Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh tư vấn đầu tư công nghệ và thiết bị an toàn thăng long
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (258.13 KB, 60 trang )
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU............................................................................................1
CHƯƠNG I. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT
LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN ĐẦU TƯ CƠNG NGHỆ VÀ
THIẾT BỊ AN TỒN THĂNG LONG....................................................3
1.1 ĐẶC ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TLS................3
1.1.1Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TLS.................................3
1.1.2 Phân loại NVL tại cơng ty TLS :................................................4
1.1.3 Tính giá NVL tại cơng ty TLS:...................................................5
1.2Công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty:.....................................8
1.3Thực tế vận dụng chế độ kế tốn tại cơng ty TLS:............................12
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN ĐẦU TƯ CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT BỊ13
AN TỒN THĂNG LONG.....................................................................13
2.1 KẾ TỐN CHI TIẾT NGUN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TLS:...13
2.1.1. Thủ tục chứng từ nhập – xuất kho NVL..................................14
2.1.2. Hạch toán NVl tại kho.............................................................23
2.1.3. Hạch tốn NVL tại phịng kế tốn...........................................26
2.2 Kế tốn tổng hợp ngun vật liệu tại cơng ty...................................30
2.2.1 Kế tốn thu mua nhập kho NVL...............................................30
2.2.2. Kế toán xuất dùng NVL:..........................................................32
2.2.3 Kiểm kê đánh giá lại nguyên vật liệu:......................................36
CHƯƠNG 3. HỒN THIỆN KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI
CƠNG TY TNHH TƯ VẤN ĐẦU TƯ CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT BỊ38
AN TỒN THĂNG LONG.......................................................................38
3.1. Đánh giá chung về cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty
TLS:........................................................................................................38
3.1.1. Ưu điểm...................................................................................38
3.1.2.Nhược điểm..............................................................................39
3.2. Sự cần thiết phải hồn thiện kế tốn NVL tại cơng ty TLS:...........40
3.3. Một số kiến nghị nhằm hồn thiện kế tốn NVL tại Cơng ty TLS: 41
KẾT LUẬN...............................................................................................53
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TRONG CHUYÊN ĐỀ
Ký hiệu chữ viết tắt
Tên chữ
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
TLS
Công ty TNHH tư vấn đầu tư cơng
nghệ và thiết bị an tồn Thăng Long.
PCCC
Phịng cháy chữa cháy
NVL
Nguyên vật liệu
HĐ GTGT
Hóa đơn giá trị gia tăng
CTGS
Chứng từ ghi sổ.
KKTX
Kê khai thường xuyên
ĐVT
Đơn vị tính
BIỂU
Biểu số 01: Giấy đề nghị cấp vật tư................................................................16
Biểu số 02: Hợp đồng mua bán hàng hóa.......................................................17
Biểu số 03: Hóa đơn giá trị gia tăng................................................................18
Biểu số 04: Biên bản kiểm nghiệm vật tư.......................................................19
Biểu số 05: Phiếu nhập kho.............................................................................20
Biểu số 06: Phiếu đề nghị cấp vật tư...............................................................21
Biểu số 07: Phiếu xuất kho..............................................................................22
Biểu số 09: Thẻ kho ống thép đen mạ kẽm Ø76.............................................25
Biểu số 10: Sổ chi tiết ống thép đen mạ kẽm Ø150........................................27
Biểu số 11: Sổ chi tiết ống thép đen mạ kẽm Ø76..........................................28
Biểu số 12: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn.......................................................29
Biểu số 13: Chứng từ ghi sổ số 4-01..............................................................30
Biểu số 14: Chứng từ ghi sổ 4-02....................................................................31
Biểu số 15: Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ...........................................................32
Biểu số 16: Chứng từ ghi sổ 4-03....................................................................33
Biểu số 17 : Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ..........................................................34
Biểu số 18 : Sổ cái tài khoản 152....................................................................35
Biểu số 20: bảng kê phiếu nhập......................................................................44
Biểu số 21: Bảng kê phiếu xuất.......................................................................45
Biểu số 22 : Chứng từ ghi sổ số 4-01..............................................................46
Biểu số 23: Chứng từ ghi sổ số 4-02...............................................................47
Biểu số 24: Chứng từ ghi sổ số 4-03...............................................................48
Biểu số 25: Chứng từ ghi sổ số 4-18...............................................................49
Biểu số 26: Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ................................................................................50
Sơ đồ 2.0. Quy trình ghi sổ NVL tại công ty.................................................13
LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm gần đây, cùng với sự đổi mới của đất nước nền kinh tế
Việt Nam đã có những bước phát triển vượt bậc. Thực tế đất nước đang đặt ra
nhiều cơ hội và thách thức đối với mọi doanh nghiệp thuộc mọi thành phần
kinh tế.
