Hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng tại công ty tnhh tm sx thiết bị y tế nhật anh
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (355.64 KB, 63 trang )
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: TS Trần Trung Tuấn
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TỐN VỚI
KHÁCH HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH TM VÀ SX TBYT NHẬT ANH........2
1.1. Đặc điểm khách hàng tại công ty TNHH TM và SX thiết bị Y tế Nhật Anh.....2
1.1.1. Danh mục khách hàng.....................................................................................2
1.1.2. Phân loại khách hàng.......................................................................................4
1.1.3 Phân nhóm........................................................................................................6
1.1.4. Mã hóa khách hàng của cơng ty.......................................................................7
1.2. Đặc điểm thanh tốn với khách hàng của cơng ty TNHH TM và SX thiết bị Y
tế Nhật Anh...............................................................................................................8
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN THANH TỐN VỚI NGƯỜI BÁN
TẠI CƠNG TY TNHH TM VÀ SX THIẾT BỊ Y TẾ NHẬT ANH..................12
Địa chỉ: KCN Phùng, thị trấn Phùng, Đan Phượng, Hà Nội....................................15
2.2. Kế toán chi tiết thanh tốn với khách hàng tại cơng ty TNHH TM và SX thiết
bị Y tế Nhật Anh.....................................................................................................28
CHƯƠNG 3: HỒN THIỆN KẾ TỐN THANH TỐN VỚI KHÁCH HÀNG
CƠNG TY CÔNG TY TNHH TM VÀ SX THIẾT BỊ Y TẾ NHẬT ANH.......41
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán thanh tốn với khách hàng tại cơng ty và
phương hướng hoàn thiện........................................................................................41
3.1.1. Ưu điểm.........................................................................................................41
3.1.2. Nhược điểm...................................................................................................42
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế tốn thanh tốn với khách hàng tại cơng ty Nhật
Anh ....................................................................................................................... 44
3.3.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán.............................................47
3.3.3.Về chứng từ và luân chuyển chứng từ............................................................50
KẾT LUẬN............................................................................................................53
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................54
PHỤ LỤC............................................................................................................... 55
SVTT: Đoàn Văn Nội _Lớp FNE3
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: TS Trần Trung Tuấn
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
Ký hiệu
Diễn giải
Ký hiệu
Diễn giải
CK
Cơ khí
PTKH
Phải thu khách hàng
CP
Cổ phần
STT
Số thứ tự
GTGT
Giá trị gia tăng
TGNH
Tiền gửi ngân hàng
KCN
Khu công nghiệp
TK
Tài khoản
KH
Khách hàng
TM
Tiền mặt
MST
Mã số thuế
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
MTV
Một thành viên
TT
Thị trấn
NH
Ngân hàng
VT
Vật tư
SVTT: Đoàn Văn Nội _Lớp FNE3
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: TS Trần Trung Tuấn
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
Bảng 1.1: Danh mục một số khách hàng tiêu biểu của công ty..................................3
Bảng 1.2: Khách hàng thân thiết của cơng ty Nhật Anh...........................................5
Bảng 1.3: Bảng mã hóa các khách hàng của cơng ty.................................................7
Bảng 2.1: Sổ kế tốn chi tiết....................................................................................33
Bảng 2.2: Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng..............................................36
Bảng 2.3 : Sổ Nhật ký chung...................................................................................38
Bảng 2.4: Sổ cái TK 131 – Phải thu khách hàng.....................................................39
Biểu 2.1 : Phiếu xuất kho.........................................................................................15
Biểu 2.2 : Phiếu nhận hàng ký gửi gia công............................................................16
Biểu 2.3: Hợp đồng gia công...................................................................................18
Biểu 2.4: Phiếu xuất trả hàng...................................................................................19
Biểu 2.5: Phiếu xuất kho..........................................................................................20
Biểu 2.6: Hóa đơn VAT............................................................................................21
Biểu 2.7: Phiếu nhận hàng ký gửi gia công.............................................................24
Biểu 2.8: Phiếu xuất kho..........................................................................................25
Biểu 2.9: Phiếu thu..................................................................................................27
Biểu 3.1: Mẫu xác nhận màu sơn:...........................................................................51
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ luân chuyển chứng từ...................................................................13
Sơ đồ 2.2: Quy trình ghi sổ kế tốn chi tiết thanh tốn với khách...........................29
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự hạch tốn các nghiệp vụ thanh tốn với khách hàng........30
SVTT: Đồn Văn Nội _Lớp FNE3
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: TS Trần Trung Tuấn
LỜI MỞ ĐẦU
Từ những yêu cầu cơ bản đó, sau khi được học xong phần lí thuyết về
chun đề ngành kế tốn, lãnh đạo nhà trường đã cho sinh viên thâm nhập
vào thực tế để nâng cao năng lực tay nghề chuyên môn và làm chủ được công
việc sau này sau khi tốt nghiệp ra trường về cơng tác tại cơ quan xí nghiệp để
có thể nắm bắt, hồ nhập và đảm đang các nhiệm vụ được phân cơng.
