Tổ chức hoạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Cơ khí Hà Nội

L
ời nói đầu
Cùng với việc chuyển đổi nền kinh tế sang cơ chế thị trờng
là sự ra đời của nhiều thành phần kinh tế và các loại hình doanh
nghiệp nh ở nớc ta hiện nay. Hơn nữa, với xu hớng hội nhập quốc tế
( AFTA, APEC, .. ) và trong tơng lai là việc xoá bỏ hàng rào thuế
quan, thì việc cạnh tranh gay gắt để tồn tại giữa các doanh nghiệp,
giữa các sản phẩm cùng loại trên thị trờng là không thể tránh khỏi.
Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải thiết kế một cơ chế quản lý
chặt chẽ và hệ thống cung cấp thông tin có hiệu quả. Kế toán là nghệ thuật ghi
chép, phân loại, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu cuả hoạt động sản xuất kinh doanh
và thông tin cho nhà quản trị nội bộ doanh nghiệp nên kế toán là một công cụ
quan trọng phục vụ cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp, trong đó có kế toán
vật liệu-công cụ dụng cụ. Kế toán vật liệu-công cụ dụng cụ luôn đợc xác định
là khâu trọng yếu của toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất.
Vật liệu, công cụ dụng cụ là các yếu tố chính của quá trình sản xuất, có tác
động trực tiếp đến chất lợng sản phẩm của doanh nghiệp. Đây còn là chỉ tiêu
chất lợng tổng hợp quan trọng phản ánh trình độ quản lý, sử dụng vật t- công cụ
dụng cụ, trình độ tổ chức công nghệ sản xuất sản phẩm, là cơ sở để kế toán giá
thành tính đúng chi phí sản xuất cho từng đơn vị sản phẩm sản xuất và tổng giá
vốn hàng bán. Việc hạch toán vật liệu-công cụ dụng cụ không chỉ dừng lại chỗ
phản ánh chính xác tình hình biến động của vật liệu-công cụ dụng cụ mà còn
1
cung cấp thông tin cho hoạt động quản trị doanh nghiệp. Nhất là trong điều kiện
hiện nay, sử dụng vật t-công cụ dụng cụ có hiệu quả là một mục tiêu quan trọng
giúp doanh nghiệp hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu
động. Do đó, việc tổ chức công tác hạch toán kế toán vật liệu-công cụ dụng cụ
một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức, hoạt động kinh
doanh và công nghệ sản xuất là một yêu cầu quan trọng trong doanh nghiệp.
Là doanh nghiệp sản xuất thuộc ngành công nghiệp nặng , nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ đóng vai trò rất quan trọng trong quy trình sản xuất . Đánh

giá đợc vấn đề này, Công ty Cơ Khí Hà Nội rất coi trọng công tác hạch toán
kế toán, đặc biệt là vai trò của kế toán nguyên vật liệu và kế toán công cụ
dụng cụ.
Nhận thức đợc vấn đề trên, sau khi dợc đào tạo về lý luận kế toán và kết
hợp vốn kiến thức thực tế tham khảo đợc trong quá trình thực tập, em đã lựa chọn
đề tài: Tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ với việc nâng cao hiệu
quả sử dụng vốn lu động tại Công ty Cơ Khí Hà Nội làm chuyên đề thực tập.
Chuyên đề môn học của em bao gồm những phần chính sau:
1. Phần thứ nhất : Những lý luận chung về tổ chức công tác hạch toán kế
toán vật liệu-công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất.
2. Phần thứ hai: Thực trạng tổ chức công tác hạch toán vật liệu-công cụ
dụng cụ tại Công ty Cơ Khí Hà Nội.
3. Phần thứ ba: Một số đế xuất nhằm hoàn thiệh công tác hạch toán vật
liệu-công cụ dụng cụ tại Công ty Cơ Khí Hà Nội.
Mặc dù em đã cố gắng và luôn nhận đợc chỉ bảo, hớng dẫn tận tình của Cô
giáo : Nguyễn Thanh Quý cũng nh sự giúp đỡ tận tình của các cố, các bác phòng
2
Tài chính- kế toán- thống kê, song do trình độ có hạn nên trong bài viết không thể
tránh khỏi những sai sỏt nhất định. Em mong muốn nhận dợc những ý kiến đóng
góp bổ sung nhằm hoàn thiện tốt hơn chuyên đề thực tập của mình.
Em xin chân thành cảm ơn
3
Phần một :
Những lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán
vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp
sản xuất
I-Khái niệm và yêu cầu quản lý vật liệu , công cụ dụng cụ
1-Khái niệm chung và đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ:
1.1-Khái niệm chung
Quá trình sản xuất luôn đợc coi là khâu trọng yếu của doanh nghiệp sản

