QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN TRONG CÔNG TY BÌNH MINH

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ NỘI
TRƯỜNG TCTT KINH TẾ - CÔNG NGHỆ NGUYỄN BỈNH KHIÊM
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Chuyên ngành : Tin học văn phòng
ĐỀ TÀI :
QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN TRONG CÔNG TY BÌNH MINH

Họ tên học sinh :
Líp : TH3A : TH3A
Khóa : III : III
Địa điểm thực tập : Công ty TNHH Dịch vô & Tin học Bình Minh
Giáo viên hướng dẫn : Lê Quang Phồn
Lời nói đầu
Cùng với xu thế phát triển chung của thời đại , nền công nghệ máy tính phát triển kéo theo
hàng loạt sự phát triển khác . Tầm quan trọng của nghành tin văn phòng là không thể phủ nhận
được , bất kể công ty hay cơ quan nào của nhà nước cũng cần đến sự có mặt của tin học văn
phòng . Các nhân viên phải tiếp cận hoặc thu nhận những thông tin liên quan đến công việc của
họ . Chính vì sự quan trọng Êy mà bất kể các cơ quan , xí nghiệp nào cũng có những chương
trình quản lý và ứng dụng riêng của công ty mình .
Quản lý hồ sơ nhân viên trong cơ quan nhà nước hay một công tylà một điều đáng quan tâm
hàng đầu . Và nó là một trương trình khó khăn phức tạp đòi hỏi sự chính xác cao . “ Chương trình
quản lý hồ sơ nhân viên “ giúp cho công tác quản lý được dễ dàng hơn , tiết kiệm được thời gian
tìm kiếm hơn , và giảm được không gian lưu trữ , tính bảo mật cao hơn , dễ cập nhập những
thông tin mới hơn của nhân viên .
Tuy nhiên trong thời gian không dài và trình độ bản thân còn hạn chế nên đề tài của em không
thể tránh đươch những thiếu sót , em mong các thầy cô và các bạn cho em xin ý kiến đóng góp để
chương trình của em trở nên hoàn thiện hơn . Em xin chân thành cảm ơn :
Lời đầu tiên em xin cám ơn là thầy Lê Quang Phồn giáo viên chủ nhiệm của em đồng thời là
người hướng dẫn em rất nhiều trong đề tài này . Em cảm ơn sự giúp đỡ của các bác , các cô chó ,
anh chị trong công ty TNHH Dịch vô & Tin học Bình minh đã tạo điều kiện cho em hoàn thành

đề tài trong thời gian thực tập vừa qua !
Sau đây là trương trình quản lý hồ sơ các bộ của công ty TNHH Dịch vô & Tin học Bình Minh
Chương chình quản lý hồ sơ nhân viên công ty TNHH Dich vô & Tin học Bình Minh
I. Phân tích thiết kế hệ thống , xây dựng cơ sở dữ liệu
Yêu cầu đặt ra là xây dựng chương trình quản lý hồ sơ cán bộ trong công ty tư nhân là
đáp ứng được tất cả các yêu cầu của công việc quản lý mà không thể thiếu sót được các
chức năng cần thiết , trước hết cần trải qua bước PTTKHT nhằm lọc ra những chi tiết cần
thiết phục vụ cho bài toán quản lý .
1 . Chức năng :
* Lưu chữ thông tin về hồ sơ nhân viên trong cơ quan như : Chức vô , Dân téc , Nhân viên
, Quan hệ gia đình , Trình độ ngoại ngữ , Tôn giáo .
 Chức vô : ( Mã chức vô , tên chức vô )
 Dân téc : ( Mã dân téc , tên dân téc )
 Trình độ ngoại ngữ : ( Mã TDNN , tên NN )
 Tôn giáo : ( Mã tôn giáo , Tên tôn giáo )
 Quan hệ gia đình : ( Mã nhân viên , sè thứ tù , họ tên , quan hệ , nghề nghiệp )
 Nhân viên : ( Mã nhân viên , họ tên nhân viên , giới tính , ngày sinh , nơi sinh , quê
quán , sè CMTND , nơi cấp , ngày cấp , địa chỉ , sè điện thoại , đảng viên , mã
chức vô , mã tôn giáo , mã dân téc , mã TDNN , hệ số lương , lương cơ bản )
 Khen thưởng : ( Mã nhân viên , ngày khen thưởng , khen thưởng )
 Kỷ luật : ( Mã nhân viên , ngày kỷ luật , kỷ luật )
• Quản lý các thông tin cá nhân của từng nhân viên như : trình độ ngoại ngữ , chức vô ,
lương , hệ số lương , quá trình tăng giảm lương .
• Lưu trữ những thông tin, dữ liệu các hoạt đông của từng nhân viên , quản lý ngày công ,
qua trình làm việc của bản thân
• Thực thể các chức năng nghiệp vụ của cơ quan .
 Quản lý danh mục phòng ban , theo dõi tình hình làm việc và giải quyết vấn đề
của nhân viên .
 Theo dõi quản lý chặt chẽ công văn đến và đi
 Theo dõi cập nhập sát sao những vấn đề liên quan trực tiếp đến đời sống của dân