Các nghiệp vụ thanh tốn với khách hàng có ý nghĩa vơ cùng quan
trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy trì sự tồn tại và
phát triển của doanh nghiệp. Sau quá trình học tập và nghiên cứu ở trường
cùng với thời gian thực tập tại phịng kế tốn của Cơng ty, em đã chọn đề tài “
Hồn thiện kế tốn thanh tốn với khách hàng tại Cơng ty TNHH TM &
SX Thiết bị y tế Nhật Anh”. Em mong muốn thông qua đề tài này có thể tìm
hiểu sâu hơn về các nghiệp vụ thanh tốn và có cái nhìn tổng quan nhất về
cơng tác kế tốn tại Cơng ty. Ngồi phần Lời mở đầu và Kết luận, đề tài của
em gồm 3 chương:
Chương 1 : Đặc điểm và tổ chức quản lý thanh tốn với khách hàng tại
cơng ty TNHH TM và SX thiết bị Y tế Nhật Anh
Chương 2 : Thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng tại công ty
TNHH TM và SX thiết bị Y tế Nhật Anh
Chương 3 : Hồn thiện kế tốn thanh tốn với khách hàng công ty
TNHH TM và SX thiết bị Y tế Nhật Anh
Với thời gian thực tập có hạn và số liệu thực tế chưa nhiều, đặc biệt là
kinh nghiệm phân tích của em chưa được sâu sắc. Vì vậy trong báo cáo thực
tế trong báo thực tế không thể tránh khỏi những sai lầm thiếu sót, kính mong
thầy cơ giáo và nhà trường góp ý sửa chữa để em hoàn thành một cách tốt đẹp
hơn.
SVTT: Đoàn Văn Nội _Lớp FNE3
1
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: TS Trần Trung Tuấn
CHƯƠNG 1
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI KHÁCH
HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM VÀ SX TBYT NHẬT ANH
1.1.
Đặc điểm khách hàng tại công ty TNHH TM và SX thiết bị Y tế
Nhật Anh
1.1.1. Danh mục khách hàng
Đối với bất kỳ một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh nào thì
việc tồn tại và phát triển lâu dài trên thị trường đều là điều quan trọng. Để
thực hiện được điều đó thì doanh nghiệp phải khơng ngừng giữ vững khách
hàng và thu hút được thêm những khách hàng mới theo bảng 1.1 như sau:
SVTT: Đoàn Văn Nội _Lớp FNE3
2
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: TS Trần Trung Tuấn
Bảng 1.1: Danh mục một số khách hàng tiêu biểu của công ty
STT
8
Tên Công ty
Công ty TNHH TM và Sản
MST
0104786229
Xuất LIN
9
Công ty TNHH Cơ Khí
Cơng ty TNHH Cơ Khí
Điện thoại
Khu Cơng Nghiệp Phùng, thị trấn 0433.862562
Phùng, Đan Phượng, Hà Nội
0103271717
Phương Mai
10
Địa chỉ
Kho nội Thương, Tổ 37, TT Đông 0973 238 841
Anh, h. Đông Anh, TP. Hà Nội
0104611500
Chính xác C.N.C
Lo A2, CN4, đường CN9, cụm CN Từ 0433636018
Liêm, P. Phương Canh, Q. Nam Từ
Liêm. TP. Hà Nội
11
Cơng ty CP Cơ Khí Chính
0106160557
Xác An Khánh
12
Cơng ty TNHH Cơ Khí Việt
Tổ dân phố Phú Hà, p. Tây Mỗ, Q. 0979.035.510
Nam Từ Liêm. TP. Hà Nội
0101990145
KCN An Khánh, Hồi Đức, Hà Nội
0916 311 101
Á
( Nguồn: Phịng kinh doanh)
SVTT: Đoàn Văn Nội _Lớp FNE3
3
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: TS Trần Trung Tuấn
1.1.2. Phân loại khách hàng
- Khách hàng thân thiết:
+ Đây là những khách hàng có mỗi quan hệ mật thiết, uy tín và chủ đạo
của công ty, là khách hàng hiện tại và tiềm năng trong tương lai.
