Tại Cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh phương

Lời mở đầu
Ngày nay việc sử dụng máy tính điện tử trong các nghành kinh tế: quản lý
sản xuất, kinh doanh gần nh đã trở thành một yêu cầu bắt buộc. Máy tính điện tử
với việc sử dụng nó một cách hiệu quả đã và đang trở thành một lực lợng sản xuất
hùng mạnh, tiên tiến của thời đại. Mức độ tin học hoá trong quản lý sản xuất, kinh
doanh đã là một thớc đo hàng đầu và trong nhiều doanh nghiệp là đảm bảo sống
còn trớc sự cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trờng.
áp dụng công nghệ thông tin vào các nghành sản xuất, các lĩnh vực cuộc
sống đã trở nên tối cần thiết, đặc biệt là các ứng dụng tin học trong lĩnh vự quản
lý.
Vai trò của thông tin trong đời sống, trong khoa học kỹ thuật, trong quản lý
kinh doanh rất quan trọng. Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho các nhà
quản lý đề ra đợc những quyết định đúng đắn mang tính khả thi cao. Để làm đợc
điều đó đòi hỏi phải sử dụng hệ thống máy tính lu trữ, xử lý thông tin một cách
khoa học nhanh nhạy với khối lợng thông tin phức tạp, đồ sộ để đa ra những thông
tin cần thiết, chính xác theo yêu cầu của quản lý.
Công tác quản lý vật t đợc coi là một bộ phận quan trọng của hệ thống quản
lý kinh tế. Có thể nói việc sử lý chính xác, tốc độ các thông tin liên quan đến vấn
đề này là yêu cầu cực kỳ quan trọng nếu không muốn nói là quan trọng hàng đầu,
giúp ngời lãnh đạo có những quyết định đúng đắn kịp thời.
Công nghệ thông tin có vai trò to lớn nh vậy song đối chiếu với cách thức
quản lý hiện nay cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phơng tuy đã đợc
trang bị hệ thống máy tính hiện đại nhng cha có phần mềm ứng dụng tin học vào
công tác quản lý mà mới chỉ dừng lại ở mức khai thác các phần mềm soạn thảo
nh: Winword, Excel..
Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó em mạnh dạn ứng dụng môn học Access vào
trong "công tác quản lý vật t tại cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh
Phơng".
Với thời gian thực tập không dài, với vốn kiến thức tiếp thu đợc còn nhiều
hạn chế và cha có kinh nghiệm, chắc chắn báo cáo của em còn nhiều hạn chế và
thiếu xót. Vì vậy em kính mong các thầy cô giáo chỉ bảo và giúp đỡ để báo cáo

của em đợc hoàn chỉnh hơn.
1
Báo cáo gồm 4 phần:
Phần I: Phân tích nghiệp vụ quản lý.
Phần II: Thiết kế cơ sở dữ liệu.
Phần III: Phân tích cơ sở dữ liệu và thiết kế mô hình liên kết hệ thống.
Phần IV: Phụ lục.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn tất cả các thầy cô giáo đã tận tình dạy
dỗ, giúp đỡ em trong suốt thời gian học tập.
2
Phần I
Phân tích chung
I.Phân tích nghiệp vụ
Trớc đây khi công nghệ thông tin cha phát triển rộng khắp thì hầu hết các
doanh nghiệp đều quản lý hạch toán thống kê theo phơng pháp thủ công.Trong cơ
chế thị trờng hiện nay,việc sản xuất kinh doanh rất đa dạng, diễn ra dới nhiều hình
thức nhằm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng ngày càng cao. Vì vậy các bộ
phận trong doanh nghiệp phải phối hợp nhịp nhàng,việc phản ánh và sử lý các
thông tin phải kịp thời và chính xác. Để khắc phục những nhợc của phơng pháp
quản lý thủ công, đáp ứng tốt yêu cầu cần thiết về tính chính xác, đầy đủ nhanh
chóng cùng với việc phát triển mạng thông tin phát triển rộng khắp thì yêu cầu về
một phần mềm quản lý là hết sức bức thiết.
Trong giới hạn đề tài này em xin đề cập đến việc thiết kế chơng trình quản lý
vật t của một cửa hàng kinh doanh kinh doanh văn phòng phẩm. Đó là cửa hàng
kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phơng. Tổ chức bộ máy quản lý của cửa hàng
gồm cửa hàng trởng, cửa hàng phó, kế toán và các nhân viên.
Cửa hàng trởng là ngời đứng đầu điều hành hoạt động chung đồng thời chỉ
đạo trực tiếp kinh tế của toàn cửa hàng. Kế toán là ngời chỉ đạo toàn diện công tác
thống kê thông tin kế toán tổng hợp các nghiệp vụ nhập - xuất vật t phát sinh trong
kỳ. Các nhân viên với công việc cụ thể là quản lý các kho vật t của công ty, là ngời

