Sáu mẹo nhỏ khi thêm các thiết bị không dây vào môi trường làm việc pot

Sáu mẹo nhỏ khi thêm các thiết bị không dây vào môi trường
làm việc
Ban đầu hầu hết các thiết bị di động chỉ được sử dụng trong công việc một cách
riêng lẻ, do một số nhân viên muốn nhận e-mail và các thông tin khác một cách
nhanh chóng. Số lượng công ty ở nhiều ngành công nghiệp tìm kiếm chương trình
ROI cho thiết bị di dộng này ngày càng tăng. Họ muốn có các thiết bị hỗ trợ bán
hàng theo diện bên ngoài, hỗ trợ nhân viên làm việc ngoài văn phòng, cung cấp
kết nối ngoài giờ và truy cập thông tin giá trị giá trị của nhân viên.

Những người sử dụng thiết bị di động nhiều nhất là các bác sĩ tại bệnh viện. Họ
cần kết nối từ giường bệnh nhân tới phòng ngủ của bác sĩ. Dữ liệu truy cập (các
thông tin về bệnh nhân) thay đổi thường xuyên và là các thông tin nhạy cảm, đòi
hỏi phải có mức độ riêng tư và bảo mật cao. Các bản ghi điện tử lưu trữ thông tin
bệnh nhân là một ứng dụng chuyên sâu, nó đòi hỏi phải được đặt vào thiết bị của
người dùng cuối, kết hợp thông tin số, ký tự với biểu đồ, thực hiện chế độ đọc thời
gian “gần thực” từ các thiết bị bên ngoài hay từ hình ảnh các loại thuốc.

Hãng dược phẩm Northeast Medical Center ở Humble, Texas đã triển khai chương
trình ứng dụng PDA hai năm trước đây. Mục đích của chương trình này nhằm đáp
ứng yêu cầu của các bác sĩ muốn truy cập thông tin mới nhất của bệnh nhân tại bất
cứ nơi nào. Carla Maslakowski, phó giám đốc điều hành và đồng thời là giám đốc
thông tin tại hãng này nêu một số kinh nghiệm cho các công ty khác đang có ý
định sử dụng các thiết bị di động, không dây như sau:

1. Hãy lắng nghe người sử dụng: “Mọi người muốn truy cập thông tin tại bất kỳ
đâu, bất kỳ lúc nào. Nhiều người hỏi chúng tôi vì sao không dùng các thiết bị
không dây”. Sáng kiến không dây là để đáp ứng yêu cầu người dùng chứ không
phải do chạy theo công nghệ. Thiết bị không dây đảm bảo tốc độ truy cập và tốc
độ trả lời nhanh chóng, người sử dụng chỉ cần chốc lát là có được các thông tin
mong muốn.

2. Công việc đầu tiên là nâng cấp bảo mật: “Sau đó, bước đầu tiên chúng tôi
làm là đánh giá mức bảo mật cần thiết và liên hệ với hãng Global Data
Systems để nâng cấp nó. Họ đã bổ sung kiểu bảo mật “end-point”, các chương
trình dò tìm xâm nhập bất hợp pháp, cung cấp tường lửa mạnh hơn và mạng riêng
ảo VPN cho kiểu bảo mật point-to-point”, Maslakowski nói.

3. Tìm kiếm các sản phẩm đã được chứng minh chất lượng hơn là qua thử
nghiệm. Gartner khuyên các khách hàng của mình hãy để ai đó sử dụng sản phầm
mới mà mình đang định mua trước, để họ phát hiện sai sót cùng các vấn đề về thiết
kế nảy sinh nếu phần mềm chưa hoàn hảo. Sau đó bạn mới nên mua chương trình
đã hoàn chỉnh hơn.

Ví dụ như ứng dụng PDA của Northeast Medical Center chẳng hạn, chương trình
này được sử dụng trong các tình huống chữa bệnh suốt một thập niên qua. Được
phát triển từ hệ thống gói nạp đơn giản, hiện giờ chương trình đã tích hợp cả các
bản ghi thuốc men. Tất cả thành phần của nó được thiết kế để đáp ứng yêu cầu của
các bác sĩ và đã được người dùng kiểm tra kỹ lưỡng.

4. Lợi ích người dùng là trên hết: Chương trình ứng dụng của hãng Northeast
chạy cả trên nền thiết bị di động của Palm và Windows. Nhưng hãng này đã chuẩn
hoá chương trình trên Palm. Vì “đó là hệ thống sử dụng đơn giản hơn cho các
khách hàng, và vì nhiều bác sĩ của chúng tôi đang sử dụng Treo 650. Có nhiều
chương trình phần mềm về thuốc trên Palm nhưng các bác sĩ không muốn từ bỏ
các ứng dụng Palm của họ, cũng như không muốn phải đi mua thêm các thiết bị
mới”.

5. Linh hoạt trong chọn lựa: Trong khi hầu hết bác sĩ ở Northeast sử dụng thiết
bị Palm (chủ yếu là smart phone Treo 650), một số thành viên khác lại thích i-
mate WinMobile smart phone. Maslakowski cho phép họ sử dụng các thiết bị
không chuẩn hoá vì hiểu rằng chúng có nhiều tính năng hỗ trợ riêng. “Chúng tôi

có 300 bác sĩ và một đội ngũ nhân viên IT nhỏ. Các nhân viên IT này có nhiệm vụ
làm cho các bác sĩ phải được thoái mái với các thiết bị họ đang dùng”. Tất nhiên
họ cũng có thể truy cập chương trình PDA thông qua máy tính để bàn trong mạng
nội bộ sử dụng dây nối và qua kết nối Internet từ mạng riêng ảo tại nhà hay một
nơi nào đó.

6. Đảm bảo hoạt động cho các kết nối nội bộ: Mặc dù ở Medical Center đã có
mạng WiFi, nhưng hầu hết bác sĩ thích gắn các thiết bị di động để dễ dàng hơn với
quyền truy cập đơn. NEMC đã cài đặt các thiết bị di động siêu nhỏ trong khu vực
làm việc của y tá, cung cấp yếu tố kịp thời trong công việc. Nó cho phép các y tá
viết chú thích vào bản ghi bên canh giường bệnh nhân rồi upload chúng vào bản
ghi chính ở khu vực của y tá.

Chương trình này thành công ngoài sức tưởng tượng. “Các bác sĩ của chúng tôi
thích nó. Họ có thể xem kết quả mới nhất và kiểm tra tình trạng bệnh nhân ở bất
kỳ đâu, có thể trong khi đang đứng tại hành lang của Starbucks”. Maslakowski
nói.

Hầu hết bác sĩ ở NEMC có thói quen dowload thông tin mới nhất của bệnh nhân
mỗi sáng sau khi họ dậy. Sau đó xem xét dữ liệu trong bữa sáng, gọi điện cho
nhân viên kiểm tra tại bệnh viện khi vẫn đang ở nhà. Cuối cùng mới đến bên
giường bệnh nhân để xem kết quả kiểm tra, đánh giá tình hình bệnh nhân và có các
quyết định chữa bệnh nhanh chóng. Đó là ứng dụng thực tiễn tốt nhất của ROI.