+ Là nguồn thu nhập chủ đạo và đảm bảo trong tương lai gần.
+ Có thể dự đoán trước ngày khách đến và đi dựa trên lịch sử giao dịch.
Đây là những khách hàng lớn, quan trọng và có tính quyết định trong sự
tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Công ty nhật Anh luôn cố gắng trong
việc phục vụ nhóm khách hàng này với mục tiêu “giữ chân” khách hàng.
Khách hàng than thiết luôn được hưởng nhiều ưu đãi hơn so với những
khách hàng khác về : Giá cả, thời gian thanh toán và thậm trí cả về chất
lượng….
Cụ thể :
- Giá Sơn tĩnh điện dành cho các khách hàng than thiết là : 3.540đồng/
kg sản phẩm, còn lại là :4.300đồng/ kg sản phẩm
- Thời gian thanh tốn: cơng ty có thể cho nhóm khách hàng thanh toán
chậm hoặc quá hạn trong một khoảng thời gian nhất định.
- Chất lượng luôn được đảm bảo bằng các khâu sản xuất tỉ mỉ, đúng kỹ
thuật và bằng các loại bột sơn mới, sạch, tốt…...
Ngồi ra, cơng ty còn hỗ trợ vận chuyển trong những trường hợp khách
hàng xảy ra sự cố về vận chuyển và khó khắc phục……
SVTT: Đoàn Văn Nội _Lớp FNE3
4
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: TS Trần Trung Tuấn
Bảng 1.2: Khách hàng thân thiết của công ty Nhật Anh
STT
1.
Tên Công ty
Công ty TNHH Thiết bị y
MST
0103755877
tế Phúc Linh
2
Công ty TNHH Cơ Khí
Cơng ty TNHH Cơ Khí
Điện thoại
Km32, KCN Lai Xá, Kim Chung, Hoài 04.3763.4409
Đức, Hà Nội
0103271717
Phương Mai
3
Địa chỉ
Kho nội Thương, Tổ 37, TT Đông 0973 238 841
Anh, h. Đông Anh, TP. Hà Nội
0104611500
Chính xác C.N.C
Lo A2, CN4, đường CN9, cụm CN Từ 0433636018
Liêm, P. Phương Canh, Q. Nam Từ
Liêm. TP. Hà Nội
4
Cơng ty CP Cơ Khí Chính
0106160557
Xác An Khánh
5
Cơng ty TNHH Cơ Khí
Tổ dân phố Phú Hà, p. Tây Mỗ, Q. 0979.035.510
Nam Từ Liêm. TP. Hà Nội
0101990145
KCN An Khánh, Hoài Đức, Hà Nội
0916 311 101
0104220306
Cụm 10, Xã Tân Lập, h. Đan Phượng, 0433.667.215
Việt Á
6
Công Ty TNHH Cơ Điện
Trường Giang
Hà Nội
( Nguồn: Phịng kinh doanh)
SVTT: Đồn Văn Nội _Lớp FNE3
5
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: TS Trần Trung Tuấn
Khách hàng vãng lai ( khách lẻ):
Những khách hàng được xếp trong nhóm này là những khách hàng lấy số
lượng ít, trong thời gian dài, khơng có lịch hẹn trước và khơng thể dự đốn
trước. Đây là nhóm khách hàng nhỏ lẻ, tuy khơng tạo thu nhập chính cho
cơng ty song lại tạo ra các khoản thu nhập chi tiêu hàng ngày. Hàng hóa được
làm xen kẽ, phối hợp với những hàng chủ đạo để máy móc và người cơng
nhân được làm việc hết công suất.