Đối với doanh nghiệp xây lắp nói chung cũng như đối với ngành xây
dựng cơ bản nói chung, do tính chất đặc thù của sản phẩm, NVL luôn chiếm
một tỷ trọng rất lớn trong tổng giá trị cơng trình nên sự biến động nhỏ của nó
cũng ảnh hưởng tới sự biến động của tài sản trong doanh nghiệp, tới các
quyết định trong q trình thi cơng. Thực tế cho thấy trong thời gian qua, q
trình xây dựng cơ bản đã có nhiều thất thốt lãng phí, ảnh hưởng đến sản xuất
kinh doanh. Do đó để tăng cường cơng tác đầu tư xây dựng cơ bản, tạo hiệu
quả trong đầu tư, hạn chế những khó khăn của ngành xây lắp, yêu cầu đặt ra
là phải có thơng tin đầy đủ, kịp thời của cơng tác tài chính kế tốn. Chính vì
vậy mà cơng tác kế tốn NVL là một cơng việc rất quan trọng sẽ giúp việc
cho nhà quản lý thúc đẩy kịp thời việc cung cấp vật liệu cho nhà sản xuất,
kiểm tra việc giám sát sử dụng NVL, từ đó có các biện pháp tiết kiệm chi phí
NVL hạ giá thành sản phẩm nhưng vẫn đảm bảo chất lượng cơng trình. Đó là
một yêu cầu thiết thực, một vấn đề rất được quan tâm trong q trình thi cơng
dự án, cơng trình của các doanh nghiệp xây lắp hiện nay.
Sau một thời gian thực tập tại Công ty TNHH tư vấn đầu tư cơng nghệ
và thiết bị an tồn Thăng Long, nhận thức được rõ tầm quan trọng của hạch
toán chi phí NVL được sự giúp đỡ của cơ giáo GS- TS. Đặng Thị Loan và
các anh chị Phịng Kế tốn của Cơng ty, em đã đi sâu nghiên cứu tình hình
thực tế tại Cơng ty và chọn Đề tài “Hồn thiện Kế tốn Ngun vật liệu tại
Cơng ty TNHH tư vấn đầu tư cơng nghệ và thiết bị an tồn Thăng Long”
1
để làm chuyên đề thực tập. Chuyên đề thực tập của em ngoài phần Lời mở
đầu và phần Kết luận gồm 3 chương:
Chương 1 : Đặc điểm tổ chức và quản lý nguyên vật liệu tại Công
ty TNHH tư vấn đầu tư cơng nghệ và thiết bị an tồn Thăng Long.
Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH
tư vấn đầu tư công nghệ và thiết bị an tồn Thăng Long.
Chương 3: Hồn thiện kế tốn nguyên vật liệu tại Công ty TNHH
tư vấn đầu tư cơng nghệ và thiết bị an tồn Thăng Long.
Do thời gian thực tập khơng nhiều và nhận thức cịn hạn chế nên Chuyên
đề này không tránh khỏi một số điểm chưa hồn thiện. Em mong nhận được
sự sửa chữa góp ý của cô giáo GS-TS. Đặng Thị Loan và các anh chị trong
Công ty TNHH tư vấn đầu tư công nghệ và thiết bị an toàn Thăng Long để
chuyên đề của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 26 tháng 05 năm 2013
Sinh viên
Phạm Thị Hải
2
CHƯƠNG I
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN ĐẦU TƯ CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT BỊ
AN TOÀN THĂNG LONG.
1.1 ĐẶC ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TLS
1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Cơng ty TLS
Trong mỗi cơng trình mà cơng ty thực hiện, chi phí về NVL thường
chiếm tỷ trọng lớn khoảng từ 70% tổng giá trị cơng trình. Do đó việc cung
cấp NVL có ảnh hưởng to lớn đến tiến độ thi cơng xây dựng của cơng ty.
