Thực trạng công tác kế toán chi hoạt động ở văn phòng Sở Tài Chính Thanh Hoá.doc

Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp
Lời mở đầu
1. Lý do chọn đề tài
Là nớc có nền kinh tế đã và đang phát triển ở tầm cao. Nhà nớc ta không
ngừng nâng cao và chú trọng ban hành các chính sách, thiết lập các công cụ
quản lý nền kinh tế một cách có hiệu quả. Kế toán là công cụ quan trọng trong
quản lý nền kinh tế.
Trong các đơn vị HCSN kế toán chi hoạt động là một trong những nội dung
chính của công tác kế toán. Đây là một khâu rất quan trọng trong hệ thống tài
chính của mỗi đơn vị và đợc đặc trng bởi quỹ tiền tệ gắn liền với việc thực hiện
chức năng của Nhà nớc, cơ quan chính quyền các cấp trong quản lý Nhà nớc đối
với các hoạt động kinh tế xã hội. Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, Nhà nớc
ta cần sử dụng và quản lý nguồn ngân sách Nhà nớc có hiệu quả để tạo hành
lang và môi trờng thuận lợi cho phát triển kinh tế, xây dựng kết cấu hạ tầng cho
kinh tế xã hội.
Để phù hợp hơn với yêu cầu đổi mới và thể chế hoá nền kinh tế cũng nh đáp
ứng ngày một tốt hơn nhu cầu chi hoạt động của các đơn vị HCSN trong thời
gian qua văn phòng Sở Tài Chính Thanh Hoá đã tiến hành tổ chức, thực hiện tốt
công tác quản lý và hoạch toán chi hoạt động, góp phần nâng cao hiệu quả quản
lý kinh tế tài chính của đơn vị. Tuy việc hoạch toán kế toán chi hoạt động của
đơn vị luôn đảm bảo đúng chế độ, chính sách quy định của Nhà nớc hiện hành,
nhng qua nghiên cứu việc hoạch toán kế toán chi hoạt động ở văn phòng Sở Tài
Chính vẫn còn một số tồn tại nh: Việc ghi sổ cha khoa hoc, còn trùng lặp . Chính
vì vậy để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán chi hoạt động ở đơn vị tôi đi sâu
vào nghiên cứu đề tài Thực trạng công tác kế toán chi hoạt động ở văn phòng
Sở Tài Chính Thanh Hoá
2. Mục đích nghiên cứu
Đa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi hoạt động của
Văn phòng sở Tài Chính Thanh Hoá
Sinh Viên: Lê Anh Đức - 1 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp

3. Đối tợng nghiên cứu
Tổ chức công tác kế toán chi hoạt động
4. Phạm vi nghiên cứu
Tổ chức công tác kế toán chi hoạt động của Văn phòng sở Tài Chính Thanh
Hoá quý IV năm 2006
5. Phơng pháp nghiên cứu
- Phơng pháp nghiên cứu lý luận
- Phơng pháp thống kê
- Phơng pháp phân tích, đánh giá
- Phơng pháp kế toán
6. Kết cấu đề tài
Kết cấu đề tài khoá luận tốt nghiệp ngoài lời mở đầu, kết luận đợc chia thành 3
chơng:
Chơng 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về kế toán chi hoạt động ở đơn vị HCSN
thuần tuý.
Chơng 2: Thực trạng công tác kế toán chi hoạt động tại văn phòng sở Tài Chính
Thanh Hoá.
Chơng 3: Một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác kế toán chi hoạt động tại
văn phòng Sở Tài Chính Thanh Hoá.
Sinh Viên: Lê Anh Đức - 2 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp
Chơng I: một số vấn đề lý luận cơ bản về kế
toán chi hoạt động ở đơn vị HCSN thuần tuý.
1. Chi hoạt động ở đơn vị HCSN thuần tuý
1.1. Nội dung chi hoạt động:
Chi hoạt động là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh tổng số chi hoạt động trong kỳ
báo cáo đề nghị quyết toán, chỉ tiêu này đợc phản ánh theo từng nội dung chi của
mục lục ngân sách Nhà nớc, là những khoản chi mang tính chất thờng xuyên
theo dự toán chi ngân sách Nhà nớc đợc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt hàng
năm cho các đơn vị HCSN.

Nội dung của các khoản chi ở đơn vị HCSN đợc thực hiện theo nguyên tắc
không hoàn trả trực tiếp và mang tính chất tích luỹ đặc biệt. Do tính chất đa
dạng và phong phú của các đơn vị HCSN nên hoạt động chi tiêu của những đơn
vị này cũng có những đặc thù riêng.
Theo nội dung, tính chất hoạt động của các đơn vị HCSN các khoản chi bao
gồm:
- Chi sự nghiệp kinh tế
- Chi sự nghiệp giáo dục, đào tạo và nghiên cứu khoa học.
- Chi sự nghiệp y tế, văn hoá, xã hội, thông tin, thể thao và các sự nghiệp
khác do Nhà nớc quản lý.
- Chi quản lý hành chính Nhà nớc
- Chi cho quốc phòng, an ninh và trật tự xã hội.
Theo nội dung tài chính của các khoản chi, chi HC- SN bao gồm một số nội
dung chủ yếu sau:
- Chi tiền lơng chính.
- Chi phụ cấp lơng
- Chi trả tiền làm đêm, làm thêm giờ.
- Chi quản lý hành chính: Công tác phí, phụ cấp lu trú, vật t văn phòng,
thông tin, liên lạc, truyền tin,
Sinh Viên: Lê Anh Đức - 3 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp
- Chi sữa chữa, mua sắm tài sản cố định.
- Chi thực hiện các chơng trình dự án, đề tài.
- Chi phí thanh lý, nhợng bán vật t, TSCĐ,
1.2. Vai trò của chi hoạt động.
Chi hoạt động là một khoản chi mang tính chất thờng xuyên, luôn gắn liền
với các hoạt động kinh tế xã hội của Nhà nớc, duy trì và bảo vệ sự tồn tại và phát
triển của đất nớc. Vì vậy chi hoạt động có vai trò quan trọng. Thông qua chi hoạt
động sẽ tác động trực tiếp hoặc gián tiếp vào các hoạt động kinh tế xã hội nhằm
đạt đợc những mục tiêu đề ra.

