PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỌC SINH PTTH

CHƯƠNG 1 Mô tả bài toán quản lý học sinh
1 Giới thiệu về trờng phổ thông trung học Nguyễn Huệ
Trờng trung học phổ thông Nguyễn Huệ đợc thành lập năm 1957 tại thị xã Yên
Bái. Ngày đầu thành lập trờng đợc gọi là trờng cấp 3A Yên Bái sau năm 1975 tr-
ờng đợc đổi tên thành trờng trung học phổ thông Nguyễn Huệ đến hiện giời. Qua
50 năm phát triển và trởng thành nhà trờng đã liên tục vơn lên khăng định mình
trong đội ngũ các trờng của ngành giáo dục tại Yên Bái. Trong công tác quản lý
nhà trờng luôn coi trọng công tác tự quản, phát huy tính tích cực dân chủ của học
sinh, khẳng định xai trò của cán bộ lớp và cán bộ chi đoàn. Khi nói đến công tác
quản lý ở trờng THPT Nguyễn Huệ không thể nói đến vai trò của ban giám hiệu và
đội ngũ giáo viên. Cùng với việc tăng cờng công tác quản lý, đổi mới phơng pháp
giảng dậy ban giám hiệu có nhiều nỗ lực trong việc xây dựng, bồ dỡng đội ngũ
giáo viên. Từ những cố gắng trên chất lợng giảng dạy của nhà trờng không ngừng
tăng cao. Với số lợng học sinh đạt tốt nghiệp hàng năm trên 95%. Học sinh đoạt
giải các kỳ thi học sinh giỏi cấp tỉnh và quốc gia cao. Nhà trờng luôn giữ đợc gianh
hiệu trờng tiên tiến xuất sắc trong nhiều năm liền.
Bớc vào thế kỷ 21 hòa nhịn cùng xu hớng phát triển của thời đại, chng trình xây
dựng trờng thành chuẩn quốc gia là mục tiêu hàng đầu của nhà trờng.
1
2 Khảo sát bài toán quản lý học sinh trờng PTTH Nguyễn Huệ
2.1 Mô hình tổ chức của trờng.
2.2 Nhiêm vụ chức năng của một số đơn vị
Ban giám hiệu: Nhiệm vụ điều phối các hoạt động của trờng, kiểm tra, đôn đốc
các phòng ban trực thuộc nhằm đảm bảo các hoạt động quản lý học sinh, giáo
viên, quá trình, kết quả học tập, chất lợng đào tạo của học sinh
Văn phòng nhà trờng : Là nơi tiếp nhận, lu trữ hồ sơ học sinh, ghi danh sách
học sinh từng năm học. Hớng dẫn nội dung kê khai cá nhân của từng học sinh,
quản lý có thời hạn sổ cái, sổ gọi tên và ghi điểm. Giúp ban giám hiệu quản lý
chặt chẽ sổ gọi tên và ghi điểm cụ thể là giao nhận sổ cho các lớp trong từng
2
Trờng phổ thông trung

học Nguyễn Huệ
Ban Giám
Hiệu
Văn phòng Tổ giáo
viên
Các phòng
ban
Hiệu Trởng
Hiệu Phó
Toán Tài vụ
Ngoại ngữ
Thể dục
Xã hội
Hoá-Sinh
Vật lý-Kỹ
thuật
Văn
Hành chính
Phòng Bảo
vệ
Văn phòng
Đảng ủy
Văn phòng
Đoàn
ngày học, theo dõi nhắc nhở việc sử dụng sổ và bảo quản sổ, báo cáo với ban
giám hiệu và thông báo tới giáo viên chủ nhiệm của lớp về những sai sót nếu
có.
Tổ giáo viên: Hoạt động giảng dạy theo sự phân công của ban giám hiệu. Các
giáo viên bộ môn có trách nhiệm trực tiếp ghi đúng, đủ các loại điểm kiểm tra
của bộ môn mình phụ trách theo quy định. Các giáo viên chủ nhiệm ngoài việc