Thêm vào đó cần quan tâm đến chất lượng của NVL vì chất lượng của các
cơng trình phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng của NVL, mà chất lượng của
cơng trình là một điều kiện kiên quyết để cơng ty giữ uy tín và tồn tại trên thị
trường.Mặt khác để tối đa hoá lợi nhuận các doanh nghiệp buộc phải kết hợp
các yếu tố đầu vào một cách tối ưu trong đó bao gồm cả tiết kiệm chi phí.
Chính vì vậy nên khâu quản lý NVL của công ty luôn được coi trọng để
đảm bảo vừa tiết kiệm vừa cung cấp đầy đủ kịp thời cho các cơng trình.
Thơng qua hạch tốn NVL có thể đánh giá được những khoản chi chưa hợp
lý, lãng phí hay tiết kiệm trong q trình thi cơng cơng trình.
Các dự án liên quan đến PCCC đóng vai trị rất quan trọng trong cơng
tác bảo vệ an tồn tính mạng của con người và an tồn về tài sản. Do vậy, các
NVL đầu vào cũng phải kiểm tra rất chặt chẽ theo đúng thông số kĩ thuật mà
khi thiết kế dự án đó. Trong cơng ty TLS, các loại NVL như: bình khí
FM200®, máy bơm Dragon, đầu phun spinkher, báo cháy hochiki nhập khẩu
từ nước ngoài theo mỗi dự án thì dùng loại nào và số lượng là bao nhiêu sẽ
được chuyển trực tiếp về tại cơng trình mà không qua kho của doanh nghiệp.
Đối với các loại NVL như ống thép đen mạ kẽm các loại (Ø200, Ø150,
3
Ø100, Ø76), sơn đại bàng, ốc vít, băng tan,.. được doanh nghiệp mua về nhập
kho sau đó xuất dùng cho mỗi cơng trình khi có phiếu xin xuất vật tư của các
cán bộ quản lý NVL ở mỗi cơng trình.
1.1.2 Phân loại NVL tại cơng ty TLS :
Trong q trình thi công các dự án lắp thiết kế và lắp đặt hệ thống
phịng cháy chữa cháy, cơng ty phải sử dụng nhiều loại NVL. Đối với từng
cơng trình thì sẽ sử dụng những NVL đầu vào khác nhau. Chính vì vậy để
nâng cao hiệu quả hạch toán chi tiết vật liệu cần tiến hành phân loại NVL.
Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của NVL trong quá trình thi cơng, chia vật
liệu thành:
Nhóm NVL
Danh mục NVL
1.Đầu phun spinkher
Đơn vị tính
Chiếc
2. Máy bơm chữa cháy Dragon
+Máy bơm chữa cháy DRagon động cơ điện
Chiếc
Vật liệu chính + Máy bơm chữa cháy Dragon động cơ xăng
Chiếc
Vật liệu phụ
3.Bình khí FM 200®
Bình
4. Báo cháy Hochiki
Chiếc
5. Ống thép đen mạ kẽm Vinapipe
M
+ Ống thép đen mạ kẽm Vinapipe Ø76
M
+ Ống thép đen mạ kẽm Vinapipe Ø100
M
+ Ống thép đen mạ kẽm Vinapipe Ø150
M
+ Ống thép đen mạ kẽm Vinapipe Ø200
M
1.Sơn
Kg
2. Ốc Vít
Kg
3.Băng tan
Kg
4.Đinh
Kg
4
Căn cứ vào nguồn gốc của vật liệu thì NVL sẽ phân loại thành:
NVL nhập khẩu từ bên ngoài: Đầu phun Spinkher, Máy bơm
chữa cháy Dragon, báo cháy hochiki, Bình khí FM 200®.
NVL mua thị trường trong nước: ống thép đen mạ kẽm (có các
kích cỡ Ø80,Ø100,Ø150,Ø200 ), sơn, ốc vít, đinh, băng tan.
Căn cứ theo lĩnh vực hoạt động của ngành thì NVL sẽ phân thành:
NVL liên quan đến báo cháy: báo cháy hochiki( tủ trung tâm
báo cháy, các đầu dò cảm biến: cảm biến ga, cảm biến nhiệt gia tăng,
đầu báo khói, chng báo động, đèn báo cháy, bảng chỉ dẫn thốt hiểm
khi có sự cố)
NVL liên quan đến chữa cháy: bình khí FM 200®, đầu phun
spinkher, máy bơm chữa cháy Dragon, thép đen mạ kẽm Vinapipe.
