tổ chức sản xuất kinh doanh và công tác kế toán của công ty Intimex

Lời nói đầu
Trong cơ chế quản lý kinh tế hiện nay, nhà nớc ta đã xoá bỏ cơ chế quan
liêu bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trờng. Mà hạch toán kinh tế là một bộ
phận cấu thành quan trọng của hệ thống quản lý tài chính. Với t cách là một
công cụ quản lý tài chính nh vậy thì bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần một
lợng lao động nhất định tuỳ theo qui mô và yêu cầu sản xuất cụ thể.
Lao động là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh
và là yếu tố mang tính quyết định nhất: Chi phí lao động là một trong những
yếu tố chi phí cơ bản cấu thành nên giá trị sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất
ra, sử dụng hợp lý lao động cũng là tiết kiệm chi phí về lao động sống do đó hạ
thấp giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp và là điều kiện cải
thiện nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho công nhân viên.
Tiền lơng là phần cung cấp của xã hội trả cho ngời lao động bằng tiền đề
bù đắp cho sức lao động đã hao phí để cho ngời lao động có các điều kiện cần
thiết để sinh hoạt, tái sản xuất và phát triển mọi mặt đời sống xã hội.
Nh vậy tổ chức tốt công tác tiền lơng và BHXH là căn cứ tất yếu cho việc
phân bổ tiền lơng và chi phí - BHXH vào sản phẩm chính xác, giúp cho doanh
nghiệp có biện pháp xử lý thông tin kiểm tra chính xác, kịp thời, phục vụ vấn đề
kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao nhất.
Với nhận thức sau khi đã đợc trang bị ở trờng và qua thời gian tìm hiểu
công tác kế toán tại "Công ty XNK Intimex" đã giúp em thực sự thấy rõ tầm
quan trọng về nội dung và phơng pháp hạch toán lao động tiền lơng nói chung
và những ý kiến đóng góp để cùng thảo luận với công ty có những phơng pháp
mới về công tác tổ chức hạch toán "Tiền lơng và các khoản phải trích theo l-
ơng của Công ty XNK Intimex Hà Nội " để công ty làm tốt hơn công tác quản
lý hạch toán kế toán.
Tổ chức công tác kế toán tiền lơng và BHXH tại Công ty XNK Intimex Hà
Nội là một đề tài rộng mà thời gian thực tập có hạn nên ngoài lời nói đầu và
phần kết luận chuyên đề chỉ đề cập đến 3 phần sau:
Phần 1: Giới thiệu những nét cơ bản về công tác tổ chức sản xuất kinh
doanh và công tác kế toán của Công ty XNK Intimex Hà Nội.

Phần 2: Tổ chức công tác kế toán tiền lơng BHXH ở Công ty XNK
Intimex.
+ Nội dung, ý nghĩa, nhiệm vụ của công tác kế toán tiền lơng và BHXH.
+ Chứng từ ban đầu tiền lơng và BHXH.
+ Tổ chức tính lơng và tổ chức trả lơng cho cán bộ CNV.
+ Phân bổ tiền lơng, BHXH tính vào chi phí
Phần 3: Đánh giá u nhợc điểm của kế toán tiền lơng BHXH tại Công ty
XNK Intimex Hà Nội.
Phần I.
Giới thiệu những nét cơ bản về công tác tổ chức sản
xuất kinh doanh và công tác kế toán của Công ty
Intimex.
I. Tình hình thực tế đơn vị thực tập.
1. Khái quát lịch sử phát triển của đơn vị.
Công tác xuất nhập khẩu dịch vụ thơng mại với tên giao dịch là Intimex đ-
ợc thành lập vào ngày 10/8/1979 với tên gọi đầu tiên là Công ty xuất nhập khẩu
Nội thơng. Đây là trung tâm xuất nhập khẩu của ngành nội thơng, có nhiệm vụ
thông qua xuất nhập khẩu cải thiện cơ cấu của quỹ hàng hoá do ngành nội th-
ơng quản lý đồng thời góp phần đẩy mạnh xuất khẩu.
Ngày 22/10/1985, do việc điều chỉnh các tổ chức kinh doanh trực thuộc Bộ
Nội thơng thông qua Nghị định số 225/HĐBT đã chuyển Công ty xuất nhập
khẩu nội thơng thành Tổng công ty xuất nhập khẩu Nội thơng và Hợp tác xã.
Theo quyết định số 496/TM - TCCB của Bộ trởng Bộ Thơng mại ngày
20/3/1995, Công ty xuất nhập khẩu Nội thơng và hợp tác xã Hà Nội đợc đổi tên
là Công ty xuất nhập khẩu dịch vụ thơng mại.
Cùng với thành tựu phát triển của đất nớc để đáp ứng yêu cầu, công ty đã
từng bớc hoà nhập với cơ chế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc. Phạm vị
kinh doanh của công ty đợc mở rộng hơn trên toàn lãnh thổ Việt Nam và tất cả
các nớc trên thế giới.
Công ty Intimex đợc hình thành từ 3 công ty (công ty xuất nhập khẩu nội

