Thực trạng công tác văn phòng tại Cty Apatít VN

Báo cáo chuyên đề Trần
Thị Thanh Thủy - 846067
Lời mở đầu
Chúng ta đang sống trong thời đại khoa học kỹ thuật, tin tức đợc cập nhật
tính theo từng giây. Vì vậy thông tin có vai trò hết sức quan trọng và có quan hệ
sống còn đối với một tổ chức, nh LêNin đã khẳng định Không có thông tin thì
không có bất cứ thắng lợi trong lĩnh vực nào, và cả khoa học kỹ thuật và sản xuất.
Mà hoạt động thông tin lại gắn chặt với công tác văn phòng, vì vậy hoạt động văn
phòng có một vị trí hết sức đặc biệt nếu không muốn nói hoạt động văn phòng là
hoạt động quan trọng nhất trong mỗi tổ chức đơn vị
Công tác văn phòng đợc thực hiện tốt tạo tiền đề phát triển cho cơ quan
đơn vị, đồng thời nó còn giúp cho hoạt động trong cơ quan đợc duy trì liên tục và
kiểm soát chặt chẽ. Bên cạnh đó tổ chức công tác văn phòng khoa học còn có ý
nghĩa là xây dựng quy chế khuyến khích ngời lao động tham gia hoạt động sao
cho hợp lý, góp phần nâng cao năng xuất lao động của đơn vị.
Thời gian vừa qua trờng ĐHLL Phơng đông cùng với khoa QTKD tổ chức
cho sinh viên thực tập đi tìm hiểu thực tế tại các cơ quan với mục đích " học đi đôi
với hành". Qua chuyến đi thực tập vừa rồi, em đã chọn vấn đề "Thực trạng công
tác văn phòng tại Công ty Apatít Việt Nam" làm đề tài viết Báo cáo thực tập tốt
nghiệp. Ngoài phần mở đầu và kết luận Báo cáo chuyên đề gồm 3 phần chính.
Phần I: Lý luận chung về công tác văn phòng
Phần II: Thực trạng công tác tại văn phòng Công ty Apatít Việt Nam
Phần III: Một số ý kiến nhằm nâng cao chất lợng công tác văn phòng ở
Công ty Apatít Việt Nam
Em xin bầy tỏ lòng biết ơn đến sự giúp đỡ của cô chú trong phòng Tổ chức
& Lao động đã tận tình cung cấp cho em những thông tin bổ ích và đặc biệt là sự
chỉ bảo tận tình của GS .TS Đào Nguyên Vịnh đã giúp em hoàn thành bài báo cáo
của mình trong thời gian ngắn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Lào cai, ngày 03 tháng 4 năm 2005
Sinh viên

Trần Thị Thanh Thủy
Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng
1
Báo cáo chuyên đề Trần
Thị Thanh Thủy - 846067
phần I
Lý luận chung về công tác văn phòng
I- khái niệm về công tác văn phòng.
Công tác Văn phòng có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của một tổ
chức. Nếu xem công tác này theo quan điểm hệ thống thì: ở đâu có đầu vào bao
gồm hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý toàn bộ hoạt động thông tin kinh
tế chính trị xã hội, hành chính môi trờng...Theo các phơng án khai thác sử dụng
khai thác nhằm thu đợc kết quả tối u trong từng hoạt động của đơn vị. Còn ở đầu
ra là những hoạt động phân phối, truyền tải thu và xử lý thông tin phản hồi trong
nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động trên đây
góp phần hoàn thiện từng bớc công tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn vị,
nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin, hay nói cách khác là không
ngừng củng cố hoạt động văn phòng trong mỗi cơ quan đơn vị.
Để công tác văn phòng đạt kết quả cần phải có những điều kiện căn bản sau
đây:
Thứ nhất: Phải có bộ máy văn phòng đợc tổ chức thích hợp ở các cơ quan đơn vị
có quy mô lớn bộ máy văn phòng có thể bao gồm đầy đủ các phòng, các bộ phận
với bộ phận nhân sự cần thiết để thực thi mọi hoạt động văn phòng mộ cách độc
lập, có liên quan đến nhiều đầu mối với các tính chất khác nhau. Đối với các đơn
vị có quy mô nhỏ, các hoạt động mang tính chất thuần nhất, đơn lẻ bộ máy văn
phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu, đồng thời còn kiêm nhiệm các chức năng
quản trị nhân sự, vật t, tài chính...
Thứ hai: Phải có địa điểm hoạt động, giao dịch với những cơ sở hạ tầng nhất định
nh nhà cửa, phơng tiện, thiết bị...vị trí quy mô của các yếu tố vật chất nh nêu trên
cũng sẽ phụ thuộc vào đặc tính tổ chức quản lý, và quy mô hoạt động của công tác

