Đẩy mạnh công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh thái bình, giai đoạn 2016 2020

ĐẨY MẠNH CƠNG TÁC SỐ HĨA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI KHO
LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH THÁI BÌNH, GIAI ĐOẠN 2016-2020
Phần 1. MỞ ĐẦU

1.1 Lý do lựa chon đề án
Ngay từ thời nguyên thuỷ, con người đã biết sử dụng những phương tiện ghi
tin và truyền đạt thông tin một cách thô sơ nhất như: ghi ký hiệu trên các vỏ cây,
vách đá, đất sét… Xã hội loài người càng phát triển, con người càng chế tạo ra
những phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin tiện lợi hơn. Một trong những
phương tiện đó là tài liệu bằng giấy. Khi xã hội phát triển, đặc biệt là từ khi nhà
nước ra đời, yêu cầu của việc cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất
và công tác quản lý đất nước đòi hỏi con người phải lưu giữ những thông tin cần
thiết để truyền đạt lại cho nhiều người khác hoặc cho thế hệ sau hoặc để ghi chép
lại những kinh nghiệm và các hoạt động sáng tạo của con người. Đáp ứng nhu cầu
đó, con người đã chế tạo ra các vật liệu, phương tiện có khả năng ghi tin và truyền
đạt thơng tin có độ bền cao, lưu giữ được thông tin trong thời gian dài. Trong việc
ghi tin và trao đổi thông tin, con người có nhiều phương tiện và nhiều cách thể
hiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện ghi tin và truyền đạt
thông tin quan trọng nhất. Ngay từ khi ra đời, văn bản đã trở thành phương tiện
không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước. Văn bản được sử dụng để ghi
chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ cơ sở để
điều hành và quản lý xã hội. Vì vậy, càng ngày con người càng nhận thức được vai
trị của tài liệu nói chung và văn bản nói riêng. Con người ln có ý thức gìn giữ
tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng và coi nó như một loại tài sản quý giá.
Trong xu thế phát triển chung của nhân loại, việc áp dụng cơng nghệ thơng tin
truyền thơng nhằm hiện đại hóa nền hành chính nhà nước là một tất yếu khách


quan. Nghị quyết 30C của Chính phủ đã xác định: “Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ
thông tin - truyền thông trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước để đến
năm 2020: 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành

chính nhà nước được thực hiện dưới dạng điện tử; cán bộ, công chức, viên chức
thường xuyên sử dụng hệ thống thư điện tử trong công việc; bảo đảm dữ liệu điện
tử phục vụ hầu hết các hoạt động trong các cơ quan; hầu hết các giao dịch của các
cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử, mọi lúc, mọi
nơi, dựa trên các ứng dụng truyền thông đa phương tiện; hầu hết các dịch vụ công
được cung cấp trực tuyến trên Mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ ở
mức độ 3 và 4, đáp ứng nhu cầu thực tế, phục vụ người dân và doanh nghiệp mọi
lúc, mọi nơi, dựa trên nhiều phương tiện khác nhau”.
Nhằm thực hiện thắng lợi mục tiêu “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu
lưu trữ” đề ra trong Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương tại Đại hội
X của Đảng. Trước thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ lịch sử truyền
thống như hiện nay tại Kho Lưu trữ lich sử tỉnh Thái Bình yêu cầu về một giải
pháp hệ thống công nghệ thông tin nhằm quản lý khoa học, hiện đại, thân thiện với
người sử dụng, có khả năng quản lý một cách tổng thể, đa chiều, trên một quy mơ
lớn các hồ sơ, tài liệu, có khả năng cung cấp nhanh chóng các thơng tin cho các
cấp, các ngành, người dân, nâng cao chất lượng phục vụ đảm bảo giảm thời gian đi
lại, hỗ trợ ra quyết định cho các cấp lãnh đạo trong công tác quản lý, chỉ đạo thực
sự trở nên cấp thiết. Chính vì vậy, tôi đã lựa chọn đề tài “Đẩy mạnh công tác số
hóa tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Bình, giai đoạn 20162020” làm đề án bảo vệ tốt nghiệp chương trình Cao cấp lý luận chính trị tại Học
viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh.

1.2 Mục tiêu của đề án
a) Mục tiêu chung
- Nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc: Đây chính là giải pháp
của quy trình bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ hiện nay.


- Đồng nhất các loại hình tài liệu: Với phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ
truyền thống, chúng ta phải bảo quản tài liệu với các vật mang tin của từng loại
hình tài liệu lưu trữ riêng, như: tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, tài

liệu ghi âm..., vì các chế độ bảo quản tài liệu như chế độ nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng
khác nhau; hoặc thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng từng tài liệu đó cũng khác
nhau. Nhưng với dữ liệu số, chúng ta đã loại trừ được hầu hết sự khác biệt đó, tạo
thuận lợi cho người sử dụng.
- Quản lý, khai thác tập trung: Với sự tối ưu đã phân tích trên, đương nhiên,
tồn bộ các dữ liệu số hóa, khơng phân biệt chúng có nguồn gốc từ tài liệu có vật
mang tin gì, đều có thể quản lý trong một cơ sở dữ liệu, tạo sự tối ưu cho người sử
dụng. Thơng qua việc số hóa tài liệu lưu trữ, độc giả không phụ thuộc vào kho bảo
quản riêng biệt tài liệu lưu trữ khác nhau, và không phải gắn mình vào một khơng
gian nhất định của một phịng đọc khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Từ đó,
các cơ quan lưu trữ có thể tạo cho độc giả tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu
được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi.
b) Mục tiêu cụ thể
- Tài liệu lưu trữ được số hóa đảm bảo chất lượng, hiệu quả sử dụng; đảm bảo
có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc duy tu, bảo dưỡng,
kiểm soát tài liệu.
- Chuyển đổi dần việc khai thác tài liệu lưu trữ ở dạng giấy sang khai thác
dưới dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác, cung cấp thông tin được nhanh
chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách hành chính, nâng cao
hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.
- Nâng cao việc tiếp cận và chia sẻ nhiều hơn các thông tin về hồ sơ, tài liệu
lưu trữ.
- Giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc do phải
lưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác, sử dụng.