Ngồi ra cịn một số phụ kiện phụ kèm theo trong q trình thi
cơng như: băng tan, ốc vít, đinh, sơn.
1.1.3 Tính giá NVL tại cơng ty TLS:
1.1.3.1 Tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho
Tính giá NVL luôn là một công tác quan trọng trong việc hạch tốn
NVL.Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Việc tính
giá NVL tại Cơng ty TLS được tuân thủ theo chuẩn mực kế toán số 02Hàng tồn kho, tức là NVL phải được tính theo giá thực tế. Giá thực tế
của NVL được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ theo quy định
minh chứng cho số tiền hợp pháp của công ty đã bỏ ra để có NVL đó.
Cơng ty thường căn cứ vào số dự án cơng trình đã trúng thầu. Tùy theo
từng bản thiết kế đó và căn cứ vào tình hình tồn kho của cơng ty để có kế
hoạch mua NVL cần sử dụng cho thi công dự án đảm bảo đúng tiến độ và
có mức tồn kho hợp lý trong tình hình giá cả biến động như hiện nay. Đối
với NVL mua về nhập kho tại công ty, kế tốn sẽ tính giá NVL nhập kho
5
như sau:
Giá thực tế
Giá mua theo hoá
Các chi
vật liệu
= đơn (chưa có thuế +
phí thu
nhập kho
GTGT)
mua
Các
-
khoản
giảm trừ
Thuế nhập
+ khẩu (nếu
có)
Ví dụ minh hoạ:
Ngày 03/04/2013 nhập kho 1000m ống thép đen mạ kẽm Ø 150 và
1500m ống thép mạ kẽm Ø76 nguyên liệu của Công ty TNHH ống thép Việt
Nam- VINAPIPE theo hoá đơn số 00688 giá mua chưa thuế GTGT của ống
thép đen mạ kẽm Ø150 là 449.000 đồng/m và ống thép đen mạ kẽm Ø76 là
210.000 đồng/m , thuế GTGT 10%. Số NVL được nhập kho theo phiếu nhập
kho số 068 ngày03/04/2013.Chí phí vận chuyển cơng ty TNHH ống thép Việt
Nam- VINAPIPE chịu. Cơng ty đã thanh tốn cho công ty TNHH ống thép
Việt Nam bằng chuyển khoản.
Giá thực tế vật liệu nhập kho ngày 03/04/2013:
Giá thực tế vật liệu
nhập kho của ống thép = 1000*449.000 =449.000.000 (đồng)
đen mạ kẽm Ø150
Giá thực tế vật liệu
nhập kho của ống thép đen = 1500*210.000= 315.000.000 ( đồng)
mạ kẽm loại Ø76
1.1.3.2 Tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho
Do quy mô sản xuất của Công ty TLS là quy mô vừa, sử dụng không
nhiều chủng loại NVL khác nhau, nên để hạch tốn giá trị NVL xuất kho
Cơng ty sử dụng phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO). Theo phương
pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở lô NVL nào nhập
vào trước sẽ được xuất dùng trước. Cơng ty tính giá mỗi loại NVL xuất kho
6
trên bảng kê tính giá NVL xuất kho. Bảng kê được mở chi tiết cho từng loại
NVL dùng trong kỳ, giúp kế toán ghi đơn giá của NVL vào phiếu xuất kho.
Cuối tháng giá trị tồn kho của từng NVL là căn cứ để kế toán ghi chỉ tiêu
hàng tồn kho của loại NVL trên sổ số dư NVL.
Ví dụ minh hoạ:
Tồn đầu kì ống thép đen mạ kẽm loại Ø150 là 450m, đơn giá 415.000
đồng/m, ống thép mạ kẽm loại Ø76 là 324m, đơn giá 190.000 đồng/m.
Ngày 03/04/2013 nhập kho 1000m ống thép đen mạ kẽm Ø150, đơn giá
449.000 đồng/m, 1500m ống thép đen mạ kẽm Ø76, đơn giá 210.000đồng/m.
Ngày 04/04, phiếu xuất kho 86 ,xuất kho 600m ống thép đen mạ kẽm
Ø150 và 500m ống thép đen mạ kẽm Ø 76 cho thi cơng dự án tịa nhà Rayol
City.