xuất . Quá trình sản xuất chỉ đợc hình thành bởi sự tham gia đồng thời của ba
yếu tố: đối tợng lao động, t liệu sản xuất và sức sản xuất.
Vật liệu là đối tợng lao động đã qua chế biến, đợc thể hiện dới dạng vật
hoá nh sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt,
da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc , .... vật liệu
là cơ sở vật chất cấu tạo nên thực thể vật chất sản phẩm.
Công cụ dụng cụ là những t liệu lao động có giá trị nhỏ , thời gian sử dụng
ngắn, không đủ tiêu chuẩn xếp vào tài sản cố định . Theo chế độ quy định, những
t liệu lao động là công cụ dụng cụ khi chúng không có đủ một trong hai tiêu
chuẩn là có giá trị từ 5 triệu đồng và thời gian sử dụng một năm trở lên.
Nh vậy, vật liệu-công cụ dụng cụ là yếu tố không thể thiếu của quá trình
sản xuất. Chất lợng và sự tiêu hao của vật liệu-công cụ dụng cụ không chỉ quyết
định đến chất lợng sản phẩm mà còn là một trong những nhân tố ảnh hởng trực
tiếp đến giá thành sản phẩm và kết quả sản xuất-kinh doanh của doanh nghiệp.
4
1.2-Đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ:
Từ trên, ta thấy vật liệu-công cụ dụng cụ là các yếu tố cơ bản của quá trình
sản xuất. Để quá trình sản xuất đợc diễn ra liên tục, doanh nghiệp phải tiến hành
dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Hay nói một cách khác, vật liệu-công cụ
dụng cụ là những tài sản dự trữ của quá trình sản xuất, giá trị vật liệu-công cụ
dụng cụ tồn kho là giá trị vốn lu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, vật liệu-công cụ dụng cụ là các yếu tố khác nhau của quá trình
sản xuất. Do đặc điểm riêng của mình mà cách thức tham gia vào hoạt động sản
xuất kinh doanh của vật liệu-công cụ dụng cụ là khác nhau
Thật vậy, vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, dới tác động
của lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ giá trị và thay đổi hình thái vật chất ban
đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Vật liệu chỉ tham gia vào một chu
kỳ sản xuất nhất định và toàn bộ giá trị cuả vật liệu đợc chuyển thẳng vào chi phí
sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Khác với vật liệu, công cụ dụng cụ là t liệu lao động, tham gia vào nhiều

chu kỳ sản xuất kinh doanh. Trong chu kỳ sản xuất, công cụ dụng cụ bị hao mòn
một phần giá trị và đợc chuyển phần giá trị hao mòn vào chi phí sản xuất kinh
doanh trong kỳ. Công cụ dụng cụ giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu đến khi
h hỏng trong quá trình sử dụng.
Trên đây là những đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Những đặc điểm này là căn cứ quan trọng cho công tác tổ chức quản lý và hạch
toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ từ khâu tính giá, hạch toán chi
tiết đến hạch toán tổng hợp.
5
1.3 -Vai trò của vật liệu, công cụ dụng cụ
Xuất phát từ những đặc điểm của vật liệu-công cụ dụng cụ, ta thấy vật liệu-
công cụ dụng cụ không chỉ đóng vai trò quyết định sản phẩm sản xuất mà còn
ảnh hởng lớn đến chính sách tài chính của đơn vị.
Thật vậy, đối với sản phẩm sản xuất của doanh nghiệp, nguyên vật liệu và
công cụ dụng cụ không chỉ ảnh hởng đến chi phí cấu thành nên giá thành sản
phẩm mà còn tác động trực tiếp tới chất lợng sản phẩm. Thật vậy, là cơ sở vật
chất cấu tạo nên thực thể sản phẩm, chất lợng của vật liệu, công cụ dụng cụ là
yếu tố quyết định đến chất lợng sản phẩm. Với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
tồi doanh nghiệp không thể sản xuất nên một sản phẩm chất lợng cao.
Mặt khác, toàn bộ giá trị vật liệu và một phần giá trị của công cụ dụng cụ
đợc chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm nên chi phí nguyên vật liệu, công
cụ dụng cụ thờng xuyên chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá
thành sản phẩm. Vì vậy, tiếc kiệm chi phí nguyên vật liệu cũng nh giảm mức tiêu
hao công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất một cách tối đa, song vẫn đảm bảo
chất lợng của sản phẩm là biện pháp giảm giá thành một cách tốt nhất, là một
mục tiêu phấn đấu của bất kỳ doanh nghiệp nào.
Đối với tài sản của doanh nghiệp , vật liệu công cụ dụng cụ là các thành
phần quan trọng của vốn lu động, đặc biệt vốn dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử
dụng vốn lu động thì doanh nghiệp cần tăng tốc độ lu chuyển của vốn lu động
doanh nghiệp. Muốn thế, đơn vị không thể tách rời việc nâng cao hiệu quả dự trữ

và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý và tiếc kiệm.
Nh vậy, có thể nói vật liệu, công cụ dụng cụ có vai trò hết sức quan trọng
trong doanh nghiệp sản xuất. Việc tổ chức quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ có
hiệu quả là yêu cầu bức thiết với mọi doanh nghiệp . Quản lý tốt vật liệu- công cụ
dụng cụ sẽ cho phép doanh nghiệp sử dụng tốt hơn nguồn vốn của mình, tiếc
kiệm các khoản chi phí, đảm bảo quá trình sản xuất đợc liên tục.
6
2- Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ
Bởi vì một sản phẩm thông thờng đợc cấu thành từ nhiều loại vật liệu khác
nhau nên chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ trong một doanh nghiệp sản xuất
là rất đa dạng và phong phú. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp không thể quản lý
một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán vật liệu đợc, công cụ dụng cụ nếu không
có sự phân loại hợp lý.
Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ là sắp xếp các loại, thứ vật liệu, công
cụ dụng cụ cùng loại với nhau theo một đặc trng nhất định nào đó thành từng
nhóm. Phân loại sẽ giúp doanh nghiệp thống nhất đối tợng quản lý, đối tợng hạch
toán trong quá trình cung cấp, sử dụng và dự trữ. Thông qua phân loại doanh
nghiệp có thể dễ dàng lập danh điểm vật liệu bằng mã số và xác định đói tợng của
kế toán về mặt tài sản,vốn và chi phí.
Do mỗi loại vật liệu, công cụ dụng cụ có có vai trò, công dụng và tính
năng lý hoá khác nhau và thờng xuyên biến động trong quá trình sản xuất nên có
rất nhiều cách phân loại vật liệu.Nhìn chung, vật liệu đợc phân loại theo ba tiêu
thức cơ bản sau là theo vai trò và công dụng của vật liệu( công cụ dụng cụ ) ,
chức năng của vật liệu ( công cụ dụng cụ ) đối với quá trình sản xuất và nguồn
hình thành vật liệu, công cụ dụng cụ.
2.1- Phân loại vật liệu :
Căn cứ vào vai trò và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất
Cách phân loại này dựa trên công dụng của vật liệu trong quá trình sản
xuất để phân vật liệu theo những nhóm nhất định. Theo đặc trng này nguyên vật
liệu đợc chia thành các loại sau:

Nguyên vật liệu chính: là những nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia
công chế biến cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm nh sợi trong xí
nghiệp dệt, vải trong xí nghiệp may,.. . Ngoài ra, các bán thành phẩm tiếp tục đợc
7
sản xuất cũng là nguyên vật liệu chính nh bán thành phẩm đúc trong xí nghiệp cơ
khí, bàn đạp, khung xe đạp . trong công nghiệp lắp ráp xe đạp.
Nguyên vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản
xuất, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng
và chất lợng sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thờng,
hoặc dùng phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.
Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng nh than đá, xăng dầu,
khí đốt ... Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ,
tuy nhiên nhiên liệu đợc tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng
nhiên liệu chiếm một tỉ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế
quốc dân. Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với vật
liệu thông thờng.
Phụ tùng thay thế là loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động bảo dỡng. Sửa
chữa tái sản cố định của doanh nghiệp nh máy móc, thiết bị , phơng tiện vận tải,
truyền dẫn.
Vật liệu và thiết bị xây dựng thiết bị cơ bản: là những loại vật liệu phục vụ
cho hoạt động xây lắp , XDCB.
Vật liệu khác bao gồm các loại đặc chủng của doanh nghiệp, phế liệu thu
hồi,
Việc phân loại nh trên giúp nhà quản lý thấy rõ nội dung kinh tế, vai trò
và tác dụng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất từ đó đa ra những biện
pháp quản lý và tổ chức hạch toán thích hợp nhằm nâng cao hiểu quả sử dụng
vốn lu động.
Tuy nhiên cách phân nh trên chủ yếu dựa vào vai trò của vật liệu trong quá
trình sản xuất kinh doanh, cho nên đối với doanh nghiệp này, vật liệu đợc sử dụng
nh nguyên vật liệu chính, còn đối với doanh nghiệp khác, vật liệu ấy lại đợc sử

8
dụng nh nguyên vật liệu phụ. Do đó việc phân loại này chỉ mang tích chất tơng
đối.
Căn cứ vào mục đích sử dụng của vật liệu đối với quá trình sản xuất:
Theo cách chia này vật liệu đợc chia thành ba loại, vật liệu dùng cho sản
xuất , vật liệu dùng cho quản lý, vật liệu dùng cho bán hàng.
Vật liệu dùng cho sản xuất là các loại vật liệu tiêu hao trong quá trình sản
xuất sản phẩm, nh nguyên vật liệu chính, vật liệu dùng cho hoạt động quản lý
phân xởng.
Vật liệu dùng cho hoạt động bán hàng là những vật liệu phục vụ cho hoạt
động bán hàng của doanh nghiệp .
Vật liệu dùng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp là những nguyên vật liệu
mà bị tiêu hao trong hoạt động quản lý trong doanh nghiệp .
Cách phân loại giúp doanh nghiệp quản lý, kiểm tra chi phí vật liệu của
từng hoạt động của doanh nghiệp để từ đó đa ra quyết định đúng trong quản lý
và kinh doanh.
Căn cứ vào nguồn hình thành của vật liệu:
Bất cứ doanh nghiệp nào cũng hai nguồn hình thành vật liệu, vật liệu thuộc
quyền sở hữu của doanh nghiệp và vật liệu không thuộc quyển sở hữu của doanh
nghiệp.
Đối với vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể
chia vật liệu theo thành:
Vật liệu mua ngoài là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh đợc
doanh nghiệp, mua ở thị trờng trong nớc và thị trờng nớc ngoài. Đây là nguồn
cung ứng chính của doanh nghiệp .
9
Vật liệu tự sản xuất là những vật liệu mà do doanh nghiệp tự sản xuất ra
hay thuê ngoài gia công, chế biến để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau.
Vật liệu nhận góp vốn liên doanh, biếu tặng , cấp phát là những vật liệu do
doanh nghiệp khác liên doanh, biếu tặng hay cấp trên cấp phát theo chế độ.

