Xây dựng & hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp , phân xưởng , tổ sản xuất ở Cty in Công Đoàn

Lời nói đầu
Sau nhiều năm chuyển sang nền kinh tế thị trờng, đất nớc đang trên đà
phát triển với những bớc thay đổi ngày càng lớn. Cùng chung với sự thay đổi đó
của đất nớc, các doanh nghiệp hiên nay không ngừng đổi mới, tự hoàn thiện
mình để phù hợp vời điều kiện mới. Từ đó tạo đợc những chuyển biến tích cực
mà một trong những điều phải kể đến là quá trình đổi mới là hoàn thiện cơ cấu
tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp ngày càng gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả và
thích nghi hơn với những thách thức, khó khăn ngày càng nhiều của nền kinh tế
hiện nay. Để từ đó đa doanh nghiệp vợt qua những khó khăn và không chỉ tồn
tại mà còn làm ăn có hiệu quả góp phần chung vào quá trình phát triển của nền
kinh tế xã hội. Nhng bên cạnh đó cũng còn rất nhiều doanh nghiệp không thích
nghi đợc với điều kiện và thách thức mới từ đó làm ăn thua lỗ và kém hiệu quả.
Vì vậy để đảm bảo cho sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp đợc lâu dài
đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn xây dựng và hoàn thiện bộ máy tổ chức của
mình.
Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó và qua thời gian thực tập tại công ty
in công đoàn việt nam, tôi đã có dịp tìm hiểu sâu hơn về cơ cấu tổ chức
bộ máy của công ty.
Nhận đợc sự giúp đỡ của các thầy cô giáo, đặc biệt là thầy: Hoàng Văn
Liêu cũng nh của các cô chú cán bộ công nhân viên trong ban giám đốc và
phòng tổ chức của công ty tôi đã quyết định chọn đề tài:
xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh
nghiệp, phân xởng, tổ sản xuất của công ty in công đoàn việt
nam làm nội dung nghiên cứu.
Đề tài này đợc chia làm ba phần:
Phần I : xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý là động lực thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp

1
Phần II : phân tích thực trạng cơ cấu bộ máy quản lý ở
công ty in công đoàn việt nam

Phần III : Một số ý kiến nhằm góp phần xây dựng và hoàn
thiện bộ máy quản lý của công ty in công đoàn việt nam.
Để hoàn thiện chuyên đề này tôi xin chân thành cảm ơn tới:
- Thầy giáo Hoàng Văn Liêu Trởng khoa QTKD ngời đã trực tiếp h-
ờng dẫn và giúp đỡ trong quá trình nghiên cứu và hoàn thiện chuyên đề.
- Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của ban giám đốc, phòng tổ chức
- hành chính, và một số phòng ban khác cùng cán bộ công nhân viên trong công
ty đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành chuyên đề này


2
Phần I
Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý là động lực thúc đẩy sự phát
triển của doanh nghiệp.
I- Quan niệm về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp,
phân xởng, tổ sản xuất:
Nhìn chung doanh nghiệp là các chủ thể kinh doanh có mức vốn không
thấp hơn mức vốn pháp định, là nơi tổng hợp các yếu tố của sản xuất, là nơi
thực thi việc sản xuất để để tạo ra sản phẩm, dịch vụ đem bán trên thị trờng và
nơi tìm kiếm lợi nhuận, phân chia lợi nhuận. Bộ máy doanh nghiệp là một nhóm
ngời có tổ chức, có cấp bậc đợc phận chia theo từng chức năng nhiệm vụ khác
nhau, phối hợp với nhau để hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả.
Quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, có hờng đích của chủ thể lên
đồi tợng để quản lý nhằm duy trì tính trồi của hệ thống sử dụng một cách tốt
nhất, có hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của hệ thống để đa hệ thống
đạt đến mục tiêu đã định trong điều kiện môi trờng luôn biến động.
Tổ chức bộ máy quản lý là một trong những điều kiện cơ bản cho sự sống
còn của doanh nghiệp, nhằm giúp cho mọi ngời, mọi thành viên của bộ máy
phồi hợp làm việc với nhau một cách có hiệu quả nhất trong việc hoàn thành

