(Luận văn tốt nghiệp) thực trang công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp xây lắp 1
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (588.67 KB, 101 trang )
Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Kinh Tế
CHƯƠNG I:
NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT
LIỆU Ở CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.1.Khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong các doanh
nghiệp xây lắp
1.1.1.Khái niệm nguyên vật liệu
NVL là đối tượng lao động và là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình
sản xuất, nó được thể hiện dưới dạng vật hố, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản
xuất kinh doanh nhất định
1.1.2.Đặc điểm và Vai trò của NVL trong các doanh nghiệp xây lắp
Đối với các doanh nghiệp xây lắp NVL là những đối tượng lao động được thể
hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất
định và khi tham gia vào q trình sản xuất tồn bộ giá trị vật liệu được chuyển
hết một lần vào hoạt động sản xuất, dưới tác động của lao động, vật liệu bị tiêu
hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật
chất của sản phẩm.
1.2.Vai trị và nhiệm vụ của kế tốn ngun vật liệu
1.2.1. Yêu cầu của công tác quản lý NVL trong các doanh nghiệp
Đối với bất kỳ DN nào, NVL cũng là một yếu tố khơng thể thiếu được trong
q trình sản xuất kinh doanh, NVL cũng là một trong những TSLĐ của doanh
nghiệp đồng thời là một yếu tố chi phí. Giá trị NVL thường chiếm tỷ trọng khá
lớn trong tổng chi phí sản xuất. Do đó, u cầu quản lý NVL cần được xác định
một cách rõ ràng và cụ thể từ khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều
kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá
thành, tăng lợi nhuận cho DN.
Trần Thị Lam
Chuyên Đề Thực tập
Lớp KT11-K54
Luan van
Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Kinh Tế
Yêu cầu quan trọng đầu tiên là các DN phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản
NVL. Kho phải được trang bị các phương tiện cân, đo, đong, đếm cần thiết, phải
bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm
vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch tốn kho. Việc
bố trí sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản,
thuận tiện cho việc nhập xuất cũng như theo dõi kiểm tra.
Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán NVL, các doanh
nghiệp phải xây dựng hệ thống danh điểm và sổ danh điểm cho NVL. Hệ thống
danh điểm và sổ danh điểm phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy các chủng
loại của NVL.
Đối với mỗi loại vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn
dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phịng ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục
vụ sản xuất hoặc dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định
mức tiêu hao vật liệu là yêu cầu cần thiết để tổ chức quản lý và hạch toán vật
liệu. Hệ thống các định mức tiêu hao vật tư không những phải có từng chi tiết,
từng bộ sản phẩm mà cịn phải khơng ngừng được cải tiến và hồn thiện để đạt
tới các định mức tiên tiến.
Kế toán nguyên vật liệu giúp cho lãnh đạo của doanh nghiệp, đơn vị biết được
tổng chi phí và về NVL là bao nhiêu làm cơ sở để doanh nghiệp biết được tình
hình sử dụng vốn lưu động, tỷ trọng chi phí trong giá thành sản phẩm, từ đó tìm
ra biện pháp tiết kiệm chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm.
Biết được cơ cấu tỷ trọng các loại NVL sử dụng cho hoạt động SXKD từ đó
tìm ra trọng điểm cần tiết kiệm NVL, tìm vật liệu thay thế đặc biệt là những
NVL quý hiếm, góp phần bảo vệ nguồn tài nguyên thiên nhiên và mơi trường.
1.2.2.Vai trị của kế tốn ngun vật liệu
Kế toán nguyên vật liệu giúp cho lãnh đạo của doanh nghiệp, đơn vị biết được
tổng chi phí và về NVL là bao nhiêu làm cơ sở để doanh nghiệp biết được tình
Trần Thị Lam
Chuyên Đề Thực tập
Lớp KT11-K54
Luan van
Trường Đại Học Cơng Nghiệp Hà Nội
Khoa Kinh Tế
hình sử dụng vốn lưu động, tỷ trọng chi phí trong giá thành sản phẩm, từ đó tìm
ra biện pháp tiết kiệm chi phí nhàm hạ giá thành sản phẩm.