Phế liệu thu hồi là những vật liệu bị thải ra trong quá trình sản xuất, có thể
đợc sử dụng hoặc đem bán.
Vật liệu không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nh vật liệu do doanh
nghiệp khác gửi nhờ, vật liệu thừa không rõ nguyên nhân,.. .
Phân loại theo nguồn hình thành giúp doanh nghiệp có thể theo dõi nẵm
bắt đợc tình hình hiện có của vật liệu để từ đó lên kế hoạch thu mua, dự trữ vật
liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2.2 - Phân loại công cụ dụng cụ
Cũng nh vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp đợc phân loại
theo ba cách cơ bản.
Căn cứ vào vai trò và công dụng của công cụ dụng cụ trong quá trình sản
xuất thì công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp đợc phân thành:
Công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất : là các công cụ dụng cụ đặc trng
dùng cho ngành nghề sản xuất của doanh nghiệp nh mũ cứng cách điện, găng tay
bảo hộ, .
Bao bì luân chuyển là các loại bao bì dùng dể vật liệu, hàng hoá trong quá
trình thu mu, bảo quản và tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm.
Đồ dùng cho thuê là các loại công cụ dụng cụ thuộc quyền sở hữu của
doanh nghiệp nhng doanh nghiệp cho các doanh nghiệp khác thuê trong một
khoảng thời gian nhất định ghi trên hợp đồng.
10
Ngoài ra, công cụ dụng cụ cũng đợc chia theo mục đích sử dụng và nguồn
hình thành công cụ dụng cụ. Theo những đặc trng này, công cụ dụng cụ cũng đ-
ợc chia thành những phần tơng tự nh vật liệu.
Trên cơ sở phân loại công cụ dụng cụ, kế toán có thể hoàn thành nhiệm vụ
của mình, cung cấp những thông tin tổng quát về mặt giá trị tình hình biến động
vật liệu, công cụ dụng cụ một cách liên tục và chính xác.
Để bảo đảm cho kế toán cung cấp thông tin về số lợng và giá trị đối với
từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, cũng nh để thuận tiện , tránh nhầm
lẫn cho công tác quản lý, hạch toán ; thống nhất tên gọi, mã hiệu, qui cách , số

hiệu của từng loại vật liệu( công cụ dụng cụ ) doanh nghiệp phải xây dựng Sổ
danh điểm vật liệu ( công cụ dụng cụ ) .
Sổ danh điểm vật liệu ( công cụ dụng cụ )
Ký hiệu
Nhóm Danh điểm
Tên nhãn hiệu quy cách
vl (ccdc )
Đơn vị
tính
Đơn giá
hạch toán
Ghi chú
Sổ danh điểm vật liệu (công cụ dụng cụ) đợc chia thành từng phần, mỗi
loại vật liệu(công cụ dụng cụ)đợc sử dụng một phần , đợc ghi chú đủ các nhóm
thứ vật liệu(công cụ dụng cụ) thuộc loại đó. Do dó , việc xây dựng các ký hiệu
danh điểm phải có sự kết hợp nghiên cứu của bộ phận kỹ thuật, bộ phận cung ứng
vật t. Sổ danh điểm vật liệu ( công cụ dụng cụ) có tác dụng trong công tác quản
lý và hạch toán đặc biệt trong diều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán, sổ cung
cấp thông tin cho quản lý, trong đó thể hiện quy cách đơn vị, mã số , là căn cứ
để mở thẻ kho, sổ chi tiết hạch toán ở doanh nghiệp.
3- Yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp sản xuất:
3.1- Yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ:
11
Từ những phân tích ở trên , ta thấy việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ
có ý nghĩa sống còn với doanh nghiệp. Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là yếu
tố đầu vào của quá trình sản xuất, quyết định đến mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh tiếp theo của doanh nghiệp. Vì vậy, quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ cần đợc thực hiện tốt từ khâu thu mua. Sử dụng đến khâu dự trữ, bảo quản.
Đối với khâu thu mua, doanh nghiệp phải quản lý về số lợng, qui cách,
chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch thu mua đúng tiến độ

thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vật
liệu, công cụ dụng cụ là loại tài sản thờng xuyên biến động nên các doanh
nghiệp phải tổ chức thu mua liên tục để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất ,
chế tạo sản phảm và phục vụ cho các nhu cầu khác của doanh nghiệp.
ở khâu sử dụng: Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm một tỷ
trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh. Mỗi biến động nhỏ về vật liệu, công
cụ dụng cụ đều ảnh hởng trực tiếp đến các chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp.
Hoạt động quản lý ở khâu này thể hiện qua việc thiết kế hệ thống danh điểm và
đánh số danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; thiết kế thủ tục lập và luân
chuyển chứng từ, mở sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết nguyên vật liệu theo đúng
chế độ quy định; theo dõi đợc sự biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ; Kết hợp kiểm tra đối chiếu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ giữa kho và
phòng kế toán; Xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử
dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho toàn bộ doanh nghiệp nói chung và
cho các phân xởng, tổ , đội sản xuất nói riêng.
ở khâu dự trữ: vật liệu, công cụ dụng cụ là một loại tài sản dự trữ có tần
suất cao đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng định mức dự trữ, định mức hao hụt
cũng nh xác định giới hạn dự trữ tối thiểu-tối đa cho từng loại vật liệu-công cụ
dụng cụ một cách khoa học, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành
liên tục, không bị ngừng trệ hay gián đoạn.
12
ở khâu bảo quản:. Kho phải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản cân, đo
đong đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho cũng nh các nhân viên bảo quản có đủ t
cách, khă năng nắm vững nghiệp vụ. Việc tổ chức kho tàng, bến bãi đợc thực hiện
theo chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu-công cụ dụng cụ. Những loại vật
liệu, công cụ dụng cụ có cùng tích chất lý hoá giống nhau đợc sắp xếp ra một nơi
riêng, tránh việc để lẫn lộn vào nhay làm ảnh hởng chất lợng của nhau. Mặt khác,
cần tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý để thuận tiện cho việc nhập-xuất, và theo
dõi kiểm tra.
3.2- ý nghĩa nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ

a- ý nghĩa của kế toán đối với việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ
Trong hệ thống quản lý tài chính, hoạt động quản lý và hạch toán kế toán
là một bộ phận quan trọng, có vai trò tích cực trong điều hành và kiểm soát các
hoạt động kinh tế , sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp sản xuất.Cũng nh
hoạt động kế toán khác, kế toán vật liệu-công cụ dụng cụ là một công cụ phục vụ
cho quản lý kinh tế tài chính của các doanh nghiệp.
Thật vậy, hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ cung cấp một cách
chính xác, đầy đủ, kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo về tình hình
biến động chung của vật liệu, công cụ dụng cụ cũng nh của từng loại vật liệu,
công cụ dụng cụ từ khâu thu mua đến khâu sử dụng, cũng nh giúp cho lãnh đạo
có những định hớng đúng để ra quyết định chính xác và kịp thời trong quá trình
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất.
Hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ là giai đoạn dầu của quá trình sản
xuất quyết định độ chính xác, tiến độ của các phần hành hạch toán sau. Do đó kế
toán vật liệu, công cụ dụng cụ luôn đợc coi là một khâu trọng yếu của toàn bộ
công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất.
13
b-Nhiệm vụ của kế toán công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ:
Để thực hiện đúng vai trò của mình, kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ cần :
áp dụng đúng đắn các phơng pháp về kế toán hạch toán vật liệu- công cụ
dụng cụ , hớng dẫn kiểm tra đơn vị trong doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ các
chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu, công cụ dụng cụ, mở sổ , thẻ kế toán chi
tiết, thực hiện hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ đúng chế độ, đún phơng
pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán.
Tổ chức ghi chép , phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời và kiểm tra tình
hình thu mua, bảo quản, tình hình nhập -xuất tồn kho của mỗi loại vật liệu,
công cụ dụng cụ cả về chỉ tiêu số lợng và giá trị trong quá trình vận động của
vật t tại doanh nghiệp.
Thờng xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, công cụ dụng

cụ, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, công
cụ dụng cụ, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu, công cụ
dụng cụ thừa thiếu, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất . Tính toán chính xác số
liệu thừa thiếu thực tês đa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá teình sản xuất
kinh doanh, phân bổ chính xác giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ đã sử dụng.
Tham gia vào công tác kiểm kê đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo chế độ
quy định của nhà nớc, lập báo cáo về vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ công
tác lãnh đạo và quản lý, tiến hành phân tích kinh tế tình hình thu mua, bảo
quản, sử dụng và dự trữ vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm phục vụ công tác
quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ hợp lý trong sản xuất kinh doanh , hạ thấp
chi phí sản xuất kinh doanh.
3- Đánh giá vật liệu( công cụ dụng cụ)
3.1- Các chỉ tiêu đáng giá vật liệu, công cụ dụng cụ:
14
Tính giá là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán vật liệu,
công cụ dụng cụ. Tính giá là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu,
công cụ dụng cụ. Thông qua việc đáng giá vật liệu-công cụ dụng cụ, kế toán có
thể ghi chép đầy đủ có hệ thống các chi phí cấu thành nên giá trị vật liệu- công
cụ dụng cụ mua vào, giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ tiêu hao trong quá trình sản
xuất, cung cấp thông tin đầy đủ , kịp thời cho ngời quản lý. Theo chế độ kế toán
hiện hành, giá của vật liệu, công cụ dụng cụ đợc tính theo giá thực tế.
3.2- Tính giá thực tế nhập vật liệu, công cụ dụng cụ :
Đối với từng nguồn hình thành vật liệu-công cụ dụng cụ, giá trị thực tế của
vật liệu-công cụ dụng cụ có cách tính riêng. Thật vậy :
Với vật liệu-công cụ dụng cụ mua ngoài:
Trị giá thực
tế
VL_CCDC
= Giá ghi
trên hoá

đơn

-
Giảm giá hàng mua
hoặc hàng mua bị
trả lại

+
Chi phí thu mua
khác trong quá
trình thu mua
Trong đó , giá trên hoá đơn là giá mua không có thuế giá trị gia tăng
( GTGT ) đối với doanh nghiệp tính giá theo phơng pháp khấu trừ, và là giá bao
gồm thuế GTGT đối với doanh nghiệp tính tính giá theo phơng pháp trực tiếp.
Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản từ nơi mua
đến kho của doanh nghiệp, chi phí thuê kho bãi trung gian, công tác phí của cán
bộ thu mua, các khoản thuế , lệ phí phải nộp phát sinh trong quá trình thu mua và
hao hụt trong định mức đợc phép tính vào giá vật liệu-công cụ dụng cụ. ( Cũng đ-
ợc xác định trên cơ sở phơng pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp chọn )
Với vật liệu-công cụ dụng cụ tự chế,
Trị giá thực tế
NVL_CCDC
= Trị giá thực tế NVL-CCDC
xuất kho
+ Chi phí gia
công chế biến
15
Chi phí chế biến bao gồm các khoản chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã
chi ra dể chế biến nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ.
Với vật liệu-công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến

Giá thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu-công cụ dụng cụ xuất thuê
ngoài gia công cộng với chi phí bốc dỡ, vận chuyển đến nơi thuê gia công và từ
nơi đó về doanh nghiệp, cộng tiền thuê ngoài gia công.
Với vật liệu-công cụ dụng cụ đợc tặng thởng, liên doanh:
Trị giá thực tế
NVL_CCDC
= Giá do hội đồng tiếp nhận bàn giao xác
định trên cơ sở giá thị trờng
+ Chi phí tiếp
nhận
Với vật liệu, công cụ dụng cụ vay, mợn tạm thời của đơn vị khác, thì giá thực tế
nhập kho đợc tính theo giá thị trờng hiện tại của số nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ đó.
Với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất-kinh doanh của doanh nghiệp thì giá
thực tế đợc tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trờng.
3.3-Vật liệu-công cụ dụng cụ thực tế xuất kho
Việc lựa chọn phơng pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của quy trình sản xuất của doanh nghiệp,
đặc điểm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tần suất nhập xuất nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ và trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, .. Theo chuẩn
mực kế toán Việt Nam, các phơng pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ xuất kho là :
Ph ơng pháp giá thực tế đích danh :
Theo phơng pháp này, giá vật t xuất kho là giá thực tế nhập kho của vật t,
công cụ dụng cụ ấy. Nh vậy, tính giá vật liệu-công cụ dụng cụ theo phơng pháp
này sẽ phản ánh chính xác giá trị vật liệu-công cụ dụng cụ trong kỳ. Tuy nhiên
16
phơng pháp này đòi hỏi công tác quản lý và hạch toán phải rất chi tiết, tỉ mỉ, khối
lợng công tác kế toán lớn, giá vật t nhập phải đợc xác định ngay tại thời điểm
nhập hàng cho từng lần nhập. Phơng pháp này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp

có điều kiện bảo quản riêng từng lô nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Ph ơng pháp nhập tr ớc-xuất tr ớc( FIFO):
Phơng pháp này dựa trên giả định vật liệu nào nhập trớc sẽ đợc xuất trớc,
xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau. Khi xuất theo lô hàng nào thì lấy giá
thực tế nhập kho của lô hàng đó để lấy giá xuất. Do vậy giá trị vật liệu tồn kho
cuối kỳ sẽ là giá trị thực tế của vật liệu mua sau cùng.
Phơng pháp này đơn giản dễ làm, phản ánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ
xuất kho kịp thời. Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ phù hợp với giá thị trờng. Song,
nhợc điểm của phơng pháp này là phải tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
theo từng danh điểm vật t, công cụ dụng cụ và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, nếu
giá cả có xu hớng tăng thì áp dụng phơng pháp này sẽ dẫn đến tăng lợi nhuận so
với các phơng pháp khác. Doanh thu không phù hợp với chi phí hiện tại do giá
vốn của vật liệu đợc muavào từ trớc với giá thấp hơn.
Phơng pháp FIFO chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm vật
liệu, số lần nhập xuất ít, việc sử dụng vật liệu đòi hỏi cao về mặt chất lợng và thời
hạn dự trữ.
Ph ơng pháp nhập sau-xuất tr ớc( LIFO )
Ngợc với phơng pháp trên, phơng pháp này giả định vật liệu nào nhập sau
sẽ đợc xuất trớc, hết số nhập sau mới đến số nhập trớc. Khi xuất theo lô hàng nào
thì lấy giá thực tế nhập kho của lô hàng đó làm giá xuất. Nh vậy giá trị vật liệu
tồn kho cuối cùng sẽ là giá trị thực tế của vật liệu mua đầu tiên.
17
Về cơ bản u nhợc điểm và điều kiện vận dụng của phơng pháp này cũng
giống nh phơng pháp nhập sau- xuất trớc. Nhng, giá trị vật liệu tồn kho trên bảng
cân đối kế toán theo phơng pháp LIFO sẽ phản ánh thấp so giá trị thực tế của
chúng theo giá thị trờng. Do đó vốn lu động của doanh nghiệp cũng đợc nhìn
nhận kém hơn, dẫn đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị đánh giá kém
hơn so với thc tế.
Ph ơng pháp giá thực tế bình quân

Giá thực tế
xuất kho
= Số lợng NVL-(CCDC)
xuất kho
x đơn giá bình quân
một đơn vị
Trong đó :
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ :
Phơng pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ dựa vào giá thực tế của
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định
đợc giá bình quân của một đơn vị.
Giá đơn vị
bình quân cả
kỳ dự trữ
=
Giá thực tế NVL
tồn đầu kỳ
+ Giá thực tế NVL
nhập trong kỳ
Số lợng NVL
tồn kho đầu kỳ
+ Số lợng NVL nhập kho
trong kỳ
Ưu điểm của phơng pháp này là tính toán đơn giản, giảm nhẹ việc hạch
toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ so với phơng pháp nhập tr-
ớc xuất trớc, nhập sau- xuất trớc, việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ
thuộc vào số lần nhập kho vật liệu nhiều hay ít. Nhng giá trị nguyên vật liệu của
mỗi lần xuất có độ chính xác không cao. Khối lợng công tác hạch toán dồn vào
cuối kỳ, ảnh hởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng ph-
ơng pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm. Kế toán không

18
phản ánh sự biến động của tình hình biến động của nguyên vật liệu một cách kịp
thời cho các nhà quản lý.
Giá bình quân cuối kỳ tr ớc hoặc đầu kỳ này:
Theo phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc, kế toán xác lấy giá
thực tế bình quân của mỗi loại nguyên vật liệu tồn kho ở cối kỳ trớc làm đơn giá
xuất kho của nguyên vật liệu đó trong kỳ.
Giá đơn vị bình
quân cuối kỳ tr-
ớc

