Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần thương mại song ái phương
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (509.79 KB, 90 trang )
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
GVHD:THS. NGUYỄN THỊ THANH DIỆP
MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU
DANH MỤC SƠ ĐỒ
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI SONG ÁI PHƯƠNG.........2
1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần thương mại Song Ái
Phương..................................................................................................................... 2
1.1.1. Danh mục hàng bán của Công ty cổ phần thương mại Song Ái Phương....2
1.1.2. Thị trường của Công ty cổ phần thương mại Song Ái Phương....................3
1.1.3. Phương thức bán hàng của Công ty cổ phần thương mại Song Ái Phương 4
1.2. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần thương mại
Song Ái Phương.......................................................................................................7
1.2.1. Nghiên cứu thị trường....................................................................................7
1.2.2. Tiếp nhận đơn đặt hàng.................................................................................8
1.2.3. Chuyển giao hàng hoá..................................................................................10
1.2.4. Kiểm soát việc thực hiện hợp đồng..............................................................11
1.2.5. Giải quyết khiếu nại của khách hàng sau khi chuyển giao hàng hố........12
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT
QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI SONG ÁI
PHƯƠNG...............................................................................................................16
2.1. Kế toán doanh thu bán hàng tại công ty cổ phần thương mại Song Ái
Phương................................................................................................................... 16
2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán.........................................................................16
2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu bán hàng.............................................................20
2.1.3 Kế toán tổng hợp doanh thu tại Công ty cổ phần thương mại Song Ái Phương
................................................................................................................................. 26
2.2. Kế toán giá vốn hàng bán...............................................................................30
SVTH: ĐINH THỊ HUYỀN
Lớp: KT1-K11B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2
GVHD: THS. NGUYỄN THỊ THANH DIỆP
2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán.........................................................................30
2.2.2. Phương pháp xác định giá vốn....................................................................32
2.2.3 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán..................................................................38
SVTH: ĐINH THỊ HUYỀN
Lớp: KT1-K11B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
GVHD:THS. NGUYỄN THỊ THANH DIỆP
2.2.4 Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán..............................................................41
2.3 Kế toán chi phí bán hàng................................................................................44
2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế tốn..........................................................................44
2.3.2 Kế tốn chi tiết chi phí bán hàng..................................................................52
2.3.3 Kế tốn tổng hợp chi phí bán hàng...............................................................55
2.4 Kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp............................................................59
2.4.1 Chứng từ và thủ tục kế tốn..........................................................................59
2.4.2 Kế tốn chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp..............................................62
2.4.3 Kế tốn tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp...........................................65
CHƯƠNG 3: HỒN THIỆN KẾ TỐN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT
QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI SONG ÁI
PHƯƠNG...............................................................................................................72
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán
hàng tại Công ty cổ phần thương mại Song Ái Phương.....................................72
3.1.1. Ưu điểm.........................................................................................................72
3.1.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán tiêu thụ.............................................................72
3.1.1.2. Về tổ chức cơng tác Kế tốn tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hố
tại Cơng ty cổ phần thương mại Song Ái Phương...................................................72
3.1.2. Nhược điểm...................................................................................................74
3.2. Giải pháp hồn thiện kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại
Công ty cổ phân thương mại Song Ái Phương....................................................75
3.2.1.Về công tác quản lý bán hàng.......................................................................75
3.2.2. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ.........................................................76
3.2.3. Về sổ kế toán chi tiết.....................................................................................76
2.3.4. Về báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng................................................78
KẾT LUẬN............................................................................................................79
TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................................80
SVTH: ĐINH THỊ HUYỀN
Lớp: KT1-K11B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
GVHD:THS. NGUYỄN THỊ THANH DIỆP
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
XHCN
Xã hội ngủ nghĩa
ĐK
Đầy kỳ
CK
Cuối kỳ
CP
Chi phí
HH
Hàng hóa
TM $ DV
Thương mại và dịch vụ
VND
Việt nam đồng
KQBH
Kết qủa bán hàng
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
GTGT
Giá trị gia tăng
BTC
Bộ tài chính
CPBH
Chi phí bán hàng
CPQLDN
Chi phí quản lý doanh nghiệp
DTT