Khách hàng vãng lai luôn luôn phải thanh toán ngay sau khi nhận hàng
( hay trước khi mang hàng ra khỏi khu vực của công ty)
Tuy đây là những khách hàng không nhận được nhiều ưu đãi của công
ty, xong lợi nhuận từ các khách hàng này không cao do khối lượng hàng nhỏ
lẻ, số lượng không nhiều xong vẫn phải đầy đủ quy trình sản xuất gia cơng.
Hàng hóa của những khách vãng lai thường được ghép chung với các khách
hàng khác để đủ một lô sản xuất.
Đã có nhiều khách hàng vãng lai sau một thời gian đã trở thành khách
hàng than thiết của công ty Nhật Anh
1.1.3 Phân nhóm
- Nhóm khách hàng thanh tốn khơng dùng tiền mặt.
Đây là những khách hàng được phép thanh toán chậm trong thời hạn
nhất định được quy định trong hợp đồng kinh tế và theo sự phê duyệt của ban
giám đốc
Đây là nhóm khách hàng chủ đạo của cơng ty, tạo nguồn thu nhập
chính, có mỗi quan hệ mật thiết và tạo được nhiều uy tín.
Nhóm khách hàng này có nguồn hàng lớn, ổn định và là những đơn
hàng chủ đạo trong sản xuất
- Nhóm khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt:
SVTT: Đoàn Văn Nội _Lớp FNE3
6
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: TS Trần Trung Tuấn
Những khách hàng thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu là khách thanh
toán ngay sau khi nhận hàng .
Đây là nhóm khách hàng không thường xuyên, khách vãng lai, là các
công ty nhỏ và hộ kinh doanh cá nhân với số lượng hàng ít.
1.1.4. Mã hóa khách hàng của cơng ty.
Cơng ty dùng phương pháp mã hóa nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp
ứng với một mã số cụ thể, phương pháp này được làm trên phần mềm excel
và được thực hiện tại phòng kinh doanh. Hệ thống mã được sử dụng thống
nhất tại tất cả các phịng bantrong Cơng ty. Việc thay đổi mã, tạo mã mới
được thông báo kịp thời tới tất cả nhân viên sử dụng.
Cách mã hóa tên khách hàng của công ty:
Dùng tên ngắn gọn của khách hàng viết hoa không dấu làm mã khách
hàng
Bảng 1.3: Bảng mã hóa các khách hàng của cơng ty
Tên cơng ty
Cách mã hóa cơng ty
Cơng Ty TNHH Cơ Khí Việt Á
VIETA
Cơng ty TNHH cơ khí An Khánh
ANKHANH
Cơng ty TNHH MTV LIN
LIN
Cơng ty CP Nội Thất và Dịch Vụ phịng thí PHUONGDONG
nghiệm Phương Đông
Công ty TNHH Thiết Bị Y Tế Phúc Linh
PHUCLINH
Công ty TNHH Cơ Khí Phương Mai
PHUONG MAI
Cơng ty TNHH Đa Ngành Hải Đăng
HAIDANG
Cơng Ty Cơ Khí Hào An
HAOAN
( Nguồn: Phịng kinh doanh)
SVTT: Đoàn Văn Nội _Lớp FNE3
7
Chuyên đề tốt nghiệp
1.2.
GVHD: TS Trần Trung Tuấn
Đặc điểm thanh tốn với khách hàng của cơng ty TNHH TM và SX
thiết bị Y tế Nhật Anh
+ Phương thức thanh tốn:
Cơng ty sử dụng hai phương thức thanh tốn đó là: Thanh tốn bằng
tiền mặt và thanh tốn khơng dùng tiền mặt.