Biết được cơ cấu tỷ trọng các loại NVL sử dụng cho hoạt động SXKD từ đó
tìm ra trọng điểm cần tiết kiệm NVL, tìm vật liệu thay thế đặc biệt là những
NVL quý hiếm, góp phần bảo vệ nguồn tài nguyên thiên nhiên và mơi trường.
1.2.3.Nhiệm vụ của kế tốn ngun vật liệu trong các doanh nghiệp
NVL thuộc nhóm TSLĐ, nó thường chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí
sản xuất và giá thành sản phẩm ở các DN. Chính vì vậy, quản lý quá trình thu
mua bảo quản dự trữ và sử dụng NVL sẽ tác động trực tiếp tới hiệu quả sản xuất
của DN từ chất lượng, số lượng sản phẩm cho đến các chỉ tiêu giá thành và lợi
nhuận.
Với vai trò quan trọng như vậy, tổ chức tốt hạch toán NVL là yêu cầu thiết
yếu để quản lý NVL, thúc đẩy việc cung cấp NVL một cách đầy đủ, kịp thời,
đồng bộ, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm ngăn ngừa các hiện tượng
hao hụt, mất mát, lãng phí NVL trong các khâu của quá trình SXKD.
Hạch tốn NVL bao gồm các nhiệm vụ sau:
- Ghi chép, tính tốn, Phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ số
lượng, chất lượng và giá thành thực tế của NVL.
- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời số lượng và giá trị NVL
xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL.
- Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng các đối tượng tập hợp chi phí SXKD.
-Tính tốn và phản ánh chính xác số lượng NVL tồn kho, phát hiện kịp thời
NVL thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để DN có biện pháp xử lý kịp thời, hạn
chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.
1.3.Phân loại và tính giá nguyên vật liệu
Trần Thị Lam
Chuyên Đề Thực tập
Lớp KT11-K54
Luan van
Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Kinh Tế
1.3.1.Phân loại nguyên vật liệu.
Trong quá trình sản xuất sản phẩm, các DN phải sử dụng nhiều loại NVL
khác nhau nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân
loại vật liệu.
Phân loại NVL là sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc
trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch
tốn.
Có rất nhiều tiêu thức để phân loại vật liệu như theo nguồn hình thành, theo
quyền sở hữu... Trong thực tế, tiêu thức dùng để phân loại vật liệu thơng dụng
nhất là vai trị và tác dụng của vật liệu trong sản xuất. Theo cách này, vật liệu
được phân thành các loại sau:
1.3.1.1.Phân loại ngun vật liệu theo tính chất và cơng dụng
- Ngun liệu, vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau q trình gia
cơng, chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. VD như sắt,
thép, xi măng, gạch…
- Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được
sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hồn thiện, nâng cao tính năng chất lượng
của sản phẩm như làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo
quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho nhu cầu kỹ
thuật, nhu cầu quản lý...
- Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản
xuất kinh doanh như than, củi, khí đốt, xăng, dầu v.v…
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, dùng để sửa chữa và thay thế cho máy
móc, thiết bị, phương tiện vận tải.
Trần Thị Lam
Chuyên Đề Thực tập
Lớp KT11-K54
Luan van
Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Kinh Tế
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần
lắp, không cần lắp, vật kết cấu...) mà DN mua vào nhằm mục đích phục vụ cho
hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản.
- Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong q trình sản xuất hay thanh lý
tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngồi (phơi, bào, gạch, sắt...)
- Vật liệu khác: là các loại vật liệu đặc chủng của từng DN, nó bao gồm các
loại vật liệu cịn lại ngoài các loại chưa kể trên.
Ngoài cách phân loại trên, cịn có một số cách phân loại NVL như sau:
1.3.1.2.Phân loại theo nguồn cung cấp:
+NVL mua ngoài.
+NVL của các thành viên góp vốn liên doanh, liên kết, góp vốn bộ phận.
+NVL được quyên tặng, tài trợ, viện trợ.
+NVL tự sản xuất.
1.3.1.3.Phân loại theo quan hệ với các đối tượng tập hợp chi phí:
+NVL trực tiếp là các NVL sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm và dễ dàng
xác định được mức tiêu hao cụ thể cho từng loại sản phẩm.
