6 nguyên tắc vàng để tổ chức cuộc họp thành công potx

6 nguyên tắc vàng để tổ chức cuộc họp thành công
Trong hoạt động quản trị, công tác hội họp đóng môt vai trò cực kì quan trọng. Tuy
nhiên, thực chất không phải cuộc họp nào cũng mang lại một hiệu quả như mong
đợi. Vậy làm thế nào để nhà quản trị có thể thực hiện tốt các mục đích đã được đề
ra trong mỗi cuộc họp nhưng vẫn tiết kiệm được thời gian, công sức?
Thông qua các cuộc họp này, nhà quản trị mới có thể cung cấp một cách tốt nhất
các thông tin, chủ trương, chính sách đến với cấp dưới, tạo điều kiện để tiếp xúc và
nắm bắt được quan điểm, ý kiến của họ. Bên cạnh đó, nhà quản trị sẽ truyền đạt
được những yêu cầu của họ đối với người thừa hành.
Tuy nhiên, thực chất không phải cuộc họp nào cũng mang lại một hiệu quả như
mong đợi. Vậy làm thế nào để nhà quản trị có thể thực hiện tốt các mục đích đã
được đề ra sẵn trong mỗi cuộc họp nhưng vẫn tiết kiệm được thời gian, công sức?

Qua quá trình nghiên cứu, tôi đã tìm ra câu trả lời khá tốt cho vấn đề này từ cuộc
thí nghiệm của 2 nhà bác học người Mỹ đó là Doyle và Strans. Hai ông đã rút ra
được 6 nguyên tắc cơ bản phục vụ cho công tác tổ chức hội họp như sau:
1. Khéo léo điều khiển cuộc họp với một chủ đề chung.
2. Vạch ra một chủ đề chung thống nhất và có kế hoạch tỉ mỉ.
3. Phải có một người chịu trách nhiệm duy trì cuộc họp sao cho mọi ý kiến đều
được phát biểu một cách công khai và công bằng.
4. Bảo vệ những người tham gia ý kiến, ngăn chặn sự tấn công cá nhân ( không
được công kích và tấn công lẫn nhau).
5. Mỗi người tham gia cuộc họp cần hiểu rõ mục đích của cuộc họp và trách nhiệm
của họ trong cuộc họp.
6. Chủ tọa không nên là người có quyền hạn cao nhất trong tổ chức đó, nhằm đề
phòng các trường hợp áp đặt ý kiến bằng phương pháp ám thị, áp chế, làm mất
tính công bằng và khách quan trong cuộc họp.
Để làm tốt điều này cần có sự tương hỗ giữa 4 thành phần quan trọng trong cuộc
họp, bao gồm: chủ tọa cuộc họp, thư kí chương trình, lãnh đạo cấp cao cùng tham
dự chương trình và các thành phần còn lại tham gia cuộc họp. họ đều giữ vai trò
quan trọng như nhau và phải chịu trách nhiệm về vấn đề mà mình phụ trách.

Một số lưu ý đối với 4 nhân vật chính của chương trình hội họp:

1. Chủ tọa: là người giữ vai trò trung lập. Nhiệm vụ chính là giúp đỡ và lôi kéo
mọi người cùng hòa vào cuộc họp.
- Gợi ý, mời mọc để mọi người tham gia đóng góp ý kiến, khuyến khích những
thành phần còn rụt rè,…
- Đặt vấn đề để kích thích suy nghĩ và đặt ra nhiều câu hỏi đối với người tham gia.
- Khéo léo ngăn chặn những người nói nhiều, giúp họ dừng đúng lúc.
- Hỏi lại, làm sáng tỏ, tóm ý các câu hỏi, câu trả lời, mọi vấn đề đang thảo luận
nhằm ngăn chặn tình trạng nắm không chắc, mập mờ thông tin.
- Theo dõi phản ứng của mọi người, ngăn chặn những tình huống công kích, phê
phán cá nhân,… ngăn ngừa và giải tỏa bầu không khí căng thẳng.
2. Thư ký:
- Ghi chép toàn bộ những ý kiến một cách trung thành, chính xác, không sai lệch.
- Không can thiệp vào các công việc của chủ tọa, giữ vai trò trung lập, không được
tự ý ghi ý kiến nhận xét của mình biên bản cuộc họp.
- Cuối buổi họp sẽ đọc lại các ý kiến đó để mọi người nghe và kiểm tra về độ chính
xác của thông tin ghi chép.

3. Lãnh đạo cấp cao:
- Luôn tôn trọng mọi thành viên trong cuộc họp, tôn trọng ý kiến của họ.
- Bình tĩnh trước mọi ý kiến trái chiều, ngay cả những ý kiến mâu thuẫn với bản
thân.
- Không can thiệp trực tiếp, công khai vào sự điều khiển của chủ tọa, thư kí. Nên
có sự hỏi trước, kín đáo và dự kiến những trường hợp xảy ra trong cuộc họp.
4. Những người tham gia khác:
- Tham gia đóng góp ý kiến, sau cuộc họp có trách nhiệm thực thi những quyết
định đã được thông qua trong cuộc họp.
- Nói và diễn đạt một cách ngắn gọn, có ý chính rõ ràng, thái độ ôn tồn, lịch sự.
- Muốn phát biểu phải giơ tay, không đả kích phê phán cá nhân bất cứ ai. Mang

tinh thần xây dựng và vì sự phát triển của tập thể.
- Đi họp đúng giờ, không đi trễ về sớm, theo dõi trọn vẹn cuộc họp.
- Sáng suốt, bảo vệ ý kiến chính đáng của mình, không lung lay trước mọi thái độ
thiếu thiện chí.
Tóm lại, để có được một cuộc họp hiệu quả và đạt được thành công như mong đợi,
chúng ta cần ý thức tạo một không khí thuận lợi: tạo và giữ bầu không khí vui tươi,
thoải mái, thân tình, cởi mở, tránh những lời lẽ văn hoa, khách sáo. Cần tạo sự bình
đẳng và chấp nhận lẫn nhau của nhưng người tham gia.
Chúc bạn thành công.