Thông qua các khoản chi đầu t cho y tế, khoa học giáo dục, có thể nâng cao
chất lợng lao động, tạo sức bật cho nền kinh tế ở giai đoạn tiếp sau.
Chi hoạt động góp phần thiết lập sự công bằng xã hội ở mức độ nhất định.
1.3. Yêu cầu quản lý các khoản chi.
Chi hoạt động ở đơn vị HCSN là những khoản chi mang tính chất thờng
xuyên và đợc thực hiện theo nguyên tắc không hoàn trả trực tiếp và mang tính
chất tích lũy đặc biệt. Do tính chất đa dạng và phong phú ở các đơn vị HCSN nên
hoạt động chi tiêu của các hoạt động này cũng có những nét đặc thù riêng. Song
kinh phí hoạt động phải đợc sử dụng đúng mục đích, nội dung hoạt động, đúng
đối tợng. Đúng tiêu chuẩn định mức của Nhà nớc và trong phạm vi dự toán đã đ-
ợc duyệt. Trong quản lý chi hoạt động phải tuân thủ những nguyên tắc sau:
- Phải hạch toán chi tiết từng loại chi phù hợp với thời gian cấp kinh phí theo
từng nguồn kinh phí đợc cấp và từng nội dung chi theo mục lục ngân sách Nhà
nớc, theo từng khoản mục chi đối với các chơng trình, dự án, đề tài.
- Phải đảm bảo thống nhất giữa hạch toán với việc lập dự toán về nội dung chi,
phơng pháp hạch toán.
- Các khoản chi phải có lệnh chuẩn chi của thủ trởng đơn vị, các khoản chi
này phải đúng với chính sách chế độ và đợc theo dõi tại kho bạc Nhà nớc.
- Các đơn vị cấp trên ngoài việc phải theo dõi tổng hợp các khoản chi ở đơn vị
cấp mình còn phải tổng hợp số chi trên toàn ngành.
Sinh Viên: Lê Anh Đức - 4 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp
- Các cơ quan tài chính thực hiện kiểm tra, kiểm soát các khoản chi hoạt động
một cách chặt chẽ, đảm bảo ngân sách Nhà nớc đợc sử dụng đúng mục đích,
đúng đối tợng, tăng cờng kiểm soát tình hình tiền mặt, nâng cao hiệu quả sử
dụng ngân sách và đảm bảo đơn vị hoạt động có hiệu quả cao.
1.4. Kế toán chi hoạt động
1.4.1. Nhiệm vụ của kế toán chi hoạt động
Xuất phát từ vai trò, vị trí của kế toán các khoản chi trong đơn vị hành chính sự
nghiệp mà kế toán chi hoạt động cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ, rõ ràng các khoản chi hoạt
động ở đơn vị.
- Kiểm tra việc chấp hành dự toán chi theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức,
kiểm tra việc ghi sổ kế toán, lập các báo cáo quyết toán các khoản chi.
- Cung cấp số liệu, tài liệu về tình hình chi để làm cơ sở cho việc lập dự toán
chi sau này và phục vụ việc điều hành chi tiêu cho hợp lý, có hiệu quả.
1.4.2. Chứng từ sử dụng.
Chứng từ kế toán là căn cứ không thể thiếu trong công tác kế toán. Do đó lập
chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác là khâu quan trọng trong việc hạch
toán ban đầu, là căn cứ để thực hiện các hoạt động kinh tế ở đơn vị và chứng
minh các nghiệp vụ kinh tế đã đợc thực hiện.
Theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính thì
chứng từ sử dụng trong kế toán chi hoạt động gồm các chứng từ chủ yếu sau:
- Bảng chấm công ( Mẫu số C01a - HD)
- Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu số C01b - HD)
- Giấy báo làm thêm giờ (Mẫu số C01c - HD)
- Bảng thanh toán tiền lơng (Mẫu số C02a - HD)
- Bảng thanh toán tiền thởng (Mẫu số C04 - HD)
- Bảng thanh toán phụ cấp (Mẫu số C05 - HD)
- Giấy đi đờng(Mẫu số C06 - HD)
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (Mẫu số C07 - HD)
Sinh Viên: Lê Anh Đức - 5 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lơng (Mẫu số C11 - HD)
- Bảng kê các khoản thanh toán công tác phí (Mẫu số C12 - HD)
- Phiếu nhập kho (Mẫu số C21 - HD)
- Phiếu xuất kho ( Mẫu C21 - HD)
- Phiếu chi (Mẫu 31-BB)
- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số C32 - HD)
- Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số C37 - HD)