+NVL gián tiếp là NVL khi sử dụng thường liên quan đến nhiều đối tượng
tập hợp chi phí khác nhau.
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà
trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng loại một
cách chi tiết hơn và hình thành nên “sổ danh điểm vật liệu”. Sổ này xác định
thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch tốn của
từng danh điểm NVL (theo mẫu dưới đây)
Mẫu Sổ danh điểm vật liệu
Trần Thị Lam
Chuyên Đề Thực tập
Lớp KT11-K54
Luan van
Trường Đại Học Cơng Nghiệp Hà Nội
Khoa Kinh Tế
Ký hiệu
Nhóm Danh điểm NVL
Tên, nhãn hiệu, Đơn vị
quy cách NVL
tính
Đơn giá
Ghi chú
hạch tốn
1.3.2.Tính giá ngun vật liệu
Tính giá NVL là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL.
Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng.
Việc tính giá NVL Nhập – Xuất – Tồn kho rất cần thiết vì nó phục vụ cho
việc tính đúng, tính đủ chi phí vào giá thành sản phẩm.
1.3.2.1.Tính giá NVL Nhập kho
* Đối với NVL mua ngồi
Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người bán cộng thuế nhập
khẩu (nếu có) cộng các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu
bãi...) trừ các khoản chiết khấu, giảm giá hàng mua được hưởng.
+Đối với những DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì thuế
GTGT khơng được tính vào giá thực tế của NVL.
+ Đối với những DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì thuế
GTGT được tính vào giá thực tế của NVL.
* Với vật liệu tự sản xuất: tính theo giá thành sản xuất thực tế
* Với vật liệu th ngồi gia cơng, chế biến: giá thực tế gồm giá trị xuất
NVL dưa di gia cơng chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công,
chế biến, hao hụt trong định mức...) và chi phí vận chuyển, bốc dỡ
* Với vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế của NVL là
trị giá NVL được các bên tham gia góp vốn thoả thuận va thừa nhận do các bên
xác định cộng chi phí tiếp nhận (nếu có).
Trần Thị Lam
Chun Đề Thực tập
Lớp KT11-K54
Luan van
Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Kinh Tế
* Với NVL vay, mượn tạm thời của đơn vị khác: thì giá thực tế nhập kho
được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó.
* Với vật liệu được tặng, thưởng: giá thực tế tính theo giá thị trường tương
đương cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.
*Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của DN thì giá
thực tế được tính theo giá bán trên thị trường.
Trong thực tế, việc hạch toán NVL biến động hàng ngày theo giá thực tế hết
sức khó khăn, phức tạp. Vì thế, để đơn giản hố cho cơng tác hạch tốn hàng
ngày, kế tốn có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép về mặt giá trị. Giá hạch
tốn có thể là giá kế hoạch do DN xây dựng hoặc một giá ổn định trong từng
thời kỳ hạch tốn. Sau đó, vào cuối kỳ kế tốn tính ra giá thực tế của NVL rồi
điều chỉnh giá hạch tốn thành giá thực tế.
1.3.2.2.Tính giá NVL Xuất kho theo giá thực tế
Để lựa chọn được phương pháp tính giá thực tế NVL Xuất kho các DN phải
căn cứ vào đặc điểm của DN mình để từ đó lựa chọn được phương pháp tính giá
thích hợp. Về nguyên tắc giá thực tế NVL Xuất kho được tính trên cơ sổ giá
thức tế của NVL Nhập kho.
Trị giá thực
Trị giá thực
Trị giá thực
Trị giá thực
tế NVL tồn
+
tế NVL Nhập
=
tế NVL Xuất
+
tế NVL tồn
DN có thể lựa chọn một trong các phương pháp tính giá NVL Xuất sau đây:
*Phương pháp giá thực tế đích danh (tính trực tiếp)
Theo phương pháp này, NVL được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng
lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều
Trần Thị Lam
Chuyên Đề Thực tập
Lớp KT11-K54
Luan van
Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Kinh Tế
chỉnh). Khi xuất NVL nào sẽ tính theo giá thực tế của NVL đó. Do vậy, phương
pháp này cịn có gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực
tế đích danh và thường sử dụng với các loại NVL có giá trị cao và có tính tách
biệt.
