Những địa điểm cụ thể để tổ chức sự kiện docx

Những địa điểm cụ thể để tổ chức sự kiệnNhững địa
điểm cụ thể để tổ chức sự kiện
Khách sạn và trung tâm hội nghị: Đây là loại địa điểm thường được chọn để tổ
chức sự kiện. Cả hai loại này đều là những địa điểm tốt song mỗi loại có những lợi
thế riêng, chi phí cũng khác nhau và chi phối nhiều đến ngân sách của tổ chức sự
kiện.



Tổ chức sự kiện ở khách sạn sẽ đáp ứng được yêu cầu của nhiều nội dung hoạt
động sự kiện. Tổ chức sự kiện tại khách sạn sẽ rất thuận tiện cho khách tham dự,
giảm được chi phí và thời gian đi lại. Nhìn chung chi phí tổ chức sự kiện ở khách
sạn là thấp hơn do tiết kiệm được nhiều khoản chi phí và có nhữ
ng dịch vụ khách
sạn có thể phục vụ miễn phí.

Trung tâm hội nghị thông thường là các phòng họp lớn và những phòng chờ.
Không có dịch vụ miễn phí, mọi hoạt động đều phải thanh toán tiền. Những trang
thiết bị thiếu, nhà tổ chức sự kiện phải tự mình mua sắm bổ sung kể cả những thứ
nhỏ nhất.

Sử dụng bất kỳ địa đ
iểm nào cũng đều phải tìm hiểu các nội dung:
- Các nhân viên thuộc cùng một tổ chức hay thuộc các tổ chức độc lập?
- Hợp đồng và các thỏa thuận về lương có hiệu lực từ khi nào?
- Có thay đổi gì trong kế hoạch không, nếu có thì tác động của nó đối với sự kiện
thế nào?
- Có thể quyết định tổ chức cả sự kiện ở rạp hát hoặc tổ chức một số hoạt động sự
kiện. Chẳng hạn khai mạc sự kiện tại rạp hát, tiệc chiêu đãi được thực hiện ở địa
điểm khác hoặc ngược lạ
i

- Khi tổ chức sự kiện tại nhà hát, nhà tổ chức cần chú ý các nội dung sau:
- Xem xét kĩ hiện trạng rạp hát, sức chứa thực sự của rạp hát, có bao nhiêu chỗ
ngồi sử dụng được, số chổ ngồi bị hỏng không sử dụng được. Kiểm tra các cánh
gà, đường thoát hiểm khi có sự cố.
- Nếu sự kiện sử dụng các sản phẩm nghe nhìn, cần có sự chuẩn bị
trước và kiểm
tra những vấn đề có liên quan như thủ tục hải quan, bản quyền, thời gian trình
chiếu, các thiết bị máy móc chuyên dụng và giải pháp sử dụng, vận hành.
- Bổ sung và đổi mới những thứ cần thiết. Cửa ra vào cần được quan tâm vì có rất
nhiều người qua lại cửa rạp hát nên mau cũ và cáu bẩn. Cần thay cửa ra vào, trải
thảm đỏ, giặt sạch thảm mới ra vào và cọ
rửa sàn nhà.
- Cần chú ý hành trình của khách từ nơi nghỉ đến rạp hát có rơi vào giờ cao điểm
không? Có cần bố trí dịch vụ đưa đón khách hoặc tổ chức giao thông nếu toàn bộ
khách đến cùng một thời điểm? Phải nghĩ đến những giải pháp về sự cố trên đường
của khách nếu xảy ra.
- Hợp đồng: Cùng với giấy phép cho sự kiện là những bả
n gốc của hợp đồng đã
được ký và những thứ đảm bảo cho việc sử dụng các khu vực để phòng trường hợp
có bất kỳ sự tranh chấp nào có thể xảy ra.

Khi chuẩn bị một sự kiện, Nhà tổ chức cần đến địa điểm trước cùng với những
người có liên quan để đảm bảo mọi việc đều đã sẵn sàng.

Nhà tổ
chức phải đảm bảo mình là người kiểm tra cuối cùng các công việc của các
nhà cung cấp, khách sạn và các khía cạnh khác liên quan đến sự kiện. Những hoạt
động của mọi người phải được kết hợp một cách hài hòa, phải có sự chỉ huy thống
nhất để phân phối đồng bộ với nhau ở từng công đoạn có liên quan.

Địa điểm với việc khai mạc sự kiện: Tổ
chức khai mạc cho một sự kiện là việc đem
đến cho công chúng một điều gì đó mới. Điều này đóng vai trò quan trọng trong
việc khai mạc sự kiện.

Nhà tổ chức phải đảm bảo là mình phải hiểu hết các điều kiện trong hợp đồng và
các tranh chấp phải được giải quyết trước khi sự kiện diễn ra. Phải biết tất cả các
thông tin cầ
n thiết có liên quan trước khi công bố khai mạc ra công chúng.

Việc phát hiện ra những địa điểm mới và tổ chức một sự kiện cùng loại là cách để
tạo những kỷ niệm đáng nhớ. Đừng ngại thử cái mới, nhưng phải chuẩn bị thật kỹ,
lên kế hoạch và sử dụng chuyên gia ở những lĩnh vực cần thiết. Nên nhớ không có
chi tiết nào là nhỏ cả phải chú ý toàn diện mọi lĩnh vực, đó là việc phải làm. Hãy
tạo ra sự kiện mà khách không thể nào sao chép được và tìm cách để nó thật đặc
biệt.