Ngày 07/04/2013, phiếu xuất kho 88, xuất kho 500m ống thép đen mạ
kẽm Ø 150 và 800m ống thép đen mạ kẽm Ø76 cho thi cơng dự án Tịa nhà
Quốc Hội.
Tính giá xuất kho vật liệu.
Ngày 04/04/2013:
+ Giá thực tế ống
thép đen mạ kẽm = 450 * 415.000 + 150* 449.000=254.100.000 (đ)
150 xuất kho
+ Giá thực tế ống
thép đen mạ kẽm
= 324 * 190.000 + 176* 210.000=98.520.000 (đ)
6 xuất kho
Ngày 07/04/2013 :
+ Giá thực tế ống
thép đen mạ kẽm =
500* 449.000=224.500.000 (đ)
150 xuất kho
7
+ Giá thực tế ống
thép đen mạ kẽm
= 800*210.000=168.000.000 (đ)
76 xuất kho
1.2 Công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty:
Muốn cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra đều đặn, tức là đảm bảo
kịp thời tiến độ cho các cơng trình thì phải thường xun đảm bảo các loại
NVL về số lượng, thời gian, và quy cách phẩm chất. Đây là một vấn đề bắt
buộc mà nếu thiếu thì khơng thể có q trình tạo nên sản phẩm của Công ty
được. Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại NVL có tác động
mạnh mẽ đến q trình tạo ra sản phẩm của Cơng ty, do đó yêu cầu quản lý
NVL thể hiện một số điểm sau:
Thu mua:
Việc tìm kiếm nhà cung cấp NVL gắn kết lâu dài cùng hợp tác , tin cậy
là vấn đề công ty cần quan tâm trong xu thế thị trường lạm phát như hiện
nay . Vì trong quá trình mua bán trao đổi các loại NVL tạo dựng được các
mối quan hệ có uy tín rất thuận tiện trong phương thức thanh toán ( trả ngay,
trả chậm, chuyển khoản…) cũng như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh
toán mà công ty được hưởng. Công ty đã xây dựng được mối quan hệ bạn
hàng với 1 số doanh nghiệp khác:
+ Công ty TNHH ống thép Việt Nam – VINAPIPE: Km9, Phường Qn
Toan, Hồng Bàng, Hải Phịng.
+Tập đồn Hịa Phát: 39 – Nguyễn Đình Chiểu, Hai Bà Trưng- Hà Nội.
+ Hochiki America Corporation: nhà cung cấp hochi ki đến từ Mỹ.
+Sewoong: nhà cung cấp đầu phun sprinkler đến từ Hàn Quốc.
+ Kidde Fenwal: nhà cung cấp bình khí FM200® đến từ Anh.
+ Dragon Pumps: nhà cung cấp máy bơm đến từ Mỹ.
+ Công ty cổ phần tổng hợp sơn Hà Nội: Thanh Liệt- Thanh trì – Hà Nội
8
Ngồi ra cịn các nhà phân phối các loại NVL khác …
Khi dự án, cơng trình đã được ki kết công ty sẽ tiến hành thực hiện thi
công. Công ty đối chiếu giữa số lượng các loại NVL cần cho thi cơng thực tế
và tại kho cịn thừa hay thiếu, để lập kế hoạch thu mua các loại NVL. Phòng
kinh doanh xuất nhập, phòng kế hoạch cùng giám đốc xem xét và lựa chọn
các bạn hàng để ký kết “Hợp đồng kinh tế mua NVL”.Trong hợp đồng kinh tế
ghi rõ các điều khoản và trách nhiệm của 2 bên : bên mua- bên bán trong đó
ghi rõ số lượng mặt hàng( ống thép đen mạ kẽm Ø150, Ø200,..), đơn giá,
chiều dày, chiều dài, trọng lượng, thờì hạn giao hàng, phương thức thanh
toán… nếu một trong 2 bên ( mua- bán) vi phạm các điều khoản đã ký kết
trong hợp đồng thì phải chịu trách nhiệm với bên cịn lại.Giám đốc là người
đại diện và chịu trách nhiệm trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế. Khi nhà
cung cấp giao hàng căn cứ vào hợp đồng kinh tế:
Đối với NVL về nhập tại kho vật liệu của cơng ty:
Phía đối tác ( nhân viên ) của nhà cung cấp cùng với nhân viên của
cơng ty :
Ơng : Nguyễn Trung Thành
Chức vụ : Trưởng phịng kinh doanh
Ơng : Phạm Văn Minh
Chức Vụ : Thủ kho
Ông : Trần Văn Long
Chức vụ : Cán bộ kỹ thuật
Đối với các NVL không về nhập kho mà chuyển thẳng đến cơng
trình:
Phía đối tác (nhân viên) của nhà cung cấp cùng với nhân viên của công ty:
Ơng : Nguyễn Trung Thành
Chức vụ : Trưởng phịng kinh doanh
Ông : Trần Văn Long
Chức vụ : Cán bộ kỹ thuật
Và cùng với người quản lý kho bãi tại công trường đó.