Phương pháp này thích hợp với những DN có điều kiện bảo quản riêng từng
lơ NVL nhập kho, vì vậy khi xuất kho lơ nào thì tính giá thức tế nhập kho đích
danh của lơ đó.
Phương pháp này có ưu điểm là cơng tác tính giá NVL được thực hiện kịp
thời và thơng qua việc tính giá NVL xuất kho, kế tốn có thể theo dõi được thời
hạn bảo quả của từng lô NVL.
Tuy nhiên để áp dụng được phương pháp này, thì điều kiện cốt yếu là hệ
thống kho tàng của DN cho phép bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho.
*Phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO)
Theo phương pháp này, giả thiết rằng số NVL nào nhập trước thì xuất trước,
xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng
xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của NVL mua
trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế NVL xuất trước và do vậy giá trị
vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số NVL mua vào sau cùng.
Ưu điểm: Kế tốn có thể tính giá NVL Xuất kho kịp thời
Nhược điểm: Phải tính giá cho từng danh điểm NVL và phải hạch toán chi
tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều cơng sức. Ngồi ra phương
pháp này cịn làm cho chi phí kinh doanh của DN không phản ứng kịp thời với
giá cả thị trường của NVL.
Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu
hướng giảm và với những DN có ít danh điểm NVL, số lần nhập kho của mỗi
danh điểm không nhiều.
*Phương pháp Nhập sau – Xuất trước (LIFO)
Trần Thị Lam
Chuyên Đề Thực tập
Lớp KT11-K54
Luan van
Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Kinh Tế
Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả
định lô NVL nào nhập vào sau kho sẽ được xuất dùng trước, vì vậy việc tính giá
xuất của NVL được làm ngược lại với phương pháp nhập trước – Xuất trước.
Ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng: giống phương pháp Nhập trước –
Xuất trước nhưng sử đụng phương pháp Nhập sau – Xuất trước giúp cho chi phí
kinh doanh của DN phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL. Khi giá cả
vật tư có xu hướng tăng thì phương pháp Nhập sau – Xuất trước làm cho giá trị
vật tư xuất tăng và giá trị tồn kho giảm.
*Phương pháp tính giá bình quân
Giá thực tế
của NVL
Số lượng
=
vật liệu
Xuất kho
Giá
+
xuất kho
bình
quân
Đơn giá bình quân 1 đơn vị NVL có thể xác định bằng nhiều cách:
- Phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ:
Giá đơn vị bình
quân cả kỳ dự trữ
=
Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Số lượng thực tế tồn đầu đầu kỳ và nhập trong kỳ
Trần Thị Lam
Chuyên Đề Thực tập
Lớp KT11-K54
Luan van
Trường Đại Học Cơng Nghiệp Hà Nội
Khoa Kinh Tế
Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác khơng cao. Hơn
nữa, cơng việc tính tốn dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến cơng tác quyết
tốn nói chung.
-Giá bình quân cuối kỳ trước
Giá đơn vị bq
=
cuối kỳ trước)
Trị giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ (hoặc
Cách này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật
liệu trong kỳ tuy nhiên khơng chính xác vì khơng tính đến sự biến động của giá
cả vật liệu kỳ này.
-Giá bình quân sau mỗi lần nhập
Giá đơn vị bình quân
sau mỗi lần nhập
=
Trị giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
Lượng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập
Cách tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục được
nhược điểm của cả hai phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược
điểm của phương pháp này là tốn nhiều cơng sức, tính tốn nhiều lần.
*Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ
Với các phương pháp trên, để tính được giá thực tế NVL xuất kho địi hỏi kế
tốn phải xác định được lượng NVL xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy
nhiên trong thực tế có những DN có nhiều chủng loại NVL với mẫu mã khác
nhau, trị giá thấp, lại được xuất dùng thường xun thì sẽ khơng có điều kiện để
kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó DN phải tính giá cho số
lượng NVL tồn kho cuối kỳ này, sau đó mới xác định được giá thực tế của NVL
xuất kho trong kỳ.