Doanh thu thuần
TK
Tài khoản
NKC
Nhật ký chung
NKBH
Nhật ký bán hàng
NKTT
Nhật ký thu tiền
TSCĐ
Tài sản cố định
KHTSCĐ
Khấu hao tài sản cố định
SVTH: ĐINH THỊ HUYỀN
Lớp: KT1-K11B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
GVHD:THS. NGUYỄN THỊ THANH DIỆP
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Danh mục các hợp đồng lớn đã và đang thực hiện....................................6
Biểu 2.1. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ...............................................17
Biểu 2.2: Hoá đơn GTGT của hàng sàn gỗ xuất bán..............................................18
Biểu 2.3: Hoá đơn GTGT của hàng sàn gỗ xuất bán..............................................19
Biểu 2.4: Sổ chi tiết doanh thu sàn gỗ newsky........................................................23
Biểu 2.5: Sổ chi tiết doanh thu sàn gỗ newsky........................................................24
Biểu 2.6: Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng...................................25
Biểu 2.7: Nhật ký bán hàng (trích TK 511).............................................................27
Biểu 2.8: Nhật ký thu tiền (trích TK 511)................................................................28
Biểu 2.9: Sổ cái TK 511..........................................................................................29
Biểu 2.10. Hóa đơn GTGT mua vào........................................................................33
Biểu 2.11. Phiếu nhập kho tại Công ty....................................................................34
Biểu 2.12. Phiếu xuất kho tại Công ty.....................................................................35
Biểu 2.13: Biên bản bàn giao hàng hóa...................................................................36
Biểu 2.14: Tờ kê chi tiết mặt hàng sàn gỗ newsky..................................................37
Biểu 2.15: Sổ chi tiết Giá vốn sàn gỗ newsky.........................................................39
Biểu 2.16: Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán....................................................40
Biểu 2.17: Nhật ký chung (trích cho TK 632).........................................................42
Biểu 2.18: Sổ cái TK 632........................................................................................43
Biểu 2.19: Bảng thanh toán lương...........................................................................46
Biểu 2.20: Phiếu chi cho hoạt động bán hàng..........................................................47
Biểu 2.21: Hoá đơn GTGT của Xăng, Dầu..............................................................48
Biểu 2.22:Bảng tính và phân bổ khấu haoTSCĐ.....................................................51
Biểu 2.23: Sổ chi tiết chi phí bán hàng....................................................................53
Biểu 2.24: Sổ tổng hợp chi tiết chi phí bán hàng.....................................................54
Biểu 2.25: Nhật ký chung (trích cho TK 641).........................................................56
Biểu 2.26: Sổ cái tài khoản (trích cho TK 641).......................................................58
Biểu 2.27: Phiếu chi cho hoạt động quản lý doanh nghiệp......................................60
Biểu 2.28. Hoá đơn tiền điện GTGT........................................................................61
Biểu 2.29: Sổ chi tiết tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp (trích tháng 12).......63
Biểu 2.30: Sổ tổng hợp chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp.................................64
Biểu 2.31: Sổ nhật ký chung (trích cho tài khoản 642)............................................66
Biểu 2.32: Sổ cái tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp (trích tháng 12)..............67
Biểu 2.33: Báo cáo kết quả bán hàng (trích tháng 12).............................................69
Biểu 2.34: Sổ cái tài khoản xác định kết quả kinh doanh (trích tháng 12)...............70
Biểu 2.35: Sổ chi tiết chi phí xăng dầu...........................................................................77
Biểu 2.36: Sổ cái tài khoản lợi nhuận chưa phân phối (trích tháng 12)....................78
SVTH: ĐINH THỊ HUYỀN
Lớp: KT1-K11B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
GVHD:THS. NGUYỄN THỊ THANH DIỆP
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1: Quy trình ghi sổ chi tiết doanh thu.....................................................22
Sơ đồ 2.2: Quy trình ghi sổ tổng hợp doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
................................................................................................................................. 26
Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ chi tiết giá vốn hàng bán.........................................38
Sơ đồ 2.4: Quy trình ghi sổ tổng hợp giá vốn hàng bán......................................41
Sơ đồ 2.5: Quy trình ghi sổ chi tiết chi phí bán hàng..........................................52
Sơ đồ 2.6: Quy trình ghi sổ tổng hợp chi phí bán hàng......................................55
Sơ đồ 2.7: Quy trình ghi sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp.....................62
Sơ đồ 2.8: Quy trình ghi sổ tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp.................65
SVTH: ĐINH THỊ HUYỀN
Lớp: KT1-K11B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
SVTH: ĐINH THỊ HUYỀN
2
GVHD: THS. NGUYỄN THỊ THANH DIỆP
Lớp: KT1-K11B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1
GVHD: THS. NGUYỄN THỊ THANH DIỆP
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường định hướng XHCN, các doanh nghiệp tiến
hành hoạt động sản xuất, kinh doanh tạo ra các loại sản phẩm và cung cấp
dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của thị trường với mục tiêu là lợi nhuận. Để
thực hiện mục tiêu đó, doanh nghiệp phải thực hiện được giá trị sản phẩm,
hàng hố thơng qua hoạt động bán hàng. Với hoạt động bán hàng rộng và chủ
đạo đó địi hỏi bộ phận kế tốn của Cơng ty khơng thể thiếu phần hành kế
toán bán hàng. Nên đề tài em chọn để làm chun đề thực tập là “Hồn thiện
kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần
Thương mại Song Ái Phương”. Trong thời gian thực tập với sự hướng dẫn
của Cô giáo Nguyễn Thị Thanh Diệp, cùng sự giúp đỡ mọi người trong đơn
vị đặc biệt là phịng kế tốn đã nhiệt tình hướng dẫn cụ thể, cung cấp cho em
số liệu về Công ty, sổ sách kế tốn, giúp em hồn thành xong chương trình
thực tập giai đoạn thứ hai của mình với kết quả là bài chuyên đề thực tập.