các mục tiêu đề ra. Bởi vậy cần phải xây dựng và không ngừng hoàn thiện một
cơ cấu nhất định về vai trò, nhiệm vụ cũng nh vị trí công tác cho phép mỗi bộ
phận gắn bó và tham gia có hiệu quả vào những mục đích, kế hoach đã đặt ra
của doanh nghiệp. Nói cách khác để mỗi bộ phận phối hợp, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn
nhau trong hoạt động một cách có hiệu quả nhất thì chúng ta cần phải đợc bố trí
sắp xếp một cách trật tự hớng đích.
Cơ cấu tổ chức tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác
nhau có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá và có những
trách nhiệm quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo những khâu khác nhau, nhằm
đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị. Chức năng quản trị ở đây là hình

3
thức phận công lao động trong lĩnh vực quản trị, có tác động đến quá trình hoạt
động của hệ thống quản trị. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị một mặt phản ánh
cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất.
Chung quy lại là phục vụ mục đích, kế hoạch chung đã đợc xác định của doanh
nghiệp.
II- Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
phải bảo đảm những yêu cầu sau:
Mỗi công việc, mỗi một vấn đề dù lớn hay nhỏ, dù phức tạp hay đơn giản
đi chăng nữa đều phải đòi hỏi những vấn đề đặt ra, có nh thế mới đạt hiệu quả
cao.
Đặc biệt ở đây việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản
lý là một vấn đề vô cùng phức tạp, nó đòi hỏi rất lớn về nhiều mặt, những mặt
đó, những yêu cầu đó bắt buộc phải đợc trong cơ chế thị trờng hiện nay. Nói rõ
hơn là việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hợp lý, phù
hợp với thời đại thì doanh nghiệp mới tồn tại và phát triển đợc, còn nếu sơ cứng,
không phù hợp với doanh nghiệp thì doanh nghiệp không thể đừng vững đợc
trên cơ chế thị trờng luôn luôn biến động nh hiện nay, vì thế bắt buộc phải đạt
đợc những yêu cầu tối thiểu sau:

- Tính tối u: Giữa các khâu và các cấp quản trị (khâu quản trị phản ánh
cách phân chia chức năng quản trị theo chiều ngang, còn cấp quản trị thể hiện
sự phân chia chức năng quản trị theo chiều dọc) đều đợc thiết lập những mối
quan hệ hợp lý với số lợng cấp quản trị ít nhất, đòi hỏi không thừa, không thiếu,
không chồng chéo trong doanh nghiệp, cho nên cơ cấu tổ chức quản trị mang
tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ sản xuất.
- Tính linh hoạt: Thị trờng là chiến trờng, cơ chế thị trờng luôn luôn
biến động vì thế đòi hỏi doanh nghiệp phải hết sức tình táo, linh hoạt thay đổi
để thích ứng với những biến động thị trờng. Điều đó đòi hỏi cơ cấu tổ chức
quản trị phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huôngs nào xảy ra
trong doanh nghiệp cũng nh ngoài môi trờng.

4
- Tính tin cậy: Hiện nay thời đại bùng nổ thông tin, lợng thông tin phát
ra và thu về rất đa dạng, phong phú cho nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải
đảm bảo tính chính xác của tất cả thông tin đợc sử dụng trong doanh nghiệp, có
nh thế mới bảo đảm đợc sự phối hợp các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các
bộ phận trong doanh nghiệp.
- Tính kinh tế: Không còn thời là thời kỳ bao cấp nữa, các doanh nghiệp
hiện đều phải tự hạch toán kinh doanh độc lập, do đó đòi hỏi làm ăn kinh doanh
phải có lãi. Muốn làm đợc nh vậy thì phải sử dụng chi phí nh thế nào đó để đạt
hiệu quả cao nhất. Hay nói rõ hơn là: cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải sử
dụng chi phí đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn để xem xét yêu cầu này là mối t-
ơng quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về. Đảm bảo thực hiện
chế độ một thủ trởng.
III- Các nhân tố ảnh huởng đến việc xây dựng và hoàn thiện bộ
máy cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xởng,
tổ sản xuất:
Khi xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh
nghiệp, phân xởng, tổ sản xuất không phải chỉ dừng lại ở những yêu cầu xuất