Trị giá
=
Trần Thị Lam
thực tế
Chuyên Đề Thực tập
NVL tồn
Lớp KT11-K54
Số lượng
Đơn giá
NVL tồn
NVL nhập
kho cuối
kho lần
Luan van
Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Kinh Tế
x
Trị giá
Trị giá
=
thực tế
NVL xuất
thực tế
Trị giá
+
thực tế
NVL tồn
NVL
Trị giá
-
thực tế
NVL tồn
Phương pháp này thích hợp với những DN quản lý NVL theo phương pháp
kiểm kê định kỳ.
1.3.2.3.Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán
Trong thực tế, việc hạch toán NVL biến động hàng ngày theo giá thực tế trở
nên phức tạp, tốn nhiều công sức và trong nhiều trường hợp khơng thể thực hiện
được. Để khắc phục khó khăn đó và đơn giản việc hạch toán NVL nhưng vẫn
đảm bảo tính chính xác các DN có thể sử dụng một loại giá ổn định gọi là giá
hạch toán. Giá hạch tốn có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước và
được quy định thống nhất tron.g một kỳ hạch tốn. giá hạch tốn khơng có nghĩa
trong việc thanh toán và hạch toán tổng hợp NVL, khi sử dụng giá hạch toán,
hàng ngày kế toán ghi sổ theo giá hạch toán.
Giá hạch toán
Số lượng NVL
=
Nhập (xuất)
NVL Nhập (xuất)
x
Đơn giá
hạch toán
Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá
thực tế theo các bước sau:
-Xác định hệ số giá của từng loại NVL.
Hệ
số
giá
=
Giá thực tế NVL tồn ĐK + Giá thực tế NVL nhập
trong kỳ
Giá hạch toán NVL tồn ĐK + Giá hạch toán NVL
Trần Thị Lam
Chuyên Đề Thực tập
Lớp KT11-K54
Luan van
Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Kinh Tế
-Xác định giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ:
Trị giá thực tế NVL
xuất trong kỳ
Trị giá hạch toán NVL
=
xuất trong kỳ
x
Hệ số
giá
Phương pháp hệ số giá cho phép kế hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch
toán tổng hợp về NVL trong cơng tác tính giá, nên cơng việc hạch tốn được
tiến hành nhanh chóng và khơng bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL số
lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít hay những điều kiện chi phối cơng việc
tính giá khác.
1.4. Tổ chức kế tốn NVL
1.4.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
1.4.1.1. Chứng từ sử dụng
Căn cứ vào nội dung các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật tư để xác
định các chứng từ kế tốn cần sử dụng ở DN. Thơng thường các DN thường sử
dụng các chứng từ bắt buộc sau :
-Phiếu nhập kho - Mẫu số 01-VT.
-Phiếu xuất kho - Mẫu số 02-VT.
-Thẻ kho - Mẫu số 06-VT.
-Biên bản kiểm kê vật tư - Mẫu số 08-VT.
Ngoài ra, tuỳ theo từng doanh nghiệp có thể có các nghiệp vụ phát sinh
riêng như điều chuyển vật tư nội bộ thì sử dụng thêm “Phiếu xuất kho kiêm vận
chuyển nội bộ”- Mẫu số 03-VT. Nếu vật tư được sử dụng liên tục, nhiều lần theo
định mức thì có thể dử dụng “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” –Mẫu số 04-VT.
Trần Thị Lam
Chuyên Đề Thực tập
Lớp KT11-K54
Luan van
Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Kinh Tế
Doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ khác như: “Biên bản kiểm nghiệm
vật tư” -Mẵu số 05-VT, “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” -Mẫu số 07-VT hay
những chứng từ riêng của doanh nghiệp để có thêm những thơng tin và chỉ tiêu
cần thiết.
Khi tổ chức hạch toán ban đầu ở các doanh nghiệp cần phân công trách
nhiệm cụ thể cho từng người lập chứng từ đối với mỗi loại chứng từ. Sự thống
nhất giữa các bộ phận liên quan như vật tư, kế hoạch, tài vụ…là rất quan trọng.