văn phòng.
Do đó hoạt động công tác văn phòng đa dạng, phong phú nên hiện nay có
nhiều quan niệm khác nhau về văn phòng.
Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng
2
Báo cáo chuyên đề Trần
Thị Thanh Thủy - 846067
Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái tĩnh nó bao gồm các yếu tố vật chất hiện hữu
nh nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con ngời...Có trong văn phòng cơ quan, đơn vị đủ
để thực hiện mục tiêu của tổ chức Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái động
thì nó bao gồm toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong
đơn vị và kết hợp cả hai quan điểm trên khi nghiên cứu về công tác văn phòng thì
có thể thấy đầy đủ cả mặt hình thức và nội dung của hệ thống thông tin.
Từ những quan niệm trên đây và liên hệ hoạt động văn phòng với các điều
kiện của kinh tế thị trờng thì công tác văn phòng là: Toàn bộ những yếu tố vật chất
phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp, phân tích, xử lý, ra quyết định chuyển tải
thông tin của các cấp quản lý đơn vị nhằm mục tiêu nhất định.
Khái niệm trên đây vừa phản ánh bản chất, quá trình hoạt động của văn
phòng vừa đề cập đến những điều kiện vật chất cần thiết cho công tác văn phòng.
II-chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
1. Chức năng của văn phòng.
Văn phòng là một thực thể khách quan bởi vậy nó cũng có điều kiện tồn tại
nh bất kỳ một thực thể nào, thông qua mối quan hệ đặc trng với môi trờng mà nó
tồn tại. hay nói cách khác, văn phòng cũng có những lý do tồn tại độc lập tơng đối
nh các tổ chức, đơn vị khác văn phòng có những chức năng cơ bản sau đây:
a/ Chức năng tham mu.
Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có yếu tố chủ
quan ( thuộc về ngời quản lý) bởi vậy, muốn ra quyết định đúng, ngời quản lý cần
căn cứ vào những yếu tố khách quan nh những ý kiến tham gia của các cấp quản
lý, của những ngời trợ giúp. Những ý kiến đó đợc văn phòng tập hợp, chọn lọc để

đa ra những quyết định chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin,
những phơng án phán quyết kịp thời và đúng đắn.
Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn
và có tính chuyên sâu trong các trờng hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều
vấn đề nảy sinh trong thực tế). Chức năng này đợc gọi là chức năng tham mu cho
các lãnh đạo quản lý đơn vị của công tác văn phòng.
b/ Chức năng tổng hợp
Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng
3
Báo cáo chuyên đề Trần
Thị Thanh Thủy - 846067
Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin đầu vào, đầu ra
và thông tin ngợc trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tợng mà văn phòng là đầu mối
thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo, quản lý. Quả
trình thu thập quản lý, xử dụng thông tin phải tuân thủ nguyên tắc, trình tự nhất
định mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động nh trên thuộc về chức năng
tổng hợp của công tác văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực
đến tham mu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với sự thành công
hay hay thất bại của cơ quan, đơn vị (lợi thế thông tin). Chính vì ý nghĩa to lớn của
chức năng này các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác
văn phòng cho phù hợp với tốc độ phát triển của thời đại.
c/ Chức năng hậu cần
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất nh
nhà cửa phơng tiện thiết bị, công cụ, tài chính....Những cái đó thuộc về hoạt động
hậu cần mà văn phòng phải cung cấp đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc
mọi nơi.
Ví dụ:
Khu văn phòng cơ quan làm việc phải đợc lựa chọn, bố trí sao cho thuận lợi
trong điều hành hoạt động, giao dịch và đỡ tốn kém nhất.
Trong trụ sở, phòng làm việc cần xếp đặt phù hợp với mỗi loại công việc