Phương thức thanh toán bằng tiền mặt:
Thăng toán bẳng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh tốn như :
Thanh toán bằng tiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, ngoại tệ các loại và các
giấy tờ có giá trị như tiền.
Khi nhận được vật tư ,hàng hóa, dịch vụ thì bên mua xuất tiền mặt ở
quỹ trả trực tiếp cho người bán
Hình thức thanh tốn trên chỉ phù hợp vói các loại hình giao dịch với số
lượng nhỏ và đơn giản, bởi vì các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở
nên phức tạp vào kém an tồn. Thơng thường hình thức này áp dụng trong
thanh tốn với các khách hàng nhỏ lẻ
Phương thức thanh tốn khơng dùng tiền mặt:
Đây là hình thức thanh tốn được thực hiện bằng cách tinh chuyển tài
khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng. Các
hình thức cụ thể bao gồm :
- Thanh tốn bằng Séc:
Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu có sẵn đặc
biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho
đơn vị được hưởng có tên trên Séc. Đơn vị phát hành Séc hoàn toàn chịu trách
nhiệm về việc sử dụng Séc. Séc phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số
dư.
Séc thanh tốn bao gồm: Séc chuyển khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt
và Séc định mức.
SVTT: Đoàn Văn Nội _Lớp FNE3
8
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: TS Trần Trung Tuấn
+ Séc chuyển khoản dung để thanh tốn và mua bán hàng hóa giữa các
đơn vị trong cùng một địa phương, Séc có tác dungjddeer thanh tốn chuyển
khoản khơng có giá trị để lĩnh tiền mặt, Séc phát hành chỉ có giá trị trong thời
gian quy định.
+ Séc định mức: là Séc chuyển khoản nhưng chỉ được ngân hàng đảm
bảo chi tổng số tiền nhất định trong cả quyển Séc. Séc định mức có thể thanh
tốn trong cùng địa phương hoặc khác địa phương. Khi phát hàng, đơn vị chỉ
dược phát hàng trong phạm vi ngân hàng đảm bảo chi. Mỗi lần phát hành phải
ghi hạn mức còn lại vào mặt sau của tờ Séc. Đơn vị bán khi nhận Séc phải
kiểm tra hạn mức còn lại của quyển Séc.
+ Séc bảo chi: là Séc chuyển klkhoanr được ngân hàng bảo chi số tiền
ghi trên từng tờ Séc . Khi phát hành Séc, đơn vị phát hành đưa đến ngân hàng
để đóng dấu bảo chi…
+ Đối tượng thanh toán:
Do đặc điểm ngành nghề dịch vụ gia cơng Sơn tĩnh điện, hàng hóa chủ
yếu là các đồ kim khí khá nặng và cồng kềnh nên khách hàng của công ty
chủ yếu là các doanh nghiệp thuộc địa phương và các tỉnh , thành phố lân cận.
Ví dụ :
Cơng ty TNHH TM và Sản Xuất LIN ( Hà Nội)
Công ty TNHH Vico Steel….. ( Vĩnh Phúc)
+ Thời hạn thanh toán:
Thời hạn thanh toán là khoảng thời gian từ khi diễn ra nghiệp vụ bán
hàng đến khi tiền hàng được khách hàng thanh toán . Với những hợp đồng
không quá lớn hoặc hợp đồng với nhà cung cấp không thường xuyên Công ty
thu tiền ngay. Với những hợp đồng của các cơng ty uy tín, hợp tác lâu dài,
khối lượng hàng lớn và ổn định công ty cho phép trả chậm lại các khoản
SVTT: Đoàn Văn Nội _Lớp FNE3
9
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: TS Trần Trung Tuấn
thanh toán. Thời hạn của những khoản nợ của khách hàng này tuỳ thuộc vào
quy định trong từng hợp đồng.
