Nguyên lý kế toán - Chương 6

CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />1 of 21 4/2/2008 11:21 AM

CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN

I/ SỔ KẾ TOÁN:
1.Khái niệm, ý nghĩa, nội dung và yêu cầu đối với sổ kế toán:
1.1.Khái niệm:
là những tờ sổ được thiết kế theo những mẫu nhất định theo yêu cầu của phương pháp tài khoản
và ghi kép, yêu cầu về thông tin trong từng nghiệp vụ cụ thể để ghi chép tổng hợp và hệ thống
hoá số liệu từ chứng từ nhằm cung cấp những thông tin tổng hợp theo những mặt nhất định và
làm cơ sở để lập báo cáo kế toán.
1.2.Ý nghĩa:
Là phương tiện vật chất để thực hiện phương pháp tài khoản và ghi kép. Sổ kế toán cung cấp
thông tin cho quản lý theo những yêu cầu nhất định.
1.3.Nội dung: Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
- Ngày, tháng ghi sổ
- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ, số dư đầu kỳ, cuối kỳ.
- Sổ kế toán : gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
1.4.Yêu cầu đối với sổ kế toán:
- Kết cấu sổ kế toán
phải khoa học, hợp lý, đảm bảo thuận ti
ện cho việc ghi chép, hệ thống hoá, tổng hợp thông tin
phục vụ cho công tác quản lý kinh tế và tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát củ
Nhà nước.
- Mỗi đợn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm.

- Số kế toán cần được thiết kế xây dựng phù hợp với việc ứng dụng các phương tiện kỹ thuật

- Đơn vị kế toán căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn một hệ thống

s
ổ kế toán thích hợp áp dụng cho đơn vị mình.
2.Các loại sổ kế toán:

Là phương tiện để ghi chép có hệ thống thông tin kế toán cơ sở chứng từ gốc, sổ kế toán áp dụng
ở các đơn vị cần có nhiều loại để phản ánh tính đa dạng và phong phú của các đối tượng kế toán.
2.1.Theo cách ghi chép:
2.1.1.Sổ ghi theo thứ tự thời gian:
là sổ kế toán dùng ghi các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh theo thứ tự thời gian như: Sổ nhật ký
chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.(trang 63, 65)
2.1.2.Sổ ghi theo hệ thống:
là sổ kế toán ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các TK (tổng hợp hoặc chi tiết) như Sổ
Cái, Sổ chi tiết vật tư - tổng hợp vật tư..(trang 66, 67)
2.1.3.Sổ liên hợp:
là sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kết hợp giữa 2 loại sổ trên nh
ư Sổ nhật ký -
Sổ cái. (trang 57)
2.2.Theo nội dung ghi chép:
2.2.1.Sổ kế toán tổng hợp:Là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh theo các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát (theo các tài khoản kế toán tổng hợp) như S
ổ
tổng hợp vật tư, Sổ cái… (trang 66,67) cung cấp thông tin tổng quát về đối tượng kế toán.
2.2.2.Sổ kế toán chi tiết:
Là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các đối tượng kế toán dạng
chi tiết, cụ thể (theo tài khoản kế toán chi tiết cấp 2. 3) như Sổ chi tiết vật tư, …(trang 66, 67)
CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />2 of 21 4/2/2008 11:21 AM
cung cấp thông tin về đối tượng kế toán ở dạng chi tiết
2.2.3.Sổ kế toán kết hợp:Là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát si
n

vừa theo đối tượng kế toán ở dạng tổng quát vừa theo các đối tượng kế toán chi tiết, cụ thể (gh
theo TK tổng hợp cấp 1 kết hợp với việc ghi chép chi tiết theo TK cáp 3, 4) hoặc các điều khoản
chi tiết như các nhật ký - chứng từ. …(trang 69)
2.3.Theo kiểu bố trí mẫu sổ:
2.3.1.Sổ kiểu hai bên: là sổ kế toán mà ở đó số phát sinh bên Nợ nằm ở bên trái và số
phát sinh bên Có nằm ở bên phải
SỔ CÁI
Tháng……..Quý…….Năm 200…
Tên tài khoản Tiền mặt Số hiệu 111 (ĐVT: 1.000 đ)
Nợ Có
Chứng từ
Diễn giải
Số
tiền
Chứng từ
Diễn giải
Số
tiền
Số Ngày Số Ngày
Số dư đầu kỳ 50.000

01 02/01
Rút TGNH nhập quỹ 12.000 02 02/01 Trả nợ cho người
bán
40.000
…. ….. ……….
…… ….. …… ……… ……..
Cộng số phát sinh

Số dư cuối kỳ

2.3.2. Sổ kiểu một bên: là sổ kế toán mà ở đó số phát sinh bên Nợ và số phát sinh bên
Có được bố trí 2 cột cùng một bên của trang sổ như Sổ cái kiểu 1 bên.