phù hợp với mỗi ngời cán bộ, nhân viên trong từng điều kiện môi trờng nhất định.
Cho dù các thiết bị phơng tiện đơn sơ hay hiện đại cũng đợc bố trí hợp lý, tiện lợi
và hiệu quả.
Những vật dụng thờng xuyên là nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt động
của cơ quan, đơn vị cũng do văn phòng cung cấp trên cơ sở định mức tiêu dùng
hay kỳ hạn sử dụng. Điều kiện này cũng không kém phần quan trọng ảnh hởng
đến các hoạt động của tổ chức ở cả đầu vào và đầu ra. Muốn hoạt động phải có
những nguyên liệu, vật liệu, phơng tiện và nguồn tài chính song hiệu quả hoạt
động lại phụ thuộc vào phơng thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó nh thế nào của
mỗi cơ quan văn phòng. Chi phí thấp để đạt kết quả cao nhất là phơng châm hoạt
động của công tác văn phòng.
Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng
4
Báo cáo chuyên đề Trần
Thị Thanh Thủy - 846067
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên. Các
chức năng này vừa độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau khẳng định sự cần thiết
khách quan tồn tại cơ quan văn phòng ở mỗi cơ quan đơn vị tổ chức. Trong đó,
chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng quyết định sự thành bại của công tác văn
phòng.
2. Nhiệm vụ
Từ những chức năng đặc chng, cơ bản của mỗi thực thể ngời ta phân thành
chức năng cụ thể chi tiết. Những chức năng cụ thể ấy lại gắn với điều kiện không
gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể gọi là những
nhiệm vụ. Ví nh với chức năng tham mu sẽ có nhiệm vụ trớc mắt, nhiệm vụ nhiệm
vụ trọng tâm, nhiệm vụ thờng xuyên hay đột xuất. Trong tham mu lại có tham mu
về chiến lợc kinh doanh, về chính sách tiếp thị, về cung ứng vật t, về tuyển dụng
lao động nh đối với văn phòng Công ty kinh doanh. Đó là những nhiệm vụ cụ thể
trong hoạt động của mỗi ngành, lĩnh vực mà văn phòng phải thực hiện trong chức
năng tham mu. Một số nhiệm vụ cụ thể của văn phòng nh sau:

a/ Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Mọi tổ chức muốn đợc sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải tuân theo
những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về các điều kiện để duy trì hoạt
động. Nhng các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị do tính
chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần phải có
nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia,
hoàn chỉnh, thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện nội
quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm
vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan đợc tổ chức đi
vào hoạt động.
b/ Xây dựng và quản lý chơng trình kế hoạch hoạt động cơ quan, đơn vị.
Các đơn vị đều có định hớng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lợc phát triển.
Bản chiến lợc chỉ dự định cho thời gian dài 10-20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ
thể trong từng thời kỳ hoạt động : 5 năm, 3 năm, 1 năm, Quý, Tháng, Tuần,
Ngày...Cần phải có kế hoạch chơng trình cụ thể. Kế hoạch hoạt động của một đơn
vị kinh doanh không chỉ có một loại mà còn có nhiều loại khác nh kế hoạch tiếp
Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng
5
Báo cáo chuyên đề Trần
Thị Thanh Thủy - 846067
thị, kế hoạch tài chính...Mỗi loại kế hoạch trên đợc giao cho một bộ phận chuyên
trách xây dựng và chỉ đạo thực hiện. Đơn vị muốn đạt mục tiêu hoạt động thì phải
biết khâu nối các kế hoạch trên thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ
phận khớp nối nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động.
Kế hoạch tổng hợp ấy sẽ do văn phòng, bộ phận tham mu dự thảo và đôn
đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện. căn cứ vào chiến lợc
phát triển, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành sản phẩm cụ thể cho từng quý,
năm, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng bộ phận. Trên cơ sở kế hoạch, ch-
ơng trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ của mình để các sản
phẩm dịch vụ làm ra với chất lợng tốt, giá thành hạ. Cũng qua việc chỉ đạo thực

hiện chơng trình, kế hoạch chung của đơn vị mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị
còn liên hệ với nhau mật thiết hơn, đồng bộ hơn.
c/Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin.
Hoạt động của bất kỳ một đơn vị, cơ quan nào cũng phải có những yêu cầu tối
thiểu về thông tin. Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã
hội, hành chính, môi trờng..Những thông tin xuôi, những thông tin phản hồi, thông
tin thực tế, thông tin dự báo. Thông tin là nguồn, là căn cứ để ngời lãnh đạo quản
lý đa ra những quyết định sáng suốt kịp thời, hiệu quả.
Ngời lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin đợc mà cần phải có ng-
ời trợ giúp trong lĩnh vực này là văn phòng. Văn phòng đợc coi nh là "cổng gác
thông tin" của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều đợc thu thập, xử
lý, chuyển phát tại văn phòng. Từ những thông tin tiếp nhận (bên ngoài và nội bộ)
văn phòng phân loại thông tin theo các hình thức thích hợp để chuyển tải hay lu
giữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong cơ quan, có liên quan đến sự thành bại
trong hoạt động của tổ chức nên văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm
ngặt về văn th - lu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản, chuyển phát thông tin. Nếu
thông tin đợc thu thập đầy đủ, kịp thời, đợc xử lý khoa học đáp ứng nhu cầu quản
lý thì giới lãnh đạo sẽ có đợc quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ
không hiệu quả ảnh hởng xấu đến mục tiêu của đơn vị.
d/ Trợ giúp về văn bản.
Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng
6
Báo cáo chuyên đề Trần
Thị Thanh Thủy - 846067
Văn bản là phơng tiện lu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay nhiều
cơ quan đơn vị đều sử dụng phơng tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động. Do
tính năng tác dụng của nó khá lớn nên khi sử dụng văn bản để điều chỉnh các mối
quan hệ giữa chủ thể đối với các đối tợng quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội...
Phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lu trữ và lu hành văn bản.
Hiện nay ở nớc ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh

các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền. Căn
cứ vào Luật, Chính phủ và các bộ ngành đã ban hành một số văn bản quan trọng
liên quan đến hoạt động kinh tế xã hội của các đơn vị tổ chức nh hợp đồng kinh tế,
hợp đồng dân sự... Văn bản luật và pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị
ban hành những văn bản nội bộ nh điều lệ, nội quy, quy chế các quyết định hành
chính và quản lý thờng nhật. Để ban hành đợc những văn bản có nội dung đầy đủ,
hợp tình, hợp lý, đúng thẩm quyền có tác động đích thực đến đối tợng điều chỉnh
cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp cho những lãnh đạo
cơ quan đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt đợc những thông tin đầu vào và xử lý
thông tin. đó chính là văn phòng.
e/ Bảo đảm các yếu tố vật chất tài chính cho hoạt động của cơ quan. bất kỳ
cơ quan đơn vị nào muốn tồn tại và hoạt động đều phải có yếu tố kỹ thuật và vật
chất cần thiết. các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là vật
chung gian kết gắn tổ chức với môi trờng, đồng thời còn là phơng tiện truyền dẫn
các quá trình hoạt động của tổ chức đến mục tiêu kinh tế - xã hội.
Các yếu tố vật chất, kỹ thuật, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động gồm
có nhà cửa, xe cộ, bàn ghế các phơng tiện nhập và truyền tin các công cụ lao động,
các chi phí cần thiết mang tính thờng xuyên liên tục vì vậy văn phòng phải căn cứ
vào tiến độ thực hiện kế hoạch thực hiện chơng trình hoạt động của đơn vị của đơn
vị mà cung cấp kịp thời đầy đủ. Nếu việc cung cấp các yếu tố đó không đủ về l-
ợng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng giá thành cao....
Đều ảnh hởng chực tiếp đến hoạt động của đơn vị. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng
này, các cơ quan đơn vị thờng đợc u tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn
phòng thực thi nhiệm vụ.
Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng
7
Báo cáo chuyên đề Trần
Thị Thanh Thủy - 846067
Đây là việc làm thiết thực, mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằm
thực hiện tốt nhiệm vụ nêu ra trên đây. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần

tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất
trong hệ thống. Tuy nhiên cũng phải thấy đợc tính thống nhất, đa dạng, phong phú
trong công tác tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng đợc cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt
ra với công tác văn phòng. Không những thế trong thời đại " Bùng nổ thông tin"
này đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển
chung trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng. Yêu cầu đó đặt ra với
khối văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điều hành công việc. phòng.
g/ Duy trì hoạt động thờng nhật của văn
Khác với các hoạt động cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thờng xuyên
liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra
giám sát. Đặc tính hoạt động này là xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm
bảo tiếp nhận đợc mọi nguồn thông tin của mọi đối tợng đối với hoạt động của cơ
quan. theo cách đó văn phòng bao gồm bộ phận nhân sự làm việc trong giờ hoạt
động chung của đơn vị, còn một bộ phận (không lớn) làm việc liên tục ngày đêm
ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông
suốt hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị
thông qua các nhiệm vụ trợ giúp tham mu vừa gắn với các bộ phận khác bằng các
nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc lại vừa tự tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính
mình cho phù hợp với các hoạt động trên . vì thế để duy trì hoạt động của văn
phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong
cơ quan, đơn vị.
Trên đây là nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng mà cơ quan, đơn vị
nào cũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu hoạt động chung. Tuy nhên còn tùy
theo những tính chất đặc trng của cơ quan, đơn vị mà văn phòng còn có những
nhiệm vụ cụ thể khác.
III- môi trờng hoạt động của công tác văn phòng
1. Khái niệm môi trờng
Hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau về môi trờng song tựu chung lại ở
một quan niệm đợc nhiều nhà khoa học thống nhất sau đây:
Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng

8
Báo cáo chuyên đề Trần
Thị Thanh Thủy - 846067
Môi trờng của một thực thể là tổng hợp các điều kiện bên ngoài có ảnh h-
ởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến thực thể đó.
Bất cứ thực thể nào cũng tồn tại và vận động trong một môi trờng nhất định.
Môi trờng bao gồm các điều kiện khác nhau thậm trí có thể chuyển hóa cho nhau
nh vật lý, hóa học, sinh học, kinh tế xã hội, chính trị....Ngời ta có thể nhận thức về
môi trờng ở các góc độ, quy mô khác nhau nên nội dung về môi trờng sẽ phong
phú, đa dạng cũng không kém phần phức tạp.
Các nhà quản trị cần phải nghiên cứu, tìm ra các biện pháp tích cực nhất tác
động đến các yếu tố môi trờng để khai thác những ảnh hởng tốt của môi trờng và
hạn chế những ảnh hởng xấu của nó đến quá trình và kết quả hoạt động của văn
phòng, cơ quan.
2. Các yếu tố môi trờng ảnh hởng đến công tác văn phòng.
a/ Điều kiện tự nhiên
Điều kiện tự nhiên bao gồm các điều kiện về địa lý, khí hậu, thủy văn, cấu
thành các nguồn tài nguyên, thiên nhiên của một quốc gia, của mỗi vùng, mỗi ph-
ơng. Chu trình vận động của các yếu tố này tuân theo các quy luật tự nhiên và chịu
tác độngcủa các quy luật kinh tế - xã hội. Điều kiện tự nhiên có ảnh hởng rất lớn
đến hoạt động văn phòng ở các phơng diện: lựa chọn địa điểm văn phòng, xác
định ngành, lĩnh vực hoạt động, khả năng cung cấp nguồn lực, các chi phí khắc
phục rủi ro....Nếu các yếu tố tự nhiên thuận hòa ( thiên thời, địa lợi) sẽ giúp cho
công tác văn phòng phát huy tác dụng, hoạt động có hiệu quả cao. Nếu không sẽ
cản trở công tác này, thậm trí còn đẩy cơ quan đơn vị vào tình trạng bế tắc.
b/ Điều kiện chính trị, pháp lý
Bất kỳ cơ quan, đơn vị nào bớc vào hoạt động cũng phải gắn với lợi ích
quốc gia, bởi vậy, Nhà nớc luôn định hớng cho các đơn vị này về mục tiêu và các
giải pháp phát triển thông qua các công cụ quản lý vĩ mô. Nếu định hớng đúng và
các công cụ tác động hữu hiệu sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động văn phòng. Những

công cụ mang tính hợp lý của Nhà nớc vừa bảo vệ, vừa trợ giúp hoạt động của các
đơn vị, đồng thời còn là căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế nhằm
thống nhất mọi hoạt động của cơ quan mình.
Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng
9
Báo cáo chuyên đề Trần
Thị Thanh Thủy - 846067
c/ Điều kiện kinh tế
Kinh tế là điều kiện quan trọng hàng đầu quyết định và duy trì sự tồn tại của
các tổ chức. Nếu tiềm lực kinh tế mạnh sẽ khuyến khích các cơ quan, đơn vị tăng
cờng đầu t, hiện đại hóa trang thiết bị cho những hoạt động chung trong đó có hoạt
động văn phòng. Không những thế, điều kiện kinh tế mạnh còn củng cố địa vị của
tổ chức và góp phần đảm bảo ổn định xã hội, cải tạo và bảo vệ môi trờng tự
nhiên....Có thể nói đây là yếu tố đặc biệt quan trọng ảnh hởng đến hoạt động văn
phòng, nhất là trong điều kiện nền kinh tế vận hành trong điều kiện cơ chế thị tr-
ờng.
d/ Điều kiện xã hội
Bao gồm trình độ dân trí, tập quán, truyền thống văn hóa, đạo đức tình hình
đảm bảo trật tự an ninh xã hội ở mỗi quốc gia, mỗi vùng, mỗi địa phơng. Những
điều kiện đó ảnh hởng rất lớn đến công tác văn phòng.
IV- nội dung công tác cụ thể của văn phòng
Công tác văn phòng bao gồm có một số hoạt động trong các lĩnh vực sau:
1. Công tác thông tin.
Quy trình hoạt động của công tác thông tin của văn phòng đợc thực hiện
theo trình tự:
- Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin
- Thu thập thông tin
- Phân tích xử lý thông tin
- Cung cấp, phổ biến thông tin
- Bảo quản, lu trữ thông tin