Nhận hàng và tiến hành kiểm kê số lượng, chất lượng, xem đã đúng quy
cách, chủng loại hay không và xử lý như sau :
9
+ Nếu khơng có vấn đề gì cho nhập kho NVL theo số đã ký kết trên hợp
đồng kinh tế.
+Nếu phát hiện thiếu về số lượng, sai về chủng loại, nhãn, mác, chất
lượng kém không đạt tiêu chuẩn đã ký trong hợp đồng thì trả lại đơn vị cung
cấp và tiến hành nhập kho theo số thực nhập.
+Nếu phát hiện thừa thì nhân viên có thể tạm giữ hộ, hoặc mua tiếp, trả
lại số hàng còn thừa cho đối tác.
Làm tốt được công tác này đảm bảo được chất liệu của NVL cũng như
chất lượng sản phẩm.
Bảo quản:
Việc dự trữ NVL tại nhà kho, bến bãi cần được thực hiện theo đúng chế
độ quy định cho từng loại vật liệu, phù hợp với đặc điểm, tính chất lý hố học
của từng loại vật liệu. Việc bảo quản NVL cũng cần phải tổ chức cho phù hợp
với quy mô của từng gói thầu cơng trình tránh tình trạng thất thốt, lãng phí,
đảm bảo an tồn là một trong những u cầu quản lý vật liệu.
Nếu sản phẩm thép bị han gỉ, bình khí có hiện tượng lạ như rị rỉ khí,…
thì cán bộ phụ trách kho, bãi phải báo cáo lên cán bộ phòng kĩ thuật để tiến
hành xử lý kịp thời.
Dự trữ:
Mục đích của việc dự trữ là nhằm đảo bảo cho nhu cầu sử dụng vật liệu
của các công trình, khơng làm gián đoạn q trình xây dựng, tuy nhiên tránh
tình trạng ứ đọng vốn. Do đó Cơng ty cần phải xây dựng định mức dự trữ cụ
thể cho từng cơng trình khác nhau, định mức vật liệu dự trữ tối đa, tối thiểu
của từng hạng mục cơng trình lớn nhỏ khác nhau.
Sử dụng:
Khi thực hiện theo mỗi dự án thì đã trong bản thiết kế đã có những NVL
đầu vào như: số lượng máy bơm Dragon ( động cơ chạy bằng điện) là bao
10
nhiêu chiếc, số lượng bình khí FM 200® là bao nhiêu bình, đầu báo cháy
hochiki là bao nhiêu chiếc, đầu phun sprinkler la bao nhiêu chiếc những
NVL này phải đảm bảo đúng như trong bản vẽ, còn đối với một số NVL có
khó kiểm sốt hơn như các ống thép cung ứng cho cơng trình, sơn, ốc vít,
băng tan,… thì cần tiết kiệm nhưng phải đảm bảo yêu cầu chất lượng của
cơng trình.
Do vậy, trong khâu sử dụng cần đảm bảo nguyên tắc là sử dụng đúng,
đảm bảo tiết kiệm chi phí tuy nhiên cũng tránh việc tiết kiệm quá mức dẫn
đến khơng đảm bảo chất lượng cơng trình được giao.