- Phục vụ nhanh chóng yêu cầu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân có nhu
cầu cung cấp thông tin của các hồ sơ gốc đang lưu giữ tại kho lưu trữ lịch sử của
tỉnh.
- Xây dựng và phát triển hệ thống dữ liệu về tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh,

các công cụ tra cứu nhằm phục vụ cho hoạt động lưu trữ có hiệu quả.
1.3 Nhiệm vụ của đề án
- Tiến hành khảo sát toàn bộ khối hồ sơ, tài liệu và sự cần thiết phải tiến hành
số hóa tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Bình.
- Đánh giá thực trạng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử
tỉnh Thái Bình trong những năm qua.
- Những nhiệm vụ và giải pháp cần thiết trong việc số hóa tài liệu lưu trữ tại
Kho lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn từ năm 2016 đến năm 2020.
1.4 Giới hạn của đề án
- Phạm vi đối tượng: Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác
số hóa tài liệu của 3 phơng lưu trữ bao gồm: Phông hồ sơ, tài liệu của UBND tỉnh
giai đoạn 2000 đến 2007; phông hồ sơ, tài liệu Thi đua khen thưởng chống Pháp và
chống Mỹ; Phông Ban Tổ chức Chính quyền (Sở Nội vụ).
- Về khơng gian: Tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Bình thuộc Chi cục Văn
thư - Lưu trữ.
- Về thời gian: Giai đoạn từ năm 2016 đến năm 2020 sẽ tiến hành số hóa 30%
tài liệu lưu trữ trong Kho Lưu trữ lịch sử.


Phần 2. NỘI DUNG
2.1. Căn cứ xây dựng đề án
2.1.1. Căn cứ khoa học, lý luận
2.1.1.1. Một số khái niệm
- Tài liệu: Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về tài liệu, song từ phân tích sự
phát triển của khái niệm “tài liệu” có thể khẳng định tính khơng tách rời của vật
mang tin và của thông tin ghi trên nó. Nhưng những định nghĩa sớm hơn lại nhấn
mạnh sự chú ý vào đối tượng vật chất - vật mang thơng tin, cịn những định nghĩa
muộn hơn lại dành sự chú ý nhiều hơn tới thành tố thông tin của tài liệu.
Ở nước Nga, theo tiêu chuẩn quốc gia đầu tiên về thuật ngữ GOST 16487-70
“Văn thư và công tác lưu trữ. Các thuật ngữ và định nghĩa”, khái niệm “tài liệu” đã

được định nghĩa là “phương tiện để giữ lại các tin tức về những sự việc, sự kiện,
hiện tượng của thực tiễn khách quan và hoạt động tư duy của con người”.
Ngày nay, khái niệm “tài liệu” được định nghĩa như sau: “Tài liệu - là thông
tin được gắn trên vật mang tin với những tiêu chí cho phép nhận dạng nó”. Đối với
cơng tác quản lý, văn thư, lưu trữ, điều quan trọng là làm sao có thể nhận dạng
được thông tin chứa đựng trong tài liệu, sao cho tài liệu được trình bày theo trật tự
được thiết lập với những tiêu chí nhất định (các yếu tố trình bày tài liệu).
Có thể nói, tài liệu cịn có hai đặc điểm phân biệt nữa. Thứ nhất, thơng tin
chứa đựng trong tài liệu nhờ sự tham gia sáng tạo của con người, vì vậy tài liệu
phản ánh quá trình quản lý hay hoạt động cá nhân; tài liệu không chỉ đơn giản là
tập hợp các dữ liệu mà còn là kết quả hoặc là sản phẩm của một sự kiện nào đó.


Thứ hai, một thành phần mang tính pháp lý của tài liệu - khả năng dùng làm bằng
chứng của nó đóng vai trị khơng kém phần quan trọng trong hoạt động quản lý và
hoạt động cá nhân. Chính vì vậy, trong tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, “tài liệu”
được hiểu là thông tin được tạo lập, tiếp nhận và lưu giữ bởi tổ chức hoặc cá nhân
như là bản chứng nhận để khẳng định trách nhiệm pháp lý hay hoạt động quản lý.
Nghĩa là, khác biệt với thông tin và dữ liệu, trước tiên tài liệu là bằng chứng về
hoạt động của tổ chức hoặc cá nhân trong xã hội.
Tương đương với thuật ngữ đang sử dụng, “tài liệu” là thuật ngữ tiếng Anh
“record” mà định nghĩa của nó trong văn học nước ngoài khác với định nghĩa của
thuật ngữ chung hơn “document”. Và trong khi bất cứ tài liệu nào đều là bản ghi,
thì khơng phải bản ghi nào cũng là tài liệu.
Thuật ngữ “tài liệu” (thuật ngữ tiếng Anh tương tự với nó được chấp nhận là
“document”) được định nghĩa như là thơng tin (dữ liệu có giá trị) và vật mang tin
tương ứng có thể là giấy, ảnh, vật liệu từ, điện tử hay đĩa quang. Dạng chung của
tài liệu là bản ghi (thuật ngữ tiếng Anh tương tự “record”) – là tài liệu chứa đựng
các kết quả đã đạt được hoặc xác nhận hoạt động đã hoàn thành. 
Việc sử dụng các thuật ngữ “tài liệu” và “bản ghi” như vậy có thể coi là có sai