Trong văn phòng các cơ quan đơn vị thông tin là đầu vào đợc truyền tới các
"trung tâm" tiếp nhận, xử lý, phân loại để làm "nguyên liệu " cho hoạt động quả lý
điều hành của bất kỳ tổ chức nào.
Trong cơ quan hành chính hay đơn vị doanh nghiệp thờng có các "bộ phận
cảm giác" giống nh đơn vị tình báo làm nhiệm vụ thu và xử lý thông tin từ các
kênh khác nhau để đề xuất các biện pháp ứng phó với nhà lãnh đạo. Trên cơ sở ý
kiến tham mu của bộ phận này, các nhà quản lý đa ra những quyết định tối u cho
Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng
10
Báo cáo chuyên đề Trần
Thị Thanh Thủy - 846067
hoạt động của đơn vị mình. Sau khi những quyết định đợc thông qua lần cuối
cùng, chúng phải đợc chuyển tới các đầu mối thực hiện.
Thông tin là một quá trình hai chiều: Khi truyền thông tin cần phải sử dụng
các kênh chính thức và không chính thức.
Các tác nghiệp công cụ hành chính của mọi cán bộ, nhân viên trong đơn vị
từ các cuộc giao tiếp đối nội, đối ngoại, các cuộc hội họp, phân công, phân nhiệm,
lễ nghi, khánh tiết đến việc sử dụng công văn giấy tờ đều cần đến một số lợng và
chất lợng thông tin nhất định. Các loại thông tin nhiều chiều, ngang, dọc: Hình
thức thông tin đa dạng: Thông báo, tra cứu, tính chất thông tin (có hệ thống, không
hệ thống)....Đều đòi hỏi phải đợc tổ chức thu thập, nghiên cứu, phân tích và xử lý,
cung cấp phổ biến, bảo quản lu giữ tin một cách khoa học.
2. Công tác tham mu.
Tham mu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm các quyết định tối
u cho quá trình quản lý nhằm đạt hiệu quả nhất định. Trong thực tế các cơ quan,
đơn vị thờng đặt bộ phận tham mu tại văn phòng để giúp cho hoạt động của công
tác tham mu đợc thuận lợi, đồng thời tăng cờng đợc hiệu quả của công tác thông
tin, để công tác này cùng với công tác hậu cần tạo thành một hệ thống trợ giúp đắc
lực cho ngời lãnh đạo.
Nhiệm vụ tham mu của văn phòng

- Giúp lãnh đạo lập chơng tình công tác theo chức năng, nhiệm vụ đợc giao.
- Lập chơng trình công tác.
- Đề xuất các phơng hớng chủ trơng, chính sách và cơ chế quản lý đơn vị
trong từng thời kỳ.
- Tham mu cho lãnh đạo xử lý có hiệu quả nhất các tình huống cụ thể.
- Giúp các lãnh đạo ra quyết định, đề án quản lý hữu hiệu nhất.
Giúp lãnh đạo tìm biện pháp tổ chức thực hiện đề án, quyết định.
3. Công tác tổng hợp.
Trong các chức năng của văn phòng, chức năng tổng hợp là quan trọng nhất
. Kết quả tổng hợp là căn cứ xây dựng các phơng án hoạt động của một tổ chức,
phục vụ các nhà lãnh đạo ra các quyết định quản lý, tổ chức điều hành việc thực
Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng
11
Báo cáo chuyên đề Trần
Thị Thanh Thủy - 846067
hiện mục tiêu. Để thực hiện chức năng này, văn phòng phải tổ chức hàng loạt các
họat động cụ thể trong các khoảng thời gian khác nhau.
a/ Xây dựng tổ chức thực hiện chơng trình công tác.
Quy trình lập chơng trình.
Bớc 1: Soạn thảo chơng trình, ngời đợc phân công soạn thảo chơng trình tổng hợp
các dữ liệu liên quan từ các bộ phận trong cơ quan, đơn vị để điều chỉnh, cân đối
lại và soạn thảo chơng trình năm, quý, tháng.
Bớc 2: Bản dự thảo chơng trình đợc gửi đến các bộ phận có liên quan và lãnh đạo
tham gia góp ý kiến để điều chỉnh, bổ xung và hoàn thiện.
Bớc 3: Trình thủ tớng ra quyết định ban hành.
Bớc 4: Giám sát, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện chơng trình.
Tổ chức thực hiệ chơng trình
b/ Ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định.
Quy trình ra quyết định.
- Lựa chọn vấn đề ra quyết định

- Dự thảo quyết định
- Thẩm định đề án.
- Thông qua quyết định.
- Ban hành quyết định
Tổ chức thực hiện quyết định
- Triển khai quyết định
- Tổ chức thực hiện.
Kiểm tra giám sát quá trình tổ chức thực hiện quyết định
- Chuẩn bị cho công tác kiểm tra
- Tiến hành kiểm tra.
- Báo cáo kết quả kiểm tra
- Thông qua kết quả kiểm tra.
4. Công tác văn th.
Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng
12
Báo cáo chuyên đề Trần
Thị Thanh Thủy - 846067
Công tác văn th là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
công tác quản lý của các cơ quan Nhà nớc, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội,
các đơn vị vũ trang ( gọi chung là các cơ quan).
Trong văn phòng, công tác văn th là nội dung quan trọng chiếm phần lớn
nội dung hoạt động của văn phòng. Bất kỳ một cơ quan nào, dù là cơ quan hành
chính Nhà nớc, một doanh nghiệp, hay một tổ chức xã hội muốn hoạt động đợc
đều phải làm công tác văn th.
Trong quá trình thực hiện các nội dung công tác văn th ở các cơ quan phải đảm
bảo các yêu cầu cơ bản sau:
Nhanh chóng
- Chính xác.
- Bí mật
Công tác văn th gồm ba nhóm công việc chủ yếu:

-Xây dựng văn bản
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản.
-Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
5. Công tác lu trữ
Lu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những căn bản, t liệu có
giá trị đợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng
chứng và tra cứu thông tin quá khứ.
Công tác lu trữ là một lĩnh vực hoạt động xã hội, có các chức năng chủ yếu
sau đây:
-Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu lu trữ.
- Tổ chức sử dụng có hiệu quả phục vụ cho mọi nhu cầu xã hội
Nội dung công tác lu trữ.
- Công tác lu trữ bao gồm các khâu nghiệp vụ tổ chức khoa học và sử dụng
tài liệu lu trữ
- Xây dựng hệ thống lý luận khoa học về công tác lu trữ và áp dụng vào
thực tiễn để đáp ứng yêu cầu quản lý công tác lu trữ.
- Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp từ trung ơng đến địa phơng, có sự
chỉ đạo chặt chẽ về nghiệp vụ lu trữ.
Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng
13
Báo cáo chuyên đề Trần
Thị Thanh Thủy - 846067
6. Công tác hậu cần.
Chức năng hậu cần là một trong các chức năng cơ bản của văn phòng, cơ
quan đơn vị. Làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc
xây dựng cơ quan, nâng cao chất lợng và hiệu quả công tác. Để nâng cao hiệu lực
bộ máy quản lý nói chung và hiệu quả hoạt động của văn phòng cơ quan đơn vị
nói riêng, công tác hậu cần phải đảm bảo sáu yếu tố sau:
- Đảm bảo yêu cầu phục vụ.
- Đảm bảo yêu cầu hợp pháp, hợp lý.

- Yêu cầu khoa học.
- Yêu cầu thích ứng
- Yêu cầu nhiệt tình và sáng tạo.
- Yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả.
Nội dung cơ bản của công tác hậu cần văn phòng:
- Quản lý chi tiêu kinh phí
- Quản lý, biên chế quỹ lơng, quản lý tài sản cố định, quản lý vật t hàng
hóa, vật rẻ tiền.
- Đảm bảo điều kiện làm việc của cơ quan.
- Ngoài ra còn đảm bảo các công cụ khác: Phục vụ xe cộ, phơng tiện đi lại
công tác của các cán bộ, lãnh đạo, phục vụ nớc uống hàng ngày, tiếp khách của
công sở....
7. Tổ chức hội nghị.
Hội nghị là một cuộc họp mặt, một cuộc họp có tổ chức của một số đông ngời,
nhằm thông báo trao đổi, bàn luận, lấy ý kiến.... Tạo ra sự thống nhất phối hợp
hành động nhằm giải quyết một (hoặc một số) vấn đề mà mọi ngời cùng quan tâm.
Mỗi khi tổ chức một hội nghị cụ thể, văn phòng cần có kế hoạch chu đáo chuẩn bị
cho từng khâu.
Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng
14
Báo cáo chuyên đề Trần
Thị Thanh Thủy - 846067
a/ Chuẩn bị hội nghị.
Là khâu quan trọng quyết định chất lợng của hội nghị. Trong khâu chuẩn bị này,
văn phòng, ngời th ký giúp việc lãnh đạo và những ngời trong ban tổ chức hội nghị
phải thấy và xác định đợc tất cả các công việc chính ở cả 2 khâu: tổ chức hội nghị
và các việc cần làm sau hội nghị.
Trong quá trình chuẩn bị tổ chức một hội nghị, ngời ta thờng phân chia công
việc ra làm hai phần:
- Phần chuẩn bị nội dung hội nghị.

- Phần chăm lo công việc hậu cần cho hội nghị.
Hai phần này phải đợc tiến hành đồng bộ và liên kết chặt chẽ với nhau.
Chuẩn bị nội dung cho hội nghị.
+Thông thờng để tổ chức một hội nghị cần chuẩn bị các nội dung sau:
- Báo cáo chính tại hội nghị.
- Báo cáo tham luận bổ sung, làm rõ từng mặt, từng phần của báo cáo chính.
- Những vấn đề cần chao đổi thảo luận.
- Những kết luận của hội nghị.
+Chuẩn bị các thành phần tham dự hội nghị.
+ Dự kiến thời gian, địa điểm và tiến hành các thủ tục tổ chức hội nghị.
Chuẩn bị về mặt quản trị hậu cần.
Đây là mặt quan trọng ảnh hởng rất lớn đến tâm lý, tới sự "thoải mái" của các
đại biểu tham dự hội nghị.
- Hội trờng: Là nơi diễn ra các hoạt động chính của hội nghị. Hội nghị cần trang
bị đủ tiện nghi, nên ở vị trí trung gian, thuận tiện cho việc đi lại.
- Nơi ăn ở, phơng tiện đi lại, cách đa đón đại biểu ở nơi xa.
- Phù hiệu dùng trong hội nghị: Để tiện đảm bảo an ninh, trật tự khi ra vào hội
nghị.
Tóm lại: Để tổ chức hội nghị, cả hai bộ phận: chuẩn bị về nội dung, về quản trị,
hậu cần phải phối hợp đồng bộ với nhau, nhằm chuẩn bị chu đáo từng phần công
việc cho hội nghị.
Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng
15
Báo cáo chuyên đề Trần
Thị Thanh Thủy - 846067
b/ Tổ chức điều hành hội nghị.
Sắp tới ngày tổ chức hội nghị, văn phòng và ngời th ký giúp việc lãnh đạo cần
quan tâm tới một số công việc chính sau đây:
- Kiểm tra, giám sát tại chỗ các công việc.
- Tổ chức, đón tiếp, sắp xếp chỗ ở, phân phối tài liệu, đa khách vào chỗ ngồi tại