ghi điểm với t cách là giáo viên bộ môn, còn trực tiếp tham gia vào quá trình
quản lý học sinh tổng hợp kết quả học tập, đánh giá hạnh kiểm của học sinh
theo từng học kỳ, cả năm học.
Các Phòng ban:
2.3 Thực trạng nghiệp vụ của nhà trờng hiện nay:
Tiếp nhận hồ sơ học sinh đăng ký dự thi đầu vào.
Tổ chức thi tuyển sinh.
Lên danh sách các môn học.
Phân giáo viên chủ nhiệm và giáo viên bộ môn cho từng lớp.
Phân học sinh vào các lớp dựa vào danh sách trúng tuyển.
Từ danh sách học sinh theo từng lớp cập nhật lý lịch học sinh vào sổ gọi tên và
ghi điểm . Sổ gọi tên và ghi điểm là hồ sơ pháp lý về kết quả học tập và rèn
luyện của học sinh trong từng năm học bao gồm điểm các môn học, điểm tổng
kết học kỳ và cả năm học, số ngày nghỉ, đánh giá xếp loại học lực, hạnh kiểm,
và xét lên lớp.
Từ sổ gọi tên và ghi điểm cán bộ nghiệp vụ cập nhật danh sách học sinh vào sổ
sổ cái. Sổ cái có giá trị pháp lý dùng để ghi danh sách học sinh nhập học và kết
quả học tập của học sinh theo từng năm học, lý lịch của học sinh theo từng lớp,
khoá học, năm vào trờng và năm ra trờng do ban giám hiệu nhà trờng l trữ trong
suốt quá trình học tập tại trờng và 5 năm sau khi tốt nghiệp.
2 lần trong một học kỳ cán bộ quản lý sổ cái có trách nhiệm cập nhập các loại
điểm (miệng, 15 phut, 1 tiết, kiểm tra học kỳ) của các môn học từ sổ gọi tên
và ghi điểm của từng môn học vào sổ cái.
3
Cuối năm học nhà trờng tổ chức thi lên lớp và thi tốt nghiệp cho học sinh cuối
cấp.
Tiến hành phát bằng tốt nghiệp, trả học bạ cho học sinh ra trờng.
2.4 Số lợng các lớp học và các môn học và tổ giáo viên hiện nay
Những năm gần đây chỉ tiêu tuyển sinh đầu vào của trờng khoảng hơn 500 học
sinh.

Lớp học: hiện nay trờng có 39 lớp học (bao gồm cả 3 khối 10, 11, 12) với mỗi
lớp xấp xỉ 50 học sinh
Các môn học đang đợc giảng dậy cho cả ba khối 10, 11, 12 bao gồm 12 môn cụ
thể nh sau: Toán, lý, hóa, sinh, kỹ thuật, văn- tiếng việt, sử, địa, giáo dục công
dân, ngoại ngữ, thể dục, quốc phòng. Mỗi môn kể trên bao gồm các loại điểm
sau: điểm hệ số 1 (gồm điểm kiểm tra miệng, điểm kiểm tra viết 15 phút), điểm
hệ số hai (điểm kiểm tra viết 1 tiết trở lên) và điểm kiểm tra học kỳ.
96 giáo viên đợc chia thành 6 tổ, mỗi tổ khoảng 8- 18 giáo viên.
2.5 Các mức đánh giá kết quả học tập.
Nội dung các mức đánh giá kết quả học tập của học sinh gồm 3 mức sau:
Mức môn học: Đánh giá kết quả học tập từng môn học của học sinh trong một
học kỳ.
Mức học kỳ: Đánh giá kết quả học tập của học sinh trong một học kỳ dựa vào
mức môn học.
Mức năm học đánh giá kết quả học tập của học sinh cả năm học dựa vào mức
học kỳ.
2.6 Sổ gọi tên ghi điểm và sổ cái
Nội dung sổ cái và sổ gọi tên và gồm 3 phần:
Sơ yếu lí lịch học sinh trong lớp.
Phần theo dõi số ngày nghỉ của học sinh,
Phần ghi điểm .
Nội dung cụ thể của từng phần nh sau:
4
Số
thứ
tự
Họ và tên
học sinh
Ngày
sinh

Giới
tính
Dân
tộc
Con liệt
sĩ
Con th-
ơng binh
(loại)
Gia đình
có công
với cách
mạng
Chỗ ở
hiện tại
Họ tên cha,
nghề nghiệp
Họ tên mẹ,
nghề nghiệp
1
2
3