Nội dung của chuyên đề thực tập của em gồm:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng Công
ty cổ phần Thương mại Song Ái Phương
Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán
hàng tại Công ty cổ phần Thương mại Song Ái Phương
Chương 3: Hồn thiện kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán
hàng tại Công ty cổ phần Thương mại Song Ái Phương
Do q trình tìm hiểu có hạn cùng với việc nắm bắt về phần hành kế
toán chưa được cụ thể và chi tiết cùng với kinh nghiệm thực tế chưa được
trau dồi nên bài viết của em vẫn còn nhiều thiếu sót. Em mong nhận được sự
góp ý và bổ sung của thầy, cô giáo và đơn vị để Chuyên đề của em được hoàn
thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
SVTH: ĐINH THỊ HUYỀN
Lớp: KT1-K11B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2
GVHD: THS. NGUYỄN THỊ THANH DIỆP
CHƯƠNG 1
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI SONG ÁI PHƯƠNG
1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần thương mại Song
Ái Phương
1.1.1. Danh mục hàng bán của Công ty cổ phần thương mại Song Ái
Phương
Công ty cổ phần thương mại Song Ái Phương là Công ty thương mại nên
hoạt động kinh doanh chủ yếu là mua bán hàng hóa, Cơng ty ký kết và hợp
tác với nhiều nhà cung cấp hàng đầu về sàn gỗ trong và ngoài nước như sàn
gỗ Newsky, thiết bị nhà vệ sinh cao cấp…nên có rất nhiều mặt hàng nội thất
phong phu về chủng loại phục vụ cho nhiều đối tượng kết hợp cả bán bn và
bán lẻ.Nên khơng chỉ có đối tượng khách hàng nhỏ lẻ đến mua mà giờ đây
các cơ quan đoàn thể các cơ sở kinh doanh nhỏ lẻ cũng đến để mua hàng của
công ty,Công ty bước đầu đã tạo được hệ thống khách hàng rộng khắp Hà
nội.
Với uy tín và tiếng tăm giờ đây khơng chỉ có hệ thống khách hàng trên địa
bàn tỉnh mà các địa bàn lân cận đã biết đến công ty như Bắc Ninh, lạng sơn
Hưng Yên…
Đến thời điểm hiện tại cơng ty đã có uy tín và chỗ đứng vững chắc trên thị
trường về sàn gỗ, các thiết bị vệ sinh cao cấp.
Các mặt hàng mà Công ty cổ phần thương mại Song Ái Phương chuyên
kinh doanh là :
Sản xuất keo, gỗ ép (dán) siêu chịu nước SAP, Nhập khẩu, phân phối
gạch ốp lát, thiết bị vệ sinh cao cấp, ... ngồi ra cơng ty cịn Đầu tư bất động
sản, Xây dựng cơng trình nhà dân dụng.
SVTH: ĐINH THỊ HUYỀN
Lớp: KT1-K11B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
3
GVHD: THS. NGUYỄN THỊ THANH DIỆP
1.1.2. Thị trường của Công ty cổ phần thương mại Song Ái Phương
Tiêu thụ sản phẩm là một nhiệm vụ rất quan trọng và được đặt lên hàng
đầu, nó quyết định đến sự tồn tại, phát triển hay suy vong của một doanh
nghiệp. Một trong những doanh nghiệp có hiệu quả sản xuất kinh doanh tốt
phải là một doanh nghiệp có khả năng tiêu thụ sản phẩm tốt, có thị trường tiêu
thụ tốt. Nhất là trong giai đoạn hiện nay khi tất cả các doanh nghiệp hoạt động
theo quy luật của nền kinh tế hoạt động theo cơ chế thị trường thì các biện
pháp và chính sách tiêu thụ sản phẩm đặt ra cho các doanh nghiệp càng phức
tạp và cần cụ thể tăng cường thường xuyên hơn. Nắm bắt được điều đó Cơng
ty đã mở rộng thị trường tiêu thụ của mình cả ở trong và ngồi nước. Cơng ty
ln chú trọng và quan tâm đến việc tìm hiểu nhu cầu tiêu dùng của khách
hàng. Khi đã nắm rõ thì đơn vị cần lựa chọn từng mặt hàng phù hợp với nhu
cầu tiêu dùng của từng thị trường, của từng khách hàng tiêu dùng.
Với mục tiêu ban đầu là cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho các Cơng ty
có vốn đầu tư nước ngồi – FDI trong khu công nghiệp và khu chế xuất, đến
nay Công ty đã dần mở rộng cung cấp cho các doanh nghiệp trong nước khác
có nhu cầu. Cơng ty ngày càng lớn mạnh, việc mở rộng quy mô đáp ứng nhu
cầu kinh doanh, mở rộng thị trường.