- Bảng kê chi tiền cho ngời tham dự hội thảo, tập huấn (Mẫu số C40a - HD)
- Biên bản giao nhận tài sản cố định ( Mẫu số C50 - HD)
..
* Bảng chấm công ( mẫu số C01a - HD)
a. Mục đích:
Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ
hởng BHXH, của công chức, viên chức và ng ời lao động làm căn cứ tính trả l-
ơng cho từng công chức, viên chức, ngời lao động trong đơn vị.
b. Phơng pháp lập và trách nhiệm ghi.
Góc trên, bên trái của bảng chấm công phải ghi rõ: Tên đơn vị, bộ phận sử
dụng lao động, mã đơn vị sử dụng ngân sách.
Cột A, B: Ghi thứ tự, họ tên của từng công chức, viên chức, ngời lao động trong
đơn vị.
Cột C: Ghi ngạch bậc lơng hoặc cấp bậc, chức vụ của từng ngời.
Cột 1-31: Ghi các ngày trong tháng ( Từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng).
Cột 32: Ghi tổng số công hởng lơng thời gian của từng công chức, viên chức, ng-
ời lao động trong tháng.
Cột 33: Ghi tổng số công nghỉ không lơng.
Cột 34: Ghi tổng số công nghỉ hởng BHXH của từng công chức, viên chức, ngời
lao động trong tháng.
Hàng ngày tổ trởng ( Trởng ban, phòng, nhóm..) hoặc ngời đợc uỷ quyền căn
cứ vào sự có mặt thực tế của công chức, viên chức, ngời lao động thuộc bộ phận
Sinh Viên: Lê Anh Đức - 6 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp
mình để chấm công cho từng ngời trong ngày, ghi vào ngày tơng ứng các cột từ
1-31 theo các ký hiệu quy định trong chứng từ.
Cuối tháng, ngời chấm công, ngời phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công
và chuyển bảng chấm công và các chứng từ liên quan nh giấy chứng nhận nghỉ
ốm hởng BHXH, giấy xin nghỉ việc không hởng lơng về bộ phận kế toán kiểm
tra đối chiếu. Sau khi kiểm tra đối chiếu xong kế toán tiền lơng căn cứ vào các

ký hiệu chấm công cho từng ngời tính ra số công theo từng loại tơng ứng để ghi
vào các cột 32,33,34.
Bảng chấm công đợc lu tại phòng (ban, tổ) kế toán cùng các chứng từ có liên
quan.
c.Phơng pháp chấm công: Tuỳ thuộc vào các điều kiện công tác và trình độ kế
toán tại đơn vị để sử dụng 1 trong các phơng pháp chấm công sau:
+ Chấm công ngày
+ Chấm công giờ
+ Chấm công nghỉ bù.
* Bảng thanh toán tiền l ơng
a. Mục đích: Bảng thanh toán tiền lơng là chứng từ làm căn cứ để thanh toán
tiền lơng, phụ cấp và thu nhập tăng thêm cho công nhân viên, đồng thời để kiểm
tra việc thanh toán tiền lơng cho công nhân viên trong cơ quan. b. Phơng pháp
lập và trách nhiệm ghi:
Bảng thanh toán tiền lơng đợc lập hàng tháng.
Cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lơng là các chứng từ liên quan nh: bảng chấm
công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu nghỉ việc hởng bảo hiểm xã hội, chứng từ
chia thu nhập tăng thêm do tiết kiệm chi .
Góc trên, bên trái của bảng thanh toán tiền lơng ghi rõ tên đơn vị, bộ phận và mã
đơn vị sử dụng ngân sách.
Cột A, B, C ghi số thứ tự, mã số công chức, viên chức, họ và tên ngời đợc hởng l-
ơng.
Cột D, E: Ghi cấp bậc chức vụ, mã số ngạch lơng
Sinh Viên: Lê Anh Đức - 7 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp
Cột 1: Ghi hệ số lơng tính theo ngạch bậc
Cột 2: Ghi hệ số phụ cấp chức vụ
Cột 3, 4, 5: Ghi hệ số phụ cấp khác nh: phụ cấp trách nhiệm vợt khung, phụ cấp
kiêm nhiệm chức danh lãnh đạo, phụ cấp khu vực, phụ cấp đặc biệt ..
Cột 6: Ghi tổng hệ số lơng và hệ số phụ cấp ( cột 6 = cột 1 + cột 2+ cột3 + cột4

