Để tổ chức một Event hiệu quả. doc

Để tổ chức một Event hiệu quả


Để tổ chức một Event hiệu quả bạn cần thực hiện theo các bước sau đây:

- Xác định mục đích event: Một event thành công hay không phụ thuộc vào việc bạn
xác định mục đích của sự kiện đó. Bạn cần làm việc với những người có liên quan như
nhà tài trợ, nhà trường để thống nhất về mục đích chương trình. Mục đích bạn đưa ra cần
phải rất cụ thể để làm căn cứ thực hiện. Bạn cũng cần xây dựng thông điệp xuyên suốt
của sự kiện đó.

- Chuẩn bị các nguồn lực: Trước khi bắt đầu một sự kiện bạn cần đánh giá lại các nguồn
lực mình đang có như bạn có bao nhiêu người, dự kiến tài chính bao nhiêu, có các nguồn
lực bên ngoài nào hỗ trợ.

- Kế hoạch triển khai: Bạn cần thể hiện toàn bộ ý tưởng của sự kiện đó từ mục đích đến
các nguồn lực, các hoạt động cụ thể trong bản kế hoạch triển khai. Nếu như bạn có ý định
đi xin tài trợ cho event bạn cần làm một bộ hồ sơ tài trợ với bản kể hoạch triển khai làm
trung tâm bên cạnh quyền lợi các nhà tài trợ. Bạn cũng cần chuẩn bị các kịch bản chi tiết,
kịch bản MC cho chương trình.

- Phân công nhiệm vụ cho các thành viên: Bạn hãy sử dụng công cụ Stars để phân công
và kiểm soát các đầu việc. Bạn phải thường xuyên kiểm soát được tiến độ công việc.

- Tổng duyệt và chạy thử chương trình: Nhiều người sai lầm và sự kiện không diễn ra
suôn sẻ khi không đánh giá đúng của công tác tổng duyệt và chạy thử chương trình. Từ

chuẩn bị đến thực tế sẽ nảy sinh nhiều vấn đề. Công tác tổng duyệt nên được tiến hành
xong trước từ 1 đến 2 ngày để bạn có thể điều chỉnh nếu cần thiết.

- Điều hành chương trình: Bạn cần bố trí một người làm đạo diễn toàn bộ chương trình,
một người phụ trách hậu cần, một người phụ trách hậu trường… Trong quá trình đó bạn
cần tùy theo chương trình mà điều chỉnh cho phù hợp. Khi xây dựng chương trình bạn
nên tuân thủ nguyên tắc 80/20. Cần có 20% nội dung có thể cắt bỏ hoặc thêm vào để
tránh chương trình bị “cháy”.

- Tổng kết và đánh giá event: Đây cũng là bước nhiều người bỏ qua hoặc làm cho xong
chuyện. Bạn cần đánh giá nghiêm túc những gì đã tốt và những gì cần khắc phục lần sau
căn cứ vào mục tiêu ban đầu và bản phân công nhiệm vụ của từng thành viên.