SỔ CÁI
Tháng……..Quý…….Năm 200…
Tên tài khoản ………….. Số hiệu ……… (ĐVT: ……..)
Ngày
G.sổ
Chứng từ Diễn giải Tài khoản
đối ứng
Số phát sinh
SN Nợ Có
Số dư đầu kỳ


Cộng phát sinh
Dư cuối kỳ

2.3.3.Sổ kiểu nhiều cột: là sổ kế toán dùng để kết hợp ghi số liệu chi tiết = cách mở
nhiều cột bên Nợ hoặc bên Có của TK trong cùng một trang sổ như Sổ cái kiểu nhiều cột.

SỔ NHẬT KÝ - SỐ CÁI
Năm N
Ngày
tháng
vào sổ
Chứng từ
Diễn giải

Tổng số
phát
sinh
TK đối ứng TK … TK …
SG NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có

Số dư đầu năm
Số phát sinh trong
tháng
…….
…….
Cộng số phát sinh
tháng

CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />3 of 21 4/2/2008 11:21 AM
Số dư cuối tháng
Cộng luỹ kế từ
đầu quý
……..


2.3.4. Sổ kiểu bàn cờ :
là sổ kế toán được lập theo nguyên tắc kết cấu của bảng đối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ như Sổ
cái kiểu bàn cờ trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ.
(trang 69)

CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />4 of 21 4/2/2008 11:21 AM
SỔ CÂN ĐỐI PHÁT SINH KIỂU BÀN CỜ (Đvt:…..)
Các TK ghi
Có

Các TK ghi Nợ

SD Nợ
đầu kỳ

Tiền mặt

TGNH

…..

Vay ngắn
hạn

……..

Cộng số
PS Nợ

SD Có
cuối kỳ
SD Có đầu kỳ

Tiền mặt

TGNH

……

Cộng số PS Có

SD Nợ cuối kỳ



2.4.Theo hình thức tổ chức sổ :
2.4.1.Sổ đóng thành quyển:
là loại sổ kế toán mà các tờ sổ được đóng thành từng tập như Sổ công nợ, Sổ cái. (trang 66, 67)
2.4.2.Sổ tờ rời: là loại sổ kế toán mà các tờ sổ được để riêng rẽ như Sổ chi tiết vật tư
(trang 64)
3.Quy tắc ghi sổ kế toán
3.1.Ghi sổ kế toán:
Nguyên tắc chung để ghi sổ k
ế toán là kế toán dựa vào chứng từ gốc hợp pháp, hợp lệ để địn
khoản rồi từ đó ghi vào các sổ kế toán có liên quan theo đúng mẫu, đúng phương pháp và đúng
quy tắc, công việc ghi sổ phải qua 3 giai đoạn
Giai đoạn 1: mở sổ:

Đầu năm, kế toán căn cứ vào danh mục sổ ké toán để mở đầy đủ các loại sổ kê toán sử dụng c
h
năm mới. Căn cứ số dư trên sổ kế toán cuối năm trước đã được kiểm tra để ghi số dư đầu kỳ vào
các sổ kế toán năm nay.
Giai đoạn 2: ghi sổ:

Ghi sổ là ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của chứng từ gốc vào các TK trong sổ kế Toán. Nếu
chứng từ có liên quan đến nhiều sổ kế toán thì phải có sự luân chuyển theo 1 trình tự hợp lý.

