Khảo sát hệ thống Website thương mại của Công ty Dịch vụ kỹ thuật & TM Bảo Anh

Khảo sát hệ thống Website thơng mại của Công ty Dịch
vụ kỹ thuật và Thơng mại Bảo Anh
I. Khảo sát hệ thống
1. Mục đích của hệ thống
Giới thiệu về công ty
Website sẽ có những thông tin về doanh nghiệp, chính sách và các chơng
trình bán hàng ,
Cập nhập thông tin hàng hoá trực tuyến
Dễ dàng cập nhập và thờng xuyên thay đổi hình ảnh, thông tin chi tiết, giá
cả các mặt hàng mà Công ty kinh doanh.
Đặt hàng trực tuyến
Qua Website Khách hàng có thể dễ dàng tìm kiếm hàng hóa, chọn hàng,
thêm bớt mặt hàng vào giỏ hàng, tự động tính toán/ghi nhớ đơn hàng và gửi đơn
đăng ký mua hàng dễ dàng.
Quản lý đơn đặt hàng trực tuyến
Lu trữ thống kê các hoạt động gắn với Khách hàng của doanh nghiệp. Mọi
hoạt động gắn với Khách hàng và đơn hàng đều có thể thực hiện từ xa, không phụ
thuộc vào vị trí địa lý.
2. Các yêu cầu
Hiện nay ở nớc ta cha phổ biến hình thức thanh toán điện tử. Đây chính là
một trong những lý do khiến cho Thơng mại điện tử ở Việt Nam cha đợc áp dụng
rộng rãi. Chính vì vậy, để áp dụng đợc vào thực tế thì bài toán thơng mại trên Web
của đề tài chỉ dừng lại ở mức chỉ taọ lập một siêu thị ảo cho các sản phẩm của
công ty và hiển thị đơn đặt hàng để khách hàng để khách hàng có thể đặt hàng với
công ty qua mạng.
Với bài toán thơng mại trên Web thì yêu cầu đặt ra là phải thể hiện đợc các
chức năng:
1
- Quản lý các sản phẩm của công ty
- Quản lý các khách hàng đã đặt hàng của công ty
Để giới thiệu các hàng hoá hiện có tại công ty lên mạng thì hệ thống phải

quản lý đợc các hàng hoá của công ty hiện có. Quản lý nh thế nào để thông tin về
hàng hoá của công ty là có hệ thống và đầy đủ ? Và khi thể hiện các hàng hoá đó
lên trang Web, các thông tin về hàng hoá này phải có khoa học, trực quan, sinh
động không d thừa hay thiếu hụt. Đây là một yêu cầu khá quan trọng đặt ra cho hệ
thống. Tổ chức dữ liệu: Cơ sở dữ liệu về hàng hoá phải thật thuận tiện cho việc cập
nhật, bổ sung, sửa chữa và dễ dàng thể hiện. . . Khi khách hàng xem các hàng hoá
trong siêu thị ảo và chọn lựa sản phẩm để đặt hàng thì đòi hỏi hệ thống phải xử lý
đợc đơn đặt hàng của khách hàng. Một trong những chức năng đó là ghi nhận
thông tin về khách hàng. Họ là ai ? Họ đã đặt mua những sản phẩm gì ? Số lợng là
bao nhiêu?.
3. Các kết quả
Hệ thống cho phép nhiều ngời dùng truy cập cùng một lúc trên mạng
Internet.
Hệ thống cho phép tra cứu các thông tin về hàng hóa, đơn hàng, tra cứu
nhanh về khách hàng, tra cứu những thông tin liên quan đến công ty.
Hệ thống cho phép ngời quản trị thay đổi, cung cấp thông tin đến ngời
dùng.
II. Phân tích hiện trạng của hệ thống
1. Giới thiệu về tổ chức
Công ty Dịch vụ ky thuật và Thơng mại Bảo Anh là một Công ty chuyên
kinh doanh các mặt hàng máy tính.
Bảo Anh khởi nghiệp từ năm 1995 với của hàng mang tên STIC tại 36 Trần
Xuân Soạn với diện tích 30m
2
và 6 nhân viên, nhập khẩu sản phẩm của hãng
Zoltric: Faxmodem, Soundcard, đĩa mềm, loa, CD Rom.
Năm 1997 thành lập Công ty Dịch vụ kỹ thuật và Thơng mại Bảo Anh tại 79
Lý Nam Đế với tổng diện tích 200m
2
nhập khẩu các sản phẩm của hãng Zoltric:

2
VGA card, CD, Main, Case, Ram.
Để mở rộng thị trờng cho các sản phẩm nhập khẩu tại Hà Nội năm 1998
Bảo Anh thành lập chi nhánh tại 189 Nguyễn Văn Thù- Thành Phố Hồ Chí Minh.
Năm 2001 xây dựng trụ sở tại 135/48 Nguyễn Văn Cừ - Gia Lâm cho chiến
lợc phát triển lâu dài.
Năm 2003 liên kết với VDC mở Showroom tại 292 Tây Sơn và liên kết với
Công ty XNK Thiết bị toàn bộ mở của hàng phân phối linh kiện máy tính tại
16-18 Tràng Thi.
Hiện nay Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Thơng Mại Bảo Anh có một đội ngũ
cán bộ hơn 30 ngời 90% đã tốt nghiệp đại học và trên đại học chuyên ngành kỹ
thuật và kinh tế. Với một đội ngũ cán bộ trẻ, năng động và chuyên nghiệp Bảo
Anh đã xây dựng cho mình một cơ cấu vững mạnh

a. Phòng giám đốc:
- Quản lý và phân phối hoạt động của công ty.
- Quản lý và điều hành hoạt động của nhân viên.
- Quyết định giá chính thức cho từng mặt hàng. Tuy nhiên giá đợc chia theo
từng loại tùy vào loại khách hàng (khách hàng mua số lợng nhiều, khách
hàng thờng xuyên ...) .
3
Giám đốc
Phòng kế toán Phòng XNK Phòng KD Phòng kỹ thuật
Phòng KD Phân phối Phòng dự án Siêu thị máy tính
Bộ phận kho
- Nhận báo cáo từ các bộ phận khác nh: kế toán, hành chính, bán hàng Từ
đó có cách nhìn về tình hình công ty, thị hiếu khách hàng để có kế hoạch
định hớng, phát triển nhằm đáp ứng yêu cầu thị hiếu khách hàng và tiến
triển cho công ty.
-Điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, tổ chức thực

hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu t của công ty. Ban hành quy chế quản
lý nội bộ công ty, tuyển dụng lao động.
b. Phòng kinh doanh:
Kinh doanh dự án: Đã t vấn thiết kế nhiều dự án lớn với các doanh nghiệp
nhà nớc và t nhân.
Kinh doanh phân phối: Hiện nay hệ thống phân phối mới chỉ tập trung phục
vụ khu vực miền bắc.
Siêu thị máy tính VDC: Tuy mới đợc thành lập nhng đang dần trở thành
một địa chỉ đáng tin cậy của ngời tiêu dùng với phơng châm chất lợng - dịch vụ và
giá cả.
Siêu thị có hai loại khách hàng: khách hàng đến thẳng siêu thị mua hàng và
khách hàng đặt hàng qua mạng.
Trực tiếp tại siêu thị :
Tại siêu thị khi có khách hàng đến nhân viên bán hàng tại siêu thị sẽ tiếp đón
t vấn khách hàng mua hàng. Nhân viên bán hàng sẽ giới thiệu những loại hàng hoá
công ty đang có, giới thiệu đặc tính của từng loại hàng(nếu khách hàng yêu cầu),
báo giá cho khách hàng, Nếu khách hàng quyết định mua hàng nhân viên bán
hàng tại siêu thị sẽ lập đơn hàng cho khách hàng. Sau đó nhân viên bán hàng sẽ
chuyển đơn hàng cho kế toán để kế toán viết phiếu xuất hàng, hoá đơn bán hàng
và làm thủ tục thanh toán với khách hàng. Sau đó phiếu xuất hàng sẽ đợc chuyển
cho bộ phận kho để xuất hàng cho khách. Trờng hợp khách hàng mua trọn bộ máy
cần lắp ráp thì các linh kiện máy tính sẽ đợc chuyển sang phòng kỹ thuật để nhân
viên kỹ thuật lắp ráp.
4
Khách hàng đặt hàng qua mạng:
Đây là loại hình thức mới mà ngời mua hàng phải hoàn toàn tự thao tác thông
qua từng bớc cụ thể đợc hệ thống hớng dấn để có thể mua đợc hàng.
Trên mạng, các loại sản phẩm linh kiện thiết bị đợc sắp xếp, phân chia thành
nhiều phân khu và mỗi phân khu có nhiều loại khác nhau riêng biệt để giúp cho
ngời dùng dễ sử dụng, tham khảo, giúp cho ngời quản trị dễ thay thế, thêm bớt sản