Kiểm kê:
Kiểm kê là khâu tổ chức hết sức quan trọng trong q trình hạch tốn
NVL của cơng ty, bởi nếu chỉ có thu mua, có dự trữ và bảo quản mà khơng
có kiểm kê thì sẽ khơng thể xác định được lượng vật tư còn tồn kho là bao
nhiêu, xuất dùng bao nhiêu, xuất cho mục đích gì, nói tóm lại là khơng thể
quản lý được hàng tồn kho trong Cơng ty. Nếu khơng có kiểm kê sẽ dẫn đến
tình trạng thất thốt NVL mà khơng biết quy trách nhiệm cho ai và sẽ khơng
có hướng xử lý đúng đắn, dẫn đến thiệt hại về kinh tế cho Công ty.
Công tác kiểm kê đối với một số NVL tại công ty như:
+ Đối với loại ống thép đếm số lượng từng loại ống thép( có 4 loại ống
thép Ø200,Ø150,Ø100,Ø76 )cịn lại bao nhiêu bó, mỗi bó có bao nhiêu cây
và mỗi cây có chiều dài là 6m từ đó sẽ tính ra được số lượng cịn tồn kho là
bao nhiêu mét.
+ Đối với sơn thì kiểm kê cịn lại bao nhiêu thùng sơn,…
Sau khi kiểm kê xong quản lý kho bãi sẽ lập bảng kê NVL còn lại trong
kho. Nếu có thất thốt, thiếu hụt thì cần tìm hiểu nguyên nhân và có kế hoạch
xử lý kịp thời.
11
1.3 Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại công ty TLS:
+ Công ty TLS áp dụng chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo
quyết định số 48/2006/ QĐ- BTC, ban hành ngày 14/09/2006 của bộ
trường Bộ Tài Chính.
+ Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ
+ Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường
xuyên.
+ Phương pháp tính giá vật tư xuất kho: theo phương pháp nhập trước
xuất trước.
+ Hình thức sổ kế tốn áp dụng trong cơng ty: hình thức chứng từ ghi sổ.
+ Hệ thống các báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế tốn, Bảng báo cáo kết
quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo lưu
chuyển tiền tệ.
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong công ty là: Việt Nam Đồng.
12
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY
TNHH TƯ VẤN ĐẦU TƯ CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT BỊ
AN TỒN THĂNG LONG
2.1 KẾ TỐN CHI TIẾT NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY TLS:
Nhằm đảm bảo phù hợp với tình hình nhập xuất tồn NVL ở cơng ty
cũng như trình độ khả năng của nhân viên kế tốn cơng ty TLS đã tổ chức
hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp song song.
Sơ đồ 2.0. Quy trình ghi sổ NVL tại cơng ty
Hố đơn
GTGT
Biên bản
kiểm
nghiệm vật
tư
Phiếu
nhập
kho
Sổ
cái
Ghi
sổ
thẻ
chi
tiết
Phiếu lĩnh vật tư
Sổ
kho
Chứng từ
ghi sổ
Sổ đăng
ký
chứng
tư ghi
sổ
Phiếu
xuất
kho
13
Ghi chú :
-Ghi cuối ngày
-Ghi cuối tháng
Trình tự ghi chép :
+Ở kho :Hàng ngày
- Căn cứ vào các hoá đơn mua hàng (hoá đơn giá trị gia tăng), dựa vào
biên bản kiểm nghiệm vật tư theo số thực nhập và phiếu nhập kho, thủ kho
tiến hành nhập kho và phản ánh (ghi chép) vào thẻ kho theo số thực nhập của
từng loại vật tư ống thép ( Ø200,Ø150, Ø100, Ø76), thùng sơn, ốc vít….
-Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho tiến hành xuất kho NVL theo
chủng loại, số lượng thực xuất và đồng thời ghi chép vào thẻ kho và ghi số
lượng thực tế xuất kho.
+Phịng kế tốn tài vụ :
Định kỳ 3 ngày kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho
và ký vào sổ giao nhận chứng từ với thủ kho để nhận chứng từ. Căn cứ vào
chứng từ các phiếu nhập kho, xuất kho NVL cùng với các hoá đơn chứng từ
liên quan kế toán ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu.
14
Cuối tháng : Nhận được các chứng từ gốc, các phiếu nhập kho, xuất
kho kế toán phản ánh vào chứng từ ghi sổ, từ chứng từ ghi sổ phản ánh vào sổ
cái. Từ sổ, thẻ chi tiết cuối tháng tổng hợp vào bảng tổng hợp chi tiết (Bảng
tổng hợp nhập -xuất -tồn) và đối chiếu với số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết
khớp đúng sau đó căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết và bảng cân đối TK lập
báo cáo tài chính.