• Đáp ứng nhu cầu chính về quản lý hồ sơ nhân viên , quản lý hồ sơ và nhân sự của lãnh
đạo cơ quan , nhằm giải quyết những vấn đề liên quan đến đời sống của nhân viên .
Chức năng các yêu cầu của hệ thống :
• Chức vô : Nhập những thông tin về chức vô nh , mã chức vô , tên chức vụ để phân biệt
những người có chức vụ gì thì công việc Êy và tầm quan trọng của công việc được phân
theo cấp bậc của chức vụ đó
• Dân téc : Nhập những thông tin về dân téc nh : Mã dân téc , tên dân téc , nhằm để phân
biệt dân téc này với dân téc khác và có những chính sách ưu tiên với các dân téc thiểu sè
• Tôn giáo : Nhập những thông tin về tôn giáo nh mã tôn giáo và tên tôn giáo
• Trình độ ngoại ngữ : Nhập những thông tin về trình độ ngoại ngữ như Mã ngoại ngưỡi
và tên ngoại ngữ , trình độ của nhân viên với môn ngoại ngữ đó .
• Quan hệ gia đình : Nhập những thông tin liên quan đến gia đình nhân viên đó như họ tên
người thân của nhân viên đó , và quan hệ người đó với nhân viên … để khi cần báo tin ,
và có chuyện gấp cần liên lạc và báo tin cho ai .
• Nhân viên : nhập những thông tin cụ thể , chính xác liên quan trực tiếp tới nhân viên đó
như Mã nhân viên , họ tên nhân viên , ngày sinh , nơi sinh , quê quán , địa chỉ , giới tính
, dân téc , tôn giáo , sè CMTND , đảng viên , …….
Chức năng xử lý đựoc chia làm 3 chức năng chính sau :
- Khen thưởng các nhân viên có thành tích tốt trong công việc , có thể khen thưởng các
nhân viên theo các tiêu chí sau :
+ Khen thưởng các nhân viên nhân dịp các ngày lễ lớn của nước
- Nhân viên : xử lý các thông tin của nhân viên như tính lương và trả lương tháng cho họ ,
các thông tin khác như vi phạm kỷ luật , và khen thưởng .
- Lương : xử lý các thông tin về lương nh trả lương , thương thêm khi hoàn thành tốt công
việc , công thêm tiền khi làm thêm thời gian , cho nhân viên tạm ứng trước .
- Kỷ luật : Đưa ra nhung biện pháp kỷ luật , lý do kỷ luật và ngày kỷ luật của nhân viên
- Khen thưởng : Khen thưởng nhân viên có thành tích trong công việc , đưa ra lý do được
khen thưởng , ngày khen thưởng .
- Gia đình : xử lý các thông tin về gia đình như , Gia đình không có ai vi phạm luật pháp .
Chức năng tìm kiếm được chia làm 4 chức năng chính