+ cột5)
Cột 7: Ghi tổng mức lơng đợc hởng bằng mức lơng tối thiểu nhân với hệ số lơng
và hệ số phụ cấp.
Cột 8: Ghi số tiền lơng của những ngày nghỉ việc không đợc hởng lơng bằng số
ngày nghỉ việc không đợc hởng lơng ( căn cứ vào bảng chấm công để lấy số
ngày nghỉ không đợc tính lơng) nhân với (x) tiền lơng bình quân ngày.
Cột 9: Ghi số tiền BHXH trả thay lơng bằng số ngày nghỉ hởng BHXH (căn cứ
vào bảng chấm công để lấy số ngày nghỉ đợc hởng BHXH) nhân với (x) tiền l-
ơng bình quân ngày nhân với (x) tỷ lệ hởng BHXH.
Cột 10: Ghi tổng tiền lơng và BHXH đợc hởng của mỗi ngời ( cột 10 = cột 7
cột 8 + cột 9)
Cột 11,12,13: Ghi các khoản trừ vào lơng nh : BHXH, BHYT ( phần thu nhập
phải đóng góp thêm), thuế thu nhập cá nhân phải nộp.
Cột 14: Ghi tổng số tiền phải khấu trừ vào lơng
Cột 15: Ghi tổng số tiền lơng còn lĩnh ( cột 15 = cột 10 cột 14)
Cột G: Ký xác nhận của ngời đợc hởng lơng hoặc ngời nhận hộ. Đối với các đơn
vị thực hiện thanh toán tiền lơng qua kho bạc Nhà nớc thì ngời nhận lơng ký trực
tiếp vào tờ séc của mình và không phải ký xác nhận vào bảng thanh toán tiền l-
ơng.
Cuối mỗi tháng căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán tiền lơng lập bảng
thanh toán tiền lơng chuyển cho kế toán trởng soát, sét và thủ trởng duyệt, trên
cơ sở đó lập phiếu chi và phát lơng cho công chức, viên chức, ngời lao động.
Bảng thanh toán tiền lơng đợc lu tại phòng kế toán đơn vị. Nếu đơn vị thực hiện
việc trả lơng tại kho bạc thì bảng thanh toán tiền lơng đợc lập thành 2 liên:
Sinh Viên: Lê Anh Đức - 8 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp
- 1 liên lu tại phòng kế toán đơn vị để làm cơ sở ghi sổ.
- 1 liên chuyển cho kho bạc ( nơi chịu trách nhiệm trả lơng cho đơn vị) để làm
cơ sở thanh toán tiền lơng cho từng cá nhân.
* Giấy đi đ ờng(C06 - HD): Giấy đi đờng làm căn cứ để cán bộ, viên chức và

ngời lao động làm thủ tục cần thiết khi đến nơi công tác và thanh toán công tác
phí, tàu xe khi về đến cơ quan.
* Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (C07 - HD)
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ nhằm xác định khoản tiền làm thêm giờ
mà ngời lao động đợc hởng sau khi làm việc ngoài gìơ theo yêu cầu công việc
* Bảng kê trích nộp các khoản theo l ơng (C11 - HD)
Bảng kê trích nộp các khoản theo lơng dùng để xác định số tiền BHXH,
BHYT, KPCĐ mà đơn vị và ngời lao động phải nộp trong tháng ( hoặc quý) cho
cơ quan bảo hiểm và công đoàn. Chứng từ này là cơ sở để ghi sổ kế toán về các
khoản trích nộp theo lơng, tính vào chi của đơn vị trừ vào lơng của cán bộ công
chức, viên chức.
* Bảng kê các khoản thanh toán công tác phí (C12 - HD)
Bảng kê thanh toán công tác phí dùng để liệt kê các khoản thanh toán công
tác phí cho cán bộ, công nhân viên trong cơ quan trong trờng hợp phải thanh
toán công tác phí cho nhiều ngời, cho nhiều giấy đi đờng khác nhau hoặc nhiều
giấy của 1 ngời cùng thanh toán một lần.
* Phiếu nhập kho (Mẫu C21 - HD)
Phiếu nhập kho nhằm xác nhận số lợng vật t, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
nhập kho làm căn cứ ghi sổ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với
ngời có liên quan và ghi sổ kế toán.
* Phiếu xuất kho ( Mẫu C21 - HD)
Phiếu xuất kho nhằm theo dõi chặt chẽ số lợng vật t, dụng cụ, sản phẩm,
hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong các đơn vị, làm căn cứ để
hoạch toán chi hoạt động, chi dự án, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nớc, chi phí
Sinh Viên: Lê Anh Đức - 9 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp
đầu t xây dựng cơ bản, chi sản xuất, kinh doanh và kiểm tra việc sử dụng, thực
hiện định mức tiêu hao vật t, định mức sử dụng công cụ, dụng cụ.
* Phiếu chi (Mẫu 31-BB)
a. Mục đích:

xác định số tiền mặt, ngoại tệ, đá quý, kim khí quý, thực tế xuất quỹ làm căn
cứ để xuất quỹ, ghi sổ quỹ và ghi sổ kế toán, ghi sổ các khoản chi liên quan.
b. Phơng pháp lập và trách nhiệm ghi:
Phiếu chi phải đóng thành quyển, ghi số quyển và số của từng phiếu chi. Số
phiếu chi phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Từng phiếu chi phải ghi rõ
ngày tháng năm lập phiếu, ngày tháng năm chi tiền.
Ghi rõ tên địa chỉ ngời nhận tiền, lý do chi, số tiền ghi bằng số và bằng chữ, số l-
ợng, chứng từ gốc kèm theo.
Phiếu chi do kế toán lập làm hai liên ( đặt giấy than viết một lần) và chỉ sau khi
có đủ chữ ký của ngời lập phiếu, kế toán trởng, thủ trởng đơn vị, thủ quỹ mới đ-
ợc xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền ngời nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận
bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi.
Liên 1 lu nơi lập phiếu.
Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ sau đó chuyển cho kế toán cùng chứng từ gốc để
ghi sổ kế toán.
* Giấy đề nghị tạm ứng ( C32 - HD)
Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu
chi và xuất quỹ cho tạm ứng.
* Giấy đề nghị thanh toán ( C37 - HD)
a.Mục đích: Giấy đề nghị thanh toán dùng trong trờng hợp đã chi nhng cha đợc
thanh toán hoặc cha nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng
từ ( nếu có) để làm thủ tục thanh toán.
b. Phơng pháp lập và trách nhiệm ghi.
Góc trên, bên trái của giấy đề nghị thanh toán ghi rõ tên đơn vị, bộ phận ( hoặc
đóng dấu đơn vị) và mã đơn vị đăng ký sử dụng ngân sách.
Sinh Viên: Lê Anh Đức - 10 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp
Ghi rõ bộ phận ( hoặc địa chỉ) của ngời đề nghị thanh toán
Nội dung thanh toán : Ghi tóm tắt nội dung thanh toán
Ghi rõ số tiền bằng số và bằng chữ.