2.1.1. Thủ tục chứng từ nhập – xuất kho NVL
Thủ tục chứng từ nhập kho NVL
Khi lượng NVL tại hệ thống kho bãi của công trường không đáp ứng đủ
số lượng, chủng loại dự trữ cho xây dựng cơng trình, bộ phận quản lý vật tư
tại cơng trình sẽ làm dự trù và lập kế hoạch mua sắm trình lên Giám đốc
hoặc Phó Giám đốc phê duyệt. Căn cứ kế hoạch đó, giám đốc xem xét, chỉ
đạo phịng kinh doanh có nhiệm vụ tìm nhà cung ứng thích hợp thơng qua
việc ký kết hợp đồng mua bán.
Dưới đây là ví dụ minh hoạ về q trình mua nguyên vật liệu ống thép
đen mạ kẽm giữa công ty với nhà cung cấp là Công ty TNHH ống thép Việt
Nam – VINAPIPE.
Hóa đơn số 00688 ngày 03/04/2013, cơng ty mua 1000m ống thép đen
mạ kẽm Ø150 và 1500m ống thép đen mạ kẽm Ø76 nhập kho, đơn giá mua
chưa thuế loại Ø150 là 449.000 đồng/m và loại Ø 76 là 210.000 đồng/m, thuế
GTGT 10% của công ty TNHH ống thép Việt Nam đã thanh toán bằng
chuyển khoản, phiếu nhập kho số 068 ngày 03/04/2013, số lượng nhập kho là
2500m.
Theo ví dụ trên, xuất phát từ yêu cầu sử dụng nguyên vật liệu, ngày
28/03/2013, bộ phận quản lý vật tư tại cơng trình đề nghị lĩnh vật tư cho thi
công dự án, bộ phận quản lý các dự án làm giấy đề nghị mua vật tư gửi lên
phòng kinh doanh theo mẫu như sau : ( xem biểu số 01)
15
Căn cứ vào giấy đề nghi mua vật tư, phòng kinh doanh tiến hành tìm
kiếm nhà cung cấp và lập hợp đồng mua bán.( xem biểu số 02)
Khi thỏa thuận mua bán giữa công ty TLS và nhà cung cấp là cơng ty
TNHH ống thép Việt Nam- VINAPIPE hồn tất, bên bán tiến hành chuyển
giao số NVL đến công ty TLS kèm theo HĐ GTGT. Ngày 03/04/2013 công
ty TNHH ống thép Việt Nam – VINAPIPE đã chuyển NVL đến công ty TLS
theo số lượng trong hợp đồng số: PVC0503006s và kèm theo HĐ GTGT như
sau: ( xem biểu số 03) .
Doanh nghiệp mua hàng theo đơn đặt hàng nên giá của NVL gồm cả
chi phí thu mua mà cơng ty TNHH ống thép Việt Nam - VINAPIPE đã chi
trả nên giá trị của NVL trên chỉ bao gồm giá trị ghi trên hố đơn.
Trong q trình mua ngun vật liệu, chứng từ rất quan trọng là hố đơn
GTGT. Hóa đơn GTGT cùng với hợp đồng sẽ được gửi về phòng kế toán.Khi
nhận được hoá đơn do bên bán gửi đến và hàng hố về đến Cơng ty, ban kiểm
nghiệm vật tư sẽ tiến hành kiểm nghiệm vật tư xem có đúng quy cách, đạt yêu
cầu hay không và ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư theo mẫu như sau:
( xem biểu số 04).
Sau khi được ban kiểm nghiệm vật tư đánh giá đạt yêu cầu nhập kho, kế
toán vật tư sẽ lập phiếu nhập kho thành 3 liên Liên 1 lưu tại cuống, Liên 2
thủ kho dùng để ghi số thực nhập vào thẻ kho sau đó sẽ giao lại cho phịng kế
tốn. Liên 3 cán bộ mua vật tư giữ. Phiếu nhập kho được lập như sau: ( xem
biểu số 05)
Biểu số 01: Giấy đề nghị cấp vật tư
Cơng ty TLS
Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Số14Trần Bình Trọng-Hồn Kiếm –Hà Nội
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ
16
