Xây dựng văn hóa giao tiếp doanh nghiệp theo mô hình Nhật hay Mỹ docx

Xây dựng văn hóa giao tiếp doanh nghiệp theo mô hình Nhật hay Mỹ
Từ xưa đến nay, phong cách làm việc và quản lý của các doanh nhân luôn chịu ảnh
hưởng mạnh mẽ từ môi trường văn hoá nơi họ được sinh ra, lớn lên và được giáo
dục. Mỗi một quốc gia, dân tộc có những đặc điểm văn hoá riêng biệt thể hiện qua
hệ thống các giá trị, chuẩn mực, niềm tin, thái độ và hành vi. Những yếu tố này sẽ
quyết định giá trị và niềm tin của doanh nhân đối với công việc, nhân viên hay đối
tác và giúp hình thành nên những mô hình hành vi cụ thể trong các công ty của họ.
Chính vì vậy, những người thuộc các nền văn hoá khác nhau thường có phong cách
làm việc và quản lý khác nhau.

Bài viết này sẽ phân tích ảnh hưởng của văn hoá đối với hai phong cách làm việc
và quản lý gần như trái ngược: phong cách Nhật Bản và phong cách Hoa Kỳ. Tuy
nhiên, bài viết không có tham vọng đưa ra một phân tích toàn diện mà chỉ tập trung
vào hai khía cạnh: giao tiếp tại nơi làm việc và phong cách lãnh đạo.



Sơ lược về văn hoá Nhật Bản

Nhật Bản là một quốc gia đảo với một nền văn hoá đậm đà bản sắc dân tộc. Điều
này có thể được giải thích là do đa phần dân chúng Nhật Bản là người bản địa và
tương đối đồng nhất về văn hoá. Người Nhật nổi tiếng với triết lý wa nhấn mạnh
sự hoà hợp trong các mối quan hệ giữa người với người, giữa con người với thiên
nhiên và con người với tổ chức. Đây là triết lý chi phối niềm tin, thái độ và hành vi
của người Nhật. Với người Nhật, lợi ích tập thể luôn được đặt cao hơn lợi ích cá
nhân và duy trì các mối quan hệ hoà hợp luôn được đặt thành ưu tiên hàng đầu. Xã
hội Nhật Bản đề cao sự đồng thuận, hợp tác, tính kiên nhẫn, niềm tin và trách
nhiệm giữa người với người. Đối đầu, phê phán, tranh cãi… đều được tránh né để
duy trì sự hoà hợp cũng như để giữ thể diện. Nhật Bản được xem là nền văn hoá có
khoảng cách quyền lực tương đối cao (high power distance) và hệ thống tôn ti thứ
bậc tương đối chặt chẽ (highly hierarchical system) . Sự phân phối quyền lực

không đồng đều được chấp nhận một cách đương nhiên và mọi người thường hành
xử trong phạm vi vị trí xã hội của họ cho phép. Đây cũng là nền văn hoá phụ thuộc
nhiều và ngữ cảnh (high context culture) với đặc trưng là các phát ngôn được hiểu
dựa trên ngữ cảnh chứ không chỉ đơn thuần trên ngữ nghĩa của từ.

Sơ lược về văn hoá Mỹ

Khác với Nhật Bản, Mỹ là một quốc gia rộng lớn quy tụ những người di cư từ khắp
nơi trên thế giới. Vì vậy quốc gia này sở hữu một nền văn hoá vô cùng đa dạng.
Nhìn chung, văn hoá Mỹ nhấn mạnh quyền tự do và chủ nghĩa cá nhân. Mỹ là
nước đứng đầu trong bảng xếp hạng chỉ số chủ nghĩa cá nhân trên thế giới. Thực
dụng và thiếu kiên nhẫn là những tính từ hay được sử dụng nhất để miêu tả về xã
hội Mỹ. Cạnh tranh, đối đầu, tranh luận… được chấp nhận một cách hiển nhiên
như một phương pháp để thể hiện cái tôi và đạt tới chân lý. Đây là xã hội mà con
người chú tâm vào công việc chứ không phải vào các mối quan hệ. Hoàn thành tốt
công việc được xem là quan trọng hơn rất nhiều so với việc duy trì sự hoà hợp xã
hội. Người Mỹ đặc biệt nhấn mạnh bình đằng xã hội và bình đẳng trong phân phối
quyền lực. Họ tránh các mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau và những tình huống dẫn
tới các nghĩa vụ lâu dài. Đối với người Mỹ, lợi ích ngắn hạn là thứ mà họ tìm kiếm
và thành công cá nhân được xem là thước đo vị trí của một người trong xã hội.