sót. Thuật ngữ “bản ghi” theo ISO 15489 nghĩa là thông tin (hay đối tượng) đã  ghi
có thể được coi là một đơn vị riêng (đơn vị nguyên vẹn). Đặc điểm cơ bản của bản
ghi là tính linh hoạt của nó. Các bản ghi có thể được tạo dựng bởi nhiều người, tồn
tại dưới một vài phiên bản qua các giai đoạn hình thành trong suốt các chu trình
thời gian khác nhau.
Đặc điểm then chốt của tài liệu là tính bất biến của nó. Kinh nghiệm thế giới
chỉ ra rằng tài liệu khác biệt với bản ghi bởi nó là bằng chứng về hoạt động của tổ
chức hoặc cá nhân trong xã hội, có sức mạnh pháp lý. 
Trong phạm vi quản lý, thuật ngữ “tài liệu” có các cụm từ đồng nghĩa: “thơng
tin được tài liệu hố”, “tài liệu cơng vụ”, “tài liệu cơng việc”, “tài liệu quản lý”.
Tài liệu có thể là một hay vài bản ghi, là thành phần của văn kiện (tiếng Anh:
documentation).


Tại Điều 2, Luật Lưu trữ thì: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự
án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản,
dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo
tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết
tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”
- Tài liệu lưu trữ: Đó là tài liệu cần lưu giữ cho các công dân, xã hội và quốc
gia theo mức độ giá trị của vật mang tin và của thông tin. Các cơ quan, tổ chức nhà
nước và công dân hoạt động kinh doanh phải bảo đảm việc giữ gìn các tài liệu lưu
trữ (không phụ thuộc vào dạng vật mang tin) theo những mức độ thời hạn bảo quản
đã được quy định.
Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được
lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ đời sống
xã hội.. Như vậy, tài liệu lưu trữ cũng có nhiều loại và văn bản chỉ là một dạng tài
liệu lưu trữ. Quan điểm về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sự biến đổi nhất định
phù hợp với sự phát triển của xã hội con người. Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản

gốc của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong tồn bộ khối tài liệu hình
thành trong q trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo
quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh
tế, văn hóa, khoa học, lịch sử…của tồn xã hội. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc,
bản chính; trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng
bản sao hợp pháp.
Tài liệu lưu trữ ra đời song song với quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức. Do tính chất đặc thù của tài liệu lưu trữ nên trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức cần phải được bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả
đảm bảo an tồn cho hồ sơ, tài liệu. Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thơng tin q
khứ, có độ tin cậy và chính xác cao, có tính lịch sử, phản ánh trực tiếp những hoạt
động của cơ quan, tổ chức trong một giai đoạn lịch sử. Tài liệu lưu trữ có thơng tin


cấp một, do Nhà nước thống nhất quản lý, được nhà nước đăng ký, bảo quản, khai
thác, sử dụng theo quy định của pháp luật.
Từ khi hình thành tài liệu lưu trữ, thì cơng tác lưu trữ ln được coi như một
mắt xích khơng thể thiếu trong hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước, đồng thời
là một trong những mặt hoạt động của công tác quản lý nhà nước nói chung. Cùng
với sự nghiệp phát triển và bảo vệ đất nước, do những yêu cầu mới của công tác
quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ ngày càng có vị trí, vai trị đặc
biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội. Tài liệu lưu trữ chứa đựng
những thông tin q khứ, có độ tin cậy và chính xác cao, có tính lịch sử, phản ánh
trực tiếp những hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong một giai đoạn lịch
sử. Tài liệu lưu trữ có thơng tin cấp một, do Nhà nước thống nhất quản lý, được
nhà nước đăng ký, bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định của pháp luật.
Tại Điều 2, Luật Lưu trữ thì: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ
hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài
liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản
chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.

tại Điều 13 của Luật Lưu trữ do Quốc hội thông qua ngày 11 tháng 11 năm
2011 quy định về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
- Tài liệu điện tử: Thuật ngữ “tài liệu điện tử” đã xuất hiện vào đầu những
năm 1990, nhưng đối với công tác quản lý tài liệu ở Nga, chỉ vào cuối những năm
1990 nó mới bắt đầu được sử dụng tích cực. Tới thời điểm đó, trong các sách trong
nước và nước ngồi có các thuật ngữ được chấp nhận chung là “tài liệu đọc được
bằng máy”, “tài liệu trên vật mang là máy tính (từ tính)”, “tài liệu được máy tính
dẫn hướng” và “đồ họa máy tính”. Cụ thể, định nghĩa thuật ngữ “tài liệu trên vật
mang tin là máy tính” có trong tiêu chuẩn hiện hành GOST R 51141-98: “đó là tài
liệu được tạo lập do sử dụng các vật mang và các phương pháp ghi bảo đảm xử lý
thơng tin của nó bằng máy tính điện tử”.