phát đã xét ở trên mà còn một vấn đề quan trọng và khó khăn nhất là quán triệt
những yêu cầu đó vào những điều kiện, hoàn cảnh, tình huống cụ thể nhất định.
Nói rõ hơn là cần tính đến những nhân tố ảnh hởng trực tiếp và gián tiếp của
việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh
nghiệp.
Có thể quy định thành 2 nhóm nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu bộ máy quản
trị doanh nghiệp đó là:
- Nhóm nhân tố thuộc cơ chế quản lý vĩ mô của nhà nớc: Nhóm này chỉ
ảnh hởng gián tiếp nhng lại có ảnh hởng rất lớn đến việc hình thành, phát triển
và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Nhà nớc quản lý vĩ
mô cụ thể là đề ra các chủ chơng, đờng lối, chính sách mà các doanh nghiệp
không theo là không đợc, các doanh nghiệp chỉ đợc thực hiện hoạt động sản
xuất kinh doanh theo những đờng lối, chính sách mà Đảng và Nhà nớc đã đề ra

5
trong một khuôn khổ luật pháp cho phép. Doanh nghiệp làm những gì mà pháp
luật không cấm và làm theo đờng lối, chủ trơng nhà nớc đề ra.
- Nhóm nhân tố thuộc đối tợng quản trị: Tình trạng và trình độ phát triển
khoa học kỹ thuật công nghệ sản xuất của doanh nghiệp. Tính chất và đặc điểm
sản xuất của doanh nghiệp cũng nh chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại
hình sản xuất.
Các nhân tố trên đều ảnh hởng đến thành phần và nội dụng của các chức
năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản
trị . Các nhân tố trên đều ảnh hởng đến thành phần và nội dụng của các chức
năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản
trị doanh nghiệp.
- Nhóm những nhân tố thuộc lĩnh vực quản trị: Quan hệ sở hữu tồn tại
trong doanh nghiệp. Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các chức năng,
nhiệm vụ cũng nhu nội dung hoạt động quản trị. Trình độ cơ giới hoá và tự
động hoá các nội dung hoạt động quản trị.

Trình độ kiến thức học vấn cũng nh tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu
xuất lao động của họ.
Quan hệ phụ thuộc giữa số lợng ngời bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra,
quản lý của ngời lãnh đạo đối với hoạt động của những đầu mối và số ngời bị
quản lý. Chế độ chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp với đội ngũ cán bộ quản
trị. Kế hoạch, chủ trơng, đờng lối cung nh mục đích mà doanh nghiệp đã đề ra
và phấn đấu đạt đợc.
IV- Vai trò của việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ
máy doanh nghiệp, phân xởng, tổ sản xuất:
Trong bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn hoạt động đồng bộ thông suốt,
thống nhất và đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh cao thì vấn đề cần đề cập đầu
tiên đó là cơ cấu bộ máy doanh nghiệp, bởi chính bộ máy quản trị doanh nghiệp
đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp. Bộ máy doanh nghiệp là sự quyết định sống còn của
doanh nghiệp. ở đây đòi hỏi phải có một hệ thống, một chỉnh thể thống nhất
mà ngời đứng đầu là Giám đốc. Trong đó giám đốc là trung tâm, là khâu nối