Khi ghi sổ kế toán phải sử dụng mực tốt, không ghi xen kẽ, ghi chồng lên nhau, các dòng không
có số liệu phải gạch chéo, khi ghi sai phải sửa sai theo các phương pháp sửa sai kế toán, khôn

được tẩy xoá, không được lấy giấy dán đè, không được dùng hoá chất để sửa các chứng từ
sai.Nếu đã ghi vào sổ kế toán rồi thì không được tự ý xé bỏ, thay thế.
Giai đoạn 3: khoá sổ:

Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán, có nghĩa là cộng số phát sinh và tính số dư cuối kỳ của
c
TK.
3.2.Phương pháp chữa sai sót trong sổ kế toán:
Khi phát hiện sai sót trong sổ kế toán, kế toán phải chữa sổ kế toán theo các ph.pháp sau:
* Phương pháp cải chính: là phương pháp trực tiếp thay thế phần ghi sai bằng ph
ầ
ghi đúng và thường áp dụng khi phần sai được phát hiện sớm,ấI trong diễn giải, trước khi cộng
dồn số liệu hoặc chuyển sổ nhưng không sai quan hệ đối ứng TK
Kỹ thuật sửa sai:
dùng mực đỏ gạch giữa ngang chính giữa chỗ sai một đường sao cho vẫn còn thấy được tài liệ
u
ghi chép sai, sau đó dùng mực thường ghi ngay phía trên chỗ bị gạch bỏ số liệu đúng vào kho
trống phía trên và kèm theo chữ ký của người sửa.
* Phương pháp ghi bổ sung:
CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />5 of 21 4/2/2008 11:21 AM
được vận dụng khi định khoản ghi sổ đã đúng nhưng số liệu ghi sổ nhỏ hơn số liệu thực tế phá
sinh hay bỏ sót các định khoản.
Kỹ thuật sửa sai: dùng mực thường ghi thêm định khoản bỏ sót ở dòng tiếp theo của
trang sổ với số hiệu và ngày tháng của chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế bị bỏ sót, hay
dùng
mực thường ghi định khoản giống định khoản đã ghi sổ với số tiền đúng = số chênh lệch phiếu và
số hiệu, ngày tháng chứng từ
như đã ghi ở bút toán bị ghi thiếu.

Ví dụ 1:Chi tiền mặt trả tiền vận chuyển vật liệu là 261.000 đ nhưng ghi sổ là 216.000 đ

TK 111 -
Tiền mặt
TK 152 –
Nguyên vật liệu

Số dư: xxxxxx
216.000. (1) (1) 216.000

Ghi bổ sung 45.000 (2) (2) 45.000




·

Phương pháp ghi âm: Được vận dụng khi
+ Ghi sai định khoản
+ Ghi trùng một bút toán nhiều lần
+ Ghi một định khoản đúng nhưng với số tiền lớn hơn số tiền thực tế phát sinh.
Kỹ thuật sửa sai:
đối với hai trường hợp đầu kế toán dùng mực đỏ (ghi âm) ghi một định khoản giống định khoản
đã ghi với số tiền đúng bằng số chênh l
ệch thừa.

Sửa dùng mực đỏ ghi lại định khoản giống định khoản đã ghi sai, sau đó dùng mực thường ghi lại
định khoản đúng.

Ví dụ 2:Chi tiền gửi ngân hàng thanh toán cho người bán là 25.000.000
đ

TK 121 -
Đầu tư CK ngắn hạn
TK 331 –
Phải trả người bán

Số dư: xxxx Số dư: xxxx

Ghi sai 25.000.000. (1) (1) 25.000.000
CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />6 of 21 4/2/2008 11:21 AM

Xoá số sai (25.000.000) (2) (2) (25.000.000)



TK 112 -
Tiền gửi ngân hàng

Số dư: xxxx

Ghi sổ đúng 25.000.000 (3) (3) 25.000.000


Ví dụ 3: Trường hợp ghi sai số lớn hơn số đúng
Dùng tiền mặt mua hàng hoá là 12.000.000 đ

TK 111 -
Tiền mặt
TK 156 –
Hàng hoá

Số dư: xxxxxx

Số ghi sai 21.000.000. (1) (1) 21.000.000

Điếu chỉnh (9.000.000) (2) (2) (9.000.000)


II.HÌNH THỨC KẾ TOÁN:
1.Khái niệm hình thức kế toán
(còn gọi là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán): Là tập hợp các loại sổ được sử dụng trong một
đơn vị bao gồm những quy định về số lượng sổ, kết cấu sổ, trình tự ghi sổ.
2.Các hình thức k
ế toán:
2.1.Hình thức Nhật ký - Sổ cái:
a)

Đặc điểm:
Kết hợp ghi sổ theo
thứ tự thời gian với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phá
sinh ghi vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký - Sổ cái.
Tách rời việc ghi sổ ké toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết.
b)

Sổ kế toán sử dụng:
Sổ kế toán tổng hợp:
chỉ có một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký - Sổ cái. Sổ này dùng để ghi các nghiệp v
ụ
kinh tế phát sinh vừa theo thứ tự thời gian vừa theo hệ thống cho từng TK riêng biệt. Sổ này được
mở cho từng niên độ kế toán và khoá sổ hàng tháng.

