Cách tránh lãng phí thời gian khi làm việc. pot

Cách tránh lãng phí thời gian khi làm việc

David Allen, tác giả cuốn sách Nghệ thuật làm việc năng suất, đưa ra một số
lời khuyên giúp bạn tránh lãng phí thời gian trong công sở và tập trung làm
việc:
1.Hạn chế làm nhiều việc cùng lúc

Thay vì vừa đọc tài liệu, vừa nói chuyện với khách hàng, hãy tập trung hoàn
thành từng việc một. Nhiều người lầm tưởng rằng làm nhiều việc cùng lúc sẽ tiết
kiệm thời gian nhưng thực tế lại ngược lại bởi sự thiếu tập trung sẽ khiến chất
lượng công việc giảm sút.
2.Hạn chế kiểm tra hòm thư

Bạn không nên kiểm tra email liên tục, trừ trường hợp công việc của bạn yêu
cầu phải tương tác liên tục qua email. Hãy tính xem, mỗi lần báo thư đến, bạn kiểm
tra và trả lời cả những thư không cần thiết, bạn sẽ lãng phí khoảng 5 phút. Với vài
lần như vậy trong ngày, bạn sẽ lãng phí tới cả một giờ làm việc. Thay vào đó, hãy
dành một khoảng thời gian nhất định trong ngày để kiểm tra và trả lời thư.
3.Thư thái đầu óc

Hãy dành vài lần trong ngày làm việc, mỗi lần vài phút để thư giãn đầu óc. Chỉ
cần đi dạo quanh văn phòng hoặc tránh xa màn hình máy tính, bạn sẽ lấy lại sự tập
trung và minh mẫn để tiếp tục công việc.
4.Loại bỏ những cuộc họp không cần thiết

Đôi khi những cuộc trao đổi qua email, điện thoại vẫn có thể giải quyết công

việc hiệu quả mà không cần phải gặp mặt trực tiếp và ngược lại. Bạn cần xác định
được tính chất, tầm quan trọng của vấn đề mà có hình thức trao đổi phù hợp, tránh
những cuộc trao đổi không cần thiết và tốn thời gian.


5.Học cách từ chối
Khi đồng nghiệp nhờ giúp đỡ trong khi bạn cũng đang rất bận rộn, hãy lịch sự
nói " không ". Và ngay cả với sếp, anh/ cô ấy giao thêm việc trong khi bạn còn
hàng đống dự án chưa hoàn thành, hãy nói chuyện thẳng thắn với sếp.
6.Nói "không " với mạng xã hội

Nếu không dùng trong công việc, hãy lên các trang mạng xã hội như Facebook,
Twitter khi ở nhà. Đừng nghĩ rằng mình chỉ lên kiểm tra tin nhắn, bạn có thể
click vào những đường link hấp dẫn, xem ảnh của người này đến người khác. Và
như vậy bạn sẽ không còn thời gian để làm việc.
7.Lập danh sách

Ghi chép là biện pháp hữu ích không chỉ với những người hay quên. Nó giúp
bạn không bỏ sót những nhiệm vụ quan trọng. Bạn nên có 2 danh sách: những việc
cần làm trong ngắn hạn và dài hạn. Đừng bắt đầu 1 ngày mới mà không biết cần
làm gì và những nhiệm vụ nào cần ưu tiên.
8.Dọn dẹp bàn làm việc

Hãy dành 15 phút cuối ngày làm việc để dọn dẹp lại bàn làm việc của mình.
Loại bỏ những gì không cần dùng nữa và chuẩn bị tài liệu cho ngày hôm sau.