Cần chỉ ra rằng bất cứ tài liệu điện tử nào cũng đều là tài liệu đọc được bằng
máy, song không phải cứ mỗi tài liệu đọc được bằng máy lại là tài liệu điện tử. Sự
phát triển của công nghệ máy tính vào những năm 1990 đã làm cho thuật ngữ “tài
liệu đọc được bằng máy” và đặc điểm cơ bản của nó - tiện lợi cho máy đọc trở
thành khơng cịn khả năng tồn tại: trong các điều kiện đương đại, thông tin từ bất
kỳ tài liệu giấy nào đều có thể đọc bằng máy (qt hình). Xuất hiện nhu cầu về
khái niệm mới liên quan tới tài liệu ở tất cả các giai đoạn vòng đời của nó - từ tạo
lập tới hủy - dưới dạng điện tử. “Tài liệu điện tử” đã trở thành khái niệm như vậy.
Nhiều định nghĩa thuật ngữ “tài liệu điện tử” hiện có đang nhấn mạnh sự
giống nhau của các khái niệm “tài liệu” và “tài liệu điện tử”. Ở đây điểm nhấn
được dành cho thành tố thông tin của khái niệm.
Trong pháp luật Nga, định nghĩa tài liệu điện tử lần đầu tiên xuất hiện ở Luật
liên bang về “Chữ ký điện tử số”: “tài liệu điện tử - đó là tài liệu mà thơng tin của
nó được thể hiện dưới dạng điện tử - số”. Định nghĩa này không ràng buộc khái
niệm “tài liệu điện tử” với cả những vật mang tin đặc biệt (ví dụ như máy tính) lẫn
các phương tiện bảo mật thông tin và chứng nhận tác giả (ví dụ như chữ ký điện tử
số), nó còn tạo sự nhấn mạnh cơ bản vào phương pháp diễn đạt thông tin.

Thuật ngữ trao đổi thông tin điện tử đã có sự khẳng định pháp lý trong tiêu
chuẩn GOST R 52292-2004 “Trao đổi thông tin điện tử. Các thuật ngữ và định
nghĩa” thuộc tập các tiêu chuẩn “Công nghệ thông tin” do Bộ Công nghệ thông tin
và liên lạc Liên bang Nga soạn thảo.
Trong các văn bản pháp lý của nước ngoài, những định nghĩa “tài liệu điện
tử” khác biệt nhau, nhưng đa phần chúng khẳng định tính bất biến của sự tồn tại
các loại tài liệu dưới dạng điện tử, công nhận tài liệu điện tử như dạng đặc biệt của
tài liệu.
Đặc điểm của tài liệu điện tử là ở chỗ, thơng tin của nó được trình bày dưới
dạng “điện tử - số” và kết quả là chúng ta chỉ có thể cảm nhận được nó nhờ sự trợ
giúp của các phương tiện kỹ thuật và chương trình tương thích. Mặc dù vậy, tài
liệu điện tử đang thực hiện chính các chức năng và có giá trị đích thực như tài liệu


truyền thống. Chính vì vậy, trong luật lưu trữ của một số nước phát triển, trong
định nghĩa các khái niệm “tài liệu” và ”tài liệu điện tử” điểm nhấn không dành cho
hình thức của các tài liệu mà cho các chức năng của chúng.
Theo định nghĩa của Lưu trữ quốc gia Mỹ, tài liệu điện tử, đó là tài liệu chứa
đựng thơng tin số, đồ thị và văn bản có thể được ghi trên bất cứ vật mang máy tính
nào (nghĩa là chứa thơng tin được ghi dưới hình thức thích hợp cho xử lý chỉ nhờ
sự hỗ trợ của máy tính) và nó tương thích với định nghĩa “tài liệu”: “tất cả các tư
liệu sách, giấy, đồ bản, ảnh chụp mà máy đọc được và các bản viết khác khơng phụ
thuộc vào hình thức và tính chất vật lý của chúng, được xây dựng và tiếp nhận bởi
cơ quan liên bang của Mỹ theo pháp luật liên bang hoặc để thực hiện hoạt động
của nhà nước và được lưu giữ ở cơ quan đó hoặc đơn vị có quyền thừa kế chúng để
làm bằng chứng về hoạt động (về tổ chức, các chức năng, quy định, giải pháp, thủ
tục, hành động hay những thứ khác) của chính quyền liên bang hoặc vì giá trị
thơng tin của các dữ liệu”. Ở đây, không nằm trong khái niệm “tài liệu” là các tư
liệu thư viện, bảo tàng được xây dựng hay tiếp nhận và lưu giữ vì mục đích tra cứu
hoặc triển lãm, những bản sao bổ sung tài liệu được bảo quản để thuận lợi cho tra

cứu cũng như những tuyển tập các ấn phẩm phát hành và các sưu tập những tư liệu
viết đã được lựa chọn.
Song, khác với những tài liệu truyền thống, đặc trưng của tài liệu điện tử
khơng phải là tính ngun vẹn vật lý mà là tính nguyên vẹn logic. Chính dấu hiệu
nguyên vẹn logic phải được chú ý khi nhận dạng tài liệu điện tử trong những
trường hợp với các cơ sở dữ liệu, với các tài liệu kiểu siêu văn bản, bảng biểu, đa
phương tiện.
Ưu điểm của việc sử dụng tài liệu điện tử là:
a) vào bất cứ thời gian nào, các nhân viên chức năng đều có thể tiếp cận được
thơng tin;
b) dễ dàng thực hiện và kiểm tra sự tiếp cận và đưa vào những sửa đổi;
c) phân phát thông tin được thực hiện tức thì, dễ dàng kiểm tra bản in các bản
sao tài liệu bằng giấy;


d) có khả năng tiếp cận tài liệu ở cách xa về lãnh thổ;
e) có thể đơn giản và hiệu quả loại bỏ các tài liệu đã hết hạn sử dụng.
Tại Điều 2, Luật Lưu trữ thì: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ
hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài
liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản
chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
- Số hóa tài liệu: Thuật ngữ “số hóa” theo tiếng Anh là: Digitization được
dùng để chỉ q trình chuyển đổi thơng tin truyền thống sang thông tin số. Thông
tin truyền thống bao gồm các dạng tài liệu, văn bản, tranh vẽ, bản đồ, băng hình,
băng ghi âm…
Tài liệu số hóa khơng đồng nhất với tài liệu điện tử. Tài liệu số hóa trở thành
tài liệu điện tử qua q trình số hóa dữ liệu. Đây là q trình chuyển các dạng dữ
liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh… sang chuẩn dữ
liệu trên các phương tiện điện tử và được các phương tiện đó nhận biết được gọi là
số hóa dữ liệu và chúng trở thành dữ liệu số. Từ đó, về mặt lý thuyết, ta hiểu số