Sau khi mua hàng hoặc sau khi chi tiêu cho những nhiệm vụ đợc giao, ngời mua
hàng hoặc chi tiêu lập giấy đề nghị thanh toán chuyển cho kế toán trởng hoặc
ngời phụ trách kế toán kiểm soát và chuyển cho ngời có thẩm quyền phê duyệt.
Sau khi đã đợc duyệt chuyển cho kế toán để làm thủ tục thanh toán và ghi sổ kế
toán.
* Bảng kê chi tiền cho ng ời tham dự hội thảo, tập huấn ( C40a - HD)
Bảng kê chi tiền cho ngời tham dự hội thảo, tập huấn là căn cứ để quyết toán
kinh phí chi cho đại biểu tham dự hội thảo, tập huấn. Mẫu bảng kê chi tiền này
chỉ sử dụng cho những đơn vị tổ chức hội thảo ngắn ngày ( 1 buổi, 1 ngày)
*Biên bản giao nhận tài sản cố định ( Mẫu số C50 - HD)
Biên bản giao nhận TSCĐ nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn
thành xây dựng, mua sắm, đợc cấp trên cấp phát, đợc tặng biếu, viện trợ, nhận
vốn góp, TSCĐ thuê ngoài đ a vào sử dụng tại đơn vị hoặc tài sản của đơn vị
bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh của cấp trên, theo hợp đồng vốn góp .
Biên bản giao nhận TSCĐ là căn cứ giao nhận TSCĐ và kế toán ghi sổ TSCĐ, sổ
kế toán có liên quan.
Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc theo quy định của Nhà nớc, đơn
vị còn sử dụng một số chứng từ kế toán ban hành ở các văn bản pháp quy khác
nh:
Hoá đơn mua hàng hoá dịch vụ ( điện thoại. văn phòng phẩm, vật t, mua biên lai,
ấn chỉ..), hoá đơn GTGT
Các chứng từ kế toán phản ánh và chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở
các đơn vị đã đợc thực hiện. Do đó, các chứng từ kế toán phải đợc lập kịp thời,
đầy đủ, chính xác, theo đúng quy định của Nhà nớc và đợc tổ chức luân chuyển
cho từng loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý, phục vụ cho việc ghi sổ kế
toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế, đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị.
Sinh Viên: Lê Anh Đức - 11 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp
1.5. Tài khoản sử dụng và phơng pháp hoạch toán:
1.5.1. Tài khoản sử dụng chủ yếu

Kế toán chi hoạt động sử dụng TK 661. Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên
quan nh TK 461, 111,112 311, 461, 466, 337, 334, 332
* TK 661- Chi hoạt động
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi mang tính chất hoạt động thờng
xuyên theo dự toán chi ngân sách đã đợc duyệt nh chi dùng cho công tác chuyên
môn nghiệp vụ và bộ máy hoạt động của cơ quan Nhà nớc, các đơn vị sự nghiệp ,
các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lợng vũ trang, các hội quần chúng do
NSNN cấp hoặc do các nguồn tài trợ, viện trợ, thu hội phí đảm bảo.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 661 - Chi hoạt động
TK 661 Chi hoạt động
Bên Nợ:
+ Các khoản chi hoạt động phát sinh ở đơn vị
Bên Có:
+ Các khoản chi đợc phép ghi giảm chi và những khoản đã chi sai không đợc
phê duyệt phải thu hồi.
+ Kết chuyển số chi hoạt động với nguồn kinh phí khi báo cáo quyết toán đ-
ợc duyệt.
Số d bên Nợ:
Các khoản chi hoạt động cha đợc duyệt quyết toán hoặc quyết toán cha đợc
duyệt.
Tài khoản 661 chi hoạt động, có 3 tài khoản cấp 2:
- TK 6611 - năm trớc
- TK 6612 - năm nay
- TK 6613 - năm sau
- Tài khoản 6611- năm trớc:
Dùng để phản ánh các khoản chi hoạt động thuộc kinh phí năm trớc cha đợc
quyết toán.
Sinh Viên: Lê Anh Đức - 12 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp
Tài khoản 6611 có 2 tài khoản cấp 3:

+ Tài khoản 66111- chi thờng xuyên:
Dùng để phản ánh các khoản chi thờng xuyên bằng nguồn kinh phí thờng xuyên
thuộc năm trớc cha đợc quyết toán;
+ Tài khoản 66112- Chi không thờng xuyên:
Dùng để phản ánh các khoản chi không thờng xuyên nh chi thực hiện nhiệm vụ
đột xuất nhà nớc giao, chi thực hiện tinh giảm biên chế, chi sữa chữa mua sắm
TSCĐ . bằng nguồn kinh phí không th ờng xuyên thuộc năm trớc cha đợc quyết
toán.
- Tài khoản 6612 - năm nay: Phản ánh các khoản chi hoạt động thuộc kinh phí
ngân sách năm nay.
Tài khoản 6612 có 2 tài khoản cấp 3:
+ Tài khoản 66121- chi thờng xuyên: Dùng để phản ánh các khoản chi thờng
xuyên bằng nguồn kinh phí thờng xuyên thuộc năm nay. Cuối ngày 31/12, nếu
quyết toán cha đợc duyệt, số chi tập hợp trên tài khoản này sẽ đợc kết chuyển
sang tài khoản 66111 chi thờng xuyên (thuộc năm trớc) và đợc phản ánh qua
bút toán sau:
Nợ TK 66111
Có TK 66121
+ Tài khoản 66122 - chi không thờng xuyên:
Dùng để phản ánh các khoản chi không thờng xuyên bằng nguồn kinh phí không
thờng xuyên thuộc năm nay. Cuối ngày 31/12, nếu quyết toán cha đợc duyệt, số
chi tập hợp trên tài khoản này sẽ đợc kết chuyển sang tài khoản 66112 chi
không thờng xuyên (thuộc năm trớc) và đợc phản ánh qua bút toán sau:
Nợ TK 66112
Có TK 66122
- Tài khoản 6613 - năm sau:
Sinh Viên: Lê Anh Đức - 13 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp
Tài khoản này chỉ sử dụng ở những đơn vị đợc cấp phát kinh phí năm trớc cho
năm sau để phản ánh các khoản chi trớc cho năm sau đến cuối ngày 31/12, số

chi tài khoản này đợc chuyển sang TK 6612 năm nay.
Tài khoản 6613 có 2 tài khoản cấp 3:
+ Tài khoản 66131 - chi thờng xuyên: Dùng để phản ánh các khoản chi hoạt
động thờng xuyên bằng nguồn kinh phí thờng xuyên năm sau.
+ Tài khoản 66132 - chi không thờng xuyên: Dùng để phản ánh các khoản
chi hoạt động không thờng xuyên bằng nguồn kinh phí không thờng xuyên năm
sau.
1.5.2. Phơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu về chi hoạt
động.
Đợc thể hiện qua sơ đồ các tài khoản sau:
Kế toán chi thờng xuyên


661
334,335 111,112...
Tiền lơng, phụ cấp trả viên chức Các khoản thu giảm chi
Các khoản phải trả các đối tợng khác
332
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ
Trên lơng phải trả viên chức 311(3118)
241 Số chi thờng xuyên sai Qtoán
K/c chi sửa chữa TSCĐ hoàn thành Không đợc duyệt y, phải thu hồi

211,213 461(46121)
Đầu t XDCB mua sắm K/c số chi thờng xuyên để ghi
Sinh Viên: Lê Anh Đức - 14 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp
TSCĐ hoàn thành bàn giao giảm KP chi thờng xuyên khi
đa vào sử dụng quyết toán đợc phê duyệt
111,461

Mua TSCĐ đa vào SD ngay
Đồng thời ghi: 466
111, 112, 152,
153, 312, 331,..
Chi nghiệp vụ chuyên môn, chi thờng
xuyên khác phát sinh 0081
337 rút dự toán chi thờng
QT giá trị vt, dụng cụ tồn kho, XDCB và xuyên để sử dụng
Sửa chữa lớn hoàn thành năm B/C tính CHĐ
643
Định kỳ đơn vị sự nghiệp phân bổ dần chi
phí trả trớc
461
Rút dự toán chi thờng xuyên để chi trực tiếp
413
336 T/Ư KP của kho bạc chi trực tiếp Lãi tỷ giá hối đoái
Của hoạt động HCSN
1.6. Sổ kế toán sử dụng
1.6.1. Sổ kế toán chi tiết.
Để theo dõi chi tiết chi hoạt động theo từng nguồn kinh phí, theo niên độ kế
toán, niên khoá ngân sách và theo mục lục ngân sách Nhà nớc, kế toán chi hoạt
động sử dụng các sổ chi tiết sổ chi tiết chi hoạt động.
Sổ chi tiết chi hoạt động ( Mẫu số S61- H)
a. Mục đích
Đợc dùng để tập hợp các khoản chi đã sử dụng cho công tác nghiệp vụ,
chuyên môn và bộ máy hoạt động của đơn vị theo nguồn kinh phí đảm bảo theo
từng loại, khoản, nhóm, mục, tiểu mục của mục lục ngân sách Nhà nớc nhằm
Sinh Viên: Lê Anh Đức - 15 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp
quản lý, kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí và cung cấp số liệu cho việc lập báo

cáo số chi đề nghị quyết toán.
b. Căn cứ phơng pháp ghi sổ:
- Căn cứ ghi sổ là chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng
loại liên quan đến chi hoạt động hành chính, sự nghiệp của đơn vị
- Sổ đợc đóng thành quyển, mỗi nguồn kinh phí theo dõi riêng một quyển hoặc
một số trang.
- Mỗi nhóm mục ghi một trang hoặc một số trang;
Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ
Cột B,C: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ kế toán dùng để ghi sổ.
Cột D: Ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ phát sinh theo từng chứng từ kế toán
Cột 1: Ghi tổng số tiền phát sinh bên nợ TK 661 chi hoạt động trên chứng từ
Từ cột 2 đến cột 7 : ghi số chi thuộc các tiểu mục tơng ứng
Cột 8: Ghi tổng số tiền phát sinh bên có TK 661 chi hoạt động (các khoản đợc
phép ghi giảm chi).
Cuối tháng: Cộng tổng số phát sinh trong kỳ kế toán, số luỹ kế từ đầu quý, đầu
năm.