thơng và hợp tác xã Hà Nội, công ty Hữu Nghị thuộc Tổng công ty Bách hoá
tổng hợp, công ty Kiều hối Genevia) đều trực thuộc Bộ Thơng mại. Sự hợp nhất
này đợc hình thành theo Nghị định 338.
Năm 1995, theo quyết định số 540 TNM ngày 24/6/1995 của Bộ Thơng
mại quyết định lấy tên giao dịch đối ngoại là:
FOREIGN TRADE ENTERPRISE, INTIMEX
Viết tắt là: INTIMEX
Công ty là một doanh nghiệp Nhà nớc, có quy mô vừa, thực hiện chế độ
hạch toán độc lập, tự chủ về mặt tài chính đợc mở tài khoản tại ngân hàng
Ngoại thơng Việt nam và đợc sử dụng con dấu riêng theo mẫu của Nhà nớc quy
định.
Công ty Intimex có trụ sở chính đặt tại số 96 Trần Hng Đạo - Hoàn Kiếm -
Hà Nội. Công ty chịu sự quản lý của Nhà nớc về hoạt động kinh doanh xuất
khẩu, kinh doanh thơng mại, dịch vụ phục vụ việt kiều, kinh doanh khách sạn
du lịch và tổ chức gia công hàng xuất khẩu đáp ứng nhu cầu tiêu dùng xã hội,
tạo nguồn hàng xuất khẩu góp phần phát triển kinh tế đất nớc.
2. Nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị.
Nền kinh tế nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trờng mà Đảng ta
xây dựng từ Đại hội VI đến nay đã bắt đầu khởi sắc. Cũng nh các ngành kinh tế
khác, thơng mại là một trong những ngành giữ vị trí quan trọng trong nền kinh
tế, là khâu trung gian giữa sản xuất và tiêu thụ, với chức năng là mua bán, trao
đổi hàng hoá cho phục vụ sản xuất và đời sống.
Từ các chức năng nói trên, công ty có các nhiệm vụ sau:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn về sản
xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, gia công lắp ráp, kinh doanh thơng mại, dịch
vụ khách sạn du lịch, liên doanh đầu t trong và ngoài nớc phục vụ ngời Việt
nam định c ở nớc ngoài theo đúng pháp luật hiện hành của Nhà nớc và hớng dẫn
Bộ Thơng mại.
- Xây dựng các phơng án kinh doanh sản xuất dịch vụ phát triển theo mục
tiêu chiến lợc của công ty.

