Một vài ý kiến nhằm xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp.doc.DOC

Lời n ó i đầu
Nh chúng tôi dã biết Việt Nam là nớc có nền kinh tế đang phát triển.
Chính vì vậy để hội nhập kinh tế khu vực và kinh tế thế giới, thì Đảng và Nhà
nớc không ngừng khuyến khích các thành phần kinh tế nâng cao hơn nữa hiệu
qủa sản xuất kinh doanh.
Trớc mục tiêu to lớn đó tất cả các thành phần kinh tế Nhà nớc cũng nh
ngoài quốc doanh đã có sự thay đổi to lớn để đạt đợc phơng hớng đề ra. Đặc
biệt là sự đóng góp to lớn của các Công ty TNHH nói chung và Công ty TNHH
Phú Thái nói riêng. Một trong những sự thay đổi đó là xây dựng và hoàn thiện
cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp.
Hiện nay, vấn đề cạnh tranh tồn tại và phát triển giữa các doanh nghiệp
là rất lớn. Chính vì vậy cần phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy hoàn chỉnh và
hợp lý. Nhằm nâng cao kết quả sản xuất kinh doanh.
Bởi cơ cấu tổ chức bộ máy là một cơ sở quan trọng trong việc thực hiện
tốt các nhiệm vụ của doanh nghiệp. Bộ máy tốt có nghĩa là ở đó có sự điều
hành quản lý tốt. Bộ máy này sinh ra để trợ giúp việc gia quyết dịnh. Nó cho
phép tổ chức và sử dụng hợp lý các nguồn lực.
Cơ cấu tổ chức bộ máy các doanh nghiệp nếu thích nghi với môi trờng
sẽ thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh.Nếu cơ cấu tổ chức bộ máy không
hợp lý sẽ cản trở sản xuất kinh doanh.
Xác định đợc tầm quan trọng to lớn của cơ cấu tổ chức bộ máy. Tôi đã
nghiên cứu tìm hiểu và quyết định trình bày đề tài Một vài ý kiến nhằm xây
dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp.
Tôi hy vọng với đề tài này sẽ có một vài đóng góp nào đó đối với hoạt
động kinh doanh của Công ty.
Để hoàn thành đề tài này tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo Hoàng
Văn Liêu, các thầy cô trong khoa QTKD và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ và
các phòng ban trong Công ty TNHH Phú Thái.
1
Phần I
xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy là cơ

sở nền tảng thúc đẩy sự phát triển của doanh
nghiệp.
I- quan điểm cơ bản về quản lý, quản trị doanh
nghiệp.
1. Quản lý:
1.1. Sự cần thiết khách quan của quản lý.
Bất cứ một tổ chức nào cũng cần phải có sự quản lý. Bởi quản lý là điều
không thể thiếu duy trì sự hoạt động của tổ chức.
Hơn nữa quản lý luôn đợc dùng ở tầm vĩ mô. Đối với các cơ quan Nhà
nớc trong việc quản lý kinh tế xã hội trong phạm vi cả nớc. Nên quản lý là tất
yếu.
1.2.Khái niệm về quản lý
Quản lý là sự tác động của chủ thể lên đối tợng quản lý nhằm đạt đợc
mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của môi trờng.
Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy
luật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định những phơng pháp (KT-CT-XH-
TC-KT) tác động lên thân thể ngời lao động thông qua họ tác động đến v/c của
sản xuất kinh doanh.
2. Quản trị:
2.1. Khái niệm về quản trị:
Quản trị là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản trị lên đối tợng bị
quản trị nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức.
2
Căn cứ và khái niệm ta thấy Quản trị bao gồm: chủ thể quản trị, Đối t-
ợng bị quản trị giữa hai đối tợng này luôn có tác động qua lại với nhau và giữa
chúng có mục tiêu chung.
2.3. Quản trị kinh doanh.
Quản trị kinh doanh là quá trình tác động liên tục, có tổ chức có hớng
đích của chủ doanh nghiệp lên tập thể những ngời lao động trong doanh nghiệp
và khách thể nhằm khai thác mọi tiềm năng trong doanh nghiệp đạt mục tiêu