6
doanh nghiệp thành một hệ thống và gắn bó với môi trờng. Cơ cấu tổ chức bộ
máy quản trị doanh nghiệp đợc tạo thành bởi con ngời, mỗi ngời thực hiện
nhiệm vụ đã đợc chuyên môn hoá của mình trong mối quan hệ hợp tác hoá với
nhau để hình thành nên chủ trơng, đờng lối cũng nh chính sách tối u nhất để dìu
dắt các doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu kế hoạch của chính bộ máy đề
ra.
Một thầy thuốc quyết định sai chết ngời, một vị tớng quyết định sai
chết trăm ngờ, còn một chủ trơng đờng lối chính sách sai làm tác hại đến
hàng thế hệ ngời .
Vậy cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp mà hợp lý, đảm bảo thích nghi
với môi trờng thì doanh nghiệp sẽ tồn tại và thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh
doanh có hiệu quả, ngợc lại nếu cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp mà sơ

cứng không phù hợp, không thích ứng với yêu cầu công việc thì rõ ràng hiệu
quả hoạt động sản xuất kinh doanh rất kém, doanh nghiệp không thể hoạt động
đợc và có thể dẫn đến phá sản.
Một điều ngầm hiểu rằng: Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp không
phải bỏ ra chi phí ra để mua nhng chính nó làm ra một khoản tiền rất lớn cho
doanh nghiệp. Tuy vậy, điều đó không phải cơ cấu tổ chức bộ máy nào cũng
làm đợc, mà chỉ làm đợc với những bộ máy có cơ cấu tổ chức bộ máy hợp lý,
thích ứng với môi trờng.

7
5- Các kiểu cơ cấu tổ chức quản lý cơ bản:
- Cơ cấu trực tuyến:
Với cơ cấu này một ngời lãnh đạo thực hiện tất cả chức năng quản lý và
chịu trách nhiệm về hệ thống do chính mình phụ trách, mọi vấn đề thực hiện
theo kênh đờng thẳng.
+ Ưu điểm: Mệnh lệnh đợc thi hành nhanh, dễ thực hiện chế độ một thủ
trởng, mỗi cấp dới chỉ chịu thực hiện mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp.
+ Nh ợc điểm: Ngời lãnh đạo một lúc phải thực hiện 5 chức năng (định h-
ớng, tổ chức, phối hợp, kiểm tra và hoàn chỉnh) do đó đòi hỏi ngời lãnh đạo
phải có kiến thức toàn diện và số đơn vị trực thuộc không lớn. Vì thế cơ cấu này
cha thực hiện đợc chức năng đóng góp của những ngời dới quyền. Chỉ nên áp
dụng cơ cấu này cho một tổ sản xuất hoặc một phân xởng nhỏ.
- Cơ cấu trực tuyến tham mu:
Thực chất đây là cơ cấu trực tuyến mở rộng

8
Lãnh đạo doanh nghiệp
Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2
1 2 n ba ?
Lãnh đạo doanh nghiệpTham mưu

Lãnh đạo
tuyến 1
Tham
mưu
Lãnh đạo
tuyến 2
Tham
mưu
1 2 n a b ?
Cơ cấu này vẫn là cơ cấu trực truyến nhng lãnh đạo đã có thêm một bộ
phận tham mu giúp việc. Cơ quan tham mu có thể là đơn vị hoặc một nhóm các
chuyên gia hay là một cán bộ trợ lý. Tham mu đợc quyền đa ra ý kiến đòng góp
các dự thảo, các quyết định.
+ Ưu điểm: Vẫn dễ dàng thực hiện chế độ một thủ trởng, bớc đầu đã biết
khai thác các chuyên gia.
+ Nh ợc điểm: Ngời lãnh đạo mất nhiều thời giạn làm việc với tham mu
nên còn ít thời gian làm việc với đối tợng quản lý, tốc độ ra quyết định còn
chậm vì trong bộ phận tham mu phải có sự phận công tỷ mỷ thờng là có sự
không thống nhất trong bộ phận trong bộ tham mu. Cơ cấu này thờng áp dụng
cho phạm vi phân xởng.
- Cơ cấu chức năng:
Đặc điểm của cơ cấu này là nhiệm vụ quản lý đợc phân chia cho các đơn
vị riêng biệt để cùng tham gia quản lý, mỗi đơn vị đợc chuyên môn hoá thực
hiên một chức năng, hình thành những ngời lãnh đạo chức năng và họ có quyền
ra lệnh.
+ Ưu điểm: Chuyên môn hoá quản lý theo chức năng một cách sâu sắc,
tận dụng đợc tài năng của cơ quan chức năng giảm bớt gánh nặng cho ngời lãnh
đạo chung.