- Tổ chức nghiên cứu, nâng cao năng suất lao động, áp dụng tiến bộ kỹ
thuật, cải thiện công nghệ, nâng cao chất lợng sản phẩm phù hợp với thị hiếu
của ngời tiêu dùng.
- Thực hiện mọi cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký kết với các tổ chức
kinh tế trong và ngoài nớc.
- Thực hiện đầy đủ các chính sách về quản lý và sử dụng vốn, vật t tài sản,
nguồn lực. Thực hiện hạch toán kinh tế bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện
nghĩa vụ đối với Nhà nớc.
- Quản lý toàn diện, đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên
chức theo chính sách của Nhà nớc và sự phân cấp quản lý của Bộ để thực hiện
nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. Chăm lo và tạo điều kiện phát huy
hết khả năng của đội ngũ cán bộ, thực hiện phân phối công bằng.
- Bảo vệ môi trờng, giữ gìn an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội theo
quy định của pháp luật thuộc phạm vi quản lý của công ty.
Với chức năng và nhiệm vụ nh vậy, công ty đã hoàn toàn tự chủ trong kinh
doanh. Song nền kinh tế thị trờng vừa có tính hợp tác, vừa có tính cạnh tranh
gay gắt. Đây cũng chính là yếu tố quan trọng đòi hỏi công ty không ngừng phấn
đấu nâng cao chất lợng mặt hàng kinh doanh cùng với nhu cầu tiêu dùng về số
lợng, chất lợng và giá cả. Để thực hiện đợc điều đó thì công ty cần đi sâu vào
nghiên cứu thị trờng, khả năng sản xuất kinh doanh đồng thời phải hoàn thiện
các công cụ quản lý và bộ máy công cụ quản lý cho phù hợp với quy mô, chức
năng, nhiệm vụ của công ty để làm sao công ty đạt đợc hiệu quả kinh tế cao
nhất.
Trong nhiều năm gần đây, cùng với sự phát triển kinh tế của đất nớc, công
ty cũng từng bớc hoà nhập theo cơ chế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc,
đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của nền kinh tế mới. Phạm vi hoạt động
của công ty ngày càng đợc mở rộng kể cả trong và ngoài nớc. Hoạt động kinh
doanh xuất nhập khẩu của công ty đợc thực hiện theo giấy phép số
1.161.085/GP ngày 31/11/1995 của Bộ Thơng mại cấp và tổng kim ngạch xuất
khẩu của công ty Intimex là: 30.800.000USD. Trong đó, kim ngạch xuất khẩu

đạt: 10.200.000 USD và kim ngạch nhập khẩu đạt: 20.600.000USD.
Có thể nói, để đạt đợc những thành tựu nh vậy chính là sự đồng tâm hợp
lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty và đờng đi đúng đắn của
Ban lãnh đạo, bộ máy quản lý của công ty.
Hiện nay, công ty hoạt động với số vốn điều lệ: 25.040.229.868 VNĐ
Vốn cố định: 4.713.927.284 VNĐ
Vốn lu động: 20.326.302.584 VNĐ
Và trên các lĩnh vực chủ yếu sau:
- Trực tiếp xuất khẩu và nhận uỷ thác xuất khẩu các mặt hàng nông lâm
hải sản, thực phẩm chế biến, tạp phẩm, thủ công mỹ nghệ và các mặt hàng khác
do công ty sản xuất, gia công, chế biến hoặc liên doanh, liên kết tạo ra.
- Trực tiếp nhập khẩu và nhận uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng vật t
nguyên liệu tiêu dùng, phơng tiện vận tải và cả chuyển khẩu, tạm nhập tái xuất.
- Tổ chức sản xuất, lắp ráp, gia công ty liên doanh liên kết, hợp tác đầu t
với các tổ chức trong và ngoài nớc để sản xuất hàng xuất khẩu tiêu dùng.
- Dịch vụ phục vụ ngời Việt nam định c ở nớc ngoài (chi trả kiều hối) kinh
doanh nhà hàng, khách sạn và du lịch, bán buôn và bán lẻ các mặt hàng thuộc
phạm vi công ty kinh doanh, gia công, lắp ráp.
3. Cơ cấu tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh ở công ty XNK
Intimex - Hà Nội.
Là một doanh nghiệp Nhà nớc có quy mô vừa bao gồm 8 đơn vị trực thuộc
và 10 đơn vị phòng ban với tổng số lao động của công ty là 387 ngời.
Công ty Intimex thực hiện chế độ quản lý theo chế độ một thủ trởng trên
cơ sở thực hiện quyền làm chủ tập thể của ngời lao động. Cơ cấu tổ chức bộ
máy công ty gồm có:
Đứng đầu là Giám đốc do Bộ trởng Bộ thơng mại bổ nhiệm và miễn
nhiệm. Giám đốc là ngời đại diện duy nhất về t cách pháp nhân của doanh
nghiệp trớc pháp luật, có quyền quyết định nhiệm vụ kinh doanh của doanh
nghiệp. Giám đốc là ngời chịu trách nhiệm trớc pháp luật, trớc cấp trên và toàn
bộ cán bộ công nhân viên của công ty. Giám đốc là ngời lãnh đạo toàn diện,