49
50
Bản mẫu sơ yếu lí lích học sinh.
Tháng Năm.
Số
thứ
tự

Ngày

Họ và Thứ
tên học sinh
1 2 3 4

10

20

30 31 số ngày nghỉ
có không
phép phép
1
2
3


50
Bản mẫu bảng theo dõi ngày nghỉ của học sinh.
6
Bảng điểm của các môn học trong một học kỳ

Học kỳ
Số
thứ
tự
Họ và tên học
sinh
Toán

Điểm hệ số 1 Điểm T/B Học T/B
miệng viết hệ số 2 kt kỳ môn
.. Thể dục
Điểm hệ số 1 Điểm T/B Học T/B
miệng viết hệ số 2 kt kỳ môn
Các quy định ghi điểm của các môn học:
- điểm của bài kiểm tra do giáo viên ghi vào cột riêng của từng loại theo hệ số lần lợt từ trái sang phải, chú ý
không đợc ghi nhầm giữa các cột.
- Các loại điểm kiểm tra đợc ghi bằng mực xanh, đen (không ghi bằng mực đỏ).
7
Học kỳ
Số
thứ
tự
Họ và tên
học sinh
Điểm trung bình môn học
toán lý hoá sinh kỹ văn sử địa GD ngoại thể quốc
thuật T/V CD ngữ dục phòng
điểm
TB
các
môn
học
kỳ
Xếp loại
học hạnh
lực kiểm
1
2

3

49
50
Bảng điểm tổng hợp kết quả học tập trong một học kỳ.
8
Số
thứ
tự
Họ và
tên học
sinh
điểm trung bình môn học
Toán Lý Hoá Sinh Kỹ Văn Sử Địa GD Ngoại Thể Quốc
Thuật CD ngữ dục phòng
điểm
T/B
các
môn
cả
năm
XÊP LOạI
Học Hạnh
Lực kiểm
Tổng
số
ngày
nghỉ
Lên
lớp

ở
lại
lớp
Thi
lại,
điểm
môn
thi
lại
Danh
hiêu
thi
đua
1
2
3

49
50
Bảng tổng hợp kết quả đánh giá xếp loại cả năm học (trong sổ gọi tên và ghi điểm)
9
2.7 Tiêu chuẩn đánh giá, xếp loại hạnh kiểm.
Vể hạnh kiểm học sinh đợc đánh giá xếp loại thành 5 loại Tốt, Khá, Trung bình,
Yếu, Kém. Giáo viên dựa vào tiêu chuẩn sau để xếp loại
Loại tốt: Đợc xếp loại tốt về hạnh kiểm là những học sinh có nhận thức đúng và
thực hiện khá đầy đủ nhiệm vụ học sinh , có ý thức trách nhiệm cao đối với học
tập, lao động, rèn luyện đạo đức, nếp sống và rèn luyện thân thể, có tiến bộ
không ngừng đạt đợc kết quả cao về tất cả các mặt.
Loại khá: Những học sinh đạt trên mức trung bình nhng cha đạt mức tốt trong
việc thực hiện các nhiệm vụ học sinh thể hiện qua các mặt rèn luyện đạo đức,