9

Lãnh đạo doanh nghiệp
Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo chức năng B
n21
+ Nh ợc điểm: Một cấp dới phải chịu sự lãnh đạo của quá nhiều ngời cấp
trên. Giữa ngời lãnh đạo chung và ngời lãnh đạo chức năng thờng có tranh luận
căng thẳng.
- Cơ cấu trực tuyến - chức năng:
Cơ cấu này thờng dùng cho doanh nghiệp mà nhiệm vụ quản lý đợc phận
cônh thành các chức năng chuyên môn, các bộ phận này làm việc t vấn, giúp
việc, tham mu cho Giám đốc và theo dõi về chuyên môn hẹp đối với bộ phận
sản xuất chung nhng không đợc ra lệnh trực tiếp. Các bộ phận chức năng dự
thảo quyết định đa xuống các đơn vị chỉ nhận mệnh lệnh từ một ngời. Các bộ
phận chức năng cũng có thể ra lệnh cho cấp dới theo sự phận cấp.
+ Ưu điểm: Ngời lãnh đạo đợc sự giúp đỡ của ngời lãnh đạo chức năng,
giữa lãnh đạo tuyến với lãnh đạo tuyến còn có nhiều ý kiến khác nhau nên hay
sinh ra họp bàn. Nhìn chung thì cơ cấu này hiện nay vẫn phổ biến ở các doanh
nghiệp.
- Cơ cầu phi hình thức:
Là kiều cơ cấu kết hợp 2 hình thức, cả các bộ phận và cá nhân nằm ngoài
doanh nghiệp đa vào bộ máy. Đây là cơ cấu phi hình thức tìm kiếm đợc thông
tin nhiều chiều, giải quyết các mối quan hệ, thu hút đợc chất xám.

10
Lãnh đạo
doanh nghiệp
Lãnh đạo
chức năng 1
Lãnh đạo
chức năng 2
Lãnh đạo

tuyến 1
Lãnh đạo
tuyến 2
1 n ?a
Hiện nay có một bộ phận quan trọng của cơ cấu doanh nghiệp đó là
phóng Maketing, mà nộ dung công việc của nó là ngiêm cứu thị trờng, tìm ra
cái thị trờng cần, phát hiện đầy đủ các đồi thủ cạnh tranhcùng các tiềm năng và
thủ đoạn cạnh tranh của doanh nghiệp mình, nghiêm cứu cách phục vụ bán
hàng cho khách, tuyên truyền quảng cáo, chuẩn bị sản phẩm mới.
Sau đây là một số mô hình của cơ cấu phi hình thức:
+ Mô hình hoá bộ máy quản trị doanh nghiệp quy mô nhỏ
+ Mô hình quản trị doanh nghiệp quy mô vừa
+ Mô hình bộ máy doanh nghiệp nông thôn nhà nớc:
- Giám đốc
- Phó giám đốc
- Kế toán trởng, tổ tài vụ
- Các trợ lý (kế hoạch, kỹ thuật, tổ chức)
Mô hình bộ máy quản trị doanh nghiệp quy mô nhỏ