phụ trách chung các công tác tổ chức, quản lý tài chính của công ty.
Ngoài ra, giúp việc cho giám đốc có hai phó giám đốc và một kế toán tr-
ởng.
Các phó giám đốc công ty do giám đốc lựa chọn và đề nghị Bộ thơng mại
bổ nhiệm và miễn nhiệm.
Kế toán trởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty, có trách
nhiệm giúp giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống
kê, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty theo quy định hiện hành
của Nhà nớc.
Bộ máy quản lý của công ty bao gồm:
Các phòng ban
1. Phòng Kinh tế tổng hợp.
2. Phòng Tài chính kế toán.
3. Phòng Tổ chức lao động tiền lơng.
4. Phòng Hành chính
5. Phòng Quản trị
6. Phòng xuất nhập khẩu
Có 5 phòng nghiệp vụ kinh doanh: 1, 2, 3, 6, 8.
Các đơn vị trực thuộc.
1. Trung tâm thơng mại dịch vụ tổng hợp - Siêu thị.
32 Lê Thái Tổ - Hà Nội.
2. Xí nghiệp thơng mại dịch vụ lắp ráp xe máy.
11B Láng Hạ - Hà Nội.
3. Xí nghiệp thơng mại dịch vụ XNK.
Số 2 Lê Phụng Hiểu - Hà Nội.
4. Xí nghiệp may
Văn Điển - Hà Nội.
5. Chi nhánh Intimex Thành phố Hồ Chí Minh.
6. Chi nhánh Intimex Thành phố Đà Nẵng.
7. Chi nhánh Intimex Thành phố Hải Phòng.

8. Chi nhánh Intimex Thành phố Đồng Nai.
Các đơn vị thành viên của công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh tế phụ
thuộc, quy chế tổ chức và hoạt động của từng đơn vị thành viên đợc giám đốc
công ty quy định cụ thể phù hợp với phân cấp quản lý tổ chức cán bộ của Bộ
Thơng mại. Thủ trởng các đơn vị thành viên dới sự chỉ đạo của giám đốc công
ty, có trách nhiệm điều hành mọi hoạt động theo đúng điều lệ tổ chức, hoạt
động của công ty và pháp luật Nhà nớc.
Nhiệm vụ của các phòng ban do giám đốc quy định cụ thể:
Phòng kinh tế tổng hợp có chức năng tham mu, hớng dẫn và thực hiện các
nghiệp vụ công tác quản lý nh: Kế hoạch thống kê, đối ngoại pháp chế, kho vận
và một số việc chung của công ty. Nhiệm vụ cụ thể của phòng là nghiên cứu, đề
xuất định hớng phát triển kinh doanh, tổng hợp và dự thảo phát triển kinh doanh
hàng năm, phối hợp với các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Tổ chức thực hiện
các phơng án, kế hoạch của công ty tham dự đấu thầu, hội chợ triển lãm và
quảng cáo, quản lý và tổ chức hớng dẫn thực hiện công tác đối ngoại.
Phòng kế toán tài chính thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của công ty, các
công tác báo cáo chế độ kế toán theo quy định của Nhà nớc, theo định kỳ chế
độ kế toán tài chính. Thực hiện và chấp hành tốt các quy định về sổ sách kế
toán thống kê, bảng biểu theo quy định của Nhà nớc, chứng từ thu chi rõ ràng
hợp lệ. Chủ trơng đề xuất với cấp trên về các chính sách u đãi, chế độ kế toán
vốn, nguồn vốn, tài sản của doanh nghiệp nhằm hỗ trợ và đáp ứng cho công ty
kinh doanh có hiệu quả hơn.
Phòng Hành chính, Quản trị và Tổ chức lao động tiền l ơng : Quản lý các
loại công văn, giấy tờ hồ sơ của công ty và cán bộ công nhân viên, quản lý thủ
tục hành chính văn phòng, công văn đi đến, con dấu của công ty, quản lý tài
sản, đồ dùng văn phòng của công ty, liên hệ và phối hợp chặt chẽ với các cơ
quan tổ chức lao động để giải quyết các chính sách về lơng, về đào tạo cán bộ
và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Các nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu: Có chức năng tổ chức hoạt
động kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thơng mại dịch vụ tổng hợp theo