hội trờng
- Chơng trình hội nghị.
- Điều hành hội nghị.
c/ Một số việc làm sau hội nghị.
Sau hội nghị, văn phòng cần giúp lãnh đạo tiến hành một số công việc:
- Lập hồ sơ hội nghị.
- Thông báo, triển khai kết quả của hội nghị.
- Biên soạn tập kỷ yếu của hội nghị
- Rút kinh nghiệm việc tổ chức hội nghị.
Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng
16
Báo cáo chuyên đề Trần
Thị Thanh Thủy - 846067
Phần II
thực trạng công tác tại văn phòng công ty apatít vn
I - Khái quát về công ty apatít việt nam
1. Sự hình thành và phát triển
Mỏ Apatít Lào cai nằm ở hữu ngạn sông hồng, trải dài gần 100 Km từ Bát
xát -Lũng pô đến Bảo hà, đợc phát hiện từ năm 1924. Sau thời kỳ khai thác của t
bản Pháp và Nhật (1930-1945), từ 1954, Đảng và Nhà nớc ta đã quyết định khôi
phục xây dựng và mở rộng sản xuất Mỏ Apatít Việt Nam. Từ đó đến nay trải qua
45 năm, Mỏ Apatít Lào cai (nay là Công ty Apatít Việt Nam ) đã có sự phát triển
không ngừng. Đó là sự khai thác trên 10 triệu tấn quặng các loại, cung cấp đủ
nguyên liệu cho các nhà máy sản xuất phân bón, phục vụ cho chiến lợc phát triển
nông nghiệp, nông thôn. Với lợi thế là vùng tài nguyên quý hiếm, Mỏ Apatít Lào
cai đã và đang trực tiếp phục vụ cho việc đảm bảo an toàn lơng thực Quốc gia, góp
phần đầy đẩy mạnh thế mạnh của nền nông nghiệp Việt Nam. Ngoài ý nghĩa về
kinh tế, 45 năm qua khu Mỏ đã góp phần quan trọng vào việc phát triển kinh tế -
xã hội ở một vùng núi biên giới, góp phần bảo vệ vững chắc chủ quyền của đất n-
ớc. Năm 1958 cán bộ công nhân viên Mỏ Apatít Lào cai vinh dự đợc đón Bác Hồ

về thăm, những lời dậy ân cần của ngời đã soi sáng mỗi bớc đi tới thành công của
Mỏ trong hơn 40 năm qua. Với những thành tích quan trọng đạt đợc, Mỏ Apatít
Lào cai đã đợc Đảng, Nhà nớc tặng thởng nhiều huân, huy chơng cao quý xứng
đáng là điểm sáng công nghiệp của vùng núi tây bắc của tổ quốc.
Trong quá trình phát triển Mỏ Apatít Lào cai đã vợt qua nhiều khó khăn, gian
khổ từ những năm đầu của thời kỳ khôi phục kinh tế và xây dựng chủ nghĩa xã hội
ở miền Bắc chống chiến tranh phá hoại, chi viện đắc lực cho chiến trờng miền
Nam trong cuộc kháng chiến chống Mỹ, cứu nớc và tham gia bảo vệ kỷ cơng của
tổ quốc. Có đợc thành quả nh ngày nay là nhờ sự quan tâm chỉ đạo của Đảng, Nhà
nớc, Bác Hồ kính yêu, sự giúp đỡ có hiệu quả của nhân dân Liên xô, sự phối hợp
của các cấp, các ngành của nhân dân địa phơng và sự đoàn kết, lỗ lực vợt lên mọi
trở ngại của tập thể cán bộ, công nhân, viên chức Mỏ Apatít Lào cai.
Khoa quản trị kinh doanh - ngành quản trị văn phòng
17