Nhật Bản

Giao tiếp có thể là một thách thức thực sự cho những người nước ngoài làm việc
tại Nhật Bản. Như đã đề cập ở trên, Nhật Bản là một nước có nền văn hoá phụ
thuộc nhiều vào bối cảnh. Trong giao tiếp, người Nhật thường sử dụng cách nói
gián tiếp và ẩn ý. Vì vậy, nhiều điều không được nói ra mà phải ngầm hiểu dựa
trên bối cảnh và văn hoá. Với người Nhật, chỉ một vài từ cũng có thể truyền tải một
thông điệp phức tạp mà chỉ những người cùng nền văn hoá mới hiểu được. Điều
này gây khó khăn lớn cho những người đến những các nền văn hoá khác. Để hiểu

được những phát ngôn của các đồng nghiệp hay đối tác Nhật Bản, người đối thoại
cần nắm được bối cảnh cụ thể của cuộc nói chuyện, nền tảng văn hoá cũng như vị
trí xã hội của người phát ngôn. Bên cạnh đó, những yếu tố khác cũng không kém
phần quan trọng trong việc truyền tải ý nghĩa của thông điệp là cử chỉ, thái độ hay
những biểu hiện cảm xúc trên gương mặt. Có thể nói, ngôn từ chỉ là một phần rất
nhỏ trong giao tiếp của người Nhật. Với những người nước ngoài chưa quen với
văn hoá Nhật, điều này có thể gây nhiều khó khăn. Họ phải đối mặt với những
thông điệp mà theo họ là không rõ ràng, phải đoán ý nghĩa sâu xa của các thông
điệp ẩn sau cái vỏ ngôn ngữ cũng như phải khẳng định lại một cách cẩn thận và chi
tiết để giải mã các ngụ ý và chắc chắn rằng họ nắm bắt đúng tinh thần của các phát
ngôn.

Một yếu tố văn hoá khác cũng ảnh hưởng mạnh đến cách giao tiếp của người Nhật.
Nhật Bản là nước có nền văn hoá tập thể nhấn mạnh sự hoà hợp của các mối quan
hệ. Vì vậy cách nói gián tiếp được sử dụng nhằm duy trì sự hoà hợp này. Khi làm
việc, người Nhật có thể có những quan điểm mạnh mẽ về một vấn đề nào đó nhưng
họ không trực tiếp phát biểu mà thường dùng cách nói theo đường vòng và với
những ngôn từ hết sức nhẹ nhàng. Ví dụ, khi bị quản lý hoặc đồng nghiệp đối xử
không công bằng, người Nhật hiếm khi yêu cầu một cuộc họp trực tiếp để làm rõ
vấn đề mà thường gặp và nói chuyện một cách không chính thức đồng thời đề cập
vấn đề một cách hết sức tế nhị. Do không đi thẳng vào vấn đề nên người nước
ngoài, nhất là những người thuộc các nền văn hoá phương Tây, thường cho rằng
người Nhật hèn nhát và không trung thực. Tuy nhiên, với người Nhật, việc duy trì
không khí hoà hợp tại nơi làm việc quan trọng hơn việc tìm mọi cách để thể hiện
và bảo vệ cái tôi. Họ tránh đối đầu bằng cáchh nhường chỗ để người khác phát
biểu và cân nhắc những phát biểu đó để đưa ra quyết định riêng của mình. Người
Mỹ đến làm việc tại Nhật ban đầu có thể thấy thất vọng và mệt mỏi khi mất rất
nhiều thời gian để diễn đạt, hiểu và giải quyết một vấn đề, vì vậy họ dễ trở nên
thiếu kiên nhẫn và bực bội. Tuy nhiên, do người Nhật rất dễ bị cảm thấy đe doạ
trước thái độ hung hăng hay công kích, tức giận sẽ chỉ làm tình huống trở nên tồi tệ

hơn mà thôi.

Mỹ

Trái ngược với Nhật Bản, Mỹ lại là nền văn hoá ít phụ thuộc vào bối cảnh. Mọi
người ưa cách nói thẳng và trực tiếp trong giao tiếp. Với người Mỹ, ý nghĩa của
phát ngôn được hiểu trên chính ngữ nghĩa của từ chứ không phụ thuộc vào bối
cảnh giao tiếp hay những tín hiệu văn hoá. Người ta có thể dễ dàng hiểu được
những điều người Mỹ muốn nói mà không phải lo ngại rằng vẫn còn những ẩn ý
đằng sau lớp vỏ ngôn từ. Đặc điểm văn hoá này tác động mạnh mẽ đến văn hoá
doanh nghiệp tại Mỹ. Tại nơi làm việc, người Mỹ sẵn sàng bày tỏ thái độ và quan
điểm một cách thẳng thắn cũng như dùng cách nói ngắn gọn, trực tiếp nhất để
người khác có thể hiểu ngay lập tức mà không cần phải đoán già đoán non. Ví dụ,
khi thảo luận về việc cải tiến môi trường làm việc, người Mỹ sẽ không ngần ngại
đề cập những yếu kém trong thực tiễn quản lý và thẳng thắn đưa ra giải pháp nhằm
cải thiện tình hình mà không sợ làm mất lòng người quản lý. Mọi thứ đều được thể
hiện trắng đen rõ ràng nhằm hạn chế tối đa sự mập mờ. Chính vì người Mỹ luôn ưa
thích nói thẳng và nói thật, họ cũng chờ đợi một thái độ tương tự ở người khác. Họ
luôn mong muốn người đối thoại nói chính xác điều họ muốn nói, đi thẳng vào vấn
đề để họ có thể hiểu đúng và đưa ra được kết luận sau câu chuyện. Khi đàm phán
với các nhà kinh doanh Mỹ hay giao tiếp với các đồng nghiệp Mỹ, cần tránh cách
nói vòng vo, ẩn ý vì rất có thể họ sẽ không hiểu hoặc hiểu sai.