Lưu chuyển hàng hóa trong hoạt động này được tiến hành qua 2 giai
đoạn đối với kinh doanh trong nước: Mua hàng và bán hàng không qua khâu
chế biến làm thay đổi vật chất của hàng và tiến hành qua 4 giai đoạn đối với
hoạt động xuất nhập khẩu: Mua, bán hàng nhập khẩu; mua và bán hàng xuất
khẩu. Q trình lưu chuyển hàng hóa được thực hiện chủ yếu theo phương
thức bán lẻ trực tiếp tới đối tượng tiêu dùng cuối cùng với quy mô tổ chức
Công ty. Hoạt động xuất nhập khẩu được tiến hành theo phương pháp xuất
nhập khẩu trực tiếp.
Với thị trường tiêu thụ rộng đã giúp cho Công ty hàng năm đạt doanh
thu tiêu thụ cao, điều đó đã tạo thế chủ động hơn cho đơn vị trên các thị
SVTH: ĐINH THỊ HUYỀN
Lớp: KT1-K11B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
4
GVHD: THS. NGUYỄN THỊ THANH DIỆP
trường và đang ngày càng nghiên cứu, mạnh dạn phát triển rộng hơn thị
trường tiêu thụ tạo thế đứng trên thị trường trong nước cũng như quốc tế.
1.1.3. Phương thức bán hàng của Công ty cổ phần thương mại Song Ái
Phương
Phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty là bán trực tiếp: Theo hình
thức này thì các loại hàng hóa mua về được bán và xuất khẩu trực tiếp cho
khách hàng là các Công ty sản xuất và kinh doanh mà không phải qua kênh
trung gian nào. Do vậy, mà việc thu mua cũng như bán các loại hàng hóa chủ
yếu được thực hiện tại phịng Mua – Bán.
Ưu điểm
Phương thức bán hàng này nhanh gọn, tiết kiệm được chi phí vận
chuyển, thuê kho mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp; đẩy nhanh tốc độ
lưu thơng hàng hố.
Nhược điểm
Là phương thức bán hàng truyền thống thường được áp dụng thích hợp
khi đặc điểm tiêu thụ có định kỳ giao nhận, tuy nhiên trong trường hợp trên
thị trường khan hiếm loại hàng hóa mà bên khách hàng yêu cầu thì sẽ làm
giảm doanh thu đồng thời cũng làm uy tín của Cơng ty bị giảm sút khi thực
hiện phương thức tiêu thụ này, Cơng ty cần có kế hoạch dự trữ tốt
Hoạt động bán hàng trực tiếp tại Công ty diễn ra dưới các phương
thức sau:
- Bán hàng tại kho hàng của Công ty: Là hàng được giao từ kho của Cơng
ty, nó được thực hiện dưới hai hình thức: Giao hàng trực tiếp tại kho và
chuyển hàng cho bên mua.
+ Theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho Công ty xuất hàng từ kho
và giao trực tiếp cho bên mua. Hàng được ghi nhận bán khi bên mua đã nhận
hàng và ký xác nhận trên hoá đơn bán hàng
SVTH: ĐINH THỊ HUYỀN
Lớp: KT1-K11B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
5
GVHD: THS. NGUYỄN THỊ THANH DIỆP
+ Theo hình thức chuyển hàng thì Cơng ty xuất hàng từ kho chuyển
đến cho bên mua theo thời gian và địa điểm đã ghi trong hợp đồng. Hàng
được coi là bán khi bên mua đã nhận được hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận
trả tiền về số hàng đã nhận.
- Bán vận chuyển thẳng : Là hàng được giao bán ngay từ khâu mua mà
không qua kho của Công ty. Phương thức bán hàng này cũng được thực hiện
dưới hai hình thức, bán vận chuyển thẳng trực tiếp và bán vận chuyển thẳng
theo hình thức chuyển hàng.
+ Bán vận chuyển thẳng trực tiếp (còn gọi là giao hàng tay ba). Công ty
nhận hàng ở bên bán và giao trực tiếp cho khách hàng của mình. Khi bên mua
nhận đủ hàng và ký nhận trên hoá đơn bán hàng thì hàng được coi là tiêu thụ.
+ Bán vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Cơng ty nhận
hàng ở bên bán và chuyển hàng đó đến giao cho khách hàng của mình. Khi
nào hàng đến tay khách hàng được kiểm nhận và trả tiền hoặc chấp nhận trả
tiền thì hàng đã được coi là tiêu thụ.