=
Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ trớc
Só lợng NVL tồn kho cuối kỳ trớc
Phơng pháp này mặc dù khá đơn giản, công việc tính toán không nhiều,
thông tin về tình hình nguyên vật liệu đợc phản ánh một cách kịp thời nhng kém
chính xác , do không tính đến sự biến động của giá cả trong kỳ.
Giá bình quân sau mỗi lần nhập:
Sau mỗi lần nhập kho nguyên vật liệu, kế toán tính lại giá trị thực tế
nguyên vật liệu bình quân sau mỗi lần nhập :
Giá đơn vị
bình quân
sau mỗi lần
nhập

=
Giá thực tế NVL tồn trớc khi nhập + Giá thực tế NVL nhập mối
lần
Số lợng NVL tồn kho trớc khi
nhập

+ Số lợng NVL nhập kho lần
đó
Không giống các phơng pháp bình quân khác, phơng pháp này đòi hỏi tính
toán nhiều, rất tốn công, chi phí nhân công lại cao, đặc biệt khó áp dụng đối với
kế toán thủ công. Ngợc lại, đây là phơng pháp mang lại thông tin có tính chính
xác cao, luôn đợc cập nhật, tình hình nhập-xuất- tồn của nguyên vật liệu đợc
phản ánh đúng với thực tế. Phơng pháp này đặc biệt phát huy tác dụng đối với
doanh nghiệp có chơng trình kế toán máy.
19
Ph ơng pháp tính giá vật liệu theo giá lần mua cuối cùng trên cơ sở giá mua
thực tế:
Với các phơng pháp trên, để tính đợc giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ nhập kho đòi hỏi kế toán phải xác định đợc lợng thực tế xuất kho căn cứ
vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên, trong thực tế có doanh nghiệp có nhiều chủng
loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, lại đợc
xuất dùng thờng xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất
kho. Trong trờng hợp đó, doanh nghiệp phải tính giá cho só lợng nguyên vật liệu
tồn kho cuối kỳ trớc, sau đó mới xác định đợc giá thực tế của nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ xuất kho trong kỳ.
Trị giá hàng tồn
kho cuối kỳ
= Số lợng hàng tồn
kho cuối kỳ
* đơn giá mua thực tế lần cuối
cùng trong kỳ
Giá thực tế của
hàng xuất trong
kỳ

=

Giá thực tế
của hàng tồn
kho đầu kỳ

+
Giá thực tế
của hàng nhập
trong kỳ

+
Giá thực tế
của hàng xuất
trong kỳ
Ngợc lại phơng pháp trên, phơng pháp này tính toán đơn giản, phù hợp
doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ. Nhng
tính giá xuất theo phơng pháp này, kế toán không phản ánh kịp thời tình hình
nhập xuất tồn của vật liệu trong kỳ , chi phí vật liệu cúng phải đợi đến cuối kỳ
mới tính toán đợc.
Ph ơng pháp hạch toán theo hệ số giá:
Xuất phát từ thực tế cho thấy giá mua vật liệu trong từng lần nhập là khác
nhau và có thể cha biết đợc giá thực tế của vật liệu nhng đã phải xuất dùng cho
sản xuất. Do đó, để hạch toán kịp thời vật liệu xuất dùng trong kỳ có thẻ sử dụng
một loại giá ổn định là giá hạch toán.
20
Nội dung của phơng pháp này là hàng ngày khi xuất vật liệu, kế toán ghi
theo giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá ồn định, đợc xác định ngay ở kỳ
hạch toán, thờng dựa trên giá thực tế cuối kỳ trớc hag giá kế hoạch kỳ này. Cuối
tháng, kế toán vật liệu tính hệ số giá
Giá thực tế NVL-CCDC
xuất kho

= Giá hạch toán NVL-CCDC
xuất kho
X Hệ số
giá

Hệ số giá
( K )

=
Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ
Giá hạch toán NVL tồn
đầu kỳ
+ Giá hạch toán NVL nhập
trong kỳ
Hệ số giá có thể tính riêng cho từng loại vật liệu hoặc cả nhóm vật liệu.
Căn cứ vào hệ số giá, kế toán vật t lập bảng kê tính giá vật liệu-công cụ
dụng cụ, tính tổng giá trị thực tế xuất trong kỳ .
21
Bảng tính giá thực tế nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ
Stt Chỉ tiêu Vật liệu Công cụ dụng cụ
Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT
I Số tồn kho đầu kỳ
II Số nhập trong kỳ
III Cộng tồn đầu kỳ &nhập trong kỳ
IV Hệ số giá
V Số xuất trong kỳ
VI Số tồn cuối kỳ
Ưu điểm của phơng pháp này là sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối
lợng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày, kết
hợp đợc hạch toán chi tiết với hạch toán tổng hợp để tính giá nguyên vật liệu. Ph-