học tập lao động rèn luyện thân thể, hoạt động xã hội vv hoặc trong các mặt
trên có mặt đạt loại tốt nhng có các mặt chỉ đạt tới mức trung bình đều đợc xếp
hạnh kiểm khá. Nhng học sinh này có thể còn mắc những khuyết điểm nhỏ, đợc
góp ý kiến thì sửa chữa tơng đối nhanh và không tái phạm.
Loại trung bình: Đợc xếp vào loại trung bình về hạnh kiểm là những học sinh
có ý thức thực hiện nhiệm vụ học sinh, có tiến bộ nhất định về hạnh kiểm nhng
còn chậm, không đều cha vững chắc, kêt quả nói chung ở mức trung bình. Còn
mắc một số khuyết điểm song it nghiêm trọng, cha thành hệ thống, khi đợc góp
ý kiến biết nhận ra khuyết điểm nhng sửa chữa còn chậm.
Loại yếu: Xếp loại hạnh kiểm yếu là những học sinh không đạt tới mức trung
bình theo tiêu chuẩn trên, có những biểu hiện yếu kém đã quy định cho loại
trung bình.
Loại kém: Những học sinh có biểu hiện sai trái nghiêm trọng và bị kỷ luật ở
mức đuổi học một năm.
2.8 Tiêu chuẩn đánh giá và xếp loại học lực.
Căn cứ vào điểm trung bình các môn từng học kỳ và cả năm, xếp loại học lực
đợc quy định thành 5 loại sau: Giỏi, Khá, Trung bình, Yếu. Tiêu chuẩn cụ thể nh
sau:
10
Loại giỏi: Điểm trung bình các môn từ 8,0 trở lên không có môn nào bị điểm
trung bình dới 6,5.
Loại khá: Điểm trung bình các môn từ 6,5 trở lên đến 7.9 không có môn nào bị
điểm trung bình dới 5.0
Loại trung bình: Điểm trung bình các môn từ 5.0 trở lên đến 6.4 không có môn
nào bị điểm trung bình dới 3.5
Loại yếu: Điểm trung bình các môn 3.5 trở lên đến 4.9 không có môn nào có
điểm trung bình dới 2.0
Loại kém: Những trờng hợp còn lại
2.9 Chế độ cho điểm, hệ số các loại điểm kiểm tra và hệ số các môn học
Chế độ cho điểm: Số lần kiểm tra cho từng môn học trong một học kỳ mỗi học

sinh đợc kiểm tra ít nhất
- các môn học có từ 2 tiết trên 1 tuần trở xuống : 4 lần
- các môn học có từ 2.5 tiết đến 3 tiết trên 1 tuần : 6 lần
- các môn học có từ 4 tiết trên 1 tuần : 7 lần
Số lần kiểm tra quy định cho các môn nh trên bao gồm kiểm tra miệng,
kiểm tra viêt 15 phut, kiểm tra viết từ 1 tiết trở lên, kiểm tra cuối học kỳ.
Hệ số các bài kiểm tra
- Kiểm tra miệng, viết 15 phut hệ số 1
- Kiểm tra 1 tiết trở lên hệ số 2
- Điểm kiểm tra học kỳ (ĐKTHK) không tính hệ số mà tham gia trực tiếp
vào tính điểm trung bình môn.
Hệ số các môn học: Đối với hệ không chuyên ban các môn văn, tiếng việt, toán
đợc tính hệ số 2 khi tham gia tính trung bình học kỳ hoặc cả năm.
2.10 Cách tính điểm.
Điểm trung bình các bài kiểm tra(ĐTBKT): là trung bình cộng của điểm các
bài kiểm tra sau khi đã tính hệ số.
Điểm trung môn học kỳ(ĐTBMHK): Đợc tính theo công thức sau:
ĐTBMHK = [(ĐTBKT * 2) + ĐKTHK ] / 3
11
Điểm trung bình các môn học kỳ(ĐTBCMHK) là trung bình cộng của các
ĐTBMHK sau khi đã tính hệ số.
Điểm trung bình môn cả năm(ĐTBMCN) đợc tính theo công thức sau:
ĐTBMCN = {ĐTBMHK1 + (ĐTBMHK2 * 2)] /3
Điểm trung bình các môn cả năm(ĐTBMCN) đợc tính theo công thức sau:
ĐTBCMCN = {ĐTBCMHK1 + (ĐTBCMHK2 * 2)] /3
Khi tính điểm trung bình môn học ky, cả năm cũng nh tính điểm trung bình các
môn học kỳ ,cả năm đợc phép lấy đến 1 chữ số thập phân sau khi đã làm tròn số
theo quy định.
2.11 Sử dụng kết quả đánh giá, xếp loại để xét cho học sinh lên lớp.
Cho lên lớp những học sinh có đủ các điều kiện sau:

- Đợc xếp loại học lực và hạnh kiểm cả năm từ loại trung binh trở lên.
- nghỉ học không quá 45 ngày trong một năm học.
Cho ở lại lớp hẳn với những học sinh phạm vào một trong những điều sau:
- Có học lực cả năm học xếp loại kém.
- Có học lực và hạnh kiểm cả năm học xếp loại yếu.
- Nghỉ học quá 45 ngày trong một năm học.
Thi lại các môn học
Những học sinh không thuộc diện ở lại lớp hẳn đợc nhà trờng xét cho thi lại các
môn cụ thể:
- Học sinh xếp loại yếu về học lực đợc phép lựa chọn thi lại các môn có
điểm trung bình cả năm dơí 5.0 sao cho sau khi thi lại có đủ điều kiện để
lên lớp.
- Điểm bài thi lại của các môn nào đợc dùng thay thế cho điểm trung bình
môn cả năm của môn đó khi tính lại điểm trung bình các môn cả năm
học. Sau khi tính lại những học sinh có điểm trung bình các môn cả năm
đạt từ 5.0 trở lên sẽ đợc lên lớp.
12
2.12 Sử dụng kết quả đánh giá xếp loại để xét khen thởng.
Tặng danh hiệu học sinh tiên tiến cho những học sinh đợc xếp loại từ khá trở
lên về cả hai mặt hạnh kiểm và học tập
Tặng danh hiệu học sinh giỏi cho những học sinh đợc xếp loại giỏi về học lực
và xếp loại khá trở lên về mặt hạnh kiểm.
3 Đánh giá về phơng thức quản lý cũ.
Trên thực tế hiện nay của nhà trờng toàn bộ việc quản lý học tập của học sinh từ
khi nhập học đến khi tốt nghiệp và sau khi ra trờng, việc tính điểm học kỳ và cuối
năm cho gần 1600 học sinh của 12môn học đều đợc thực hiện thủ công trên giấy tờ
sổ sách. Dẫn đến số lợng giấy tờ sổ sách lớn khiến cho công tác l trữ cồng kềnh
bảo quản đồ sộ, tốn nhiều nhân lực mà việc tập hợp tìm kiếm, tra cứu vẫn gặp
nhiều khó khăn.
Ưu điểm :

- đơn giản.
- đòi hỏi trình độ không cao
- đầu t nhỏ.
Nhợc điểm:
- Hệ thống quản lý cồng kềnh.
- Kho l trữ lớn.
- Sử dụng nhiều nhân lực.
- Hiệu quả công việc không cao.
- Việc giám sát và tính điểm không chặt chẽ
- Độ chính xác không cao.
4 Ưu nhợc điểm của hệ thống mới.
Ưu điểm:
- hệ thống gọn nhẹ.
- L trữ gọn nhẹ bằng máy.
13
- Tìm kiếm, sửa đổi dễ dàng.
- Tốn ít nhân lực.
- độ chính xác cao.
- Xử lý thông tin nhanh, đạt hiệu quả cao.
- Có tính bảo mật cao.
Nhợc điểm:
- Yêu cầu trình độ của ngời dùng.
5 Các điều kiện vật chất để xây dựng hệ thống mới.
Cơ sở vật chất (Máy vi tinh) nhà trờng đã đợc trang bị khá đầy đủ.
Cán bộ quản lý nghiệp vụ đã đợc trang bị một số kiến thức cơ bản về máy tính.
Ban giám hiệu nhà trờng rất quan tâm đến vấn đề tin học hoá quản lý.
6 Phạm vi của bài toán thực hiện.
Thực hiện tin học hoá toàn bộ các khâu quản lý bao gồm cả phần tuyển sinh và tốt
nghiệp của nhà trờng có nhiều vấn đề đòi hỏi xây dựng công phu của nhiều ngời và
tốn nhiều thời gian. Trong điều kiện trình độ và thời gian có hạn nên phạm vi của