điều lệ và giấy phép kinh doanh của công ty. Nhiệm vụ cụ thể của phòng là:
Xây dựng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thơng mại và dịch
vụ, tổ chức thực hiện kế hoạch đó sau khi đợc công ty phê duyệt. Đợc phép uỷ
thác và nhận làm uỷ thác xuất nhập khẩu với các tổ chức kinh tế trong và ngoài
nớc, nhận làm đại lý tiêu thụ hàng hoá và bán hàng ký gửi. Tổ chức liên doanh,
liên kết trong kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thơng mại và dịch vụ với
các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc nhằm thực hiện kế hoạch đợc giao.
Các phòng ban phải thờng xuyên cung cấp đầy đủ thông tin, chứng từ cho
phòng Kế toán tài chính để phòng có thể kịp thời hạch toán các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cho công ty.
II. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp.
1. áp dụng hệ thống chứng từ ban đầu trong công tác hạch toán kế
toán ở công ty XNK Intimex.
Với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá, công ty sử dụng các
chứng từ sau:
- Hoá đơn thơng mại, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận
phẩm chất, giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận số lợng, trọng lợng,
giấy chứng nhận vệ sinh, phiếu đóng gói...
- Phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, tờ khai hải quan, biên
lai thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu, giấy thông
báo thuế, hoá đơn GTGT, tờ khai hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu, các hợp đồng
kinh tế, hợp đồng ngoại, các bảng kê, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán
tạm ứng.
2. Hệ thống tài khoản kế toán.
Để hạch toán các nghiệp vụ lu chuyển hàng hoá nhập khẩu, công ty sử
dụng các tài khoản có trong Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho
các doanh nghiệp (Ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày
01/11/1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính - đã sửa đổi, bổ sung). Vận dụng vào đặc
điểm hoạt động kinh doanh, công ty lựa chọn chi tiết đến tài khoản cấp 3, cấp 4
tuỳ theo mục đích và nhu cầu sử dụng (do công ty tự quy ớc).

Tài khoản 111 - tiền mặt
1111 - Tiền VNĐ (11111, 11112... - Chi tiết các ngân hàng)
1112 - Tiền mặt ngoại tệ (11121, 11122 - chi tiết các ngân hàng)
Tài khoản 112 - tiền gửi ngân hàng
1121 - Tiền gửi VNĐ (11211, 11212... - chi tiết các ngân hàng)
1122 - Tiền gửi ngoại tệ (11221, 11222 - chi tiết các ngân hàng)
Tài khoản 144 - Thế chấp, ký quỹ, ký cợc ngắn hạn.
Tài khoản 151, 156, 157
Tài khoản 311 - Vay ngắn hạn
Tài khoản 331 - Phải trả ngời bán (chi tiết theo đối tợng)
3312 - Hàng nhập khẩu
Tài khoản 333 - Thuế và các khoản phải nộp ngân sách
33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu
3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt
3333 - Thuế xuất, nhập khẩu
Tài khoản 3388 - Phải trả khác
Tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá
Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng
Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán
Tài khoản 641, 642 - Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Tài khoản ghi đơn 003 - Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi
Tài khoản ghi đơn 007 - Nguyên tệ các loại
3. Hình thức kế toán áp dụng
Công ty Intimex có nhiều đơn vị trực thuộc và có nhiều nghiệp vụ phát
sinh, dùng nhiều loại chứng từ nên công ty sử dụng hình thức kế toán là hình
thức chứng từ ghi sổ.
Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày hay định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ để
phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ. Các chứng từ gốc cần ghi chi tiết đồng thời