kinh doanh với hiệu quả cao theo thông lệ và pháp luật.
2.3.1 Các chức năng QTKD:
a) Khái niệm: Chức năng là nhiệm vụ lâu dài, cơ bản, khách quan và tất
yếu.
Chức năng Quản trị kinh doanh là hoạt động quản trị theo hớng chuyên
môn hoá nhằm đạt đợc mục tiêu. Nó biểu hiện phơng hớng giai đoạn và nội
dung của Quản trị. Nh vậy thực chất của các chức năng của quản trị kinh
doanh là lý do mà sự tồn tại các hợp đồng kinh doanh.
Chức năng quản trị là những loại hoạt động của quản trị thể hiện những
phơng hớng tác động của quản trị gia đến các lĩnh vự quản trị trong doanh
nghiệp.
Chức năng quản trị là những công việc quản trị khác nhau mà chủ thể
quản trị phải thực hiện trong quá trình quản trị. Một tổ chức phân tích chức
năng quản trị nhằm trả lời câu hỏi: Các nhà quản trị phải thực hiện các công
việc gì trong quá trình quản trị.
b) Phân loại chức năng quản trị.
* Theo phơng hớng tác động quản trị kinh doanh có các chức năng sau:
- Chức năng chỉ huy của Giám đốc. Nó bao gồm: Lập đợc kế hoạch xây
dựng đợc chủ trơng đờng lố chiến lợc phát triển doanh nghiệp.
Hình thành bộ máy để thực hiện chiến lợc
Ra quyết định điều hành
3
Suy nghĩ tìm tòi các giải pháp đa doanh nghiệp phát triển .
- Chức năng t vấn tham mu giám sát của các bộ phận nhằm thực hiện
mục tiêu của bộ phận và doanh nghiệp.
* Theo nội dung tác động
- Lập kế hoạch (hoạch định) đề ra mục tiêu và các giải pháp thực hiện
mục tiêu đó.
- Chức năng tổ chức
- Tổ chức cơ cấu bộ máy quản trị

-Tổ chức cơ cấu sản xuất kinh doanh
-Tổ chức quá trình sản xuất kinh doanh.
- Chức năng điều khiển và kích thích:
Điều khiển sản xuất kinh doanh là sự tác động của các chủ thể quản trị
lên đối tợng bị quản trị dựa trên kế hoạch và các tinh hình xảy ra đột xuất
nhằm đạt mục tiêu. Điều khiển luôn luôn gắn liền với việc đề ra các quyết định
và mệnh lệnh nhng cũng luôn luôn gắn liền với các biện pháp kích thức và
động viên ngời lao động.
Chức năng kiểm tra: Nhằm báo cho cá hoạt động đợc thực hiện theo
đúng kế hoạch.
- Chức năng điều chỉnh (nếu thấy cần thiết).
Các chức năng quản trị đợc áp dụng đối với tất cả các cấp quản trị
không phân biệt cấp bậc. Ngành nghề quy mô, môi trờng địa lý nhng có sự
khác nhau về mức độ phơng thức thể hiện sự quan tâm.
* Theo nội dung tác động QTKD có các chức năng sau:
-Chức năng quản trị sản xuất
- Chức năng quản trị nhân sự
- Chức năng quản trị tài chính
- Chứng năng quản trị thơng mại
4
II- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
1. Các khái niệm cơ bản
1.1. Cơ cấu tổ chức
Một tổ chức còn phải có một cơ cấu -cơ cấu đợc xem nh nền tảng, bỏ
xung của tổ chức. Cơ cấu tỏ chức là hình thức tồn tại của biểu hiện việc sắp
xếp theo trật tự nào đó của các bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa
chúng.
1.2. Cơ cấu tổ chức QTKD
Cơ cấu tổ chức QTKD là tập hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ
và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá có những trách nhiệm và