đồ án này em chỉ đặt ra vấn đề nghiên cứu xây dựng hệ thống quản lý học tập của
nhà trờng có nhiệm vụ chính là l trữ quản lý điểm, sơ yếu lí lịch của học sinh, danh
sách giáo viên, phân công giảng dậy, tính điểm trung bình các môn học cho từng
học sinh sau mỗi học kỳ và cả năm trên cơ sở đó xét lên lớp, thi lại.
Với phạm vi trên của đề tài hệ thống phải thoả mãn các yêu cầu sau:
7 Yêu cầu của hệ thống chơng trình :
Hệ thống chơng trình phải dễ sử dụng, đầy đủ thông tin tránh d thừa dữ liệu.
Hệ thống chơng trình phải cung cấp đầy đủ các thông tin tổng hợp kịp thời
Chính xác, tự động hoá một bớc về tổng hợp báo cáo.
Hệ thống phải có tính mở.
8 Yêu cầu cụ thể của bài toán:
Cập nhật l trữ hạnh kiểm, điểm các môn học (gồm điểm kiểm tra miệng,điểm
kiểm tra 15 phút, điểm kiểm tra 1 tiết, điểm kiểm tra học kỳ, điểm thi lại, điểm
14
tốt nghiệp), hồ sơ học sinh của toàn bộ học sinh trong suốt quá trình học tập tại
trờng và từ điển hệ thống. Đối tợng phục vụ: cán bộ quản lý nghiệp vụ.
Xếp lớp cho học sinh mỗi khi bắt đầu năm học mới.
Đối tợng phục vụ cán bộ quản lý nghiệp vụ.
Theo dõi học sinh
Học sinh chuyển và nhập trờng
Học sinh chuyển và nhập lớp
Học sinh ra trờng
Tra cứu cơ sở dữ liệu
Đối tợng phục vụ cán bộ quản lý.
Tổng kết năm học
Tính điểm (trung bình của các bài kiểm tra, trung bình môn học trong một
học kỳ, trung bình các môn học trong một học kỳ, trung bình môn cả năm,
trung bình các môn cả năm) trên cơ sở đó xếp loại học lực cho học sinh.
Xét lên lớp và chuyển năm học.
Đối tợng phục vụ cán bộ quản lý nghiệp vụ

Lập các thống kê báo cáo
Danh sách học sinh theo lớp.
Kết quả học tập của học sinh.
Các báo cáo theo yêu cầu.
Đối tợng phục cán bộ quản lý nghiệp vụ, giáo viên, học sinh,ban giám hiệu.
9 Thông tin.
15
Thông tin đầu vào.
- Hồ sơ học sinh .
- Điểm hệ số 1, điểm hệ số 2, điểm kiểm tra học kỳ của các môn học, điểm
thi lại của học sinh thi lại, điểm các môn tốt nghiệp của học sinh cuối cấp.
- Hạnh kiểm của học sinh.
- Số ngày nghỉ của học sinh.
- Các từ điển(danh sách giáo viên, tổ giáo viên, phân công giảng dậy, danh
sách các môn học, lớp học, năm học vv).
Thông tin đầu ra.
- Hồ sơ học sinh theo lớp và năm học.
- Kết quả học tập của học sinh từng học kỳ và năm học
- Danh sách học sinh lên lớp, ở lại lớp, thi lại, tốt nghiệp.
- Các báo cáo thống kê.
10 lựa chọn công cụ phát triển.
Một số yếu tố đợc xem xét khi lựa chọn công cụ phát triển hệ thống:
Hệ thống thông tin xây dựng trong giai đoạn hiện tại là bớc ban đầu trong quá
trình tiến tới một hệ thống đầy đủ cả phần tuyển sinh và tốt nghiệp. Do đó công
cụ đợc lựa phải có khả năng hỗ trợ việc bổ xung phát triển hệ thống sau này.
Công cụ đợc lựa chọn phải giảm nhẹ đợc gánh nặng trong phát triển và bảo trì
hệ thống.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải có tính mở cao để hệ thống có thể dễ dàng kết
nối với hệ thống thông tin khác.
Trên cơ sở xem xét các yếu tố phát triển hệ thống trên đây, công cụ đợc lựa chọn

để phát triển hệ thống là hệ quản trị cơ sở dữ liệu ACCESS, và ngôn ngữ lập trình
VISUAL BASIC của hãng Microsoft.
16
CHƯƠNG 2 Phân tích hệ thống
1 Các chức năng.
Qua bớc khảo sát hệ thống quản lý học tập trờng phổ thông trung học Nguyễn
Huệ. Từ đó nhìn một cách tổng thể hệ thống có thể phân ra làm 4 chức năng chính
sau:
Cập nhật.
Quản lý hồ sơ.
Quản lý điểm.
Xử lý.
Thi lại.
Tốt nghiệp.
2 Biểu đồ phân cấp chức năng.
17
Quản lý học sinh
Cập nhật Quản lý hồ
sơ
Quản lý điểm Xử lý Thi lại Tốt nghiệp
Cập nhât
năm học
Cập nhật lớp
học
Cập nhật
môn học
Nhập d/s
giáo viên
Nhập tổ giáo
viên