• Nhân viên : Tìm kiếm nhân viên có thành tích để khen thưởng , nhân viên bị kỷ luật ,
tông số nhân viên nữ trong công ty , hoặc mã nhân viên để biết chi tiết về nhân viên .
• Chức vô : Tìm kiếm nhân viên có chức vô , chức vụ đó là của ai để phân công tác hợp
với trình độ và chức vụ của người đó .
• Trình độ NN : tìm kiếm nhân viên am hiểu các tiếng như : ( Tiếng Anh , Tiếng Pháp ,
Tiếng Trung . V. v )
• Gia đình : Tìm kiếm nhân viên xem nhân viên nào chưa có gia đình , nhân viên nào đã
có gia đình .
Chức năng thống kế được chia làm 3 chức năng chính :
• Danh sách nhân viên : Thống kê xem trong phòng ban có bao nhiêu nhân viên , trong cơ
quan có bao nhiêu nhân viên .
• Bảng lương : Thống kế công ty có bao nhiêu người được nhân lương , bao nhiêu ngường
tạm ứng lương và hệ số lương là bao nhiêu
• Những nhân viên đã vào đảng : thông kê xem trong công ty có bao nhiêu đảng viên ,
2 . Xây dựng cơ sở dữ liệu :
Dùa trên các chức năng của hệ thống ta tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu sao cho phù hợp và
đáp ứng các chức năng đó , ta giới hạn các chức năng đó là lưu trữ thông tin các nhân viên và các
thông tin liên quan của mỗi nhân viên thì cơ sở dữ liệu được tổ chức ở dạng đơn giản nhất như
sau
 Chức vô : ( Mã chức vô , tên chức vô )
 Dân téc : ( Mã dân téc , tên dân téc )
 Tôn giáo : ( Mã tôn giáo , tên tôn giáo )
 Quan hệ gia đinh : ( Mã nhân viên , sè thứ tù , họ tên, quan hệ , nghề nghiệp )
 Trình độ ngoại ngữ : ( Mã TDNN , Tên NN )
 Khen thưởng : ( Mã nhân viên , ngày khen thưởng , khen thưởng )
 Kỷ luật : ( Mã nhân viên , ngày kỷ luật , kỷ luật )
 Nhân Viên : ( Mã nhân viên , họ tên nhân viên , giới tính , ngày sinh, quê quán , sè
CMTND , ngày cấp , địa chỉ , sè điện thoại , đảng viên , mã chức vô , mã dân tôc ,
mã tôn giáo , mã trình độ ngoại ngữ , trình độ ngoại ngữ , hệ số lương , lương cơ
bản .

3 . Xác định khóa :
Khóa chính : Khóa chính của một quan hệ là tập hớp các thuộc tính xác định tất cả các
thuộc tính khác trong quan hệ đó , nếu bỏ đi bất kỳ thuộc tính nào trong nhóm này các thuộc tính
này thì các thuộc tính còn lại sẽ không xác định trong quan hệ , như vậy trong bài toán quản lý
này ta có thể xác định được các khóa trong các quan hệ như sau : Trong quan hệ Chức vụ thì mã
chức vụ là khóa chính , trong quan hệ dân téc thì mã dân téc là khóa chính , trong quan hệ Tôn
giáo thì mã tôn giáo là khóa chính , trong quan hệ trình độ ngoại ngữ thì mã trình độ ngoại ngữ là
khóa chính , trong quan hệ nhân viên thì mã nhân viên là khoá chính .
Khóa ngoại : Khóa ngoại là một nhóm thuộc tính của quan hệ nayg là khóa chính trong
quan hệ khác thì được gọi là khóa ngoại hay khóa ngoại lai : Trong quan hệ có khóa ngoại như
sau : Mã chức vô , Mã dân téc , Mã tôn giáo , Mã trình độ ngoại ngữ là khóa ngoại trong quan hệ
nhân viên , mã nhân viên là khóa ngoại của quan hệ gia đình
Sơ đồ khái niệm giữ liệu ( dùa theo chức năng của hệ thống )
Lược đồ quan hệ
Sau khi xác định được lược đồ quan hệ khái niệm dữ liệu ta chuyển sang mô hình lược đồ quan
hệ
- Theo quy tắc 2 thì mối quan hệ 1 – N mà không có thuộc tính riêng thì không được
chuyển thành một quan hệ , thực thể tham gia vào mối quan hệ ở phía nhiều sẽ đổi mới
bằng cách nhập thêm khóa ở thực thể tham gia vào mối quan hệ ở phía một theo quy tắc
mét .
- Nh vậy trong quan hệ chức vụ và cán bộ là quan hệ 1 – N mà không có thuộc tính
riêng , khi đó thực thể chức vụ có thuộc tính định dạng Mã nhân viên là khóa chính ,
thực thể nhân viên được bổ xung mã nhân viên là khóa ngoại . Tương tự như vậy ta có
mã Dân téc là khóa chính trong thực thể dân téc nhưng lại là khóa ngoại trong thực thể
nhân viên , ta có mã tôn giáo là khóa chính trong thực thể tôn giáo nhưng lại là khóa phụ
trong thực thể cán bé , mã TDNN là khóa chính trong thực thể TDNN nhưng lại là khóa
phụ trong thực thể nhân viên .
Trong quan hệ nhân viên và quan hệ gia đình thì mối quan hệ đó là 1 – N nó không co
thuộc tinh riêng khi đó thực thể nhân viên có mã nhân viên là khóa chính = > quan hệ
gia đình nhẫn mã nhân viên là khóa ngoại vì vậy trong thực thể QHGD cần bổ xung