ghi vào sổ kế toán chi tiết.
Các chứng từ thu chi tiền mặt hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quĩ cuối ngày,
chuyển cho kế toán quỹ.
Căn cứ chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó
ghi vào sổ cái.
Cuối tháng căn cứ vào các sổ chứng từ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp
số liệu, chi tiết căn cứ vào sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản.
Cuối tháng kiểm tra đối chiếu giữa sổ cái với bảng tổng hợp số liệu chi
tiết, giữa bảng cân đối số phát sinh các khoản với số đăng ký chứng từ ghi sổ.
Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu cân đối phát sinh các tài khoản và
bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Sổ quĩ Chứng từ gốc Sổ thẻ hạch
toán chi tiết
1
1
Chứng từ ghi sổSổ đăng ký
CTGS
Sổ cái Bảng tổng hợp
chi tiết
2
4
6
5
8
Bảng cân đối tài khoản
7
Báo cáo tài chính
9
9

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
=
Sơ đồ tổ chức công tác kế toán.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc ghi vào 2 sổ kế toán
tổng hợp một cách riêng rẽ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Sổ này dùng để đăng ký các chứng từ ghi sổ,
sổ đã lập theo thứ tự thời gian, tác dụng của nó là quản lý chặt chẽ các chứng từ
ghi sổ tránh bị thất lạc hoặc bỏ sót không ghi sổ, đồng thời số liệu của sổ đợc sử
dụng để đối chiếu với số liệu của bảng cân đối số phát sinh.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Năm 2001.
Chứng từ ghi sổ
Số hiệu Ngày tháng
Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Cộng - Cộng tháng
- Luỹ kế từ đầu quý
Ngày .... tháng..... năm....
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên đóng dấu)
Báo cáo kế toán chung
của toàn công ty
Báo cáo kế toán tại các chi

nhánh, trung tâm, xí nghiệp
Báo cáo kế toán riêng
của văn phòng công ty
Ghi sổ Kiểm tra Chứng
Ghi sổ Kiểm tra Chứng Kiểm tra Chứng
Các nghiệp
vụ
- Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp, do có nhiều nhiệm vụ kinh tế phát sinh và
tơng đối phức tạp nên công ty dùng sổ cái nhiều cột, ngoài ra công ty còn dùng
một số sổ thẻ chi tiết khác.
4. Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty Intimex là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có t cách pháp
nhân, có con dấu riêng, có tài khoản riêng tại ngân hàng VietcomBank. Công ty
hoàn toàn tự chủ về kinh tế, tài chính.
Phòng Kế toán tài chính của công ty có chức năng quản lý, giám sát để
phản ánh kịp thời, chính xác mọi hoạt động của công ty và tình hình sử dụng tài
sản, nguồn vốn, thực hiện đúng nguyên tắc chế độ của ngành và của Nhà nớc.
Kế toán công ty có nhiệm vụ theo dõi hạch toán riêng cá thể công ty và các đơn
vị thành viên để lên báo cáo quyết toán toàn công ty, cung cấp số liệu đáng tin
cậy để ban giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh và ra quyết định quản lý
đúng đắn.
Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, phòng kế toán tài chính
của công ty đợc tổ chức hợp lý với 10 kế toán và một thủ quỹ. Các nhân viên
trong phòng đều đã qua đào tạo chuyên ngành kế toán, có nhiều năm công tác
trong ngành thơng mại.
Là doanh nghiệp có mạng lới, chi nhánh ở nhiều nơi nên công ty Intimex
áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung, vừa phân tán, vừa
thực hiện chế độ khoán doanh thu và lợi nhuận lấy thu bù chi đối với các phòng
nghiệp vụ và các đơn vị thành viên. Tại mỗi đơn vị thành viên đều có phòng kế
toán riêng tơng đối hoàn chỉnh theo dõi hạch toán hoạt động của đơn vị, lên báo