hóa dữ liệu là q trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống sang chuẩn dữ liệu
trên máy tính và được máy tính nhận biết.
2.1.1.2. Nội dung cơng tác số hóa tài liệu
- Tổ chức, hệ thống hố, số hoá tài liệu lưu trữ trong kho một cách khoa học,
giảm bớt các khâu nghiệp vụ, tăng năng suất, hiệu quả cơng việc, tạo mơi trường
làm việc mang tính hiện đại.
- Lập bản sao tài liệu để đưa vào sử dụng đối với tài liệu đang được bảo quản
tại Chi cục nhằm bảo tồn giá trị thơng tin tài liệu lưu trữ, phòng ngừa các nguy cơ
huỷ hoại tài liệu do thiên nhiên hay do con người gây ra.
- Hạn chế nguy cơ huỷ hoại, kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ đối với tài liệu có
nguy cơ hư hỏng và có giá trị cao, có tần suất khai thác, sử dụng nhiều.


- Tìm kiếm; quản lý; thống kê số lượng, chất lượng hồ sơ, tài liệu một cách
nhanh chóng, chính xác, phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu.
- Tạo cơ sở để phát triển công tác triển lãm, phục vụ cho công tác triển lãm,
trưng bày giới thiệu những tài liệu trong quá trình lưu trữ đặc biệt là những tài liệu
mang tính chất lịch sử, quá trình phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh
- Xây dựng cơ sở dữ liệu thông qua Phần mềm Quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ
để phục vụ quản lý, tìm kiếm và khai thác tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác
và hiệu quả.
Theo đó, tài liệu sau khi số hóa xong sẽ được biên mục và phân loại lưu theo
Phông, năm tài liệu, loại tài liệu (Cơng văn, Quyết định, Báo cáo…) và được nhập,
đính kèm vào cơ sở dữ liệu của phần mềm đã xây dựng.

2.1.2 Căn cứ chính trị, pháp lý
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
- Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006 của Quốc hội
khoá 11;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi

tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;
- Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về việc ứng dụng
cơng nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
- Nghị định 102/NĐ-CP ngày 06/11/2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc
quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà
nước;
- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về
việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;


- Quyết định 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê
duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng cơng nghệ thông tin trong hoạt động của
cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 – 2015;
- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
- Quyết định số 2151/QĐ-UBND ngày 07/9/2013 của UBND tỉnh Thái Bình
về việc phê duyệt Kế hoạch phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động của các cơ quan nhà nước tỉnh Thái Bình năm 2013, giai đoạn 2013-2015;
- Kế hoạch số 30/KH-UBND ngày 04/5/2012 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái Bình
về kế hoạch cải cách hành chính tỉnh Thái Bình giai đoạn 2012 – 2015; Quyết định số
141/QĐ-UBND ngày 21/10/2013 của UBND tỉnh V/v phê duyệt kế hoạch cơng tác cải
cách hành chính tỉnh Thái Bình năm 2013.
2.1.3 Căn cứ thực tiễn
Với khối lượng tài liệu rất lớn và có giá trị đặc biệt quan trọng đang bảo
quản tại kho lưu trữ lịch sử của tỉnh, như: Nghị định của tồn quyền Đơng Dương
về thành lập tỉnh Thái Bình năm 1890; các văn bản quy phạm pháp luật do HĐND
và UBND tỉnh ban hành từ năm 2007 trở về trước; các bản đồ địa giới hành chính
thời Pháp; các Quyết định của UBND tỉnh về thành lập, chia tách, sáp nhập, giải
thể các cơ quan, tổ chức, các quyết định cho thuê đất, giao đất, cấp giấy chứng
nhận đầu tư…

Đa số tài liệu đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh là tài liệu giấy, tài
liệu hành chính của UBKCHC tỉnh từ năm 1946 đến năm 1990, tài liệu có tình
trạng vật lý kém, chất lượng giấy thấp, đa phần tài liệu được đánh máy chữ ốp - ti ma, chữ mờ khó đọc. Tài liệu từ năm 1991 đến nay, tình trạng vật lý có tốt hơn
song nếu điều kiện bảo quản khơng tốt sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu bị dịn, phai
mực, nhiều trang giấy dính lại nhau làm mất chữ, khó đọc. Mặt khác, có rất nhiều
nguyên nhân dẫn đến tài liệu bị hư hỏng như: do chất liệu và quá trình chế tác, do