11
Giám đốc
Phó giám đốc
P. Điều hành sản xuấtP. Kinh doanh
P. Tài vụ
P. Nội chính
Mô hình bộ máy quản trị doanh nghiệp quy mô vừa
6 Một số phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp
phân xởng, tổ sản xuất:
a Ph ơng pháp t ơng tự:
Là phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới dựa vào việc thừa kế

những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ
cấu tổ chức bộ máy có sẵn. Những cơ cấu tổ chức bộ máy có trớc, nay có những
yếu tố tơng tự với cơ cấu bộ máy quản lý sắp hình thành. Cơ sở phơng pháp
tranh luận để xác định sự tơng tự với cơ cấu bộ máy quản lý sắp hình thành. Cơ
sở phơng pháp để xác định sự tơng tự là sự phận loại các đối tợng quản trị căn
cứ vào những dấu hiệu nhất định chẳng hạn nh: tính đồng nhất về kết quả cuối
cùng của hoạt động quản trị (sản phẩm, quy trình công nghệ ) tính đồng nhất
về các chức năng quản trị đợc tính gần nhau về lãnh thổ. Ưu điểm mổi bật của
phơng pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi phí bỏ ra ít, thiếu
phân tích những điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức bộ máy sắp hoạt động là
khuynh hớng cần ngăn ngừa. Nhìn chung đây là phơng pháp đã đợc áp dụng
phổ biến rộng rãi ở nhiều nơi.

12
Giám đốc
Phòng tài
vụ
Phòng nội
chính
Phòng tổng
hợp
Phòng
hành chính
Phòng kinh
doanh
Phòng kỹ
thuật
Phòng điều
hành SX
Phòng giám đốc

kinh doanh
Phòng giám đốc
sản xuất
b Ph ơng pháp phân tích theo yếu tố:
Đây là phơng pháp khoa học đợc phổ biến rộng rãi cho mọi cấp, mọi đối
tợng quản lý. Phơng pháp này có thể chia ra làm 3 giai đoạn:
- Giai đoạn 1 là xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy tổng quát, xác định
những kết quả những tình chất nguyên tắc của cơ cấu.
- Giai đoạn 2 là xác định các thành phần cho các phòng ban, bộ phận của
cơ cấu tổ chức bộ máy. Xác lập mối quan hệ giữa các phòng ban bộ phận.
- Giai đoạn 3 là xác định các đặc trng của mỗi phòng ban bộ phận trong
cơ cấu tổ chức bộ máy nh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. Quy định hoạt động
của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ( Điều lệ, nôi quy, quy chế) Loại giai đoạn
này thờng xảy ra 2 trờng hợp sau:
+ Trờng hợp 1: Đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý đang hoạt
động. Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hiện hành đợc bắt đầu
bằng cách nghiêm cứu kỹ lỡng cơ cấu tổ chức hiện tại và đánh giá hoạt động
của nó theo những căn cứ nhất định. Để làm đợc điều đó ngời ta biểu thị cơ cấu
tổ chức bộ máy quản trị hiện hành và các phòng ban bộ phận của nó dới dạng
sơ đồ. Từ đó chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của từng phòng ban, bộ phận và các chức
năng, nhiệm vụ quyền hạn mà nó thực hiện.
+ Trờng hợp 2: Là trờng hợp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
mới. Trong trờng hợp này sẽ diễn ra các bớc trình tự nh sau:
B ớc 1: Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn kiện hớng dẫn của cơ
quan quản lý, những quy định có tình chất pháp luật để xây dựng sơ đồ cơ cấu
tổ chức bộ máy này. Kết quả thực hiện bớc một là xây dựng mục tiêu cơ cấu tổ
chức, phận cấp nhiệm vụ quyền hạn cho từng cấp quản lý, xác lập quan hệ giữa
các phòng ban, bộ phận với các cơ quan cấp trên, các đơn vị hợp tác bên ngoài
xác định các nhu cầu bảo đảm các bộ và thông tin. Nh vậy bớc một là nhằm giải
quyết những vấn đề có tình chất định tính đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản

trị.
B ớc 2 : Xác định các thành phần các phòng ban, các bộ phận của cơ cấu
tổ chức bộ máy quản trị và lập các mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận ấy.
Nội dung cơ bản của bớc này đuợc thể hiện ở việc phân hệ chực tuyến, chức