Sổ kế toán chi tiết: được mở chi tiết cho các TK cấp 1 cần theo dõi chi tiết. Số lượng sổ
kế toán chi tiết nhiều hay ít tuỳ thuộc vào yêu cầu thông tin chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản
kinh tế, tài chính nội bộ DN như ;
Sổ TSCĐ, Sổ chi ti
ết vật tư, Thẻ kho, Sổ chi tiết công nợ, Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay, Sổ chi ph
CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />7 of 21 4/2/2008 11:21 AM
SX - KD,Sổ tính Zsp, Sổ chi tiết NV KD...
c)

Trình tự và phương pháp ghi sổ:

Hàng ngày, căn cứ vào các Ctừ gốc (hoặc bảng Ctừ gốc) kế toán định khoản rồi vào Nhật ký -
S
cái 1 dòng, đồng thời cả 2 phần :
Phần Nhật ký (ngày, tháng ghi sổ, số hiệu và ngày, tháng Ctừ, diễn giải và số phát sinh) và Phầ
n
Sổ cái (ghi Nợ, ghi Có của các TK liên quan). Cuối kỳ (tháng, quý, năm) tiến hành khoá sổ kế
toán các TK.

Tổng cộng số tiền Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có
ở phần Nhật ký = của các TK = của các TK
(Cột số phát sinh) (Phần Sổ cái) (Phần Sổ cái)



SỔ NHẬT KÝ - SỐ CÁI
Năm N
Ngày
tháng
vào sổ

Chứng từ
Diễn giải
Tổng số
phát
sinh
TK đối ứng TK … TK …
SG NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có

Số dư đầu năm
Số phát sinh trong
tháng
…….
…….
Cộng số phát sinh
tháng
Số dư cuối tháng
Cộng luỹ kế từ
đầu quý
……..


d) Ưu - Nhược:
Ưu:
mẫu sổ đơn giản, cách ghi chép vào sổ đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu, kiểm tra.
Nhược: khó phân công lao
động, sử dụng nhiều TK có nhiều hoạt động kinh tế tài chính, mẫu sổ kế toán tổng hợp cồng
kềnh, khó thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán. Hình thức này áp dụng cho đơn vị có quy mô nhỏ,
sử dụng ít TK k
ế toán tổng hợp như: các đơn vị hành chính - sự nghiệp, các hợp tác xã…

Sơ đồ trình tự kế toán của Nhật ký - Sổ cái









CHƯƠNG VI: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN />8 of 21 4/2/2008 11:21 AM











2.2.Hình thức Nhật ký chung
a) Đặc điểm:
- Tách rời việc ghi sổ theo
thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ
đ
ghi vào 2 loại sổ kế toán riêng biệt: Sổ Nhật ký và Sổ cái các TK.

- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào 2 loại sổ
kế toán riêng biệt.
b) Sổ kế toán sử dụng:
Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế theo
thứ tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế vào một quyển sổ gọi là Sổ Nhật ký chung.
Căn cứ vào Nhật ký chung lấy số liệu
để ghi vào Sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong Sổ Nhật ký
chung được ghi vào Sổ cái ít nhất cho 2 TK có liên quan (quan hệ đối ứng tài khoản).

Kế toán còn mở các Sổ Nhật ký chuyên dùng (Sổ nhật ký đặc biệt) để ghi các nghiệp vụ liên quan
đến đối tượng.
Định kỳ tổng hợp các Sổ Nhật ký chuyên dùng lấy số liệu để ghi vào Số cái các TK liên quan
Như “Nhật ký thu tiền”, “Nhật ký mua hàng”, “Nhật ký bán hàng”…Sổ cái là sổ tổng hợp dùng
để ghi chép các nghiệ
p vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán. Mỗi TK được mở trên 1 trang
sổ riêng. Sổ cái mở cho 2 bên Nợ, Có
của TK. Cuối kỳ (tháng, quý, năm) khoá sổ cái, lấy số liệu lập BCĐTK. Đối chiếu số liệu giữa
các sổ - Lập báo cáo tài chính.