1.3. Tổ chức quản lý thanh tốn với khách hàng của cơng ty TNHH TM
và SX thiết bị Y tế Nhật Anh
Tổ chức quản lý thanh tốn với khách hàng là do phịng kế toán đảm
nhiệm theo sự điều hành, chỉ đạo của giám đốc và kế toán trưởng, các kế toán
viên là những người trực tiếp thực hiện các công việc liên quan đến thanh
tốn với khách hàng. Có thể thấy rõ hơn qua:
Sơ đồ Tổ chức quản lý thanh tốn với khách hàng:
Giám đốc
Kể toán trưởng
Thủ quỹ
Kế toán viên
Ghi chú
chỉ đạo trực tiếp
( Nguồn phịng Tổng hợp )
Việc quản lý thanh tốn với khách hàng và nhà cung cấp chủ yếu là do
phịng tài chính kế tốn thực hiện. Kế tốn trưởng cùng các nhân viên trong
phịng cụ thể là kế tốn viên thường xuyên theo dõi sổ chi tiết của các khách
hàng, kiểm tra hóa đơn bán hàng hóa về số liệu, về thời hạn thanh toán, thời
gian nợ quá hạn….để quản lý cũng như pháthiện những trường hợp xảy ra
nhằm đưa ra phương án xử lý kịp thời.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt: VNĐ,
ngoại tệ…thanh toán cho khách hàng và nhà cung cấp. Hàng ngày thủ quỹ
phải thường xuyên kiểm tra số tiền tồn quỹ thực tế, đối chiếu với số liệu trên
SVTT: Đoàn Văn Nội _Lớp FNE3
10
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: TS Trần Trung Tuấn
sổ quỹ.Nếu có sự chênh lệch thủ quỹ và kế toán phải tiến hành rà soát để xác
định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp giải quyết.
Ban giám đốc tiến hành quản lý trung hoạt động thanh tốn của Cơng
ty.Thơng qua việc u cầu phịng tài chính kế tốn lập bảng kê thanh tốn
định kỳ, nợ q hạn, nợ khó địi…của khách hàng và nhà cung cấp, ban giám
đốc đưa ra những quyết định cuối cùng trong việc xử lý các khoản nợ q
hạn, nợ khó địi.
SVTT: Đồn Văn Nội _Lớp FNE3
11
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: TS Trần Trung Tuấn
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TỐN THANH TỐN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI
CƠNG TY TNHH TM VÀ SX THIẾT BỊ Y TẾ NHẬT ANH
2.1. Thủ tục chứng từ
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh liên quan đến việc xuất hàng hóa, các thành phẩm đều phải
lập chứng từ đầy đủ kịp thời, hợp lệ, đúng chế độ quy định và chứng từ kế
toán bao gồm:
- Phiếu nhận ký gửi hàng hóa ( Theo mẫu cơng ty)
- Phiếu xuất trả hàng hóa ( theo mẫu cơng ty)
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu xuất kho ( Mẫu 02 - VT )
- Phiếu thu
- Hợp đồng kinh tế
- Biên bản thanh lý hợp đồng
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu 05 - VT)
- Giấy xác nhận màu sơn
- Ảnh mẫu màu sơn
Quy trình luân chuyển chứng từ
Việc lập chứng từ và luân chuyển chứng từ một cách hợp lý có vai trị
rất quan trọng trong cơng tác kế toán thanh toán. Đối với kế toán thanh toán
căn cứ vào chứng từ, phiếu xuất trả hàng hóa, phiếu xuất kho, hóa đơn VAT
và các phiếu thu liên quan đến thanh tốn với khách hàng là cơ sở pháp lí để
hạch toán vào sổ kế toán, dựa vào chứng từ ban đầu người ta có thể phát hiện
kịp thời các trường hợp sai sót hoặc biểu hiện tiêu cực để có biện pháp xử lí
kịp thời.