thêm STT là khóa để phân biệt được số người thân của từng cán bộ vì một cán bộ có thể
có quan hệ với nhiều người thân .
Vậy từ các bước phân tích trên ta có thể đưa ra kết luân :
Khóa chính gồm : Mã cán bé , Mã tôn giáo , Mã dân téc , Mã chức vô , Mã TDNN , STT
Khóa ngoại gồm : Mã cán bé , mã tôn giáo , mã chức vô , mã TDNN
Chó ý : ta sử dụng khóa ngoại vì nã có chức năng dàng buộc các quan hệ lại với nhau :
 Chức vô : ( Mã chức vô , Tên chức vô )
 Dân téc : ( Mã dân téc , tên dân téc )
 Trình độ ngoại ngữ : ( Mã TDNN , tên NN )
 Tôn giáo : ( Mã tôn giáo , Tên tôn giáo )
 Quan hệ gia đinh : ( Mã nhân viên , sè thứ tù , họ tên , quan hệ , nghề nghiệp )
 Nhân viên : ( Mã nhân viên , họ tên nhân viên , giới tính , ngày sinh , nơi sinh,
quê quán , mã dân téc , mã tôn giáo , mã chức vô , số cmtnd , ngày cấp , nơi
cấp , sè điện thoại , đảng viên , mã TDNN , hệ số lương , khen thương , kỷ luật )
4 . Cấu trúc bảng :
* Chức vô ( thông tin về chức vụ trong công ty )
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Định dạng Ghi chó
MACV Text 5 Ký hiệu mã chức vụ của cán bộ
TENCV Text 50
Tên chức vụ tương ứng với mã
chức vụ
• Dân téc : ( thông tin liên quan đến dân téc của cán bé )
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Định dạng Ghi chó
MADT Text 5 Ký hiệu mã dân téc của nhân viên
TENDT Text 50
Tên dân téc tương ứng với mã dân
téc
• Tôn giáo : ( thông tin liên quan đến tôn giáo của từng cán bé )
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Định dạng Ghi chó
MATG Text 5 Ký hiệu mã tôn giáo của nhân viên

TENTG Text 50 Tên tôn giáo ứng với mã tôn giáo
• Trình độ ngoại ngữ ( thông tin liên quan tới trình độ ngoại ngữ của từng nhân viên )
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Định dạng Ghi chó
MATDNN Text 5
Ký hiệu mã trình độ ngoại ngữ của
từng cán bộ
TENTDNN Text 50
Tên ngoại ngữ ứng với mã trình độ
ngoại ngữ
• Cán bé ( thông tin liên quan của từng cán bé )
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Định dạng Ghi chó
MANV Text 5 Ký hiệu mã nhân viên
HOTENNV Text 50 Họ tên của nv
GIOITINH Text 10 Giới tính của nv
NGAYSINH Date/time Ngày sinh của nv
NOISINH Text 50 Nơi sinh của nv
QUEQUAN Text 50 Nơi sinh của NV
MACV Lookup Wizard 5 Mã chức vụ
MADT Lookup Wizard 5 Mã dân téc
MATG Lookup Wizard 5 Mã tôn giáo
MATDNN Lookup Wizard Mã trình độ NN
SOCMTND 10 Số Chứng minh thư
NGAYCAP Date / time Ngày cấp
NOICAP Text 50 Nơi cấp
DANGVIEN Yes / No Đảng viên
SODIENTHOAI Text 11 Số điện thoại
TRINHDONN Text Trình độ ngoại ngữ
HESOLUONG Number Double Hệ số lương ( 1, 5 ; 2 ; v.v )
LUONGCB Number Lương cơ bản
DIACHI Text 50 Địa chỉ

• QHGD ( các thông tin liên quan đến quan hệ gia đình của nhân viên )
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Định dạng Ghi chó
MANV Lookup Wizard Mã nhân viên của từng nhân viên
STT Number Buyte Số thứ tự người thân của nhân viên
HOTEN Text 30 Họ tên người thân nhân viên
QUANHE Text 30 Quan hệ của nhân viên với người đó
NGHENGHIEP Text 50 Nghề nghiệp của người đó
II .Cập nhập dữ liệu
Để chương trình thân thiện hơn với người sử dụng ta fải tạo giao diện cập nhập dữ liệu .
Để tạo giao diện cập nhập dữ liệu cho bài toán quản lý hồ sơ cán bộ ta dùng chức năng Table , sử
dụng Form , Repost của chương trình access để tạo .
1. Sử dụng chức năng Table :
* Cách tạo cấu trúc bảng :
B1 : Sử dụng chương trình Access ta tạo và lưu file của chương trình Quản lý hồ sơ nhân viên
với tên QUANLYHOSONHANVIEN .

