cấu tổ chức bộ máy:


16
Hiện nay, Văn phòng Học viện được tổ chức gồm các đầu mối, bộ phận chức
năng sau: Tổ Tổng hợp - Thi đua, Tổ Hành chính (gồm các bộ phận: Văn thư, Nhà
khách và Lễ tân, khánh tiết), Tổ Hội trường, Tổ Thường trực - Bảo vệ, Đội xe và
Phòng Y tế (mới sáp nhập vào Văn phòng năm 2014).
Qua đây có thể thấy, Văn phịng Học viện khơng có các phịng chức năng
trực thuộc, mà chỉ có các tổ, đội cơng tác. Điều này có thể nói là chưa phù hợp với
vị trí, vai trị, chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng trong giai đoạn mới.
b. Về sự phân cơng, phân cấp trong nội bộ Văn phịng:
Lãnh đạo Văn phịng Học viện gồm có 01 Chánh Văn phịng và 02 Phó Chánh
Văn phịng được phân cơng điều hành các cơng việc cụ thể sau: Đồng chí Chánh Văn

phịng chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành chung các hoạt động của Văn phòng, chịu
trách nhiệm trước Giám đốc Học viện về tồn bộ cơng tác văn phịng, đồng thời trực
tiếp điều hành Đội xe và quản lý Phòng Y tế; đồng chí Phó Chánh Văn phịng phụ
trách tổng hợp, thi đua trực tiếp điều hành Tổ Tổng hợp - Thi đua và chịu trách nhiệm
trước Chánh Văn phòng về cơng tác tổng hợp, thi đua; đồng chí Phó Chánh Văn
phịng phụ trách mảng hành chính trực tiếp điều hành Tổ Hành chính, Tổ Hội trường,
Tổ Thường trực - Bảo vệ và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về các công
tác giảng đường, bảo vệ, văn thư, nhà khách, lễ tân khánh tiết.
c. Về cơ chế hoạt động:
Các đơn vị trực thuộc Văn phòng thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ được
giao và sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp của lãnh đạo Văn phòng. Văn phòng làm việc
theo chế độ thủ trưởng và đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ. Văn phòng chịu
sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám đốc Học viện Chính trị khu vực III và
sự hướng dẫn nghiệp vụ, chuyên môn của Văn phịng Học viện Chính trị quốc gia
Hồ Chí Minh.
Tuy nhiên, từ khi thành lập đến nay, Văn phòng Học viện III vẫn khơng có
một quy chế chính quy và cụ thể về hoạt động và phối hợp hoạt động, mà đó chỉ
mới là những quy định mang tính tạm thời, chỉ được sử dụng trong nội bộ Văn
phòng. Điều này làm cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Văn phịng gặp khơng ít
khó khăn, lúng túng, có lúc thực hiện không đúng chức năng, nhiệm vụ của mình,
làm hạn chế đến cơng tác tham mưu, giúp việc Ban Giám đốc trong việc tổ chức,
quản lý, điều hành các hoạt động chung, nhất là trong công tác đối nội, đối ngoại.
d. Về đội ngũ cán bộ, nhân viên:
- Về số lượng:


17
Hiện tại, Văn phịng Học viện có 37 cán bộ, nhân viên, chiếm tỷ lệ 17,2%
tổng số cán bộ, viên chức tồn Học viện, và được bố trí như sau:
+ Lãnh đạo Văn phịng: 02 đồng chí