cáo quyết toán nộp cho phòng kế toán của công ty theo định kỳ dới sự hớng dẫn
của kế toán trởng.
Tại văn phòng công ty có phòng kế toán trung tâm thực hiện việc tổng
hợp tài liệu kế toán từ các phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc gửi lên, đồng
thời trực tiếp hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng
công ty, từ đó lập báo cáo tổng hợp chung của toàn công ty. Phòng kế toán của
công ty có nhiệm vụ lập toàn bộ các kế hoạch tài chính của công ty nh kế hoạch
về vốn, về chi phí lu thông, lỗ lãi... nên các nhân viên trong phòng đợc sắp xếp
và phân công việc một cách rõ ràng theo khối lợng công việc và mức độ phức
tạp của các nghiệp vụ.
1. Kế toán trởng chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc về quản lý tài chính trong
công ty theo điều lệ kế toán trởng Nhà nớc đã ban hành. Kế toán trởng giúp
giám đốc công ty chỉ đạo thực hiện thống nhất công tác kế toán và thống kê,
đồng thời kiểm tra kiểm soát tình hình kinh tế tài chính của đơn vị. Phụ trách
chung điều hành công việc trong phòng đáp ứng yêu cầu kinh doanh, điều hành
vốn, cân đối trong toàn công ty.
2. Phó phòng kế toán giúp việc cho kế toán trởng, điều hành và giải quyết
công việc lúc kế toán trởng đi vắng. Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp,
lập báo cáo kế toán định kỳ.
3. Kế toán mua hàng: theo dõi và hạch toán toàn bộ hoạt động mua hàng
của công ty, bao gồm mua hàng nội địa, thành phẩm sản xuất gia công, tiếp
nhận hàng nhập khẩu.
4. Kế toán bán hàng: theo dõi và hạch toán toàn bộ hoạt động bán hàng
của công ty, bao gồm xuất bán cho các đơn vị trong nớc, xuất khẩu, bán buôn,
bán lẻ, bán đại lý, bán trả góp.
5. Kế toán hàng tồn kho: theo dõi và hạch toán các hoạt động nhập khẩu
và tồn kho hàng hoá, thành phẩm ở tất cả các kho của công ty. Công ty áp dụng
phơng pháp kê khai thờng xuyên, tồn kho lấy theo số thực tế tại phòng kế toán.
6. Kế toán tài chính: theo dõi và hạch toán kế toán vốn bằng tiền, tài sản
cố định, tài sản lu động, nguồn vốn và các quỹ xí nghiệp, theo dõi chi phí và

các khoản công nợ nội bộ, thanh toán với ngân sách nhà nớc và phân phối lợi
nhuận.
7. Thủ quỹ: chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt, ngoại tệ, ngân phiếu của
công ty, có trách nhiệm thu, chi số tiền trên phiếu thu, phiếu chi. Phát hiện tiền
giả do khách hàng trả, nếu nhầm lẫn phải chịu trách nhiệm bồi thờng.
8. Kế toán thanh toán theo dõi ngoại tệ, hàng xuất nhập khẩu nội địa, thuế
và dịch vụ kiều hối.
Việc lập chứng từ ban đầu, hạch toán các chứng từ và ghi chép trên các
báo biểu, sổ sách kế toán đợc tiến hành thống nhất theo quy định chung của
ngành và Nhà nớc, thống kê quyết toán và lập báo cáo theo quy định hiện hành.
Việc phân tích các hoạt động kinh tế tài chính của công ty tiến hành thờng
xuyên theo quý, tổng kết theo năm tài chính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31
tháng 12 hàng năm. Mọi chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
trên sổ sách kế toán đều đợc lu trữ trên máy vi tính của công ty và đợc bảo quản
cẩn thận theo quy định tại các đơn vị trực thuộc có liên quan.
Mô hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung, vừa phân tán
5. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán tài chính ở đơn vị.
Phòng kế toán
công ty báo cáo
kế toán toàn công
ty
Báo cáo kế toán
tại các đơn vị
thành viên
Báo cáo kế toán
riêng công ty
Chứng từ Kiểm tra Ghi sổ
Cứ ba tháng một lần, báo cáo kế toán từ các đơn vị trực thuộc đợc gửi đến
công ty. Công ty có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo để sáu tháng một lần gửi
lên Bộ, ban, ngành có liên quan nh Bộ Tài chính, Bộ Thơng mại, Cục Thống kê.

Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn
kho, VAT theo phơng pháp khấu trừ.
Ngoài các báo cáo bắt buộc do Bộ Tài chính ban hành: Bảng cân đối tài
sản, báo cáo lu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo kết quả
kinh doanh, công ty còn lập một số báo cáo phục vụ cho mục đích quản trị nội
bộ nh: báo cáo công nợ phải thu, phải trả, báo cáo kiểm kê quý, năm, báo cáo
quyết toán.
6. Hệ thống sổ kế toán.
Sổ kế toán là phơng tiện vật chất để thực hiện các công việc kế toán. Việc
lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, phù hợp
với trình độ kế toán, ảnh hởng tới hiệu quả của công tác kế toán. Hình thức tổ
chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ sách có kết cấu khác nhau theo
một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hoá và tính toán các chỉ tiêu
theo yêu cầu quản lý kinh doanh. Tại công ty Intimex, trớc đây trong những
năm đầu mới thành lập, công ty sử dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ. Nhng
trong những năm gần đây, do yêu cầu quản lý, chứng từ ghi sổ đợc lựa chọn là
hình thức tổ chức sổ kế toán để hạch toán kế toán. Đặc trng cơ bản của hình
thức này là: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là "chứng từ ghi sổ".
Hiện nay, công ty đang sử dụng hệ thống máy vi tính để giảm nhẹ sức lao động
cho bộ máy kế toán.
Hình thức chứng từ - ghi sổ bao gồm các loại sổ sau:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Sổ cái.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
(Đối với hàng hoá nhập khẩu, công ty thờng dùng các sổ chi tiết và các sổ
cái sau: Sổ chi tiết tài khoản 1561, 1562, 144, 1312, 3312, 3388, 1112, 1122...;
Sổ cái tài khoản 1561, 1562, 3312, 1112, 1122, 333...)
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ - ghi sổ của phòng kế toán
công ty nh sau:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế

toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc, sau khi làm
căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc, sau
khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi
tiết.
Cuối tháng phải khoá sổ, tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ tài chính
kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát
sinh nợ, tổng số phát sinh có và số d của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào
sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi
tiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết) đợc dùng để lập các báo cáo tài chính
(theo quý).
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số
phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng
nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số d
nợ và tổng số d có của các tài khoản trên bảng cân đối phát sinh phải bằng số d
của từng tài khoản tơng ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.
Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ.
Chứng từ gốc
Chứng từ
ghi sổ
Sổ quĩ Sổ, thẻ
K.toán
chi tiết
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ đăng
ký chứng
từ gốc
Sổ cái

Bảng cân đối
số phát sinh
Bảng
tổng
hợp
chi tiết
Báo cáo tài
chính
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Phần II
Tổ chức công tác tiền lơng
và khoản trích theo lơng
I. Lý luận chung về công tác hạch toán kế toán tiền lơng
& BHXH
1. Nội dung, ý nghĩa, nhiệm vụ của công tác kế toán, tiền lơng, BHXH
ở công ty XNK Intimex.
a) Lao động và các loại lao động ở công ty.
Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh
và là yếu tố mang tính quyết định mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải có
dù ít hay nhiều tuỳ thuộc theo quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
* Các loại lao động:
Tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty là 387 ngời, trong đó số
công nhân trực tiếp chiếm ít và các cán bộ CNV là chủ yếu.
Cụ thể ta có cơ cấu công nhân viên của công ty XNK Intimex
Tổng số Trình độ
Đại học Trung cấp Công nhân kỹ thuật
387 315 15 57
Trong đó:

Lao động gián tiếp: 243
Lao động trực tiếp: 144
- Lực lợng lao động tại công ty chia làm 2 nhóm:
+ Lao động trực tiếp:
Là những ngời trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, trực tiếp quản lý
kỹ thuật sản xuất, các công nhân sản xuất ở bộ phận xí nghiệp.