B2 : Vào chức năng Table chọn Create table in Design View nhấn Design sẽ xuất hiện bảng ghi
Table có các phần nh sau :
File name : nhập tên các thuộc tính trong bảng
Data Type : chọn kiểu dữ liệu cho bảng
Description : Mô tả cơ ccs thuộc tính trong bảng
Ta có thể đặt khóa cho thuộc tính bằng cách bội đen thuộc tính đó rồi chon biểu tuợng chìa khóa
trên thanh công cụ Table Design hoặc ta kích chuột phải vào thuộc tính đó rồi chọn Pramary key.
Sau khi tạo bảng song ta nhấn File / Save as và gõ tên bảng đó vào ta có các bảng nh sau

Bảng Chức Vô :
Bảng dân téc :
Bảng tôn giáo :
Bảng trình độ ngoại ngữ :

Bảng Nhân Viên :
Bảng Quan Hệ Gia Đình :
Chó ý : Trong bảng nhân viên và quan hệ gia đình có sử dụng kiểu dữ liệu Lookup Winzard vì
vậy ta có thể sử dụng như sau :
B1 : Trước hết ta chọn trường cần liên kết , sau đó ta chọn kiểu dữ liệu là Lookup Winzard .
B2 : Xuất hiện hộp thoại lookup winzard,
B3 : Ta chọn I wan lookup colum . … . sau đó nhấn next
B4 : Chọn địa chỉ cần liên kết và tiếp tục nhấn Next cho tới khi xuất hiện Finish thì nhấn Finish
là xong .
Các bước thực hiện :
B1 :
B2 :

B3 :

B4 :

Quan hệ giữ các bảng :
Sau khi thực hiện được các bảng thì ta phải tạo mối liên hệ giữa các bảng lại với nhau . Để
thực hiện được việc đó ta sử dụng công cô Relationship bằng cách vào Tool / Relationship xuất
hiện hộp thoại Relationship chứa các bảng Chức vô , Tôn giáo , Dân téc , Trình độ ngoại ngữ ,
cán bé , QHGD , Khen thưởng , kỷ luật .
Chó ý : khi tạo quan hệ xong ta cần fải nhập dữ liệu cho các bảng . phải nhớ là khi nhập dữ liệu
ta cần nhập dữ liệu cho đầu 1 trước sau đó cho đầu nhiều sau . Nh vậy trong bài toán quản lý trên
thì ta nhập bảng chức vô , dân téc , tôn giáo , Khen thưởng , kỷ luật , sau đó nhập bảng cán bộ và
QHGD sau .
Bảng chức vô

Bảng tôn giáo

Bảng dân téc

Bảng trình độ ngoại ngữ

Bảng nhân viên
Bảng QHGD
2. Tạo Form
Ta có thể tạo Form trước khi nhập dữ liệu , Việc tạo Form trước khi nhập dữ liệu thuận tiện hơn
cho người nhập dữ liệu .
Biểu mẫu là một cửa sổ nhằm thiết kế giao diện giữa người sử dụng và trương trình ứng dụng
một cách trực quan . Phần này ta chỉ sử dụng form cho phép hiển thị các bảng hoặc truy vấn
trong CSDL . Tại cửa sổ Form cho phép hiển thị , thêm , chỉnh sửa hoặc xóa bản ghi . Đầu tiên ta
tạo Form cho từng bản ghi con .
Cách tạo Form ta có thể tạo theo các bước sau :
B1 : Vào chức năng Form và chọn Cretea Form in Design , xuất hiện hộp thoại Form
B2 : Ta nhấn F4 hoặc vào View ddeer ta hiện bảng thuộc tính , chọn bảng cần tạo để hiện lên các
danh sách ở phần các thuộc tính chọn phần Recodsous .
B3 : Ta kéo từng thuộc tính trong hộp và thiết kế giao diện làm sao cho thật đẹp , rồi tạo các nót
lệnh bằng thanh công cu Command button .
Lưu ý : ( thanh công cụ Command button có 2 cách để làm , cách 1 : viết bằng Code , cách 2 :
máy tính tự làm )
Sau đây là hình minh họa về 3 bước thiết kế From
B1 :

B2 :

B3 :
Sau khi lưu lại ta có kết quả nh sau

Form chức vô

Form hồ sơ nhân viên
Form báo cáo :

Form báo cáo :