Nhập phân
công G.dạy
Nhập hồ sơ
Xếp lớp
Xem, in d/s
học sinh lớp
Xem in sơ
yếu lí lịch hs
Nhập điểm
Nhập hạnh
kiểm
Nhập ngày
nghỉ
Tính điểm
Chuyển lớp
Xét lên lớp Xem, in d/s
h/s thi lại
Nhập điểm
thi lại
Nhập môn tốt
nghiệp
Nhập điểm
thi tốt nghiệp
Xét lên lớp
trờng hợp thi
lại
Xem, in K.Q
tốt nghiệp
Nhập u tiên
Xem, in PC

dạy
Xem in điểm
18
2.1Mô tả các chức năng
Chức năng cập nhật đợc phân rã thành 6 chức năng con:
- Cập nhật năm : Nhập năm học mỗi khi khai giảng năm học mới.
- Cập nhật lớp học: Nhập danh sách lớp học cho năm học mới.
- Cập nhật môn học: Nhập danh sách các môn học đợc áp dụng giảng dạy
tại trờng.
- Nhập giáo viên: Nhập danh sách giáo viên đang giảng dậy tại trờng
- Nhập tổ giáo viên: nhập danh sách tổ giáo viên.
- Cập nhật phân công giảng dậy: cập nhật phân công giảng dậy cho các
giáo viên.
- Cập nhật u tiên: nhập các chế độ tiên của học sinh.
- Xem, in phân công giảng dạy.
Chức năng quản lý hồ sơ đợc phân rã thành 4 chức năng con:
- Nhập hồ sơ: Nhập hồ sơ học sinh học sinh trúng tuyển.
- Xếp lớp: từ danh sách học sinh trúng tuyển xếp học sinh vào lớp.
- Xem, in danh sách học sinh: xem danh sách học sinh, in danh sách học
sinh trong lớp học.
- In hồ sơ học sinh
Chức năng quản lý điểm đợc phân rã thành 5 chức năng con:
- Nhập điểm: Cứ 2 lần trong một học kỳ nhập điểm các môn học gồm
điểm hệ số 1, hệ số 2. Cuối học kỳ nhập điểm kiểm tra học cho học kỳ
cho học sinh từ sổ gọi tên và ghi điểm.
- Nhập hạnh kiểm: nhập hạnh kiểm cho học sinh mỗi khi kết thúc một học
kỳ từ sổ gọi tên và ghi điểm.
- Nhập ngày nghỉ: cập nhập ngày nghỉ của học sinh từ sổ gọi tên và ghi
điểm.
- Tính điểm: tính điểm trung bình các bài kiểm tra của từng môn học,

trung bình môn học kỳ, trung bình các môn học kỳ, trung bình môn cả
năm, trung bình các môn cả năm cho học sinh. Hệ thống tự động tính và
19
đa ra kết quả căn cứ vào dữ liệu điểm của các môn học đã nhập vào hệ
thống
- Xem, in điểm : Xem và in điểm của học sinh
Chức năng xử lý đợc phân rã thành 3 chức năng con:
- Chuyển lớp: Chuyển lớp học cho học sinh khi có yêu cầu chuyển lớp
học cho học sinh từ ban giám hiệu.
- Xét lên lớp: Cuối năm học xét lên lớp cho học sinh căn cứ vào kết quả
của chức năng tính điểm. Đối với học sinh đủ điều kiện lên lớp thì hệ
thống sẽ tự động tăng lớp và năm học cho học sinh đó. Học sinh không
đủ điều kiện lên lớp thì hệ thống sẽ tự động tăng năm học, còn lớp học
vẫn giữ nguyên. Học sinh thi lại thì đợc hệ thống lu lại để chức năng thi
lại xử lý.
Chức năng thi lại đợc phân rã thành 3 chức năng con:
- Nhập điểm thi lại: Nhập điểm thi lại cho các học sinh thi lại.
- Xem, in danh sách học sinh thi lại.
- Xét lên lớp trờng hợp thi lại: Sau khi nhập điểm thi lại hệ thống sẽ tính
lại điểm. Nếu đủ điều kiện lên lớp thì hệ thống sẽ tự động tăng lớp và
năm học cho học sinh đó, còn không thì hệ thống sẽ tự động tăng năm
học còn lớp học vẫn giữ nguyên.
Chức năng tốt nghiệp đợc phân rã thành 3 chức năng con:
- Nhập môn tốt nghiệp: Cứ mỗi năm nhập danh sách các môn thi tốt
nghiệp và điểm liệt cho năm đó.
- Nhập điểm thi tốt nghiệp: Nhập điểm thi tốt nghiệp của học sinh cho
từng môn thi tốt nghiệp.
- Xem, in kết quả tốt nghiệp.
20
3 Biểu đồ luồng dữ liệu

