Tổ chức sự kiện cần biết những gì

Tổ chức sự kiện cần biết những gì?



Tổ chức sự kiện (Event Planning) là công việc góp phần “đánh bóng” cho
thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Là cơ hội để
doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền
thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ
có lợi cho doanh nghiệp.
Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người
chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu
nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu
tiết ở mỗi event họ tổ chức.
Người tổ chức sự kiện không chỉ lên thiết kế chương trình, liên hệ các công ty
cần thiết, mà còn phải biết liên hệ tất cả khách hàng, khách mời…để biết thông tin
chính xác và phải gắn bó với toàn bộ chương trình từ đầu đến cuối. Nếu chương trình
bị thay đổi vào phút cuối vì bất cứ lý do nào, kế hoạch sẽ bắt đầu bằng con số không.
Do vậy, nhân viên event phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết của chương trình.
Một số lưu ý:
Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng…
doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn càng
nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ… Đã có
doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng tại một khách sạn hàng đầu ở TPHCM, thư
mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức không chứa nổi số khách mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận
thăm dò trước, có thể doanh nghiệp sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể hơn.
Chẳng hạn, nếu lượng khách mời vượt quá 500 người thì tại TPHCM chỉ có các
khách sạn Equatorial, Sheraton và Park Hyatt là có khán phòng đủ rộng; ở Hà Nội thì
có khách sạn Melia và Deawoo. Các khách sạn khác dù có nhiều “sao” nhưng sức
chứa chỉ tối đa 300-400 người.
Nhiều doanh nghiệp đã “sốc” khi làm chương trình mang tính chất giao lưu
cộng đồng tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Hệ thống máy lạnh kém, ánh

sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm
bảo… Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình, vì tiền thuê
địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn. Muốn được việc, doanh nghiệp phải bóp
bụng trả thêm từ một nửa đến nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này

Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình cũng là một
nguyên nhân gây trục trặc. Người mẫu không thể diễn khi sân khấu cứ được thiết kế
theo kiểu… đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu người phụ trách âm thanh không có sự
chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn. Ánh sáng trong thiết kế sân khấu cũng vậy, phải thật
hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang
phục màu sậm thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng xuất hiện ở chỗ tối
hơn; người mẫu diễn trang phục màu đỏ thì không được để đèn xanh “đánh” vào…
Người dẫn chương trình (MC) cũng có khi gây ra những cảnh “dở khóc dở
cười”. Thông thường, bên làm chương trình sẽ gửi bài nói của MC trước vài ngày để
MC đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng có khi lu bu quá nên quên, hoặc
do MC quá tự tin vào khả năng của mình nên không cần xem trước. Đã có trường hợp
MC chỉ nhận bài nói của mình trước vài giờ, thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu.
Kết quả là nội dung một đàng, dẫn chương trình đi một nẻo!
Vấn nạn “sao” cũng làm đau đầu giới tổ chức sự kiện không kém. “Sao” thì có
nhiều chương trình mời chào, hoặc tự mình làm cao nên thường không đến đúng giờ
khiến ban tổ chức khốn khổ tìm cách “chữa cháy” chương trình. Quản lý các “sao”
hoặc phải thật mềm mỏng, hoặc phải đúng người, đúng giới, “sao” mới chịu nghe. Ở
một chương trình thời trang theo phong cách hoài cổ, đạo diễn yêu cầu người mẫu phải
búi tóc cao để phù hợp với chiếc áo dài có những họa tiết về cảnh làng quê xưa. Lúc
tập thì không có vấn đề gì, do chưa phải mặc trang phục diễn. Đến buổi diễn thử, trong
đội hình người mẫu mười mấy người tự nhiên có hai cô tách ra đi làm đầu riêng – cô
thì tóc duỗi, cô kia tóc xõa rẽ ngôi giữa. Lý do là vì tóc búi làm khuôn mặt các cô…
không hợp với trang phục diễn! Dù đạo diễn đã cố giải thích rằng diễn thời trang cần
nhất là làm toát lên ý tưởng bộ trang phục nhưng các cô vẫn không nghe. Nếu không
kịp thời gọi ông bầu đến thì chương trình đã có nguy cơ bị gián đoạn.

Trong tay luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công
việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng
như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một
cách an toàn và nhanh chóng nhất. Đó là những tâm niệm cơ bản của người làm nghề
tổ chức sự kiện, cũng như doanh nghiệp muốn tự đứng ra làm chương trình cho mình.
Quan trọng hơn hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn
bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân… Có việc
tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà,
nhưng vì người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy
chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ! Những việc linh tinh này
phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công cụ
thể cho từng người chịu trách nhiệm.
Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp
xử lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có
thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao… Làm như thế sẽ hay hơn là
chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ
suất nào. Trên thực tế, đây là điều không thể, có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố
chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt khác.
Đầu năm nay, một công ty tư vấn mới thành lập tổ chức hội thảo nhằm giới
thiệu hoạt động của mình. Cho rằng việc này đơn giản, công ty không thuê dịch vụ bên
ngoài mà tự đứng ra lo liệu. Do đặt chỗ ở một khách sạn sang nhất nhì ở Sài Gòn nên
mọi thứ cần thiết cho hội thảo đã được sắp đặt chu đáo. Nhưng điều mà công ty không
dự liệu trước là tính học thuật quá sâu của hội thảo – nhiều giáo sư, tiến sĩ lên đọc
những bài tham luận dài lê thê – khiến người nghe khó tiếp thu, trong khi đó thời gian
dành cho phần thảo luận lại không còn. Hội thảo kéo dài đến hơn một giờ chiều, khách
tham dự bỏ về gần hết, buổi tiệc trưa của công ty xem như thất bại. Vậy là chi hơn
trăm triệu đồng để quảng bá hình ảnh công ty nhưng hiệu quả lại không đạt như mong
muốn. Có thể công ty cho rằng một hội thảo được tổ chức trang trọng – thuê địa điểm
đắt tiền, nhiều bài phát biểu “nặng ký”, chiêu đãi ăn trưa – sẽ hấp dẫn khách mời.
Trong khi đó khách tham dự lại muốn đặt câu hỏi và tranh luận để hiểu sâu về đề tài.

Lẽ ra, công ty nên báo cho diễn giả biết trước về đối tượng khách tham dự, đồng thời
kiểm soát được thời gian trình bày của các diễn giả để không rơi vào tình thế bị động.
Cũng có những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp hay nhà tổ chức
chỉ vì không rành “luật lệ”. Đầu tiên là chuyện xin phép tổ chức họp báo, vốn đã được
cơ quan quản lý quy định rất rõ: thời gian cấp phép cho doanh nghiệp Việt Nam là một