1.6.2. Sổ kế toán tổng hợp.
Tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý, điều
kiện trang thiết bị, kỹ thuật tính toán, mỗi đơn vị kế toán đợc phép lựa chọn một
hình thức kế toán phù hợp với đơn vị mình nhằm đảm bảo cho kế toán có thể
thực hiện tốt nhiệm vụ thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác,
các tài liệu, thông tin kinh tế phục vụ cho công tác lãnh đạo điều hành và quản lý
các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị.
Theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của bộ trởng Bộ Tài
chính, các hình thức kế toán đợc áp dụng cho các đơn vị HC-SN gồm:
- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Sinh Viên: Lê Anh Đức - 16 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp

- Hình thức kế toán Nhật ký chung
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái:
a. Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái là các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh đợc ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và đợc phân
loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản kế toán)
Trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký - Sổ cái và trong cùng
một quá trình ghi chép.
Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng
hợp chứng từ kế toán cùng loại.
* Đặc điểm
Kết hợp trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo
toàn bộ hệ thống các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào một sổ kế
toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký- Sổ cái.
Tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết
b. Các loại sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau:
- Sổ nhật ký - sổ cái
- Các sổ, các thẻ kế toán chi tiết.
- Sổ kế toán chi tiết: Đợc mở cho các tài khoản cấp I cần theo dõi chi tiết. Số l-
ợng sổ kế toán chi tiết tuỳ thuộc vào yêu cầu thông tin chi tiết phục vụ cho yêu
cầu quản lý kinh tế, tài chính nội bộ của đơn vị nh sổ tài sản cố định, sổ chi tiết
vật liệu, thẻ kho .
- Sổ kế toán tổng hợp: chỉ có một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật Ký -Sổ
cái. sổ này dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vừa theo thứ tự
thời gian, vừa theo hệ thống. Sổ này mở cho từng niên độ kế toán và khoá sổ
hàng tháng.
c. Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
Sinh Viên: Lê Anh Đức - 17 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào

Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp
Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán( hoặc bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại) đã đợc kiểm tra, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản
ghi có để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái. Số liệu của mỗi chứng từ kế toán (hoặc
bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đợc ghi trên một dòng đợc ghi trên
cả hai phần, phần nhật ký và phần sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng
loại đợc lập cho những chứng từ cùng loại ( Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho,
phiếu nhập kho) phát sinh nhiều lần trong một ngày.
Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại sau khi đã đợc
dùng để ghi sổ Nhật ký - sổ cái, đợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có
liên quan.
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong
tháng vào sổ Nhật ký - sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành
cộng số liệu của cột phát sinh ở phần nhật ký và các cột nợ, cột có của từng tài
khoản ở phần sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng.
Căn cứ vào số phát sinh các tháng trớc và số phát sinh tháng này tính ra số phát
sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số d đầu tháng và số phát
sinh trong tháng kế toán tính ra số d cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật
ký - sổ cái.
Khi kiểm tra đối chiếu số cộng cuối tháng trong sổ Nhật ký - Sổ cái phải đảm
bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột Tổng số tiền phát Tổng số tiền phát
số tiền phát sinh = sinh nợ của tất cả = sinh có của tất cả
ở phần nhật ký các tài khoản các tài khoản
Tổng số d Nợ các tài khoản = Tổng số d Có các tài khoản
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải đợc khoá sổ để cộng số phát sinh nợ,
số phát sinh có và tính ra số d cuối tháng của từng đối tợng. Căn cứ vào số liệu
khoá sổ của các đối tợng chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản.
Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết đợc đối chiếu với số phát sinh nợ , số phát
sinh có và số d cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký - sổ cái.

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 18 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp
- Số liệu trên sổ Nhật ký - Sổ cái, trên sổ, thẻ kế toán chi tiết và bảng tổng
hợp chi tiết sau khi khoá sổ đợc kiểm tra, đối chiếu nếu khớp đúng sẽ đợc sử
dụng để lập bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác.
* Trình tự ghi sổ đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

( Biểu 1.1)
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký - Sổ Cái
Sinh Viên: Lê Anh Đức - 19 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp
* Ưu điểm: Hình thức kế toán này có mẫu sổ đơn giản, cách ghi chép vào mẫu
sổ đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra.
* Nhợc điểm: Hình thức kế toán này khó phân công lao động kế toán tổng hợp
đối với đơn vị có quy mô vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản, có nhiều nghiệp
vụ kinh tế, tài chính. Theo hình thức này thì mẫu sổ kế toán tổng hợp sẽ cồng
kềnh không thuận tiện cho việc ghi sổ.
* Phạm vi áp dụng: Thờng đợc áp dụng ở đơn vị có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài
khoản kế toán tổng hợp nh: Các đơn vị trờng học, ngân sách xã
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:
a. Đặc điểm
Sinh Viên: Lê Anh Đức - 20 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ Sổ thẻ, kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp
CTkế toán
Nhật ký-sổ cái Bảng tổng hợp
chi tiết
Báo cáo tài