Mỹ là nước tôn sùng chủ nghĩa cá nhân, theo đó họ quan tâm tới bản thân nhiều
hơn tới người khác. Người Mỹ không bao giờ ngần ngại bày tỏ những điều họ
muốn và cần. Ví dụ, họ luôn sẵn sàng yêu cầu được tăng lương hay cải thiện điều
kiện lao động nếu họ cho rằng họ xứng đáng được hưởng như vậy. Họ cũng sẵn
sàng bày tỏ sự không hài lòng với các nhà quản lý khi thoả thuận giữa họ không
được tôn trọng. Người Nhật thường xem tính cách này của người Mỹ như là một
biểu hiện của sự hung hăng. Trên thực tế, khi những người thuộc các nền văn hoá

đối lập cùng làm việc với nhau, những khác biệt trong giao tiếp có thể tạo ra cảm
giác rằng đôi bên không có lợi ích chung và vì vậy có thể ảnh hưởng lớn đến sự
hợp tác giữa các bên. Hơn nữa, trong khi người Nhật sẵn sàng gạt lợi ích cá nhân
sang một bên nhằm duy trì mối quan hệ hoà hợp, người Mỹ lại không như vậy. Họ
luôn có xu hướng tranh đấu để đạt được những điều họ muốn bởi theo quan niệm
của họ, cạnh tranh và đối đầu là những việc đương nhiên và cần thiết để đạt được
thành tựu cá nhân.

Nhật Bản

Với một nền tảng văn hoá nhấn mạnh sự hoà hợp xã hội, người Nhật thường áp
dụng cách lãnh đạo đặt trọng tâm vào con người chứ không phải vào công việc.
Những người theo chủ nghĩa tập thể như người Nhật tin rằng nếu mọi người ít chú
ý đến lợi ích cá nhân và quan tâm tới mối quan hệ giữa người với người hơn thì
chắc chắn sẽ đạt được lợi ích tập thể. Vì vậy, ưu tiên hàng đầu của người Nhật là là
duy trì bầu không khí hoà thuận tại nơi làm việc. Không dựa nhiều vào các quy
định hay luật lệ, các nhà lãnh đạo Nhật Bản thường sử dụng chuẩn mực văn hoá để
quản lý nhân viên và điều hành doanh nghiệp. Trong đời sống xã hội, sự tử tế,
trách nhiệm và áp lực đạo đức là những giá trị cơ bản quan trọng nhất nhằm duy trì
sự hoà hợp xã hội. Những yếu tố này cũng được áp dụng đầy đủ trong môi trường
kinh doanh. Chúng còn được sử dụng làm thước đo để đánh giá mối quan hệ giữa
lãnh đạo và nhân viên trong công ty. Trong các công ty Nhật Bản, lãnh đạo thường
đóng vai trò là người bảo vệ nhân viên. Họ rất quan tâm đến lợi ích của nhân viên
(cả lợi ích vật chất và tinh thần), luôn thông cảm và tìm cách hỗ trợ nhân viên
trong công việc. Người Mỹ có thể thấy ngạc nhiên khi các nhà quản lý Nhật Bản
thường thiếp lập mối quan hệ gần gũi với đồng nghiệp và nhân viên và thể hiện
nhiều cảm thông hơn là giám sát. Trong văn hoá Nhật Bản, một mối quan hệ tốt
đẹp với mọi người là nền tảng cho sự cam kết của các bên và lãnh đạo Nhật sử
dụng cách đó để giành được lòng trung thành của nhân viên.