+ Tổ Tổng hợp - Thi đua: 03 đồng chí
+ Tổ Hành chính: 07 đồng chí
+ Tổ Hội trường: 08 đồng chí
+ Tổ Thường trực - Bảo vệ: 08 đồng chí
+ Đội xe: 04 đồng chí
+ Phịng Y tế: 05 đồng chí
- Về chất lượng:
+ Trình độ chun mơn: 02 thạc sỹ (chiếm 5,4% tổng số cán bộ, nhân viên
Văn phòng), 08 đại học (chiếm 21,62%), 11 cao đẳng và trung cấp (chiếm 29,73%),
số còn lại là đào tạo nghề hoặc chưa qua đào tạo nghề.
+ Lý luận chính trị: 04 cao cấp (chiếm 10,8%), 06 được xếp tương đương là
trung cấp và sơ cấp (chiếm 16,21%).
+ Quản lý Nhà nước: ngạch chuyên viên chính có 02 đồng chí (chiếm
5,4%), ngạch chun viên và tương đương có 05 đồng chí (chiếm 13,51%), cán
sự và tương đương có 04 đồng chí (chiếm 10,8%), cịn lại là nhân viên thừa hành
và phục vụ.
Nhìn vào số liệu trên, có thể thấy phần lớn đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn
phịng chỉ mới ở trình độ sơ cấp, thậm chí chưa qua đào tạo. Rõ ràng, với một chất
lượng của đội ngũ cán bộ, viên chức như trên là chưa ngang tầm với vị trí của Văn
phịng Học viện, vì vậy mà chưa đáp ứng tốt so với yêu cầu nhiệm vụ đặt ra trong
giai đoạn mới. Mặc dù trong công việc hằng ngày, đội ngũ này rất cố gắng, nhiệt
tình nhưng khơng thể lấy ưu điểm đó để bù vào sự hụt hẫng về trình độ và năng lực
làm việc được. Điều này cũng lý giải vì sao trong những năm qua, cơng tác của Văn
phịng Học viện vẫn khơng có những bước đột phá đáng kể, nhất là chưa phát huy
được vai trò tham mưu của mình.
Nhìn chung, Văn phịng là đơn vị có số lượng cán bộ, nhân viên đông nhất so
với các đơn vị trực thuộc Học viện, nhưng trình độ các mặt và năng lực thực tế là
không đồng đều. Tỷ lệ cán bộ, nhân viên được đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ
thấp, lại cơng tác trái với chun ngành nên khó phát huy tác dụng kiến thức đã
được đào tạo. Vì vậy, chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phòng Học viện là

18
điều rất đáng quan tâm, cần được tạo điều kiện để cải thiện, nâng cao thì mới đáp
ứng được yêu cầu nhiệm vụ chính trị trong giai đoạn mới.
2.2.1.2. Thực trạng cơ sở vật chất phục vụ công tác Văn phịng
Các mảng cơng tác của Văn phịng Học viện là rộng lớn, đa dạng cho nên cơ
sở vật chất kỹ thuật phục vụ cơng tác văn phịng cũng phong phú, đa dạng. Tuy vậy,
có thể tiếp cận, phân loại chúng thành các nhóm cơ bản sau:
- Cơ sở vật chất phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học và các mặt
công tác của Học viện: Hiện nay, Văn phịng quản lý và bố trí sử dụng 03 hội
trường lớn, 13 giảng đường, 01 phòng hội thảo, 02 phòng họp và 01 nhà khách với
20 phòng. Về cơ bản, hệ thống cơ sở vật chất do Văn phòng quản lý tương đối tốt,
đảm bảo cho việc phục vụ công tác dạy - học và nghiên cứu khoa học, hội nghị, tập
huấn… của Học viện. Phần lớn, các hội trường, giảng đường, phòng họp… này đều
được cải tạo, sửa chữa mới; hệ thống âm thanh, ánh sáng, dụng cụ máy móc được
trang bị tại các phịng tương đối hiện đại, đáp ứng yêu cầu phục vụ cho nhiệm vụ
chính trị của Học viện.
- Các trang thiết bị phục vụ cho cơng tác hành chính: Nhìn chung, các trang
thiết bị được trang bị cho Văn phịng nhằm phục vụ cơng tác hành chính (như: máy
điện thoại, máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy fax…) khá hiện đại, đảm bảo
yêu cầu phục vụ và làm việc cho cán bộ Văn phòng.
- Phương tiện phục vụ đi lại cho cán bộ và khách của Học viện: Văn
phòng hiện đang quản lý 11 đầu xe, trong đó, có một số đầu xe đã hết thời gian
sử dụng. Nhưng nhìn chung, số đầu xe vẫn đảm bào yêu cầu đi lại, công tác của
lãnh đạo, cán bộ, viên chức Học viện. Một số đầu xe mới được mua sắm, trang
bị nội thất tương đối hiện đại, chất lượng tốt, thuận lợi trong công tác phục vụ
của Văn phòng.
- Các loại vật tư, văn phòng phẩm, điện nước: Các loại vật tư, văn phòng
phẩm mà Văn phòng sử dụng là khá đa dạng. Việc trang cấp các vật tư, văn phòng