3.1Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu:
Ký hiệu Tên Giải thích
Data flow
Luồng dữ liệu Thể hiện dữ liệu và hớng
của dữ liệu
Tiến trình Mô tả chức năng xử lý
(Process)
Data stores
Kho dữ liệu Nơi lu trữ dữ liệu
Tác nhân ngoài Mô tả tác nhân ngoài có liên
quan đến hệ thống
Internal entities
Tác nhân trong Một chức năng đợc mô tả ở
trang khác của biểu đồ
P
External entities
21
3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.
Kết quả học tập Phân công giảng dạy
Bảng điểm
Danh sách h.s trong lớp



Hồ
sơ
học
sinh
Quản lý học
sinh

Học sinh Giáo viên
Cán bộ quản lý
Điểm,
hạnh
kiểm,
ngày
nghỉ
Điểm
thi lại,
điểm
tốt
nghiệp
Từ
điển
hệ
thống
Các
báo
cáo
Các
yêu
cầu
22
3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh.
hồ sơ học sinh bảng điểm báo cáo kết quả học tập
Ngày nghỉ

kết quả học tập
Lý lịch học sinh Học sinh lớp Điểm môn học Hạnh kiểm

điểm tốt nghiệp

Thi lại

Môn tốt nghiệp
điểm tốt nghiệp
từ điển hệ thống

phân công giảng dạy Từ điển hệ thống

3.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức
Năm học, lớp, u tiên Năm học, học kỳ, môn học
Danh
sách
học
sinh
chuyển
lớp
Yêu
cầu
tổng
kết
năm
học
Kết
quả
tốt
nghiệp
Môn
tốt

nghiệp,
điểm
thi
lại
Kết
quả
học
tập
cả
năm
điểm,
hạnh
kiểm,
ngày
nghỉ
Tiêu
chuẩn
xếp
lớp
Danh
sách
h.s
trong
lớp
Quản lý
hồ sơ
2
Quản lý
điểm
3

Cán bộ
quản lý
Giáo viên Cán bộ
quản lý
Học sinh
Thi lại
5
Xử lý
4
Tốt
nghiệp
6
Cán bộ quản
lý
Cập nhật
hệ thống
1
Danh
sách
học
sinh
thi lại
Giáo viên
23
3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh.
Phân giã chức năng 1 (cập nhật hệ thống).
Lớp học

Năm học D/S lớp học
Ưu tiên

Ưu tiên
Tổ giáo viên

Tổ giáo viên


Môn học
D/S môn học

Giáo viên
D/S giáo viên
Phân công giảng dạy
phân công dạy
Phân
công
giảng
dạy
Năm
học
nhập
lớp học
2
Xem, in
phân
công
dạy
8
Cập nhật
năm học
1

Nhập
phân
công
dạy
6
Cập
nhập
giáo
viên
4
Nhập
môn học
3
nhập tổ
giáo
viên
5
Cập nhật
u tiên
7
Cán bộ quản lý
Giáo viên
24
Phân giã chức năng 2 (quản lý hồ sơ).
Danh sách học sinh trong lớp


Học sinh lớp
Hồ sơ học sinh

Hồ sơ học sinh Năm học Lớp
Xem in
hồ sơ
học sinh
2.4
Xếp lớp
2.2
Nhập hồ
sơ
2.1
Xem in
D/S học
sinh
2.3
Giáo viên
Cán bộ quản lý
Hồ
sơ
học
sinh
Tiêu
chuẩn
xếp
lớp
25