Theo phương thức bán hàng này thì hàng hóa của Cơng ty mua về, sau
khi kiểm nhận rồi mới chuyển bán cho khách hàng, khách hàng đến làm hợp
đồng trực tiếp với Công ty Hoặc nếu chưa đến hạn phải giao hàng cho khách
hàng thì số hàng đó được lưu tại kho của Cơng ty. Hoạt động bán hàng này
chủ yếu do phòng Kinh doanh và phịng Mua-Bán thực hiện. Thị trường của
Cơng ty chủ yếu là các khu Công nghiệp và khu Đô Thị . Hiện tại Công ty đã
và đang ký kết được các hợp đồng lớn:
SVTH: ĐINH THỊ HUYỀN
Lớp: KT1-K11B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
6
GVHD: THS. NGUYỄN THỊ THANH DIỆP
Bảng 1.1: Danh mục các hợp đồng lớn đã và đang thực hiện
STT
1
2
3
4
Tên khách hàng
Cty TNHH Kanepacke
Cty TNHH Kishiro
Cty TNHH Endo Stainless
Cty TNHH Wiha
5
Cty TNHHTMQTDV BigC
6
Cty CPTMDV Kết Nối Việt
7
Cty TNHH MHI Aeros
Mặt hàng
Hợp đồng số
Sàn gỗ NewSky
C412
Sàn gỗ NewSky
E401
Sàn gỗ NewSky
C427
Sàn gỗ NewSky
C427
Sàn gỗ NewSky
C427
Sàn gỗ NewSky
C427
Sàn gỗ NewSky
C427
Sàn gỗ NewSky
C427
Sàn gỗ NewSky
C427
Sàn gỗ NewSky
C427
Sàn gỗ NewSky
C427
Sàn gỗ NewSky
C427
Sàn gỗ NewSky
C427
Sàn gỗ NewSky
C427
01/HĐ/SH-KA
Số
lượng/tháng
1.000 hộp
01/HĐ/SH-KA
3.600 hộp
04/HĐ/SH-KI
2.300 hộp
04/HĐ/SH-KI
1.000 hộp
04/HĐ/SH-KI
3.000 hộp
03/HĐ/SH-EN
1.200 hộp
03/HĐ/SH-EN
300 hộp
03/HĐ/SH-EN
300 hộp
05/HĐ/SH-WI
4.500 hộp
05/HĐ/SH-WI
900 hộp
06/HĐ/SH-BI
3.000 hôp
02/HĐ/SH-KN
2.600 hộp
02/HĐ/SH-KN
650 hộp
08/HĐ/SH-MH
3000 hộp
(Tài liệu tại Công ty cổ phần Thương mại Song Ái Phương)
Công ty áp dụng kế toán tiêu thụ theo phương thức bán hàng trực tiếp
để đảm bảo nguồn hàng chắc chắn được tiêu thụ. Bởi vì áp dụng phương thức
trực tiếp là phương thức bán hàng mà trong đó Cơng ty sẽ giao hàng trực tiếp
cho khách hàng trực tiếp tại kho của Công ty hoặc giao thẳng không qua kho.
Chứng từ được sử dụng theo phương thức này là hóa đơn GTGT liên 2, biên
SVTH: ĐINH THỊ HUYỀN
Lớp: KT1-K11B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
7
GVHD: THS. NGUYỄN THỊ THANH DIỆP
bản bàn giao hàng hóa. Số sản phẩm khi đã bàn giao cho khách hàng được
chính thức coi là tiêu thụ, Công ty mất quyền sở hữu. Áp dụng theo cách thức
này vừa phần nào đảm bảo về chất lượng hàng hoá của đơn vị vừa giảm bớt
các khoản chi phí phát sinh. Khi giao hàng khách hàng có thể thanh toán
ngay, thanh toán từng phần hoặc chấp nhận thanh toán.
1.2. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty cổ phần thương
mại Song Ái Phương
Tại Công ty có các phịng, ban, các bộ phận được chun mơn hố và
phân cơng rõ ràng về chức năng và nhiệm vụ của mình trong cơng tác tổ chức
và quản lý hoạt động tiêu thụ hàng hoá. Tiêu thụ là khâu rất quan trọng trong
hoạt động kinh doanh Thương mại của Cơng ty, nó quyết định lợi nhuận của
Cơng ty. Do đó khâu tiêu thụ phải được thực hiện một cách nhanh chóng,
chính xác dựa trên sự kết hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận liên quan từ bộ
phận nghiên cứu thị trường tiêu thụ, bộ phận ký kết hợp đồng, bộ phận thực
hiện hợp đồng cho đến bộ phận kiểm tra, theo dõi tiến trình thực hiện hợp
đồng đó. Tại Cơng ty, q trình tiêu thụ được thực hiện như sau:
1.2.1. Nghiên cứu thị trường
Công tác nghiên cứu thị trường tại Cơng ty được giao cho Phịng Kinh
doanh đảm trách. Phòng Kinh doanh căn cứ mục tiêu kinh doanh mà Công ty
giao để xây dựng phương án sản xuất kinh doanh của Cơng ty theo từng
tháng, q, năm. Phịng Kinh doanh sẽ tiến hành khảo sát, nắm bắt thị trường
để đề xuất giá bán các mặt hàng sao cho hợp lý và hiệu quả nhất. Công việc
nghiên cứu thị trường là khâu đầu tiên vô cùng quan trọng trong quá trình tiêu
thụ hàng hố. Nghiên cứu thị trường giúp Cơng ty tiếp cận được với thị hiếu
của thị trường, biết thị trường đang cần gì và với năng lực hiện tại của Cơng
ty thì sẽ đáp ứng nhu cầu đó ra sao. Nghiên cứu thị trường cũng cho doanh
nghiệp nhìn nhận sáng suốt về các đối thủ cạnh tranh trên thị trường để xây
dựng phương án tiêu thụ hợp lý nhằm thu hút khách hàng. Các thông tin được
SVTH: ĐINH THỊ HUYỀN
Lớp: KT1-K11B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
8
GVHD: THS. NGUYỄN THỊ THANH DIỆP
thu thập liên quan đến thị trường và về mặt hàng mà Công ty đang tiến hành
xây dựng chiến lược tiêu thụ. Nguồn thu thập thơng tin có thể bao gồm cả
thông tin nội bộ và thông tin từ bên ngoài như qua niên giám thương mại, các
bản tin hoặc tạp chí chun ngành, các hội nghị khách hàng...hoặc thơng qua
các báo cáo quản trị nội bộ về tình hình tiêu thụ hàng hoá theo từng mặt hàng,
từng địa bàn hoạt động của Công ty. Các thông tin thường được thu thập:
- Đặc tính hàng hố: Các thơng tin này giúp doanh nghiệp trả lời câu
hỏi thị trường cần gì, thị trường mong muốn ở doanh nghiệp những sản phẩm
với những đặc tính ra sao (về quy cách, chủng loại, kích cỡ, giá thành...)
