Khai thác lợi ích của ERP doc

Khai thác lợi ích của ERP
Gần đây, khi tư vấn cho một DN trong nước (DN này đã sử dụng ERP được 10
năm) nhằm làm giảm lượng hàng tồn kho trung bình khi sử dụng ERP, chúng tôi
đã thực hiện một khảo sát và có những kết quả thú vị. Vòng quay hàng tồn kho của
DN này kém vòng quay trung bình của DN cùng ngành trên thế giới đến 2,5 lần,
kém DN cùng ngành tốt nhất trong khu vực 10 lần và trên thế giới gần 20 lần. Một
điểm thú vị là DN cùng ngành có vòng quay hàng tồn kho hơn DN của chúng ta 20
lần cũng dùng hệ thống ERP của Oracle như DN này. Cũng qua thực tế, chúng tôi
nhận thấy phần lớn các DN chưa có mục tiêu và kế hoạch để cải tiến quy trình
quản lý (QL) sau khi triển khai ERP. Điều này đã và đang khiến DN không khai
thác được hết lợi ích của ERP.

Qua nghiên cứu về QL và kinh nghiệm triển khai ERP tại Việt Nam và quốc tế, tôi
cho rằng để khai thác hiệu quả hệ thống ERP, DN cần phải từng bước nâng cấp,
kiện toàn hệ thống tổ chức và QL theo 4 bước (xem hình).

QL hướng chức năng
Phần lớn các quy trình quan trọng của DN đều phải qua ranh giới của các bộ
phận, phòng ban (kinh doanh, mua sắm, hành chính, nhân sự, tài chính, kế
toán ) bằng các thủ tục giấy tờ. Đây là giai đoạn mà các DN trước khi triển
khai ERP cần phải có. Nhưng đáng buồn là nhiều DN dù đã triển khai ERP vẫn
tổ chức và QL theo phương thức này. Nếu DN vẫn tổ chức và QL hướng chức
năng như vậy thì mặc dù có hệ thống ERP nhưng DN chỉ khai thác được những lợi
ích của từng bộ phận chức năng riêng rẽ. Tuy nhiên việc tối ưu hóa hoạt động của
từng bộ phận chức năng chưa chắc đã tối ưu hóa hoạt động của toàn bộ hệ thống
của DN. Chẳng hạn, để đảm bảo đúng kế hoạch giao hàng đòi hỏi phải đảm bảo an
toàn tồn kho nhưng sẽ làm tăng chi phí lưu kho của DN.


Trong giai đoạn này DN chuyển đổi từ tổ chức và QL riêng rẽ theo từng phòng ban

sang hướng tổ chức và QL trong sự liên kết của các bộ phận chức năng, phòng ban
(Management Through Functional Integration). Qua một thời gian sử dụng hệ
thống ERP, các phòng ban dần ý thức được sự liên kết về quy trình và dữ liệu, dần
hiểu rằng nếu công việc của bộ phận mình, phòng ban mình thực hiện không tốt sẽ
ảnh hưởng đến các phòng ban khác. Một ví dụ trong thực tế sử dụng ERP ở nhiều
DN, việc thực hiện sai quy trình tại bộ phận mua hàng, bán hàng, kho vận sẽ ảnh

hưởng trực tiếp đến số liệu kế toán. Khi có hệ thống ERP thì việc chuyển đổi sang
hình thức tổ chức và QL liên kết các phòng ban sẽ dễ dàng hơn và có thể khai thác
thêm được các lợi ích sau:

• Giảm chi phí thông qua việc giảm thời gian xử lý các quy trình liên quan đến
nhiều phòng ban khi áp dụng triệt để các tính năng của hệ thống ERP như: Phê
duyệt tự động các yêu cầu mua sắm, đơn hàng, hạn mức tín dụng, tự động kiểm tra
hạn mức kinh phí và tự động xuất hóa đơn bán hàng, giảm trừ công nợ

• Đặt ra lộ trình giảm hạn mức tồn kho nhờ áp dụng các tính năng lập và liên kết kế
hoạch bán hàng, yêu cầu nguyên phụ liệu, sản xuất, mua hàng trong hệ thống ERP
tiến tới chiến lược Just in Time (JIM) - "Đúng sản phẩm - với đúng số lượng - tại
đúng nơi - vào đúng thời điểm cần thiết"


Đây là giai đoạn DN triệt để thay đổi cơ cấu tổ chức của mình. QL hướng quy trình
là kết nối tầm nhìn, chiến lược của DN với các quy trình xuyên suốt, tích hợp toàn
diện để tạo lập giá trị cho khách hàng, đưa ra các thước đo, đánh giá, cơ chế
thưởng phạt cho việc thực hiện quy trình.