phẩm của họ. Trong hoạt động này ngời dùng chỉ cần chọn một loại linh kiện thiết
bị nào từ trong danh sách của từng phân khu là những thông tin về sản phẩm đó sẽ
hiện lên nh: tên hàng hóa, giá cả và những mô tả ngắn về loại hàng hóa đó và bên
cạnh là trang liên kết để thêm hàng hóa vào trong giỏ hàng.
Đây là giỏ hàng điện tử mà trong đó có chứa các thông tin về hàng hoá lẫn số l-
ợng khách mua và hoàn toàn đợc cập nhật trong giỏ.
Khi khách hàng muốn đặt hàng thì hệ thống hiển thị trang xác lập đơn đặt hàng
cùng thông tin về khách hàng và hàng hoá khách hàng muốn mua.
Yêu cầu đối với khách hàng giao dịch qua Website
Trớc khi bắt đầu đăng nhập, hệ thống yêu cầu xác nhận xem ngời dùng là
khách hàng quen hay khách hàng lạ.
- Khi ngời dùng thực hiện việc đăng nhập vào hệ thống phải thông qua các b-
ớc sau: Khách hàng phải điển Tên (UserName), mật khẩu (Password) để
đăng nhập vào hệ thống.
- Nếu ngời dùng là lần đầu tiên thì để có thể đặt hàng qua mạng Khách hàng
cần đăng ký một tài khoản với hệ thống.
- Khách hàng thì cần cung cấp thông tin nh: tên, họ, password. Ngoài ra
khách hàng còn cho biết thông tin về đia chỉ, tên công ty, số diện thoại ...
Các thông tin trên cần đợc xác thực lại để hạn chế những ngời không thực
sự muốn đặt hàng. Những thông tin này sẽ đợc Công ty xác nhận lại nếu
đúng nh khách hàng khai báo thì Bộ phận quản trị sẽ để trong hệ thống ng-
ợc lại sẽ bị xoá đi.
- Nếu ngời dùng trớc đây thì chỉ cần nhập đúng tên user và mật khẩu.
5
- Các chứng từ đợc thông qua các loại đơn sau: hóa đơn bán hàng, phiếu
nhập, phiếu xuất. Các loại giấy tờ này sẽ đợc kế toán cấp cho hệ thống.
- Thời gian giao hàng tùy thuộc vào ngày đăng ký của khách hàng (mua trên
mạng).
c. Bộ phận kho
Chức năng chính của bộ phận kho là nhập hàng, xuất hàng cho bộ phận bán

hàng, bộ phận kỹ thuật và theo dõi số lợng hàng tồn kho.
Nhân viên phải thờng xuyên kiểm tra để biết đợc số lợng hàng hoá bị h
hỏng, sắp hết hay sắp hết thời hạn bảo hành để đề xuất lên ban điều hành có kế
hoạch xử lý.
Quản lý hàng hóa:
- Nguồn hàng máy tính đợc lấy từ các công ty buôn bán MT khác, những
nhà cung cấp t nhân, các dịch vụ trong nớc hay ngoài nứơc...
- Các mặt hàng kinh doanh đều phải có một loại mã số riêng để phân biệt
với hàng hóa khác. Các mặt hàng đều phải đầy đủ các thông tin nh: tên hàng
hóa, chi tiết hàng hóa, giá cả, thông tin nhà sản xuất .
Quá trình đặt hàng với nhà cung cấp
Hàng ngày nhân viên kho sẽ kiểm tra hàng hóa trong kho và đề xuất lên ban
điều hành cần xử lý về việc những mặt hàng cần nhập. Trong quá trình đặt hàng
thì ban điều hành sẽ có trách nhiệm xem xét các đề xuất về những mặt hàng yêu
cầu và quyết định loại hàng, số lợng hàng cần đặt và phơng thức đặt hàng với nhà
cung cấp.
Quá trình nhập hàng vào kho :
Quá trình nhập hàng theo nhiều cách khác nhau:
- Mua từ bên ngoài(công ty khác, t doanh, đại lý...)
- Do bị trả lại từ quầy bán hàng.
- Do khách hàng trả.
- Do đơn hàng không hợp lệ.
- Sau khi nhận yêu cầu đặt hàng qua điện thoại, fax hay qua mạng từ công ty,
nhà cung cấp sẽ giao hàng cho công ty có kèm theo hóa đơn hay bảng kê
6
chi tiết các loại mặt hàng hóa của từng loại. Kế toán sẽ kiểm tra lô hàng của
từng nhà cung cấp và trong trờng hợp hàng hóa giao không đúng yêu cầu
đặt hàng hay kém chất lợng về hệ thống máy... thì Kế toán kho sẽ trả lại nhà
cung cấp và yêu cầu giao lại những mặt hàng bị trả đó. Trong khi làm việc
cho những trờng hợp xảy ra này thì Kế toán kho phải ghi lại những hàng