Từ đó quy định từng chứng từ vật tư cụ thể được luân chuyển từ bộ phận phụ
trách vật tư đến thủ kho, kế toán và bộ phận lưu trữ chứng từ như thế nào. Tổ
chức tốt khâu hạch toán ban đầu về vật tư sẽ tạo thuận lợi cho cơng tác hạch
tốn tổng hợp và chi tiết vật tư.
1.4.1.2.Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Để kế toán chi tiết NVL, tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp
dụng trong DN mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau:
-Sổ (thẻ) kho -Mẫu số 06-VT: được sử dụng để theo dõi số lượng nhập xuất - tồn kho của từng thứ NVL theo từng kho. Thẻ kho do phịng kế tốn lập
ra sau đó giao cho thủ kho để hạch toán các nghiệp vụ ở kho khơng phân biệt
hạch tốn chi tiết NVL theo phương pháp nào.
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Sổ số dư
Sổ (thẻ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của
từng thứ NVL theo từng kho. Thẻ kho do phịng kế tốn lập ra sau đó giao cho
thủ kho để hạch toán các nghiệp vụ ở kho khơng phân biệt hạch tốn chi tiết
NVL theo phương pháp nào.
Trần Thị Lam
Chuyên Đề Thực tập
Lớp KT11-K54
Luan van
Trường Đại Học Cơng Nghiệp Hà Nội
Khoa Kinh Tế
Cịn sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử
dụng để hạch tốn tình hình nhập - xuất - tồn NVL về mặt giá trị hoặc cả lượng
và giá trị, phụ thuộc vào phương pháp hạch tốn chi tiết áp dụng trong doanh
nghiệp.
Ngồi các sổ kế tốn chi tiết nêu trên, cịn có thể sử dụng các bảng kê nhập,
xuất, các bảng luỹ kế tổng hợp nhập - xuất - tồn kho NVL phục vụ cho việc ghi
sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời.
1.4.2. Các phương pháp hạch tốn chi tiết nguyên vật liệu
Hạch toán chi tiết vật liệu, là một cơng việc có khối lượng lớn, địi hỏi phản
ánh tình hình biến động vật tư cả về số lượng và giá trị theo từng thứ vật tư
(từng danh điểm) và theo từng kho.
Trong thực tế, công tác kế toán hiện nay ở nước ta đang áp dụng 3 phương
pháp hạch toán chi tiết vật tư là phương pháp thẻ song song, phương pháp đối
chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. Tuỳ theo đặc điểm của từng doanh
nghiệp cũng như trình độ kế tốn và quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn một
trong 3 phương pháp này.
1.4.2.1. Phương pháp thẻ song song
Theo phương pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập - xuất - tồn kho NVL
ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phịng kế tốn phải mở
sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL để ghi chép về mặt số lượng và giá trị.
+Tại kho: Hàng ngày, khi nhận chứng từ nhập, xuất NVL, thủ kho phải
kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập,
xuất vào chứng từ và thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ
được mở cho từng danh điểm vật tư. Cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho ghi
Trần Thị Lam
Chuyên Đề Thực tập
Lớp KT11-K54
Luan van
Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Kinh Tế
vào thẻ kho, định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đã được phân loại
theo từng danh điểm vật tư về phịng kế tốn.
+Tại phịng kế tốn: Kế tốn sử dụng “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” (mở
tương ứng với thẻ kho) để ghi chép tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho theo chỉ
tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” có kết cấu giống
như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
Phương pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát
hiện sai sót, đồng thời cung cấp thơng tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh
điểm NVL kịp thời, chính xác. Tuy nhiên phương pháp này chỉ sử dụng được
khi DN có ít danh điểm NVL.
Mẫu sổ và sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song như
sau:
THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU
Số thẻ…….Số tờ……...
Tên vật tư:………………………………………..
Số danh điểm:……………………………………
Đơn vị tính:……………………………………...