13
năng và chong trình mục tiêu, cơ sở để xác định thành các phần phòng ban , bộ
phận của cơ cấu tổ chức và sự cần thiết về chuyên môn hoá hoạt động quản trị,
sự phan cấp và phân chia hợp lý cac schức năng nghiệp vụ cũng nh quyền hạn
cho các phòng ban, bộ phận ấy. Điều quan trọng nhất là tập hợp và phân tích
các dấu hiệu ảnh hỏng đén cơ cấu tổ chức bộ máy.
B ớc 3: Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn,
quyết đinh số cán bộ công nhân viên và đòi hỏi trình độ kiến thức cho từng
phòng ban, bộ pjận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, từ đó xây dựng điều
lệ, qui tắc lề lối làm việc nhằm đảm bảo cho cơ cấu bộ máy quản trị hoạt động
có hiệu quả cao.
Trên đây là hai phong pháp cơ bản nhất trong rất nhiều phơng pháp và
nhiều cách để hình thành nên cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xỏng,
tổ sản xuất.Nhng trên thực tế không áp dụng một cách máy móc phơng pháp đó
mà phải còn tuỳ thuộc vào thực tế của từng doanh nghiệp cụ thể để chọn ra
những cách, những phơng pháp phù hợp nhất.
7-Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh
nghiệp, phân xởng, tổ sản xuất trong giai đoạn hiện nay:
Chúng ta có thể nói một câu rằng:Cơ cấu tổ chức bộ máykhông mất
tiền nhng nó lại làm ra tiền . Với trọng trách nh vậy cho nân nó đòi hỏi rất lớn
không phải là vì chi phí và nó đòi hỏi về tính hoàn mỹ và hợp lý cao, luôn bắt
buộc phải thay đổi để phù hợp với xu thế của xã hội và thời đại không ngừng
biến động và phát triển đi lên.
Đất nớc Việt Nam chúng ta từ khi chuyển đổi cơ chế bao cấp sang tự
hạch toán kinh doanh đã làm cho rất nhiều doanh nghiệp phải thay đổi cơ chế

quản lý liên tục và đã có không ít các doanh nghiệp bị phá sản.Đó chính là sự
đào thải của cơ chế thị trờng mà lý do chủ yếu cũng chỉ gói gọn trong ba chữ
không hợp lý . Thời gian qua mới chỉ là bớc đầu của sự đào thải, cơ chế thị tr-
ờng này sẽ còn tiếp tục đào thải nếu không thích ứng, không phù hợp. Mà thực
tế các doanh nghiệp hiện nay hầu hết bộ máy quản lý cồng kềnh, tỷ lệ cán bộ
quản lý trên tổng số công nhân viên là cao từ 20% đến 25%, trình độ cán bộ
quản lý còn hạn chế. Với tình hình này các doanh nghiệp, để có thể tồn tại đựơc

14
trong cơ chế mới nh hiện nay thì đòi hỏi nhất thiết các doanh nghiệp phải hoàn
thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xỏng, tổ sản xuất của mình sao
cho gọn nhẹ về số lợng và giảm tỷ lệ cán bộ quản lý trên tổng số cán bộ công
nhân viên xuống còn 10% là hợp lý, và đồng thời nâng cao trình độ cán bộ quản
lý.Các doanh nghiệp phải xác định rằng việc hoang thiện cơ cấu tổ chức bộ máy
không bao giờ đợc nghĩ là xong mà phải ngày càng hoàn thiện nó cho nó hoàn
mỹ phù hợp với sự phát triển của xã hội và thời đại.Muốn cho hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả thì việc hoàn thiện cơ cấu tổ
chức bộ maý doanh nghiệp, phân xởng, tổ sản xuất là một vấn đề rất quan trọng
xuyên suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.


15