Do nhấn mạnh vào sự hoà hợp trong các mối quan hệ nên trong tuyển dụng, các
nhà quản lý Nhật Bản thường chú trọng vào việc đánh giá sự phù hợp của ứng cử
viên với văn hoá của công ty chứ không đặt nặng vấn đề họ có thực sự phù hợp với
yêu cầu công việc hay không. Vì vậy, phân tích và mô tả công việc không đóng vai
trò quá quan trọng trong tuyển dụng ở Nhật Bản. Khi đã tìm được nhân viên mà họ
cho là phù hợp với văn hoá của công ty, các nhà lãnh đạo Nhật Bản thường có xu
hướng bảo đảm một chế độ lao động suốt đời cho nhân viên đó. Nếu tình hình kinh
doanh của công ty diễn biến xấu dẫn đến doanh thu sụt giảm, lãnh đạo sẽ là những
người bị cắt lương đầu tiên chứ không phải là nhân viên. Sa thải nhân viên cũng là
biện pháp cuối cùng mà lãnh đạo Nhật Bản lựa chọn và họ thường chỉ làm như vậy
khi không còn con đường nào khác. Chính vì được coi trọng và bảo vệ như vậy nên
nhân viên ở Nhật thường cực kỳ trung thành với công ty.

Mỹ

Hoàn toàn đối lập với Nhật Bản, Mỹ áp dụng triệt để phong cách lãnh đạo tập
trung vào công việc. Là một xã hội mang tính chủ nghĩa cá nhân hàng đầu trên thế
giới, người Mỹ đặc biệt nhấn mạnh sự tự chủ và thành công cá nhân. Người Mỹ tin
rằng cá nhân là trung tâm của thế giới, lợi ích cá nhân quan trọng hơn lợi ích tập
thể và nỗ lực của cá nhân là cần thiết để đạt được thành công. Người Mỹ sẵn sàng
đấu tranh cho sự thoả mãn cá nhân cho dù có phải hy sinh bầu không khí hoà thuận
của nhóm. Nét văn hoá này được biểu hiện rất rõ rệt trong các công ty Mỹ. Lãnh
đạo các công ty Mỹ quan tâm trên hết đến thành tích công việc của cá nhân và lấy
kết quả công việc làm trung tâm của sự quản lý. Người lao động được khuyến
khích bày tỏ quan điểm, phát huy sáng kiến tại nơi làm việc nhằm tăng năng suất.
Khác với ở các công ty Nhật, nơi mà nhân viên được đánh giá dựa trên việc họ hợp
tác ra sao với đồng nghiệp, lãnh đạo Mỹ chỉ đánh giá nhân viên trên kết quả công
việc của cá nhân. Họ đóng vai trò là người trợ giúp nhân viên: đưa ra hướng dẫn,
lắng nghe ý kiến nhân viên để tìm ra vấn đề và giúp nhân viên giải quyết vấn đề.
Tất cả đều nhằm mục đích đạt được kết quả công việc như mong muốn. Có thể nói

rằng mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên trong các công ty Mỹ hoàn toàn đơn
thuần là quan hệ công việc.

Điều đáng chú ý là do Mỹ là một xã hội có xu hướng ngắn hạn (short-term
orientation) theo đó mọi người chú ý đến lợi ích trước mắt hơn là lâu dài, lãnh đạo
Mỹ thường khuyến khích những hành vi lao động mang lại lợi ích tức khắc cho
công ty. Điều này hoàn toàn trái ngược với Nhật Bản, nơi các lãnh đạo luôn đặt lợi
ích dài hạn của công ty lên hàng đầu. Vì lý do này, trong các công ty của Mỹ,
những nhân viên có kết quả lao động tốt và đóng góp ngay cho công ty thường
được thưởng và cất nhắc nhanh chóng. Những người có kết quả lao động kém có
thể dễ dàng bị sa thải bất cứ lúc nào.

Kết luận

Khác biệt văn hoá là điều không thể tránh khỏi. Điều nên làm là chấp nhận những
khác biệt đó và tránh thiên vị và định kiến. Với những người đang hoặc có ý định
làm việc tại một môi trường văn hoá mới, điều họ cần làm là tìm hiểu về nền văn
hoá đó để tránh sốc văn hoá cũng như để thích nghi với môi trường mới. Tuy
nhiên, cần lưu ý là không phải tất cả mọi người đều mang trong mình những đặc
tính văn hoá của dân tộc họ, vì vậy cần hết sức tránh điển hình hoá. Ví dụ, một
người Nhật Bản hoàn toàn có thể hấp thu những giá trị văn hoá Mỹ và hành xử như
một người Mỹ. Hơn nữa, do con người có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác
ngoài văn hoá như giáo dục hay ảnh hưởng từ các nhóm khác trong quá trình lao
động, họ có thể có những giá trị và chuẩn mực vượt ra ngoài các giá trị truyền
thống. Chính vì vậy, những người đến làm việc tại một môi trường văn hoá mới
cần hết sức linh hoạt để có thể thích nghi và thành công.