phẩm đúng nguyên tắc, kịp thời, đầy đủ, đảm bảo chất lượng, góp phần thuận lợi
trong việc thực hiện tốt nhiệm vụ của Văn phòng. Việc quản lý, sử dụng các loại vật
tư, phương tiện, văn phòng phẩm và điện, nước từng bước được quan tâm, đảm bảo
sử dụng tiết kiệm, hiệu quả và đúng mục đích.
Nhìn chung, việc trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện làm việc phục
vụ công tác văn phịng trong những năm gần đây có bước tiến bộ đáng kể, tương đối
đầy đủ, đồng bộ và từng bước được hiện đại hóa, đảm bảo tính thiết thực và hiệu


19
quả trong sử dụng, đáp ứng yêu cầu công tác, góp phần nâng cao chất lượng cơng
tác văn phịng.
Tuy nhiên, vẫn có một số hạn chế nhất định cả trong khâu trang bị và công
tác quản lý, sử dụng cơ sở vật chất phục vụ cơng tác văn phịng:
- Hệ thống hội trường, giảng đường, phòng hội thảo… phục vụ công tác đào
tạo, bồi dưỡng cán bộ, nghiên cứu khoa học của Học viện vẫn còn thiếu về số
lượng, nhất là trong giai đoạn hiện nay khi phải tăng các lớp tập trung do giảm số
lượng học viên ở các lớp tại chức, và chưa theo hướng hiện đại, đa chức năng, ít
thuận lợi cho cơng tác phục vụ hội trường.
- Hệ thống thông tin liên lạc và các trang thiết bị phục vụ cơng tác hành
chính vừa thừa, vừa thiếu và cơ chế quản lý, sử dụng chưa thích hợp, dẫn đến việc
sử dụng chưa đúng mục đích và hiệu quả không cao.
- Các phương tiện xe cộ phục vụ công tác đi lại vừa thừa, vừa thiếu và
chưa có quy định quản lý, sử dụng, khai thác rõ ràng, cụ thể. Nhiều đầu xe đã hết
hạn sử dụng; các xe lớn (26 và 29 chỗ) ít được khai thác, nhưng lúc cần thì
khơng đủ số lượng…
- Việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, phương tiện, văn phòng phẩm, điện,
nước chưa được chặt chẽ, việc theo dõi chưa được thường xuyên và sâu sát, chưa có
định mức sử dụng sát hợp, thiếu biện pháp tiết kiệm, dẫn đến lãng phí, khơng kiểm
sốt được những hao hụt, hư hỏng…

2.2.1.3. Tình hình thực hiện các mặt cơng tác của Văn phịng Học viện
a. Cơng tác tham mưu và quản lý, điều hành
- Trong công tác tham mưu, bước đầu có những cố gắng tiếp cận cơng việc,
từng bước chủ động tham mưu, đề xuất với Ban Giám đốc Học viện về các lĩnh vực
công việc được giao. Tuy nhiên, công tác tham mưu cũng mới dừng lại ở công việc
sự vụ, chưa đi vào kế hoạch, chương trình cơng tác có tính dài hạn. Năng lực tự
nghiên cứu, tự học hỏi những lĩnh vực liên quan đến công tác văn phịng để tích lũy
kiến thức, vận dụng trong cơng việc chưa cao, chưa trở thành động lực của lãnh đạo
Văn phịng. Chưa làm tốt cơng tác cơng tác tham mưu cho Ban Giám đốc để tạo sự
phối hợp chặt chẽ, thường xuyên với các đơn vị thuộc Học viện trong thực hiện chế
độ thơng tin, báo cáo. Nhìn chung, cơng tác tham mưu của Văn phịng Học viện III
chưa ngang tầm với yêu cầu của một Văn phòng Học viện Chính trị khu vực.
- Cơng tác quản lý, điều hành cơng việc của Văn phịng dần dần đi vào nề
nếp, có sự phân cơng, phân cấp trách nhiệm, quyền hạn kịp thời, đảm bảo công việc