Chứng từ
SH
NT
Trích
Đơn
yếu
giá
Nhập
SL
TT
Xuất
SL
TT
Tồn
SL
TT
Ghi chú
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN KHO VẬT LIỆU
Trần Thị Lam
Chuyên Đề Thực tập
Lớp KT11-K54
Luan van
Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Kinh Tế
Tháng…..năm……
Số
Tên vật liệu
danh
điểm
Tồn đầu
Nhập trong
Xuất trong
Tồn cuối
tháng
tháng
tháng
tháng
SL
TT
SL
TT
SL
TT
SL
TT
Sơ đồ 1.1: Hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Thẻ kế toán chi tiết vật liệu
Phiếu xuất kho
Ghi chú:
Bảng tổng hợp N- X – T
Sổ kế toán tổng hợp
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
1.4.2.2.Phương pháp đối chiếu luân chuyển
- Tại kho: Thực hiện giống phương pháp thẻ song song
Trần Thị Lam
Chuyên Đề Thực tập
Lớp KT11-K54
Luan van
Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Kinh Tế
- Tại phịng kế tốn: Kế tốn khơng mở thẻ kế tốn chi tiết mà mở sổ đối
chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm)
của vật liệu theo từng kho. Sổ nay ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ
sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật liệu, mỗi
thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, đối chiếu số lượng vật liệu trên số
đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.
Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán xhi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu luân
chuyển như sau:
BẢNG KÊ NHẬP (XUẤT) VẬT LIỆU
Danh
Tên vật
Đơn
Giá
Số
điểm
liệu
vị
hạch
lượng
tính
tốn
chứng
vật liệu
Số lượng
Số tiền
Kho Kho … Cộng
từ
SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN
Năm….
Kho…..
Đơn Số dư đầu
giá
tháng 1
Trần Thị Lam
Chuyên Đề Thực tập
Lớp KT11-K54
Luân chuyển tháng 1
Nhập
Luan van
Xuất
Số dư đầu
tháng 2
....
Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Kinh Tế
Số
danh
Tên Đơn
vật
SL
ST
SL
ST
SL
ST
SL
ST
vị
điểm liệu tính
Sơ đồ 1.2: Hạch tốn chi tiết NVL theo phương pháp
đối chiếu luân chuyển
Phiếu nhập
Thẻ kho
Phiếu xuất
kho
Bảng kê
nhập vật liệu
Sổ đối chiếu
luân chuyển
Bảng kê
xuất vật liệu
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Trần Thị Lam
Chuyên Đề Thực tập
Lớp KT11-K54
Luan van
Bản
g
tổng
hợp
nhậ
p,
xuất
, tồn
kho
vật
Sổ
kế
toá
n
tổn
g
hợp
vật
Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Kinh Tế
Đối chiếu, kiểm tra
1.4.2.3.Phương pháp sổ số dư
- Tại kho: Giống các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ
kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh từng vật liệu
quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế tốn kèm theo các
chứng từ nhập, xuất vật liệu.
Ngồi ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo
từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho
và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào
sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phịng kế tốn để kiểm tra và tính thành tiền.
- Tại phịng kế tốn: Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng
dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi
nhận được chứng từ, kế tốn kiểm tra và tính giá chứng từ (theo giá hạch toán),
tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng
thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm NVL (nhập riêng, xuất riêng) vào
bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi
kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất NVL.
Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để
tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm NVL. Số dư này được dùng để đối chiếu
với số dư trên sổ số dư (trên sổ số dư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho x giá
hạch toán).
Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp, và dàn đều công việc
ghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn việc vào cuối kỳ, nhưng việc kiểm tra, đối
chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn. Vì vậy phương pháp này địi hỏi
nhân viên kế tốn và thủ kho phải có trình độ chun mơn cao.
Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp số dư như sau:
Trần Thị Lam
Chuyên Đề Thực tập
Lớp KT11-K54
Luan van
Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Kinh Tế
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP (XUẤT)
Từ ngày..... đến ngày...... tháng ....... năm .......
Số lượng Chứng
Nhóm vật liệu
Số hiệuchứng từ
từ
Số tiền
Ngày …..tháng……năm….
Người nhận
Người giao
SỔ SỐ DƯ
Năm…
Kho….
Tên
Đơ
Đơ
ĐM
Số dư
Tồn cuối
Tồn cuối
danh vật
n vị
n
dự
đầu năm
tháng 1
tháng 2
giá
trữ
SL
SL
SL
Số
điểm liệu tính
Trần Thị Lam
Chuyên Đề Thực tập
Lớp KT11-K54
ST
Luan van
ST
ST
…
Tồn cuối
tháng 12
SL
ST