hóa nhập thực.
- Kế tiếp Kế toán kho sẽ kiểm tra chứng từ giao hàng (hóa đơn trực tiếp
không khấu trừ VAT, hóa đơn có khấu trừ VAT, bảng kê hàng hóa, giá cả)
để gán giá trị thành tiền cho từng loại sản phẩm. Những loại hàng hóa này
sẽ đợc cung cấp một mã số và đợc cập nhật ngay vào giá bán.
- Trong quá trình nhập chứng từ giao hàng vào máy tính để làm phiếu nhập
trong trờng hợp là mặt hàng cũ thì sẽ đa vào danh sách có mã này trớc đó
trong từng loại hàng hóa.Còn những hàng hóa mới sẽ gán một mã số mới và
trong từng loại hàng hóa mới(nếu có).
- Sau khi nhập xong chứng từ giao hàng, nhân viên nhập kho sẽ in một phiếu
nhập để lu trữ trong hồ sơ và một bản đợc đa sang bộ phận quản trị mạng.
Quá trình xuất hàng
Quá trình xuất hàng có nhiều hình thức sau:
- Xuất hàng nội bộ để bán trên mạng, trong quầy, lắp ráp.
- Xuất hàng theo lô, bộ khi có yêu cầu của đơn đặt hàng.
- Trả lại cho nhà cung cấp cho trờng hợp hàng không đạt yêu cầu, kém chất l-
ợng, bán chậm kèm theo các giấy tờ có liên quan.
- Xuất hàng để thanh lý vì quá hạn hay h hỏng nặng.
Định giá
Việc định giá cho một mặt hàng theo s chỉ đạo của ban lãnh đạo, giá cả
hàng bán tạI cửa hàng thờng đợc định giá theo một công thức đã đợc ban lãnh
đạo đa ra, giá không đúng với gíá khung khi nhập hàng mà cộng thêm các chi
phí phát sinh khác.
7
Công thức cụ thể
- Giá nhập =giá mua+ chi phí khác.
chi phí khác :(thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển, lắp đặt....).
- Giá thành = giá xuất + chi phí khác.
chi phí khác: (công, công cụ, khấu hao...).
- Giá vốn = giá thành + chi phí khác.

chi phí khác: (bao bì, quảng cáo, nhân viên bán hàng...).
Giá bán = giá thị trờng.
- Lãi lỗ = giá bán giá vốn.
- Chuyển dola thành đồng Việt Nam :
VND = 1USD * tỉ giá dola.(tính tại thời điểm hiện tại)
d. Bộ phận quản trị mạng
Công việc của bộ phận này là thực hiện việc quản lý Website cập nhập thông
tin hàng hoá, chơng trinh bán hàng của công ty vào hệ thống.
e. Phòng kỹ thuật
Với lòng nhiệt tình và kinh nghiệm lâu năm luôn cố gắng trong mọi tình
huống để đạt đợc sự hài lòng của khách hàng khi khách hàng sử dụng dịch vụ của
Công ty.
2. Quan hệ đối tác trong nớc
Với chất lợng dịch vụ cùng uy tín và năng lực kinh doanh nhiều năm công
ty đã xây dựng đợc hệ thống bạn hàng với các Công ty tin học lớn nh: Đồng tâm,
Vinh Xuân, Vĩnh Trinh, Vạn Xuân,
3. Mục tiêu và định hớng phát triển
Trở thành một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ
thông tin tại Việt Nam.
Có uy tín lớn đối với khách hàng.
Tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên trong Công ty có thu nhập ổn định và
mức sống ngày càng đợc nâng cao.
8