điều kiện tự nhiên, do sự xâm hại của các loài sinh vật và vi sinh vật và do chế độ
bảo quản và sử dụng tài liệu…
2.2 Nội dung cơ bản của đề án
2.2.1. Thực trạng của vấn đề cần giải quyết mà đề án hướng đến
Thái Bình là một tỉnh ven biển ở Đồng bằng sông Hồng, thuộc hạ lưu hai
con sông lớn của miền Bắc là sông Hồng và sơng Thái Bình. Phía Bắc, Tây
Bắc và Đơng Bắc giáp các tỉnh: Hưng n, Hải Dương, Hải Phịng; phía Tây
và Tây Nam giáp các tỉnh: Nam Định và Hà Nam; phía Đơng giáp biển. Với
diện tích đất tự nhiên 1.546 km 2, đường bờ biển dài 54 km, có 5 cửa sơng, Thái
Bình nằm trong vùng ảnh hưởng của trọng điểm tam giác phát triển kinh tế ở Đồng
bằng Bắc Bộ, nơi có quốc lộ 10 và quốc lộ 39 đi qua nối liền với các tỉnh: Nam
Định, Hải Phịng, Hưng n, Hải Dương. Thái Bình là tỉnh có diện tích vào loại
trung bình so với cả nước nhưng mật độ dân cư cao, chỉ sau Hà Nội và Thành phố
Hồ Chí Minh, dân số hiện nay trên 1,8 triệu người. Tồn tỉnh có 7 huyện, 1 thành
phố, 286 xã, phường, thị trấn với 1.976 thôn, tổ dân phố.
Chi cục Văn thư-Lưu trữ là cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ Thái Bình có chức
năng tham mưu cho Giám đốc Sở về quản lý công tác văn thư, lưu trữ và trực tiếp
quản lý khối lượng hồ sơ, tài liệu vĩnh viễn trên địa bàn tỉnh. Trong những năm
qua, ngoài chức năng hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra lĩnh vực văn thư, lưu trữ trên
địa bàn tỉnh, Chi cục đã phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu cho các cơ quan, tổ chức
và cá nhân.
Tuy cịn khó khăn về cơ sở vật chất bảo quản hồ sơ, tài liệu như kho lưu trữ

cịn bố trí tạm thời, trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu còn hạn chế, song với sự
quan tâm của Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ và các cấp các ngành trong tỉnh
trong thời gian qua Chi cục Văn thư-Lưu trữ đã tham mưu cho Ủy ban nhân dân
tỉnh và Sở Nội vụ tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu của các sở, ngành thuộc nguồn
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử. Việc khai thác hồ sơ, tài liệu từ trước
đến nay mặc dù đã khai thác mục lục hồ sơ trên máy song vẫn phải vào kho để


khai thác tài liệu do đó mỗi lần khai thác hồ sơ, tài liệu sẽ ảnh hưởng đến tuổi thọ
của tài liệu.
a) Thực trạng về tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh
Tài liệu lưu trữ tỉnh Thái Bình được hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức, địa phương, nhiều nhất là từ năm 1950. Hiện nay, tại Kho
Lưu trữ lịch sử tỉnh đang bảo quản 07 phông tài liệu, gồm: Phông HĐND và
UBND tỉnh giai đoạn từ năm 1946 đến năm 2007: 154 mét giá (17625 hồ sơ);
Phông Ban Thi đua khen thưởng tỉnh: 80 mét giá (4270 hồ sơ); Phơng Ban Tổ
chức chính quyền (Sở Nội vụ): 12 mét giá (427 hồ sơ); Phông Cục thuế tỉnh: 2 mét
giá (1551 hồ sơ); Phông Sở Tài nguyên và Môi trường: 4 mét giá; Phông Sở xây
dựng: 1 mét giá (15 hồ sơ); Phông Kho bạc Nhà nước tỉnh: 1 mét giá (44 hồ sơ)…
Với khối lượng tài liệu rất lớn và có giá trị đặc biệt quan trọng, như: Nghị
định của tồn quyền Đơng Dương về thành lập tỉnh Thái Bình năm 1890; các văn
bản quy phạm pháp luậtt do UBND tỉnh ban hành giai đoạn 2000- 2007; các bản
đồ địa giới hành chính thời Pháp; các Quyết định của UBND tỉnh về thành lập,
chia tách, sáp nhập, giải thể các cơ quan, tổ chức, các quyết định cho thuê đất, giao
đất, cấp giấy chứng nhận ưu đãi đầu tư…
Đa số tài liệu đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh là tài liệu giấy, tài
liệu hành chính của UBKCHC tỉnh từ năm 1946 đến năm 1990, tài liệu có tình
trạng vật lý kém, chất lượng giấy thấp, đa phần tài liệu được đánh máy chữ ốp- ti ma, chữa mờ khó đọc. Tài liệu từ năm 1991 đến nay, tình trạng vật lý có tốt hơn
song nếu điều kiện bảo quản khơng tốt sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu bị dịn, phai
mực, nhiều trang giấy dính lại nhau làm mất chữ, khó đọc. Nguyên nhân dẫn đến

tài liệu bị hư hỏng do một số nguyên nhân chính sau:
Thứ nhất, do chất liệu và quá trình chế tác tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ
hiện đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh đa phần được ghi chép trên vật
mang tin là giấy và bằng các loại mực khác nhau. Mỗi loại tài liệu có đặc điểm
riêng, nên cần có sự bảo quản khác nhau, dù làm bằng chất liệu gì thì bản thân vật