- Thị trường tiêu thụ: Khơng những cần tìm câu trả lời cho câu hỏi thị
trường cần gì mà doanh nghiệp cịn phải xác định được thị trường cần hàng
hố đó với số lượng bao nhiêu để có kế hoạch phân phối cụ thể. Làm thế nào
để Doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội kinh doanh và tránh được tình trạng ứ
đọng hàng hố làm chậm q trình ln chuyển vốn trong Doanh nghiệp.
Ngồi ra, Cơng ty cần tiến hành tìm hiểu thái độ của đối thủ cạnh tranh cũng
như sự biến động trên thị trường hàng hố thay thế.
Thơng tin sau khi được thu thập sẽ được phân loại để tiến hành phân
tích. Từ đây Doanh nghiệp sẽ phân tích những nhân tố có ảnh hưởng đến q
trình tiêu thụ hàng hố tại Cơng ty như: tốc độ tăng trưởng kinh tế, lạm phát,
lãi suất hay rủi ro về tỷ giá hối đoái, pháp luật, đối thủ cạnh tranh, giá cả...Kết
quả của quá trình nghiên cứu thị trường đó là kế hoạch tiêu thụ được xây
dựng và thông qua xét duyệt của Ban Giám Đốc.
1.2.2. Tiếp nhận đơn đặt hàng
Nhiệm vụ tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng tại Cơng ty được giao
cho Phịng kinh doanh. Khách hàng có thể đặt hàng với Cơng ty hoặc có thể
trực tiếp đến Phịng Kinh doanh của Cơng ty để thương lượng nhưng cũng có
thể tiến hành đặt hàng qua điện thoại. Sau khi thống nhất việc thương lượng
giá cả, số lượng hàng hóa thì phần cịn lại sẽ chuyển sang cho phòng MuaSVTH: ĐINH THỊ HUYỀN
Lớp: KT1-K11B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
9
GVHD: THS. NGUYỄN THỊ THANH DIỆP
Bán. Phịng Mua-Bán có nhiệm vụ đưa ra thời gian giao hàng cụ thể cho
khách hàng.
Ưu điểm:
Giúp Công ty tiến hành đàm phán một cách nhanh chóng, khẩn trương
đúng vào các thời điểm cần thiết.
Nhược điểm:
+ Hình thức đặt hàng này thường bị hạn chế về mặt thời gian, các bên
khó có thể trình bày chi tiết.
+ Trao đổi qua điện thoại là trao đổi bằng miệng, khơng có gì làm bằng
chứng cho những thỏa thuận, quyết định đã được trao đổi. Do đó trong những
trường hợp cần thiết, khẩn trương hoặc trường hợp mà mọi điều kiện đã thỏa
thuận xong, chỉ chờ xác nhận một vài chi tiết thì sau khi trao đổi bằng điện
thoại vẫn cần có thư xác nhận nội dung đã đàm phán, thỏa thuận. Hình thức
đặt hàng này được thực hiện trong trường hợp có sự tin tưởng lẫn nhau giữa
người mua và người bán.
Giao dịch đàm phán bằng cách gặp trực tiếp
Ưu điểm:
Đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa 2 bên và nhiều khi là lối
thoát cho những đàm phán qua điện thoại kéo dài mà khơng có hiệu quả. Đàm
phán trực tiếp tạo điều kiện để hai bên mua bán gặp gỡ trực tiếp nhau để giải
thích cặn kẽ, để thuyết phục nhau về những điều khoản ghi trong hợp đồng.
Hình thức đàm phán này cần thiết cho những hợp đồng lớn, phức tạp.