SVTT: Đồn Văn Nội _Lớp FNE3
12
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: TS Trần Trung Tuấn
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ luân chuyển chứng từ
Phiếu nhận hàng ký gửi gia cơng
(1)
(2)
Viết phiếu Xuất trả Hàng Hóa
Thủ kho ký
(3)
Phịng kế tốn
(4)
Phiếu xuất kho
(5)
(6)
HĐ GTGT
Phiếu thu( nếu có)
(7)
Thủ quỹ
(Nguồn: Phịng kế tốn)
Cơng ty Nhật Anh áp dụng 2 hình thức thanh tốn
- Thanh tốn khơng dùng tiền mặt
- Thanh tốn dùng tiền mặt
Đây là 2 hình thức thanh tốn phổ biến mà hầu hết các doanh nghiệp
đều sử dụng
Hình thức thanh tốn khơng dùng tiền mặt
Thực chất phương thức này là thanh tốn qua Ngân hàng hoặc các tổ
chức tài chính trung gian khác. Khi sử dụng phương thức thanh toán này sẽ
khắc phục được nhược điểm của phương thức thanh tốn dùng tiền mặt, nó
phù hợp với các nghiệp vụ có quy mơ lớn. Trong giao dịch nội địa phương
thức thanh tốn này có nhiều hình thức, chủ yếu là các hình thức sau: thanh
tốn bằng séc, uỷ nhiệm chi (thu), thanh tốn bù trừ.
SVTT: Đồn Văn Nội _Lớp FNE3
13
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: TS Trần Trung Tuấn
Do đặc tính của sản xuất gia công sơn tĩnh điện: tất cả các mặt hàng
đều phải qua các công đoạn: ngâm tẩy hóa chất, làm sạch bề mặt, phun bột
sơn, đốt trong lị với nhiệt độ lên đến 200 độ C.....Vì vậy có nhiều loại hàng
của khách hàng có nhu cầu, xong khơng thể đi qua các cơng đoạn của q
trình sản xuất như: hàng có lẫn chất nhựa, gỗ... sẽ khơng chịu được nhiệt độ
cao, hàng kim loại hộp phải có lỗ thốt nước, hàng đã sơn nước, hàng nhỏ
khơng có lỗ để móc treo.... đều khơng thể sơn tĩnh điện .Vì vậy khi nhận ký
gửi hàng gia cơng, thủ kho phải kiểm tra hàng hóa thật kỹ càng, chi tiết các
loại hàng hóa, xem có đáp ứng được các tiêu chuẩn gia công sơn
Sau khi kiểm tra, nhận thấy hàng hóa đáp ứng được tất cả các cơng
đoạn cơ bản, thủ kho tiến hành kiểm hàng theo phiếu xuất kho của khách
hàng:
SVTT: Đoàn Văn Nội _Lớp FNE3
14
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: TS Trần Trung Tuấn
Biểu 2.1 : Phiếu xuất kho
PHIẾU XUẤT KHO
Đơn vị: Công ty TNHH MTV LIN
Địa chỉ: KCN Phùng, thị trấn Phùng, Đan Phượng, Hà Nội
MST: 01 04 07 74 09
Ngày 10 tháng 5 năm 2016
Số : 488KGGC/LIN
Công ty TNHH TM và SX Thiết bị Y tế Nhật Anh
Thôn Yên bệ, xã Kim Chung, h. Hồi Đức, TP. Hà Nội
Lý do: Gia cơng sơn tĩnh điện, màu ghi sần, mã 6032 Jotun
STT
Danh mục hàng hóa
SL
( cái)
1000
Số
Kg/cái
Trọng
lượng ( kg)
8
8,000
1
Thang 100 x 200 x 2000
2
Thang 100 x 200 x 2500
500
10
5,000
3
Thang 100 x 300 x 2000
500
11
5,500
4
Máng 100 x 100 x 2000
500
8
4,000
5
Nắp máng 100 x 2000
1000
3
3,000
6
Máng 100 x 200 x 2000
500
16
8,000
7
Nắp máng 200 x 2000
1000
5
5,000
Tổng cộng
5000
38,500
Đề nghị : Hàng cần gấp, Cơng ty Nhật Anh vui lịng sơn trong thời gian ngắn
nhất có thể.