ơng pháp hạch toán này không phụ thuộc vào cơ cấu nguyên vật liệu, sử dụng
nhiều hay ít. Tính giá theo phơng pháp này đã đáp ứng nhu cầu thông tin của nhà
quản trị. Song, công tác hạch toán phải đợc tổ chức tỉ mỉ, khối lợng công tác dồn
vào cuối kỳ và đăc biệt là phải phụ thuộc vào công tác xây dựng giá hạch toán
có khoa học hay không .
Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao.
Trên đây là các phơng pháp cơ bản để tính giá xuất vật liệu.-công cụ dụng
cụ Mỗi phơng pháp trên đều có những u điểm , khuyến điểm khác nhau. Doanh
nghiệp căn cứ vào quy mô, đặc điểm của mình, trình dộ của đội ngũ kế toán
cũng nh các đặc trng của vật liệu-công cụ dụng cụ mà doanh nghiệp lựa chọn
phơng pháp tính giá nguyên vật liệu phù hợp. Theo chế độ hiện nay, doanh
nghiệp chỉ đợc sử dụng một phơng pháp và áp dụng cố định ít nhất trong một kỳ
kế toán. Khi thay đổi phơng pháp tính giá nguyên vật liệu, doanh nghiệp phải nêu
rõ lý do thay đổi trong Báo cáo thuyết minh. Việc chọn phơng pháp tính giá nào
cho thích hợp có ý nghĩa to lớn . Nó không những ảnh hởng đến giá nguyên vật
22
liệu xuất kho trong kỳ mà còn tác dộng đến các chỉ tiêu quan trọng của doanh
nghiệp.
II- Hạch toán kế toán chi tiết vật liệu-công cụ dụng cụ
1- Tổ chức luân chuyển chứng từ
1.1- Chứng từ kế toán
Chứng từ là phơng tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế
phát sinh, là phơng tiện thông tin về nghiệp vụ kinh tế đó, cũng nh cơ sở để kế
toán ghi sổ.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/ TC/
QĐ/ CĐKT ngày 1/1/1995 của bộ trởng bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán về
vật liệu,công cụ dụng cụ bao gồm:

Chứng từ nhập:

- Hợp đồng mua hàng, phiếu đặt hàng.
- Hoá đơn bán hàng.( Mẫu số 01-3 LL )
- Biên bản kiểm nghiệp ( Mẫu số 05- VT )
- Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT )
- Biên bản kiểm kê vật t thừa ( mẫu số 08- VT )

Chứng từ xuất:
- Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02- VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.( Mẫu số 03- VT)
- Biên bản kiểm kê vật t thiếu ( Mẫu số 08- VT)
23
Ngoài những chứng từ trên, tuỳ thuộc đặc điểm hoạt động kinh doanh,
thành phần kinh tế , hình thức sở hữu của công ty và đặc trng của vật liệu-công
cụ dụng cụ mà công ty có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn:
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức ( Mẫu 04- VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật t ( Mẫu 05- VT)
- Phiếu báo vật t còn cuối kỳ ( Mẫu 07- VT)
Về nguyên tắc thì các chứng từ bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo các
quy định về biểu mẫu, nội dung và phơng pháp lập. Mỗi chứng từ phải chứa đựng
đầy đủ các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô
của nghiệp vụ, thời gian và địa điểm xảy ra cũng nh trách nhiệm pháp lý của các
đối tợng liên quan.
1.2- Quá trình luân chuyển chứng từ
Nhập kho vật liệu-công cụ dụng cụ:
Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài:
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế doanh nghiệp ký kết với nhà cung cấp, ban
kiểm nghiệm vật t kiểm tra số vật liệu-công cụ dụng cụ về mặt số lợng, chất l-
ợng, mẫu mã, quy cách và lập Biên bản kiểm nghiệm vật t. Trên cơ sở hoá đơn
GTGT , biên bản kiểm nghiệm vật t, phòng vật t lập 03 phiếu xuát kho ( đặt giấy
than viết một lần). Phiếu nhập kho phải đợc phụ trách phòng vật t và thủ trởng

đơn vị ký duyệt. Thủ kho căn cứ vào số lợng thực nhập ghi vào cột thực nhập
trong phiếu nhập kho và cùng với ngời giao hàng ký nhận vào phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho Liên 1 : lu tại quyển gốc.
Liên 2 : giao cho ngời giao hàng
Liên 3 : lu chuyển để ghi thẻ kho và sổ kế toán.
24
Định kỳ, thủ kho tập hợp phiếu nhập kho chuyển lên cho bộ phận kế toán
(kế toán vật t) để ghi giá trị nhập và phản ánh vào sổ kế toán. Sau đó, chứng từ đ-
ợc bảo quản tại phòng kế toán.
Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến:
Trên cơ sở chứng từ giao hàng của đơn vị nhận gia công chế biến vật liệu-
công cụ dụng cụ phòng kế hoạch lập phiếu nhận kho. Ngời nhập mang phiếu
nhập kho xuống kho giao hàng, thủ kho làm thủ tục nhập kho, ghi số lợng thực
nhập, ghi số thực nhập vàO phiếu nhập kho, vào thẻ kho và chuyển lên phòng kế
toán.

Xuất kho vật liệu-công cụ dụng cụ:
Căn cứ vào lệnh xuất vật t, phòng vật t lập thành 02 liên ( đặt giấy than
viết một lần) : phiếu xuất kho, phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất
kho theo hạn mức. Sau khi, ngời lập phiếu ký, chuyển cho kế toán trởng và thủ tr-
ởng đơn vị ( hoặc ngời có thẩm quyền) ký duyệt. Thủ kho căn cứ voà lợng tồn
kho để xuất hàng, đồng thời ghi sổ số thực xuất vào phiếu xuất kho và ký vào
chứng từ. Ngời nhận hàng vào phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho - Liên 1 : lu tại gốc
Liên 2 : thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho bộ
phận kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ để ghi giá và ghi sổ kế toán.
2- Hạch toán chi tiết vật liệu-công cụ dụng cụ
Trong doanh nghiệp sản xuất, việc theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật
liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày đợc thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng
kế toán. Sự liên hệ và phối hợp trong việc ghi chép sự biến động của từng loại vật

liệu, công cụ dụng cụ cũng nh việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng
kế toán đã hình thành lên các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ
dụng cụ.
25