Nhược điểm
Hình thức này có thể gây tốn kém thời gian cũng như chi phí của doanh
nghiệp vào những việc như sắp xếp thời gian, địa điểm đàm phán... đối với
những hợp đồng mang tính chất thường niên, khối lượng mua bán không lớn.
Khi các bên đàm phán đều nhất trí về các điều khoản sẽ được ghi vào
hợp đồng mua bán thì Phịng Kinh doanh hoặc phòng Mua-Bán sẽ trực tiếp
SVTH: ĐINH THỊ HUYỀN
Lớp: KT1-K11B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
10
GVHD: THS. NGUYỄN THỊ THANH DIỆP
tiến hành soạn thảo hợp đồng mua bán để ký kết giữa hai bên. Hợp đồng mua
bán tại Công ty thường được ký cho cả năm. Trong hợp đồng nhất thiết phải
có những thơng tin quan trọng sau (Mẫu Hợp đồng mua bán Phụ lục 01).
- Tên, địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người
đại diện cho bên bán.
- Tên , địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người
đại diện cho bên mua.
- Danh mục hàng mua bán, tên sản phẩm, nơi sản xuất, quy cách, đóng
gói, đơn vị, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Chất lượng hàng hoá
- Phương thức vận chuyển, thanh toán
- Phương thức giải quyết khiếu nại, khiếu kiện.
Sau khi hợp đồng được ký kết, phòng Mua-Bán và Phịng Kinh doanh
có nhiệm vụ xuất hố đơn GTGT giao cho khách hàng và biên bản bàn giao
hàng hóa. Hố đơn được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại quyển
- Liên 2: Giao cho khách hàng để làm cơ sở vận chuyển hàng trên
đường; là căn cứ để xuất hàng cho người mua, để thu tiền của khách hàng.
- Liên 3: Lưu chuyển nội bộ.
Và biên bản bàn giao hàng hóa được lập thành 2 liên:
- Liên 1: Lưu tại Công ty.
- Liên 2: Giao cho khách hàng.
(Trên 2 liên phải có đầy đủ chữ ký người giao hàng và người nhận
hàng).
1.2.3. Chuyển giao hàng hoá
Khâu chuyển giao hàng hố cho khách hàng được thực hiện thơng
qua hệ thống các trạm đầu nguồn và bộ phận kho của Công ty. Công ty
SVTH: ĐINH THỊ HUYỀN
Lớp: KT1-K11B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
11
GVHD: THS. NGUYỄN THỊ THANH DIỆP
có hai địa điểm để tiến hành giao nhận hàng hố đó là tại trạm đầu nguồn
và tại kho của doanh nghiệp. Căn cứ vào hợp đồng mua bán họ sẽ tiến
hành giao hàng hoá cho khách hàng theo đúng quy cách, chất lượng, số
lượng.
Việc tiêu thụ tại đầu nguồn (ga, cảng ,nhà cung cấp): Với hình thức này
khi hàng hóa mà Cơng ty mua về đến ga, cảng, tại kho của nhà cung cấp mà
cần giao hàng cho khách hàng ngay thì bộ phận giao hàng sẽ đến lấy hàng và
giao luôn cho khách hàng mà không qua kho của Cơng ty. Do đó giao nhận
hàng tại các trạm đầu nguồn giúp doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí lưu
kho, tăng tốc độ luân chuyển vốn và tiết kiệm được chi phí vận chuyển từ đầu
nguồn về các kho của doanh nghiệp tạo ưu thế cho Công ty về hạ giá bán sản
phẩm cạnh tranh trên thị trường.
Giao hàng tại kho của doanh nghiệp: Bộ phận kho sẽ thay mặt Cơng ty
chuyển giao hàng hố cho khách hàng. Việc giao nhận được thực hiện trên cơ
sở thủ kho căn cứ trên hợp đồng kinh tế, Phiếu xuất kho để tiến hành xuất kho
hàng hoá giao cho khách hàng theo đúng số lượng, mẫu mã và chủng loại.
Phiếu xuất kho được thủ kho làm căn cứ để ghi vào thẻ kho theo dõi số lượng
hàng hoá nhập xuất kho trong ngày theo từng danh điểm hàng hố. Sau khi
hàng hóa xuất kho sẽ được giao cho khách hàng theo biên bản bàn giao hàng
hóa. Biên bản bàn giao hàng hóa này là cơ sở cho kế toán vào sổ kế tốn và
làm cơng nợ.
1.2.4. Kiểm sốt việc thực hiện hợp đồng
Phịng Kinh doanh có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện hợp đồng
mua bán. Tại kho của doanh nghiệp thì việc theo dõi này được thực hiện bởi
thủ kho và thơng qua việc ghi chép thẻ kho một cách chính xác. Cuối tháng
phịng Kinh doanh phải làm báo cáo tình hình hàng nhập-xuất-tồn. Tại Phịng
SVTH: ĐINH THỊ HUYỀN
Lớp: KT1-K11B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
12
GVHD: THS. NGUYỄN THỊ THANH DIỆP
Kinh doanh thì giá vốn hàng bán xuất kho sẽ được xác định thơng qua
phương pháp tính giá hàng xuất kho được doanh nghiệp áp dụng.