mang tin đó cũng khơng thể tồn tại vĩnh viễn nếu như chúng ta khơng có một chế
độ bảo quản đúng khoa học.
Thứ hai, do điều kiện tự nhiên: Nước ta là một nước nằm trong khu vực nhiệt
đới gió mùa, nóng ẩm, mưa nhiều, khí hậu thường xun thay đổi, mùa nóng có
nơi lên đến 40oc, độ ẩm có thể đạt 90%. Hàng năm thường xuyên phải chịu nhiều
cơn bão và thiên tai bất thường gây ra đối với tài liệu lưu trữ. Mặt khác các nhân tố
khác cũng làm hư hỏng tài liệu như ánh sáng mặt trời, nhiệt độ, độ ẩm là những
nhân tố tác động làm tài liệu lưu trữ nhanh chóng xuống cấp nếu khơng được bảo
quản đúng quy định. Ánh sáng gây ra những phản ứng quang hóa trong giấy làm
cho giấy nhanh bị ố vàng, mực bị phai màu, nhiệt độ cao làm cho giấy bị khơ giịn,
làm cho các bức ảnh bị kết dính, tài liệu để trong độ ẩm cao làm cho mục nát. Độ
ẩm cao, nhiệt độ thích hợp cịn là dung mơi cho các hóa chất gây phản ứng có hại
cho tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho nấm, mốc, côn trùng phát triển phá hoại tài
liệu lưu trữ. Nếu tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ không đảm bảo tiêu chuẩn về
độ ẩm, nhiệt độ theo quy định thì tài liệu càng nhanh chóng bị hư hỏng, khơng cịn
giá trị sử dụng.
Ba là, do sự xâm hại của các loài sinh vật và vi sinh vật: Nếu tài liệu lưu trữ
không được bảo quản cẩn thận sẽ tạo điều kiện tốt để các loài sinh vật phát triển
nhanh chóng và có nguy cơ làm hỏng tài liệu như: mối, mọt, lồi gặm nhấm, các
lồi cơn trùng gây hại khác...ngoài ra các loại vi sinh vật khác cũng phát triển rất
nhanh khi gặp điều kiện môi trường thuận lợi như nấm, mốc.
Bốn là, do chế độ bảo quản và sử dụng tài liệu: Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh tính
đến nay đã có bốn lần phải di chuyển địa điểm để phục vụ các mục đích khác nhau.

Trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, nếu chúng ta bảo quản tài liệu khơng đúng
khoa học thì cũng là một trong những nguyên nhân gây làm cho tài liệu bị hư
hỏng, thậm chí thất lạc, mất mát. Thực tế hiện nay, công tác bảo quản tài liệu chưa
được quan tâm đầu tư đúng mức, kho lưu trữ vẫn cịn bố trí tạm thời chưa đảm bảo
theo quy định.


Để khắc phục những nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ, khắc phục
những hạn chế trong việc phải thường xuyên phải vào kho để khai thác hồ sơ, tài
liệu làm ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu, đặc biệt là những tài liệu quan trọng,
những tài liệu phải thường xuyên đưa ra khai thác sử dụng thì cần phải có chế độ
bảo quản thích hợp, vì vậy việc số hóa tài liệu lưu trữ nhằm tăng cường bảo quản
tài liệu lưu trữ, đồng thời nhằm lưu trữ văn bản dưới dạng số hóa là cần thiết và
cấp bách trong giai đoạn hiện nay.

b) Thực trạng về kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ
Hiện nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ mới được đầu tư một số trang thiết bị
bảo quản tài liệu lưu trữ ban đầu như: Giá, hộp đựng tài liệu; mặt khác cơ sở vật
chất, trang thiết bị chưa phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật theo Thông tư số
09/2007/TT-BNV ngày 21/11/2007 của Bộ Nội vụ về Kho lưu trữ chuyên dụng.
Như vậy, cơ sở vật chất và kỹ thuật chưa đáp ứng được yêu cầu của một kho lưu
trữ chuyên dụng nên việc bảo quản, bảo hiểm và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ còn rất nhiều hạn chế.
c) Thực trạng về nhân sự, máy móc, thiết bị, cơ sở vật chất
Chi cục Văn thư – Lưu trữ hiện có 20 người, trong đó có 12 cơng chức, 5
viên chức Kho lưu trữ và 1 viên chức Kế toán, 2 hợp đồng 68. Cơ sở vật chất chật
chội, máy móc, thiết bị tin học cịn ít, hiện tại chỉ có 10 máy tính phục vụ cho cơng
việc chun mơn được trang bị đã lâu hiện đã lạc hậu và 1 máy in đa chức năng.
Hiện tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ có 1 phịng khoảng hơn 17m 2 (trước đây dùng
để đặt trạm biến áp của Sở Thông tin và Truyền thông), dự kiến sẽ được cải tạo

cho phù hợp để đặt hệ thống máy chủ quản lý tài liệu số hóa.
d) Thực trạng khai thác và phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ
- Những kết quả đạt được
Trong những năm qua, việc khai thác hồ sơ, tài liệu phục vụ các cơ quan, tổ


chức, công dân được Chi cục Văn thư – Lưu trữ thực hiện theo quy định, số lượng
tổ chức, công dân đến khai thác hồ sơ, tài liệu ngày một tăng lên do nhu cầu công
việc, nghiên cứu khoa học, lịch sử hoặc giải quyết các cơng việc chính đáng khác.
Những hồ sơ, tài liệu đưa ra khai thác, sử dụng như các quyết định của UBND tỉnh
về cho thuê đất, thành lập, sáp nhập, giải thể cơ quan, giấy chứng nhận đầu tư, hồ
sơ thi đua khen thưởng chống Pháp, chống Mỹ, các quyết định về bổ nhiệm cán
bộ...
Có những tài liệu được đưa ra khai thác sử dụng thường xuyên để phục vụ
độc giả như hồ sơ cho thuê đất, hồ sơ cấp giấy chứng nhận đầu tư, hồ sơ thi đua
khen thưởng chống Pháp và chống Mỹ, nếu cứ thường xuyên đưa ra phục vụ độc
giả sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến tuổi thọ của tài liệu.
- Những tồn tại, hạn chế, nguyên nhân
* Về tồn tại, hạn chế:
+ Việc khai thác sử dụng tại liệu lưu trữ chưa được chủ động trong nhiều
lĩnh vực như: Công bố, trưng bày, triển lãm, nghiên cứu biên soạn, xuất bản sách
chỉ dẫn các phông lưu trữ trong kho Lưu trữ lịch sử tỉnh
+ Công cụ quản lý và khai thác hồ sơ tài liệu cịn thủ cơng như: Mục lục hồ
sơ, sổ đăng ký độc giả và việc khai thác trực tiếp bản gốc, bản chính của tài liệu nên
còn nhiều hạn chế và ảnh hưởng lớn đến tuổi thọ của tài liệu.
* Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế:
Bên cạnh những nguyên nhân khách quan (như: Cơ sở vật chất, kĩ thuật còn
kém, khối lượng hồ sơ tài liệu nhiều, tài liệu đa phần là tài liệu giấy, tình trạng tài
liệu mờ, khó đọc ...), cịn có nguyên nhân chủ quan như: Tình trạng quản lý và tra
tìm tài liệu lưu trữ chủ yếu bằng phương pháp thủ công truyền thống, chưa đáp ứng