quyện hạn khác nhau. Nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục
vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp.
2. Vai trò củ bộ máy:
Bộ máy này sinh ra để trợ giúp chi việ gia quyết định. Nó cho phép tổ
chức và sử dụng hợp lý các nguồn lực.
Cơ cấu tổ chức bộ máy các doanh nghiệp nếu thiứch nghi với moi trờng
sẽ thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh nếu cồng kềnh sẽ cản trở sản xuất
kinh doanh.
3. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị
Một cơ cấu tổ chức đợc coi là hoàn chỉnh và hợp lý phải đảm bảo những
yêu cầu nhất định.
Tính tối u: Giữa cac skhâu và các cấp quản trị đều thiết lập những mói
quan hệ hợp lý với số lợng cấp quản trị ít nhất trong doanh nghiệp, chi nên cơ
cấu tổ chức quản trị mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ sản
xuất kinh doanh.
- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản trị phải có khả năng tích ứng linh
hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng nh ngoài môi
trờng
5
- Tính tin cậy lơn: Cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm tính chính xác
của tát cả các thông tin đợc sử dụng trong doanh nghiệp, nhờ đó, bảo đảm sự
phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh
nghiệp.
- Tính kinh tế: Cơ cấu bộ máy quản trị phải sử dụng chi phí quản trị đạt
hiệu quả cao nhất.
4. Những nhân tố ảnh h ởng đến cơ cấu tổ chức quản tị.
* Nhân tố thuộc đối tợng quản trị.
- Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất của doanh
nghiệp.
- Tính chất và đặc điểm sản xuất: Chủng loại sản phẩm quy mô sản xuất,

loại hình sản xuất.
* Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản trị
- Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp.
- Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản trị.
- Trình độ cơ giới hoá và tự động hóa các hoạt động quản trị, trình độ
kiến thức tay nghề của cán bộ quản lý - hiệu suất lao động của họ.
- Quan hệ phụ thuọc giữa số lợng ngời bị lãnh đạo khả năng kiểm tra
của ngời lãnh đạo đối với hợp đồng của những ngời cấp dới.
Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp với đội ngũ cán bộ quản trị.
III- Các kiểu cơ cấu tổ chức
1. Cơ cấu trực tiếp (đ ờng thẳng) :
a) Sơ đồ
6
LĐDN
LĐ Tuyến
LĐ Tuyến
1 2 3 4
1.2.3.4: Những ngời thực hiện Việt Nam sản xuất trực tiếp
b) Đặc điểm
Một ngời lãnh đạo thực hện mọi chức năng quản lý và chịu hoàn toàn
trách nhiệm về hệ thống do mình phụ trách. Mọi vấn đề đợc giải quyết theo đ-
ờng thẳng.
c) Ưu và nhợc điểm
* Ưu: Mệnh lệnh đợc thi hành nhanh dễ thực hiện chế độ mộ thứ trởng
tăng cờng đợc trách nhiệm cú nhấn mỗi cấp dới thì chịu mệnh lệnh của cấp
trên trực tiếp.
* Nhợc: Một ngời thực hiện tất cả các chức năng nên ngời lao động quá
bận, không tận dụng đợc chuyên gia không sâu, đòi hỏi phải có kiến thức toàn
diện.
2. Cơ cấu chức năng (song trùng lãnh đạo)