Sau khi phản ánh được tình hình nhập xuất trong báo cáo, Phịng Kinh
doanh gửi bản tổng hợp cho kế tốn hàng mua tại Phịng Tài chính kế tốn
Cơng ty. Kế tốn căn cứ vào số liệu từ các báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn,
biên bản bàn giao hàng hóa và giá quy định trên hợp đồng mua bán để tiến
hành theo dõi công nợ.
1.2.5. Giải quyết khiếu nại của khách hàng sau khi chuyển giao hàng hố
Phịng Kinh doanh-Tiếp thị của Cơng ty sẽ tiến hành nhận đơn khiếu nại
của khách hàng gửi đến khiếu nại về chất lượng, mẫu mã sản phẩm hay là việc
vi phạm các quy định trong hợp đồng mua bán được ký kết. Việc duy trì phịng
ban giải quyết khiếu nại sẽ giúp cho doanh nghiệp chuyên môn hố được hoạt
động, tránh bỡ ngỡ trước những tình huống tranh chấp trong kinh doanh khiến
ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh thơng thường tại doanh nghiệp. Bên cạnh
đó cũng phần nào tạo niềm tin cho khách hàng vào doanh nghiệp khi doanh
nghiệp có nơi để tiếp nhận những khiếu nại của người mua hàng, người tiêu
dùng. Việc tiếp nhận những khiếu nại từ phía khách hàng giúp đưa đến những
thông tin phản hồi rất quan trọng để doanh nghiệp đúc rút kinh nghiệm càng
ngày càng hồn thiện cơng tác tiêu thụ tại doanh nghiệp mình.
Thơng qua việc tìm hiểu cơng tác tổ chức quản lý tiêu thụ hàng hố tại
Cơng ty cho thấy rằng khâu tiêu thụ hàng hố là khâu quan trọng kết nối chức
năng, nhiệm vụ của các phòng ban. Mỗi phòng ban thực hiện những nhiệm vụ
chun mơn khác nhau nhưng cùng hướng đến mục đích chung đó là xây
dựng phương án tiêu thụ tốt nhất, phục vụ khách hàng tốt nhất để chứng minh
vị thế của Doanh nghiệp trên thị trường. Vì vậy để thành cơng thì các bộ phận
chức năng phải hồn thành tốt nhiệm vụ của mình đồng thời kết hợp nhuần
SVTH: ĐINH THỊ HUYỀN
Lớp: KT1-K11B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
13
GVHD: THS. NGUYỄN THỊ THANH DIỆP
nhuyễn với các bộ phận có liên quan trong Cơng ty để thúc đẩy qúa trình tiêu
thụ hàng hóa ngày càng nhanh hơn, hiệu quả hơn.
Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng, kết quả bán hàng.
Ở bất cứ đơn vị nào cũng thế, hoạt động quản lý là khâu khá quan trọng
trong quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng luôn là một yêu cầu thực
tế, nó xuất phát từ mục tiêu của Doanh nghiệp. Do đó muốn đạt kết quả kinh
doanh cao hiệu quả, đơn vị phải quản lý tốt khâu bán hàng. Trước tình hình đó,
u cầu đặt ra đối với vấn đề quản lý q trình bán hàng tại Cơng ty là:
Quản lý kế hoạch tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ và đánh giá
chính xác hiệu quả đối với từng kỳ, từng khách hàng.
Quản lý theo dõi từng phương thức bán hàng, từng khách hàng, tình
hình thanh tốn của khách hàng, yêu cầu thanh toán đúng thời gian theo hợp
đồng tránh hiện tượng mất mát, thất thoát, ứ đọng vốn. Lựa chọn hình thức
tiêu thụ phù hợp với từng thị trường, khách hàng nhằm đẩy nhanh quá trình
tiêu thụ. Đồng thời tiến hành thăm dò, nghiên cứu thị trường mở rộng quan hệ
bn bán trong và ngồi nước.
Quản lý chặt chẽ vốn của hàng hóa đem tiêu thụ, chi phí bán hàng cũng
như chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong q trình bán hàng. Kiểm
tra tính chính xác của các con số trên sổ sách với thực tế
Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận kế toán bán hàng
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là bộ phận cấu thành
không thể thiếu trong hệ thống thông tin kế tốn của các Doanh nghiệp
thương mại. Nó là yếu tố then chốt và làm căn cứ để các hoạt động phân tích
về tình hình thực tế và phản ánh khả năng bán hàng, tiêu thụ, kết quả kinh
doanh của đơn vị trên thị trường ngày càng đông đảo đối thủ cạnh tranh.
Do đó với doanh nghiệp thương mại, hàng hóa là tài sản chủ yếu và
biến động nhất, vốn hàng hóa chiếm tỷ trọng cao trong nhóm tài sản ngắn
SVTH: ĐINH THỊ HUYỀN
Lớp: KT1-K11B