Trong giai đoạn này DN vượt qua các thánh thức như: cắt giảm thời gian thực hiện
quy trình, liên kết các quy trình để tối ưu hóa chi phí, tăng doanh số và nâng cao
hiệu quả cạnh tranh cũng như kết nối các quy trình với chiến lược của công ty. Để

vượt qua những thách thức này ngoài hệ thống ERP, DN cần có thêm các công cụ
tích hợp với nền tảng ERP sẵn có như CRM (Customer Relationship Management
- Hệ thống QL quan hệ khách hàng), ABM (Activity Based Management - Hệ
thống xác định và đánh giá mức độ tăng thêm giá trị của từng hoạt động trong
DN), và hệ thống BSC (Balance Score Card - Hệ thống chỉ số quân bình, là công
cụ giúp DN xác định hiệu quả hoạt động dựa trên sự kết hợp các nhóm chỉ số: tài
chính, quan hệ khách hàng, quy trình nội bộ, phát triển trình độ nhân sự), để từ đó
cắt giảm các hoạt động không tạo ra giá trị và tập trung nguồn lực làm tốt hơn các
hoạt động mang lại giá trị.


Trong giai đoạn này DN phát triển theo định hướng liên kết quy trình nội bộ của
mình với các đối tác trong chuỗi cung ứng như khách hàng, nhà cung cấp. Một loạt
các công nghệ tích hợp với ERP có thể áp dụng để mở rộng khả năng của hệ thống
ERP như: áp dụng ASCP (Advanced Supply Chain Planning – công cụ để liên kết
kế hoạch của các đối tác trong chuỗi cung ứng với kế hoạch của DN); sử dụng các
công cụ bán hàng trực tuyến có kết nối với hệ thống ERP, ví dụ của BroadVision
hay Intershop là công cụ hữu ích để bán hàng và cung cấp dịch vụ qua Internet.
Trong lĩnh vực mua hàng DN có thể áp dụng Online Sourcing, Collaborative
Purchasing, Electronic Procurement của Oracle hay SAP để phối hợp quá trình
mua sắm với nhà cung cấp thông qua Internet.


Tóm lại

Hệ thống ERP tạo ra nền tảng bền vững cho sự phát triển của công ty trong tương
lai. Nhưng vấn đề quan trọng sau khi có ERP là quá trình từng bước nâng cấp, áp
dụng các phương thức QL tiên tiến nhất song song với việc mở rộng các chức năng
của hệ thống ERP qua việc triển khai và tích hợp các hệ thống CRM, ABM, BSC
và tiến đến ứng dụng SCM (Supply Chain Management). Khai thác lợi ích của

ERP sau triển khai luôn luôn là sự kết hợp giữa áp dụng phương pháp QL tiên tiến
với công nghệ thích hợp và phải là một phần không thể tách rời chiến lược kinh
doanh của DN.
Phần lớn các DN trong nước vẫn giữ hình thức tổ chức và QL theo
hướng chức năng (giai đoạn 1), chỉ có một số DN chuyển đổi được
sang hình thức QL liên kết các bộ phận chức năng, phòng ban (Giai
đoạn 2) nên những DN này đã đạt được một số lợi ích của ERP như
giảm thời gian xử lý các quy trình liên quan đến nhiều bộ phận.
Để tiến được từ giai đoạn 1, 2 đến giai đoạn 3,4 các DN nước ta chắc
phải cần nhiều công sức và thời gian để thay đổi. Việc thay đổi này
nhanh hay chậm phụ thuộc vào tư duy, phương pháp lãnh đạo, áp lực
cạnh tranh. Các DN nước ta cần có mục tiêu rõ ràng về việc cải tiến
quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động qua việc so sánh với các DN
cùng ngành tại VN, trong khu vực và trên thế giới, sau đó sẽ áp dụng
hệ thống ERP và các biện pháp QL để thực hiện mục tiêu này. Các
DN có thể tự làm nếu có đội ngũ nhân sự tốt hoặc thuê tư vấn hỗ trợ
để rút ngắn quá trình thay đổi này.
Vũ Thế Cương
Tác giả bài viết: kiemtoan.com.vn