được yêu cầu chung theo tinh thần của Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007
của Thủ tướng Chính phủ là việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lý và
tra tìm tài liệu lưu trữ, chưa đạt yêu cầu về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên các
lĩnh vực kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương.
2.2.2. Nội dung cụ thể đề án cần thực hiện


a) Đầu tư trang thiết bị công nghệ thông tin
- Đầu tư, mua sắm các trang thiết bị công nghệ thơng tin phục vụ cơng tác số
hóa tài liệu lưu trữ gồm: máy tính, máy chủ, máy quét (scan) văn bản và các thiết
bị cần thiết khác, nhằm đảm bảo việc lưu trữ và khai thác dữ liệu đạt hiệu quả.
- Đầu tư các thiết bị bảo mật thông tin và hoàn thiện hệ thống mạng tại Chi
cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ.
b) Đầu tư hệ thống phần mềm
- Xây dựng phần mềm quản lý số hóa tài liệu lưu trữ, cho phép lưu trữ và khai
thác các loại tài liệu đã số hóa với nhiều định dạng khác nhau, phân loại và mô tả
tài liệu theo yêu cầu, đảm bảo tính bảo mật cao, chia sẻ tài liệu dễ dàng và nhanh
chóng trên mơi trường Internet hoặc mạng nội bộ.
- Nâng cấp trang thông tin điện tử của Chi cục Văn thư - Lưu trữ nhằm cung
cấp các thông tin về tài liệu lưu trữ của tỉnh, tuyên truyền các tin tức hoạt động của
ngành văn thư, lưu trữ, đồng thời tích hợp được phần mềm quản lý số hóa tài liệu
lưu trữ, cho phép các cơ quan, tổ chức có thể theo dõi, khai thác các tài liệu lưu trữ
của cơ quan, đơn vị mình.
c) Nguồn nhân lực
Đào tạo, bồi dưỡng và chuyển giao công nghệ; tập huấn cho công chức, viên
chức thực hiện số hóa tài liệu.
2.2.3. Các giải pháp, biện pháp để giải quyết vấn đề mà đề án đặt ra
a) Đầu tư hạ tầng phần cứng, phần mềm.
- Tận dụng hạ tầng thiết bị Công nghệ thông tin, hạ tầng mạng sẵn có của
Chi cục Văn thư - Lưu trữ bao gồm hạ tầng mạng LAN, mạng Internet, hệ thống

máy tính.
- Đầu tư mua sắm trang thiết bị Công nghệ thông tin phục vụ cơng tác số hóa tài
liệu lưu trữ gồm: Máy tính, máy chủ, máy quét văn bản và các thiết bị cần thiết khác
nhằm đảm bảo việc lưu trữ và khai thác dữ liệu đạt hiệu quả.
- Đầu tư các thiết bị bảo mật thông tin, lưu trữ thơng tin và hồn thiện hệ thống
mạng tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.


- Đầu tư phần mềm quản lý số hóa tài liệu lưu trữ, cho phép lưu trữ và khai thác
các loại tài liệu đã được số hóa với nhiều định dạng khác nhau, đảm bảo tính bảo mật
cao, khai thác tài liệu dễ dàng và nhanh chóng trên mơi trường Internet hoặc mạng nội
bộ.
- Nâng cấp trang thông tin điện tử nhằm cung cấp thông tin về tài liệu lưu
trữ lịch sử của tỉnh, tích hợp được phần mềm quản lý số hóa tài liệu lưu trữ, cho
phép các cơ quan, tổ chức có thể theo dõi, khai thác các tài liệu lưu trữ được thuận
lợi.
b) Giải pháp đảm bảo cơng tác bảo mật, an tồn thơng tin, tài liệu lưu trữ
- An toàn, bảo mật mức hệ thống
 Chống sét cho nguồn điện, đường tín hiệu
 Dùng UPS để tránh mất điện đột ngột
 Đầu tư hệ thống lưu trữ dự phòng dữ liệu;
 Sao lưu thường xuyên: Thực hiện việc sao lưu dữ liệu hàng ngày, hạn chế
những mất mát khi hệ thống gặp sự cố.
 Thiết bị dự phịng: bao gồm các cơng nghệ RAID, clustering cho hệ thống
máy tính, hệ thống lưu trữ dữ liệu. Ngồi ra còn cần dự phòng cho các thiết bị
mạng, UPS hay thậm chí cả đường truyền;
 Cài đặt Firewall (gồm cả thiết bị bảo mật Firewall và phần mềm kèm theo),
bao gồm cả lọc gói (packet Filter) và các dịch vụ đại diện (proxy services) tại các
điểm kết nối;
 Sử dụng các giao thức bảo mật (HTTPS, SSL) khi truyền những dữ liệu

quan trọng trên mạng công cộng;
 Hệ thống phát hiện truy nhập trái phép (Intrusion Detection System): phân
tích tất cả các gói tin và có khả năng phát hiện những thao tác bị nghi là nguy
hiểm đối với hệ thống;
 Hệ thống đánh giá an toàn (Vulnerability Assessment System): thực hiện
việc dị tìm các lỗ hổng bảo mật của hệ điều hành và các phần mềm sử dụng. Đưa