Cơng ty LIN xin cảm ơn
Người lập
(Ký,họ tên)
Thủ kho
( Ký,họ tên)
SVTT: Đoàn Văn Nội _Lớp FNE3
Giám đốc
( ký và đóng dấu)
15
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: TS Trần Trung Tuấn
Nhận thấy hàng hóa của cơng ty LIN đáp ứng được đầy đủ số lượng,
chất lượng, cân nặng..... theo kiểm tra thực tế, thủ kho tiến hành nhập kho và
viết phiếu nhận hàng ký gửi gia công
Biểu 2.2 : Phiếu nhận hàng ký gửi gia cơng
Đơn vị : CƠNG TY TNHH TM & SX THIẾT BỊ Y TẾ NHẬT ANH
Địa chỉ: Thôn Yên Bệ, xã Kim Chung, huyện Hoài Đức TP. Hà Nội, Việt Nam
MST: 0104586501
PHIẾU NHẬN HÀNG KÝ GỬI GIA CÔNG
Ngày 10 tháng 5 năm 2016
Số : 4589KGGC/NA
Khách hàng:
Công ty TNHH MTV LIN
Địa chỉ: KCN Phùng, thị trấn Phùng, Đan Phượng, Hà Nội
kèm theo phiếu xuất số 488/ LIN của công ty LIN, ngày
10 tháng 5 năm
2016
STT
Danh mục hàng hóa
1
Thang 100 x 200 x 2000
2
SL
kg
Ghi chú
1.000
8,000
8
Thang 100 x 200 x 2500
500
5,000
10
3
Thang 100 x 300 x 2000
500
5,500
11
4
Máng 100 x 100 x 2000
500
4,000
8
5
Nắp máng 100 x 2000
1.000
3,000
3
6
Máng 100 x 200 x 2000
500
8,000
16
7
Nắp máng 200 x 2000
1.000
5,000
5
Tổng cộng
5000
38,500
Hẹn trả hàng : Ngày 13 tháng 5 năm 2016
SVTT: Đoàn Văn Nội _Lớp FNE3
16
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: TS Trần Trung Tuấn
Trước khi đến, vui lòng liên hệ trước theo số :
Phòng kinh doanh - 0433.994.156 và 0916.311.101 Ms. Hưởng
Bên ký gửi
Bên nhận gia công
Do đặc thù ngành Gia công Sơn tĩnh điện: Hàng hóa đa dạng phong phú,
nhiều hình thù, chủng loại....tên gọi khơng rõ ràng, thậm trí cịn khơng có tên
hay khơng biết gọi tên là gì: Ví dụ: Những thanh sắt, thanh nhơm đủ các loại
kích cỡ hay những mẩu sắt đủ các hình thù....Mỗi ngày cơng ty có hàng trăm
đến nghìn các mặt hàng hàng khác nhau. Vì vậy, cơng ty đã từng sử dụng
phần mềm kế tốn xong khơng thành công do không thống nhất được tên gọi
Để ghi chép được toàn bộ nội dung trong phiếu nhận ký gửi hàng vào sổ
nhật ký nhận hàng ký gửi sẽ mất rất nhiều thời gian, thay vào đó, Thủ kho lập
04 bản phiếu nhập kho trong đó: 01 bản trả khách hàng, 01 bản giao bên sản
xuất, 01 bản giao phòng kế hoạch và giữ lại 01 bản để đối chiếu, kiểm tra khi
cần thiết. Các phiếu nhận hàng ký gửi này được giao cho các phịng ban ngay
khi có thể, mục đích là để chủ động trong cơng việc. Đặc biệt là phòng Kế
hoạch sản xuất, ghép các mặt hàng cùng chủng loại, kích cỡ, màu sắc... vào
cùng một lơ, tránh tiêu hao lãng phí ngun, nhiên, vật liệu
Các phòng ban sau khi nhận được phiếu nhận hàng ký gửi của thủ kho,
ra soát các mục liên quan, sau đó dập lỗ, kẹp vào file càng cua theo quy định.
Phịng kế tốn, ra sốt lại các quy định thanh toán, giá bán... trong hợp
đồng kinh tế đã ký kết với cơng ty LIN để tiến hành làm giá:
SVTT: Đồn Văn Nội _Lớp FNE3
17