chính
Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng
Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp
Các hoạt động kinh tế, tài chính đợc phản ánh ra chứng từ gốc đều đợc phân
loại, tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi vào
các sổ kế toán liên quan.
- Tách rời việc ghi sổ theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống trên
hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt: Sổ cái các tài khoản và sổ đăng ký chứng từ
ghi sổ.
- Tách rời ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết vào hai loại sổ kế toán
riêng biệt.
b. Các loại sổ kế toán:
+ Chứng từ ghi sổ;
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ;
+ Sổ cái;
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
c. Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:
- Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã đợc kiểm tra
để lập chứng từ ghi sổ. Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thờng
xuyên, có nội dung kinh tế giống nhau đợc sử dụng để lập bảng tổng hợp
chứng từ gốc cùng loại từ số liệu cộng trên bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại để lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến
kế toán trởng hoặc ngời phụ trách kế toán hoặc ngời đợc kế toán trởng uỷ quyền
ký duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào sổ đăng ký chứng từ
ghi sổ và ghi vào sổ cái.
- Cuối tháng sau khi đã ghi hết chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ và sổ cái, kế toán tiến hành khoá sổ cái để tính ra số phát sinh
Nợ, số phát sinh Có và Số d cuối tháng của từng tài khoản. Trên sổ cái tính tổng
số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Căn cứ vào sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ và sổ Cái sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu thì sử dụng để

lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính.
Sinh Viên: Lê Anh Đức - 21 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các chứng
từ kế toán kèm theo bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đợc sử dụng để
ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản.
Cuối tháng khoá các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập
bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản. Số liệu trên bảng tổng hợp chi
tiết đợc đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số d cuối tháng của
từng tài khoản trên sổ cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng các số liệu trên
bảng tổng hợp chi tiết của các tài khoản đợc sử dụng để lập báo cáo tài chính.
* Ưu điểm:
Ghi chép đơn giản, kết cấu mẫu sổ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, dễ làm, thuận lợi
cho công tác phân công lao động kế toán, thuận tiện cho việc sử dụng các phơng
tiện kỹ thuật tính toán hiện đại.
* Nhợc điểm:
Việc ghi chép trùng lắp, khối lợng công việc ghi chép nhiều, công việc ghi
chép, kiểm tra thờng dồn vào cuối kỳ làm ảnh hởng đến thời hạn lập và gửi báo
cáo kế toán.
* Điều kiện áp dụng:
Hình thức kế toán phù hợp với mọi đơn vị có quy mô khác nhau, kết cấu đơn
giản nên phù hợp với cả điều kiện lao động thủ công và lao động kế toán bằng
máy.
* Trình tự ghi sổ của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
( Biểu 1.2)
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Sinh Viên: Lê Anh Đức - 22 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp
Ghi hàng ngày
Đối chiếu số liệu cuối tháng

Ghi cuối tháng
- Hình thức nhật ký chung:
* Đặc điểm: Tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ theo hệ
thống. toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào hai
sổ kế toán riêng biệt: Sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản.
- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào
hai loại sổ kế toán.
a. Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung.
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh đều đợc ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời
gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật
ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Sinh Viên: Lê Anh Đức - 23 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Chứng từ kế toán
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo kế toán
Sổ quỹ
Sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ
Sổ thẻ kế
toán chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán
cùng loạicùng
loại

Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp
b. Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung
- Nhật ký chung
- Sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
c. Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung.
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán để đợc kiểm tra để ghi vào sổ Nhật
ký chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng
loại đã ghi vào sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán
phù hợp. Trờng hợp đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc
ghi vào sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế còn đợc ghi vào các sổ, thẻ kế
toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng ( cuối quý, cuối năm) khoá sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản.
Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết đợc đối chiếu với số phát sinh nợ, số phát sinh
có và số d cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu
nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên sổ cái đợc sử dụng để lập Bảng
cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc Tổng số phát sinh nợ và Tổng số phát sinh có trên bảng
cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và Tổng số phát sinh có
trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
* Ưu điểm:
Hình thức kế toán này có u điểm là rõ ràng, dễ hiểu, mẫu sổ đơn giản, thuận tiện
cho việc phân công lao động kế toán.
* Nhợc điểm:
Hình thức này việc ghi chép trùng lắp
* Điều kiện áp dụng: áp dụng cho các đơn vị có quy mô vừa, khối lợng nghiệp
vụ kinh tế phát sinh không nhiều lắm. Đơn vị đã sử dụng phơng tiện tính toán
vào trong công tác kế toán thì việc lọc số liệu mới chính xác đợc.

Sinh Viên: Lê Anh Đức - 24 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Trờng Đại Học Hồng Đức Khoá luận tốt nghiệp
( Biểu 1.3)
* Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung đợc thể hiện
theo sơ đồ sau:
Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra.
Ghi cuối tháng
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
a. Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán
đợc thực hiện theo một chơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Có nhiều
chơng trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn,
điều kiện áp dụng. Phần mềm kế toán đợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong
ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần
Sinh Viên: Lê Anh Đức - 25 - GVHD: Nguyễn Xuân Hào
Chứng từ kế toán
Sổ NKC
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối phát
sinh