nắm vững tình hình cụ thể về số lợng nhập - xuất vật t trong kho của mình quản lý
trong kỳ báo cáo.
II. Phân tích ngôn ngữ
Trong quá trình học tập đợc sự giảng dậy của thầy cô giáo về các môn tin
học nói chung và các ngôn ngữ lập trình nói riêng. Em thấy việc áp dụng tin học
vào công tác quản lý và giải quyết các bài toán kinh tế là một yêu cầu tất yếu đối
với tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng nh các đơn vị kinh tế. Song để
chọn lựa đợc một phơng án quản lý có hiệu quả nhất ta phải hiểu rõ nội dung công
việc cần làm để lựa chọn công cụ quản lý. Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ để lập
trình nh: Microsoft EXCEL, Pascal, Foxpro, Microsoft Access.
3
Mỗi ngôn ngữ đều có những u nhợc điểm riêng:
1. Ngôn ngữ lập trình Pascal.
+ Ưu điểm: Cấu trúc chặt chẽ, thích hợp cho việc giảng dậy
+ Nhợc điểm: Không thiết kế để phục vụ cho việc viết các bài toán CSDL, khả
năng in ấn kém .
2. Bảng tính EXCEL.
+ Ưu diểm: Dễ sử dụng, tính toán tốt, hình thức đẹp
+ Nhợc điểm: Chơng trình lớn không tạo đợc một chơng trình trọn gói độc lập,
không mang tính chất của một ngôn ngữ lập trình.
3. Ngôn ngữ lập trình Foxpro 2.6
+Ưu điểm: Foxpro 2.6 là một hệ thống chơng trình quản lý và khai thác các
tệp CSDL đợc xây dựng trên cơ sở FoxBase nhng u việt hơn nhiều. Tất cả các lệnh,
các hàm và các tham số của FoxBase và Foxpro Vesion cũ đều có mặt ở Foxpro
2.6. Song ở Foxpro 2.6 đã xuất hiện thêm hàng loạt các hàm, các lệnh và các tham
số mới, giải quyết hầu hết các khó khăn mà FoxBase và Foxpro Vesion cũ và các
ngôn ngữ khác đã gặp phải.
+Nhợc điểm: Ngời lập trình phải viết từng câu lệnh cụ thể.
4.Microsoft Access:
Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu hoạt động trong môi trờng

Windows, do đó đã kế thừa và phát huy đựơc các chức năng rất mạnh của môi tr-
ờng Windows:
Cho một giao diện rất đẹp, thân thiện với ngời dùng
Chạy theo chế độ đa nhiệm
Các thao tác về in ấn thuận tiện, nhanh chóng
Hệ thống phông chữ tiện dụng và đa dạng.
Hơn vậy trong Access có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để sản sinh các
trơng trình cho hầu hết các bài toán thờng gặp trong quản lý thống kê và kế toán.
Với Access ngời lập trình không phải viết từng câu lệnh cụ thể nh trong Pascal hay
Foxpro mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu của công việc cần giải
quyết. Nếu với những ngôn ngữ C, Pascal,Foxpro.. việc tạo những đối tợng đồ họa
bằng những chơng trình là một cực hình, tốn công sức thì với Access vấn đề lại
ngợc lại, bởi những gì thấy trong khi thiết kế thì sẽ thấy khi chạy chơng trình.
Từ những đặc điểm trên đây của hệ quản trị cơ sở sữ liệu Microsoft Access
cho ta thấy ứng dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu này vào trong công tác quản lý
4
đặc biệt là công tác quản lý trong doanh nghiệp kinh doanh là rất hợp lý và cần
thiết. Do đó để tận dụng kiến thức đã học về môn tin học đồng thời để thực hiện
một phần công việc nhỏ của công tác kế toán, em ứng dụng hệ quản trị cơ sở dữ
liệu Microsoft Acces để lập chơng trình quản lý vật t tại cửa hàng kinh doanh văn
phòng phẩm Minh Phơng.
5
Phần Ii
Thiết kế cơ sở dữ liệu
I.THIếT Kế CáC BảNG:
1.Bảng danh mục vật t : T1 DM VAT TU
Bảng này đợc sử dụng để lu giữ các thông tin liên quan đến vật t của cửa
hàng. Bảng đợc thiết kế gồm các trờng sau:
-Mavt
-Tenvt