a) Sơ đồ
b) Đặc điểm
Cán bộ phụ trách chức năng có quyền ra các mệnh lệnh về các vấn đề
có liên quan đến chuyên môn của học cho các phân xởng các bộ phận sản
xuất.
c)Ưu và nhợc điểm
* Ưu: - Giảm đợc gánh nặng cho ngời lao động chung
7
LĐDN
LĐCNA LĐCNB LĐCNC
1 2 3
- Tận dụng hết khả năng củ các chuyên gai
* Nhợc: - Một cấp dới có quá nhiều cấp trên trực tiêpớ nhng lại vi phạm
chế độ một thủ trởng.
3. Cơ cấu trực tuyến - chức năng
a) Sơ đồ
b) Đặc điểm:
Các phòng chức năng các chuyên gia các hội đồng làm nghĩa vụ tham
mu giúp việc theo dõi nghiên cú đề suất từ vốn cho thủ trởng nhng không có
quyền gia mệnh lệnh cho các phân xởng, bộ phẫ, các đơn vị cơ sở chỉ nhạn
mệnh lệnh chính thức từ thủ trởng doanh nghiệp các ý kiến của các ngời quản
lý chức năng đối với các bộ phận cơ sở sản xuất chỉ có tính chất t vấn về
nghiệp vụ. Quyền quyết định vẫn thuộc viề thủ trởng sau khi đã tham khảo ý
kiến của ngời quản trị các chứcnăng.
c) Ưu và nhợc điểm:
*Ưu: Tác dụng các u điểm và khắc phục các nhớc điểm các nhợc điểm cuả
hai kiểu cơ cấu trực tiép và chức năng cơ cấu này đợc phổ biến hiện nay.
* Nhợc điểm: Quyết định đa ra thờng chậm
Mất công kết hợp giữa bọ phận chức năng và bộ
phận trực tuyến phải giải quyết lựa chọn các ý kiến nhiều khi rất trái ngợc

nhau của bộ phận chức năng nên nhiều khi làm chậm trễ quyết định.
4. Cơ cấu trực tuyến - tham m u.
a) Sơ đồ
8
LĐDN
LĐCNA LĐCNC
1 2 3
LĐCNB
LĐDN
b) Đặc điểm:
Giống hoàn toàn cơ cấu trực tuyến - chức năng khác là bộ phận chức năng đợc
thaybằng một nhóm cán bọ tham mu gọn nhẹ hơn không tổ chức các phòng
ban cồng kềnh
5. Cơ cấu tổ chức kiểm ma trận
a) Sơ đồ
D: Các dự án, các sản phẩm, các công trình.
F Các phòng chức năng
Khi cần thực hiện một dự án D sẽ cử ra mọt chử nhiệm dự án các đơn vị chức
năng F cử ra các bộ phận tơng ứng cùng tham gia thực hiện dự án. Khi dự án
kết thúc ngời nào lại trở về vị trí ban đàu của ngời đó.
b) Ưu và nhợc điểm:
* Ưu: có tính năng động cao dễ di chuyển các cán bộ có năng lực để
thực hiện các dự án khác nhau.
Sử dụng cán bộ có hiệu qủa, tác dụng cán bộ có chuyên môn cao sẵn có.
Giảm cồng kềnh cho các bộ máy vốn cai dự án.
9
LĐDN
F3F3 F2
D1
D2

D3
PGD
PGD
* Nhợc điểm: Xảy ra mâu thũn giữa ngời quản lý dự án và các ngời lao
động các bộ phận chức năng. Do đó phiả có tinh thần hiệp tác cao.
6. Cơ cấu chung:
Đặc điểm: Chỉ duy trì thờng xuyên mọt số cán bộ nòng cốt cốt các
doanh nghiệp cho các khâu quản lý quan trọng đối với các công việc còn lại
khi nào dần doanh nghiệp mới thuê ngời bổ xung tạm hời có kỳ hạn. Khi kết
thúc việc (hết hợp đồng) những ngời tạm tuyển màybị giải tán. Kiẻu cơ cấu
này phù hợp với doanh nghiệp mà công việc cua họ không đợc tiến hành thờng
xuyên phụ thuộc vào khả năng thắng thầu hợp đồng hay vào thời vụ
Phần II
phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức bộ
máy tạy Công ty tnhh thú thái
10