-Qcach
-Donvi
Trong đó trờng Mavt là khoá chính của bảng. Thuộc tính và ý nghĩa của các
trờng đợc thể hiện trong bảng sau
Tên trờng Kiểu Độ rộng
ý nghĩa
Mavt Text 5 Mã vật t
Tenvt Text 15 Tên vật t
Qcach Text 15 Quy cách vật t
Donvi Text 5 Đơn vị tính
2.Bảng danh mục kho: T2 DM KHO
Dùng bảng này để lu giữ các thông tin các kho đợc sử dụng trong cửa hàng .
Bảng đợc thiết kế gồm các trờng sau:
- Makho
- Tenkho
- Dckho
Trong đó Makho là khoá chính trong bảng. Thuộc tính và ý nghĩa của các tr-
ờng đợc thể hiện trong bảng sau:
Tên trờng Kiểu Độ rộng
ý nghĩa
Makho Text 5 Mã kho
Tenkho Text 20 Tên kho
Dckho Text 20 Địa chỉ kho
3. Bảng khách hàng:T3 KHACH HANG
6
Bảng này dùng để lu giữ thông tin về khách hàng giao dịch với cửa hàng.
Bảng đợc thiết kế gồm các trờng sau:
-Makhach
-Hoten
-Dckhach

-Dienthoai
Trong bảng Makhach là khoá chính. Thuộc tính và ý nghĩa của các trờng đợc
thể hiện trong bảng sau:
Tên trờng Kiểu Độ rộng
ý nghĩa
Makhach Text 5 Mã khách hàng
Hoten Text 30 Tên khách hàng
Dckhach Text 30 Địa chỉ của khách hàng
Dienthoai Number Điên thoại của khách hàng
4.Bảng danh sách nhân viên: T4 DS NHAN VIEN
Bảng này dùng để lu giữ các thông tin về nhân viên làm việc trong cửa hàng.
Bảng đợc xây dựng gồm các trờng sau:
- Manv
- Tennv
- Ngaysinh
- Diachi
- Luong
- Ghichu
Trong bảng Manv là khoá chính. Thuộc tính và ý nghĩa các trờng đợc thể
hiện trong bảng sau:
Tên trờng Kiểu Độ rộng
ý nghĩa
Manv Text 5 Mã nhân viên
Tennv Text 30 Tên nhân viên
Ngaysinh Date/Time Ngày sinh của nhân viên
Diachi Text 30 Địa chỉ của nhân viên
Luong Number Lơng của công nhân viên
Ghichu Text 30
5.Bảng phát sinh: T5 PHAT SINH
Bảng này để lu giữ các thông tin về các phát sinh nhập xuất vật t của cửa

hàng. Bảng đợc thiết kế gồm các trờng sau:
- Ngay
7
- Sohoadon
- Loai
- Lydo
- Manv
- Makho
- Makhach
- Mavt
- Soluong
- Dongia
- Thanhtien
Trờng Manv đợc tham chiếu bằng Lookupwinzard với trờng Manv của bảng
T4 DS NHAN VIEN. Trờng Makho đợc tham chiếu bằng Lookupwinzard với tr-
ờng Makho của bảng T2 DM KHO. Trờng Mavt đợc tham chiếu bằng
Lookupwinzard với trờng Mavt của bảng T1DM VAT TU Trờng Makhach đợc
tham chiếu bằng Lookupwinzard với trờng Makhach của bảng T3 KHACH
HANG.
Thuộc tính và ý nghĩa của các trờng đợc thể hiện trong bảng sau:
Tên trờng Kiểu Độ rộng
ý nghĩa
Ngay Date/time Ngày nhập hoặc xuất
Sohoadon Number Số hoá đơn
Loai Text Loại nhập hoặc xuất
Lydo Text Lý do
Manv Text 5 Mã nhân viên
Makhach Text 5 Mã khách hàng
Makho Text 5 Mã kho
Mavt Text 5 Mã vật t

Soluong Number Số lợng
Dongia Number Đơn giá
Thanhtien Number Thành tiền
II . Mô hình liên kết thực thể:
8